Implementacion Del Sistema de Costeo Abc en La Ips Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño, Sede Pasto. 2015
Implementacion Del Sistema de Costeo Abc en La Ips Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño, Sede Pasto. 2015
Implementacion Del Sistema de Costeo Abc en La Ips Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño, Sede Pasto. 2015
UNIVERSIDAD DE NARIÑO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ECONOMIA
SAN JUAN DE PASTO
2015
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTEO ABC EN LA IPS CRUZ ROJA
COLOMBIANA SECCIONAL NARIÑO, SEDE PASTO. 2015
Asesor de Pasantía:
Mg. IVAN FREDY ERAZO
UNIVERSIDAD DE NARIÑO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ECONOMIA
SAN JUAN DE PASTO
2015
NOTA DE RESPONSABILIDAD
Artículo 1ro del acuerdo No. 324 de octubre 11 de 1966 emanado del Honorable
Consejo de Directivo de la Universidad de Nariño.
Nota de Aceptación
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Firma del presidente de tesis
__________________________________________
Firma del jurado
__________________________________________
Firma del jurado
INTRODUCCION 13
1. MARCO GENERAL DE LA INVESTIGACION 14
1.1 TEMA 14
1.2 TÍTULO 14
2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 15
2.1 ANTECEDENTES 15
2.1.1. Antecedentes del Sistema de Costeo en el sistema de Salud en 18
Colombia
2.2 SITUACIÓN ACTUAL 20
2.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 21
2.4 FORMULACION DEL PROBLEMA 22
2.4.1 PREGUNTA GENERAL 22
2.4.2 PREGUNTAS ESPECÍFICAS 22
3. JUSTIFICACION 23
4. OBJETIVOS 24
4.1 OBJETIVO GENERAL 24
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 24
5. DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS 25
5.1 TIPO DE ESTUDIO 25
5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 25
5.3 DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS 27
5.4 TÉCNICAS DE ANÁLISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS 27
6. PRESENTACION DE RESULTADOS 28
6.1 ESTADO DEL ARTE DE LA IPS CRUZ ROJA COLOMBIANA 28
SECCIONAL NARIÑO SEDE PASTO
6.1.1 GENERALIDADES CRUZ ROJA COLOMBIANA 28
6.1.2 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN 32
6.1.3 IPS CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL NARIÑO 33
6.1.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD – PLATAFORMA 34
ESTRATÉGICA
6.2. PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTEO ABC 41
6.2.1. Servicios Ofertados 41
6.2.2 Costos de los Insumos 45
6.2.3. El cálculo de costo directo del personal asistencial 49
6.2.4. Análisis de los Procesos y Actividades – Costo personal asistencial 51
6.2.5. Análisis de los Procesos y Actividades - El cálculo de costo indirecto 54
del personal
6.2.6. Gastos Indirectos 56
6.3. DETERMINACION DEL COSTE FINAL DE LOS SERVICIOS, 58
MÁRGENES DE GANANCIA, Y
TARIFAS DE LA IPS CRUZ ROJA COLOMBIANA- SECCIONAL NARIÑO,
SEDE PASTO 2015
6.3.1 Costo Total de los Servicios 58
6.3.2. Margen de Ganancia 59
6.3.3. Tarifario para el año 2015 59
6.4. ANALISIS Y TOMA DE LAS MEDIDAS A CORTO Y MEDIANO PLAZO 61
PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE COSTEO ABC
6.4.1. Análisis de la Matriz DOFA 61
6.4.1.1. Diagnostico Factores Internos 62
6.4.1.2. Diagnostico Factores Externos 66
6.4.2. Cadena de Valor 78
7. CONCLUSIONES 86
8. RECOMENDACIONES 87
BIBLIOGRAFIA 88
NETGRAFIA 89
ANEXOS 91
LISTA DE TABLAS
9
GLOSARIO
COST DRIVER: Son los impulsores, inductores o el origen de los costos, unidades
de actividad perfectamente identificables en el desarrollo de una actividad
económica.
11
ABSTRACT
By applying such tools can identify and analyze the components of the process of
providing a service in order to determine a cost structure based on the delimitation
of the macro- , micro-processes and activities carried out for development
economic activity, achieving an radiography of the institution both in terms of costs
and organizational level.
From this structural analysis, laying out strategies to improve the value chain in
order to identify the competitive advantages of the institution.
El crecimiento del mercado exige a las empresas e instituciones de salud ser cada
vez más competitivas mediante la optimización de los recursos económicos y
humanos inmersos en la creación de valor del servicio; la gerencia de costos
permite cumplir el objetivo a través de información exacta y real suministrada por
sistemas de información de costos logrando controlar, medir, y planear, para que
la gerencia tome decisiones acertadas para la maximización de los rendimientos
de la empresa.
13
1. MARCO GENERAL DE LA INVESTIGACION
14
2. DESCRIPCION DEL PROBLEMA
La revisión de los anteriores puntos además de otros(*) son el ápice para proponer
un nuevo sistema basado en las exigencias del mercado contemporáneo, un
sistema que evalué el conjunto de las actividades, que pueda ajustarse a las
necesidades no solo del sector industrial sino de los sectores comercial y de
servicios2; según Möller “el ABC emerge como un sistema de gestión integral y no
como un sistema cuyo objetivo prioritario es el cálculo del coste del producto.”3
1
MÖLLER Abramo, Guillermo. “Trabajo Fin de Máster: El sistema de Costes basado en las actividades (ABC),
Implantación en una bodega” Universidad de Valladolid 2010-2011. Disponible en Internet
https://uvadoc.uva.es/bitstream/10324/849/1/TFM118-110802.pdf
(*) Los autores Rafael Adame y Guillermo Möller, en sus respectivos trabajos de grado, realizan el análisis
sobre como la transición del mercado a la apertura económica, el acceso a la información y tecnología incide
en el cálculo de los costos en los sectores económicos, detallando una serie de críticas que varios teóricos
han hecho al costeo tradicional, logrando consolidar una serie de argumentos que evalúan la efectividad del
sistema de costeo tradicional para otorgar información exacta y por ende ser una herramienta suficiente
para la toma de decisiones dentro de una organización.
2
Gómez Restrepo aduce que las empresas prestadoras de servicios en un comienzo estaban desligadas de la necesidad
de establecer los costos directos e indirectos en los que se incurría para poder desarrollar su objeto social, esto se debía
por que se consideraba que el sistema de información financiera de este sector se estructuraba con el único objeto de
establecer la utilidad o pérdida de una unidad económica partiendo de la idea de que en estas entidades todos los
gastos tienen el mismo grado de asociación con los ingresos.
3
Op cit.
15
registradas por Möller reflejan que a pesar de que hay una gran acogida y
reconocimiento, el uso del sistema en las empresas es aceptable y la experiencia
en si tiene una menor probabilidad de ser exitosa como se observa en las tablas 1
y 2.
16
Tabla 2. Grado de Conocimiento, implantación y rechazo del Sistema ABC/ABM
en Europa
4
CONTADURIA GENEREAL DE LA NACION “Marco de Referencia para la Implantación de Sistema de Costos
en Entidades del Sector Público” Textos de Contabilidad Pública Volumen 4. Disponible en Internet
http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-
52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES
17
2.1.1. Antecedentes del Sistema de Costeo en el Sistema de Salud en
Colombia
5
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 100 de 1993. Publicada en el Diario Oficial Nº 41.148 de diciembre 23 de
1993.
