USAC

1. JUSTIFICACIÓN
La problemática sobre la implementación o buen uso de los controles internos en
las entidades públicas da lugar a la evaluación de dichos controles basándose en
los principios y procedimientos adoptados por las entidades para ejercer sus
funciones según lineamientos establecidos durante su establecimiento. En ese
sentido, se hace necesario, aplicar, comprobar y fortalecer los conocimientos,
técnicas y habilidades adquiridas en la especialización de la Auditoría Operacional
basada en el control interno.

La evaluación del Control Interno de una entidad pública se realizara, con la

finalidad de comprobar por medio de estudios y pruebas sustantivas y de control
si la Dirección departamental está cumpliendo con las políticas y procedimientos
en sus controles, de esta manera detectar las áreas críticas y con alto riesgo de
incorrecciones materiales para así poder dar las recomendaciones que se
consideren necesarias en base a una Auditoría Operacional basada en riesgos.

Se pretende alcanzar una mejor funcionabilidad en la estructura de control interno

mejorando notablemente sus áreas débiles, fortaleciéndoles por medio de
recomendaciones que puedan ayudar a mitigar los problemas que afectan dichas
áreas críticas implementando mejoras en los procedimientos y controles,
obteniendo como resultado mejoras en su rendimiento.

1
 USAC

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

¿La dirección departamental de Educación del Departamento de Jalapa, está
cumpliendo con el control interno y los procedimientos en sus controles?

2.1.1 ESPECIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Evaluación del área administrativa con un enfoque primordial del departamento
de compras realizando pruebas sustantivas en las áreas con alto riesgo de
deficiencia operativa y control, planteando sugerencias para mejorar la eficiencia
y eficacia en las actividades del área que requieran un grado de atención en
cuanto a la dirección departamental de educación del departamento de Jalapa.

2.1.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

Área administrativa, departamento de Compras dirección departamental de
educación ubicada en la 3ª avenida 1-81 zona 1, barrios la Esperanza,
departamento de Jalapa.

2.1.3 OPERACIONALIZACIÓN DEL PROBLEMA

Se efectuara una visita el día 25 de agosto para lograr evaluar, reconocer y
conocer las debilidades y deficiencias de control que pueda presentar el
departamento de compras de la dirección departamental del departamento de
jalapa.

Luego de efectuar la visita preliminar se procederá a elaborar las cedulas,

cuestionarios y demás evaluaciones de control interno con un enfoque operacional
que serán utilizadas para llevar acabo el análisis de la operatividad del
departamento de compras.

2
 USAC

Con el estudio realizado se procede a elaborar un informe con recomendaciones

que se consideren necesarias para llevar acabo los objetivos de la dirección
departamental, se presentara un informe con las deficiencias encontradas y los
procedimientos necesarios para poder mitigarlas.

2.2. MARCO TEÓRICO

2.2.1 EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de
una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución,
financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno.

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo

policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que
no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta
dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.

“La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los
negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información
necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los
intereses de la empresa.” 1

Actualmente el control interno comprende el plan de organización con todos los

métodos y medidas de coordinación adoptados dentro de una empresa (negocio)
para: salvaguardar sus activos; promover la eficiencia de sus operaciones, la
confiabilidad de la información contable y el cumplimiento de las políticas
adoptadas por la administración.2

1
Fccea.unicauca.edu.co
2
Héctor Adolfo Hernández Rivera, TESIS DE EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO,
Universidad de San Carlos de Guatemala, Año 1,999

3
 USAC

Estructura de Control Interno

Consta de los siguientes elementos:
 Ambiente de control
 La evaluación de riesgos
 Los sistemas de información y comunicación
 Las Actividades de Control
 Supervisión y Monitoreo

2.2.1.1 OBJETIVOS Y CLASIFICACIÓN

2.2.1.1.1 OBJETIVOS
El control interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra
identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se
conoce el significado de Control interno. En otras palabras toda acción, medida,
plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de
estos objetivos, es una fortaleza de control interno. Asimismo, toda acción,
medida, plan o sistema que no cuente con estos objetivos o los descuide, es una
debilidad de Control Interno. Los objetivos de Control Interno son los siguientes:

2.2.1.1.2 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

En un sentido amplio el control Interno incluye controles que pueden ser
catalogados como Administrativos o Contables.
La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de
acuerdo con las circunstancias individuales.

2.2.1.1.2.1 CONTROL ADMINISTRATIVO

Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en
operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente

4
 USAC

tiene relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todos los
controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes
de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
En el control administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan
la autorización de transacciones por parte de la gerencia
.
a. Objetivos fundamentales
i. Promoción de eficiencia en la operación de la empresa
ii. Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas
establecidas por la administración de la empresa.

2.2.1.1.2.2 CONTROL CONTABLE

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los
activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros finan-
cieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones
y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y
custodia de activos y auditoría interna.

2.2.1.2 PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO RELACIONADOS

CON LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
“Los Principios de Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de
base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en
cada área de funcionamiento institucional, divididos, por su aplicación, en tres
grandes grupos”3

3
http://www.contraloria.gob.gt/imagenes/i_docs/i_mccig.pdf

5
 USAC

2.2.1.2.1 ESTRUCTURA Y ELEMENTOS

La estructura de control interno de una institución consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr los objetivos específicos de la entidad y alcanzar los objetivos generales
mencionados.

El estudio y evaluación del control interno debe considerar las características de

la empresa y del tipo de negocio en que participa.

La división del control interno en cinco elementos proporciona al auditor una

estructura útil para evaluar el impacto de los controles internos de una entidad de
auditoría.

a) Ambiente de control: Es la influencia en la conciencia de los empleados

respecto al control interno que se debe de manejar dentro de la institución.
Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos, la
filosofía de dirección, la manera en que la dirección asigna autoridad, las
responsabilidades la forma de organizar, desarrollar profesionalmente a su
empleado, la atención y orientación que proporciona al consejo de
administración.
b) Evaluación de riesgo: Es la identificación de los objetivos a los distintos
niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los
riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para
la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de
ser gestionados los riesgos.
c) Los sistemas de información y comunicación: Se debe identificar, recopilar
y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a
cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos
producen informes que contienen información operativa, financiera y datos

6
 USAC

sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio

de forma adecuada.
d) Actividades de Control: Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones
de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas
necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los
objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a
todos los niveles y en todas las funciones
e) Supervisión y monitoreo: Los sistemas de control interno requieren
supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado
funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el
transcurso de las operaciones.

2.2.1.3 MÉTODOS Y TÉCNICA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El auditor debe de comprender un plan de revelamiento de la información, además
cerciorarse que cumplan con las medidas adecuadas para verificar la
razonabilidad y confiabilidad necesaria para implementación de los métodos de
evaluación del control interno.

Todos los procedimientos se adoptan en una entidad para salvaguardar sus

activos, promover eficiencia en las operaciones e implementar las políticas
prescritas por la administración.

“La existencia de manuales de funciones, permitirá llevarlas a cabo de una manera

organizada y sin dejar fuera ninguno aspecto importante. Estos deberán evaluarse

7
 USAC

periódicamente para verificar su cumplimiento, y deben ser actualizados cada

cierto tiempo, de manera que la organización se mantenga actualizada”. 4

Un objetivo principal de los métodos de evaluación del control interno debe ser
realizado de acuerdo a condiciones particulares de cada entidad y según las
circunstancias, en conclusión son los pasos de las pruebas de cumplimiento y
alcance que permitan analizar un factor que pueda puede mejorar la evaluación
de control interno.

La evaluación del control interno permite la formulación de las siguientes

interrogantes:

 ¿Qué debe ser examinado?

 ¿Qué pasos debe seguir la evaluación?
 ¿Qué medios se emplearán?
 ¿Cuándo deben ser evaluados?
 ¿Quién debe evaluar?

El auditor cuenta los siguientes métodos primordiales para la evaluación:

2.2.1.3.1 MÉTODO DESCRIPTIVO

“El método descriptivo consiste en relacionar en notas narrativas u otros papeles,
las diversas características del control motivo de evaluación, al hacer una
adecuada descripción de actividades y operaciones que se realizan y relacionan
con departamentos, personas, operaciones, registros contables y financieros.

4
Lillian Marvel Paz Quezada, 2009, Manual de Procedimientos de Auditoría para evaluar el Control Interno en la
Captación de Ingresos consulares para de exteriores de la Recuperado http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3470.pdf

8
 USAC

Los inconvenientes que tiene este método son que al no tomarse una buena
narración o descripción de los procedimientos, puede cometerse errores en la
interpretación y no llegar a la evaluación deseada.”5

Este método ayuda al auditor a revisar los documentos y programar pruebas de

carácter selectivo para hacer su trabajo con eficiencia y eficacia de las
operaciones, también para dar certeza de la objetividad de su trabajo, dentro de
los que tenemos.

La función de la recopilación de la información del Control Interno por el método

descriptivo, se puede realizar por diversas formas siendo las más importantes:

a) Entrevista personal: Este método nos permite la evaluación que sirve para la
obtención de mayor cantidad de información mediante el dialogo planificado,
estructurado o abierto, según las guías establecidas por el entrevistador para
lograr el objetivo fijado.

b) Detalle narrativo: Es un método se utiliza para obtener información de las

actividades y operación que pueden ser por departamentos, empleados y
cargos o por registros contables, al conocer el ámbito se detalla
ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos que están
vigentes en ese periodo, mencionando los registros y formas contables
utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las
personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.

2.2.1.3.2 MÉTODO GRÁFICO

Este método tiene como base el esquema de las operaciones que consiste en la
preparación de procedimientos ejecutados en cada departamento involucrado en

5
Byron Amílcar Chacón Samayoa, 2011, Metodología COSO-ERM en la evaluación del control interno en el área de
cuentas por cobrar de una empresa distribuidora y comercializado de pintura.

9
 USAC

el control interno, en otro punto de vista se puede determinar que es una

representación simbólica que representan todas las operaciones, movimientos,
demoras y procedimientos.

2.2.1.3.3 MÉTODO DE CUESTIONARIO

Este método de evaluación de la auditoría que se realiza al sistema de control
interno consiste, como su nombre lo indica, en evaluar las debilidades y fortalezas
del control en las diferentes actividades de los departamentos y los registros que
intervienen en el sistema. Estos cuestionarios están enfocados para que sean
contestados por personas responsables de distintas áreas con el esquema de un
examen. El auditor debe de examinar los rubros necesarios para que las
preguntas permitan la evaluación con respuestas positivas, como recomendación
no se debe caer en el error de describir las actividades del departamento para que
las personas responsables de responder detallen ampliamente por escrito los
métodos contables y administrativos.

2.2.1.4 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE

TRANSACCIONES
En esta evaluación los auditores recopilan información mediante técnicas
específicas o necesarias para la evidencia del control interno.
Los procedimientos más utilizados y prácticos que el auditor se pueden agrupar
en:
 Pruebas de Control
 Procedimientos Analíticos
 Pruebas sustantivas del detalle

Entre las técnicas utilizadas por el auditor para la investigación de la evidencia

que fundamente su opinión final encontramos los siguientes:
 Técnicas de verificación ocular

10
 USAC

 Técnicas de verificación oral

 Técnicas de verificación escrita
 Técnicas de verificación documental
 Técnicas de verificación física

Estas técnicas permiten ejecutar la información obtenida por medio de la auditoría,

la confiablidad de todas las características de los documentos. Para estas técnicas
debe de haber comparación, observación, indagación, entrevistas, encuestas,
para la verificación y canalización de la información con base a la razonabilidad
de todos los documentos se debe de tomas en cuenta las siguientes acciones de:
analizar, confirmar, tabular y conciliar para determinar la validez y veracidad de
los informes, registros y resultados que están siendo examinados.

Otras técnicas a utilizas con las comprobación, rastreo, revisión selectiva,

inspección, etc. Las características de la evidencia de auditoría son suficiencia,
competencia y revelación, al considerar esta la calidad de la evidencia es obtenida
por fuentes, o se obtiene rectamente mediante comparación, inspección,
observación o examen físico para sustentar una misma aseveración.

2.2.1.5 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar,
desarrollar e implementar los procedimientos para el control, registro, dirección,
ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y administrativas
del sector público. Constituyen un medio técnico para fortalecer y estandarizar la
estructura y ambiente de control interno institucional. Son de cumplimiento
obligatorio por parte de todos los entes públicos para lo cual se clasifican en siete
grupos:6

6
www.contraloria .gob.gt

11
 USAC

 Normas De Aplicación General

 Normas Aplicables A Los Sistemas De Administración General
 Normas Aplicables A La Administración De Personal
 Normas Aplicables Al Sistema De Presupuesto Público
 Normas Aplicables Al Sistema De Contabilidad Integrada Gubernamental
 Normas Aplicables Al Sistema De Tesorería
 Normas Aplicables Al Sistema De Crédito Público

2.2.1.5.1 COMUNICACIÓN DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Trata de la responsabilidad que tiene el auditor de manera apropiada a los
encardados del gobierno corporativo y la administración de deficiencias del control
interno que el auditor ha identificado en una auditoría de estados financieros. El
auditor puede identificar las deficiencias durante el proceso de evaluación de
riesgos o en cualquier otra etapa de la auditoría.

La NIA 260 específica que deficiencias identificadas se requiere que el auditor

comunique a los encargados del gobierno corporativo o la administración.
Comunicación de deficiencias significativas en el control interno a los
responsables del gobierno de la entidad.

