UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA

SEDE QUITO

CARRERA:
PSICOLOGIA

Trabajo de titulación previo a la obtención del título de:

PSICOLOGA

TEMA:
ESTABLECIMIENTO DE ACUERDO DE SERVICIOS APLICADO AL
PROCESO DE SELECCIÓN DE LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA
SALESIANA SEDE GUAYAQUIL, DE OCTUBRE 2015 A MARZO 2016

AUTORA:
DENNISSE GABRIELA OLMEDO ZAMBRANO

TUTOR:
JAVIER ALEXANDER NAVARRETE GUERRA

Quito, junio del 2016

 Dedicatoria

El presente trabajo de titulación le dedico a mi hija Victoria Díaz por ser mi fuente de

motivación para alcanzar mi meta profesional; a mis padres quienes me apoyaron y

son la guía espiritual y moral para lograr superarme en el ámbito personal y

profesional.
 Índice

Introducción ....................................................................................................... 1

Primera Parte ..................................................................................................... 3

1. Datos informativos del proyecto ................................................................ 3

2. Objetivo de la sistematización ................................................................... 3

3. Eje de la sistematización ........................................................................... 4

4. Objeto de la sistematización ...................................................................... 4

5. Metodología de la sistematización ............................................................. 5

6. Preguntas clave ......................................................................................... 5

7. Organización y procesamiento de la información ..................................... 7

8. Análisis de la información ....................................................................... 15

Segunda Parte .................................................................................................. 17

9. Justificación ............................................................................................ 17

10. Caracterización de los beneficiarios ........................................................ 20

11. Interpretación ......................................................................................... 21

12. Principales logros del aprendizaje ........................................................... 23

Conclusiones ..................................................................................................... 26

Recomendaciones ............................................................................................. 27

Referencias ....................................................................................................... 30
 Índice de tablas

Matriz de recolección de la información .................................................................. 7

Matriz de procesamiento de la información .......................................................... 12

Matriz reducción del tiempo proceso de selección ................................................ 35

 Índice de gráficos

Flujograma proceso de selección actual ................................................................. 32

Propuesta flujograma proceso de selección optimizado ....................................... 34

 Índice de anexos

Anexo 1. Acuerdo 01

Reducir el tiempo del proceso de selección ............................................................ 32

Anexo 2 Acuerdo 02

Implementar formato de referencias

Formato verificación de referencias laborales cruzadas ...................................... 38

Anexo 3. Acuerdo 03

Sistematización de formatos de selección ............................................................... 41

Anexo 4. Acuerdo 04

Retroalimentación de resultados ............................................................................ 43

Anexo 5. Acuerdo 05

Implementar formatos de entrevista para el área administrativa....................... 44

Anexo 6. Acuerdo 06

Actualización del Manual de Funciones ................................................................. 50

 Resumen

EL proyecto “Establecimiento de acuerdo de servicios aplicado al proceso de

selección de la Universidad Politécnica Salesiana Sede Guayaquil, de octubre

2015 a marzo 2016” se sustenta en la sistematización del proceso de selección que

actualmente está vigente en la universidad, como resultado se determinó que los

principales ejes problemáticos son; el exceso de tiempo empleado para la selección del

personal; mínima verificación de referencias de los postulantes, ausencia de sistemas

para la automatización de los formatos, falta retroalimentación de los candidatos

evaluados al jefe de área que realizó el requerimiento, ausencia de herramientas que

permitan que el proceso de selección sea objetivo, no se dispone de formatos de

selección individuales normados por la ley para cada tipo de personal seleccionado

(docente, técnico docente, administrativo), el manual de puestos y funciones no está

actualizado, no están estructuradas las competencias para los cargos tipo; además se

evidencian problemas menos relevantes como; el proceso de selección no se realiza en

un lugar adecuado y las pruebas que se ejecutan a través del sistema de evaluación se

interrumpen. Para optimizar este proceso se plantean soluciones a través de seis

acuerdos de servicio; reducir el tiempo del proceso de selección, implementar un estilo

de referencias, sistematización de formatos de selección, retroalimentación de

resultados, implementar formatos de entrevista, actualización del Manual de

Funciones, se sugiere que se adapte una sala acondicionada para que los postulantes

realicen sus pruebas sin distracciones, y que se de mantenimiento al sistema de las

pruebas de evaluación para evitar interrupciones.

 Abstract

The project “Established agreements of the service applied to the process of selection

of the Universidad Politécnica Salesiana, Guayaquil Headquarters” Is sustained in the

systematization on the process of selection that is currently effective in the university,

as a result it was determined that the principal problematic axes are; the excess of time

spent for staff selection; minimum verification of references of the applicants, lack of

systems for the automatization of the formats, lack of feedback about the candidates

evaluated to the area chief that perform the requirement, absence of tools that allow

the process of selection to be objective, Individual selection formats regulated by law

for each type of selected staff (Teacher, technical teacher, administrative) are not

available, The manual of positions and functions is not updated, competition for

positions is not structured at all; moreover there are problems less relevant like; the

process of selection is not preformed in an adequate place where distractions are avoid

and the tests that are being made through the evaluation system are disrupted. For

optimizing this process solutions are given through six service agreements; reduce the

time for the process of selection, implement a reference style, implement interview

formats, update of the function’s manual, it is suggested the implementation of air-

conditioning on the testing room for the postulants to give the test without any

distraction, and the maintenance of the

evaluation tests to avoid interruptions.

 Introducción

En la actualidad las organizaciones enfrentan grandes cambios y transformaciones,

direccionados por los medios tecnológicos que están encaminados a ofrecer mejores

oportunidades de servicio. La Universidad Politécnica Salesiana SEDE

“GUAYAQUIL” es parte de esta innovación que busca explotar las oportunidades que

ofrecen los cambios actuales.

Uno de los procesos que se considera de mucha importancia en la Gestión del Talento

Humano es la selección del personal por la responsabilidad que conlleva el colocar a

las personas en el lugar y puesto que le corresponde de acuerdo a sus capacidades,

conocimientos y competencias, justamente este es el principio fundamental para

disponer de un proceso de selección actualizado con la utilización de medios

tecnológicos que garantice agilidad y transparencia y de esta manera ocupar un puesto

vacante en el menor tiempo posible.

La sistematización es una herramienta ágil que permite recopilar la información y

determinar la realidad de un sistema, sus problemas, las causas, efectos y

consecuencias.

los acuerdos de servicio permiten proponer soluciones encaminados a mejorar un

proceso, con la participación directa de directivos y personal responsable del área de

Talento Humano, quienes en lo posterior están comprometidos a poner en ejecución

las soluciones planteadas.

Mediante el proceso investigativo que se plantea, se realiza la sistematización del

proceso de selección con la aplicación de herramientas como entrevistas y focus grup

dirigidas a directivos, cliente interno, personal responsable del proceso de selección y

ultimas personas seleccionadas, llegando a concluir como ejes problemáticos; que el

1
tiempo utilizado para ocupar el puesto vacante es muy extenso, el proceso se lo realiza

manualmente, se utilizan formatos estandarizados para entrevistas, pruebas técnicas y

psicológicas a demás no está actualizado el manual de puestos y funciones.

Siendo estos los principales problemas que no permiten que el proceso sea ágil,

dinámico y seguro, se plantean soluciones mediante el establecimiento de acuerdos de

servicio aplicados al proceso de selección; que están en función de la tecnología actual

como la sistematización del proceso mediante programas informáticos o a través

del uso del internet, con la utilización de una página Web. Con esto lo que se pretende

es reducir los tiempos y la excesiva carga laboral además se agilita y optimiza el

proceso.

A demás se establecen formatos de entrevista específicos para la selección del personal

administrativo dirigido a extraer información relevante a nivel personal y profesional

lo que permite la selección del candidato idóneo.

Por otro lado se proponen lineamientos encaminados a la actualización del manual de

puestos y funciones en base a la norma técnica actual y con esto se facilita la creación

de pruebas de selección de acuerdo al cargo y en el futuro la Universidad puede

establecer la selección del personal por competencias.

Finalmente es importante resaltar que las soluciones propuestas son para beneficio

directo de la universidad, a fin de que disponga de un proceso óptimo que permita

seleccionar al personal idóneo en el menor tiempo posible, favoreciendo a incrementar

su categoría y prestigio e indirectamente se benefician los postulantes al cargo ya que

van a tener la oportunidad de acceder a una plaza laboral contribuyendo a disminuir la

tasa de desempleo del país.

