Ciencia y Sociedad As informações arquivística na perspectiva do modelo Records Continuum Gilberto Fladimar Rodrigues Viana Universidade Estadual Paulista Brasil · posci@marilia.unesp.br Telma Campanha de Carvalho Madio Universidade Estadual Paulista Brasil · telmaccarvalho@marilia.unesp.br Resumo: No presente trabalho tem-se como objetivo apresentar o quadro da Arquivologia (póscustodial) através do modelo - RC, seguindo os pesquisadores do Grupo de Pesquisa de Registros Contínuos da Universidade de Monash, Melbourne, Australia. Tem-se como base de aplicação neste trabalho as quatro dimensões do modelo RC: criação, captura, organização/corporação e social, estas direcionadas aos registros/documentos e submetidas ao banco de dados da Universidade Federal de Santa Maria - UFSM – denominado Sistema de Informações para o Ensino – SIE, com um exercício no aplicativo de Registro de projetos, da Universidade Federal de Santa Maria – UFSM. Verificou- se que as inter-relações já estabelecidas e dinamizadas no SIE entre subsistemas, módulos e aplicativos são diversificadas permitindo várias combinações/relações entre os mesmos. Verificou-se também que as três dimensões na criação, captura e organizacional são as que, via de regra, são priorizadas enquanto que a quarta dimensão a social ainda não faz parte da política institucional, salvo quando acionada por via legal através da Lei de Acesso à Informação LAI 12.527. Considera-se a aplicação do modelo RC, na UFSM, uma prospecção de que o gerenciamento dos documentos no SIE contemplem a ideia de documentos contínuos úteis aos seus criadores, à instituição e à sociedade, tendo como prisma as dimensões adotadas no modelo de gerenciamento de documento Registros Contínuos. Palavras-chave: Arquivista; Documento/Registro; Pós-custodial; Registros contínuos. Abstract: In the present work we had has as objective to present the picture of Archival Science (post-custodial) through the Records Continuum Model - RC, following the researchers of the Research Group of Records Continuum of Monash University, Melbourne, Australia. We had based the implementing in this work on the four dimensions of RC model: creation, capture, organization / corporation and social, directed to these records / documents and submitted to the database of the Federal University of Santa Maria - UFSM - called Information System for Teaching - SIE, with an exercise in the registration application projects, the Federal University of Santa Maria - UFSM. It was found that the inter-relationships already established and streamlined the SIE between subsystems, modules and applications are diverse allowing various combinations / relationships between them. It was also found that the three dimensions in the creation, capture and organization are, as a rule, prioritized while the fourth social dimension is not yet part of institutional policy, except when driven by legislation through the Law on Access to Information LAI 12.527. Considering the application of RC model UFSM, a survey of the management of documents in SIE contemplate the idea of working to its creators, the institution and society's continuous disclosure documents, with the prism dimensions adopted the Records Continuum document management model. Keywords: Document/Record; Post-custodial; Continuous Records. 1 Introdução onsiderando a escassez de estudos e pesquisas na área de arquivologia sobre o tema, modelo(s) de gerenciamentos de registros/documento no cenário nacional e o interesse sobre o mesmo para o desenvolvimento de nossos estudos direcionados a pesquisa de doutorado, propôs-se desenvolver este artigo. A partir das considerações já elencadas, define-se como objetivo deste artigo a abordagem da arquivística pós-custodial através, do modelo RC discutido e incrementado pelos pesquisadores do Grupo de Pesquisa de RC da Universidade de Monash Melbourne, Australia. Têm-se como base de aplicação neste artigo as quatro dimensões do modelo RC: criação, captura, organização/corporação e social, estas direcionadas aos registros/documentos e submetidas ao banco de dados da Universidade Federal de Santa Maria - UFSM – denominado Sistema de Informações para o Ensino – SIE com aplicação específica ao subsistema Acadêmico, módulo produção institucional, aplicativo de Registro de projetos, conforme a figura 9. Considerando a hegemonia contemporânea referente aos registros/documentos eletrônicos, tem-se que atentar para as relações profissionais dos arquivistas com outros profissionais que atuam especificamente na área de informática, assim como os das demais áreas do conhecimento que eventualmente tenham relação com o trabalho do arquivista. Esse universo das relações também abrange os dirigentes das organizações, quer público, quer privada. Conforme ICA 16 (2005, p. 30): “Os arquivistas devem trabalhar em conjunto com gestores dos sistemas que suportam o desenvolvimento de normas transversais na administração para a interoperabilidade de sistemas, a normalização da gestão da informação e outras iniciativas similares”. A incorporação dos documentos eletrônicos na vida das organizações tornou-se uma necessidade devido ao grande volume de informações arquivísticas em seus bancos de dados, e esses precisam ser adequadamente tratados por meio de normas e recomendações para garantir o seu valor administrativo, legal, informativo e histórico/social, assim como a organicidade. No contexto institucional (organizacional) da UFSM tem-se uma gama de comprometimentos legais que fazem com a mesma atente com muito rigor para o tratamento dispensado tanto tecnologicamente como em termos de gerenciamento dos