6
ARCILA Citado en TORRES Hinestroza, Arley y LÓPEZ Orozco, Gloria “Metodología de costos para
instituciones prestadoras de servicios de salud: aplicación de los Grupos Relacionados por el Diagnóstico –
GRD” Revista El Hombre y la Máquina No. 40. Septiembre – Diciembre de 2012. Disponible en Internet
http://ingenieria.uao.edu.co/hombreymaquina/revistas/40%202012-
3/art%2003%20Metodologia%20de%20costos%20para%20instituciones%20prestadoras%20de%20servicios
%20de%20salud.pdf
7
CUEVAS Villegas, Carlos Fernando. Coordinador y otros autores. “Costeo ABC ¿Por qué y Cómo
Implementarlo? Trabajo de grado para obtener la especialización en Finanzas. Universidad ICESI. Julio de
2004. Disponible en Internet: http://www.redalyc.org/pdf/212/21209203.pdf
18
la necesidad de esta IPS de ser competitiva bajo el nuevo régimen de salud en
Colombia.8
Los artículos de investigación y propuestas de modelos para el sector salud
provenientes desde la academia y el Estado constituyen una base no solo del
sistema de costeo ABC sino de otras metodologías igualmente validas,
publicaciones como la investigación de la Universidad Nacional sobre la
metodología para cálculo de costos hospitalarios mediante el concepto de
Equivalente Paciente Día9, o la propuesta de la Contaduría General de la Nación
que elaboro un marco de referencia para la implantación del sistema de costos en
entidades del sector público.10
Artículos que dan cuentan del panorama de la contabilidad de gestión en el sector
salud, entre ellos se encuentran varias publicaciones del grupo de Investigación y
Consultorías en Ciencias Contables de la Universidad de Antioquia 11 encabezados
por los autores Luis Fernando Gómez y María Isabel Duque, de los estudios
realizados por el grupo en el presente trabajo se destaca la investigación
denominada ”Análisis De Los Sistemas De Costos Utilizados En Las Entidades
Del Sector Salud En Colombia Y Su Utilidad Para La Toma De Decisiones” debido
a que se enfoca en analizar los factores que explican porque la medida
contemplada en la ley 100 de 1993 no ha podido ser implementada
satisfactoriamente, entre los que se destacan:
1. La Superintendencia de Salud no ha hecho énfasis en el cumplimiento de la
normativa por parte de las entidades prestadoras de salud.
2. La normatividad contable y de costos imperante en el sector salud no es clara,
es inconsistente entre entidades públicas y privadas, por lo que se identifica
heterogeneidad y manipulación de la información contable que las entidades
proporcionan.
3. Los sistemas de costeo en las entidades prestadoras de salud están
determinados bajo diferentes criterios (subjetividad), no hay paridad en la
metodología de costos, los niveles costeados, la asignación de los gastos
administrativos y logísticos a los productos o servicios, las bases de
asignación, motivo por el cual es difícil hacer comparación y análisis entre las
entidades.
8
ARIAS Arcila, Alejandro Javier. “Propuesta de un Sistema de Costos para la Liga contra el Cáncer Seccional
Bogotá”. Pontificia Universidad Javeriana. Bogotá 2004. Disponible en Internet
http://repository.javeriana.edu.co/bitstream/10554/7215/1/tesis39.pdf
9
Op. cit
10
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION “Marco de Referencia para la Implantación de Sistema de Costos
en Entidades del Sector Público” Textos de Contabilidad Pública Volumen 4, Disponible en Internet
http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-
52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES
11
DUQUE Roldán. María Isabel y otros autores ”Análisis De Los Sistemas De Costos Utilizados En Las Entidades Del Sector
Salud En Colombia Y Su Utilidad Para La Toma De Decisiones” Revista del Instituto Internacional de Costos, ISSN 1646-
6896, nº 5, julio/diciembre 2009. Disponible en Internet http://www.revistaiic.org/articulos/num5/articulo21_esp.pdf
19
4. Las entidades presentan fallas en el registro de la información contable y se
prevé que la información de costos es de baja calidad, la aplicación de los
sistemas de costo es inconsistente con el propósito de brindar información
exacta y oportuna.
5. No hay un sistema de gestión de calidad en la IPS, incidiendo en diferentes
procesos en la facturación y por ende en la generación de ingresos.
6. Las entidades prestadoras de salud no ven en el sistema de costeo una
herramienta gerencial, no basan sus decisiones en los resultados arrojados por
este sistema, por lo que carece de importancia la implementación de este tipo
de métodos.
Las conclusiones tienen un amplio espectro para todas las entidades públicas y
privadas de los diferentes niveles de atención en salud, las entidades con
procesos complejos cuentan con departamentos o al menos una dependencia que
da informe sobre los costos, sin embargo la información suministrada carece del
detalle riguroso que se requeriría en este tipo de procesos; si estas entidades
presentan dificultades en la implementación y aplicación de un sistema de
información, el panorama no es alentador para las instituciones de baja
complejidad que inclusive no cuentan con departamentos de información sobre los
costos, y delegan las funciones de estos a almacén y a las unidades contables de
la institución.
La falta de una estructura definida por la Superintendencia de Salud deja al libre
albedrio la elección de un sistema de información financiera, específicamente
información sobre los costos, implicando el desconocimiento de una metodología
estandarizada y un plan de cuentas para la contabilización de los costos, una
evaluación y análisis para la gerencia de los costos.
A razón de esta situación los autores proponen que las instituciones prestadoras
de salud deben adoptar sistemas de información de costeo con metodologías
existentes o combinación de ellas que se ajusten a las necesidades reales de
cada una, debido a la heterogeneidad de información que cada una posee. 12
12
Gómez Montoya, Luis Fernando & Duque Roldan, María Isabel. “La información contable y de costos en
las entidades de salud: una herramienta para su transformación” Universidad de Antioquia. 2008. Disponible
en Internet http://aprendeenlinea.udea.edu.co/revistas/index.php/cont/article/view/2208
20
reglamenta los procedimiento y condiciones de inscripción de Prestadores de
salud y habilitación de servicios de salud de baja complejidad. 13
Para el cumplimiento de la normatividad la IPS de la Cruz Roja Colombiana
Seccional Nariño-Sede Pasto requiere realizar una evaluación exhaustiva de sus
unidades funcionales o misionales, de dirección y apoyo con el propósito de hacer
reformas en los procesos y procedimientos bajo los caracteres contemplados en la
norma.
En los procesos de apoyo de contabilidad-financiera se requiere realizar un
estudio de costos puesto que la IPS ha carecido de un sistema de información
para la verificación y control financiero que permita el desarrollo de estándares de
eficiencia financiera; por ello la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño-Sede
Pasto requiere la implantación de un sistema de costeo que permita identificar los
procesos, actividades, costos, tarifas, ganancias, en la prestación del servicio de
salud conforme a lo establecido en la ley 100 de 1993 en el párrafo 225 declara
que estas “entidades independientemente de su naturaleza, deberán establecer un
sistema de costos, facturación, y publicidad”14, un sistema contable que registre
los costos de cada servicio y que sea especificado en la factura de los usuarios.
13
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. “Resolución 2003 de 2014”. Mayo 28 de 2014. Disponible
en Internet
http://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Resoluci%C3%B3n%202003%20de%202014.pdf
14
DUQUE Roldán. María Isabel y otros autores “Análisis De Los Sistemas De Costos Utilizados En Las Entidades Del Sector
Salud En Colombia Y Su Utilidad Para La Toma De Decisiones” Revista del Instituto Internacional de Costos, ISSN 1646-
6896, nº 5, julio/diciembre 2009. Disponible en Internet http://www.revistaiic.org/articulos/num5/articulo21_esp.pdf
21
2.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
1. ¿Cuál es el estado del arte de la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño –
sede Pasto 2015?
2. ¿Cuáles son los pasos para implementar el sistema de costeo por actividades
en la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño – sede Pasto 2015?
3. ¿Cuáles son los costos totales, el margen de ganancia y la tarifa de los
servicios de la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño – sede Pasto en el
mercado de las IPS de primer nivel 2015?
4. ¿Qué medidas se debe adoptar para lograr implementar el sistema de costeo
ABC en la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño – sede Pasto 2015?
22
3. JUSTIFICACION
La IPS cuenta con un sistema que registra el inventario de insumos, sin embargo
no hay actualizaciones permanentes de la información.
