Como Usar El PMBOK en La Gestión de Proyectos

Como usar el PMBOK en la gestión de proyectos
¿Alguna vez te has preguntado cómo las empresas logran llevar a cabo proyectos
exitosos y cumplir con los objetivos establecidos? ¡La clave está en PMBOK! Un
conjunto de normas y buenas prácticas para la gestión de proyectos desarrollado por
el Project Management Institute (PMI) del que hablaremos en este artículo para que
puedas implementar en tu empresa. ¿Te interesa? ¡Sigue leyendo!
¿Qué es PMBOK?
PMBOK o Project Management Body of Knowledge es una guía realizada por el

PMI con el fin de que los Project Managers puedan tener a mano las principales
directrices, buenas prácticas y conceptos fundamentales de la gestión de
proyectos. PMBOK se basa en la experiencia de miles de profesionales de la gestión
de proyectos de todo el mundo y se actualiza periódicamente para reflejar los cambios
en la industria.
Los orígenes de PMBOK se remontan a 1969, cuando se fundó PMI con el objetivo de
proporcionar un foro para que los profesionales compartieran información y discutieran
los problemas encontrados en el campo de la gestión de proyectos. Actualmente, el
propósito es permitir que las organizaciones estandaricen las prácticas de gestión
de proyectos en todos los departamentos de tal forma que, si cambian de empresa,
puedan seguir aplicando las mismas metodologías de forma ordenada y segura.
La última edición de esta guía (PMBOK 7) fue publicada en 2021 y contempla

enfoques de metodologías ágiles y modelos enfocados en la gestión del cambio.
PMBOK no es una metodología
A menudo, PMBOK se clasifica como una metodología. Sin embargo, la guía PMBOK
no ofrece enfoques distintos para cada tipo de proyecto, es solo un compendio de
buenas prácticas, con parametrizaciones generales que deben ser adaptados a cada
proyecto específico. Es decir, los gerentes seleccionan lo que necesitan para sus
respectivas empresas, equipos y proyectos en vez de seguir un método concreto.
¿Cómo se aplica PMBOK en la gestión de proyectos?
PMBOK proporciona una descripción general detallada del proceso de gestión de

proyectos, junto con pautas para ayudar a los PM a tomar decisiones acertadas. Al
leer la guía, los nuevos gerentes de proyectos pueden mejorar sus habilidades en
la gestión de costos, la gestión de recursos humanos y la gestión de calidad. A
continuación, te mostramos algunas maneras en las que el PMBOK puede ser útil:
 Ayuda a definir las líneas generales del proyecto desde el primer momento
garantizando un mayor control, lo que ayuda a evitar retraso en los costes.
 Determinar el plan a seguir permite que el Project Manager conozca qué
recursos necesitará y cómo se deben usar en el transcurso del proyecto
 Permite estimar el valor monetario del proyecto ayudando a identificar en qué
actividad específica se está generando mayor inversión.
 El seguimiento y el control permiten a los gestores de proyectos detectar
pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes.
 La guía PMBOK también habla de lo que no funciona ayudando a minimizar los
riesgos de un proyecto o su posible fracaso.
 Es una manera de fijar unas pautas y eliminar la necesidad de empezar de
cero cada vez que se inicia un proyecto.
 Ayuda a tener un registro de todas las actividades que se desarrollan en cada
etapa del proyecto
Las 5 fases del PMBOK
La gestión de proyectos como práctica está creciendo y extendiéndose rápidamente

por todo el mundo, y ahora se considera globalmente como una competencia
reconocida y estratégica, una carrera profesional y un tema de formación y
educación. El marco del PMBOK consta de cinco grupos de procesos, diez áreas de
conocimiento y 47 procesos de gestión de proyectos (PM). Veamos cuáles son los
principales tipos de procesos mencionados en la guía.
Iniciación
Como su nombre lo indica, este grupo incluye los procesos, actividades y

habilidades necesarios para definir eficazmente el comienzo de un proyecto.
Establecer fases claras para el trabajo que se va a realizar, formar equipos y disponer
del presupuesto antes de que empiece el trabajo es vital para un buen comienzo de
cualquier proyecto en cualquier sector.
Planificación
El grupo de procesos de planificación establece los procesos necesarios para definir

el alcance del proyecto, establecer planes estratégicos para maximizar el flujo de
trabajo y empezar a elaborar listas de prioridades y planificar las necesidades del
equipo.
Este grupo de proceso también aborda una aclaración más estrecha de todos los
objetivos y expectativas del proyecto y pone en marcha la infraestructura del proyecto
necesaria para alcanzar esos objetivos de acuerdo con el calendario y las limitaciones
presupuestarias.
Ejecución
El grupo número tres tiene que ver con la orquestación de actividades de acuerdo
con el cronograma y la comunicación con el patrocinador y las partes
interesadas. Esta fase es donde se gastará la mayor parte del presupuesto y se
producirán los resultados del proyecto. Y es probable que sea aquí donde se vean las
solicitudes de cambio de las partes interesadas.
Monitoreo y control
Tramitar las órdenes de cambio, abordar las consideraciones presupuestarias en curso

y mitigar las circunstancias imprevistas que puedan afectar a la capacidad de un
equipo para cumplir las expectativas iniciales del proyecto forman parte de las
aptitudes y competencias básicas del Grupo de Seguimiento del Proceso.
En esta fase, los Project Manager deben evitar que el proyecto se

estanque supervisando activamente los progresos y utilizando la previsión y la
respuesta rápida para abordar los retos del proyecto.
Mientras que los demás grupos de procesos ocurren secuencialmente, el Monitoreo y