documentos eletrônicos gerados por ela e que implicam nas relações internas à instituição, assim como às institucionais externas governamentais e com a sociedade. Conclui-se que o desenvolvimento deste trabalho irá propiciar uma oportunidade de visualizarmos a aplicação do modelo RC ao SIE, no aplicativo de registro de projetos. Visa-se com esta aplicação subsidiar a instituição para que os documentos eletrônicos criados e armazenados no banco de dados da mesma sejam administrados seguindo os preceitos do modelo de gerenciamento de documentos - RC. Modelo esse que irá fortalecer e incrementar o fluxo institucional dos documentos que envolvem as searas: administrativa, ensino, pesquisa e extensão. C 2 2 Records Continuum - RC Passa-se a tratar o modelo de gerenciamento de registros/documentos – o modelo RC 1 para tanto se recorre inicialmente a Lucia Stefan que faz um breve histórico do que considera modelos de gerenciamentos de registros/documentos trabalhados na atualidade e nomeia três modelos que são: Modelo Administrativo Europeu - Lugar de arquivo), Modelo Anglo Saxão - de ciclo de vida e o Modelo Australiano - RC. Quanto ao modelo europeu o mesmo se caracteriza por não ter função de gerenciamento de registro e sim a de arquivo(local de guarda), os registros/documentos ativos são gerenciados pelos próprios criadores (usuários). A partir do modelo Anglo-Saxão - ciclo de vida que se caracteriza por tratar os registros/documentos na forma de ciclo composto por três fases: corrente, intermediário e permanente. O modelo Australiano - RC, que é nosso foco se 1 Stefan, L. (2010) The three records management models. In: Slideshare, LinkedIn Corporation. Disponível em: http://pt.slideshare.net/Stelucia/records-management-models-4849738 caracteriza por construções contínuas a parti de uma primeira criação em tempoespaço fixo mas que permite uma multiplicidade de eventos originados de uma primeira criação do registro/documento. A fundamentação do modelo RC, cujo autor é Frank Upward (1996), desenvolve tal modelo tratando dos princípios e propriedades sob o enfoque arquivístico póscustodial. O autor se serve de teorias da ciência arquivística, da pós-modernidade e da teoria da estruturação de Anthony Giddens (1989). Ele também se frui de Sue McKemmish quando usa a expressão “mentes eletrônicas”: The loss of physicality that occurs when records are captured electronically is forcing archivists to reassess basic understandings about the nature of the records of social and organisational activity, and their qualities as evidence. Even when they are captured in medium that can be felt and touched, records as conceptual constructs do 2 not coincide with records as physical objects McKemmish (apud Upward, 1996, p.1). A citação enfoca a necessidade dos profissionais arquivistas de também assumirem as responsabilidades, a gerência dos registros/documentos eletrônicos de forma contínua e atentando para a realidade social. Upward (1996), cita Cook (1994) quando o mesmo trata a questão de documentos eletrônicos no tocante a não estaticidade destes arquivos atribuindo sim, a estes, os atributos de lugares dinâmicos e múltiplas realidades . Outro pesquisador citado por Upward (1996) é Greg O'Shea (1996), o qual enfatiza que o tratamento dado aos registros/documentos eletrônicos devem contemplar acesso a sociedade ao longo da vida, continuamente e não a prioridade antes dada, somente de custódia. Upward (1996), recorre a John François Lyotard para argumentar a expressão “post”, referenciando a abordagem arquivística pós-custodial. Lyotard diz do prefixo “pós”: a)como prefixo no sentido de sucessão sem esquecer do passado; b)pós, no sentido de omissões propiciadas pela prática custodial que não atendia a questões contemporâneas dos registros/documentos eletrônicos. O autor enfatiza que a prática custodial arquivística não atenta ao dinamismo contemporâneo facilitado pelos registros/documentos eletrônicos. O autor acrescenta ainda que as lacunas a serem preenchidas por parte dos profissionais arquivistas dizem respeito à falta de atenção a complexidade e a flexibilidade concernentes à autoridade e a responsabilidade dos criadores e os demais agentes envolvidos com os registro/documento eletrônicos; c) “pós” como forma de pensamento, ou seja, de ser levada, empurrada a situação de transição permanente, esquivando-se de dualismo, em um processo de reinventar. Corroboram com a análise do RC os autores Upward e McKemmish (1997) onde os mesmos fazem um retrospecto da realidade Australiana pertinente às diferenças conceituais e práticas entre arquivistas com a visão clássica de custódia e os agentes de registros/documentos que assumiam algumas funções arquivísticas tendo em vista a omissão dos arquivísta em relação a dimensão de criação e a social dos registros/documentos. Ainda sob a retrospectiva, McKemmish (1997, p.4), enfatiza que ao longo da história do fazer dos profissionais: agentes de registros/documentos e arquivistas aderiram conceitualmente ao RC, conforme citação: “[…] there has been another tradition in Australia, and records managers and archivists who have worked within that tradition have developed over the years a different sense of place, linked to the 3 concept of the records continuum” . Em função da postura assumida pelos profissionais agentes de registros/documentos e arquivistas, associada ao conceito e a prática ao RC, propiciou o estabelecimento um termo descritivo que atende a quesitos elencados na figura 1, conforme McKemmish (1997). 