2
 Primera Parte

1. Datos informativos del proyecto

a) Nombre del proyecto:

“Establecimiento de acuerdo de servicios aplicado al proceso de selección de

la Universidad Politécnica Salesiana SEDE Guayaquil de Octubre 2015 a

Marzo 2016”.

b) Nombre de la institución:

Universidad Politécnica Salesiana SEDE “Guayaquil”.

c) Tema que aborda la experiencia:

El presente proyecto estuvo encaminado en su primera parte al diagnóstico

del proceso de selección del personal en el área administrativa; fundamentado

en las leyes y reglamentos establecidos por el Estado Ecuatoriano y la

Universidad Politécnica Salesiana SEDE “Guayaquil”, posteriormente

establecer acuerdos de servicio que a nivel institucional permitirán optimizar

el proceso de selección y a nivel Psicosocial se reduzca la sobrecarga de

trabajo y el estrés laboral.

d) Localización:

La Universidad Politécnica Salesiana en su Campus Centenario, se encuentra

localizada al sur de la ciudad de Guayaquil en las calles Robles 107 y

Chambers. Su edificio administrativo se encuentra ubicado en las calles

Chambers 227 y 5 de Junio.

2. Objetivo de la sistematización

Construir a partir de la experiencia institucional una propuesta que permita

optimizar el proceso de selección del personal administrativo, a través de

3
acuerdo de servicios que responda a los cambios continuos de la normativa

legal del proceso de selección y contratación del personal; reduciendo

tiempos mediante la restructuración del flujograma de selección del personal,

socializando el cronograma del proceso de selección con los departamentos

y/o direcciones de carrera que realizan el requerimiento de personal para

optimizar los tiempos de entrega de la terna, implementar un sistema de

información que permita la sistematización de los formatos de selección;

además, es importante que la universidad destine una aula en particular

adecuando su espacio físico, establezca un proceso de verificación cruzada de

las referencias de los candidatos preseleccionados e implemente formatos de

entrevistas que permitan la objetividad en la selección, finalmente es

significativo que se genere una retroalimentación al jefe inmediato sobre las

cualidades evaluadas al candidato.

3. Eje de la sistematización

Acuerdo de servicios, para que la Universidad Politécnica Salesiana SEDE

“Guayaquil” optimice el proceso de selección en el área administrativa.

4. Objeto de la sistematización

Se sistematizaran experiencias del proceso de selección realizado en la UPS

“GUAYAQUIL”, en el año 2015; en el que participaron: cliente interno,

director de Gestión de Talento Humano, ultimas diez personas seleccionadas

y los responsables de la selección del personal.

4
 5. Metodología de la sistematización

Se considera para el proceso de sistematización como principales herramientas:

La matriz de procesamiento de la información, es un instrumento para la

recolección de datos, y la descripción con las respuestas más significativas

obtenidas de las entrevistas aplicadas, lo que permite identificar las

necesidades en el proceso de selección de la UPS “GUAYAQUIL”.

La Espina de Pescado (Ishikawa), con esta técnica se prioriza las necesidades

y se identifican los problemas que requieren ser intervenidos, permitiendo la

formulación de acuerdos encaminados a optimizar el proceso de selección del

personal.

6. Preguntas clave

a) Preguntas de inicio:

 ¿Existe la necesidad de mejorar el proceso de selección del personal en la

UPS “GUAYAQUIL”?

 ¿Quiénes participaran en el desarrollo del proyecto?

 ¿La universidad estará interesada en involucrarse en el desarrollo del

proyecto?

b) Preguntas interpretativas:

 ¿Cómo está estructurado el proceso de selección en la UPS

“GUAYAQUIL”?

 ¿Cómo participo el área administrativa en el proceso de elaboración del

proyecto?

 ¿De qué manera la universidad coadyuvo para la implementación de los

acuerdos de servicio?

5
c) Preguntas de cierre:

 ¿Cómo reaccionaron los beneficiarios?

 ¿Qué utilidad tendrá el proyecto para la UPS “GUAYAQUIL”?

 ¿Qué mejoras observamos a nivel individual e institucional?

6
 7. Organización y procesamiento de la información

Tabla 1.
Matriz de recolección de la información

¿Cuál es su opinión ¿Qué calificación le daría ¿Cuáles considera usted ¿Qué debilidades ¿Qué aspectos considera
acerca del proceso al proceso de selección? que son las fortalezas que encontró en el usted que se deberían
Preguntas de selección de la Bueno, Malo, Regular tiene el proceso de proceso de implementar en el proceso
UPS? selección? selección? de selección de la UPS?

Mi opinión es buena. Bueno, porque la búsqueda Ambiente laboral, personal Tiempo de demora Debería mejorar el tiempo
Persona 1 va acorde a la necesidad. a su disposición. al conseguir las para cubrir la vacante.
personas para el
área destinada.
Es necesario porque Bueno, porque ayuda a Selección de personal La persona Capacitación sobre atención
permite conocer el escoger al personal idóneo. capacitado y apto para el seleccionada no al usuario, estudiar más a
nivel académico y cargo. estaba dispuesta a las personas en su carácter,
Persona 2 humano de las ocupar el cargo en su salud, en sus
personas. inmediatamente. conocimientos, porque
Cliente influye en el desempeño.
Interno

En ocasiones es muy Bueno, pruebas de La buena atención, trato La falta de Verificación de referencias
demorada desde la selección demoras, se cordial. verificación de y trabajos realizados,
aprobación de podría mejorar en algunos trabajos y/o mayor rapidez en iniciar los
Persona 3 Vicerrector hasta la puntos de tiempo, agilidad referencias. procesos, mayor cantidad
contratación. en procesos. de aspirantes.

En forma gradual es Bueno, se generan varios Preparación académica, Falta de objetividad Mejorar presencia en la
buena, aunque falta pasos del proceso y en la Análisis de CV, en la entrevista estructura personal, no
Persona 4 objetividad en la mayoría de veces el calificación cuantitativa. personal, A veces saltar procesos, mayor
entrevista personal. producto final es bueno. saltar el orden de control y puntaje.
las personas.

7
 Es estructurado Bueno, porque es Secuencia de los Las firmas de los Tener periodos de
permite organizarnos organizado en un periodo pasos, objetivo. superiores estén listas al presentación final en
con tiempo de acuerdo a de tiempo. mismo tiempo que los dos meses o de acuerdo
Persona1
un cronograma. informes porque a a la complejidad del
veces esto suele atrasar cargo.
al proceso.
Es un proceso Bueno, es un trabajo Primero al momento El tiempo en el cual se Disminuir el enfoque de
minucioso optimiza interdepartamental se de haber una vacante deben presentar a los actos firmados debería
resultados al momento elabora con los jefes de se realiza una ganadores del proceso ser más dinámico este
de contratar al personal áreas, los docentes con convocatoria interna, de selección debido a la tema.
idóneo para cada experiencia al momento tomando en cuenta al cantidad de
vacante, lleva un orden de la valoración se talento humano con requerimientos en el Actualizar el manual de
Persona 2
Personal efectivo en cada consideran esos criterios oportunidad al periodo semestral en puestos y funciones.
responsable procedimiento más la evaluación de los crecimiento o Mayo y Septiembre, a
de la haciendo que el trabajo aspirantes (psicológica, desarrollo y asenso/ veces los tiempos son
Selección del departamento de económica, académica) carrera. cortos para el proceso a
Talento Humano se establece una realizar.
vayamos optimizando proyección con que
la labor como equipo y personal estamos
de manera individual. contando, la
confiabilidad de la
excelencia.
Bueno, porque se Se ahorra tiempo, Los formatos deberían Sistematización para
Se respetan estándares. respetan estándares, así recursos, se conoce la ser individuales para ingresar los informes,
mismo al ser un misión y visión de la cada cargo de selección, pruebas psicológicas,
procedimiento explicito organización. Tiene no estandarizados por actas en las carpetas que
se mantiene la alto nivel de ejemplo: para personal se deben ingresar en el
transparencia del objetividad y docente otro para sistema así como
concurso. confiabilidad se personal técnico también la
respeta la labor de docente otro ya que la documentación y
cada departamento. realidad de los perfiles contratación.
Persona 3 Planificación, no es el mismo.
puntuación a todas las
perspectivas del
concurso de méritos y
oposición.

