Sistemas

Interna: sistemas o de organización y métodos

Diseño de la Estructura puede

ser

Externa: autoridad

ORGANIGRAMA MANUAL DE ORNIZACIÓN

DISEÑO DE LA + Y FUNCIONES
ESTRUCTURA DESCRIPCIÓN DE PUESTO

CURSOGRAMA +
DISEÑO DESCRIPCIÓN DE MANUAL DE
DE LOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS + PROCEDIMIENTOS
FORMULARIOS (documentos
y comprobantes

MANUALES:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Responde a: la estructura. Es simple y sintético. Dentro se encuentra
el organigrama.

MANUAL DE PUESTO O CARGO: Responde a la estructura. Es más completo y detallada. Responde

a la gente porque busca al mejor candidato de un puesto en la organización. Me dice las
características que debe tener el nuevo empleado, requisitos, edad, experiencia, etc.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Responde a los sistemas. Me dice el paso a paso de cómo

desarrollar ciertas actividades.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

• Es la enumeración detallada de las tareas del cargo (que hace el ocupante), periodo de ejecución
(cuando lo hace), métodos aplicados (como lo hace), objetivos del cargo (por que lo hace)
CONTENIDO:
Sintética: Denominación del puesto, Denominación del cargo, Nivel Jerárquico, Relaciones
de dependencia y de autoridad, Misión, Responsabilidades, Funciones, Medidores de
desempeño, Régimen de Autorización.
Detallada: Incluyen además los requisitos provenientes del análisis de puestos y que
el ocupante debe cumplir para desempeñar el puesto.
ORGANIGRAMA: Es un modelo o representación graficada simplificada parcial o total de la
estructura formal que adopta una organización en termino de niveles jerárquicos.

NORMA IRAM 34504: Nos habla de organigramas y su confección (como elaborarlo). Nos dice que
la parte de staff de apoyo no está regulado.

Principios de los organigramas:

• Unidad de mando: Nadie debe responder a mas de un solo jefe o nadie debe
depender de más de dos jefes.
• Alcance de control: Ningún jefe debe tener mando directo sobre mas personas de
las que real y efectivamente pueda controlar. Suelen ser 6, a menos que sean
actividades rutinarias.
• Delegación efectiva: Se debe delegar funciones compatibles. Deben ser
compatibles con su función.

ENTEGRAMA: Es una representación simplificada, de una unidad funcional u orgánica.

se escribe con mayúscula

según la norma IRAM sin abreviaturas

las líneas del entegrama son negras

disminuyen con los niveles

NIVELES JERÁRQUICOS:

6cm x 3cm Gerencia General

5cm x 2,5 Sub Gerencia

4cm x 2cm Gerencia Funcional (G.producción, pagos,vtas,cobranza,compra)

3,6 x 1,8cm Departamento o G. Departamental

3cm x 1,5cm División

2,6 x 1,3cm Sección

2cm x 1cm Oficina o secretaria

 En caso que ya no entren se hace un organigrama horizontal, mixto o circular.

ARTIFICIOS: En caso que sean más de 7 niveles:

- Que el nivel 1,2,3 tienen el mismo tamaño

- Que el nivel 4,5,6 tengan el mismo tamaño
- Que el nivel 7,8,9 // //

Las Normas IRAM reconocen solamente al tipo de organigrama vertical o

piramidal DIAGRAMACIÓN:

- Se reconoce el organigrama piramidal o vertical

- Las jerarquías se dividen por líneas entrecortadas

Cuerpos colegiados (No especificado por las normas IRAM)

Para ellos la unidad asesora de:

Ejemplo:
unidad asesora Unidad asesora
forma parte de los C. Colg. k
k kk k
LINEAS DE RELACIÓN:

Linea de dependencia: estos E. dependen uno de otro

. Y son de
trazo continuo.

2 tipos de líneas:

Línea de vinculación: son de trazo partido

Estas se usan para asesoría, staff de apoyo o comités

  El conjunto de líneas de relación conforma la red estructura.

REFERENCIA DE NIVELES JERARQUICO:

1 G. General -
Va en una sola hoja

G. de Funciones
2
- en el M. de Org. O en

Del Función.

Departamentos

HOJA 2:
G. GENERAL
1 Va con el nombre del que
CUEVA PABLOS

Ocupa el puesto.

2 G. VENTAS G. PRODUCCIÓN

PABLO LOPEZ MARIA ROJAS

3 MARKETING COMERCIALIZACIÓN Se puede poner el

nombre

Pero no es necesario.

