Pengertian dan Proses Administrasi Peserta Didik

Putri Adhila Hade Afriansyah Universitas

Universitas Negeri Padang Indonesia Negeri Padang Indonesia
E-mail : putriadhila1@gmail.com E-mail : (hadeafriansyah@fip.unp.ac.id)

Abstrak— This article was written with the aim of being pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, pemantauan
a reference for readers in understanding the administration dan penilaian.
and supervision of education, as well as increasing Namun masalah administrasi Sekolah saat ini masih
understanding of the understanding and administrative banyak ditangani langsung oleh kepala sekolah sendiri,
processes of students. students in the form of books, articles, dengan alasan rendahnya SDM yang ada di berbagai
and other sources. After the study material is collected, then sekolah.Selain itu, rendahnya keterampilan guru dan belum
the material is researched and studied, then the writer tries adanya Tata Usaha sekolah (TU) membuat urusan administrasi
to conclude a new knowledge from the results of the analysis sekolah lebih dominan di kerjakan oleh kepala sekolah sendiri.
of the study material, so that the conclusion that the Baik itu surat menyurat yang sifatnya kedinasan termasuk
administration of students is a way of learning related to berbagai laporan urusan sekolah. Sehingga administrasi sering
education in schools in order to achieve an activity that is in sekali tumpang tindih antara administrasi masuk dan keluar,
accordance with the curriculum. The purpose of the serta tidak rapinya administrasi di sekolah. Dalam pelaksanaan
administration of students in education is to regulate all administrasi sekolah yang efektif ada delapan kegiatan
activities related to students so that the teaching and administrasi sekolah dasar.
learning process runs effectively and efficiently so that Sedangkan administrasi peserta didik ini sangat penting
educational goals can be achieved to the maximum. The dilakukan guna mengatur dan memahami bagaimana peserta
instruments in the administration of learners are the parent didik dapat di kontrol dan di ajarkan agar dapat mengatur
book, the claper book, the student situation book, the student bersikap dan berpedomandalam mengatur dokumen dokumen
attendance book. The teacher's role in student peserta didik itu sendiri dari mulai peserta didik masuk
administration is as a selection committee for new student kedalam lingkungan sekolah hingga ia telah tamat dari satuan
admissions, plays a role in making it easier for students to pendidikan maka administrasi peserta didik akan tetap
adapt to the school environment, recording and controlling digunakan untuyk mempermudah akses data dari peserta didik
student attendance, conducting competency tests, creating an itu sendiri, sehingga semua data data peserta didik dapat
atmosphere that raises student motivation, creating good dengan mudah di cari dan di temukan karena kita telah
school discipline, and carrying out guidance career and menerapkan administrasi peserta didik di sekolah dan dapat
graduate search. menunjang mutu dari sekolah itu sendiri (Tim pengembangan
IKIP, 1991).
Keywords—student administration, teacher roles,
student administration instruments Maka kami membuatsebuah karya tulis yang
bertujuan untuk menegetahui dan membantu bagaimanacara
I. PENDAHULUAN mengelola dan mengintrol setiap data data dari peserta didik di
Hade Afriyansyah (2019) mengatakan kurikulum adalah sekolah semenjak peserta didik itu di terima di sekolah hingga
seperangkat bahan pengalaman belajar siswa dengan segala ia telah tamat dari sekolah nya, serta sebagai pembantu dalam
pedoman pelaksanaannya yang tersusun secara sistematik dan mencari latar belakang dari peserta didik.
dipedomani oleh sekolah dalam kegiatan mendidik siswa.
Tujuan dari kurikulum itu sendiri adalah Untuk mencapai II. METODE PENELITIAN
tujuan pendidikan di sekolah. Untuk itu diperlukan kerja sama Artikel ini disusun dengan metode Systematic Literature
di antara semua personel sekolah (guru, murid, kepala sekolah, Review (SLR) dengan cara mengumpulkan bahan-bahan
staf tata usaha) dan orang di luar sekolah yang ada kaitannya materi baik yang bersumber dari buku, jurnal, dan sumber
dengan sekolah (orang tua, dokter puskesmas, Dinas lainnya terkait tentang administrasi pesertadidik. Sumber-
Pendidikan, masyarakat yang mempunyai perhatian dan sumber yang terkait adalah mengenai pengertian
peranan dalam bidang pendidikan). Kerja sama untuk administrasi,arti penting administrasi peserta didik,cara
mencapai tujuan pendidikan dengan berbagai aspek ini dapat mengelola administrasi peserta didik, tujuan administrasi
dipandang sebagai administrasi pendidikan, Proses peserta didik dancara menerapkan administrasi peserta didik.
administrasi pendidikan dimulai dari perencanaan, Dalam kesempatan kali ini peneliti menggunakan metode