8
 Es un proceso muy Bueno, por el periodo de Gente preparada que Ninguna. Ninguno.
selectivo, se pasa por pruebas y como lo conforma todo el
fases de pruebas (test enuncie no andan con la departamento de
psicológico, pruebas pregunta de su aspiración GTH, ninguno de
Persona 1 técnicas) pero lo más salarial sino más bien te ellos improvisa; ellos
importante es que son dan toda la información tienen todo
transparentes en la necesaria. planificado.
información (sueldo y
funciones del cargo).
Proceso altamente Bueno, evalúa todas la Alto grado de Falta de información Un sistema que guarde
confiable, muy estricto áreas tanto del cargo, confiabilidad, sobre las áreas de las y registre la
y minucioso para cada vacante y del postulante. objetividad. instalaciones y información de los
área por la alta beneficios que brindan. ganadores y personal
Persona 2 experiencia y demanda para mejorar los
Personal profesionales de tiempos de entrega,
seleccionado experiencia. informes finales y
actualización de datos.

Muy buena Bueno, la atención del Excelente atención al Falta de información Más organización en
personal de selección fue personal ya que sobre las áreas de las las fichas médicas en el
muy confortable y brindan mucha instalaciones y personal nuevo,
Persona 3 sociable. confianza al beneficios que brindan. ingresan antes de
momento de la entregarles el
entrevista. certificado médico de
aptitud al cargo.
Es un proceso largo Bueno, aunque es largo Seguridad, veracidad, Tiempo de convocar Mesa redonda entre el
pasa por muchas fases, permite al entrevistado honestidad, selección entre las fases de la jefe del área a la que se
sin embargo es un prepararse para todas las al mejor, destaca a la contratación. está aplicando y los
Persona 4 proceso que tiene fases no todo en un persona. convocados.
validez y confiabilidad. mismo día. Dar oportunidad a
personas que no tengan
mucha experiencia.

9
 Es un proceso que Bueno, es objetivo y Objetivo y A veces hay cargos Más tiempo de entrega
permite reclutar, organizado. organizado. complejos por lo que de resultados finales,
analizar y seleccionar suele dificultar la disminuir trámites y
al personal por medio secuencia del documentos de
Persona 5 de un concurso de cumplimiento del aceptación.
méritos y oposición cronograma.
haciéndolo objetivo y Mucha burocracia y
organizado según un trámites de aceptación,
cronograma. debilitando la rapidez.
Rápido, excelente las Bueno, las pruebas son Que sean directas y Las pruebas que son en Se cree un usuario
pruebas son dirigidas al dirigidas al departamento y rápidas el sistema se “caen” directo para que si se
Persona 6 cargo. funciones a realizar, me cae el sistema
parece bien. recuperar lo emitido.

Proceso de selección Bueno. Al contratar al Ninguna. Estoy satisfecha con el

Personal minucioso y selectivo personal verifican el proceso de selección
seleccionado al momento de nivel de estudio y la que la maneja la
Persona 7 contratar al personal. experiencia adquirida Universidad
en otros trabajos. Politécnica Salesiana.

El proceso es muy Bueno, se mide la Alcanzar la Hacer el proceso en un Previa charla con un
objetivo ya que de esta capacidad de conocimiento puntuación esperada, laboratorio donde no psicólogo y conocer
manera pueden al área que se aspira estar capacitado, el haya interrupciones. realmente si el personal
ingresar el personal o ingresar. proceso estuvo bien está apto y capacitado
Persona 8 el aspirante al puesto. estructurado. para el puesto.

Nota: Matriz de recolección de la información, por: Olmedo G.

10
Resumen matriz 01

Para la entrevista se elaboraron cinco preguntas estructuradas, las mismas que se aplicaron al siguiente personal:

 Cliente Interno, que lo conforma cuatro jefes departamentales responsables de enviar la hoja de requerimiento para ocupar el puesto

vacante al departamento de Gestión del Talento Humano (GTH)

 Personal responsable de la selección, que laboran en el Departamento de GTH, está conformado por tres personas los mismos que

conocen con exactitud cómo está organizado el proceso de selección.

 Ultimo personal seleccionado; son un total de ocho que se vincularon a la universidad en el periodo 2015, los mismos que me aportaron

con la información sobre su experiencia en el proceso.

Las respuestas proporcionadas por el personal de entrevistados me permite obtener una visión inicial de cómo está estructurado el proceso

de selección que actualmente aplica la universidad y sus principales problemas.

11
Tabla 2.
Matriz de procesamiento de la información

¿Cuál es su opinión ¿Qué calificación le ¿Cuáles considera ¿Qué debilidades ¿Qué aspectos
acerca del proceso de daría al proceso de usted que son las encontró en el proceso considera usted que se
selección de la UPS? selección? fortalezas que tiene de selección? deberían implementar
Preguntas
1. Bueno, Malo, el proceso de en el proceso de
Regular selección? selección de la UPS?

El 50% de los El 100 % opina que el  Buen ambiente  Tiempo demorado para  Reducir el tempo para
entrevistados opinan que proceso es bueno. laboral. cubrir el puesto cubrir el puesto
el proceso es bueno,  Selección del vacante. vacante.
permite conocer el nivel personal apto para  Falta verificación de  Capacitación para
académico y humano de el cargo referencias. atención al cliente.
las personas.  Preparación  Falta objetividad en la  Verificación de
Cliente
Personas: 4 El otro 50% opinan que el académica, análisis entrevista personal. referencias.
Interno
proceso es demorado de CV, Calificación  Rapidez en iniciar los
desde la aprobación del cuantitativa. procesos.
Vicerrector hasta la
contratación y falta
objetividad en la
entrevista personal.
El total de los 100% opina que el  Objetivo.  Demora en la firma del  Más dinamismo en las
entrevistados opinan que proceso es bueno.  Alto nivel de Vicerrector. aprobaciones (firmas)
el proceso es confiabilidad en el  Tiempo demorado en  Sistematización para
estructurado, minucioso y concurso. anunciar al ganador del ingresar los informes
Personas cumple estándares.  Planificación y concurso para cubrir el (demasiados informes)
responsables puntuación del puesto vacante.  Actualizar el manual de
de la Personas: 3 concurso.  Individualizar los puestos y funciones.
selección. formatos de selección
para cada tipo de
personal seleccionado
(docente, técnico
docente,
administrativo)

12
  El 60 % opina que es un  100% opina que el  Excelente atención  No existe un sistema  Un sistema que permita
proceso muy selectivo, proceso es bueno. al cliente. automatizado. automatizar los
transparente.  Proceso  Mucha burocracia y informes para así
 El 20% opina que es un estructurado. trámites de aceptación, mejorar los tiempos.
proceso largo, sin debilitando la rapidez  Mas organización en la
embargo tiene del mismo. fichas medicas el
Personal
confiabilidad y validez.  Las pruebas que son el personal ingresa antes
seleccionado Personas: 8
 El 20 % no emite sistema se caen. de tener el certificado
comentarios objetivos  Hacer el proceso en un médico.
del proceso. laboratorio donde no  Previa charla con un
haya interrupciones. psicólogo y conocer si
el personal es apto para
ingresar a la UPS.
Nota: Matriz de recolección de información, por: Olmedo G.

Resumen matriz 02

 En la primera pregunta la mayoría opinaron que el proceso es bueno, es estructurado, minucioso y cumple estándares.

 En la segunda pregunta el total de entrevistados opinaron que el proceso es bueno.

 En la tercera pregunta la mayoría consideran como fortalezas del proceso de selección las siguientes:

 Buen clima laboral.

 Alto nivel de confiabilidad en el concurso de méritos y oposición.

 Planificación y puntuación del concurso.

 Proceso estructurado.

 Excelente atención al cliente.

13
 En la cuarta pregunta la mayoría considera como debilidades del proceso de selección las siguientes:

 Tiempo demorado para cubrir el puesto vacante.

 Falta verificación de referencias.

 Falta objetividad en la entrevista personal.

 Individualizar los formatos de selección

 No existe un sistema automatizado.

 Las pruebas que se ejecutan a través del sistema de evaluación se interrumpen.

 Hacer el proceso en un laboratorio donde no haya interrupciones.

 Individualizar los formatos de selección para cada tipo de personal seleccionado (docente, técnico docente, administrativo)

 En la quinta pregunta se consideran como oportunidades de mejora para el proceso de selección las siguientes:

 Reducir el tiempo para cubrir el puesto vacante.

 Capacitación para atención al cliente.

 Verificación de referencias.

 Un sistema que permita automatizar los informes para reducir tiempos.

 Incrementar entrevistas con un psicólogo.

 Actualizar el manual de puestos y funciones.