La IPS presenta fallas en el registro de los servicios, inconsistencias con los
nombres y valores, no se ha hecho una depuración en el sistema de los servicios
que se prestan por unidad funcional, afectando el proceso de facturación.
La IPS no cuenta con una estructura de costos por servicio, por lo cual carece de
la respectiva identificación de recursos consumidos (costos directos), valor unitario
de los insumos, el costo por tiempo empleado por los profesionales del servicio de
salud.
La IPS al carecer de la estructura de costos no puede medir la incidencia de los
costos en las tarifas -asumiendo la diferencia de valores en los suministros-, y por
ende el nivel de ganancia por servicio.
La IPS ha adelantado los cambios en tarifas mediante análisis de precios de la
competencia en algunas unidades funcionales, pero sin tener en cuenta procesos
de análisis de costo-beneficio.
La IPS no cuenta con un sistema de información histórico y estadístico, mediante
el cual desarrollar informes que evidencien el comportamiento del uso de los
recursos.
La IPS no cuenta con un sistema de gestión de calidad que garantice el
seguimiento a los procesos, entre ellos la facturación de los servicios.
La evidente carencia de un sistema de información integral que proporcione a los
directivos la relación entre los costos y los procesos, en donde se determine la
estructura de costos por servicio es el principal motivo por el que se requiere
implementar un sistema de costos, no sólo por ser una obligación para la habilitación
de la institución sino para tener una herramienta de control de los recursos y poder
brindar un servicio con una tarifa adecuada y a su vez obtener el rendimiento
esperado por la prestación de cada servicio. La implementación del sistema de costo
tiene relevancia en el campo práctico y teórico, permite avances en la función
administrativa de la IPS, y proporciona a la academia un referente sobre estos
procesos en el sector Salud.
23
4. OBJETIVOS
24
5. DISEÑO PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS
El método del sistema de costeo ABC para la implantación se constituye por una
serie de fases15
Actividades
Costo directo. Para efectos de este trabajo se consideran como costo directo de
los servicios las erogaciones consistentes en la compra de insumos, las
obligaciones laborales involucrados en el proceso de prestación del servicio.
15
CUEVAS Villegas, Carlos Fernando. Coordinador y otros autores. “Costeo ABC ¿Por qué y Cómo
Implementarlo? Trabajo de grado para obtener la especialización en Finanzas. Universidad ICESI. Julio de
2004. Disponible en Internet: http://www.redalyc.org/pdf/212/21209203.pdf
25
FASE II: Analizar los procesos y actividades
Actividades
Actividades
26
FASE IV: Diseñar el modelo de costos ABC
Actividades
Actividades
27
6. PRESENTACION DE RESULTADOS
La Cruz Roja Colombiana (CRC) es una entidad de carácter privado sin ánimo de
lucro que tiene su origen el 30 de julio de 1915 con persona jurídica de derecho
privado, reconocida mediante las resoluciones Ejecutivas del 22 de febrero de
1916 y noviembre de 1928, emanadas del Gobierno Colombiano, como una
institución de utilidad común conforme a las Leyes 142 de 1937, 49 de 1948, y 2
de 1964, y que pertenece al Movimiento Internacional de Cruz Roja desde el 23 de
marzo de 1922.16
“Está constituida de conformidad con las Resoluciones adoptadas por la
Conferencia de Ginebra de 1863, los Estatutos del Movimiento Internacional
de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, las Resoluciones emanadas de
las Conferencias Internacionales del Movimiento Internacional de la Cruz
Roja y de la Media Luna Roja, las disposiciones de la Federación
Internacional de Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna
Roja y del Comité Internacional de la Cruz Roja, los Principios y Normas de
los Convenios de Ginebra de 1949, sus protocolos adicionales I y II de 1977
ratificados por el Estado Colombiano, así como por la Ley 171 de 1994.” 17
El Congreso de la Republica expide Ley 852 de 2003, por medio de la cual se
protege y regula la misión y las actividades humanitarias de la Sociedad Nacional
de la Cruz Roja Colombiana, se le brindan garantías para su ejercicio y se dictan
otras disposiciones e igualmente por las Leyes 875 de 2004 sobre uso del
emblema y 720 de 2001 sobre trabajo voluntario, mediante la cual se promueve y
regula la acción voluntaria de los ciudadanos colombianos. 18
La Cruz Roja Colombiana cuenta con 32 Seccionales a nivel nacional y tiene
presencia en más de 200 municipios del país, a través de sus Unidades
Municipales y Grupos de Apoyo, que desarrollan el accionar humanitario en todo
el territorio nacional,19 mediante la colaboración de una red de talento humano que
cuenta con 23.847 voluntarios cualificados y comprometidos, distribuidos en
Socorristas, Juveniles, Damas Grises, Voluntariado de Apoyo Comunitario,
Universitario y empresarial que desarrollan diferentes acciones en todo el país.
16
Estatuto Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño. Preámbulo
17
Ibid
18
Ibid
19
Cruz Roja Colombiana. Informe Anual 2014. Disponible en Internet
http://www.cruzrojacolombiana.org/informegestion.pdf
28
Imagen 1. Mapa de las Seccionales de Cruz Roja Colombiana
29
Principios20
La Cruz Roja Colombiana orienta y guía sus acciones con observancia estricta e
integral de los Principios Fundamentales del Movimiento Internacional de la Cruz
Roja y de la Media Luna Roja, proclamados en Viena en 1965. Los Siete
Principios Fundamentales que vinculan a las Sociedades Nacionales de la Cruz
Roja y de la Media Luna Roja, al Comité Internacional de la Cruz Roja y a la
Federación Internacional de Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media
Luna Roja para garantizar su continuidad y su misión humanitaria, son:
Unidad: En cada país sólo puede existir una Sociedad de la Cruz Roja o de la
Media Luna Roja, que debe ser accesible a todos y extender su acción
humanitaria a la totalidad del territorio.
20
Estatutos Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño. Pág. 34
30
Valores21
21
Cruz Roja Colombiana. “Plan Estratégico 2010-2015” Cambiar con Humanidad para servir con efectividad. 5
de Diciembre de 2009. Disponible en Internet:
http://www.cruzrojacolombiana.org/sites/default/files/plan%20estrategico.pdf
31
6.1.2 Estructura de la Organización
32
Imagen 2. Desarrollo Organizacional y accionar Humanitario de la Cruz Roja
Colombiana
Fuente: Elaboración propia en base al Plan Estratégico 2010-2015 Cruz Roja
Colombiana
22
Artículo 3 del Estatuto Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño citado en el documento de Cámara de
Comercio de Pasto de la Constitución de la empresa.
33
otras actividades enmarcadas en los principios del Movimiento Internacional de la
Cruz Roja, la conferencia de Ginebra y el Derecho Internacional Humanitario. 23
Conforme al informe anual de la Cruz Roja Colombiana se consolida una red de
19 instituciones prestadoras de salud (I.P.S.), quienes bajo un concepto
humanístico prestan servicios de primer nivel de salud, bajo los estándares del
Ministerio de Salud y las Secretarias Departamentales de Salud y estándares de
Calidad ISO 9000. Esta política se considera fundamental dentro de los
parámetros de eficiencia y eficacia que la organización quiere establecer en sus
procesos operativos y administrativos, que permitan que las IPS con marca Cruz
Roja Colombiana sean reconocidas ampliamente en el mercado por su calidad y
competitividad.
Bajo este concepto la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño establece
parámetros de acción mediante la implementación del sistema de gestión de
calidad, el diseño de una plataforma estratégica que estandarice los procesos
operativos y administrativos, tomando como guía principal la Misión, Visión y
Principios de la Cruz Roja Colombiana contenidos en el Plan Estratégico 2010-
2015.
23
Op. Cit
24
IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño. Sistema de Gestión de Calidad (Borrador). Plataforma
Estratégica 2015.
34
de la Institución.