1
Pengertian dan proses administrasi peserta didik, 2019
kualitatif deskriptif, yaitu metode yang digunakan untuk administrator sekolah yang dapat digunakan untuk
mencari unsur unsur, ciri-ciri, dan sifat-sifat suatu fenomena.
Metode ini dimulai dengan cara mengumpulkan data, menyusun rencana jangka panjang, menengah,
menganalisis data dan menginterpretasikannya. pendek

III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN

b. Pupil accounting
A. Pengertian Administrasi peserta didik Pupil Accounting merupakan penyusunan
Administrasi peserta didik(siswa) adalah seluruh keterangan-keterangan tentang tingkah laku
proses kegiatan yang di rencanakan dan diusahakan secara siswa/murid selama bersekolah. Keterangan-
sengaja serta pembinaan secara kontiniu terhadap seluruh keterangan tersebut meliputi masalah-masalah
peserta didik dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan siswa yang tidak masuk belajar ke sekolah, siswa-
agar dapat mengikuti proses belajar mengajar (PBM) secara siswa yang meninggalkan pelajaran di sekolah,
efektif dan efisien, demi tercapainya tujuan pendidikan yang siswa yang sering terlambat dan sebagainya.
telah di tetapkan. Secara kronologis operasional, rentangan Dengan demikian masalah Pupil Accounting lebih
kegiatannya mulai dari penerimaan peserta didik baru sampai banyak berhubungan dengan absensi siswa.
mereka meninggalkan sekolahnya, karena telah tamat,
meninggal dunia, putus sekolah atau karena sebab-sebab lain c. Pupil Personel Service
sehingga ia terdaftar lagi sebagai peserta didik disekolah Pupil Personel Service merupakan semua
tersebut. layanan dan seluruh usaha-usaha yang dilakukan
Peserta didik adalah anggota masyarakat yang oleh sekolah untuk kemajuan siswa/murid. Layanan
berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses dan usaha yang dimaksud adalah berupa bimbingan
pembelajaran yang tersedia jalur, jenjang dan jenis pendidikan dan konseling terhadap siswa/murid yang
tertentu (UUSPN : 2003). Undang – Undang RI No.20 Tahun membutuhkannya. Fungsi dari bimbingan
2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional yang dimaksud kesiswaan ini salah satunya ialah memberikan
peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha penyuluhan kepada para siswa sehingga para siswa
mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran dapat mengetahui bagaimana langkah-langkah
yang tersedia pada jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu. belajar dan pengaplikasian pelajaran yang tepat
Secara garis besar A. Gaffer MS mengelompokkan dalam kehidupannya.
administrasi kesiswaan tersebut kepada tiga bidang: (
B. Proses Administrasi peserta didik
(Asnawir, 2005)
Kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka administrasi
a. Pupil Inventory peserta didik dibagi menjadi tiga tahapan, yaitu kegiatan
administrasi pada awal tahun pelajaran, administrasi selama
Ialah berupa daftar yang mengambarkan data
tahun pelajaran dan administrasi akhir tahun pelajaran (Agus
siswa yang akan memasuki suatu lembaga Maryanto, 2019)
pendidikan atau sekolah. Dengan adanya Pupil
a. Kegiatan Awal Tahun Pelajaran
Inventory ini maka akan dapat diketahui gambaran Kegiatan awal tahun pelajaran yang
dilaksanakan setiap Sekolah adalah melaksanakan
tentang keadaan-keadaan murid/siswa yang akan
penerimaan murid baru. Penerimaan murid adalah proses
memasuki sekolah tersebut, dan begitu juga akan seleksi dan pencatatan murid yang memasuki sekolah
tertentu setelah memenuhi persyaratan-persyaratan yang
dapat dilihat pertumbuhan jumlah penduduk
ditentukan oleh sekolah itu.
terutama mengenai anak-anak usia sekolah. Semua Kegiatan-kegiatan dalam penerimaan murid baru
ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan yaitu :
data itu harus ada pada administrator pendidikan dan

