Anahí Casadesús de Mingo

La gobernanza de datos es la senda por la que ya avanzan las administraciones públicas, sean o no conscientes de ello. En este capítulo se presentan en primer lugar aspectos teóricos sobre la gobernanza de datos y la calidad de los datos. En segundo lugar, se analizan distintos desafíos y obstáculos que dificultan la datificación de las administraciones públicas. Se continua con la explicación de los diferentes componentes y modelos de gobernanza de datos actuales para, finalmente, pasar a proporcionar una propuesta metodológica para implementación exitosa del cambio hacia la gobernanza de datos en las administraciones públicas.

Data governance is the path that public administrations are already advancing, whether or not they are aware of it. This chapter first introduces the theoretical aspects of data governance and data quality. Secondly, different challenges and obstacles that make it difficult to date public administrations are analyzed. It continues with the explanation of the different components and models of current data governance to, finally, go on to provide a methodological proposal for the successful implementation of the change towards data governance in public administrations.

La presente investigacion se centra en el estudio, teorico y practico, de la metodologia de gestion del riesgo aplicada a la gestion de documentos y como esta integracion puede afectar en los procesos de rendicion de cuentas publica. Se parte de tres ambitos de estudio diferenciados. En primer lugar, la gestion documental, en segundo lugar, la gestion de riesgos y, en tercer lugar, la rendicion de cuentas publica. Se estudian las relaciones entre estos ambitos y, sobre todo, se exploran los beneficios que aportan entre si y en conjunto. Se plantean tres hipotesis: una general y dos especificas. La hipotesis general plantea que la integracion de la metodologia de gestion del riesgo en la gestion de documentos puede contribuir, de manera indirecta, a mejorar los procesos de rendicion de cuentas publica. De esta primera hipotesis general se derivan las dos especificas. La primera hipotesis especifica plantea que la gestion documental puede mejorar a traves de la integracion de la metod...

La gestión de riesgos aplicada a la gestión de los documentos es un método que garantiza una rendición de cuentas confiable a partir de la mejora en el sistema de gestión de documentos de la organización. Controlando los riesgos asociados a los documentos se controla a la vez la gestión documental y se garantiza la primera fase del proceso de rendición de cuentas: la fase de información. En este artículo se presentan varias metodologías, válidas tanto para organizaciones públicas como privadas, para llevar a cabo una apreciación del riesgo asociado a los documentos: identificación, análisis y evaluación. Se hace especial hincapié en los enfoques a la hora de identificar riesgos, presentando diferentes perspectivas y metodologías y llegando a la conclusión de que emplearlas conjuntamente aporta mejores resultados.

Public transparency is becoming increasingly complex due to the volume of data generated by government, the plurality of uses given to public data, their dispersal over different organizations, bodies and units and the diversity of mecha­nisms through which they are channelled. All this requires government agencies not only to improve data management but also to adopt procedures and structures that facilitate decision-making regarding data’s use and quality. In this context, this study defines data governance as the set of principles, values and standards that guide interaction in decision-making among stakeholders who create, manage and use data. This study uses the analysis of three data governance cases to identify the defining characteristics of data governance (data governance’s design, the institutional position on data governance in the organizational structure, the stakeholders involved in data governance, the interaction channels provided and the functions attributed to the...

La normalizacion es un aspecto importante en la gestion documental y que contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de gestion de la informacion mas eficientes y eficaces. Mas alla de las normas mas conocidas, en este articulo se pretende dar una vision amplia de este tipo de recursos, dando protagonismo a la gestion del riesgo, la auditoria de la informacion y al analisis de procesos, aspectos que pueden mejorarse desde la gestion documental en cualquier organizacion, publica o privada.

La gestión documental tiene un impacto significativo en la mejora de la transparencia de la Administración pública. La transparencia por diseño se refiere a la incorporación de las obligaciones de transparencia previstas por la legislación vigente en el ciclo de vida de los documentos para garantizar el acceso efectivo de la ciudadanía a la información pública desde el diseño de los sistemas de gestión documental. En este artículo se examinan los cambios que las Administraciones públicas deben impulsar en sus sistemas de gestión documental para que contribuyan significativamente a la mejora de la transparencia pública y se facilite el acceso a la información. En particular, como estudio de caso, se analizan las previsiones que ha realizado la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno de Cataluña.

La gestión documental tiene un impacto significativo en la mejora de la transparencia de la Administración pública. La transparencia por diseño se refiere a la incorporación de las obligaciones de transparencia previstas por la legislación vigente en el ciclo de vida de los documentos para garantizar el acceso efectivo de la ciudadanía a la información pública desde el diseño de los sistemas de gestión documental. En este artículo se examinan los cambios que las Administraciones públicas deben impulsar en sus sistemas de gestión documental para que contribuyan significativamente a la mejora de la transparencia pública y se facilite el acceso a la información. En particular, como estudio de caso, se analizan las previsiones que ha realizado la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno de Cataluña.

Records management has a great impact on the improvement of transparency in public administration. Transparency by design refers to the inclusion of transparency duties stated by legislation, in the records’ life cycle in a way that it guarantees citizens effective access to public information. In this paper, one analyse changes that public administrations have to implement in their records management systems to improve public transparency and to guarantee an easy access to information. In particular, as a case study, provisions made by Law 19/2014, of December 29, on Transparency, Access to Public Information and Good Governance of Catalonia are explored.