14
 8. Análisis de la información

A partir de los resultados obtenidos de las entrevistas aplicadas al personal

administrativo de la Universidad Politécnica Salesiana SEDE “Guayaquil”, se

realiza un análisis minucioso de las respuestas (MATRIZ 02); se procede a

priorizar los aspectos que requieren sean intervenidos en base específicamente

a las debilidades y las oportunidades de mejora descritas por los entrevistados,

para el proceso de la identificación y priorización de problemas se utilizó la

técnica de la espina de pescado desarrollada por Ishikawa. Esta herramienta me

permitió priorizar los problemas en base a las relaciones causa y efecto y

realizar un análisis de las prioridades en busca de posibles soluciones a fin de

establecer acuerdos de servicio que permiten optimizar el proceso de selección.

A través del diagrama de Ishikawa se pudo identificar los principales

problemas tales como:

 Excesivo tiempo empleado para la selección y ocupación del puesto

vacante, haciendo que se dilate el proceso volviéndolo poco eficiente.

 Mínima verificación de referencias y/o trabajos.

 Ausencia de sistemas para la automatización de los formatos.

 Mínima retroalimentación sobre los candidatos evaluados al jefe inmediato

 El proceso de selección no se realiza en un lugar adecuado donde se eviten

distracciones.

 No existen herramientas (formatos de entrevista) que permitan que el

proceso de selección sea objetivo.

 No se dispone de formatos de selección individuales para cada tipo de

personal seleccionado (docente, técnico docente, administrativo).

15
 Las pruebas que se ejecutan a través del sistema de evaluación se

interrumpen.

 El manual de puestos y funciones no está actualizado.

Luego de su análisis se procedió a la interpretación global de los procesos de

selección en torno a los problemas que surgieron y se definieron como más

relevantes.

En primer lugar, se definieron los problemas significativos para su análisis e

interpretación crítica de los resultados obtenidos del diagrama de Ishikawa, de

las memorias de campo e informes de las experiencias anteriores

proporcionado por el área de Talento Humano de la UPS “GUAYAQUIL” y

transcripciones de las grabaciones de las reuniones realizadas a través de un

focus group, en coordinación con el departamento administrativo de la

Universidad, donde se reflexionaron sobre algunos episodios de la experiencia,

enfocados en el proceso de selección.

Posteriormente se definieron como ejes problemáticos a profundizar los

siguientes: Exceso de tiempo empleado para la selección del personal por lo

que el proceso no es eficiente; mínima verificación de referencias y/o trabajos,

se determinó la existencia de personal contratado sin la experiencia necesaria

que requiere el puesto vacante; ausencia de sistemas para la automatización de

los formatos, actualmente el manejo de los formatos de selección se lo realiza

de forma manual; falta de retroalimentación sobre los candidatos evaluados al

jefe de área que realizo el requerimiento, ya que se presenta la terna al jefe

inmediato y no existe un informe definitivo para informar sobre los resultados

de las pruebas aplicadas a los candidatos; Ausencia de herramientas que

permitan que el proceso de selección sea objetivo, para la selección del

16
personal a ocupar diferentes cargos se lo realiza con un solo formato de

entrevista; no se dispone de formatos de selección individuales normados por

la ley para cada tipo de personal seleccionado (docente, técnico docente,

administrativo), las mismas pruebas de selección son aplicadas para todo el

personal que ingresa a laborar en la Universidad; El manual de puestos y

funciones no está actualizado, no están estructuradas las competencias para los

cargos tipo.

Por otro lado se evidencia problemas menos relevantes como: El proceso de

selección no se realiza en un lugar adecuado donde se eviten distracciones y

las pruebas que se ejecutan a través del sistema de evaluación se interrumpen.

Segunda Parte

9. Justificación

En la actualidad en el país existe gran competencia laboral, lo que exige que

las organizaciones dispongan de un proceso de selección optimo y efectivo

apegado al marco legal existente y de esta manera vincular al personal idóneo

con el conocimiento y competencias necesarias para ocupar un puesto vacante.

La Universidad Politécnica Salesiana SEDE “GUAYAQUIL” es una

institución educativa dinámica, que debe estar en constante evolución,

conforme las demandas y exigencias del entorno, para de esta forma, generar

un valor agregado que le permita ser competitiva en el mercado en general.

Este dinamismo incluye la adopción de nuevas metodologías que favorezcan

la optimización de recursos, procesos y actividades.

Por esta razón, la universidad no debe centrarse solo en evaluar los

conocimientos de los postulantes a un puesto de trabajo ni establecer un manual

17
de funciones: es necesario, que el departamento de Recursos Humanos

considere otras habilidades, destrezas, competencias, comportamientos,

actitudes y rasgos de personalidad, que ayuden a determinar el éxito de un

individuo en el desempeño de sus actividades.

Por otro lado la universidad dispone de un proceso de selección y contratación

estructurado, que necesita ser optimizado a fin de que cumpla con los

estándares de calidad impuesto por la universidad y exigencias del Ministerio

de trabajo.

Por los motivos expuestos se justifica la intervención en el proceso de selección

mediante un proyecto direccionado al “Establecimiento de Acuerdo de

Servicios aplicado al proceso de selección de la Universidad Politécnica

Salesiana SEDE GUAYAQUIL, de Octubre 2015 a Marzo 2016”. A fin de

alcanzar el máximo de eficiencia y eficacia en la selección del personal para

que cumpla las labores administrativas a través de: Optimizar el tiempo

empleado en la selección del personal para que el puesto vacante sea ocupado

en el menor tiempo posible; implementar la verificación de referencias

cruzadas a los candidatos preseleccionados de manera que se pueda confirmar

la veracidad de la información proporcionada; sistematizar los formatos de

selección para optimizar recursos, retroalimentar al jefe de área que realizo el

requerimiento del puesto sobre los resultados de candidatos evaluados, a fin de

confirmar la idoneidad del postulante; implementar formatos de entrevista y

pruebas de selección de acuerdo al cargo (docente, técnico docente,

administrativo), con el propósito de evaluar sus competencias; Actualizar el

manual de puestos y funciones en base a la normativa legal, con la finalidad de

implementar los cargos tipo por medio de la metodología de competencias.

18
La ejecución del proyecto “Establecimiento de Acuerdo de Servicios

aplicado al proceso de selección de la Universidad Politécnica Salesiana

SEDE GUAYAQUIL, de Octubre 2015 a Marzo 2016”, tiene como

propósito fundamental que la universidad disponga de un proceso de selección

actualizado, ágil, que cumpla con los estándares de calidad y la normativa legal

vigente; teniendo como resultados: La ocupación del puesto vacante en el

menor tiempo posible, la contratación del personal administrativo idóneo,

optimizar recursos, eficiencia en el proceso, contribuir con los postulantes para

que ingresen al campo laboral en el menor tiempo posible. Considero

importante resaltar que estos resultados repercuten directamente en beneficio

institucional y social.

EL propósito fundamental de la salud mental es proteger la salud con relación

a otros hechos importantes en nuestras vidas como el trabajo, en la actualidad

nuestra sociedad vive tiempos difíciles, el trabajo falta y este es un factor

necesario para el bienestar, para la salud de las personas; algunas características

de la organización y el desempeño del trabajo constituyen riesgos para

hacernos perder nuestra salud, por lo tanto la prevención es un factor

importante que la universidad debe considerar. Con la aplicación del proyecto

de intervención en el proceso de selección se pretende; reducir el estrés laboral

como consecuencia de la sobrecarga de trabajo y jornadas de trabajo largas,

disminuir la ansiedad provocado por el trabajo bajo presión, fomentar un

ambiente laboral adecuado, contribuir con el bienestar emocional de los

candidatos y su entorno que en un proceso largo pueden derribar en ansiedad,

angustia, incertidumbre, inestabilidad emocional, depresión inducida por el

desempleo. Todos estos efectos negativos se pretenden disminuir con la

19
reducción del tiempo del proceso, la sistematización de formatos y la

actualización del manual de funciones ya que en ocasiones el estrés laboral es

provocado por un desajuste entre las actividades del cargo y su conocimiento,

superando su capacidad para hacer frente a aquéllas.

En consecuencia si no se toman acciones preventivas de los problemas que

afectan a la salud mental pueden afectar posteriormente la salud física.

10. Caracterización de los beneficiarios

Los beneficiarios directos están constituidos por; el colectivo universitario

conformado por el cliente interno, personas responsables de la selección,

personal seleccionado, que continuamente recapacitan sobre la forma como

está diseñado, formulado y de qué manera puede ser mejorado el proceso de

selección de la UPS “GUAYAQUIL”.

En el desarrollo de las diferentes actividades el grado de participación del

colectivo fue muy alto, de una manera activa, demostrando su interés por

conocer a profundidad el proceso de selección que realiza la universidad.