2
Pengertian dan proses administrasi peserta didik, 2019
a) Penetapan Daya Tampung 3. Akhir Tahun Pelajaran
b) Penetapan Syarat-syarat Murid Baru Adapun kegiatan pada akhir tahun adalah
c) Pembentukan Panitia/Petugas Penerimaan pelaksanaan Ujian Nasional dan Ujian Akhir Semester.
Murid Baru Administrasi yang dilakukan berhubungan dengan
kegiatan tersebut diantaranya :
b. Selama Tahun Pelajaran a) Pelaksanaan Ujian Nasional
Kegiatan/langkah lebih lanjut setelah murid b) Kenaikan Kelas
diterima di sekolah adalah membina murid tersebut C. Instrumen administrasi peserta didik (manual & elektronik)
sehingga berkembang kemampuannya secara Catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan
maksimal sesuai dengan tujuan sekolah. Pembinaan menjadi dua jenis yaitu:
murid dilakukan agar murid mengenal lingkungan a. Catatan data siswa untuk sekolah, yang meliputi: b
tempat belajar mereka, dan dapat menyesuaikan diri uku induk, buku kleper, catatan tata tertib sekolah,
dengan tuntunan sekolah. Dengan pemahaman yaitu kumpulan semua peraturan( bersifat umum dan
terhadap lingkungan itu diharapkan dapat tercipta khusus, ada yanag dari pemerintah dan ada yang
suatu keadaan di mana murid lebih tertib dan lebih produk sekolah itu sendiri).
mementingkan tugas-tugas belajarnya, dibandingkan b. Catatan siswa untuk masing masing kelas yaitu buku
dengan kegiatan pribadi lainnya di sekolah. kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk,
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam buku presensi kelas, buku catatan bimbingan dan
rangka pembinaan murid ini adalah : konseling buku catatan prestasi murid, yang meliputi
buku daftar nilai dan buku lagger,buku raport, dan
a. Orientasi untuk Murid Baru buku mutasi.
Kegiatan-kegiatan yang diberikan dalam Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya
masa orientasi ini adalah : administrasi kesiswaan maka perlu di tunjang oleh
Ø Perkenalan berbagai instrumen atu alat kelengkapan pyang di
Ø Penjelasan Tata Tertib Sekolah perlukan. Instrumen yang di maksud antara lain berupa
Ø Penjelasan tentang Fasilitas sekolah buku buku, format format yang di gunakan untuk merekam
semua data dan informasi yang berkenaan dengan siswa.
b. Peraturan Kehadiran Murid Adapun instrumen instrumen yang di maksud antara lain:
Beberapa alat yang dapat digunakan untuk 1. Buku induk
melakukan pencatatan kehadiran murid ini di Buku induk merupakan buku pokok, karena di
antaranya adalah : dalamnya memuat semua informasi yang di anggap
Ø Papan Absensi Harian Murid lengkap mengenai keadaan siswa.
Ø Buku Absensi Harian Murid 2. Buku klaper
Ø Buku Rekapitulasi Absensi Harian Murid Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk
Sekolah memuat data murid yang penting penting
Ø Papan Rekapitulasi Absensi Harian Murid 3. Buku/ daftar keadaan siswa
Sekolah Buku ini menggambarkan keadaan jumlah
keseluruhan siswa di sekolah.
c. Promosi dan Mutasi Murid 4. Daftar hadir siswa
Ø Prinsip-Prinsip Promosi Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan
Ø Mutasi keaktipan mengikuti kegiatan di sekolah.
Ø Prosedur Mutasi 5. File penyimpan berkas siswa
Berkas yang bersifatnya terlepas lepas perlu di
d. Tata Tertib Sekolah arsipkankan dengan baik oleh sekolah,misalnya fotocopy
Tata tertib sekolah merupakan salah satu STTB, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan
alat untuk melatih murid mempraktekkan disiplin sebagainya (Suryosubroto, 2004).
disekolah.
D. Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik
e. Ganjaran dan Hukuman
Ganjaran adalah imbalan yang Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik
menyenangkan yang diterima murid karena Peranan guru dalam administrasi peserta didik yaitu :
prestasinya dalam berusaha untuk mengerjakan 1. Sebagai panitia penerimaan murid baru.
sesuatu. Hukuman adalah imbalan yang tidak 2. Berperan dalam memudahkan murid agar dapat
menyenangkan yang harus diterima murid akibat beradaptasi cepat dengan lingkungan sekolah.
tingkah laku mereka dinilai sekolah tidak pada 3. Mencatat setiap kehadiran murid secara kontinyu
tempatnya. dan teliti.