La comunicación por escrito de las deficiencias significativas a los responsables

del gobierno de la entidad refleja la importancia de estas cuestiones y facilita a los
responsables del gobierno de la entidad el cumplimiento de sus responsabilidades
de supervisión.

Contiene consideraciones pertinentes sobre la comunicación con los

responsables del gobierno de la entidad cuando todos ellos participan en su
dirección El auditor, para determinar el momento en que emitirá la comunicación
escrita, puede tener en cuenta si la recepción de dicha comunicación sería un

12
 USAC

factor importante para permitir a los responsables del gobierno de la entidad

cumplir sus responsabilidades de supervisión.

Además, para las entidades cotizadas de determinadas jurisdicciones, puede ser

necesario que los responsables del gobierno de la entidad reciban la
comunicación escrita del auditor antes de la fecha de aprobación de los estados
financieros, con el fin de cumplir responsabilidades específicas relativas al control
interno a efectos normativos o de otro tipo. Para otras entidades, el auditor puede
emitir la comunicación escrita en una fecha posterior.
.
La NIA 230 establece que un plazo adecuado para completar la compilación del
archivo final de auditoría normalmente no excede de 60 días desde la fecha del
informe de auditoría

Con independencia de la fecha prevista para la comunicación escrita de las

deficiencias significativas, el auditor puede, en primera instancia, comunicarlas
verbalmente a la dirección y, cuando proceda, a los responsables del gobierno de
la entidad, con el fin de facilitarles la adopción oportuna de medidas correctoras
para minimizar los riesgos de incorrección material.

El grado de detalle de la comunicación de las deficiencias significativas lo decidirá

el auditor, ejerciendo su juicio profesional, a la luz de las circunstancias que
concurran.

Entre los factores que el auditor puede tener en cuenta para determinar el grado
de detalle adecuado de la comunicación están:
a) La naturaleza de la entidad. Por ejemplo, el tipo de comunicación que se
requiere con respecto a una entidad de interés público puede ser distinto al
que se requiere en el caso de una entidad que no sea de interés público.

13
 USAC

b) La dimensión y la complejidad de la entidad. Por ejemplo, la comunicación

que se requiere en el caso de una entidad compleja puede ser diferente a la
que se requiere en el caso de una entidad cuyo negocio es simple.
c) La naturaleza de las deficiencias significativas que el auditor ha
identificado. Por ejemplo, puede ser necesario un mayor grado de detalle si
entre los responsables del gobierno de la entidad hay miembros que no tienen
experiencia significativa en el sector en el que opera la entidad o en las áreas
afectadas.

Los requerimientos legales o reglamentarios relativos a la comunicación de tipos

específicos de deficiencias en el control interno.

Puede que la dirección y los responsables del gobierno de la entidad ya conozcan

las deficiencias significativas identificadas por el auditor durante la realización de
la auditoría, y hayan decidido no corregirlas por razones de coste u otras
consideraciones.

La responsabilidad de evaluar los costes y los beneficios de la aplicación de

medidas correctoras corresponde a la dirección y a los responsables del gobierno
de la entidad.

Aunque el auditor haya comunicado una deficiencia significativa a los

responsables del gobierno de la entidad y a la dirección en una auditoría anterior,
continúa siendo necesario que el auditor repita dicha comunicación si aún no se
han adoptado medidas correctoras.

El auditor puede preguntar a la dirección o, cuando proceda, a los responsables

del gobierno de la entidad, el motivo por el que la deficiencia significativa aún no
se ha corregido.

14
 USAC

2.2.1.6 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO AL PLANIFICAR UNA

AUDITORÍA (CON ENFOQUE GUBERNAMENTAL)

2.2.1.6.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

La planificación consiste en desarrollar una estrategia de auditoría, que permita
adoptar decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del
trabajo de auditoría gubernamental, así como identificar lo que se debe hacer, por
quién y cuándo. Las normas para el proceso de planificación de la auditoría se
dividen en:
 Plan Anual de Auditoría Gubernamental
 Planificación Específica de la Auditoría:
 Familiarización con el ente a auditar
 Evaluación preliminar del control interno
 Elaboración del memorando de planificación
 Elaboración de los programas de auditoría

a) Familiarización con el ente a auditar

Comprende el conocimiento general de la entidad a auditar en cuanto a sus
objetivos, su organización, sus actividades, sistemas de control e
información y factores económicos, sociales y legales que la afectan. Para
llevar a cabo esta actividad, se deben realizar los siguientes
procedimientos:
 Revisión del Archivo Permanente: Se debe efectuar una revisión al
archivo permanente para familiarizarse con la organización, control
interno, contratos, convenios, leyes, normas y reglamentos aplicables y
que estén vigentes para el período a examinar.
 Revisión del Archivo Corriente: Se debe efectuar esta revisión con el
objeto de examinar el informe de la auditoría anterior, correspondencia
emitida y la hoja de pendientes de la auditoría anterior, para evaluar y

15
 USAC

tomar en cuenta los hallazgos más importantes y otros aspectos que

puedan servir de criterio para definir los alcances de la auditoría que se
está planificando.
 Visita Preliminar: Se debe efectuar una visita preliminar a la entidad a
auditar, con el objeto de solicitar información y documentación
(financiera, legal, manuales, etc.), que servirá de base para la
planificación. Esta visita se debe hacer con personal responsable de las
principales áreas de la entidad, dependiendo de la cobertura de la
auditoría (Tesorería, Presupuesto, Finanzas –UDAF-, Contabilidad,
Auditoría Interna UDAI, Recursos Humanos, Departamentos Técnicos,
etc.)

b) Evaluación preliminar del control interno: La evaluación preliminar del

control interno, es un procedimiento necesario para identificar las posibles
áreas críticas, y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoría, para lo cual se debe seguir el siguiente
procedimiento:

Programa de Auditoría: En el Programa de Auditoría se incluyen los Medios

de Evaluación que pueden utilizarse, siendo estos:

 Cuestionarios de Control Interno: Consisten en el empleo de

cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales
incluyen preguntas sobre los aspectos básicos de la organización,
operación, proceso u otro tipo de control y registro a evaluar.
 Flujogramación del Control Interno: Consiste en la esquematización
de la organización, operación, proceso u otro tipo de control y
registro a evaluar. Este medio de evaluación proporciona una
imagen de las operaciones mostrando su naturaleza, secuencia de

16
 USAC

los procesos, división de responsabilidades, fuentes y distribución

de documentos, tipos y situación de los registros y archivos.
 Narración de Procedimientos: Consiste en la explicación por escrito
de los procedimientos seguidos en la ejecución de las operaciones
sujetas a revisión.

c) Elaboración del memorando de planificación: En este documento se

resume el resultado del proceso de la familiarización y evaluación preliminar
del control interno, definiendo los criterios a ser utilizados por el auditor
gubernamental, que servirán de base para definir los antecedentes generales
y más importantes de la entidad a auditar, aspectos legales, normativos y
reglamentarios que le son aplicables, condiciones para efectuar la auditoría,
objetivos, alcance del trabajo y la estimación de recursos y tiempo necesarios.

d) Elaboración de los programas de auditoría: El Programa de Auditoría es

una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en la ejecución de la
auditoría, que permite obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente
para alcanzar los objetivos establecidos en la planificación específica. Ayuda
a desarrollar el trabajo con pasos específicos para alcanzar los objetivos
planteados, sirve de guía en la aplicación de los procedimientos de auditoría y
en la obtención de evidencia y asegura la aplicación de los procedimientos
mínimos, para alcanzar el grado requerido de calidad de la auditoría. (Ver
anexo No.1, 2 y 3).

2.2.1.6.2 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

“El propósito es orientar la ejecución de la auditoría con base en la planificación
específica, a través de la aplicación adecuada de técnicas y procedimientos que

17
 USAC

permitan obtener evidencia, suficiente, competente y pertinente, para cumplir con

los objetivos de cada auditoría. Dentro de la ejecución se realiza lo siguiente”: 7

a) Evaluación del control interno

b) Obtención de información (de acuerdo a la naturaleza de la auditoría)
c) Evaluación del cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias y
normativas aplicables.
d) Obtención de evidencia comprobatoria: suficiente, competente y pertinente.
e) Elaboración de papeles de trabajo (Ver anexo No.4,5 y 6)
f) Elaboración de posibles hallazgos
g) Discusión de hallazgos con los responsables para sus comentarios
respectivos de los hallazgos. (Ver anexo No.7)
h) Seguimiento de cumplimiento de recomendaciones de auditorías internas
y gubernamentales anteriores. (Ver anexo No.8)

2.2.2 AUDITORÍA OPERACIONAL

2.2.2.1 DEFINICIÓN
Examen crítico y sistemático de las operaciones de una empresa con el objeto de
evaluar su grado de eficiencia y eficacia, presentado en un informe, las
observaciones, conclusiones y recomendaciones para lograrlo.

Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos

adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a
eliminar las deficiencias por medio de la recomendación a medidas correctivas.
Comprende además de la financiera, el examen y evaluación de la planeación,
organización, dirección y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y
economía con que se han empleado los recursos humanos, materiales y

7 http://pp.centramerica.com/pp/bancofotos/249-13567.pdf

18
 USAC

financieros: y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se

han logrado o no los objetivos propuestos.

2.2.2.2 ALCANCE
Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin
considerar que sea operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría
operacional, cubre todos los aspectos internos y externos que lo interrelaciona:

 Bajo rendimiento y desperdicios en los departamentos.

 Investigación de ciertos problemas específicos conocidos.
 Acumulación de trabajo en los departamentos y/o secciones.
 La aplicación de la Auditoría Operacional: aunque no pueden establecerse
reglas fijas, que determinen cuando debe practicarse dicha Auditoría
Operacional, si se puede mencionar aquellas que habitualmente los
administradores de entidades, los auditores, internos y los consultores han
determinado como más frecuentes:
 Para aportar recomendaciones que resultan un problema conocido.
 Cuando se tienen indicadores de ineficiencia, pero se desconocen las
razones.
 Para contar con un respaldo para la prevención de eficiencia o para sano
crecimiento de la entidad.

2.2.2.3 OBJETIVOS
Varían entre las organizaciones; pero su objetivo se cumple al presentar
recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que
se practica.

19
 USAC

Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar:

 A corto plazo
 A mediano y largo plazo

A corto plazo
Diagnostica y formula recomendaciones para mejorar la eficacia, la economía y la
eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Esto se logra al
finalizar un trabajo de Auditoría Operacional.

A mediano y largo plazo

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad.

 En una entidad de carácter mercantil; en la mejor de beneficios
económicos. (rentabilidad)
 En un organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación

Los objetivos específicos en una auditoría operacional

 Promover mejoras en las operaciones
 Determinar si la administración cumple con planes y objetivos del negocio.
 Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y
económica.
 Evaluar si las políticas de la administración responden y son congruentes
con los planes generales y específicos establecidos en función de metas y
objetivos de la empresa.
 Examinar evaluar los sistemas de control interno gerencia, para comprobar
el grado de confiabilidad de la administración, en el ejercicio directo del
control sobre los recursos humanos, materiales y financieros.
 Determinar exceso o deficiencia del personal utilizado.

20
 USAC

 Evaluar la cantidad y calidad de recursos administrados (excesivo o

innecesario) de materia, equipo y otros bienes.
 Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales
necesarios.
 Evaluar rendimiento y productividad de la empresa y su personal.
 Identificar duplicación de esfuerzos y falta de coordinación entre
departamentos.
 Investigar existencia de actividades, departamentos, o tareas obsoletas o
de poca importancia cuya eliminación signifique ahorro de recursos.

La auditoría operativa formula y presenta una opinión sobre los aspectos

administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de
efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y
financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción
correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y
posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
Identifica las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e
incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades
examinadas. Determina si la función o actividad bajo examen podría operar de
manera más eficiente, económica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoría
es el de determinar si la producción del departamento cumple con las
especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos
y pronósticos que así como también los Estados Financieros.

Las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el

ejercicio. Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la
empresa. Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan
la cantidad, calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado.

21
 USAC

2.2.2.4. IMPORTANCIA
La auditoría operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la
eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de
acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales
que ejecuten acciones de control, tomen conciencia de la importancia de la
auditoría operativa en más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que
ella reporta.

2.2.2.5. FUNCIONES
La auditoría operacional, es la valoración independiente de todas las operaciones
de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se
llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas
establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los
objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados, que
fortalezcan el desarrollo de la empresa.

No puede haber un enfoque único de la auditoría operacional. No obstante, ciertas

funciones generales, son normalmente aplicables a la mayoría de esas auditorías.
Esas funciones son las siguientes:
 Planear el trabajo que se va a ejecutar, incluyendo el establecimiento de
las normas, mediante las cuales se va a evaluar la operación que se audita.
 Obtener pruebas que permitan medir los resultados de la operación.
 Analizar e investigar las divergencias respecto a las normas.
 Determinar la acción correctiva, cuando sea necesaria.
 Informar de los resultados al nivel administrativo que corresponda.

22
 USAC

2.2.2.6 DIFERENCIAS BÁSICAS CON LA AUDITORÍA FINANCIERA Y SU

RELACIÓN CON OTRAS AUDITORIAS
Diferencias Básicas Entre La Auditoría Financiera Y La Auditoría Operacional
En Cuanto a: Financiera Operacional

Emitir opinión o dictamen sobre la Determinar el grado de eficacia,

razonabilidad de la situación financiera economía y eficiencia de las
de una entidad a una fecha dada, así operaciones para formular las
como sobre el resultado de sus recomendaciones para corregir
operaciones financieras y el flujo de deficiencias o para mejorar dicho
fondos para el periodo que termina en grado de eficacia, economía y
Objetivo dicha fecha. eficiencia.
Contribuir al logro de la prosperidad
Proporcionar un grado de confiabilidad razonable de la empresa o entidad.
de dichos estados para usarlos en la
toma de decisiones administrativas o
gerenciales y en el proceso de dar
cuenta de la gestión.