Dirección Cra 25 No 13-26
Somos una institución prestadora de servicios de salud de
primer nivel de complejidad en el sur occidente colombiano
Misión que cuenta con talento humano altamente capacitado y
comprometido en prestar servicios de salud basados en
nuestros principios de humanidad, imparcialidad, neutralidad,
independencia, voluntariado, unidad y universalidad. Siendo
una institución reconocida a nivel regional por la calidad en el
servicio e impacto social humanitario, contribuyendo al
mejoramiento de la salud de nuestra comunidad.
En el 2020 seremos una institución reconocida por prestar
servicios de salud integral con calidad, y enfoque poblacional
Visión mediante la articulación intersectorial abarcando no solo los
servicios de atención en salud sino también los factores de
riesgo presentes en la población del sur occidente
colombiano.
Funciones Prestar Servicios de Salud y prevención de enfermedades
Fuente: Elaboración propia
Valores Institucionales
Los valores institucionales constituyen lineamientos que permiten que los
funcionarios de la IPS cumplan con eficiencia, integridad y transparencia los
objetivos corporativos.
35
Política de Calidad
Con la convicción que la mejora continua permitirá fortalecer la IPS en el día a día,
impactando favorablemente en la satisfacción de los pacientes en beneficio de las
partes interesadas y a la sostenibilidad de la organización en el largo plazo.
Objetivos Estratégicos
La IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño adopta los siguientes objetivos
estratégicos, los cuales se miden a través de los indicadores de gestión
establecidos en algunas de las caracterizaciones de los procesos y subprocesos:
La IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño se establece como una estructura
de relación vertical en la que las dependencias constituyen ejes productivos que
están supeditados a Dirección de IPS, una estructura simple en la que se manejan
roles y directrices específicas, a continuación una breve descripción de cada
unidad conforme a la determinación del Ministerio de Salud en la Resolución 2003
de 201425. (Ver Imagen 4)
25
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Resolución 2003 de 2014. Habilitación para Prestadores de
Servicios de Salud. 24 de Mayo de 2014
36
Consulta Externa: Atención en salud en la cual toda actividad, procedimiento e
intervención, se realiza sin necesidad de internar u hospitalizar al paciente.
Permite la definición de un diagnóstico y conducta terapéutica para el
mantenimiento y/o mejoramiento de la salud del paciente. En ocasiones se
realizan tratamientos que son de tipo ambulatorio.
Docencia Servicio26:
Vínculo funcional que se establece entre instituciones educativas y otras
organizaciones, con el propósito de formar talento humano en salud o entre
instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas disponga de escenarios
de práctica en salud. Este vínculo se funda en un proceso de planificación
académica, administrativa e investigativa de largo plazo, concertado entre las
partes de la relación docencia – servicio.
26
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Decreto 2376 de 2010. Decreto de Regulación de Docencia
– servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud.
37
Para mayor comprensión de la macro estructura en el desarrollo de la actividad
económica, la IPS en su plataforma estratégica ha diseñado un Mapa de Procesos
(Ver Imagen 5) en el que da cuenta de las relaciones de las dependencias, una
clasificación de los procesos en tres grupos esencialmente, el principal refiere a
los procesos Misionales que son la razón de ser de la institución, previamente
descritos en el organigrama de la IPS; los procesos de Dirección que ejercen
control, manejo de los procesos misionales; por último los procesos de Apoyo, los
cuales así como dice su nombre dan apoyo para el desarrollo de la actividad,
principalmente refiere a las actividades administrativas o complementarias que
contribuyen en aspectos externos que son necesarios.
38
Imagen 4. Estructura Organizacional IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño
Fuente: Sistema de Gestión de Calidad. Plataforma Estratégica. IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño
Imagen 5. Mapa de Procesos IPS Cruz Roja Colombiana
Fuente: Sistema de Gestión de Calidad. Plataforma Estratégica. IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño
6.2 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTEO ABC
El portafolio de servicios de la IPS está constituido por una amplia oferta acorde a
una institución de salud de primer nivel de complejidad, que busca satisfacer las
necesidades de los usuarios quienes buscan calidad, eficiencia y eficacia,
depositando su confianza en una organización de gran renombre como es la Cruz
Roja Colombiana.
Los servicios prestados por la Institución se estructuraron conforme a lo
establecido en la normatividad vigente para prestadores de servicios de salud 27;
los cuales se identifican como un procedimiento y clasifican dentro de un proceso
o unidad funcional, como se observa en el mapa conceptual de los servicios
ofertados (Ver Imagen 6); la IPS no solo ofrece servicios al interior de sus
instalaciones, logrando mediante convenios con otras instituciones prestar
servicios de mayor complejidad y/o consultas con médicos especialistas, al igual
27
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Resolución 2003 de 2014. Habilitación para Prestadores de
Servicios de Salud. 24 de Mayo de 2014
41
con la unidad de transporte asistencial de pacientes que es un servicio externo
que se brinda a otras instituciones y/o particulares, mediante la anterior afirmación
se delimita el área de trabajo a fin de implementar el sistema de costeo a las áreas
que se realizan al interior de la institución.
Conforme al diagnóstico realizado para el primer semestre de 2015 28 sobre
atención y facturación de la IPS, en el que se identifican las principales unidades
funcionales y servicios demandados por los usuarios, y su participación en la
generación de ingresos brutos, se obtiene que la IPS en promedio al mes atiende
2572 personas –bajo el supuesto de que cada persona demanda un servicio), es
decir que en promedio se atienden 95 usuarios al día.
28
IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño. Informe Semestral de Atención y Facturación.
42
Cabe aclarar que la demanda de estos servicios suele tener un comportamiento
cíclico, en donde la mayor demanda se presenta en periodos donde las
instituciones educativas y empresas hacen ingresos o contrataciones, y por
consecuente decrece en la facturación debido al periodo de vacaciones, estas
variaciones se presentan principalmente en las tres líneas de servicios con mayor
participación.
La Institución además de ofrecer servicios al interior de sus instalaciones, ha
realizado diferentes convenios con otros prestadores de servicios de salud de
mayor complejidad como consulta especializada y exámenes diagnósticos de
media y alta complejidad, en donde la IPS actúa como intermediario para brindar a
sus usuarios servicios complementarios que permitan la prevención, detección y
tratamiento de las patologías. Este tipo de servicios al estar sujetos a convenios y
contratos, no serán objeto de análisis en el presente trabajo, puesto que sus
costos no son encausados dentro de la estructura de la IPS.
43
Imagen 6. Mapa de Servicios de la IPS
44
Protocolos Metodológicos
En el proceso de identificar cada uno de los factores que hacen parte de los
costos en la prestación de un servicio, es necesario determinar las unidades
empleadas de insumos conforme a una orden de prestación, es decir que el
cálculo de cada servicio se asume por usuario atendido, por lo cual debe
emplearse el método de prorrateo que permite dar al detalle de los insumos
utilizados.
Primero se realizó entrevistas con el personal asistencial a fin de conocer los
insumos y unidades requeridas, la información es consignada en una matriz (Ver
Tabla 5 y 6) para su procesamiento conforme a los protocolos del anexo A; la
actividad se repite para las diferentes unidades funcionales, excepto para traslado
asistencial de pacientes y consulta médica general, esto debido a que estas
45
unidades aunque requieren de un uso de insumos no están determinados
específicamente por paciente, es un servicio que remite más al conocimiento del
profesional.
Posteriormente verificar con ayuda del coordinador de almacén los precios de
cada uno de los insumos al igual que determinar la presentación y unidades que
la componen para hacer el prorrateo. Mediante la verificación de los informes de
egresos de almacén del periodo entre enero y junio de 2015, y facturas del año
2014 se identifican dificultades en el manejo de almacén y los costos reportados al
área administrativa, principalmente por la carencia de un presupuesto a corto,
mediano o largo plazo, por el contrario cada mes se realizan solicitudes a almacén
central, y este a su vez a los diferentes proveedores, bajo la expectativa e
incertidumbre de que el proveedor cuente con las unidades requeridas, y ante la
escases de los insumos se pueden presentar variaciones en los precios,
incurriendo que para el periodo de análisis el costo de los insumos no sea
homogéneo.