3
Pengertian dan proses administrasi peserta didik, 2019
4. Menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi
siswa untuk berprestasi tinggi.
5. Menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik. IV. KESIMPULAN
(Tri lestari, 2016)
Administrasi peserta didik adalah suatu hal yang berkaitan
dengan tujuan pendidikan dalam kegiatan pembelajaran
Menurut (Hade Afriansyah, 2019)adapun yang memiliki cara tertentu dengan tujuan menata dan
peranan guru dalam pengelolaan murid adalah: mengatur pendidikan disekolah agar tercapinya suatu
1. Guru dapat dilibatkan dalam penerimaan murid baru, pendidikan yang sesuai dengan kurikulum. Adapun
dengan menunjuk mereka sebagai panitia instrument instrumen administrasi peserta didik yaitu adanya
penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas buku induk, bukun klaper, daftar hadir siswa dan lainnya.
teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai Prosesadministrasi peserta didik dibagi menjadi tiga tahapan
dengan pelaporan pelaksanaan tugas. yaitu Administrasi pada awal tahun pelajaran, Setahun
2. Peranan yang besar dalam masa orientasi dipegang pelajaran, dan Akhir tahun pelajaran.
oleh guru kelas satu, disamping kepala sekolah.
Tugas guru adalah membuat murid dapat lebih cepat Daftar Pustaka
beradaptasi dengan lingkungan sekolah. Peranan Agus Maryanto. (2019). Administrasi peserta didik. Padang.
guru dalam hal ini sangat penting, karena kekeliruan
dalam orientasi dapat. Asnawir. (2005). AdministrasiPendidikan. Padang.
3. Untuk pengaturan kehadiran murid di kelas, guru
pun mempunyai andil yang besar. Hade Afriansyah. (2019). Administrasi peserta didik.
4. Guru harus mampu menciptakan suasana yang Suryosubroto. (2004). Manajemen Pendidikan di sekolah.
mendorong timbulnya motivasi murid untuk Jakarta: PT. Rineka Cipta.
senantiasa berprestasi tinggi.
5. Guru juga harus berperanan besar dalam Tim pengembangan IKIP. (1991). Administrasi Pendidikan.
menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik, Padang: IAINIB press.
karena di sekolah merupakan masa pembentukan Tri lestari. (2016). Implementasi administrasi sekolah dasar
disiplin yang sangat menentukan untuk masa negeri. Solo.
selanjutnya. Untuk membuat murid disiplin, guru
diharapkan mampu menjadi contoh atau panutan
bagi murid-muridnya.

4
Pengertian dan proses administrasi peserta didik, 2019