Además; proporcionaron toda la información indispensable sobre el

conocimiento del proceso, si se considera bueno o malo, las fortalezas,

debilidades y finalmente, asistieron con sus sugerencias que basados en sus

propias experiencias y conocimiento recomendaron sobre las modificaciones y

mejoras para optimizar el proceso de selección. Hay que resaltar la

participación y cooperación del director de Gestión de Talento Humano quien

se involucró directamente para determinar los principales ejes problemáticos y

sus posibles soluciones.

20
Las soluciones propuestas benefician a toda la comunidad universitaria

reduciendo el tiempo para que se cubra el puesto vacante lo que aumenta la

productividad de la universidad, se evita que los procesos se declaren desiertos

contribuyendo a la economía de la universidad al reducir sus costos. Para

fortalecer su capacidad operativa, es importante la actualización del Manual de

Puesto y Funciones que permita realizar una evaluación del desempeño

determinando las competencias a desarrollar y adquirir nuevos conocimientos

a través de la capacitación.

Individualmente en lo laboral; se reduce la sobrecarga de trabajo y el horario

de trabajo prolongado, se evita la rotación del personal y el ausentismo laboral,

disminuyendo el estrés laboral lo que contribuye a un buen desempeño de sus

actividades mejorando las relaciones interpersonales.

Por otro lado están los beneficiarios indirectos que pertenecen a la comunidad

de postulantes quienes aspiran ocupar una plaza de trabajo en el menor tiempo

posible con las mejores condiciones de selección que garantiza un proceso

idóneo.

11. Interpretación

La sistematización como experiencia es un método teórico-práctico, hace

análisis y síntesis, inducción y deducción; obtiene conclusiones y las formula

como modelos para su verificación práctica, es enriquecedor y complejo,

permite recoger información, extraer los datos más relevantes para

organizarlos y realizar una interpretación crítica del proceso experimentado,

desde donde se busca proponer alternativas como aporte para la optimización

de un proceso organizacional.

21
Históricamente en la UPS”GUAYAQUIL” no se registra ningún tipo de

estudio o análisis sobre el proceso de selección, por lo que esta experiencia se

convierte en un único trabajo analítico y practico que recopila información,

procesa y propone soluciones y servirá de base para futuros estudios, es decir

es el inicio de la historia para futuros cambios o transformaciones.

En la sistematización, se experimentó que culturalmente los participantes

demuestran ser tradicionalistas y se resisten a los cambios, manifiestan temor

a represalias o ser desvinculados de sus cargos al no emitir opiniones apegas a

la realidad. Estos rasgos culturales son propios de nuestra sociedad; por lo que

es necesario emplear estrategias de comunicación encaminadas a socializar a

nivel organizacional sobre los acuerdos propuestos y sus efectos positivos. Por

otro lado el proceso actual no realiza deferencia de género brindando las

mismas oportunidades de trabajo, sin embargo en ocasiones se prioriza el

género dependiendo del requerimiento del puesto.

Con relación a la salud mental se puede citar la experiencia de una servidora

que por el estrés laboral debido al exceso de trabajo tuvo como consecuencia

una somatización provocando una amenaza de aborto, con la ejecución de los

acuerdos de servicio se minimizan los riesgos psíquicos.

Esta experiencia también permitió determinar que no toda la información es

confiable por las contradicciones existentes en las respuestas de las entrevistas;

ya que por un lado responden que el proceso es bueno, positivo, es confiable y

por otro lado proponen cambios para el proceso; para contrarrestar esta

experiencia se profundizo en la investigación mediante un focus group

obteniendo información precisa para definir los ejes problemáticos.

22
Cabe mencionar que desde el inicio de esta experiencia dentro del ámbito

laboral existió un elemento clave que potenció la investigación, fue la apertura

y colaboración por parte de las autoridades y el departamento de Gestión de

Talento Humano quienes demostraron el interés y compromiso por mejorar el

proceso de selección del personal.

En el desarrollo de la investigación se establece que el proceso de selección al

ser normado por la ley, constituye un limitante que debilita la libertad de acción

para proponer cambios encaminados a una mejor optimización del proceso de

selección.

12. Principales logros del aprendizaje

Al finalizar la sistematización de la experiencia, se han recogido diferentes

tipos de lecciones aprendidas, las mismas que se describen a continuación:

 La sistematización es una etapa que ayuda a la revisión y reconstrucción de

experiencias y es un proceso complejo que requiere mucha investigación.

 El proceso de sistematización me permitió conocer cómo realizar una

investigación de campo y sistematizar experiencias extraídas de una

investigación.

 Con el proyecto aprendí a utilizar las herramientas, técnicas y métodos de

investigación en una forma práctica y como investigar, para recolectar la

información, procesar la información, extraer los ejes problemáticos y

proponer soluciones. Además como dirigir un focus group y entrevistarme

con autoridades a nivel educativo y administrativo.

 El tema del proyecto está dentro del ámbito laboral; específicamente

relacionado con el subsistema de selección y contratación del personal, lo

23
 que me facilitó para reforzar mis conocimientos teóricos y adquirir

experiencia en el proceso de selección y diferenciar lo teórico con lo

práctico.

 El desarrollo del proyecto me dio la oportunidad de relacionarme con

personas afines a mi profesión y aprender de su experiencia y

conocimientos.

 No todos los conocimientos adquiridos en la carrera universitaria son la base

para el desarrollo de la sistematización, en la práctica es indispensable la

autopreparación.

 Mi conocimiento académico sobre las psicopatologías del trabajo, me

ayudaron para identificar que en ciertas personas que laboran en el área de

Talento Humano de la UPS “GUAYAQUIL” se manifiesta un alto grado de

estrés laboral, se propone como alternativa la reducción de la carga laboral

o se reestructure su cargo.

a) ¿Qué productos generó el proyecto de intervención?

Como producto resultante se proponen acuerdos de servicio para optimizar el

proceso de selección.

b) ¿Cuáles objetivos de los que se plantearon se lograron? ¿Cuáles no?

¿Por qué?

El Objetivo General planteado para la presente investigación fue, identificar

los principales ejes problemáticos existentes en el proceso de selección que

actualmente está establecido en la UPS “GUAYAQUIL”, se plantearon como

objetivos específicos: analizar cómo está la estructura del proceso desde la

selección hasta la contratación, determinar las necesidades y requerimiento

para optimizar el proceso y proponer alternativas de solución a través de

24
 acuerdos de servicio que deben ser implementados por la UPS

“GUAYAQUIL”.

A través del proceso de sistematización, se cumplió exitosamente con los

objetivos planteados, sin embargo cabe resaltar que la ejecución de los

acuerdos propuestos es de responsabilidad de la universidad por ser la

beneficiaria principal y dispone de los recursos necesarios para su

implementación.

c) ¿Identificaron elementos de riesgo en algún momento de la experiencia con el

proyecto de intervención?

Por ser un proceso documental, no se registraron situaciones de riesgo que

pongan en peligro la investigación, sin embargo, es importante mencionar que

existe el riesgo de que la UPS “GUAYAQUIL” no ejecute los acuerdos

propuestos.

d) ¿Qué elementos innovadores identifican en la experiencia?

Como un elemento innovador de esta investigación se propone que se realice

la sistematización de los formatos de selección, para agilitar el proceso y

mantener archivos digitalizados que sean útiles en cada proceso.

Como otro aporte innovador, está la implementación de formatos de

entrevista para cada nivel de cargo.

e) ¿Qué impacto tiene esos elementos innovadores para los grupos poblacionales

con cuales se trabajó?

 El impacto de la sistematización de los formatos radica principalmente en

la minimizar la carga laboral, y la reducción del tiempo de selección para

ocupar un puesto vacante.

25
  La implementación de los formatos de entrevista para cada nivel de cargo.

El impacto de este elemento innovador es que al entrevistador le facilita

obtener información de acuerdo al nivel de conocimiento y exigencia de

acuerdo al cargo.

f) ¿Qué impacto a nivel de la salud mental se evidenció como consecuencia del

proyecto?

Con la ejecución de los acuerdos de servicio se pretende: reducir el estrés

laboral, la ansiedad, la incertidumbre en los trabajadores, postulantes y sus

familias.