Ilimitado. Puede cubrir todas las

operaciones o actividades que
Alcance Limitado a las operaciones financieras
realiza un organismo, entidad o
empresa.

Hacia la situación financiera y resultados Hacia las operaciones o actividades

Orientación de las operaciones de la entidad desde de la entidad en el presente con
un punto de vista retrospectivo. proyección el futuro.

Desde el punto de vista interno: la

alta dirección. Desde el punto de
Principalmente externos: Accionistas,
vista externo los accionistas y el
Interesados Gobierno, Bancos; Entidades de Crédito
gobierno y la comunidad cuando se
e Inversiones potenciales.
trata de una entidad del sector
público.

Contadores públicos con

Los contadores públicos con personal de participación del personal de la
Quienes la Ejecutan apoyo de la misma profesión misma profesión y de profesionales
de otras disciplinas.

Su contenido esta exclusivamente Su contenido está relacionado con

Contenido del Informe
relacionado con los estados financieros cualquier aspecto de importancia de

23
 USAC

la administración o de las
operaciones de la entidad,
organismo o empresa pública.

Determinar las áreas débiles o

Determinar la naturaleza y alcance
Objetivo de la Evaluación críticas más importantes para hacia
de los procedimientos de auditoría
del control Interno ellas orientar todos los esfuerzos de
financiera a emplear.
auditoría operacional.

Reciente. Aún se encuentra es su

Historia Larga existencia etapa de formulación teórica y de
experimentación.

La Relación de la Auditoría Operacional con Otras Auditorias

a) La Auditoría Interna y la Operacional: En los últimos años se ha notado
cierta tendencia de parte de los auditores internos, de adoptar el término
“Auditor Operacional”. La auditoría interna se limita al análisis de los
aspectos contables y financieros, la auditoría operativa se relaciona más
con el logro general, la eficacia de los procedimientos de una operación y
de los controles internos, el desempeño de algunos funcionarios en
particular y otros aspectos no financieros del funcionamiento de una
organización.
b) La auditoría financiera y la operacional: No existe lugar a confusiones
entre auditoría operacional y financiera, pues no obstante que la auditoría
operacional que se practica como servicio coordinado con la auditoría
financiera, su enfoque y alcance de los procedimientos así como la finalidad
del trabajo son completamente distintos, aunque en la práctica será
necesario efectuarlos conjuntamente.

c) La auditoría administrativa y la operacional: Tomando en cuenta que la

auditoría administrativa entre sus atribuciones se encuentra el análisis en
el alcance de planes y objetivos como en el funcionamiento de la entidad;
de manera que su relación se ligaría en que la auditoría operacional busca

24
 USAC

la eficiencia y eficacia en la realización de las actividades y lograr también

las metas trazadas y el análisis de la estructura organizativa. Cabe
mencionar también que la auditoría operacional es un instrumento de
información administrativa.
d) La auditoría forense y la operacional: La auditoría forense estudia el
porqué de los motivos de la quiebra o cierre de una empresa, y esto se
relaciona con la auditoría operacional debido a que ésta en su aplicación
puede presentar faltas en la detección de obstáculos en el desempeño
efectivo de las actividades de la entidad provocando el cese de las mismas.

2.2.2.7 BOLETINES DE AUDITORÍA OPERACIONAL

BOLETÍN No.1 - ESQUEMA BÁSICO DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

En diciembre de 1972 la Comisión de Auditoría Operacional emitió su primer
boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoría Operacional realizado
por el Contador Público, independiente o no, y con la intención de lograr unificar
criterios sobre el tema.

Este boletín persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicación de la

auditoría operacional, así como su relación y diferenciación con la auditoría
interna, la externa, la consultoría y otros tipos de trabajos profesionales de
naturaleza análoga.

Por auditoría operacional debe entenderse: el servicio que presta el Contador

Público cuando examina la entidad.

El objetivo de la auditoría operacional se cumple al presentar recomendaciones

que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique.

25
 USAC

BOLETÍN No.2 - METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

Lo necesario para ejercer la auditoría operacional, independiente de cualquier
posible metodología, es la actitud mental de sí queda constante de oportunidades
para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realización de las
operaciones.

Con el objeto de lograr este propósito, el boletín se ha divido en las siguientes

secciones:
 DIRECTRICES DE ACTUACIÓN
 OPERACIONES
 METODOLOGÍA
 INFORME

BOLETÍN No.3 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE COMPRAS

La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una
empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter
material para la realización de sus objetivos.

En este boletín se dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo la

auditoría operacional de compras.
a) Familiarización: El auditor debe familiarizarse con la operación de
compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas,
organización, ubicación de la operación de compras en el flujo de las
operaciones.
b) Visita a las Instalaciones: Inspeccionar las instalaciones de compras, e
incluyendo todas las áreas de recepción, almacenaje, etc.
c) Análisis Financiero y de Información operativa
d) Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter
interno como externo.

26
 USAC

e) Estudiar cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades

como en valores.
f) Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser
posible con los de empresas similares.
g) Entrevistas: elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan
conocer cómo se realiza las operaciones de compras, para entrevistar a los
responsables de la ejecución de las compras y verificar la aplicación de las
políticas en esa área.
h) Examen de La Documentación, estudiar los diversos registros, formas,
archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de
precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos
significativos, etc.
i) Resumen y discusión previa de los problemas detectados.
j) Elaboración del informe.

BOLETÍN No.4 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE VENTAS

La operación de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa
para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes.

Comprende las siguientes actividades:

 Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas,
dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
 Participar en el establecimiento de las listas de precios.
 Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos
y establecer condiciones de pago.
 Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su
cumplimiento.

27
 USAC

 Vigilar la correcta secuencia de las ventas desde el movimiento en que se

coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artículo en cuestión,
con oportunidad y a satisfacción del interesado.
 Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para
incrementar la efectividad de ambos.
 Realizar promociones de ventas.
 Adiestrar al personal de ventas en la obtención de sus objetivos,
cumplimiento de las políticas de comercialización y crédito y su aplicación.

BOLETÍN No.5 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE COBRANZAS

La operación de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa
para la recuperación del precio de los productos o servicios que fueron
proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crédito.

Para realizar la auditoría operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra

operación, la metodología y las técnicas de que dispone el auditor son similares.
Sin embargo, se comentan los siguientes aspectos: Investigación y análisis,
Entrevistas, Informe

Algunos ejemplos aplicables en forma particular a esta operación: Pueden

hacerse sugerencias para estructurar el departamento de cobranzas por zonas
geográficas, por la importancia o magnitud de los clientes, por productos, la
inclusión de puestos supervisores, la eliminación de niveles excesivos,
Establecimiento de presupuestos, sugerencias a los métodos de control y en
general al sistema de información y modificaciones en los sistemas de cobro
establecidos, en las políticas de prosecución, en el control de la documentación,
en el registro de los datos y en los informes que proporciona. Se puede sugerir
por ejemplo, la participación activa de los agentes vendedores en la labor de

28
 USAC

cobranzas, enfatizar la cobranza por correo, el establecimiento de un sistema de

prosecución, etc.

BOLETÍN No.6 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS
La administración de Recursos Humanos es el conjunto de actividades
encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer
las bases de remuneración más adecuadas.

Actividades:
 Contratación y despido de personal.
 Administración de sueldos y salarios.
 Relaciones industriales: actividad encaminada al estudio y mejoramiento
de comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la
empresa.
 Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta
gerencia.

Objetivos de la Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos

 Examinar críticamente, las actividades y sub-actividades indicadas en el
apartado.
 Visitas a lugares en que labora el personal.
 Investigación y análisis
 Entrevistas

BOLETÍN No.7 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO

ELECTRÓNICO DE DATOS
El Centro de Procesamiento Electrónico de Datos, abarca, por lo menos las
siguientes actividades:

29
 USAC

 El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por el equipo

de Procesamiento de Datos y la actualización de los mismos, en los
sistemas que así lo requieran.
 La condición de los datos incluidos en los reportes con la formación de los
documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribución de los reportes.
 La identificación y control de las transacciones erróneas detectadas
durante el proceso.
 El desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse.
 El mantenimiento (modificaciones a los sistemas y programas existentes y
el desarrollo de la documentación respectiva).
 El desarrollo, establecimiento y documentación de política, procedimientos
y estándares relacionados con las actividades del Centro.

BOLETÍN No.8 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE OTORGAMIENTO DE

CRÉDITO
Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta
para llevar a cabo la auditoría operacional de otorgamiento de crédito en las
empresas industriales y comerciales. La operación de otorgamiento de crédito es
el conjunto de actividades que realiza una empresa para otorgar plazo en el pago
de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas
condiciones y características que regulan su recuperación.

Para establecer el marco de referencia que determina la operación de

otorgamiento de crédito, se mencionan a continuación las actividades básicas que
la integran:

 Establecer límites de crédito a los clientes de acuerdo al tipo de actividades

que realicen, sus referencias crediticias.

30
 USAC

Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las políticas generales

de crédito y a las específicas de aprobación establecidas.
 Establecer y actualizar permanentemente los archivos de clientes, en los
que se encuentre su capacidad de crédito.
 Informar sobre los niveles generales de crédito mantenidos en la empresa
en determinado momento.

Se consideran los siguientes aspectos de interés para el otorgamiento de crédito:

 Familiarización: conocer la estructura de organización de crédito, los
objetivos, políticas y sistemas de las áreas de la organización.
 Visita a las Instalaciones: Inspeccionar las instalaciones para observar
recursos materiales, relaciones interpersonales, ambiente de trabajo, etc.
 Investigación y Análisis de la Información Financiera y Operativa
 Obtención y análisis de la información que se considere necesaria para
formarse un juicio adecuado de la situación operacional de los créditos.
 Entrevistas
 Examen de Documentación e Investigaciones Específicas

BOLETÍN No.9 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIOS
Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta
para llevar a cabo la Auditoría Operacional de la Administración de Inventarios, en
empresas industriales y comerciales de tipo común; es decir, se exceptúan
aquellas con características especiales tales como constructoras, extractivas, de
servicio, etc. La Administración de Inventarios es el conjunto de actividades que
desarrollan los gerentes de una empresa, para asegurar las existencias para
producción y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesaria, a costos
óptimos.

31
 USAC

La metodología que dispone el Auditor es similar a la de la revisión operacional

de cualquier otra operación.

BOLETÍN No.10 - AUDITORÍA OPERACIONAL DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS DE INFORMACIÓN
La metodología general para llevar a cabo una auditoría operacional, debe
considerar que los procedimientos se determinan fundamentalmente por los
objetivos y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoría.
Familiarización: será necesario conocer la estructura de organización de las
operaciones y los sistemas que la organización tiene instalados para obtener
información.

Investigación Inicial
Diagnóstico: el auditor operacional deberá asegurarse de la validez de los puntos
detectados en el análisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa.

Elaboración y discusión del informe

Relativos a las Finanzas: informar sobre los planes y programas específicos que
realizan los ejecutivos, comparados con los presupuestos mensuales, semanales,
etc.
 Relativos A La Función De Mercado
 Situación del Inventario en poder de clientes
 Rentabilidad por cliente, por distribuidor, por área geográfica.

2.2.2.8. ESQUEMA BÁSICO, PARTES Y FASES DE LA AUDITORÍA
OPERACIONAL
Partes de la Auditoría Operacional
Todo trabajo de auditoría, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes
partes a saber:

32
 USAC

 Estudio y planificación.
La preparación de una auditoría es la máxima importancia para que resulte
satisfactoria y eficaz. La preparación de auditorías se puede en:
a) Identificar el ámbito de auditoría
b) Examinar documentación relevante
 Manual / Procedimientos
 Legislación / Especificaciones
 Listas de comprobación existentes
 Historial de las acciones correctivas
c) Preparación del programa.
 Hora de inicio
 Duración
 Horario
 Reunión de Cierre
 Ejecución del examen.

Se considera como parte del control posterior en la empresa privada y pública se

encarga de verificar, estudiar y evaluar los aspectos limitados o de una parte de
las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio
ambiente, con posterioridad a su ejecución, se aplicarán las técnicas y
procedimientos de auditoría de acuerdo con la materia del examen y formulará el
correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones.