Para estandarizar los precios de los insumos se opta por recopilar la información
del primer semestre de 2015 de las solicitudes realizadas a almacén central
(Anexo C). Otros insumos se obtienen en el sistema puesto que se encauzaron en
diferentes periodos.
46
Tabla No. 6 Matriz de Insumos Utilizados en Exámenes de Laboratorio Clínico
El cálculo del costo de cada reactivo es el resultado de la división del precio entre
las unidades de la presentación, por ejemplo el reactivo para el examen de ácido
úrico tiene tres tipos de presentaciones cada una con diferentes valores, el
resultado de la operación nos determina que cada ml tiene un valor entre los 357,6
a 429,20 pesos; de igual forma se realiza para cada reactivo.
Para el cálculo de los costos de los insumos de consumo relativo que son
encausados a diferentes usuarios, es necesario establecer por cada unidad
funcional que elementos necesitan, determinar los insumos no cuantificables que
en el semestre se solicitaron (Anexo C), el número de personas atendidas en
promedio por mes por cada unidad funcional (Tabla 4), obteniendo el costo
estimado por cada paciente.
47
Tabla No. 7 Costos Insumos directos de consumo Relativo
COSTOS INSUMOS DIRECTOS DE CONSUMO RELATIVO
IPS CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL NARIÑO
Costo de Insumos Atencion Promedio
SERVICIOS /PROCESOS Costo por Usuario
Promedio Mes Mes
48
6.2.3. El cálculo de costo directo del personal asistencial
El costo del personal es el costo total que la empresa incurre en la contratación del
personal asistencial y administrativo, la IPS cuenta con una nómina de
profesionales idóneo para la prestación de los servicios, que de forma directa e
indirecta hacen parte del proceso, sin embargo dada las características de la
institución en que se encuentra la IPS, se debe hacer una selección del personal
que hace parte de los procesos.
En el desarrollo de esta fase se requirió que el área administrativa y financiera
suministrara la información sobre el personal que labora en la IPS, en la que se
establezca el costo total por persona discriminando lo requerido en salario, salud,
pensión, ARL, cesantías, intereses, vacaciones y las prestaciones de ley (Anexo
D); en la tabla No. 8 es un resumen del costo total por mes para cada funcionario.
49
Al igual algunos trabajadores no cuentan con un contrato con prestaciones ni un
monto fijo, sino por servicio prestado, retribuyéndoles parte de la tarifa cobrada
como por ejemplo los exámenes de ayudas diagnosticas de ecografías y rayos x,
al igual que el examen de salud ocupacional, en la siguiente tabla se detalla el
valor por servicio.
50
Como se observa en la anterior tabla existen diferencias en el valor minuto del
personal asistencial, debido a la carga horaria y al nivel de remuneración, esto es
más evidente en el valor minuto entre médicos de la IPS, para este tipo de casos
se opta por estandarizar sacando el promedio entre las partes implicadas,
concretamente para los procedimientos mínimos y consulta general el valor
minuto es de $333,37 a fin de poder establecer un parámetro para la valoración de
cada uno de los servicios, al igual para las auxiliares de laboratorio cuyo valor
estimado es de $106,82.
51
preparación, precio, o asignación de citas para cada servicio que puede ser por
medio telefónico o en persona; esta unidad desarrolla actividades de carácter
transversal a las unidades funcionales, siendo imprescindible en cualquier IPS.
52
La unidad funcional de laboratorio clínico consta de 3 procedimientos que se
aplican a todos los exámenes que se hacen, primero el pre-analítico que consta de
la recepción del paciente y la toma de la muestra, en este proceso varia los
tiempos de acuerdo al tipo de muestra –sangre, fluidos corporales, fecales, orina,
entre otros-; segundo el analítico donde la muestra es analizada mediante la
aplicación de diferentes métodos con los equipos médicos, reactivos y la
experiencia de bacteriólogo, con tiempos relativos; y por último el pos analítico en
donde se hace el análisis de los resultados, emisión y despacho del informe, y
almacenamiento de la muestra.
A partir de esta actividad depende del tipo de servicio requerido, el flujo de las
actividades comprenderá los procesos y procedimientos determinados para cada
servicio, incluyendo los protocolos que garantizan la seguridad del paciente y del
personal asistencial, implicando una variación del tiempo conforme a cada una de
las actividades realizadas, además de la interacción con el paciente.
En la tabla 12 se establece el cálculo del costo por cada servicio conforme a las
actividades, por ejemplo las pruebas de sangre que tienen similitud en el flujo de
las actividades y los tiempos requeridos para el desarrollo, es así como para
exámenes como ácido úrico, Nitrógeno Ureico, y otros descritos en la tabla el
53
costo total es de $5.516. De igual forma se realiza con los demás servicios, para
obtener el valor de la mano de obra directa (Anexo E).
Los costos indirectos son costos que inciden en la prestación del servicio pero que
no pueden ser asignados a un usuario o a un proceso en específico, como el costo
del personal administrativo cuyas actividades permiten el funcionamiento de la
Institución, por ello se consideró necesario aplicar el método de costeo por
actividades
Para el adecuado análisis de este costo se debe tener en cuenta que conforme a
la estructura de la Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño (Anexo B), el personal
que hace parte de la mano de obra indirecta (Tabla 4) cumple distintas actividades
al interior de la Institución que competen tanto a la IPS como a las otras
direcciones.
Por ello la mano de obra indirecta se calcula teniendo en cuenta las actividades
que los funcionarios de carácter administrativo realizan en pro del desarrollo de la
IPS, se establece mediante la proporción porcentual de las actividades y este se
multiplica por el total del salario y las prestaciones de cada uno de los funcionarios
incluidos en el mapa de proceso (Imagen 5).
Para el cálculo del costo indirecto del personal primero se estableció las
actividades y el porcentaje dedicado a cada una de estas, en el caso del personal
que tiene actividades con las otras direcciones se debe redistribuir el 100% entre
la IPS y el resto de la seccional, como se observa en la tabla 13.
54
Tabla No. 13 Costos Indirectos de personal Actividades
55
6.2.6. Gastos Indirectos
Para el cálculo se requiere tener en cuenta que la IPS al compartir el edificio con
las otras dependencias, comparte los gastos de servicios como energía, agua y
alcantarillado, comunicaciones, por ello se realizó una distribución de cada área
en metros cuadrados y con el total se establece un valor ponderado para la IPS
que corresponde al 37% del área total, con este valor se estimó el consumo de
cada uno de estos gastos como se observa en la tabla 15.
Luego de establecer el valor total de los gastos indirectos por mes, se distribuyó
entre las unidades funcionales teniendo en cuenta el promedio de atención al mes
y el ponderado de atención, obteniendo que en promedio por servicio los gastos
indirectos son de $1.342 como se observa en la tabla 15.
56
Tabla No. 16 Valor ponderado por Servicio – Gastos Indirectos
Por medio de este procedimiento se puede obtener un valor estimado del costo de
las actividades indirectas, y adjuntar al valor del servicio. Sin embargo se debe
tener en cuenta que estos estimados se hacen en base a la atención promedio de
pacientes al mes, y que como previamente se ha explicado la demanda de los
servicios responde a ciclos, por lo que el valor variara conforme al nivel de
eficiencia y productividad de la IPS.