2 A perda da fisicalidade que ocorre quando os registros são capturadas eletronicamente está forçando arquivistas a reavaliar entendimentos básicos sobre a natureza dos registros de atividade social e organizacional, e suas qualidades como prova. Mesmo quando eles são capturados no meio que pode ser filtrado e disponíbilizados, registros como construções conceituais não coincidem com registros como objetos físicos. (Tradução nossa) 3 [...] houve uma outra tradição na Austrália, e gerentes de registros e arquivistas que trabalharam dentro dessa tradição se desenvolveram ao longo dos anos um sentido diferente do lugar, ligada ao conceito do registros contínuos. (Tradução nossa) 3 Ainda quanto à postura dos profissionais McKemmish (1997) evidencia os quesitos, conforme figura 2, considerados para o estabelecimento da missão destes profissionais dentro da concepção RC. FIGURA 1 - Quesitos do termo descritivo 4 Fonte: Sue McKemmish, 1997. McKemmish (1997, p.12) procede a um engendramento histórico tendo como referência a realidade Australiana quanto às responsabilidades da gestão/manutenção dos registros/documentos, destacando a dicotomia estabelecida entre a concepção de valor primário associado às necessidades da organização e do valor secundário associado à sociedade. Esta dicotomia na realidade australiana fica configurada com a dedicação precípua do gerente de registros/documentos (usuário/criador) e com a memória da organização, enquanto o arquivista esta preocupado com a memória social. McKemmish (1997, p.12) enfatiza ainda que o modelo RC tem uma visão de continuidade, sendo assim, pressupõe uma integração de responsabilidades que envolvem os criadores dos registros/documentos e o arquivista com a possibilidade de: “[...]ensure that from their creation, records are managed in ways that enable them to 4 fulfil their multiple purposes contemporaneously and over time” . Traz-se Upward e McKemmish (2006) quando abordam o RC (registros/documentos) na perspectiva pedagógica dos documentos eletrônicos. Esses corroboram com a filosofia do RC no que diz respeito às responsabilidades dos usuários/criadores e arquivistas. A abordagem pedagógica dos autores fica evidenciada através de seus estudos onde se apóiam na publicação de Upward (2005): Continuum modeling in the information field can provide a broader context for records continuum modeling and thinking. As more recently articulated, the information processing rhythm within continuum modeling—present in the create, capture, organize, and pluralize dimensions of the records continuum model—also runs through information management, data and information systems management, publication management, and the space time distancing aspects of cultural heritage 5 management, all cognate disciplines in our immediate pedagogical neighborhood (Upward & McKemmish, 2006, p.2). O autor Upward (1996) vale-se da teoria de estruturação abordada por Giddens (1989) voltada aos sistemas sociais para subsidiar os princípios estruturais do modelo RC, onde faz um paralelo entre os sistemas sociais, e os registros/documentos, estes 4 Garantir que a partir de sua criação, os registros são geridos de uma forma que lhes permitam cumprir as suas finalidades múltiplas simultaneamente e ao longo do tempo. (Tradução nossa) 5 Modelagem Continua no campo da informação pode proporcionar um contexto mais amplo para a modelagem de registros contínuos e pensamento. À medida que mais recentemente articulada, o ritmo de processamento de informação dentro da presente modelagem contínua que abrange a dimensão de criação, captura, organizacional e social estas dimensões do modelo dos registros contínuos também funciona através de gerenciamento de informações, dados e gestão de sistemas de informação, gestão de publicação, e o distanciamento espaço-tempo aspectos da gestão do patrimônio cultural, todas as disciplinas cognatas em nosso ambiente pedagógico imediato. (Tradução nossa) em constante movimento produzindo resultados e eventos diferentes em espaço e tempo diverso. Quanto à fundamentção do modelo RC, Upward (1996) considera para esta discussão o que Duranti (1994) trata como demarcação da fronteira entre, a manutenção dos registros/documentos e a autenticidade dos mesmos pela abordagem custodial, a partir do pressuposto de que a fixidez e o vínculo de arquivo são questões pétreas à arquivística. Enquanto na abordagem pós-custodial, pósmoderno a vinculação física não é uma questão crucial para os registros/documentos. Na seqüência o autor traz a contribuição de Jenkinson (1965) relativa à defesa da moral da custódia física, a tradição européia, escrivão/arquivista validada a época. O autor também enfatiza a contribuição de Maclean (1959) que propõe a associação da defesa moral dos registros/documentos ao processo de ordenação no tempo e no espaço na realidade dos arquivos australianos. Como uma das etapas da consolidação do modelo RC, Upward (1996) traz a tona a discussão com sua colega Sue McKemmish sobre pontos cruciais para a estruturação do modelo RC. Como primeiro ponto, considera o registro/documento (fixo) com valor contínuo para fins múltiplos (transações, provas, memória...). Suscita também que o profissional arquivista trabalhe em uma perspectiva funcional, proativa, ampla com múltiplas possibilidades sem com isso desconsiderar os modelos físicos já consagrados. Segundo, priorização dos registros/documentos lógicos ao invés de registros/documentos físicos independente de ser em suporte convencional ou eletrônico, resguardando a autenticidade e confiabilidade dos registros/documentos em diferentes contextos. O Terceiro ponto preconiza que o profissional arquivista tenha uma percepção das múltiplas possibilidades de “integrar registros/documentos