Informe: el informe de auditoría es el medio más usado para comunicar las

observaciones y recomendaciones a la alta dirección de la organización, sobre los
resultados obtenidos por el trabajo efectuado. Cada informe es una comunicación
y cada auditor tiene que aprender la forma de comunicarse. Debe tener cuidado y

33
 USAC

ser preciso en su preparación, tal como lo es cuando planifica y desarrolla una

auditoría.
Fases de la Auditoría Operativa
La ejecución de una Auditoría Operacional implica el desarrollo de un proceso que
se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas.
1) Fase de Diagnóstico: persigue la obtención de un conocimiento genérico de
la actividad objeto en auditoría dentro de la fase de diagnóstico se puede distinguir
las siguientes:
a) Elaboración Plan de Trabajo de Auditoría Administrativa, que comprende
una estimación del tiempo y de los recursos necesarios para llevar a cabo
esta actividad.
b) Técnicas de Recogida de Información: En ellas se recogen las siguientes
actividades a realizar La Investigación Documental, La Observación, El
Cuestionario y La encuesta.
c) Elaboración de un Diagnóstico Integral: Esto quiere decir que la auditoría
operativa no debe de centrar o limitar su estudio a una variable considerada
esencial. Se debe tener en cuenta las distintas variables organizacionales,
la evolución histórica y proyección de futuro, el entorno ñeque se
desenvuelve, las pautas sociales establecidas en las situaciones
estudiadas y otros factores relacionados con la conducta humana.
d) Elaboración de un Diagnóstico con una Proyección Psicosocial: esto
requiere evaluar variables de carácter cualitativas como el nivel de
motivación y de satisfacción de los empleados.
e) Elaboración de un Diagnóstico con una Proyección Política: Esto
comprende diseñar una estructura de relaciones de poder y grupos de
influencia inherentes en la actividad analizada, detectando en su caso las
relaciones de carácter conflictivo.
f) Realización de un Diagnóstico Participativo: Se trata de que el analista o
auditor realice su actividad de manera transparente e invite a los miembros

34
 USAC

de la unidad Auditada a participar en el proceso de definición de problemas

y soluciones. Esto significa que el auditor operativo no es el que define los
problemas y las soluciones de la unidad sino el que ayuda a clasificar y a
concretar los problemas con soluciones que siempre han estado en la
mente de los miembros de la unidad auditada.

2) Fase de Propuesta
Fase elaboración de la Propuesta: Conocida la naturaleza y causas de las
disfunciones, el auditor aporta soluciones, mediante la unificación de
determinados elementos estructurales, procedí mentales y materiales.

Para ello, las propuestas deben de ser presentadas con un cierto sentido de
flexibilidad, de tal forma que se puedan eliminar alternativos que no afecten a los
términos.

3) Fase de la Negociación de la Propuesta

En esta fase se pretende eliminar los problemas de incomprensión, desviación o
bloqueo que pueden presentarse en la fase posterior de implementación. En este
sentido merece exquisito cuidado el lenguaje de comunicación de las opiniones y
la exposición de los hechos y de las causas de manera tal que la presentación de
lo anterior debe ser preciso y respetuoso y debe de intentarse que se acomode al
modo de pensar de los interlocutores.

4) Fase de Control e Implementación

El control de la implementación es el proceso en que la unidad de auditoría está
capacitada para iniciar y regular la conducta de las actividades, para que sus
resultados se ajustes a las expectativas y a los objetivos diseñados.

35
 USAC

El auditor debe controlar el proceso de implementación para: Evitar desviaciones

intencionales, que varíen los objetivos del reestructurador.
a) Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de
implementación.

5) Fase de evaluación del proceso de cambio de la organización:

La evaluación es la investigación sistemática del proceso de confección y una
propuesta de organización y de su aplicación. En el proceso de evaluación se
debe observar todo el proceso y no exclusivamente una parte del mismo, es decir,
la fijación de objetivos, la recopilación de datos, la presentación de diagnóstico y
la propuesta de organización, la negociación de la propuesta y el proceso de
implementación y control son los pasos que permiten evaluar en conjunto una
actividad.

El proceso de evaluación comprende:

a) Buscar indicadores que muestren el grado de eficacia y eficiencia

b) Identificar los puntos débiles y los puntos fuertes
c) Especificar los puntos fuertes y débiles, se deben incorporar estos
conocimientos a la dinámica de la actividad de la unidad que se audita. Los
indicadores de gestión que indican eficiencia y eficacia no existen. En cada
actividad hay que crearlos, bajo el concepto de eficiencia y eficacia que se
tiene.

2.2.2.9. METODOLOGÍA
Es la identificación de un marco de referencia para la ejecución y práctica
sistemática y ordenada de la auditoría operacional-administrativa. Tiene como
objetivo asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el
ejercicio de auditoría interna en tres tipos: administrativa-operacional o financiera.

36
 USAC

Objetivo: Asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende de

una auditoría operacional-administrativa. Es el contar con una guía que oriente
para una adecuada cobertura de revisión.

Importancia: La auditoría interna es un trabajo profesional. Una forma de hacer

prevalecer ese estatus es cuando se lleva a cabo bajo normas y criterios que
regulen su ejercicio, bajo una metodología que asegure su dirección y control para
obtener resultados deseados.

Pasos Fundamentales
a) Familiarización
b) Investigación y Análisis
c) Diagnostico
d) Informe

2.2.2.9.1 FAMILIARIZACIÓN
Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad, como van a
lograrse y cómo van a determinar los resultados. El Auditor debe familiarizarse
con la operación que revisara dentro del contexto de la empresa que se está
auditando. Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor
sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa o corporación en
general y con la operación que se revisara en particular.

 Estudio Ambiental
 Estudio de la gestión administrativa
 Visita a las instalaciones

37
 USAC

2.2.2.9.2 INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS

El objetivo de esta fase de la metodología es analizar la información y examinar
la documentación relativa a evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación
en cuestión. Se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo
estadístico. Para logar la objetividad referida es recomendable la utilización de
técnicas como las que se mencionan a continuación:
 Entrevista
 Evaluación de gestión administrativa
 Examen de la documentación

Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de

transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño
de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea
necesario para que represente razonablemente la población de la cual se
seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están interesados
en tres temas: Calidad, Periodo correcto y Costo.

2.2.2.9.3 DIAGNÓSTICO
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarán los
hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose
aquellos que sean indicios de notorios fallas de eficiencias. El auditor debe
alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos, ensayar el resumen
de los de mayor relevancia.

En la fase de diagnóstico se puede distinguir lo siguiente:

 Elaboración plan de trabajo de auditoría administrativa, que comprende
una estimación del tiempo de los recursos necesarios para llevar a cabo
esta actividad.

38
 USAC

 Técnicas de recogida de información: En ellas se recogen las siguientes

actividades a realizar la investigación documental, la observación, el
cuestionario y la encuesta.
 Elaboración de un diagnóstico integral: esto quiere decir que la auditoría
operativa no debe centrar o limitar su estudio a una variable considerada
necesaria esencial.
 Elaboración de un diagnóstico de proyecto de política Psicosocial: Esto
requiere evaluar variables de carácter cualitativas como el nivel de
motivación y satisfacción de empleados.

2.2.2.9.4 INFORME
Son el medio por el cual diferentes personas, tanto internas como externas de la
organización, evalúan el trabajo del auditor interno así como su contribución. El
informe constituye también la más sólida evidencia acerca del carácter profesional
de las actividades de auditoría interna. Cumple muchas funciones altamente
importantes, tanto para el auditor como para la administración.

Funciones del informe:

a) Conclusiones basadas en la auditoría: El informe sirve para sumarizar
la evidencia obtenida durante la auditoría, con la presentación de hallazgos
y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría.
b) Reportar condiciones: Reporta a la organización un resumen de las
principales áreas que requieren mejoras; esto es, el informe puede ser visto
como una herramienta de que se vale la administración para conocer sus
operaciones y para evaluar su ejecución.
c) Marco de referencia de la acción administrativa: las recomendaciones
en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que
deben ser tomadas por la administración. Con base a condiciones
reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven

39
 USAC

como marco de referencia en la toma de acciones para corregir deficiencias

y mejorar las operaciones.
d) Aclarar puntos de vista auditado: Es normal que el auditado trate de
mitigar las circunstancias o aclarar las situaciones en la que está en
desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor
ayudarán a puntualizarlos criterios de la administración y proporcionan
bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.

2.2.2.10 RELACIÓN CON EL CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA DE

CONTROL INTERNO

El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con
la norma de ejecución del trabajo que requiere que: "El auditor debe efectuar un
estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que sirva de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le permita
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditoría”.

El conocimiento y evaluación del control interno deben permitir al auditor

establecer una relación específica entre la calidad del control interno de la entidad
y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoría. Por otra parte,
el auditor deberá comunicar las debilidades o desviaciones al control interno del
cliente que son definidas en este boletín como "situaciones a informar".
El objetivo de este boletín es definir los elementos de la estructura del control
interno y establecer los pronunciamientos normativos aplicables a su estudio y
evaluación, como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditoría,
así como señalar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre
debilidades o desviaciones al control interno.

40
 USAC

Evaluación preliminar
En esta etapa, el auditor efectúa un análisis general del riesgo implícito en el
trabajo que va a realizar, con objeto de considerarlo en el diseño de sus programas
de trabajo de auditoría y para identificar gradualmente las actividades y
características específicas de la entidad. El boletín 3030, "importancia relativa y
riesgo de auditoría" de esta comisión, define los tipos de riesgo y el efecto que
tienen éstos en la planeación y desarrollo de una auditoría de estados financieros.
Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y por lo tanto,
aunque cualquier decisión es preliminar, el auditor deberá primeramente:

 Comprender el ambiente de control establecido por la administración para

detectar errores potenciales.
 Describir y verificar su comprensión de los procedimientos de control de la
administración.
 Evaluar el diseño de los sistemas de control, para determinar sí es probable
que sean eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales
identificados.
 Formarse un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control
que será probado.

Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de

control interno, estará capacitado para decidir el grado de confianza que
depositará en los controles existentes, para la prevención y detección de errores
potenciales importantes o bien si directamente los objetivos de auditoría se
pueden alcanzar de manera más eficiente y efectiva a través de la aplicación de
pruebas sustantivas.

La evaluación final de los procedimientos de control seleccionados, se hará

después de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles.

41
 USAC

El procesamiento electrónico de datos al evaluar la estructura del control interno

Por la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la información
contable, así como el volumen de operaciones procesadas en ellos, la pérdida de
huellas visibles y concentración de funciones contables que frecuentemente se
dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar y en su caso,
probar el sistema de PED, como parte fundamental del estudio y evaluación del
control interno y documentar adecuadamente sus conclusiones sobre su efecto
en la información financiera y el grado de confianza que depositará en los
controles.

Pruebas de cumplimiento y evaluación final

La finalidad de las pruebas de cumplimiento es reunir evidencia suficiente para
concluir si los sistemas de control establecidos por la administración, prevendrán
o detectarán y corregirán errores potenciales que pudieran tener un efecto
importante en los estados financieros. Esta conclusión permite confiar en el control
como fuente de seguridad general de auditoría y disminuir el alcance de las prue-
bas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la

aparente contabilidad de procedimientos específicos de control. La evaluación se
hará determinando si los procedimientos de control están funcionando de manera
efectiva, según se diseñaron, durante todo el periodo. Estas pruebas pueden
implicar el examen de documentación de transacciones para buscar la presencia
o ausencia de atributos específicos (controles detectivos).

Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones

seleccionadas, se puede determinar una tasa máxima estimada de desviaciones
y así llegar a una conclusión sobre la eficacia de los procedimientos de control
durante el periodo examinado.

42
 USAC

Además de las pruebas que se describen, es necesario establecer, por indagación

y observación e inspección de documentación, la forma en que la administración
se ha asegurado de que el sistema de control continúa operando efectivamente,
a pesar de posibles cambios en el medio ambiente.

El juicio del auditor con respecto a las situaciones a informar, varía en cada trabajo
y está influenciado por la naturaleza y extensión de los procedimientos de
auditoría y otros factores, tales como el tamaño de la entidad, su complejidad y la
naturaleza y diversificación de sus actividades.

Esta comunicación se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y

responsabilidad, tales como el Consejo de Administración, el dueño de la empresa
o con quienes hayan contratado al auditor. Como parte de su trabajo, el auditor
debe además, proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de
control interno existente. El auditor también podrá identificar asuntos que a su
juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien sean poco importantes
y tendrá que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la
administración.

2.2.2.11 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES

Concepto de Técnica
Como se ha dicho el auditor emite un juicio de la empresa de una parte o en su
totalidad, y estos juicios deben sustentarse en evidencias sustentables (los
esfuerzos del auditor deben dirigirse hacia la obtención de esta evidencia).

En la auditoría las técnicas son, métodos o modos de actuar que permiten al

auditor obtener información destinada a sustentar, con evidencia suficiente y
pruebas auténticas, su opinión o juicio sobre alguna materia objeto de su análisis
e investigación.

43
 USAC

En consecuencia, no es la técnica misma la importante, sino que lo es su validez

como herramienta de investigación seria y confiable, y la propiedad y oportunidad
de su aplicación a cada circunstancia en especial.

La norma es una regla de aceptación general que sin rigidizar el trabajo del
auditor, lo condiciona sanamente. Esto significa que, en su labor de búsqueda de
evidencias a través de los cumplimientos de los procedimientos apropiados, debe
aplicar aquellas técnicas que la práctica y su idoneidad profesional le indiquen
como convenientes, enmarcando en las normas de auditoría.

2.2.9.11.1 TIPOS DE TÉCNICAS

Los tipos de técnicas pueden ser:
Estudio General: Es el estudio y análisis de los aspectos generales del problema,
situación y/o empresa, que puedan ser significativos en su calidad de información
para el auditor.
 Se concentrara mediante: El examen de la documentación.
o Revisión de escrituras, actas de directorio, juntas o comités;
manuales de organización, de descripción de cargos, de
procedimientos; correspondencia relacionada con la organización y
marcha del ente; organigramas; declaraciones de políticas y filosofía
de administración, todo lo cual debe otorgar conocimiento del área
o entidad examinada.

 La información ocular: Apreciación real, obtenida por el auditor.

Descripciones Escritas: Son las características del sistema o de una situación

específica a evaluar, pueden ser explicaciones sobre las funciones de la empresa,
procedimientos registros, formularios, archivos, recursos, etc. Lo importante es

44
 USAC

escribir lo visto aunque el auditor debe tener la habilidad de escribir en forma clara
y concisa.