CURSOGRAMA: Es un diagrama que muestra el flujo documentado de un sector a otro.

Diagrama en bloque: muestra los procesos, muestra entrada-proceso-salida: La entrada es la

información por medio de documentos comerciales. En todo sistema administrativo la entrada va
a ser documentos. Es sintético

Diagrama en bloque detallado: Cursograma: es un modelo. Muestra el flujo documentado de un

sector a otro sector. Es un diagrama que me muestra los procedimientos. Es complejo. Me sirve
para diagramar los procedimientos
Diagrama de interdependencia sectorial o mapa de procesos: surge de la idea del curso grama,
solo que ya no tiene tanta simbología. Utiliza cuadrados.

Sistemas administrativos: Es un conjunto integrado de los procedimientos (ventas, compras,

pagos, cobranzas, producción) que se vuelcan en actividades para obtener determinados
objetivos. Además genera información para los resultados alcanzados.

Elementos constituidos:

• Conjunto de personas: ubicadas en distintos niveles y distintas actividades, directivos,

gerentes, empleados como objetivos, etc. Y que tendrán competencias. Dedicaran tiempo
para captar, procesar, conservar y transmitir información.
• Conjuntos de recursos físicos: edificios, instalaciones, maquinaria, computadoras, etc.
Podrán disponer de ellos o adquirirlos, incorporando las del ambiente procesado por
distintos subsistemas.
• Información: elemento administrativo por excelencia materia prima de la Administración.
Sin ellas resulta imposible la toma de decisiones. Elemento que emplearan por
procesadores humanos y electrónicos.

PAUTAS DE CONTROL INTERNO:

Control Interno: Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirve como referencia a las
decisiones tendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando específicamente 3
aspectos: La eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información y la protección del
patrimonio.

NORMAS GENERALES Son compartidos o iguales por todos los sistemas.

NORMASPARTICULARES Son propio de cada sistema.

NORMAS GENERALES:

1. Separación de funciones
2. Asignación de responsabilidades
3. Niveles de autorización
4. Seguridad en el manejo de activos
5. Diseño de formularios
6. Control de formularios y comprobantes
 7. Integridad de la información

Metodología BASE 0 o de REINGENIERIA: o Sistémica.

• Se la utiliza para rediseñar totalmente una organización o cuando yo creo una organización de 0. Por

ejemplo, las fusiones o absorción de empresas.

• Se usa para un cambio total o rotundo de toda la estructura o cuando no se posee una estructura o un

organigrama.

ETAPA 1: Movilización: Tiene por finalidad movilizar y estimular a las personas que van a realizar las tareas. Da

como resultado la constitución del equipo y la definición del programa de trabajo. Las actividades que comprende

son: armar el equipo de trabajo integrado por los especialistas en la metodología y la contraparte asignada por los

sectores involucrados que aportaran sus conocimientos de los procesos del negocio.

ETAPA 2: Identificación: El segundo paso será reconocer a los procesos. El objetivo de esta etapa es confirmar la

estrategia de la empresa para definir las exigencias del contexto y luego obtener una visión global de los

procesos relacionados, de la estructura que lo soporta, de los recursos humanos e informáticos involucrados.

ETAPA 3: Elección: Hay 3 criterios para seleccionar el proceso: necesidad, importancia y factibilidad.

Por necesidad nos remiten aquellos procesos con disfunciones reconocidas. Por ej: repetición de tareas o

controles que no agregan valor. La importancia está relacionada con el impacto sobre los clientes y la factibilidad

con el éxito del rediseño.

ETAPA 4: Diseño: El diseño se subdivide en diseño técnico cuyo objetivo es especificar el proceso en términos de

normas, procedimientos, controles y tecnología requerida y el diseño social, consiste en determinar la dotación

del personal, las capacidades que son necesarias y la definición de la nueva estructura.

ETAPA 5: Transformación: Comprende las actividades de planificación y puesta en marcha tales como: cambios

en la planta física, asignación y capacitación del personal, etc.

Metodología TRADICIONAL o del Ciclo de Vida

➔ Se la utiliza cuando yo quiero modificar una parte o un cambio en un sector

No podemos hacer un diagnóstico sin antes obtener información.