em negócios e processos e fins sociais de forma não redundante”. Essas considerações são sintetizadas na publicação de McKemmish (1997, p.2), onde o mesmo fala do dinamismo e da mobilidade dos registros/documentos mesmo.sendo fixos como diz: “Records are 'fixed' in time and space from the moment of their creation, but recordkeeping regimes carry them forward and enable their use for 6 multiple purposes by delivering them to people living in different times and spaces” . Frank Upward (1996) desenvolve um diagrama para explicar o modelo RC, 7 8 9 composto por quatro eixos: identidade , evidencialidade , transacionalidade e 10 entidades de registros/documentos ; ligados dimensionalmente por quatro eventos que são: criação, captura (abstração), memória corporativa e memória coletiva sob a condição de arquivo, tanto os eixos como as dimensões abrangem temas relevantes à arquivística. Inicialmente, passa-se a analisar o eixo de registros/documentos (Recordkeeping Axis) que é onde se trabalha os meios de armazenamento dos registros/documentos produzidos pelo homem. A sequência se dá a partir do centro do eixo: com o documento, o registro, o arquivo e os arquivos. O documento se efetiva e se forma concomitante através do ator, de sua ação, e sua motivação, porém ainda sem inferências tal complexo está identificado na primeira dimensão, Criação. 6 Os registros são "fixo" no tempo e no espaço a partir do momento de sua criação, mas regimes de manutenção de registros levá-os para a frente e permitem a sua utilização para fins múltiplos, entregandoos às pessoas que vivem em diferentes tempos e espaços. (Tradução nossa) 7 Este trabalha com os veículos para o armazenamento das informações registradas sobre as atividades humanas. (Tradução nossa) 8 Consiste no rastro de ações, a evidência que os registros podem fornecer, e seu papel na memória da organização e da sociedade. (Tradução nossa) 9 Apresenta o momento, atividades, funções e finalidades que quem coordena os registros. (Tradução nossa) 10 Representa o ator, a unidade de trabalho com o qual o ator está associada (que pode ser o ator sozinho), a organização com a qual a unidade está associada (que também pode ser o ator ou a unidade) e a forma em que a identidade desses elementos são institucionalizadas e reconhecidas. (Tradução nossa) 5 FIGURA 2 – Diagrama dos Registros Contínuos 6 Fonte: Frank Upward, 1996. McKemmish (1997, p.10), reforça as características da primeira dimensão tratada por Upward (1996) quando procede a uma leitura/análise dimensional do RC e diz da primeira dimensão, criação, o seguinte: “The first dimension encompasses the actors who carry out the act (decisions, communications, acts), the acts themselves, the 11 documents which record the acts, and the trace, the representation of the acts” . A autora prossegue a uma análise sob a primeira dimensão, criação atentando para o que denomina de preocupações/objetivos relacionando-os aos processos de criação e controle dos registros/documentos, conforme a figura 3: FIGURA 3 - Dimensão de criação e controle de documentos Fonte: Sue McKemmish, 1997. Seguindo após a análise da primeira dimensão temos o registro, é uma inferência/abstração extraída do documento associada a uma atividade, com uma unidade e uma evidência, específica para o propósito desejado, tal associação esta identificada na segunda dimensão, capturar/abstrair. Na segunda dimensão, traz-se à contribuição de McKemmish (1997), que faz seguinte leitura: “The second dimension encompasses the personal and corporate recordkeeping systems which capture documents in context in ways which support their capacity to act as evidence of the social and business activities of the units responsible for 12 the activities” (McKemmish, 1997, p.10). Ainda seguindo McKemmish (1997), na leitura, pode-se observar o caráter de inteligibilidade associado a sua capacidade de agir como prova das atividades através da representação materializada dos atos de registro, a formalização do documento, 11 A primeira dimensão engloba os atores que realizam o ato (decisões, comunicações, atos), os atos próprios, os documentos que registram os atos, e o traço, a representação dos atos. (Tradução nossa) 12 A segunda dimensão engloba os sistemas pessoais e corporativos de registros quais os documentos de captura no âmbito, de formas que suportam a sua capacidade de agir como prova das atividades sociais e de negócios das unidades responsáveis pelas atividades. (Tradução nossa) tendo como sustentação as normatizações estabelecidas na terceira e quarta dimensão. Estruturando a segunda dimensão a captura, têm-se as seguintes preocupações/objetivos delineadas na figura 4: FIGURA 4 - Dimensão de captura e controle de documentos 7 Fonte: Sue McKemmish, 1997. O arquivo é o conjunto documental de uma organização, unificado através da memória, das funções e dos processos peculiares a organização, tal unificação esta expressa na terceira dimensão, a memória da organização. McKemmish (1997), fala da autonomia e da prerrogativa da organização em estabelecer a sistemática de organização de sua documentação: The third dimension encompasses the organisation of recordkeeping processes. It is concerned with the manner in which a corporate body or individual defines its recordkeeping regime and in so doing constitutes/forms the archive as memory of its 13 business or social function (McKemmish, 1997, p.10). Tendo como referência McKemmish (1997), esboça-se as instancias que devem ser consideradas para o estabelecimento de normas em âmbito pessoal ou células/unidades que constituem a organização. Os arquivos “é o arquivo no plural”, está