Conclusiones

Como conclusión de la sistematización tenemos los siguientes ejes

problemáticos:

a) El período empleado para la selección del personal es muy extenso y

tedioso, existe exceso de tiempo empleado para la selección del personal

por lo que el proceso no es eficiente.

b) Mínima verificación de referencias y/o trabajos, se determinó la existencia

de personal contratado sin la experiencia necesaria que requiere el puesto

vacante.

c) Ausencia de sistemas para la automatización de los formatos, actualmente

el manejo de los formatos de selección se lo realiza de forma manual

d) Escasa retroalimentación sobre los candidatos evaluados al jefe de área que

realizo el requerimiento, ya que se presenta la terna al jefe inmediato y no

existe un informe definitivo para informar sobre los resultados de las

pruebas aplicadas a los candidatos.

26
e) Ausencia de herramientas que permitan que el proceso de selección sea

objetivo, para la selección del personal a ocupar diferentes cargos se lo

realiza con un solo formato de entrevista.

f) El manual de puestos y funciones no está actualizado, no están

estructuradas las competencias para los cargos tipo.

g) Se evidencia problemas menos relevantes como: El proceso de selección

no se realiza en un lugar adecuado donde se eviten distracciones y las

pruebas que se ejecutan a través del sistema de evaluación se interrumpen.

Se hace énfasis en estos ejes problemáticos debido a que son las causas que

debilitan la rapidez del proceso de selección en la Universidad Politécnica

Salesiana SEDE “GUAYAQUIL” haciéndolo lento e ineficiente.

Recomendaciones

Con todos los antecedes expuesto se recomienda lo siguientes acuerdos:

a) Acuerdo 01 “Reducir el tiempo del proceso de selección”

Se recomienda entre otros aspectos reducir los siguientes tiempos:

 El reclutamiento de 10 días a 6 días para la recepción de carpetas.

 Revisión de carpetas de 08 días a 04 días.

b) Acuerdo 02 “Implementar un estilo de referencias”

Implementar el estilo de referencias cruzadas de los tres últimos lugares de

trabajo de los candidatos para confirmar la confiabilidad de la información

proporcionada lo que permitirá disponer de personal con la experiencia y

conocimiento que requiere el puesto.

c) Acuerdo 03 “Sistematización de formatos de selección”

27
 Que la universidad para realizar un sistema de automatización de formatos

de selección busque alternativas como: contratar personal experto en

sistemas informáticos, o si la universidad tiene personal capacitado

disponga la sistematización de los formatos u como otra alternativa se

podría proponer como tema para titulación de estudiantes.

d) Acuerdo 04 “Retroalimentación de resultados”

Elaborar un informe integrado que recopile toda la información obtenida

del candidato desde los resultados de las pruebas técnicas, psicológicas y

de la entrevista y se ponga en conocimiento de la persona que realizo el

requerimiento, con la finalidad de seleccionar al personal idóneo para las

exigencias del puesto a ser ocupado.

e) Acuerdo 05 “ Implementar formatos de entrevista”

Implementar los formatos de entrevista por niveles de gestión, para la

selección del personal.

f) Acuerdo 06 “Actualización del Manual de Funciones”

Se propone actualizar el manual de funciones, y en base a esta actualización

establecer los cargos tipo por medio de la metodología de competencias, lo

que permitirá a posterior proponer formatos de evaluación de selección por

cargo tipo y por competencias.

g) A demás se sugiere:

 Que se adapte una sala acondicionada para que los postulantes realicen

sus pruebas sin distracciones, y que se de mantenimiento al sistema de

las pruebas de evaluación para evitar interrupciones.

 Que al personal docente se le apliquen pruebas técnicas (clases

demostrativas, reactivos, simulaciones, exposición de proyectos) y

28
 pruebas psicométricas, estos instrumentos de evaluación se aplicarán de

acuerdo al cargo.

Nota aclaratoria:

Es importante resaltar que el tema del trabajo de titulación es “Establecimiento

de Acuerdo de Servicios aplicado al proceso de selección de la Universidad

Politécnica Salesiana SEDE GUAYAQUIL, de Octubre 2015 a Marzo

2016” por consiguiente todas las recomendaciones que se exponen se

convierten en acuerdos, que se adjunta como anexo al trabajo.

29
 Referencias

Castañeda Meneses, P. (2014). Propuestas metodológicas para trabajo social

en intervención social y sistematización. Recuperado el 15 de Diciembre de

2015, de http://www.ts.ucr.ac.cr/binarios/libros/libros-000043.pdf

CHiavenato, I. (Quinta edición). Administración de Personal. Recuperado el

12 de Enero de 2016, de http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAES/MAES-

08/UNIDADES-

APRENDIZAJE/RESUMEN%20seleccion%20de%20personal-

CHIAVENATO.pdf

Franco Lizardo , N. (2007). La sistematizacion como practica de intervencion

profesional . Recuperado el 15 de febrero de 2016, de Nº 12: 193-199 / Octubre

2007

Franklin Fincowsky, E. (2014). Organizacion de empresas. Mexico: McGraw-

Hill Interamericana.

Hernández Sampieri, R., Fernández Collado, C., & Baptista Lucio, P. (2010).

Metología de la investigación . Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de

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Salesiana, U. P. (Octubre de 2015). Reglamento de seleccion y contratacion de

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Salesiana, U. P. (Octubre de 2015). Reglamento de seleccion y contratacion de

personal docente y administrativo. Recuperado el 18 de Enero de 2016, de

30
http://www.ups.edu.ec/web/guest/normativa/-

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Salesiana, U. P. (Octubre de 2015). Reglamento de seleccion y contratacion

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Salesiana, U. P. (Octubre de 2015). Reglamento de seleccion y contratacion

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/document_library_display/u8OILw1nqXw9/viewf/4322638

Salesiana, U. P. (Octubre de 2015). Reglamento de seleccion y contratacion

personal docente y administrativo . Recuperado el 20 de Noviembre de 2015,

de http://www.ups.edu.ec/web/guest/normativa/-

/document_library_display/u8OILw1nqXw9/viewf/27915

Tapella, E., & Rodriguez, P. (2014 ). Sistematizacion de experiencias: una

metodologia para evaluar intervenciones de desarrollo . Recuperado el 15 de

Febrero de 2014 , de Núm. 3 (2014), pp. 80-116.

31
 Anexos

Anexo 1. Acuerdo 01

Reducir el tiempo del proceso de selección

El proceso de selección establecido por la Universidad Politécnica Salesiana

“GUAYAQUIL” se realiza a través de un concurso de méritos y oposición y según el

artículo 10 del Reglamento de selección y contratación de personal docente y

administrativo de la universidad “El proceso de selección durará un máximo de 60

días a partir de la fecha de publicación de la convocatoria hasta la presentación de los

resultados. El plazo no incluye la fase de impugnación de resultados. De excederse el

tiempo establecido será causal para que el proceso sea declarado desierto y se solicite

iniciar otro nuevo”. (Salesiana, Reglamento de seleccion y contratacion personal

docente y administrativo , 2015, pág. 09)

Flujograma proceso de selección actual

Proceso de selección

Requerimiento del personal administrativo

(2 días)

Revisión del requerimiento del personal (2

días)

Validación del Se devuelve la hoja de

requerimiento requerimiento al jefe
departamental para su
revisión.

Aprobación del Vicerrector

(3 días)

Reclutamiento (15 días)

32
 Revisión de carpetas (10 días)

Entrevistas de RRHH (7 días)

Aplicación de pruebas psicométricas, y

técnicas (7días)

Elaboración de informes de las pruebas

técnicas (4 días)

Certificado médico de aptitud del cargo (4

días)

Apto NO
para el
cargo

SI

Publicación de resultados página web UPS

(2 días)

¿Qué pasa si el NO
candidato no está de Impugnación de resultados
acuerdo con sus (3 días)
resultados?

SI

Acta de selección de personal

Contratación

Figura 1. Flujograma proceso de selección actual

Fuente: Universidad Politécnica Salesiana

33
 Propuesta flujograma proceso de selección optimizado

Proceso de selección

Requerimiento del personal administrativo

(1día)

Revisión del requerimiento del personal

(1día)

Se devuelve la hoja de
Validación del requerimiento al jefe
requerimiento departamental para su
revisión.

Aprobación del Vicerrector (2 días)

NO Regresa a GTH
Aprobación

SI
Reclutamiento (10 días)

Revisión de carpetas (5 días)

Entrevistas de RRHH (5 días)

Aplicación de pruebas psicométricas, y

técnicas (5días)

Elaboración de informes de las pruebas

técnicas (3 días)

Certificado médico de aptitud del cargo (2

días)

Apto para el NO

cargo

SI

34
 Publicación de resultados página web UPS
(2 días)

¿Qué pasa si el
candidato no está NO Impugnación de
de acuerdo con resultados (3 días)
sus resultados?

