Procesos de Gestión de Personal

PROCESOS DE GESTIÓN DE PERSONAL
ALTA DE EMPLEADOS.
A. REQUISITOS PARA EL ALTA
Para realizar el alta de un empleado se deben de cumplir con los siguientes requisitos:
 Contar con autorización de Gerencia General para la contratación del personal.

 Compartir la solicitud de alta (anexo 1) debidamente requisitada con al menos 2
días de anticipación a la fecha de ingreso de labores.
 Compartir la documentación completa para integración del expediente del
empleado, la cual consiste en:
1. Documento con datos generales del empleado, contacto de emergencia y
beneficiarios (anexo 2)
2. Acta de nacimiento;
3. CURP;
4. Constancia del RFC;
5. Identificación oficial (INE preferentemente, en su defecto cualquier otra
identificación con firma como pasaporte, cartilla militar, etc);
6. Comprobante de domicilio (vigente, no mayor a 3 meses de antigüedad);
7. Comprobante de estudios (máximo nivel de escolaridad);
8. Currículum vitae, en su defecto, solicitud de empleo;
9. Carta de recomendación;
10. Cuenta bancaria BBVA (carátula estado de cuenta);
11. Documento con NSS (IMSS);
12. Aviso de retención INFONAVIT; 1
13. Licencia de conducir vigente; 2
14. Carta de no antecedentes penales. 3
15. Historial de buró de crédito; 3
16. Estudios de columna; 4
17. Resultados reactivos de drogas; 2
Notas:
1
Cuando corresponda
2
Requisito obligatorio para empleados que requieran vehículo para el desarrollo de sus
funciones. El tipo de licencia de conducir debe corresponder a chofer.
3
Requisito indispensable para empleados que para el desarrollo de su rol requieran tener
bajo su resguardo efectivo o recursos (tesorería, caja, cobradores, coordinadores
administrativos, vendedores, etc).
4
Requisito obligatorio para empleados que requieran realizar esfuerzo físico en temas de
carga y descarga como vendedores, ayudantes, cargadores, almacén, etc.
Los puntos 1 a 11 son obligatorios en todas las altas, mientras que los puntos 12 a 17 solo
en los casos que corresponda.
No será posible realizar el alta de empleado cuando falte cualquier documento establecido
como obligatorio.
B. PROCEDIMIENTO PARA ALTA DE EMPLEADOS.
1. El encargado de área realiza solicitud de alta de empleados al área de nóminas,

previa autorización de dirección, adjuntando la documentación e información
necesaria para su alta.
2. El encargado del área de nóminas valida que los documentos requeridos se
encuentren correctos y completos, en caso contrario informa los documentos
faltantes para la correcta integración del expediente.
3. Una vez se cuenten con los documentos necesarios para el alta, el encargado de
nómina procede a realizar alta del empleado como sigue:
a. Alta en sistema contpaqi nóminas.
b. Alta en seguro social.
c. Alta en sistema de gestión de personal On The Minute.
d. Elaboración de contrato individual de trabajo.
e. Elaboración de convenio de confidencialidad.
4. El encargado de nóminas confirmará alta del empleado adjuntando el aviso de alta
IMSS y compartiendo el número de empleado en sistema de nóminas, así como el
contrato y convenio de confidencialidad.
5. El gerente/coordinador administrativo de sucursal procede a realizar el registro de
alta del empleado en reloj checador, asignando el código de empleado compartido.
6. El jefe directo del nuevo ingreso coordina la firma del contrato y convenio de
confidencialidad y comparte de regreso los documentos al área de nómina.
C. GESTIÓN DE TIEMPOS DEL PERSONAL.
I. ASISTENCIA
El registro de asistencia del personal se realizará a través del reloj checador asignado a
cada unidad de negocio y/o departamento, siendo este el único medio autorizado para
registro.
En caso de que el checador presente fallas en su funcionamiento se deberá de dar aviso

inmediato al área de sistemas para su revisión y reparación, en ese caso se habilitará
inmediatamente el proceso alterno de registro a través del sistema de gestión On The
Minute.
II. PERMISOS
Los permisos pueden otorgarse por día completo o tiempo parcial mediante autorización
del jefe inmediato, para ello se deberá elaborar el formato de autorización de permisos
(anexo 3) donde se dejará constancia de la fecha, motivo y condiciones del permiso.
Para que un permiso pueda considerarse como tal deberá solicitarse por el empleado
interesado con al menos un día de anticipación, caso contrario se considerará falta
injustificada.
Los permisos se clasifican en 2 tipos, de acuerdo con su efecto en la nómina:
 Permiso con goce de sueldo.