consubstanciado na ideia de arquivos nacionais (institucionais) e unificado com memória coletiva, finalidades sociais e suas realizações e responsabilidades, esta consubstanciação esta posta na quarta dimensão da socialização da memória, do coletivo. Este é um relato da realidade arquivística Australiana na perspectiva RC. McKemmish (1997), corrobora para a análise do modelo RC enfatizando a dimensão social dos documentos coadunada com a cultura Australiana de RC responsáveis. “The fourth dimension concerns the manner in which the archives are brought into an encompassing (ambient) framework in order to provide a collective social, historical and cultural memory of the institutionalised social purposes and roles of individuals and 14 corporate bodies” (McKemmish, 1997, p.10). A seguir se delineia a quarta dimensão, a social, conforme McKemmish (1997), na figura 5. 13 A terceira dimensão abrange a organização dos processos de manutenção de registros. Ela está preocupada com a maneira pela qual uma pessoa jurídica ou pessoa física define o seu regime de registros, assim como o arquivo como memória de seus negócios ou eventos sociais. (Tradução nossa) 14 A quarta dimensão refere-se à forma como os arquivos são colocados abrangendo (ambiente), a fim de fornecer uma memória social, histórica e cultural coletiva para fins sociais institucionalizados e dos papéis das pessoas e as coletividades. (Tradução nossa) FIGURA 5 - Dimensão social - complexo de apresentação e atendimento 8 Fonte: Sue McKemmish, 1997. Conforme McKemmish (1997) as quatro dimensões do modelo RC demonstram o não atrelamento a questão tempo, visto que o documento pode ser criado já com o marca de histórico. Vale frisar que a forma documental é estabelecida através da fixidez e do contexto de criação do registro/documento em tempo e espaço determinado. Porém estes registros/documentos são passiveis de uma re-utilização em outros espaços e fins, que não os quais foram criados. O modelo RC, é abordado por Upward e McKemmish (2006), na perspectiva pedagógica, porém direcionada aos documentos eletrônicos. Os autores referem-se ao uso de ferramentas de menor complexidade destinadas ao tratamento dos registros/documentos associando-as a concepção de espaço-tempo específico, ou seja, sem aproximações, sem relações. Os autores estabelecem um contraponto a esta situação apresentando modelo RC como uma ferramenta coadunante com o universo dos documentos eletrônicos na perspectiva continua, onde se cita: It is particularly pertinent in electronic environments because so many other tools in our literature were developed for less complex environments. They were also developed within professionally restrictive and possessive frameworks rather than built out of a concept such as spacetime distancing. It is theory that no discipline owns. Archivists should be able to understand better than most other professional or 15 disciplinary groupings the concept of space time […] (Upward & McKemmish, 2006, p. 6). Frank Upward (1997), subsidia a fundamentação do RC na abordagem póscustodial, através da Teoria da Estruturação de Giddens (1989) onde a referência é a de que asestruturas e as regras sociais não são permanentes, podendo ser alteradas pelo agente, homem. A teoria da estruturação, trabalha estrutura e processo como “uno”. Contextualiza-se a teoria de Estruturação aos RC, pós-custodial: The complexity we are facing is only amenable to solutions through the establishment of new recordkeeping routines, and Giddens, as a theorist, is an explainer of the routine. His theory is not the grand theory of the past. It concerns itself with processes, with routines for action and the way these are changed or confirmed recursively over 16 time or across space (Upward, 1997, p.17). 15 Ele é particularmente pertinente em ambientes eletrônicos, pois muitas outras ferramentas em nossa literatura foram desenvolvidos para ambientes menos complexos. Eles também foram desenvolvidos no âmbito dos quadros profissionalmente restritivas e possessivos, em vez de construído a partir de um conceito como o espaço-tempo de distanciamento. É a teoria de que nenhuma disciplina possui. Os arquivistas devem ser capazes de entender melhor o que a maioria dos outros grupos profissionais ou disciplinas, entendem o conceito de espaço-tempo[...]. (Tradução nossa) 16 A complexidade que estamos enfrentando é apenas passível de soluções através do estabelecimento de novas rotinas de manutenção de registros, e Giddens, como teórico, é um explicador desta rotina. Sua teoria não é a grande teoria do passado. Preocupa-se com os processos, com rotinas de ação e a forma como estes são alterados ou confirmados de forma recursiva ao longo do tempo ou no espaço. (Tradução nossa) Upward (1997) explora exaustivamente a teoria da estruturação de Giddens (1989) dissecando o dualismo estrutural na perspectiva arquivística, onde contextualiza a dualidade através da expressão “arquivamento típicos da tradição jurídica” avessa ao principio de responsabilidade compartida típica dos agentes criadores e gerenciadores dos registros/documentos na perspectiva RC. O autor fala que a ideia de Duranti (1994) esta alinhada à tradição jurídica controversa a de Giddens (1989): Luciana Duranti, drawing on this tradition, points to the role of documents in structuring society when she argues that: 'the first and fundamental need of any organised society [. . .] is the regulation of its network of relationships by means of objective, consistent, meaningful and useable documentation'. The documents, the product of action, provide structure for a society's network of