La gestión documental tiene un impacto significativo en la mejora de la transparencia de la Administración pública. La transparencia por diseño se refiere a la incorporación de las obligaciones de transparencia previstas por la legislación vigente en el ciclo de vida de los documentos para garantizar el acceso efectivo de la ciudadanía a la información pública desde el diseño de los sistemas de gestión documental. En este artículo se examinan los cambios que las Administraciones públicas deben impulsar en sus sistemas de gestión documental para que contribuyan significativamente a la mejora de la transparencia pública y se facilite el acceso a la información. En particular, como estudio de caso, se analizan las previsiones que ha realizado la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno de Cataluña.

This paper pursues to show how regulation can facilitate the incorporation of transparency obligations into a record's lifecycle (transparency by design) to prevent the occurrence of any risk of corruption associated with the management of the information created by a public administration (missing or disappearance of information, lack of evidence, modification of documents, etc.). The paper analyses the mechanisms available to Spain's public administrations for managing these irregularities in records management though the raft of regulations and protocols that have been approved in the country. It assesses how the lack of specific regulations providing for transparency by design currently represents a limitation on the role of records management as a tool for preventing and fighting corruption. The paper shows that there is a need to guarantee proper records management , which includes transparency throughout a record's lifecycle. It concludes that legislation assessed does not properly reflect these ideals. Nevertheless, this concern is only partially and insufficiently reflected in legislation. Legislators usually ignore the instrumental and methodological fundamentals of records management. Therefore, there is a need to update legislation on archives and records management with regard to access to information, transparency and accountability.

La normalización es un aspecto importante en la gestión documental y que contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces. Más allá de las normas más conocidas, en este artículo se pretende dar una visión amplia de este tipo de recursos, dando protagonismo a la gestión del riesgo, la auditoría de la información y al análisis de procesos, aspectos que pueden mejorarse desde la gestión documental en cualquier organización, pública o privada.

La gestión de riesgos aplicada a la gestión de los documentos es un método que garantiza una rendición de cuentas confiable a partir de la mejora en el sistema de gestión de documentos de la organización. Controlando los riesgos asociados a los documentos se controla a la vez la gestión documental y se garantiza la primera fase del proceso de rendición de cuentas: la fase de información. En este artículo se presentan varias metodologías, válidas tanto para organizaciones públicas como privadas, para llevar a cabo una apreciación del riesgo asociado a los documentos: identificación, análisis y evaluación. Se hace especial hincapié en los enfoques a la hora de identificar riesgos, presentando diferentes perspectivas y metodologías y llegando a la conclusión de que emplearlas conjuntamente aporta mejores resultados.

Assigning absolute priority to achieving ISO 30301 certification in records management systems was one of ESAGED's 2012-13 strategic objectives, in response to a number of reasons which we outline briefly below. First, the conviction that the emergence of the ISO 30300 family of standards (November 2011) provided extraordinary potential in the goal of standardisation within archival science. The professional community has long claimed the positive impact of implementing a records management system structurally across organisations, believing that it promotes significant value leading to policies of accessibility, transparency, accountability and good governance, which is in turn reflected by effectiveness, efficiency and productivity. The hard core of this discourse, repeated endlessly and with unevenly matched success in Spain since the 1980s, has now come into its own and is clearly reflected in the content of the aforementioned standards. With the possibility of auditing and certification in the area of records management having now been formalised, the process has started of normalising both the profession and archival science. This responds to the aspirations of the professional community and also represents an international commitment, evidenced by the drive to develop this extensive family of standards. With certification of records management systems now being promoted and implemented, the records and archive management sector is on equal footing with other high-impact families of standards, such as the 9000 Standard (Quality), the 14000 Standard (Environment) and the 27000 Standard (Information Security). It should be noted that the only ISO standard that has been implemented in archiving is the 9000 Quality Standard, and its impact in terms of the number of affected organisations has been very limited. Secondly, this commitment to certification is made within a highly favourable context for records management, given that the emergence in recent years of " complementary " standards-metadata, processes, digitisation and migration, digital preservation, security and risk management-has led to the standardisation of best practices, internationalised solutions and coverage of the most innovative initiatives. As a backdrop to this, growing-albeit overly fragmented-legislation on electronic administration (data protection, electronic signature, national interoperability and security approaches), transparency and access to information has encouraged the emergence of numerous national and international projects. Lastly, we point out that since October 2012 ESAGED has been running a training programme covering implementation, auditing and certification, based on ISO 30300/30301. The third edition is currently (October 2014) being run. This has enabled a deeper knowledge of these standards to be developed and in particular the development of a large and complex set of case studies that make up an excellent test bench for applying and improving the tools being developed for the certification itself. In addition, teaching these courses, both in the classroom and online, fostered a debate on the principles behind the standards among professionals from other industries-primarily technologists and, to a lesser extent, lawyers, from both the public and private sectors. This has enriched the view of the potential for their application and has also demonstrated that these standards have had a positive impact on "allied" professions that until now had shown little interest in archive and records management methodologies.

Resumen/abstract: El objetivo de la ponencia es analizar los riesgos de la gestión de documentos que puedan ocasionar el incumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información pública. Dichas obligaciones sólo se pueden cumplir cuando las administraciones crean y registran información auténtica, fiable, íntegra y usable, y para que ello sea posible, es necesario que se doten de un Sistema de Gestión de Documentos e Información (SGD) que controle los procesos de gestión documental y permita cumplir con los requisitos legales así como con la rendición de cuentas a nivel externo e interno. La ponencia analiza, en primer lugar, los requisitos de transparencia y el binomio indisociable que se establece con el SGD. En segundo lugar, vincula la Gestión de Documentos (GD) a los procesos de la Administración. En tercer lugar, analiza los riesgos de GD que afectan a la transparencia y finalmente, detalla los instrumentos que pueden prevenir dichos riesgos y en consecuencia permiten una transparencia real y efectiva de las administraciones.