SI

Acta de selección de personal

Contratación

Figura 2. Flujograma proceso de selección optimizado

Elaborado por: Olmedo G.

El proceso de selección puede reducir sus tiempos a 36 días optimizando sus fases de
la siguiente manera:

Tabla 3.
Matriz reducción del tiempo proceso de selección
TIEMPO
FASES PROPUESTA DESCRIPCIÓN ACUERDO
ACTUAL
 El solicitante para llenar el formato
Requerimiento del establecido lo realiza en 30 minutos
personal y 2 días 1 día  Para la revisión si existe la disponibilidad
revisión. de recursos y la vacante 60 minutos
máximo.
Aprobación del  Con la sistematización de formatos se
requerimiento 3 días 1 día optimiza el tiempo y puede aprobar las
Vicerrector solicitudes mediante firma electrónica.

 Los procesos de la administración pública

son agiles para la obtención de la
documentación personal y referencias.
Reclutamiento 15 días 10 días
 Toda la documentación es vía correo
electrónico.
 Se reducen costos.

35
  Esta fase se debe delegar a una sola
persona.
Revisión de
10 días 5 días  Se agilita con la sistematización.
carpetas
 Se descarta postulantes que no cumplen
con parámetros.
 A las entrevista solo asisten
precandidatos máximo 15
 Implementación de formatos de
Entrevistas 7 días 5 días entrevistas.
 Sistematización del proceso.
 A las pruebas asisten un máximo de 12
Aplicación de
candidatos divididos en 2 grupos de 6
pruebas
7 días 5 días simultáneos.
psicométricas y
 Personal administrativo no realizan clases
técnicas
demostrativas.
Certificado
médico de  Los exámenes médicos se practica a la
4 días 2 días
aprobación del terna se preseleccionados.
cargo
Elaboración de  Los formatos de elaboración de informes
informes de las 4 días 3 días ya están establecidos convirtiendo esta
pruebas fase en eficiente, ágil y eficaz.
Total tiempo 52 32
Nota: Matriz de reducción tiempo de selección, por: Olmedo G.

Conclusión:

Con la propuesta planteada se puede reducir el tiempo de 52 días a 32 días

economizando 20 días para la selección y contratación del personal administrativo,

reduciendo el tiempo para cubrir el puesto vacante, reduciendo costos, reducción de

sobrecarga laboral.

La fase de reclutamiento como lo establece el Reglamento de Selección y Contratación

del Personal Docente y Administrativo de la Universidad Politécnica Salesiana, se

acogerá según los siguientes artículos:

Artículo 17

“El reclutamiento podrá ser interno y/o externo, priorizando el interno, para asegurar

la promoción y desarrollo de carrera profesional de los colaboradores” (Salesiana,

Reglamento de seleccion y contratacion personal docente y administrativo, 2015, pág.

4)

36
Artículo 18

“La convocatoria para el concurso de profesores e investigadores no titulares y

titulares, técnico docente, será difundida por dos medios de comunicación masiva en

cada una de las Sedes de la Universidad Politécnica Salesiana, según el requerimiento

específico de cada una de ellas; se difundirá además, en la página web de la

Universidad y en la red electrónica de información que establezca la Secretaría de

Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, a través del Sistema Nacional

de Información de la Educación Superior del Ecuador” (Salesiana, Reglamento de

seleccion y contratacion personal docente y administrativo, 2015, pág. 4)

Artículo 19

“La convocatoria para el concurso de personal administrativo será difundida por los

medios de comunicación masiva que la Universidad Politécnica Salesiana, considere

pertinente” (Salesiana, Reglamento de seleccion y contratacion de personal docente y

administrativo, 2015, pág. 4)

Artículo 20

“Para la convocatoria interna y/o externa de profesores e investigadores no titulares y

titulares, técnico docente y personal administrativo, se utilizarán los formatos

establecidos por la Universidad Politécnica Salesiana” (Salesiana, Reglamento de

seleccion y contratacion de personal docente y administrativo, 2015, pág. 4)

37
 Anexo 2 Acuerdo 02

Implementar formato de referencias

Formato verificación de referencias laborales cruzadas

Queremos solicitar su colaboración para que nos pueda proporcionar datos

referenciales con relación al desempeño laboral del Sr. (a) quién ha presentado la

solicitud de empleo en la Universidad Politécnica Salesiana “Guayaquil”

Datos generales:

DATOS VERIFICACIÓN OBSERVACIONES

Nombre del candidato (a)
Teléfono
Fecha de verificación
Puesto a cubrir
I
Referencias cargos
II
anteriores
III
I
Nombres y cargos tres
II
últimos jefes inmediatos
III
Nombre y cargo I
de la persona que II
responde III
la referencia
I
Sueldo que ganaba II
III

¿Por cuánto tiempo trabajo con ustedes?

………………………………………………………………………………………..
¿Cuáles eran las principales actividades que realizaba?
………...........................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
¿Cómo era su rendimiento en este trabajo?

Excelente Bueno Regular Malo

38
¿Tuvo personal a su cargo?
Si No
Cuantos

¿Cuál fue el motivo de su salida?

……………………………………………………….....................................................
.…………………………………………………………………………………………
A continuación le agradeceré que realice una ponderación de las actitudes que

tuvo durante el tiempo de permanencia en la empresa.

Excelente Bueno Regular Malo

Puntualidad
Eficiencia
Desempeño
Responsabilidad
Relación con los demás
Honestidad
Colaboración
Adaptación al cambio
Trabajo bajo presión

A continuación responda sí o no
Si No Comentario
¿El candidato es una persona
conflictiva?
¿El candidato ha tenido algún
problema legal?
¿Si estuviera dentro de sus
posibilidades, volvería a contratar al
candidato?

Como dato adicional, ¿tiene usted algún comentario adicional que quisiera hacer

sobre el candidato?

……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
Realizado por: …………………………………………………………………….

________________________________
FIRMA

39
Conclusión:

 Referencia cruzada es verificar la información de las tres últimas empresa en

donde trabajo el candidato. Nos permite calificar, validar y descartar candidatos.

 Se optimiza tiempo, recursos, se reduce carga laboral.

 Permite seleccionar al personal más idóneo.

40
 Anexo 3. Acuerdo 03

Sistematización de formatos de selección

Esta propuesta tiene el propósito de implementar un proceso sistematizado de

Selección de Personal en el área de Talento Humano de la Universidad Politécnica

Salesiana “GUAYAQUIL”, con la finalidad de que sea rápido y que los resultados

obtenidos bajo los parámetros de medición de habilidades y aptitudes que dan los test

y las competencias permitan cubrir las vacantes de personal.

El proceso de selección que actualmente aplica la Universidad, se realiza manualmente

esta práctica genera que los puestos vacantes a cubrir con personal tardan mucho

ocasionando que por falta de personal las actividades administrativas se retrasen,

generando además que este proceso no sea objetivo y práctico para la contratación de

personas, por lo tanto a través de la experiencia de sistematización se identificó este

eje problemático y se plantea como solución que la universidad implemente esta

aplicación informática por disponer de los recursos y ser de interés para su beneficio.

Se plantea dos cursos de acción:

Curso de acción N 01

Que la Universidad desarrolle su propio paquete informático en caso de disponer un

equipo de técnicos que se encargue de crear el sistema informático deseado en función

de sus necesidades, se requiere disponer de personal calificado para la tarea.

Si la universidad no dispone de personal técnico puede recurrir a un equipo externo,

que consiste en subcontratar a una empresa para realizar el desarrollo del paquete

informático; Se diferencia de la opción de compra de un paquete en que, en este caso,

no se utiliza un programa ya hecho, sino que el desarrollo es a medida para las

necesidades concretas del departamento de Talento Humano de la Universidad.

41
Con esta opción se automatizan los procesos manuales, mediante el uso de

herramientas informáticas idóneas, se establece una base de datos para el

almacenamiento de la información y una interfaz dinámica para la lectura y escritura.

La implementación exige hardware y software de acuerdo a las necesidades y

seguridad.

Curso de acción N 02

Que la Universidad implemente un sistema utilizando una aplicación informática e

internet a través de un sitio web lo que simplifican enormemente los procesos, ya que

cada currículo depositado por los candidatos se almacena y organiza directamente en

una base de datos, se pueden utilizar palabras claves para filtrar información de cada

currículo, a través de esta herramienta se selecciona a los candidatos que más se ajustan

al puesto, como también la respuesta de los candidatos aceptados y rechazados.

