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    Procédure Commercial

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    Cette procédure décrit le processus de gestion des commandes pour les clients traditionnels et les grandes surfaces. Elle définit les étapes de prospection, de visite client, d'établissement de contrat, de livraison, de traitement des commandes et de mise à jour des documents.

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    sur 6

    Nature : Procédure

    Procédure Commercial Code : R4-P1


    Version : 02

    Sommaire :

    1- Objet
    2- Domaine d’application
    3- Référence
    4- Définition et abréviation
    5-Responsabilité
    6- Exécution
    7- Documents associés
    8- Enregistrements

    . Diffusion  Pilote de Processus : Directeur d’usine


     Responsable commercial
     Responsable qualité

    Rédigé par : Vérifié par : Approuvé par :


    Chahreddine MERSANI Meryem ZIAT Chahreddine MERSANI
    Fonction : Fonction : Fonction :
    Chef d’usine Responsable Qualité Directeur d’usine
    Date : 23/03/2015 Date : 23/03/2015 Date : 26/03/2015
    Visa : Visa : Visa :

    Version Modification Date Pages concernées


    01 Création de la procédure 09/10/2014
    02 Ajouter l’étape revue des 26/03/2015 P-6
    exigences clients

    1- Objet :
    Page 1 sur 6
    Nature : Procédure
    Procédure Commercial Code : R4-P1
    Version : 02

    Cette procédure définit la démarche de la gestion des commandes chez GIPAM des clients du
    secteur traditionnel (les épiciers, les laitières..) et du secteur des moyennes et grandes
    surfaces(GMS).

    2- Domaine d’application :
    Cette procédure s’applique pour toutes les commandes GIPAM traditionnelles et des grandes
    surfaces.

    2- Définition :
    Feuille de route : liste client par secteur

    4- Responsabilités :
    Le chef d’usine avec l’équipe commercial assurent la bonne application de cette procédure.

    5- Références:

    Norme ISO 9001 Version 2008


    Norme ISO-22000 Version 2005

    6- Exécution :
    Page 2 sur 6
    Nature : Procédure
    Procédure Commercial Code : R4-P1
    Version : 02

    6-1 Secteur traditionnel


    A-Logigramme

    Acteur Activité Documents associés

    Responsable Prospection Clients existants


    commercial (nouveaux clients) Prospective, liste des
    prix

    Responsable
    commercial et Visite Client
    Superviseur

    Etablissement Contrat
    Superviseur client /conservateurs Contrat client

    Livraison du
    Superviseur Bon de livraison
    conservateur

    Responsable Mise à jour feuille de Feuille de route


    commercial route

    Livreur Remplissage du
    conservateur

    Livreur Réception des


    commandes

    Traitement de la Facture PDA


    commande

    Responsable Processus Livraison


    livraison

    B-Description :
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    Nature : Procédure
    Procédure Commercial Code : R4-P1
    Version : 02

    1-Prospection commercial :
    Le responsable commercial planifie avec son équipe des prospections du marché marocain tout en
    cherchant les points chauds.

    2-Visite Client établissement du contrat :


    Le commercial ou le superviseur montre au client les différents produits GIPAM, si le client est
    confirmé dans ce cas un contrat est établi entre le client et GIPAM, l’original est gardé chez GIPAM.
    3-Livraison du conservateur :
    Le superviseur dépose le conservateur en bon état chez le client, qui sera identifié par un code.
    Après le branchement du conservateur, une vérification du fonctionnement doit être faite.

    4-Mise à jour de feuille de route :


    Le responsable commercial avec les superviseurs misent à jour la feuille de la route en introduisant
    les nouveaux clients.
    5-Remplissage du conservateur :
    Pour le premier remplissage le livreur diversifie les produits déposés.

    6-Réception et traitement des Commandes clients :


    Les livreurs reçoivent les demandes des clients suite les ventes des produits.
    Les livreurs suivent la feuille de route tracée par service commercial, chaque livreur doit passer chez
    vingt cinq clients du secteur dans la journée, avec une fréquence d’un passage sur la semaine par
    client.
    A la fin de la journée les livreurs synchronisent les PDA sur le système MS5 chez le responsable
    livraison pour mettre à jour Last Visit

    6-2 Grandes et moyennes surfaces :


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    Nature : Procédure
    Procédure Commercial Code : R4-P1
    Version : 02

    A-Logigramme
    Acteur Activité Documents associés

    Responsable Prospection Clients existants


    commercial (nouveaux clients)

    Responsable Visite Client


    commercial

    Etablir Contrat client


    Contrat client

    Responsable Réception du bon de Bon de commande


    commercial commande client

    Responsable
    commercial et Revue des exigences
    responsable clients
    livraison
    Traitement de la
    commande
    Responsable
    livraison
    Processus Livraison

    B-Description :
    1-Prospection :
    Le responsable commercial planifie la prospection du marché
    2- Visite Client
    Le responsable commercial organise des visites avec des prospects pour présenter les produits et
    service GIPAM.
    Des devis sont communiqués aux clients.
    3- Etablir contrat client :
    Si le client confirme le devis un contrat est établi avec GIPAM expliquant les conditions de vente et
    service.
    4-Réception du bon de commande :
    Le responsable commercial reçoit les commandes clients et les transferts au service livraison.
    4-Revue des exigences clients
    Le responsable commercial avec responsable livraison font la revue des exigences clients par rapport
    les prix, les remises la disponibilité, cette revue est notée sur le bon de commande client.
    Les réclamations clients sont traitées suivant la procédure Traitement des réclamations clients R4-P2

    7- Documents Associés
    Page 5 sur 6
    Nature : Procédure
    Procédure Commercial Code : R4-P1
    Version : 02

    Procédure Traitement des réclamations clients : R4-P2


    8- Enregistrements Associés
    Bon de commande client (GMS)
    Bon de livraison
    Bon de livraison conservateur
    Feuille de route : R4-P1-F1

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