relationships. Giddens, however, parts company with typical archival expressions of the juridical tradition, by 17 being interested in process, not the structure as an object (Upward, 1997, p.20). O autor manifesta a necessidade das instituições arquivista e por extensão aos arquivistas de estarem habilitados e qualificados para a gestão de RC. To be effective monitors of action, archival institutions will need to be recognised by others as the institutions most capable of providing guidance and control in relation to the integration of the archiving processes involved in document management, records capture, the organisation of corporate memory and the networking of archival 18 systems (Upward, 1997, p.24). Frank Upward (1997) resgata dois princípios fundamentais de Giddens (1989) referente às estruturas onde fala que o primeiro constitui-se do estabelecimento de uma central de conhecimento abastecida através de redes com múltiplos acessos de mão-dupla. O segundo princípio diz do caráter transnacional que as trocas e acesso estão sendo proporcionadas pelas facilidades tecnológicas, facilidades que se mostram desafiadoras e complexas no contexto arquivístico principalmente a questão de territorialidade, a autoridade e ao acesso as informações. Upward (1997) aborda a guarda/(o lugar) da memória na perspectiva pós-custodial, RC, de Giddens (1989) onde traz a questão da autoridade subsidiando o trato desta questão através de Jenkinson, falando sobre a legitimação de responsabilidades dos registros/documentos, na perspectiva do RC. In an electronic environment, distribution of responsibilities is as much spatial as temporal. The changes in our technologies have produced changes to the means of production of records reflecting distributed environments. If we are to store the records as an authoritative resource we have to consider the effect this is having upon their representation, recall and dissemination. Best practice in the defence of the authoritative qualities of records can no longer be viewed as a linear chain, and the challenge is to establish new ways of legitimating responsibilities for records storage 19 and custody which recognise the shifts which have occurred (Upward, 1997, p.27). 17 Luciana Duranti, recorre a esta tradição, aponta para o papel dos documentos na sociedade estruturalista quando ela argumenta que "a primeira e fundamental necessidade de qualquer sociedade organizada [...] É a regulação de sua rede de relacionamentos por meio de objetivos, documentação consistente, significativa e utilizável ". Os documentos, o produto da ação, fornecer estrutura para a rede de relacionamentos de uma sociedade. Giddens, no entanto, diz que algumas empresas trabalham com arquivamento típico da tradição jurídica, por estar interessado no processo, e não a estrutura como um objeto. (Tradução nossa) 18 Para ser monitores eficazes das ações, instituições arquivísticas terão que ser reconhecidas pelas outras como as instituições mais capazes de fornecer orientação e controle em relação à integração dos processos de arquivamento envolvidos na gestão de documentos, de registros, da captura, da organização da memória corporativa e da criação de redes de sistemas de arquivo. 19 Em um ambiente eletrônico, distribuição de responsabilidades é tanto espacial como temporal. As mudanças em nossas tecnologias têm produzido mudanças para os meios de produção de registros que refletem ambientes distribuídos. Se formos armazenar os registros como um recurso autoritário temos que considerar o efeito que esta tendo a sua representação, recuperação e disseminação. Melhores práticas na defesa das qualidades de autoridade de registros não pode mais ser visto como uma cadeia linear, e o desafio é estabelecer novas formas de legitimação de responsabilidades para armazenamento de registros e custódia que reconhecem as mudanças que ocorreram.(Tradução nossa). 9 Na sequencia Upward (1997) destaca a prerrogativa que a sociedade/comunidade tem de gerir a autoridade sobre os registros/documentos através da assunção de responsabilidade, na noção de pertencimento, mesmo que ainda fora dos “espaços e tempos” de arquivo. A seguir, passa-se a discorrer sobre a aplicação modelo RC no ambiente como já referido nos nossos objetivos. 10 3 Conjecturas sobre a aplicação do modelo RC no ambiente SIE Upward (2000), faz uma reflexão sobre as diversidades relativas a teoria e à prática do gerenciamento dos registros/documentos do modelo RC. A diversidade abrange a criação de registros/documentos, considerando-se esta a primeira dimensão constituída através de atos interligados. Para fins de nossa análise a criação de registros/documentos é uma dinâmica já incorporada ao SIE, conforme figura 6. Representa-se neste estudo o aplicativo de registro de projetos do módulo Produção Institucional, Subsistema Acadêmico, representado pela sequência “1” conforme a figura 7, que representa criação do documento “registro do projeto”. FIGURA 6 - Tela principal do registro do projeto Fonte: SIE/UFSM Segue-se a descrição das relações setoriais na criação do documento, conforme a figura 8, na sequência “2”, observa-se a interligação dentro do subsistema “1 Acadêmico, através do módulo 1.1 Controle Acadêmico e o módulo 1.2 Produção Institucional, ..., 1.2.1 Registro de Projeto”, na aba participante do projeto, na condição de aluno, onde a dinâmica do SIE, propicia a inserção automática dos dados (matrícula, curso, CPF, e-mail,...) do participante do projeto - aluno, dados estes originados/lançados no módulo 1.1 Controle Acadêmico. Demonstra-se também a interligação entre os subsistemas 1- Acadêmico e o de 4 