Entrevista: Es recoger información formulando preguntas a los empleados

relacionados con el problema. Entonces el auditor debe tener mucho tacto para
plantear las preguntas y dar validez a las respuestas. Se deben planificar las
entrevistas a efectuar, y así aprovechar más el tiempo. La respuesta a una sola
pregunta es una parte minúscula en la formación de la opinión, las respuestas a
muchas preguntas, relacionadas entre sí, pueden suministrar elementos de juicio
muy satisfactorios. El único problema de planificar las entrevistas es que pueden
mecanizar la información. También si el auditor no desea tener un cuestionario en
la entrevista, hace la entrevista más amena y puede tener un clima más grato,
además si hace esto debe tomar buenas notas resumidas que después le ayuden
en su labor.

Correlación con Información Conexa: Cada vez que el auditor obtenga

información que le sirva de evidencia para la formación de un juicio, deberá
relacionarla con la información conexa de la propia empresa y/o del medio
relacionado, con el objetivo de constatar tanto su confiabilidad y validez como que
sea concordante con el concepto, políticas, filosofía de administración y cultura
organizacional del ente examinado. Servirá para tal constatación que ya estuvo
en vista al practicar el examen general, en especial manuales y documentos
emitidos por la empresa sobre su organización y modo de administrar.

Confirmación: Es para tener la confirmación de las entidades ajenas a la

organización respectos de ciertos temas que le interesen al auditor para que le
ayuden a su trabajo. Por ello estas entidades deben ser independientes de la
empresa, además la información que ellos emitan se debe entregar directamente
al auditor.

45
 USAC

Observación: El auditor debe estar alerta ante cualquier situación que se

produzca y todas las actividades que se llevan a cabo. La idea es ver que nada
este fuera de lo normal.

Es una técnica de aplicación muy general y su aporte no es muy concluyente,

pues el auditor no la puede vincular a procedimientos específicos de verificación.

Análisis: Se examina cuidadosamente la información recopilada. Se comprueba

la calidad de la información y su relevancia ante los hechos advertidos en las
etapas de investigación, para poder definir el o los problemas, precisar su
significado y trascendencia, identificar sus causas y buscar las soluciones.

Otras Técnicas: Técnicas tales como árboles de decisión, CPM, PERT y otras
más ayudados por las estadísticas, matemáticas, probabilidades, programación
lineal, la computación ,etc. ayudan a los administradores a tomar mejores
decisiones , estas técnicas también las utiliza el auditor operativo, entonces, él
debe saber cómo utilizarlos, además debe tener un asesor que tenga este tipo de
conocimientos.

Tanto las técnicas de proyección y de control mencionadas, como aquellas

propias de la ciencias de la administración o investigación operativa, que
proporcionan un arsenal moderno, principalmente matemático, y que permiten
calcular eficazmente el valor de políticas directivas alternativas, son herramientas
o técnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina la administración.
Asimismo, también ellas pueden ser objeto de auditoría en cuanto a la
oportunidad, propiedad y eficacia con que se manejan.

46
 USAC

Procedimientos de Auditoría
El auditor en general, no forma a su juicio de una sola técnica, sino que aplica
muchas de ellas para un mismo hecho. Los procedimientos de auditoría, diciendo
que son: “el conjunto de técnicas que forman el examen de una partida o un
conjunto de hechos o circunstancias”. Se pueden formular programas generales
y pormenorizados, según el grado de detalle. Los primeros se limitan a un
enunciado genérico de los procedimientos y técnicas a aplicar, los segundos son
más detallados en la descripción de los procedimientos y técnicas de la auditoría
(procedimientos es el curso de acción y de las tareas a realizar). El programa de
auditoría es un excelente elemento de control de avance del equipo de auditores.

Programas de Auditoría
Es planificar el trabajo general, además debe ser una guía de las tareas del
examen en forma precisa y orientada a hechos o áreas específicas, con
explicación de lo que debe hacerse. El programa de auditoría es un enunciado,
lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han
de emplearse y en qué oportunidad se aplicaran.

2.2.3 MINISTERIO DE EDUCACIÓN

El Ministerio de Educación (MINEDUC) es el ministerio del gobierno de
Guatemala responsable de la educación en Guatemala, por lo cual le corresponde
lo relativo a la aplicación del régimen jurídico concerniente a los servicios
escolares y extra-escolares para la educación de los guatemaltecos. El 18 de julio
de 1,872, durante la presidencia provisional del General Miguel García Granados, fue
creado el Ministerio de Instrucción Pública. La Nueva cartera estuvo a cargo del
Licenciado José Miguel Vasconcelos.

El 2 de enero de 1,875 se produce el establecimiento de la educación primaria

gratuita obligatoria. El 16 de febrero de 1,875 se publica la Ley orgánica de
Segunda Enseñanza y se decretan los estudios a nivel secundario para obtener

47
 USAC

el Diploma de Bachiller en Ciencias y Letras; el 18 de febrero se organiza la

Escuela Central. Es el Ministerio del Gobierno de Guatemala responsable de la
educación en Guatemala, por lo cual le corresponde lo relativo a la aplicación del
régimen jurídico concerniente a los servicios escolares y extraescolares para la
educación de los guatemaltecos.

En 1,997 el Ministerio de Educación se concentra en un solo lugar; El edificio que

alberga el MINEDUC fue construido en 1,897, en la administración de José María
Reina Barrios y fue utilizado como salón de exposiciones de la Primera Feria
Centroamericana. En 1,901, durante el período de Manuel Estrada Cabrera se
construyó allí un asilo de convalecientes, hoy forma del legado histórico del país.
Por su valor histórico el Instituto de Antropología e Historia lo declaró Monumento
Nacional. En año 2,007 se inaugura un nuevo edificio. Dentro del complejo de las
instalaciones del MINEDUC albergando algunas dependencias que se ubicaban
fuera de la planta central, esto con el fin de unificar y centralizar sus funciones,
para brindar un mejor servicio.

2.2.3.1 DEFINICIONES
El Sistema Educativo Nacional de Guatemala es el conjunto ordenado e
interrelacionado de elementos, procesos y sujetos a través de los cuales se
desarrolla la acción educativa, de acuerdo con las características, necesidades e
intereses de la realidad histórica, económica y cultural guatemalteca, según su
definición en el artículo 3 de la Ley Nacional de Educación, Decreto No. 12-91
del Congreso de la República.

Las características con que cuenta este sistema es que debe ser participativo,
regionalizado, descentralizado y desconcentrado, según el artículo 4 de la ley
respectiva. El órgano estatal rector del sistema educativo es el Ministerio de

48
 USAC

Educación. Según el estado de Guatemala que podrán encontrar más información

ahí.

2.2.3.2 FUNCIONES
El Ministerio de Educación de Guatemala, de acuerdo con el artículo 33 de la Ley
del Organismo Ejecutivo le corresponde las siguientes funciones:
 Formular y administrar la política educativa, velando por la calidad y la
cobertura de la prestación de los servicios educativos públicos y privados,
todo ello de conformidad con la ley.
 Coordinar con el Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda
las propuestas para formular y poner en vigor las normas técnicas para la
infraestructura del sector.
 Velar porque el sistema educativo del Estado contribuya al desarrollo
integral de la persona, con base en los principios constitucionales de
respeto a la vida, la libertad, la justicia, la seguridad y la paz y al carácter
multiétnico, pluricultural y multilingüe de Guatemala.
 Coordinar esfuerzos con las universidades y otras entidades educativas del
país, para lograr el mejoramiento cualitativo del sistema educativo nacional.
 Coordinar y velar por el adecuado funcionamiento de los sistemas
nacionales de alfabetización, planificación educativa, investigación,
evaluación, capacitación de docentes y personal magisterial, y educación
intercultural ajustándolos a las diferentes realidades regionales y étnicas
del país.
 Promover la auto-gestión educativa y la descentralización de los recursos
económicos para los servicios de apoyo educativo mediante la
organización de comités educativos, juntas escolares y otras modalidades
en todas las escuelas oficiales públicas; así como aprobarles sus estatutos
y reconocer su personalidad jurídica.

49
 USAC

 Administrar en forma descentralizada y subsidiaria los servicios de

elaboración, producción e impresión de textos, materiales educativos y
servicios de apoyo a la prestación de los servicios educativos.
 Formular la política de becas y administrar descentralizadamente el
sistema de becas y bolsas de estudio que otorga el Estado.

2.2.3.3 POLÍTICAS
El Consejo Nacional de Educación, constituido al amparo del artículo 12 de la Ley
Nacional de Educación, Decreto No. 12-91 del Congreso de la República de
Guatemala, instalado estructural y funcionalmente mediante Acuerdo Gubernativo
No. 304-2008 de fecha 20 de noviembre de 2008, presentan a los diferentes
sectores y a la población en general, las Políticas Educativas que deben regir al
país. Las políticas son el resultado de un trabajo conjunto realizado por los
representantes de cada una de las instituciones y organizaciones que conforman
el Consejo Nacional de Educación. Trabajo en el que se ha tomado como base
lo expuesto en el Diseño de Reforma Educativa de 1998, el cual contiene políticas
y estrategias para resolver los desafíos educativos del país y que después de más
de diez años siguen vigentes; las diferentes propuestas de políticas educativas
formuladas por diversas instituciones nacionales e internacionales como las
Metas del Milenio y las Metas 20-21, tiene la finalidad de hacer una propuesta que
en forma efectiva, a mediano y largo plazo, responda a las características y
necesidades del país.

Estas políticas son de interés nacional y de aplicabilidad para el sector público y

privado. Tienen como fin principal orientar las líneas de trabajo presentes y
futuras, para la consecución de los objetivos que tiendan al desarrollo integral de
la persona a través de un Sistema Nacional de Educación de calidad, incluyente,
efectivo, respetuoso de la diversidad del país y que coadyuve al fortalecimiento
de la formación de la ciudadanía guatemalteca.

50
 USAC

Las políticas que se plantean para obtener un Sistema de Calidad con viabilidad
política, técnica y financiera son: de calidad; de cobertura; de equidad; de
educación bilingüe, multicultural e intercultural; de modelo de gestión; de
fortalecimiento institucional y descentralización; de formación del recurso humano
y de aumento de la inversión educativa. A continuación se definirán las políticas:

2.2.3.3.1 COBERTURA
Garantizar el acceso, permanencia y egreso efectivo de la niñez y la juventud sin
discriminación, a todos los niveles educativos y subsistemas escolar y
extraescolar.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
a) Incrementar la cobertura en todos los niveles educativos.
b) Garantizar las condiciones que permitan la permanencia y egreso de los
estudiantes en los diferentes niveles educativos.
c) Ampliar programas extraescolares para quienes no han tenido acceso al
sistema escolarizado y puedan completar el nivel primario y medio.

2.2.3.3.2. CALIDAD
Mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que todas las
personas sean sujetos de una educación pertinente y relevante.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
a) Contar con diseños e instrumentos curriculares que respondan a las
características y necesidades de la población y a los avances de la ciencia
y la tecnología.
b) Proveer instrumentos de desarrollo y ejecución curricular.
c) Fortalecer el sistema de evaluación para garantizar la calidad educativa.

51
 USAC

2.2.3.3.3. MODELO DE GESTIÓN

Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de efectividad y transparencia en
el sistema educativo nacional.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

a) Sistematizar el proceso de información educativa.

b) Fortalecer el modelo de gestión para alcanzar la efectividad del proceso
educativo.
c) Garantizar la transparencia en el proceso de gestión.
d) Fortalecer criterios de calidad en la administración de las instituciones
educativas.
e) Establecer un sistema de remozamiento, mantenimiento y construcción de
la planta física de los centros educativos.

2.2.3.3.4. RECURSO HUMANO

Fortalecimiento de la formación, evaluación y gestión del recurso humano del
Sistema Educativo Nacional.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

a) Garantizar la formación y actualización idónea del recurso humano para

alcanzar un desempeño efectivo.
b) Evaluar el desempeño del recurso humano para fines de mejora de la
calidad.
c) Implementar un sistema de incentivos y prestaciones para el recurso
humano, vinculados al desempeño, la formación y las condiciones.

52
 USAC

2.2.3.3.5. EDUCACIÓN BILINGÜE MULTICULTURAL E INTERCULTURAL

Fortalecimiento de la Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

a) Fortalecer programas bilingües multiculturales e interculturales para la

convivencia armónica entre los pueblos y sus culturas.
b) Implementar diseños curriculares, conforme a las características
socioculturales de cada pueblo.
c) Garantizar la generalización de la Educación Bilingüe Multicultural e
Intercultural.
d) Establecer el Sistema de acompañamiento técnico de aula específico de la
EBMI.

2.2.3.3.6. AUMENTO DE LA INVERSIÓN EDUCATIVA

Incremento de la asignación presupuestaria a la Educación hasta alcanzar lo que
establece el Artículo 102 de la Ley de Educación Nacional, (7% del producto
interno bruto)

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

a) Garantizar el crecimiento sostenido del presupuesto de Educación en

correspondencia al aumento de la población escolar y al mejoramiento
permanente del sistema educativo.
b) Promover criterios de equidad en la asignación de los recursos con el fin
de reducir las brechas.
c) Asignar recursos para implementar de manera regular la dotación de
material y equipo.

53
 USAC

2.2.3.3.7. EQUIDAD
Garantizar la educación con calidad que demandan las personas que conforman
los cuatro pueblos, especialmente los grupos más vulnerables, reconociendo su
contexto y el mundo actual.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

a) Asegurar que el Sistema Nacional de Educación permita el acceso a la

educación integral con equidad y en igualdad de oportunidades.
b) Asegurar las condiciones esenciales que garanticen la equidad e igualdad
de oportunidades.
c) Reducir el fracaso escolar en los grupos más vulnerables.
d) Implementar programas educativos que favorezcan la calidad educativa
para grupos vulnerables.