57
6.3. DETERMINACION DEL COSTE FINAL DE LOS SERVICIOS, MÁRGENES
DE GANANCIA, Y TARIFAS DE LA IPS CRUZ ROJA COLOMBIANA-
SECCIONAL NARIÑO, SEDE PASTO 2015
58
6.3.2. Margen de Ganancia
29
CONSULTORSALUD. Manual Tarifario SOAT 2015, Disponible en Internet www.consultorsalud.com
59
Tabla No.18 Matriz de resumen Costos Totales - Laboratorio Clínico
61
a. Descripción del Problema:
Para el desarrollo del análisis interno se tuvo en cuenta los procesos misionales,
de apoyo y de dirección, además de componentes como la infraestructura, medios
informáticos y de comunicación, equipos de oficina y biomédicos como variables
que influyen en la estructura de costos de forma directa o indirecta.
62
para evitar que los insumos caduquen, representando perdidas por falta de
procesos de calidad.
Equipos Biomédicos:
Los equipos biomédicos que hacen parte de los activos de la IPS, se encuentran
en buenas condiciones y cuentan con su respectiva hoja de vida y mantenimiento
necesario para la certificación, a pesar de que algunos tienen varios años y su
valor comercial es equivalente a cero, o en el caso de laboratorio clínico donde
algunos equipos están en préstamo por parte de uno de los proveedores de
reactivos.
Tecnología y software:
Hay una carencia de sistemas informáticos integrado, el software utilizado en caja
no es actualizado y no permite obtener la información requerida, no existe intranet,
la mayoría de documentos y archivos no están digitalizados, y en algunas áreas
funcionales no se cuentan con equipos de computación y/o informáticos.
Infraestructura:
La infraestructura en la que funciona la IPS es una locación acondicionada en el
primer piso, los espacios tienen una adecuada distribución para cada área
funcional y el cumplimiento en gran parte de la normatividad vigente en la
Resolución 2003 de 2014, sin embargo en un proceso de expansión y apertura de
servicios la IPS no contaría con el espacio adecuado, es decir la capacidad
instalada es limitada.
63
posibilidad de una mala facturación y por ende glosas que ocasionan pérdidas
para la IPS.
- Compras y Suministros:
64
- Servicios Generales:
31
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Resolución 2003 de 2014. Habilitación para Prestadores de
Servicios de Salud. 24 de Mayo de 2014.
32
MINISTERIO DE SALUD Y MINISTERIO DE MEDIA AMBIENTE. Resolución 01164 De 2002. Manual para la
Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares. 6 de Septiembre de 2002.
65
la IPS; constituida como parámetro indiferente a la transitividad del personal
administrativo y/o asistencial.
Posterior al análisis de cada una de las variables internas se requiere hacer una
evaluación de cada una mediante la asignación de un peso y calificación, con
objeto de identificar si a nivel interno la IPS cuenta con una posición y estructura
fuerte, para ello desarrollar la MEFI (Tabla 19) cuyo resultado del peso ponderado
está por debajo del 2,5, indicando que la IPS posee factores internos débiles, que
requiere varios cambios para poder implementar un sistema de costeo ABC.
Tabla No.19. Matriz de Evaluación de Factores Internos
66
Departamental de Salud de Nariño, el mercado de prestadores de salud al igual
que las EPS´S.
- Variables Demográficas33:
Acorde a las proyecciones de población del DANE para el año 2011 con base al
censo de 2005 se presume que hay alrededor de 417.484 habitantes en la ciudad
de Pasto, constituida en promedio en un 51% por mujeres y un 49% por hombres,
las proyecciones de la población de Pasto para 2015 es de 440.047 habitantes
con una tasa de crecimiento anual de 1,28% que permite establecer que para el
año 2020 habrá una población de 468.940 habitantes.
Conforme a la pirámide poblacional de San Juan de Pasto para el año 2011 como
se observa en la Imagen 8, se presenta la disminución de la población menor de
10 años, esto se debe a que la tasa de fecundidad de las mujeres en edad fértil ha
disminuido, por las políticas de salud de planificación y disminución del
crecimiento demográfico en la población en edad fértil. Además de que se registra
un incremento en el total de defunciones fetales entre 2010-2011, -aunque la tasa
de fecundidad de mujeres adolescentes entre los 15 y 19 años sigue siendo alta-;
esta población representa el 15% de la población total del municipio.
La población tiende a centrarse en la población económicamente activa de 10 a 59
años, con predominio de la población femenina representan el 74% de la
población total del municipio; al igual se observa que la población del adulto mayor
de 60 años en adelante representa el 11% de la población total del municipio de
Pasto, de acuerdo a la tendencia del departamento esta población podría seguir
creciendo si se mantienen las condiciones, teniendo en cuenta que la tasa de
mortalidad ha aumentado de 4.1 a 4.3 de 2010 -2011 por cada 10.000 habitantes
(Tabla 19).
33
Boletín Epidemiológico, Instituto Departamental de Salud de Nariño. 2013
67
Imagen No. 8. Pirámide de la Población del Municipio de Pasto 2011
68
- Factores de Riesgo Sociales, Económicos y de Salud
69
- Políticas Publicas34
34
PLAN DE DESARROLLO 2012-2015. Alcaldía de Pasto. Disponible en Internet
http://www.pasto.gov.co/index.php/planes-programas-y-proyectos/plan-de-desarrollo
70
Por lo cual la población tiene mayor acceso a determinados servicios siempre y
cuando cuente con los recursos económicos. Por ello la competencia con otras
IPS se deriva en una oportunidad para la creación de ventajas competitivas
mediante la diferenciación del servicio y/o por reducción de los costos y las tarifas,
o en su defecto realizar convenios con algunas de ellas para la ampliación del
portafolio de servicios.
La reforma a la salud con la ley 100 permitió la entrada al sector privado, con el fin
de incrementar la oferta de los prestadores de servicios de salud y lograr
descentralizar en el sector público, y dar cobertura a la población por fuera de las
urbes.
Mediante la creación de dos figuras como son las EPS y las IPS; las primeras son
entidades privadas encargadas en agrupar a la población y recaudar los aportes, y
asegurar la prestación de los servicios de salud por medio de la contratación con
las Instituciones (IPS), quienes brindan la atención directa al usuario.
Conforme al boletín epidemiológico del IDSN 35, la población afiliada al régimen
subsidiado son 204.296 de los cuales 5.193 personas son indígenas, desplazados
15.704, la población con sisben 1 y 2 son 180.132, población rural son 1.186,
desmovilizados 107, discapacitados 188, entre otras poblaciones, obteniendo una
cobertura para 2013 del 47,6%.
Las personas afiliadas al régimen subsidiado están concentradas en las siguientes
EPS
- Emssanar tiene 167.277 afiliados, un 81,8% de participación
- Comfamiliar tiene 23.309 afiliados, un 11,4% de participación
- Caprecom tiene 8.401 afiliados, un 4,1% de participación
- Mallamas tiene 5.346 afiliados, un 2,6% de participación
El régimen contributivo para 2013 hay 167.901 afiliados, para una cobertura de
39,1%, las personas afiliadas al régimen contributivo están concentradas en las
siguientes EPS.
- Saludcoop (Cafesalud) tiene 90.960 afiliados, un 54% de participación
- Nueva EPS tiene 33.687 afiliados, un 20% de participación
- Coomeva tiene 24.971 afiliados, un 14% de participación
- Sanitas tiene 13.097 afiliados, un 7,8% de participación
- Salud vida tiene 5.154 afiliados, un 3% de participación
Las personas afiliadas al régimen de excepción en salud
35
Boletín Epidemiológico, Instituto Departamental de Salud de Nariño. 2013
71
- Ecopetrol tiene 82 afiliados
- Magisterio tiene 7.686 afiliados
- Universidad de Nariño 711 afiliados
Teniendo en cuenta estas cifras estimadas, existe una competencia entre las IPS
principalmente por la contratación con las EPS, contratos que son significativos
por el volumen de pacientes atendidos, sin embargo es un punto que debe ser
analizado desde diferentes perspectivas dado que los contratos con las EPS
pueden ser una oportunidad de crecimiento como una amenaza por las glosas a
las cuentas de cobro, y por ende a una falta de liquidez en el tiempo.