ETAPA 1 estudio preliminar: Por ej: me contratan a mi (analista) para que resuelva porque cayeron las ventas
de una empresa. Entonces se hacen dos cosas: un plan de trabajo (me muestra los objetivos, el problema a
resolver, las herramientas que voy a utilizar como foda, matriz bcg, etc, el alcance y la solución) luego se hace el
diagrama de Gantt (grafico que me muestra como cronológicamente como voy a desarrollar cada tarea, cada
actividad) para tratar de resolver el problema de la empresa

ETAPA 2 relevamiento: Consiste en buscar información a través de entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc. Y
nos da como resultado información sobre el sistema actual.

ETAPA 3 análisis: Obtengo como resultado un diagnóstico. Por ejemplo de dos o tres encuestas me da un
problema de disminución de ventas es a causa de una mala atención al cliente.

ETAPA 4 diseño: Veo como voy a resolver o busco la solución del problema. Por ejemplo si tengo una mala
atención al cliente, la solución sería dar una capacitación de atención al cliente, etc.

ETAPA 5: Implementación: Es llevar a cabo el diseño. Tengo como actividad: una planificación,
entrenamiento y puesta en marcha y obtengo como resultado un nuevo sistema funcionando.
 Subsistemas de compras

MODULO 1: Detección de la necesidad de compras. Tiene que tener comprobantes. El Primero llamado el Vale
de pedido: tiene que tener la firma del jefe de sector. Acá comienza la Detección de la necesidad de compra.

Solicitud de compra: por duplicado, pertenece al sector de compras.

Deposito: enviamos la solicitud de comprar a compras. Firmado por el jefe de sector. Compras, primero hay que
ver que la solicitud sea aprobada por el jefe. Luego saco una copia, me guardo que recibí el informe.

MODULO 2: Selección de proveedores y pedido de cotización”: luego de recibir la solicitud de compra, verifica
firmas y consulta registro proveedores para solicitar cotizaciones características producto, registro de
comportamiento proveedor. El pedido de cotización es por escrito.

MODULO 3: Adjudicación: Luego viene el armado de pedido de presupuesto o de cotización que le voy a
entregar a las empresas o proveedores correspondientes, o se solicita por mail. Lo ideal es tener 3 opciones
para el pedido de cotización. Debemos comparar el precio, calidad y tiempo de entrega

MODULO 4: Colocación de la orden de compra: una vez que ya elegí tengo que preparar una orden de compra.
Y esta orden de compra se la hace por cuadruplicado. Una para el proveedor, una para pagos, otra para el sector
y otra para recepción.

MODULO 5: Contabilización: depende del sistema contable de la organización, realiza registraciones desde el
momento ingreso, aumenta el inventario del activo.

➔ Documentos que entran en juego en el subsistema de compra son 6:

• Vale de pedido: entra cuando cualquier sector pide reposición de algo para su sector.

• Solicitud de compra: entra en juego cuando depósito pide reponer su sector, para abastecer a los demás
sectores.

• Pedido de cotización: Donde “compras” le envía o pide a los proveedores que me coticen o envíen un
presupuesto. Se tiene en cuenta “precio, calidad y tiempo de entrega”.

• Remito: se utiliza cuando envían ellos la mercadería. Acompaña a la mercadería, viene por duplicado pero hay
hasta cuadruplicado.
• Orden de compra: la envía la misma empresa al proveedor seleccionado solicitando el envío.

• Informe de recepción: entra en juego cuando se recibe la mercadería, recepción tiene que documentar eso, y
por medio de este documento yo informo a los demás sectores que entró la mercadería. Tiene documentos por
cuadruplicado.

Subsistema de producción

MODULO 1: Planeamiento y programación de la producción:

Acá aparece el plan de producción el cual especifica que es lo que vamos a producir, el tiempo
(respecto al tiempo ahí entra la programación, entra quien lo va a hacer), los materiales, el
planeamiento es el primer documento que vamos a ver. El segundo documento es la orden de
producción. Esa orden se la hace por triplicado, va dirigido para planeamiento, otro para costos y
fabricación.

MODULO 2: Fabricación:

Llega la orden de producción, se empieza a producir y elaboro un pedido de materiales.

Plan de producción
1-Para mi
La orden de producción CUADRUPLICADO 2-Almacenes
3-Costos
Pedido de materiales
4-Parte Contable

MODULO 3: Seguimiento:

Cuando ya se obtiene los productos terminados se elabora un informe de producción o parte

diaria de producción (va subiendo hasta llegar a Gerencia Gral.) Se hace por CUADRIPLICADO.