2.2.3.3.8. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y DESCENTRALIZACIÓN

Fortalecer la institucionalidad del sistema educativo nacional y la participación
desde el ámbito local para garantizar la calidad, cobertura y pertinencia social,
cultural y lingüística en todos los niveles con equidad, transparencia y visión de
largo plazo.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
a) Fortalecer a las instancias locales para que desarrollen el proceso de
descentralización y participación en las decisiones administrativas y
técnicas.’
b) Promover y fortalecer la participación de diferentes sectores sociales a nivel
comunitario, municipal y regional en la educación.
c) Fortalecer programas de investigación y evaluación del Sistema Educativo
Nacional.

54
 USAC

2.2.3.3.9. PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS

Los principios que sustentan y orientan la formulación de las políticas educativas
son los indicados en la Ley de Educación Nacional (Dto. Legislativo No. 12-91) en
su TITULO I. Principios y Fines de la Educación. CAPITULO I. Principios. En el
Artículo 1o. Dice: Principios. La educación en Guatemala se fundamenta en los
siguientes principios:
 Es un derecho inherente a la persona humana y una obligación del Estado.
 En el respeto o la dignidad de la persona humana y el cumplimiento efectivo
de los Derechos Humanos.
 Tiene al educando como centro y sujeto del proceso educativo.
 Está orientada al desarrollo y perfeccionamiento integral del ser humano a
través de un proceso permanente, gradual y progresivo.
 En ser un instrumento que coadyuve a la conformación de una sociedad
justa y democrática.
 Se define y se realiza en un entorno multilingüe, multiétnico y pluricultural
en función de las comunidades que la conforman.
 Es un proceso científico, humanístico, crítico, dinámico, participativo y
transformador.

2.2.3.4. MISIÓN
Somos una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de
oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha
diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con
una Guatemala mejor.

2.2.3.5. VISIÓN
Formar ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos, orgullosos
de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con
principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta.

55
USAC

56
 USAC

2.2.3.6. RED DE SERVICIOS

La red de servicios que brinda el ministerio de educación está comprendida en las
siguientes curriculas:
• Dirección General de Currículo-DIGECUR
• Educación Preescolar
• Educación Primaria
• Educación Media
• Educación Extraescolar

2.2.3.6.1. DIRECCIÓN GENERAL DE CURRÍCULO – DIGECUR

Se creó como una entidad responsable del diseño, desarrollo, actualización y
evaluación del currículo de todos los niveles y modalidades del sistema educativo.
Se integra con diversos procesos que tienen el objetivo general, de asegurar la
calidad educativa.

Las principales funciones de DIGECUR son:

• Formular, divulgar y actualizar el Currículo Nacional Base y los
lineamientos para alcanzar los estándares y las competencias en las
áreas obligatorias y fundamentales del conocimiento con respecto a la
educación escolar, en modalidad intercultural, monolingüe y bilingüe,
según los niveles que determinen la ley y los reglamentos vigentes.
• Elaborar los lineamientos generales de procesos, modalidades,
metodología y otros componentes.
• Evaluar los procesos de diseño y desarrollo curricular en los niveles de
planificación curricular regional y local.
• Acompañar técnicamente y evaluar los procesos de diseño y desarrollo
curricular regional y local.
• Preparar la temática y metodología para el desarrollo de las
capacitaciones relacionadas con los lineamientos curriculares.

57
 USAC

• Elaborar los lineamientos generales para la elaboración de textos, en

seguimiento del currículo definido.

La Dirección General de Currículo (DIGECUR) cuenta con una estructura la cual

está compuesta de la siguiente manera:
• Dirección General de Desarrollo Curricular
• De la subdirección de Diseño y Desarrollo Curricular
• Departamento nivel inicial y preprimaria
• Departamento nivel primario
• Departamento nivel medio ciclo básico
• Departamento nivel medio ciclo diversificado
• De la subdirección de Monitoreo y Evaluación curricular
• Departamento de Atención a Modalidades Educativas Especiales
• Departamento Estándares Educativos
• Departamento Evaluación Curricular

Misión: Coordinar el diseño y desarrollo del currículum en todos los niveles del
Sistema Educativo Nacional, con pertinencia a la diversidad lingüística y cultural
y proponer estrategias innovadoras acordes con los nuevos campos del
conocimiento en ciencia y tecnología que se reflejen en la formación integral de la
persona humana y en beneficio de la población en general con la participación de
personas con una preparación que responda a las necesidades de su formación.

Visión: La educación del país transformada por medio de la aplicación del

Currículum Nacional Base y materiales de apoyo que responden a las
necesidades de los actores educativos en todas las modalidades del sistema
educativo nacional y al proceso de concreción de la planificación curricular en los
niveles regional y local en atención a la diversidad de la población.

58
 USAC

2.2.3.6.2. EDUCACIÓN PREESCOLAR

El nivel de Educación Preprimaria, se caracteriza por cumplir una doble finalidad:
la socialización del ser humano y la estimulación de los procesos evolutivos. Se
entiende por socialización el proceso de incorporación, a la conducta de las
personas, de normas que rigen la convivencia social y su transformación para
satisfacer necesidades e intereses individuales: pautas, normas, hábitos,
actitudes y valores que se adquieren en la interacción con otros y otras:
solidaridad, espíritu de cooperación y respeto Su finalidad es que el niño y la niña
se reconozcan como seres con identidad personal y como sujetos sociales.

La estimulación de los procesos evolutivos se centra en los aspectos psicológicos

que configuran el crecimiento y desarrollo de una persona. Esto implica propiciar
situaciones en las que sea indispensable utilizar los esquemas de conocimiento
para apropiarse de los elementos de su cultura, adaptarse al medio y ejercer una
actividad creativa susceptible, incluso, de modificar ese mismo medio y progresar
así en la autonomía personal y en el espíritu crítico.

Es en esta etapa de la vida en la que se establecen las bases y los fundamentos

esenciales para todo el posterior desarrollo del comportamiento humano, así como
la existencia de grandes reservas y posibilidades que en ella existen para la
formación de diversas capacidades, cualidades personales y el establecimiento
inicial de rasgos del carácter. También se forma la personalidad tomando como
base la plasticidad que tiene el cerebro infantil. De esa manera, la socialización y
la estimulación desarrolladas en forma simultánea permiten preparar a la niña y al
niño para la vida y para la adquisición de aprendizajes permanentes.

La educación preprimaria en Guatemala se fundamenta en las leyes que en

materia educativa existen en el país, constituye un compromiso y un derecho para
la infancia y se caracteriza por ser “abierta e integral”. Abierta, porque mantiene

59
 USAC

un intercambio permanente con la comunidad en la que se inserta y con la familia

en particular, realizando con ambas una tarea compartida. Integral porque la niña
y el niño son considerados en todos los aspectos de su personalidad, propicia un
entorno social afectivo, condiciones de saneamiento básico, alimentación
y nutrición adecuadas a la edad de los niños y las niñas, prestación de servicios
preventivos y remediales de salud integral. Además, parte de su contexto
sociocultural y lingüístico y porque la educación se integra y se relaciona con las
necesidades y posibilidades del medio circundante.

2.2.3.6.3 EDUCACIÓN PRIMARIA

La educación primaria en Guatemala se fundamenta en las leyes que en materia
educativa existen en el país. Se orienta al desarrollo de las capacidades que,
según su nivel de madurez, deben poseer las y los estudiantes al egresar de este
nivel. Están expresadas en términos de competencias: indican las capacidades
para utilizar sus aprendizajes declarativos o conceptuales, procedimentales y
actitudinales ante situaciones determinadas; tanto en la resolución de problemas,
como para generar nuevos aprendizajes y para convivir armónicamente
con equidad.

Se espera que al egresar del nivel primario, los y las estudiantes sean capaces de
comunicarse en dos o más idiomas, utilicen el pensamiento lógico, reflexivo,
crítico propositivo y creativo, en la construcción del conocimiento, apliquen
la tecnología y los conocimientos de las artes y las ciencias de su cultura y de
otras culturas; contribuyan al desarrollo sostenible de la naturaleza, las
sociedades y las culturas del país y del mundo; que valoren la higiene y la salud
individual y colectiva para promover el mejoramiento de la calidad de vida, que
actúen con seguridad, libertad, responsabilidad y honestidad, que practiquen y
promuevan los valores, la democracia, la cultura de paz y el respeto a los

60
 USAC

Derechos Humanos. Asimismo, que respeten, promuevan y valoren el arte, la

cultura y la cosmovisión de los Pueblos.

El enfoque constructivo de aprendizajes significativos constituye la base formativa

en la Educación Primaria, lo que permite el desarrollo de nuevas destrezas y la
adquisición de conocimientos. Se toman como referencia los aprendizajes y las
experiencias vividas con anterioridad, que por su significatividad quedaron
grabadas en la memoria de los y las estudiantes. La formación anteriormente
descrita se organiza en los ámbitos del conocer, del ser, del hacer, del convivir y
del emprender.

En el Currículum del Nivel Primario, el desarrollo de estas y otras capacidades se

integra a los aprendizajes adquiridos en el Nivel Preprimario. Asimismo,
constituyen la base sobre la cual se construirán las capacidades propias del
siguiente nivel educativo, de manera que el desarrollo del niño y de la niña, desde
el inicio de su educación escolarizada, sea un proceso secuencial e integral.

2.2.3.6.4 EDUCACIÓN MEDIA

El Ciclo de Educación Básica, también conocido como Ciclo Básico y el Ciclo de
Educación Diversificada, según la Ley Nacional de Educación, conforman el nivel
de Educación Media. En el Ciclo Básico se atiende a la población estudiantil que
egresa del nivel de Educación Primaria y la prepara para que continúe al Ciclo de
Educación Diversificada o Ciclo Diversificado.

Los anuarios estadísticos del Ministerio de Educación manejan el rango de 13 a

15 años para estimar la tasa neta y la tasa bruta de cobertura del Ciclo Básico. En
esta etapa de vida se manifiestan diferentes cambios, entre los cuales se incluyen:
crecimiento acelerado, interés por el sexo opuesto, desarrollo de destrezas
intelectuales de pensamiento abstracto, necesidad de hacer amistades y de ser

61
 USAC

aceptadas o aceptados por las demás personas, deseo de independencia,

maduración sexual, mayor conciencia sobre la problemática del entorno y
desarrollo de la personalidad. Además de estos cambios relacionados a una etapa
de vida, también hay factores económicos, sociales y culturales que contribuyen
a caracterizar a la población del Ciclo Básico.

De acuerdo con los lineamientos establecidos en el Marco General de la

Transformación Curricular que orientan los procesos de diseño del Currículum
para los diferentes niveles del sistema educativo11 y siguiendo las
recomendaciones contenidas en diversos estudios con respecto al Nivel Medio, el
Ciclo Básico ha sido redefinido con las siguientes finalidades:

 Ofrecer continuidad a la formación que proviene del ciclo II del nivel de

educación primaria.
 Mantener una continuidad conceptual, de enfoque y metodológica
acorde con la que ha sido adoptada para el nivel primario: un
Currículum centrado en la persona humana y organizada
en competencias.
 Brindar la especialización y profundización propias de un nivel que debe
buscar el afinamiento de estrategias cognitivas y el manejo apropiado
de información relativa a diversos campos de la creación y el
conocimiento humanos.
 Fortalecer una base para continuar estudios del ciclo diversificado.

El Ciclo Básico está llamado a ofrecer oportunidades para que la y el

estudiante exploren sus afinidades temáticas, combinen sus destrezas y
habilidades desarrolladas, fortalezcan su desempeño físico, muestren sus
inclinaciones artísticas y expresivas, aumenten su pensamiento y su

62
 USAC

posicionamiento crítico frente al medio que le rodea, y se encaminen al

descubrimiento de su vocación personal y profesional.

2.2.3.6.5 EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR

El subsistema de Educación Extraescolar o paralela, es una forma de realizar el
proceso educativo, que el Estado y las Instituciones proporcionan a la población
que ha estado excluida o no ha tenido acceso a la educación escolar y a las que
habiéndolas tenido desean ampliarlas. (Ley de Educación Nacional Decreto
Legislativo 12-91: Capítulo IX. Artículo 30).

Tiene como objetivo fundamental la planificación, organización y sistematización

de todas las acciones educativas y desarrolladas fuera del subsistema escolar,
para suministrar determinados tipos de aprendizaje a grupos concretos de
población.
Esta educación puede ser formal o no formal y está influenciada por la educación
informal que incluye las actividades espontáneas de educación dentro del grupo
familiar por medio de los viajes, lecturas, los medios de comunicación masiva etc.

2.2.3.7 PRESUPUESTO
Cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad
económica Durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de
acción dirigido a cumplir un final previsto, expresado en valores y términos
financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.