Control se ciernen sobre todo el proyecto y, por tanto, ocurren a lo largo de todo el
proyecto y no son lineales.
Cierre
Los procesos de cierre son esenciales para completar un proyecto o una fase. Durante
el cierre, se espera la aceptación por parte del cliente. El gerente del proyecto es
responsable de archivar los registros relevantes, celebrar el proyecto y agendar una
reunión para discutir qué salió bien y qué podría mejorarse para el futuro.
La conclusión es que, si bien estos grupos de procesos no son necesariamente fáciles

de aplicar, no hacerlo significa que el equipo no podrá obtener todos los beneficios de
sus proyectos altamente estratégicos.
Las 10 áreas de conocimiento de PMBOK
La guía PMBOK también contiene 10 áreas de conocimiento que pueden ayudar a los
Project Managers a hacer un mejor trabajo, estas son:
1. Integración: es el primer aspecto que se aborda en la Guía del PMBOK, que

consiste en reunir todo lo que se sabe para gestionar el proyecto de forma
holística y no por procesos individuales.
2. Alcance: Es la forma de definir lo que va a aportar el proyecto. La gestión del
alcance consiste en asegurarse de que todo el mundo tiene claro para qué
es el proyecto y qué incluye. Incluye la recopilación de requisitos y la
preparación de la estructura de desglose del trabajo.
3. Tiempo: Se refiere a la administración del tiempo que los participantes dedican
a las tareas del proyecto y a la duración global del mismo. Esta área de
conocimiento ayuda a entender las actividades del proyecto, la secuencia de
esas actividades y cuánto tiempo van a llevar.
4. Coste: Se trata de gestionar las finanzas del proyecto. La principal actividad
de esta área de conocimiento es la preparación del presupuesto, que incluye
calcular el coste de cada tarea y determinar la previsión presupuestaria global
del proyecto.
5. Calidad: En esta área conocerás y establecerás las actividades de control y
gestión de la calidad del proyecto, para que puedas estar seguro de que el
resultado cumplirá las expectativas de sus clientes.
6. Adquisiciones: Esta área consiste en la adquisición y contratación de
proveedores, desde la planificación de lo que necesitas comprar, pasando por
el proceso de licitación y compra, hasta la gestión del trabajo del proveedor y el
cierre del contrato una vez finalizado el proyecto.
7. Recursos humanos: Enfocado en saber qué recursos se necesitan para llevar
a cabo el proyecto para poder formar el equipo. A continuación, se trata de
gestionar a los miembros del equipo y, si es necesario, dotarles de
habilidades adicionales para realizar su trabajo.
8. Comunicación: Dado que a menudo se dice que el trabajo de un gestor de
proyectos se basa en un 80% en la comunicación, el gestor de proyectos
deberá redactar un plan de comunicaciones para el proyecto claro y conciso
que permita que todos los miembros entiendan de qué va el mismo.
9. Gestión de riesgos: Implica identificar los riesgos y saber cómo evaluarlos en
el proyecto, lo que incluye realizar evaluaciones cuantitativas y cualitativas
de los riesgos. La gestión de riesgos no es una actividad puntual, sino que
abarca el control de los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.
10. Gestión de las stakeholders: Es uno de los grupos más importantes y
consiste en identificar a las partes interesadas, comprender su papel y sus
necesidades en el proyecto y asegurarse de poder satisfacerlas.
En conclusión, el PMBOK es un marco de referencia que proporciona una estructura

sólida para planificar, ejecutar y controlar proyectos de manera efectiva. Es importante
destacar que se basa en una metodología de consenso y está constantemente
actualizada para reflejar las mejores prácticas actuales en la industria. Aunque no es
la única herramienta disponible para la gestión de proyectos, es considerada un
estándar de referencia en el campo y puede ser especialmente útil para aquellos
que buscan obtener certificaciones en gestión de proyectos.
¿Qué te ha parecido este artículo sobre PMBOK? ¿Alguna vez la has implementado
en tu proyecto? ¡Déjanos tu opinión en los comentarios! Y si quieres aprender a utilizar
el PMBOK y conocer todas las metodologías disponibles para la gestión de proyectos,
te invitamos a formarte en nuestro Master in Project Management.

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PMBOK o Project Management Body of Knowledge es una guía realizada por el

La última edición de esta guía (PMBOK 7) fue publicada en 2021 y contempla

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El grupo de procesos de planificación establece los procesos necesarios para definir

Tramitar las órdenes de cambio, abordar las consideraciones presupuestarias en curso

En esta fase, los Project Manager deben evitar que el proyecto se

Mientras que los demás grupos de procesos ocurren secuencialmente, el Monitoreo y

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