- Factores Económicos
72
consumidor, repercutiendo en el costo de los préstamos para inversiones de
compra de activos, o reestructuración de infraestructura.
El análisis de cada una de las variables externas se requiere hacer una evaluación
de cada una mediante la asignación de un peso y calificación, con objeto de
identificar si la IPS y como tal la organización está respondiendo a los factores
externos desarrollando la MEFE (Tabla 21) cuyo resultado del peso ponderado
está por encima del 2,5 pero está por debajo del 4,0, indicando que la IPS
reacciona más positivamente a las oportunidades y menos a las amenazas, siendo
un factor a favor
73
d. Estrategias Matriz DOFA
- Estrategia FO
F1-O1: Desarrollo de Mercado: La IPS debe dar énfasis a la formación de un
Sistema de Gestión de Calidad con objeto de brindar a sus usuarios un servicio de
calidad teniendo en cuenta sus necesidades y condiciones socio económicas,
logrando establecer un vínculo entre el usuario y la IPS; expandiendo su mercado
aprovechando el reconocimiento y la imagen de la organización en complemento
de un servicio de calidad.
F1-O3: Optimización de Recursos: Desarrollar políticas internas que permitan la
optimización de los recursos, mediante la planeación y programación de las
actividades cuyos resultados estén reflejados en ventajas comparativas como
diferenciación del servicio y/o reducción de costos y de tarifas.
F4-O1: Evaluación del Servicio: Fortalecer, mejorar la atención al usuario,
constituyendo procesos personalizados que sean eficientes y eficaces, logrando
satisfacer sus necesidades y expectativas mediante una evaluación y
autoevaluación permanente de la satisfacción del usuario, y del sistema de quejas,
reclamos.
F3-O2 Ambientes Seguros y Amigables: Propender por ambientes sanos y
seguros para los usuarios y para los trabajadores; promover políticas que estén
enfocadas hacia la responsabilidad con el medio ambiente mediante el manejo
adecuado de los residuos, y uso adecuado de los re y con las exigencias del
Ministerio de Salud y el Instituto Departamental de Salud.
74
- Estrategia FA
F1-A1 Área de Referencia y Contrarefencia: Crear una dependencia que cumpla
con las funciones de velar que las EPS, y otras entidades cancelen oportunamente
las cuentas de cobro por concepto de la prestación de los servicios, teniendo la
responsabilidad de realizar la orden de pago con los respectivos soportes para
evitar posibles glosas.
F1-A4 Inversión y Re inversión en la IPS: Los procesos de mejora deben
contemplar las inversiones en equipos de oficina, biomédicos, infraestructura,
entre otros, por lo cual se requiere hacer un análisis de los estados financieros de
la IPS y la Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño, y prever la capacidad de
endeudamiento y/o si se cuenta con los recursos necesario para afrontar los
gastos propiciados por la reestructuración y adecuación de las instalación para el
cumplimiento de las normas especificadas por el IDSN.
F2-A2 Sistema de Gestión de Calidad: La implementación de un sistema de
gestión de calidad permite utilizar los recursos de la forma más eficiente,
garantizando no solo la optimización de los recursos sino disminuir los intervalos
de tiempos para la satisfacción del usuario, y por consecuente esto se verá
reflejado en los costos generados.
- Estrategia DO
D2-O2 Departamento de Costos: Crear un departamento de costos que genere
informes periódicos sobre la contabilidad de costos de la IPS, las variaciones entre
periodo, y principales factores que los encausan, realizando análisis del consumo
de los recursos y presto a la proposición de alternativas para la minimización de
estos sin afectar la calidad del servicio, además de realizar estudios para la
variación de las tarifas tratando de no afectar la economía del usuario.
D5-O5-01 Ampliación de Portafolio de Servicios: La IPS debe hacer un uso
óptimo de su capacidad instalada,-que aunque es limitada-, aun no es utilizada en
toda su capacidad, por lo cual debe desarrollar un plan estratégico en el que
comprenda el uso óptimo de su infraestructura y equipos, mediante la ampliación
del portafolio de servicios y/o la promoción de los actuales a la población.
D7-O1 Mercadeo y Publicidad: Realizar estudios de mercadeo enfocados a
identificar los segmentos de mercado reales y potenciales y reales de la IPS, y a
partir del análisis de las necesidades y condiciones socio económicas desarrollar
estrategias de mercadeo tanto para las empresas como para los particulares;
hacer énfasis en el uso de mecanismo publicitarios para la difusión y conocimiento
de los servicios.
75
D8-O2 Sistema Integrado de Información: En el contexto de reforma y mejora
continua por proceso de habilitación es indispensable implementar nuevos
sistemas informáticos para las unidades funcionales y en las áreas
administrativas, con objeto de invertir en un sistema integrado como la intranet,
además de otros software que permitan optimizar el tiempo empleado en
determinadas actividades, y de paso obtener información relevante para el análisis
del funcionamiento de la IPS.
- Estrategia DA
D1-A3 Realizar Presupuestos: Aplicar como política interna la creación de
presupuestos de corto y mediano plazo para la solicitud de insumos básicos,
teniendo en cuenta los ciclos de mayor demanda de los usuarios, los
requerimientos del programa de fármaco y reactivo vigilancia (caducidad de
insumos). Con el fin de acordar descuentos y rebajas con los proveedores por
volumen de compra, y posibles incrementos por concepto de agentes externos
como el incremento del dólar; además de garantizar un abastecimiento
permanente y reducción de costos administrativos.
D7-A2 Actualización de Manual de Funciones: El área administrativa de la Cruz
Roja Colombiana Seccional Nariño, específicamente el área de Talento Humano
debe establecer una política para la selección del personal administrativo y
asistencial requerido en la IPS, delimitando parámetros como área de
conocimiento, perfil profesional, habilidades, experiencia y requerimientos en el
caso del personal asistencial, además de realizar un manual de funciones en el
que se especifique las labores a desempeñar.
76
Tabla No.22 Matriz DOFA
La línea debe analizarse desde el enfoque del valor agregado percibido por el
usuario y/o cliente, desde su experiencia, si es o no satisfactoria dentro del
proceso asistencial, fundamental como medida de valor para la IPS, dado que
permite generar impactos externos e internos tales como la confiabilidad, en el
caso interno el crecimiento en la atención y por ende en los ingresos brutos de la
empresa.
* El modelo desarrollado por Michael Porter en su libro “Competitive Advantage” en 1985, comprende el
análisis de las actividades que generan valor dentro de una empresa, siendo una herramienta necesaria para
la planeación estratégica en los negocios permitiendo identificar las ventajas competitivas en costos y/o
diferenciación, logrando un diferencial que sobresalga ante otras opciones del mercado, y sea apetecible
para el usuario.
36
ALONSO, Gustavo. “Marketing de Servicios: Reinterpretando la Cadena de Valor”. Publicado en la revista
Palermo Business Review. No. 2. 2008. Disponible en Internet en
http://www.palermo.edu/economicas/pdf_economicas/business_paralela/review/marketing_servicios.pdf
73
De acuerdo al modelo que propone Gustavo Alonso la cadena de valor dependerá
de los eslabones primarios y los de apoyo como se observa en la figura 10, que
gradualmente se trabajaran con base al contexto de la IPS Cruz Roja Colombiana
Seccional Nariño, replanteando los procesos y actividades de forma que sean más
eficientes y propicios con objeto de crear ventajas competitivas tanto en costo
como en diferenciación.
- Caracterización
Lo segundo es tener en cuenta que para la prestación del servicio, existe un factor
que es la inseparabilidad del prestador, es decir que el prestador hace parte de
este proceso al igual que el usuario y/o cliente, el contacto permanente entre los
dos actores es imprescindible, lo cual genera el tercer factor que es la variabilidad
en donde la interacción entre estos y el contexto influyen en la forma y el tipo de
prestación, en el tiempo empleado y en los insumos empleados, como se ha
especificado en apartes del capítulo 2 sobre los costos variables.