En el plan de gobierno del presidente electo Jimmy Morales, se hace mención a

una serie de acciones enfocadas en alcanzar una educación de calidad: 1)
Formular un currículo nacional con pertinencia cultural, idóneo para la

63
 USAC

modernización económica y que se adecúe a la realidad de las comunidades; 2)

Construir y reconstruir escuelas con las mejores condiciones para el aprendizaje;
3) Capacitar y tecnificar al magisterio y reforzar su dignificación; 4) Involucrar a la
empresa, a la ciudadanía y a la comunidad internacional en el proceso de rescate
de la infraestructura del sistema; 5) Involucrar a las empresas de comunicación
móvil digital en la implementación de un sistema escolar tecnologizado; 6)
Revisar, depurar, ajustar y maximizar el presupuesto del Ministerio de Educación
para remunerar a los docentes de acuerdo con sus capacidades; 7) Eliminar
plazas fantasmas; 8) Crear escuelas de Artes, oficios y negocios en todo el país;
9) fomentar el programa de Jóvenes emprendedores; 10) Generar un sistema de
créditos para estudios superiores; 11) Establecer programas extra curriculares
permanentes para el desarrollo de las artes; y 12) Fortalecer el sistema de
alimentación y nutrición de la niñez8.
8

8
FCN Nación. Visión 20/20. Disponible en: http://www.jimmymoralesforpresident.com/el-plan.html

64
 USAC

2.2.3.8 LEYES, REGLAMENTOS, NORMATIVOS Y OTROS APLICABLES

El marco legal del sistema educativo guatemalteco comprende las siguientes
normativas:
• Ley de Educación Nacional Decreto Legislativo No. 12-91
• Acuerdo Gubernativo No. 52-2015 Reglamento para la autorización y
funcionamiento de centros educativos privados
• Acuerdo Gubernativo No. 369-2015 Reglamento del régimen de cuotas
para centros educativos privados
• Acuerdo Ministerial No. 0047-2013
• Decreto No. 17-95 Ley de Institutos de Educación por Cooperativa de
Enseñanza
• Acuerdo Ministerial No. 3667-2012 Dirección Departamental de
Educación
• Acuerdo Ministerial No. 4165-2012
• Acuerdo Ministerial NO. 10-2015
• Acuerdo Ministerial No. 1171-2010 Reglamento de Evaluación de los
Aprendizajes para los Niveles de Educación Preprimaria, Primaria y
Media en todas sus modalidades.
• Acuerdo Ministerial No. 471-2015 Reglamento Orgánico del Ministerio
de Educación

Acuerdo Ministerial No. 3613-2011 Reglamento de la ley de educación especial

para las personas con capacidades especiales

2.2.4 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE JALAPA

2.2.4.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Y LEGALES
Hasta junio de 1991, funcionó como Supervisión Departamental de Educación,
para la administración fueron creados dos distritos educativos 44 y 45 más el área
urbana, que era cubierta por el Supervisor Departamental. El distrito 44 cubría los

65
 USAC

municipios de Mataquescuintla y San Carlos Alzatate y el Distrito 45 los municipios

de San Pedro Pínula, San Luis Jilotepeque, San Manuel Chaparrón y Monjas.
Posteriormente se crearon las Unidades Sectoriales Educativas, una en cada
municipio.

De junio de 1991 a enero de 1997 funcionó como Dirección Departamental de

Educación, pero como una extensión de la Dirección Regional con sede en
Jutiapa, pues no había sido creado oficialmente la figura de Dirección
Departamental. Sin embargo al ser suprimidas las USEs, se crearon las
Supervisiones Educativas, una en cada municipio, con excepción de Jalapa donde
se crearon dos en el nivel primario y pre primario y una en el nivel medio y en el
municipio de Monjas donde también fueron creadas dos supervisiones hasta la
fecha. Además en el año 1998 se crearon las Coordinaciones Técnicas
Administrativas, sin suprimir las Supervisiones y a quienes desempeñaban
puestos de capacitadores técnico pedagógicos, se les dieron funciones
administrativas.

De enero de 1997 hasta la fecha, ha funcionado como Dirección Departamental

de Educación, según Acuerdo Gubernativo 165-96, siendo su primer Director
Departamental en forma Oficial el Lic. Porfirio Aldana.

A un inicio su organización constaba de cuatro unidades: Desarrollo

Administrativo, Desarrollo Educativo, Planificación y Administración Financiera y
Servicio a la Comunidad. Actualmente funciona por departamentos siendo:
Departamento Administrativo Financiero, Departamento Técnico Pedagógico,
Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa. Se cuenta en la
actualidad también con un teléfono de planta el cual hace aproximadamente 10
días fue instalado siendo el: 4023-0621 en la Oficina de Atención al Público,
atendía por Rudy Arbizu.

66
 USAC

2.2.4.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA DIRECCIÓN

a) Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales
en el ámbito departamental correspondiente, adaptándolas a las
características y necesidades de su jurisdicción.
b) Planificar las acciones educativas en el ámbito de su jurisdicción, en
función de la identificación de necesidades locales.
c) Programar los recursos financieros, materiales y humanos necesarios para
el cumplimiento de los planes y programas educativos departamentales.
d) Programar la construcción, mantenimiento y reparación de infraestructura
física educativa y velar por su adecuada ejecución.
e) Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades
educativas que funcionan en su jurisdicción, buscando la ampliación de la
cobertura educativa, el mejoramiento de la calidad de la educación y la
eficiencia administrativa.
f) Llevar a cabo las acciones que les correspondan en la adquisición y
entrega de los bienes objeto de los programas de apoyo establecidos por
el Ministerio de Educación.
g) Ejecutar o coordinar la ejecución de las acciones de adecuación, desarrollo
y evaluación curricular de conformidad con las políticas educativas
nacionales vigentes y según las características y necesidades locales.
PLA-PLT-06-01 Código: DES-MAN-07A Versión: 01 Página: 9 de 276
MANUAL DE FUNCIONES, ORGANIZACIÓN Y PUESTOS Todos los
documentos que se encuentran en la página electrónica del Sistema de
Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados.
h) Evaluar la calidad de la educación y rendimiento escolar en el
departamento correspondiente.
i) Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de
otro bajo su jurisdicción.

67
 USAC

j) Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas

departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a
nivel regional o nacional.
k) Efectuar o supervisar la ejecución de acciones de evaluación institucional
para fortalecer la gestión técnica y administrativa del sistema educativo en
el ámbito departamental.
l) Formular el anteproyecto de presupuesto de egresos, de conformidad con
las políticas, normas y lineamientos dictados por el Despacho Ministerial;
asimismo, ejecutar y evaluar la ejecución de los recursos financieros
asignados al Departamento, verificando la correcta utilización de los
mismos, de conformidad con la Ley y las políticas, normas y lineamientos
dictados para el efecto.
m) Designar a personal interino, aprobar la concesión de licencias, traslados y
permutas, aplicar los procedimientos legales del régimen disciplinario y
otras acciones de personal, cuando corresponda de conformidad con la ley.
n) Ejecutar y verificar el cumplimiento de acciones de administración escolar
relacionadas con horarios y calendarios escolares, uso de instalaciones y
edificios educativos, cumplimiento de disposiciones disciplinarias,
cumplimiento de jornadas de trabajo y todas aquellas funciones que
correspondan a la adecuada prestación de los servicios.
o) Autorizar el funcionamiento de establecimientos educativos privados en su
jurisdicción, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y
supervisar su funcionamiento y calidad de la educación que imparten.
p) Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de
su Departamento y elaborar los informes correspondientes.
q) Facilitar y expeditar la autorización y firma de títulos y diplomas
correspondientes a las carreras del Ciclo de Educación Diversificada.
r) Efectuar las acciones de supervisión educativa de los diversos programas
y modalidades en su jurisdicción.

68
 USAC

s) Llevar a cabo el proceso de recolección, procesamiento y análisis de

información educativa a nivel departamental y generar los indicadores
educativos correspondientes para orientar la toma de decisiones.
t) Apoyar la realización de estudios para efectos de cooperación técnica y
financiera nacional e internacional y la ejecución de programas y proyectos
con financiamiento externo, de acuerdo a las políticas educativas vigentes.
u) Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar
en su jurisdicción, promoviendo la participación en los mismos de
organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.
v) Coordinar acciones con organizaciones gubernamentales y no
gubernamentales para la realización de proyectos y programas educativos
en su jurisdicción.
w) Programar, organizar, ejecutar o coordinar la ejecución y supervisión de
programas de educación bilingüe intercultural.

2.2.4.3 MISIÓN
Ejecutar con responsabilidad las funciones, facilitando y coordinando lo
concerniente a la prestación de los diferentes servicios educativos por medio de
la organización, ejecución y evaluación del accionar de los integrantes del equipo
de trabajo, resguardando la calidad y cobertura en el servicio Educativo del
Departamento de Jalapa.

2.2.4.4 VISIÓN
Constituir un punto de encuentro entre los diferentes actores del que hacer
Educativo jalapaneco, para la formación de ciudadanos con los valores y
principios acorde a la dignidad de cada ser humano, impulsando el desarrollo
integral de cada individuo.

69
 USAC

2.2.4.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La Dirección Departamental de Educación Guatemala Sur se divide en cinco áreas
que a continuación se detallan:
1. Dirección Departamental
2. Staff
3. Sub-Dirección Administrativa-Financiera
4. Sub-Dirección de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa
5. Sub-Dirección Técnico-Pedagógica

Dirección: El Director Departamental es el encargado de realizar funciones

directivas orientadas a los planes, políticas y estrategias educativas emanadas
del Despacho Superior; para lograr el desarrollo de la comunidad educativa del
área sur del departamento de Guatemala.

Staff: La función primordial de staff de la Dirección Departamental de Educación

Guatemala Sur, es apoyar y asesorar a la Dirección en los diferentes ámbitos
profesionales necesarios para el desarrollo de todas sus actividades correspondientes a
la educación del área sur del departamento de Guatemala. Está dividido de la siguiente
manera:

Misión Staff: Somos un equipo de trabajo multidisciplinario, comprometidos

en proporcionar soporte y asesoramiento a los diversos procesos que el Ministerio
de Educación promueve en beneficio a la enseñanza- aprendizaje, en vías de
obtener mejores resultados a favor de la comunidad educativa del área sur del
departamento de Guatemala.

Visión Staff: Contribuir a la formación y desarrollo de los niños, niñas y jóvenes

que integran la comunidad educativa, a través de la coordinación y asesoramiento
técnico - profesional en los diferentes procesos educativos del Ministerio de

70
 USAC

Educación y atendidos por la Dirección Departamental de Educación Guatemala

Sur.
Asesoría Jurídica
Su función principal es:
 Proporcionar servicios de asesoría legal y jurídica a la Dirección
Departamental de Educación Guatemala Sur, en los asuntos relacionados
al campo de la educación.
 Elevar propuestas y discusiones de criterios jurídicos a resolver los asuntos
legales de la Dirección Departamental.
 Atender a los usuarios tanto internos como externos en la evaluación de
consultas jurídicas; así como asistir a oficinas públicas o privadas para
gestionar o procurar cualquier asunto jurídico o de audiencia relacionada
con asuntos de la Dirección Departamental y proponer soluciones mediante
la correcta aplicación de la ley.

71
 USAC

Comunicación Social
La unidad de Comunicación social se encarga de:
 Promover la imagen institucional de la Dirección Departamental de
Educación Guatemala Sur, dentro y fuera de la institución a través de
medios de comunicación internos y externos.
 Informar a la comunidad educativa sobre los temas de interés relacionados
con las actividades de la Dirección Departamental.
 Coordinar el montaje y desmontaje de eventos institucionales, como
convocatoria de medios, foros, conferencias de prensa, talleres,
condecoraciones, producciones impresas, radiales, televisivas y otras
actividades similares.
 Asesoramiento en proyectos de comunicación a nivel de Subdirecciones y
Coordinaciones de la Dirección Departamental.
 Generar e implementar estrategias de comunicación para fortalecer la
comunicación interna, externa e imagen institucional.
 Enlace con la Unidad Libre Acceso a la Información del Despacho
Ministerial.

Planificación Educativa
La Unidad de Planificación Educativa es la responsable de asesorar y apoyar en
la formulación de políticas, planes, programas, proyectos y objetivos de desarrollo
para el sector de la Educación que cubre la Dirección Departamental.
Está dividida en tres áreas que son las siguientes:
 Determinación de la Demanda
Se encarga de determinar y normar la demanda de docentes y la
inscripción que atiende el área sur del departamento de Guatemala. Entre
otras actividades Determinación de la Demanda, participa
en reubicaciones, vacantes, codificación de alumnos, especialización de
docentes.

72
 USAC

 Infraestructura Escolar

Es responsable de determinar y normar las técnicas para la construcción,

reparación, ampliación y mantenimiento de los centros educativos del sector sur
del departamento de Guatemala.
 Desarrollo Institucional

Es el área que coordina la implementación, documentación, mantenimiento y

mejoramiento de los procesos incluidos en el sistema de gestión de calidad del
Ministerio de Educación y el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO
9000.

Informática
La Unidad de Informática de la Guatemala Sur es la responsable de:
 Recolectar la información de estadística inicial y final, según calendario
proporcionado por la Unidad de informática-central.
 Entregar el consolidado de los diferentes procesos de estadística en las
fechas indicadas por el Ministerio de Educación.
 Capacitar a coordinadores técnicos administrativos, directores de
establecimientos educativos, sobre las nuevas políticas de llenado de
boletas de estadística inicial y final, así como de otros procesos que se
realicen.
 Apoyar con soluciones concretas las necesidades de información que
surjan en las diferentes unidades de la Dirección Departamental.
 Realizar el mantenimiento del equipo de cómputo de la Dirección
Departamental.
 Gestionar y controlar los diferentes accesos al sistema informático del
Ministerio de Educación.