Recursos Humanos considerando a relação entre a sequência 2 e 3, forme a figura 7. FIGURA 7 - Criação do documento e as inter-relações Fonte: SIE/UFSM O modelo RC também é constituído da segunda dimensão denominada de captura e transformação dos documentos em outros registros/documentos, configurando-se como documentos oriundos das relações estruturais na instituição, no caso de subsistemas que constituem o SIE, conforme a figura 9. Cabe ressaltar que existem outras relações entre os demais subsistemas, módulos e aplicativos em campos específicos, porém se observa algumas resistência por parte dos responsáveis por módulos e sub-módulos em reconhecer informações de módulos que não estão sob a sua responsabilidade. Estas resistências são reforçadas pelos entraves e indefinições hierárquicas no que diz respeito à definição expressa de quem são os responsáveis por cada parte do sistema,... e/ou aplicativo(s) do SIE. FIGURA 9 - Relações entre subsistemas Fonte: SIE/UFSM Cabe enfatizar que o SIE dispõe de um fluxo de tramitação do registro de projetos conforme figura 10 que consiste inicialmente do preenchimento dos campos do aplicativo - Registro do projeto conforme figura 7, após é encaminhado aos níveis de aprovação do projeto compostos por pessoas da instituição credenciadas como chefes de órgãos, primeira instância de aprovação e após, aos membros de comissões avaliadoras, constituindo-se da segunda e última etapa para a efetivação do registro do projeto. FIGURA 10 – Tramitação do registro do projeto Fonte: SIE/UFSM O modelo RC também abrange o gerenciamento dos processos no âmbito da organização tal etapa corresponde à terceira dimensão deste modelo. Contextualizase esta dimensão no âmbito do SIE, através das relações entre os subsistemas, conforme figura 10 e também entre os módulos, conforme a figuras 11, alimentados pelas subunidades administrativas da instituição, ou seja a estrutura interna da mesma. No modelo RC as relações institucionais com a sociedade correspondem à quarta dimensão deste modelo. Estas relações abrangem os órgãos ministeriais ao qual a UFSM esta vinculada e também os órgãos públicos de fiscalização como a Controladoria Geral da União – CGU. Cabe salientar que o instrumento legal que regra o a cesso aos documentos públicos é a Lei de Aceso à Informação nº 12527 a qual a UFSM esta subordinada, esta lei estabelece as condições do acesso as informações 11 partindo da regra de que as informações são ostensivas e o sigilo é a exceção exigências sobre a organização dos registros/documentos disponibilizados aos mesmos. Contextualiza-se a realidade do sistema SIE da UFSM ao modelo RC no que se refere às ações interligadas e complexas, abordadas por Upward, (2000) que fala sobre complexidade: 12 […]provides a view of recordkeeping at the point of creation, within groups, at organisational levels, and at inter-organisational levels. This provides a layered and interconnected model for the ongoing management of systems and the formulation of strategies and tactics. It enables the model to be used to get ones bearings in such tasks as determining social and legal requirements for recordkeeping, conducting a business process analysis, doing a functional analysis for a classification system or disposal, undertaking appraisal, and carrying out systems analysis including on 20 overview of the structuring of data about records (Upward, 2000, p.1). O autor recorre ao matemático Hermann Minkowski para explicar o assente do “continuum espaço-tempo como um novo jogo”, através de seu estudo denominado "espaço-tempo de Minkowski" sintetizado:“[…]space by itself, and time by itself, are doomed to fade away into mere shadows, and only a kind of union between the two 21 will preserve an independent reality.” A aplicação do modelo RC, segundo Upward (2000) também propicia diferentes entendimentos sobre a expressão arquivo, por parte de profissionais que trabalham com registros/documentos e que por consequência criam obstáculos na implementação do modelo RC, tais obstáculos são creditados como problema cultural destes profissionais, conforme Upward (2000): Apart from the word ‘Archive’ which can produce an allergic reaction in some records managers who cannot contemplate that the archive is anything other than the 'old stuff', there is a general dislike of the use of [archival] as a preface to the word document. The term and the square bracket simply indicated the potential for the document to be part of the continuum, again clearly shown in the model. The fact that 'archival' is a poor communicative word when addressing some records managers is a 22 cultural problem (Upward, 2000, p. 9). O RC tem como norte não complicar, ou seja, evitar tensionamentos por questões já dirimidas na concepção do modelo, que é naturalmente complexo tendo em vista as inter-relações e dimensões próprias do modelo, onde o Upward (2000) enfatiza que: The continuum provides a way of explaining complex realities in relation to what used to be regarded as the separate dimensions of space and time. As a view it presents a multi-layered and multi-faceted approach which can be used to re-organise 23 knowledge and deploy skills (Upward, 2000, p. 12). 