74
- Eslabones Primarios –Controlables
- Marketing y Ventas
75
pueden incidir en los costos por el incremento del promedio de usuarios atendidos
al mes.
- Personal de Contacto
En este eslabón se aplican diferentes pasos que son generales para todos los
servicios, y para crear eficiencia en estos procesos se debe tener en cuenta
algunas estrategias planteadas anteriormente como la creación de un sistema
integrado de información, en donde se pueda dar apertura a la historia clínica del
paciente para consulta y/o procedimientos, manejar registros del paciente y
remitirlo al área con solo una copia del recibo para uso personal y remitir las
ordenes y conceptos médicos en un medio electrónico que sea legible, además de
poseer una información pertinente para el desarrollo de los informes requeridos
por las entidades gubernamentales y municipales de salud.
76
servicio, por lo cual es necesario el mantenimiento, manejo de los equipos y
habilidades del personal que lo utiliza para la obtención de resultados.
- Prestación
- No Controlables
- Cliente
77
tratar a un paciente con disposición a alguien que es reticente al tratamiento, ya
sea por miedo, dolor u otro tipo de condiciones.
- Otros clientes
La disposición de áreas comunes para los diferentes servicios genera que haya
una relación e interacción entre los diferentes usuarios, por lo cual es necesario
hacer una segmentación de los espacios que propendan por un ambiente
agradable evitando posibles ruidos en el contexto de la prestación del servicio.
- Eslabones de Apoyo
78
En la cadena de valor se contempla el área administrativa como una columna
vertebral en la prestación del servicio, en este caso el área encargada de ser el
soporte es la Dirección de la IPS, cuyas funciones en el marco de habilitación es
realizar reformas en la Institución con el fin de cumplir los estándares del IDSN, y
por consecuente enfocar sus esfuerzos para el crecimiento de la IPS como
empresa sostenible.
Por lo cual en este punto es preciso redefinir las responsabilidades de cada uno
de los integrantes, considerando sus capacidades, conocimientos, experiencia
procurando equilibrar las actividades de forma que el ambiente laboral sea
adecuado y el personal desarrolle sus actividades con eficiencia.
- Infraestructura y Ambiente
- Abastecimiento
79
realizar un control de las condiciones y medidas explicitas en los programas de
fármaco vigilancia- con el fin de establecer un presupuesto semestral o anual en la
que se contemple la demanda de cada una de las unidades funcionales, y el
comportamiento de la demanda de servicios para establecer las unidades totales
que se requieren para determinado periodo más un stock ante eventualidades.
Este proceso permitirá que la IPS cuente con un inventario permanente, impacto
de forma positiva en la disminución de los intervalos de tiempo de solicitud y
entrega de insumos por parte del área de compra y suministros, y la optimización
de los recursos humanos y financieros de la IPS, al disponer menos esfuerzos,
tiempo en esta actividad, y posiblemente descuentos por volumen demandado;
logrando obtener ventajas competitivas en costos en el mediano y largo plazo.
80
7. CONCLUSIONES
81
8. RECOMENDACIONES
Contar con fuentes de información confiables, para ello debe hacer inversiones en
sistemas integrados de información con software adecuados para la creación de
base de datos, informes, entre otros, a fin de poder realizar los cálculos de los
costos forma eficiente, además de ser una herramienta propicia en la innovación y
diferenciación de la IPS respecto a sus competidores.
82
BIBLIOGRAFIA
83
NETGRAFIA
84
DÓLARWEB.com. El portal de economía. Disponible en
http://dolar.wilkinsonpc.com.co/
http://www.cruzrojacolombiana.org/sites/default/files/plan%20estrategico.pdf
GÓMEZ Montoya, Luis Fernando & Duque Roldan, María Isabel. “La información
contable y de costos en las entidades de salud: una herramienta para su
transformación” Universidad de Antioquia. 2008. Disponible en Internet
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/revistas/index.php/cont/article/view/2208
85
ANEXOS
86
Anexo A. Construcción de protocolos para la estructuración y distribución de costos directos por unidades
funcionales de la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño sede Pasto
Protocolo para la Estructuración y Distribución de Costos Directos para la unidad de Laboratorio Clínico de la IPS
Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño Sede Pasto
La presente encuesta tiene como fin indagar sobre los costos directos inmersos en los procesos del servicio de laboratorio
clínico, para evaluar el costo por servicio para lo cual se ha diseñado las siguientes matrices, ajustadas a la necesidad de la
respectiva unidad.
Servicio 1
Servicio 2
Servicio 3
Servicio 4
Servicio 5
Servicio n
Servicio 1
Servicio 2
Servicio 3
Servicio 4
Servicio 5
Servicio n
Matriz de Cálculo de la Mano de Obra Directa
La matriz para Laboratorio Clínico, en donde se contempla el/los funcionario, la actividad que desarrolla, el tiempo que emplea,
el valor minuto de la nómina (Previamente calculado) y el costo total de mano de obra directa por servicio.
Tiempo empleado
IDENTIFICACION DEL SERVICIO
Funcionario Actividad Tiempo (min) Valor Minuto Total
Servicio 1
Servicio 2
Servicio 3
Servicio 4
Servicio 5
Servicio n
INSUMOS
Insumos de Consumo Indirecto
Referencia Presentación Cant Medida Valor Costo Total mes
Ins umo 1
Ins umo 2
Ins umo 3
Ins umo 4
Ins umo n
Protocolo para la Estructuración y Distribución de Costos Directos para la unidad de Enfermería, Procedimientos
Menores, y Vacunación, de la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño Sede Pasto
La presente encuesta tiene como fin indagar sobre los costos directos inmersos en los procesos del servicio de Enfermería,
Procedimientos Menores, y Vacunación, para evaluar el costo por servicio para lo cual se ha diseñado las siguientes matrices,
ajustadas a la necesidad de las respectivas unidades.
Matriz de Elementos Utilizados en el proceso del Servicio
La matriz recoge información sobre insumos de las unidades de Enfermería, Procedimientos Menores, y Vacunación
determinando la cantidad, la unidad de medida (unid, gr, ml) y la referencia que es la descripción del elemento, la casilla de
presentación del artículo, el costo total del elemento y el costo unitario.
Servicio 1
Servicio 2
Servicio 3
Servicio 4
Servicio 5
Servicio n
Tiempo empleado
IDENTIFICACION DEL SERVICIO
Funcionario Actividad Tiempo (min) Valor Minuto Total
Servicio 1
Servicio 2
Servicio 3
Servicio 4
Servicio 5
Servicio n
INSUMOS
Insumos de Consumo Indirecto
Referencia Presentación Cant Medida Valor Costo Total mes
Ins umo 1
Ins umo 2
Ins umo 3
Ins umo 4
Ins umo n
Protocolo para la Estructuración y Distribución de Costos Directos para la unidad de Rayos X y Ecografías de la IPS
Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño Sede Pasto
La presente encuesta tiene como fin indagar sobre los costos directos inmersos en los procesos del servicio de Rayos X y
Ecografías para evaluar el costo por servicio para lo cual se ha diseñado las siguientes matrices, ajustadas a la necesidad de
las respectivas unidades.
INSUMOS
Insumos de Consumo Relativo
Referencia Presentación Cant Medida Frec. Valor Costo Total mes No. Servicio Frecuencia Serv. Costo por Servico
Ins umo 1
Ins umo 2
Ins umo 3
Ins umo 4
Ins umo n
Protocolo para la Estructuración y Distribución de Costos Directos para las unidades subcontratadas de Laboratorio
Especializado, Medicina Especializada, Tomografías, de la IPS Cruz Roja Colombiana Seccional Nariño Sede Pasto
La matriz por servicio subcontratado permite contabilizar el costo por concepto del servicio que otras entidades le cobran a la
IPS de exámenes especializados que no se desarrollan.