73
 USAC

2.2.4.7. ÁREAS Y MUNICIPIOS DE SU JURISDICCIÓN Y NUMERO DE

ESTUDIANTES
Hasta junio de 1991, funcionó como Supervisión Departamental de Educación,
para la administración fueron creados dos distritos educativos 44 y 45 más el área
urbana, que era cubierta por el Supervisor Departamental. El distrito 44 cubría los
municipios de Mataquescuintla y San Carlos Alzatate y el Distrito 45 los municipios
de San Pedro Pínula, San Luis Jilotepeque, San Manuel Chaparrón y Monjas.
Posteriormente se crearon las Unidades Sectoriales Educativas, una en cada
municipio.

De junio de 1991 a enero de 1997 funcionó como Dirección Departamental de

Educación, pero como una extensión de la Dirección Regional con sede en
Jutiapa, pues no había sido creado oficialmente la figura de Dirección
Departamental. Sin embargo al ser suprimidas las USEs, se crearon las
Supervisiones Educativas, una en cada municipio, con excepción de Jalapa donde
se crearon dos en el nivel primario y pre primario y una en el nivel medio y en el
municipio de Monjas donde también fueron creadas dos supervisiones hasta la
fecha. Además en el año 1998 se crearon las Coordinaciones Técnicas
Administrativas, sin suprimir las Supervisiones y a quienes desempeñaban
puestos de capacitadores técnico pedagógicos, se les dieron funciones
administrativas.

De enero de 1997 hasta la fecha, ha funcionado como Dirección Departamental

de Educación, según Acuerdo Gubernativo 165-96, siendo su primer Director
Departamental en forma Oficial el Lic. Porfirio Aldana.

A un inicio su organización constaba de cuatro unidades: Desarrollo

Administrativo, Desarrollo Educativo, Planificación y Administración Financiera y
Servicio a la Comunidad. Actualmente funciona por departamentos siendo:

74
 USAC

Departamento Administrativo Financiero, Departamento Técnico Pedagógico,

Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa.

La Dirección Departamental de Educación de Jalapa tiene a su cargo 90,801

estudiantes a su cargo actualizado a la fecha 02 de junio 2016 y la distribución es
la que se detalla a continuación.

75
 USAC

2.3. HIPÓTESIS
La baja Deficiencia en las operaciones reflejadas a través de los controles y las
técnicas en la Dirección Departamental de Educación de Jalapa, Barrio La
Esperanza, departamento de Jalapa es consecuencia de la mala aplicación de
procedimientos que impulsa el Reglamento Interno de Trabajo del Ministerio de
Educación.

2.3.1. Variables de la Investigación

2.3.1.1. Variables Independientes
 La condición Geográfica desventajosa en la que se ubica el departamento.
 La mala aplicación de los procedimientos, leyes y reglamentos impulsados por
el Ministerio de Educación.

2.3.1.2. Variables Dependientes

 La inseguridad que perciben los colaboradores.
 La falta de capacitación de la mayoría del personal.

3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Poder analizar y evaluar el control interno de la Dirección De Educación de Jalapa
para mejorar sus controles y optimizar cada una de las funciones de su control
interno para que la entidad tenga una mejor eficacia y eficiencia en sus funciones
para aportar a su departamento una mejor calidad educativa .

3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO

 Se espera encontrar hallazgos significativos al momento de evaluar el
control interno y darle la mejor solución para obtener eficiencia y eficacia
en los controles que se presenten deficientes para que la entidad tenga un
mejor desempeño y aporte a su departamento mejoras de sus labores

76
 USAC

administrativas y a la población mejores gestiones en el ámbito de

educación en general.
 Identificar las áreas más críticas y débiles para brindarles sugerencias para
su mejor control.
 Mejorar notablemente los procesos en la estructura de control interno.

4. SUPUESTOS DE LA INVESTIGACIÓN
Este trabajo, es una investigación del tipo básica o pura, por cuanto presenta la
teorización integral a través de la doctrina presupuestaria y de control: principios,
normas, conceptos, procesos y procedimientos, técnicas, prácticas. En este
sentido, se ha dispuesto de la información administrativa, financiera y
presupuestaria, los Informes de Auditoría interna y operacional y las memorias de
la Dirección De Educación Departamental de Jalapa. Asimismo se contó con
las Leyes: Marco, orgánicas y específicas; Estatutos, Reglamentos
internos, manuales, directivas y otros documentos relacionados con
la programación, ejecución de los controles que forman parte de la estructura del
control interno. Este banco de datos representa el sustento empírico y Numérico
para llegar a conclusiones.

5. BOSQUEJO PRELIMINAR DE TEMAS

5.1 ÁREA ADMINISTRATIVA
5.1.1 COMPRAS
5.1.2 INVENTARIOS
5.1.3 ALMACÉN
5.1.4 SERVICIOS GENERALES
5.1.5 RECURSOS HUMANOS
5.1.6 INFORMÁTICA
5.1.7 JURÍDICO
5.1.8 OTROS

77
 USAC

5.2 ÁREA FINANCIERA

5.2.1 CONTABILIDAD
5.2.2 PRESUPUESTOS
5.2.3 TESORERÍA

6. DETERMINACIÓN DE MÉTODOS Y TÉCNICAS.

En esta investigación el método a utilizar será el método científico por ser el más
conveniente en este tipo de investigaciones, dentro del cual se hará uso de las
técnicas de investigación documental y de campo.

6.1 MÉTODOS
Como se expuso anteriormente, el método a utilizar será el método científico en
sus tres fases: Indagadora, Demostrativa y Expositiva.

6.1.1 Fase Indagadora

Esta fase se realizó a través de los procesos de recolección de información
directamente de las fuentes primarias (encuestas, entrevistas, etc.) Que
comprendió la recolección de información referente a la Dirección Departamental
de Educación del departamento de Jalapa.

6.1.2. Fase Demostrativa

A través de la comprobación de las variables expuestas en la hipótesis,
confrontada con la realidad, a través de los procesos de análisis, síntesis,
abstracción, comprobación y concordancia se puedo determinar las deficiencias
con la que cuenta la Dirección con base a la información obtenida por medio de la
visita de campo.

78
 USAC

6.1.3. Fase Expositiva

Se utilizarán los procesos de conceptualización y generalización, para los
resultados obtenidos en la investigación de los cuales serán expuestos, a través
de un Informe Final, que se presentará al Docente-Supervisor del grupo de
trabajo.

6.2. TÉCNICAS
Entre las técnicas utilizadas durante el desarrollo de la investigación se
encuentran:

6.2.1. TÉCNICAS DOCUMENTALES:

 La lectura: es una técnica que se utiliza desde el principio, ya que lleva a
la comprensión, interpretación y análisis del texto leído.
 El subrayado: se utilizarán para señalar los puntos centrales o de
importancia.
 Fichas bibliográficas: se utilizarán para anotar las referencias de libros,
textos, folletos.
 Fichas de registro electrónico: se utilizarán para anotar las referencias
de las páginas electrónicas encontradas con relación al tema a investigar.

6.2.2. TÉCNICAS DE CAMPO:

 El fichaje: En la investigación de campo se utilizaran las fichas de trabajo
para describir y anotar las observaciones que capta el investigador en la
Dirección Departamental de Educación en Jalapa, estos son sumamente
útiles para no perder información sobre los hechos a observar.
 Observación Indirecta: Con esta técnica se corrobora si era cierta o no,
la información que se encuentra en algunas páginas de internet y otros
documentos.

79
 USAC

6.3. INSTRUMENTOS
Dentro de los instrumentos se mencionan los siguientes:

Observación:
En el lugar de la investigación se aplicó el método de observación durante la visita
preliminar en la cual se utilizó la simple observación, como también la captura de
escenas fotográficas de los distintos espacios físicos de la Dirección, para tener
una referencia en relación a las operaciones y procedimientos ineficientes.

80
 USAC

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

JULIO AGOSTO SEPTIEMPRE OCTUBRE NOVIEMBRE

Actividades 16 23 30 6 13 20 25 27 3 8 10 17 24 30 1 8 15 22 29 18 19 30

1. Integración de Grupo, asignación de tema de

Investigación y Exposición

2. Exposición del tema de investigación Auditoría

Gubernamental y operacional

3. Exposición del tema de Investigación:

Planificación técnica y administrativa de la
auditoría, Estructura del control interno y Plan de
Investigación

4. No hay actividades

5. Capacitación en el Iglu

6. Prueba Corta del Plan de Investigación.

7. Exposición de los temas: Evaluación de la

estructura del Control Interno COSO I, Ministerio
de Educación.

8. Entrega de herramientas para la visita

preliminar

9. Exposición de los temas: Presupuestos del

Estado y el SICOINWEB.

10. Evaluación escrita de los temas expuestos y

Estructuración, discusión del plan de
investigación.

11. Visita Preliminar

12. Entrega de Informe visita preliminar.

13. Entrega Plan de Investigación a PROPEC

14. Entrega de la Planeación y programas de

Auditoría a docente supervisor.

15. Trabajo de Gabinete

16. Visita de Campo

17. Entrega de Informe Final a asesor de la

práctica.

18. Entrega de Informe a PROPEC

19. FIN DE LA PRÁCTICA

81
 USAC

8. ESTIMACIÓN DE RECURSOS
8.1. RECURSOS HUMANOS
Es necesario contar con los siguientes elementos humanos:
Un Supervisor de Práctica, para proporcionar al estudiante la información
relacionada con el proceso de realización de la Práctica, asesorar en el proceso y
planificación del objeto de estudio, revisar y aprobar estrategias, realizar
actividades que sean necesarias para el logro de objetivos tendrá a su cargo la
supervisión y aprobación del trabajo realizado por los estudiantes.
 Un Coordinador de Grupo, Encargado de guiar, asignar, controlar y
distribuir todo lo relacionado a la investigación de campo.
 Una Secretaria, responsable de redactar información
 Una Tesorera, responsable de controlar los recursos financieros que serán
utilizados durante el proceso del trabajo de investigación.
 Tres Investigadores/colaboradores, con participación constante, aportación
de ideas, información y elaboración de instrumentos de investigación.

8.2. RECURSOS FÍSICOS, TECNOLÓGICOS Y MATERIALES

8.2.1 FÍSICOS
 1 espacio de 8 x 7 metros.
 6 Escritorios/pupitres
 1 Pizarra
 2 Buses (para la visita preliminar/de campo)
8.2.2. TECNOLÓGICOS
 2 cámaras digitales
 3 computadoras personales, mouse y teclados, con software instalado para
Microsoft Windows. Cada una con servicio de internet.
 2 módems de internet inalámbrico, 3 Memorias USB
 Teléfonos Celulares

82
 USAC

8.2.3. MATERIALES
 3 Resma de papel bond, blanco de 80 gramos, tamaño carta
 12 Bolígrafos de diferentes colores
 6 Lápices de madera
 6 Borradores
 6 Resaltadores
 6 Folders tamaño carta, con gancho
 6 Playeras de identificación para Práctica Área Profesional

RECURSOS FINANCIEROS
FÍSICOS
Cantidad Recursos Costo Individual Costo Total
1 Salón 101 Edificio S-3 USAC Q. 0.00 Q. 0.00
6 Escritorios Q. 0.00 Q. 0.00
1 Pizarrón Q. 0.00 Q. 0.00
2 Buses (visita preliminar/de Q. 180.00 Q. 1080.00
campo)
Total Q. 180.00 Q. 1080.00

TECNOLÓGICOS
Cantidad Recursos Costo Individual Costo Total
2 Cámaras digitales Q. 0.00 Q. 0.00
4 Computadoras personales Q. 0.00 Q. 0.00
2 Módems Internet Inalámbrico – Q. 10.00 Q.200.00
hora
3 Memorias USB Q. 0.00 Q. 0.00
Total Q. 10.00 Q. 200.00

83
 USAC

MATERIALES
Cantidad Recursos Costo Individual Costo Total
3 Resma de papel bond tamaño Q. 25.00 Q. 75.00
carta 80 gramos
12 Bolígrafos de diferentes Q. 1.00 Q. 12.00
colores
6 Lápices de madera Q. 1.00 Q. 6.00
6 Borradores Q. 1.00 Q. 6.00
4 Resaltadores Q. 5.00 Q. 20.00
6 Folders tamaño carta con Q. 1.00 Q. 6.00
gancho
6 Playeras de identificación para Q. 65.00 Q. .390.00
Práctica Área Profesional
Total Q. 99.00 Q. 515.00

TOTAL RECURSOS FINANCIEROS

Recurso Totales
Físico Q. 1080.00
Tecnológico Q. 200.00
Material Q. 515.00
Total Q. 1795.00

84
 USAC

BIBLIOGRAFÍA

PAGINAS WEB:

 Ministerio de Educación de Guatemala. (2013). Recuperado el 19 de julio

de 2016, de http://www.mineduc.gob.gt/portal/index.asp

 Dirección General de Currículo DIGECUR. (2013). Recuperado el 14 de

junio de 2016, de
http://www.mineduc.gob.gt/DIGECUR/?p=CNB.asp&t=Currículo Nacional
Base CNB

 Dirección Departamental de Educación de Jalapa. (2013). Recuperado el

14 de junio de 2016, de http://www.mineduc.gob.gt/Jalapa/

 Ministerio de Educación de Guatemala. Recuperado el 06 de julio de 2016,

dehttps://es.wikipedia.org/wiki/Ministerio_de_Educaci%C3%B3n_de_Guat
emala

 Sistema educativo de Guatemala. Recuperado el 14 de junio de 2016, de

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_educativo_de_Guatemala

 Currículo Nacional Base de Guatemala. Recuperado el 24 de julio de 2016,

dehttp://cnbguatemala.org/index.php?title=Bienvenidos_al_Curr%C3%AD
culum_Nacional_Base

85