20 [...] uma visão de manutenção de registros no momento da criação, dentro dos grupos, em níveis organizacionais, e em níveis inter-organizacionais. Isso fornece uma camada de modelo interligado para o gerenciamento contínuo dos sistemas e na formulação de estratégias e táticas. Ele permite que o modelo a ser usado para obter o funcionamento de tarefas como determinar os requisitos sociais e legais para manutenção de registros, a realização de uma análise de processo de negócio, fazendo uma análise funcional para um sistema de classificação ou eliminação, realizando avaliação e realização de análise de sistemas, incluindo em visão geral da estruturação de dados sobre registros. (Tradução nossa) 21 [...] o espaço por si só, e o tempo por si só, estão condenados a desaparecer em meras sombras, e apenas uma espécie de união entre os dois irá preservar uma realidade independente. (Tradução nossa) 22 Além da palavra "Arquivo", que pode desencadear uma reação alérgica em alguns gerentes de registros que não podem contemplar que o arquivo é outra coisa senão a "coisas velhas", há uma antipatia geral do uso de [arquivo] como um prefácio para o documento do word. O termo e o colchete simplesmente indicado o potencial para que o documento parte do contínuo, mais uma vez claramente demonstrada no modelo. O fato de que 'arquivo' é uma palavra comunicativa pobre, ao abordar alguns gerentes de registros é um problema cultural. (Tradução nossa) 23 O continuum fornece uma maneira de explicar realidades complexas em relação ao que costumava ser considerado como as dimensões separadas de espaço e tempo. Como um ponto de vista, apresenta uma abordagem em multicamadas e multifacetado que pode ser usada para reorganizar o conhecimento e implantar habilidades. (Tradução nossa) Mesmo considerando as dificuldades de entendimento e os tensionamentos entre os profissionais arquivístas e de outras áreas ligadas ao gerenciamento de registros/documentos, o modelo RC pela sua concepção pode minimizar essas dificuldades fazendo valer os seus preceitos basilares: o da produção documental associada ao principio da não redundância de informações; - e do registro/documento continuo de longo prazo. 4 Conclusão No decorrer deste trabalho, teve-se a possibilidade de verificar as discussões dos pesquisadores alinhadas com a arquivística pós-custodial pertencentes ao grupo de pesquisa de RC da Universidade Monash, Melbourne/ Australia, dando-se ênfase aos documentos. Aplicou-se o modelo RC no aplicativo que faz parte do SIE/UFSM no subsistema Acadêmico, módulo produção institucional, aplicativo de Registro de projetos. Verificou- se que as inter-relações já estabelecidas e dinamizadas no SIE entre subsistemas, módulos e aplicativos são diversificadas permitindo várias combinações/relações entre os mesmos. Com essa constatação coadunante com os preceitos do RC, tem-se a considerar que as três dimensões na criação, captura e organizacional são as que via de regra são priorizadas. Quanto à quarta dimensão a social percebe-se que institucionalmente ainda não existe uma cultura voltada para este preceito que no modelo RC é considerada uma dimensão tão importante quanto às demais. Cabe salientar que com advento na Lei de Acesso à Informação, LAI nº12.527, e também conforme a Constituição Federal de 1988, no artigo 216, parágrafo 2º, que trata da gestão e produção dos registros/documentos público, os agentes públicos podem responder administrativa e judicialmente pelo não atendimento dos regramentos legais. Considerando esses arrazoados vislumbra-se que a quarta dimensão passará a fazer parte das preocupações dos gestores públicos muito embora a concepção de função social dos documentos tenha que ser ainda construída pela própria sociedade. Construção esta que não prescinde do pensar e do fazer arquivístico proativo associado à filosofia do modelo RC. Cabe enfatizar que este modelo RC faz parte dos três modelos reconhecidos mundialmente pela comunidade arquivística internacional, porém pouco discutido na comunidade arquivística nacional e pelas autoridades lideradas pela Controladoria Geral da União envolvidas com o estabelecimento de um modelo de gerenciamentos de informações para viabilizar o uso da LAI. Portanto, conclui-se através deste nosso estudo que o modelo RC se mostra compatível e aplicável à realidade dos registros/documentos eletrônicos do setor público e privado. Conclui-se que através da difusão da filosofia e da aplicação do modelo RC, na UFSM, irá propiciar que os documentos criados e armazenados no ambiente SIE, contemplem a ideia de documentos contínuos úteis aos seus criadores, à instituição e à sociedade, tendo como prisma as responsabilidades distribuídas nas quatro dimensões do RC. Referências Brasil. (1988). Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Diário Oficial da União, Brasília, 5 out. Recuperado de http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/ Constituicao/Constitui%C3%A7ao.htm>. Brasil. Lei nº 12.527, de 18 de Novembro de 2011. (2011). Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, Disponível em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527. htm. Acesso em 05 jun. 2013. 13 14 Cook, T. (1994). Electronic records, paper minds: the revolution in information management and archives in the post/custodial and post/modernist era. Archives and Manuscripts, 22(2), p. 300-329. Duranti, L. Estudos Históricos, RJ, 7, 13, 1994. Disponível em: http://www.cpdoc.fgv.br/revista/arq/134.pdf Giddens, A. (1989). A constituição da sociedade. São Paulo: Martins Fontes. International Council On Archives. Committee on currente records in a electronic environment. Electronic records: workbook for archivist. Paris (France): ICA, 2005. (ICA Studies 16). Disponível em http://www.ica.org/sites/default/files/ ICAEstudo16_PT_4.pdf Jenkinson, H. (1965) Um manual de administração de arquivo. Disponível em https://archive.org/details/manualofarchivea00iljenk Maclean, Ian. (1959). Australian Experience in Record and Archives Management. 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