MODULO 4: Control de calidad:

Se hace un control cualitativo. Vemos la calidad, si está bien hecho, pintado, etc y se hace el informe de calidad,
o también llamado parte de control de calidad. El informe de calidad tiene que ir adjuntado del apartado del
informe de producción.

MODULO 5: Entrega de productos terminados: Entra a depósito o almacén.

Es por CUADRUPLICADO .Uno para Fábrica, Almacén, Costos, Parte contable.

 Subsistema ventas:

MODULO 1: Recepción del pedido: empieza cuando entra el cliente al negocio y hace un pedido, alguna
consulta o duda, en ese caso le tomo el pedido y si es un poco más serio el tema yo agarro y le tomo el pedido y
lo adjunto en una nota que se llama Nota de pedido. La venta puede ser de contado o crédito (pregunta de
final)

MODULO 2: Aprobación del crédito: yo tengo la nota de pedido, se la mando a créditos y créditos autoriza la
venta o el crédito. Una vez que se aprueba el crédito, se va y se paga el crédito. Y si no es una venta de crédito
el Módulo desaparece por lo tanto se omite éste modulo (pregunta de final)

MODULO 3: Preparación de pedido: preparo el remito que va a acompañar la mercadería.

MODULO 4: Despacho: Cuando en la venta yo pido un auto, pero tiene que venir de córdoba, ahí se prepara una
hoja de ruta (acompaña además del remito, acompaña al transporte) tiempo, responsable del manejo, etc eso
es la hora de ruta)

MODULO 5: Facturación: Se emite la factura.

MODULO 6: Registración: entra la parte contable. Registrar esa factura, etc.

Lo más común es encontrar el duplicado (uno me quedo yo y otro el cliente)

PASOS DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA

• Misión
• Visión
• Análisis interno y externo (foda)
• Objetivos (compuesto por metas)
• Estrategia (corporativa, de negocios, funcional)
• Presupuesto
• Costos
• Diagrama de Gantt
• Programación Y Procedimiento
• Control

ESTRATEGIA: Define la forma en que una empresa va a competir, que necesidad voy a satisfacer, para que lo
hago, para quien, etc.

TIPOS DE ESTRATEGIA

• Corporativa: Tiene que ver con si es una decisión si es de alto mando, la apertura de negocios,
desarrollo de una nueva empresa, absorción de otra empresa. Por ej: si abrimos un local de ventas de
dulce artesanal, lugar, tipo. (Analiza y toma decisiones sobre Matriz BGC y ANSOFF)

• De negocios: Elaborar un producto. Por ej: que mas voy a vender o que voy a vender

• Funcional: Son aquellas relacionadas al marketing mix (4p). Por jej: si vendo bufandas qué precio le
pongo, donde voy a vender, porque medio, etc.

PLANEAMIENTO: Es la forma en que voy a trazar mis objetivos con los recursos que tengo mediante la
elección del mejor curso de acción estratégica.

TIPOS DE PLANIFICACION

• Estratégica: Es a largo plazo. De 5 años o más. Toma la decisión los socios, la junta administrativa, los
dueños, presidente.

• Táctica: Es de 3 años. Toma decisión directivos de mando medio, jefe departamental, gerencia
funcional

• Operativa: De meses hasta 1 año. En la parte operativa toman la decisión los supervisores

NORMAS IRAM: 34.501

• Habla de la simbologia.
• Todo ésto se lo ve en el cursograma.

Tenemos:

Operación. Me muestra el nacimiento o modificación de un documento. Implica una firma, sello, folio, etc.

Documento. Si tengo 3 documentos dibujo 3 rectángulos, dibujo tantos rectángulos como documentos yo
tenga. Tengo original, duplicado, triplicado.
Control. Representa una acción de verificación.

Archivo definitivo. Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos que portan información

Archivo Transitorio. Almacenamiento sistemático en forma temporaria de elementos que portan información

Operación y Control.

Proceso no representado. Casi siempre el cliente empieza con éste

Destrucción de documentos. Representa la eliminación de información

Decisión. Cuando yo debo decidir una compra de 1000 pesos o una de 10.000

Partes fundamentales del Manual de organización:

- Organigrama.
- Referencia de niveles jerárquicos.
- Descripción de puestos.

Partes fundamentales del Manual de procedimientos:

- Cursograma.
- Procedimientos o normas de trámite.
- Documentación.