Tujuan keseluruhan proyek sistem adalah Manajer Proyek → Tanggung jawab

untuk menerapkan sistem kualitas yang manajer proyek secara umum adalah
memenuhi kebutuhan bisnis sasaran dan merencanakan dan melaksanakan proyek,
penggunanya, tepat waktu dan sesuai termasuk mengendalikan risiko proyek dan
anggaran. Proyek adalah upaya sementara memastikan bahwa perubahan bisnis yang
yang dilakukan untuk menciptakan produk diperlukan telah dilaksanakan.
atau layanan unik. Manajemen proyek adalah
Sponsor Proyek dan Peran Juara → Peran
penerapan pengetahuan, keterampilan, alat,
sponsor proyek biasanya dimainkan oleh
dan teknik pada berbagai aktivitas untuk
manajer bisnis yang secara finansial
memenuhi persyaratan proyek tertentu.
“memiliki” proyek tersebut (yaitu, orang
yang “menulis cek” untuk proyek tersebut).
MANAJEMEN PORTOFOLIO TI
Sponsor mengawasi pengembangan proposal
Manajemen portofolio TI biasanya
proyek awal, termasuk penilaian kelayakan
merupakan tanggung jawab komite
proyek. Peran juara proyek adalah peran lain
pemimpin bisnis senior dan pemimpin TI
yang terkait dengan proyek TI yang sukses.
yang menyetujui dan memprioritaskan
permintaan proyek TI untuk seluruh
INISIASI PROYEK
organisasi dan kemudian memantau
Fase pertama dari siklus hidup proyek adalah
kemajuan proyek TI yang disetujui hingga
fase inisiasi proyek di mana proyek diberi
selesai. Proyek dikategorikan ke dalam
wewenang secara resmi dan ditentukan
empat kelompok:
apakah proyek tersebut benar-benar harus
1) Absolute. Harus Mandat karena
dilanjutkan atau tidak.
masalah keamanan, hukum,
Meskipun cara pelaksanaan fase ini
peraturan, atau siklus akhir masa
sangat bervariasi antar organisasi, hasil
pakai TI.
utama dari fase ini adalah piagam proyek
2) Highly Desired/Business-Critical.
yang menyatakan secara rinci tujuan spesifik
Mencakup proyek-proyek jangka
proyek, cakupan yang dimaksudkan, asumsi
pendek dengan keuntungan finansial
mendasar dan kendala yang diketahui, serta
yang baik dan sebagian dari proyek-
perkiraan manfaat berdasarkan proyek.
proyek besar yang sedang berjalan
langkah analisis kelayakan proyek TI.
3) Wanted Valuable, tetapi dengan
jangka waktu pengembalian investasi
PERENCANAAN PROYEK
yang lebih lama (lebih dari jangka
Tujuan dari proses perencanaan adalah untuk
waktu 12 bulan)
memastikan bahwa tujuan proyek tercapai
4) Nice to Have. Proyek dengan
dengan cara yang paling tepat. Tiga
keuntungan yang baik tetapi dengan
komponen utama perencanaan proyek adalah
potensi nilai bisnis yang lebih rendah.
penjadwalan proyek, penganggaran, dan
penempatan staf. Selain itu, ada juga
PERAN MANAJEMEN PROYEK
dokumen perencanaan, eksekusi dan
pengendalian proyek, mengelola risiko tingkat tinggi yang menjelaskan proyek apa
proyek, dan mengelola perubahan bisnis. yang akan dilaksanakan dan kapan. SOW
Penjadwalan → Mengembangkan jadwal digunakan untuk pelanggan dan rencana
proyek biasanya melibatkan analisis rincian proyek yang akan digunakan oleh manajer
kerja: mengidentifikasi fase dan urutan tugas proyek untuk memandu, memantau, dan
yang perlu diselesaikan untuk memenuhi mengendalikan pelaksanaan rencana proyek.
tujuan proyek—serta tujuan kewajiban Eksekusi dan Pengendalian Proyek
organisasi dan pihak eksternal lainnya—dan → Tujuan dari proses pelaksanaan adalah
kemudian memperkirakan waktu untuk mengkoordinasikan semua sumber
penyelesaian untuk proyek tersebut. setiap daya secara efektif saat rencana proyek
tugas. dilaksanakan. Mengukur perbedaan dari apa
Penganggaran → Anggaran proyek yang direncanakan versus kemajuan yang
mendokumentasikan biaya yang diantisipasi sebenarnya dicapai adalah bagian dari proses
untuk total proyek. Ada dua pendekatan pengendalian.