Cuando el permiso derive a causa del fallecimiento de un familiar directo (primer
grado), situaciones de fuerza mayor (accidentes, hospitalizaciones, etc., propias y
de familiar directo), eventos escolares, citas médicas, trámites gubernamentales.
En estos casos deberá presentarse un justificante como puede ser ficha médica,
invitaciones escolares, documento de instituciones oficiales, etc.
 Permiso sin goce de sueldo.

Cuando el permiso sea por motivos personales, incluso en casos de fallecimiento
de familiar distinto a primer grado.
El permiso sin goce de sueldo estará limitado a una sola ocasión por mes, en caso
de exceder se considerará como falta injustificada.
Todos los permisos deberán registrarse en el sistema de gestión On The Minute, a efectos
de justificar el tiempo de ausencia, en caso contrario el sistema identificará que existen
tiempos incompletos y, en algunos casos, registrará una falta injustificada al empleado
para efectos de la nómina. El registro anterior tendrá que realizarse el mismo día del
evento o de forma previa, cuando corresponda a un permiso programado.
III. INCAPACIDADES
El empleado deberá informar a su jefe inmediato cuando sufra algún accidente o
enfermedad que le impida cumplir con sus labores tan pronto como sea posible o más
tardar al final de la jornada laboral que le corresponda.
Para justificar esta incidencia el empleado deberá asegurarse de realizar la entrega de su
certificado de incapacidad temporal emitida por el Instituto Mexicano del Seguro Social
(IMSS) en el plazo antes señalado, de lo contrario se considerará falta injustificada.
En ningún caso podrá tomarse como válido cualquier documento emitido por otras
instituciones públicas o privadas a excepción del señalado.
En caso de que el certificado de incapacidad corresponda a un probable riesgo de trabajo,
el empleado no podrá regresar a labores hasta no contar con el dictamen de alta médica
expedida por el mismo instituto, en caso de contar con el mismo o una nueva incapacidad
se considerarán inasistencias los días no justificados.
El registro de incapacidades deberá realizarse a través del sistema On The Minute el
mismo día de su ocurrencia o más tardar al día siguiente (a primera hora) a efectos de
justificar la inasistencia.
IV. VACACIONES
El empleado tendrá derecho a solicitar vacaciones anticipadas a partir de su primer
aniversario laboral, para hacerlo efectivo deberá haber transcurrido mínimo 6 meses
después de su aniversario y solo podrá tomar los días que hasta la fecha se hubieran
devengado.
Los Gerentes, jefes y encargados deberán analizar las solicitudes de vacaciones de su
personal a cargo con el fin de planificar los periodos a otorgar y asegurar la disponibilidad
de recursos mínimos requeridos para atender las necesidades y actividades de la
empresa. Los Gerentes, jefes y encargados aprobarán la solicitud de ausencia de labores
si las actividades están debidamente cubiertas. En caso contrario le comunicará al
empleado para que se consideren otras fechas alternativas. Cuando los gerentes, jefes y
encargados hayan autorizado el periodo de goce vacacional, remitirán la solicitud de
vacaciones firmada al área de recursos humanos.

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 Contar con autorización de Gerencia General para la contratación del personal.

1. El encargado de área realiza solicitud de alta de empleados al área de nóminas,

C. GESTIÓN DE TIEMPOS DEL PERSONAL.

En caso de que el checador presente fallas en su funcionamiento se deberá de dar aviso

 Permiso con goce de sueldo.

 Permiso sin goce de sueldo.

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