42
 Anexo 4. Acuerdo 04

Retroalimentación de resultados

El informe de selección es un resumen que emite el evaluador con los resultados y

observaciones obtenidas de los candidatos durante el proceso de selección. El objetivo

fundamental es tomar la mejor decisión para la contratación de la persona más idónea

para ocupar el puesto.

Actualmente en el proceso de selección de la Universidad, se elabora un informe en

donde consta únicamente el resumen de los resultados del concurso por mérito y

oposición y no se profundiza sobre otras fases como: las observaciones obtenidas de

las referencias, entrevistas y exámenes médicos. A demás en la selección de la persona

a ocupar el puesto no participa el jefe que realizó el requerimiento.

Se propone la utilización de un resumen ejecutivo como mecanismo integrador de los

resultados obtenidos por la terna, en las diferentes fases del proceso.

Formato para integrar los resultados obtenidos de los candidatos.

Puesto a ocupar: Fecha:

Elaborad Por:
Nombre: Observaciones Observaciones Resultados Resultados Resultados Observacion
referencias entrevista puntaje puntaje pruebas es entrevista
preliminar méritos oposición médicas final
1
2
3

______________________________
Firma

 Que el jefe departamental que realizó el requerimiento conozca los resultados de

la terna y participe de las entrevistas y selección del nuevo trabajador, por ser el

responsable del área de trabajo, conoce de las competencias del puesto y

finalmente debe seleccionar a la persona más apta.

43
 Anexo 5. Acuerdo 05

Implementar formatos de entrevista para el área administrativa

Los formatos de entrevista son instrumentos que permite conocer al candidato en sus

aspectos personales y familiares, actitudes, capacidades, carácter, personalidad y lo

que le diferencia a un candidato de otro.

En la universidad actualmente se utilizan formatos estandarizados de entrevista sin

diferenciar personal administrativo, docente y técnico docente.

Se propone la utilización de los siguientes formatos para la selección del personal

administrativo a fin de que sea un proceso más objetivo.

FORMATO ENTREVISTA NIVEL 2 GESTIÓN LOCAL

INFORMACION GENERAL

Nombres completos:

Edad:

Fecha de nacimiento:

Estado civil:

ASPECTOS FAMILIARES Y PERSONALES

1. ¿Cómo se describe usted?

2. ¿Tiene hijos?

3. ¿Cuántas personas dependen de usted?

4. ¿Qué lo motiva a trabajar?

5. ¿Es el dinero un fuerte incentivo para usted?

6. ¿Trabaja mejor solo o en equipo?

7. ¿Usted se considera un líder?

8. ¿Si usted tuviera a su cargo un grupo de personas, confiaría en ellos y delegaría

trabajo?

44
 EDUCACIÓN Y TITULOS

1. ¿Conoce usted sobre la universidad?

2. ¿Cuáles son sus expectativas en este empleo?

3. ¿Cuáles son sus expectativas salariales?

4. ¿Comiénceme relatando su experiencia laboral desde su primer trabajo hasta

su puesto actual?

5. ¿Podría usted hablarme de sus logros? ¿Qué logros de trabajo le brindo mayor

satisfacción laboral? ¿Cómo fue logrado?

6. ¿En qué trabajos ha estado más contento y porque? ¿Menos contento y porque?

7. ¿Puede darme dos ejemplos de su capacidad para dirigir o supervisar a otros?

¿Manejar a un subordinado problemático?

8. ¿Considera usted que puede trabajar bajo presión? ¿Qué tipos de presiones de

trabajo le gustan o le disgustan más?

9. ¿Deme un ejemplo de un proyecto que haya usted efectuado bajo presión?

10. ¿Qué mejoras o nuevas ideas ha aportado usted en sus trabajos anteriores?

11. ¿En sus trabajos anteriores cuales han sido sus cualidades más notables y cuales

sus puntos débiles?

12. PLANEACION Y PREPARACION

1. ¿Si se le establece a usted una meta para que la ejecute en un cierto tiempo

como lo resolvería?

EXELENTE BUENO MALO

2. ¿En base a su experiencia si se le presenta un problema financiero como lo

resolvería? ¿Por qué de esa forma?

45
 3. ¿Aportaría nuevas ideas o mantendría la misma forma de trabajar para no

generar problemas?

4. ¿En cuanto al uso de los recursos, si tuviera que ahorrar en nómina cual sería

la forma en que lo haría?

EXELENTE BUENO MALO

5. ¿En base a su experiencia dígame como puede usted aportar al ahorro de

recursos sin ver afectado su producción? ¿Por qué de esa forma?

6. ¿Por qué cree que deberíamos contratarlo?

NOTAS Y COMENTARIO
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46
 FORMATO ENTREVISTAS NIVEL 3 - 4

DATOS PERSONALES

Nombre:

Edad:

Experiencia:

Estado civil:

EDUCACION Y TITULOS

1. ¿Expectativas sobre el empleo?

2. ¿Conoce sobre la empresa?

3. ¿Cuáles son sus expectativas sobre el salario?

4. ¿Qué programas de computación has utilizado en tus anteriores trabajos y con

cuáles te sientes más cómoda?

5. ¿Tienes alguna experiencia supervisando a otras personas en la oficina?

6. ¿Cómo manejas las situaciones en la cuales su jefe se muestra estresado y bajo

mucha presión?

7. ¿Prefieres trabajar en un ambiente de equipo o donde se respete la

independencia total de cada empleado?

8. ¿Qué esperas de tu supervisor?

9. ¿Cuáles son sus puntos débiles?

10. ¿Cuál es tu mayor habilidad y cómo esperas usarla en este trabajo?

11. ¿Cuáles de sus cualidades cree usted que contribuirán a su éxito en este trabajo

y de qué forma puede hacerlo?

12. ¿Tendrías algún inconveniente con atender el teléfono de la recepción, a la

gente que entra a la oficina y las tareas en la computadora?

47
 13. ¿Por qué cree que debería contratarlo?

NOTAS Y COMENTARIO
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48
 FORMATO ENTREVISTA NIVEL 6
Nombre:

Edad:

Estado civil:

EDUCACION Y TITULOS

1. ¿Estas estudiando? ¿tiene inconvenientes para aceptar el horario de trabajo?

2. ¿Cuáles son sus expectativas sobre el empleo?

3. ¿Qué sabe de nosotros?

4. ¿Cuáles son tus pretensiones económicas?

5. ¿Cuenta con alguna experiencia o capacitación que le ayude a calificar para el

puesto que solicita?

6. ¿Cuál es su plan de vida profesional a corto, mediano y largo plazo?

7. ¿Te gustaría ser jefe?

8. ¿Qué características le gustaría encontrar en su jefe?

9. ¿Te gusta trabajar con personas?

10. ¿Cuáles son tus puntos fuertes y tus puntos débiles?

11. ¿Por qué cree que deberíamos contratarlo?

NOTAS Y COMENTARIO
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 Anexo 6. Acuerdo 06

Actualización del Manual de Funciones

El manual de puesto y funciones describe las responsabilidades y obligaciones de los

diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción

de las actividades específicas y esenciales.

El Manual de puestos y funciones que actualmente está en vigencia en la Universidad

Politécnica Salesiana “Guayaquil” es el aprobado por el Consejo Universitario en el

año 2006.

Uno de los principales ejes problemáticos que se destaca en el proceso de

sistematización fue que las pruebas de selección son estandarizadas para personal

administrativo, docente y técnico docente lo que no permiten evaluar las competencias

de acuerdo al cargo, como lo dice la norma técnica que tiene por objeto establecer el

procedimiento y los instrumentos de carácter técnico y operativo que permitan al

Departamento de Talento Humano, escoger a la persona más idónea entre las y los

aspirantes para ocupar un puesto, en relación con el requerimiento, el perfil de los

puestos y las competencias de las y los aspirantes.

A continuación se sugiere ciertos lineamientos que pueden ser considerados para la

actualización del manual:

 Verificar la información contenida en el Manual de Puestos que se encuentra

vigente.

 Revisar el Índice ocupacional y perfiles de puestos.

 Verificar que cada clase de puesto del índice ocupacional tenga su respectivo

descriptivo de puesto, los mismos que son el resultado de describir, valorar y

clasificar los puestos.

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 Verificar que los campos del perfil de puestos se encuentren de acuerdo al Nivel,

Rol, Grupo Ocupacional y Experiencia.

 Verificar que la misión del puesto este definida para identificar lo que va a hacer,

cómo lo va a hacer y para qué lo va a hacer.

 Las competencias técnicas y conductuales deben estar en función de las actividades

del puesto.

 Identificar que la descripción de las actividades sean las esenciales enfocadas en los

procesos y productos de la Dirección

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