tradisional untuk memperkirakan biaya Mengelola Risiko Proyek → tujuan
proyek: bottom-up dan top-down. Rencana manajemen proyek adalah mengurangi risiko
kerja proyek dari proses penjadwalan kegagalan dalam mencapai tujuan
biasanya digunakan untuk proses bottom-up. proyek. Praktik manajemen risiko standar
Pendekatan top-down (juga disebut meliputi: identifikasi dan klasifikasi proyek
estimasi biaya parametrik) dapat digunakan risiko, merencanakan cara menghindarinya,
pada tahap inisiasi proyek karena tidak cukup dan menetapkan rencana untuk mendeteksi,
informasi yang diketahui tentang proyek memitigasi, dan memulihkan masalah jika
tersebut untuk melakukan analisis rincian hal tersebut terjadi.
pekerjaan. Namun, ketika jadwal induk telah Mengelola Perubahan Bisnis
dikembangkan, disarankan untuk melakukan → Manajemen perubahan atau kemampuan
proses bottom-up, terutama jika proyeknya untuk memperkenalkan perubahan pada
besar dan kompleks. individu dan unit organisasi, merupakan
Kepagawaian → Penempatan staf proyek kunci keberhasilan penerapan sistem baru.
melibatkan identifikasi gabungan Tahap model perubahan (Lewin/Schein) :
keterampilan TI untuk spesialis yang 1. Tahap Pencairan (Unfreezing
ditugaskan pada proyek, memilih personel Stage): Individu yang perlu berubah
yang secara kolektif memiliki keterampilan harus diyakinkan bahwa meninggalkan
yang dibutuhkan dan menugaskan mereka ke cara- lama dalam melakukan sesuatu
proyek, mempersiapkan anggota tim untuk tidak akan merugikan mereka.
pekerjaan proyek tertentu, dan memberikan 2. Tahap Peralihan: Perubahan
insentif bagi mereka untuk mencapai tujuan memerlukan transfer pengetahuan dan
proyek. pelatihan.
Dokumen Perencanaan → Dokumen 3. Tahap Refreezing: Perilaku baru
dalam fase perencanaan proyek yaitu menjadi cara yang diterima dalam
pernyataan kerja (SOW), yaitu dokumen melakukan sesuatu.
 Tiga kategori utama aktivitas manajemen pengetahuan unik yang tidak tersedia di satu
perubahan telah dikaitkan dengan lokasi geografis. seiring dengan semakin
keberhasilan proyek TI yaitu komunikasi, maraknya alih daya TI dalam dekade
pelatihan, dan pemberian insentif. terakhir, perusahaan-perusahaan di negara-
negara maju juga semakin banyak melakukan
PENUTUPAN PROYEK alih daya (outsourcing) pada proyek-proyek
Proses penyelesaian proyek dimulai ketika penerapan TI pada perusahaan-perusahaan
penyerahan proyek TI telah selesai dan yang berkantor pusat di negara yang sama
penerimaan pengguna formal atau (pengalihdayaan dalam negeri) atau di negara
persetujuan pengguna telah terjadi. lain (pengalihdayaan luar negeri).
Penutupan proyek juga harus mencakup Kerja tim virtual juga dapat
langkah peninjauan formal pasca-proyek di menimbulkan risiko proyek TI baru karena
mana anggota tim proyek berbagi pendapat tiga faktor terkait: perbedaan norma
mereka tentang apa yang benar, apa yang komunikasi, ketidakbiasaan dengan budaya
salah, dan apa yang dapat dilakukan yang berbeda, dan kurangnya hubungan
pemimpin proyek secara berbeda. saling percaya antar anggota tim
(Mohtashami et al., 2006).
MASALAH KHUSUS: PENGELOLAAN
PROYEK IT YANG KOMPLEKS
Kompleksitas proyek perlu dikenali sebagai
karakteristik utama dari banyak proyek
pengembangan dan implementasi sistem di
dunia digital saat ini. Tiga faktor tingkat
tinggi yang sangat penting bagi keberhasilan
kompleksitas proyek (Ryan, 2003):
1. Visi bisnis merupakan bagian integral
dari proyek.
2. Pendekatan pengujian digunakan pada
tingkat program (tidak hanya pada tingkat
aplikasi individual).
3. Proyek-proyek tersebut menggunakan
pendekatan rilis bertahap (bukan strategi
peluncuran rilis tunggal).

MASALAH KHUSUS: PENGELOLAAN