Instituto colombiano para la evaluación de la educación (Icfes)

Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior - Prueba Saber 11A – 2018

Manual de procedimientos del

Colombia - Edición II – AGOSTO de 2018

JEFE DE SALÓN
Señor jefe de salón: su labor es una de las de
mayor importancia durante la aplicación, pues es el
responsable de vigilar el desarrollo de la misma en el
salón asignado y garantizar el estricto cumplimiento de
los protocolos establecidos por el Icfes. Es importante
que siga paso a paso las instrucciones de este manual y
las ponga en práctica en cada una de las sesiones de la
aplicación: También es muy importante que mantenga
la custodia del material de examen dado que, desde
que lo recibe hasta que lo devuelve, está bajo su
responsabilidad evitar cualquier pérdida, sustracción
de preguntas o fuga de información por medios físicos
o magnéticos, por parte de los examinandos.

Los procedimientos que debe

realizar en los diferentes
momentos de la aplicación.

Gráficos ilustrativos
para complementar y
facilitar la comprensión
de temas claves.

Paso a paso de las principales

actividades asignadas a su
rol para ayudarle a llevar el
control de su cumplimiento.
 Cómo utilizar este manual:

Para facilitar el uso y aprovechamiento de esta herramienta indispensable para su labor como examinador y poder garantizar el cumplimiento de los procedimientos
a seguir en las diferentes etapas de la prueba, hemos modificado la estructura de este manual incluyendo diferentes recursos que explicaremos a continuación:
1.Secciones principales y secundarias

DELEGADO
NOMBRE

NOMBRE DE SITIO

CIUDAD DEPARTAMENTO

Este manual está organizado en secciones, las cuales a su vez tienen divisiones Por su parte, las secciones secundarias se mostrarán en un recuadro junto al
internas de contenido. Usted reconocerá las secciones principales identificadas personaje de su rol.
con una barra horizontal y un ícono.

Como complemento, encontrará listados organizados cuyo contenido se amplía

progresivamente describiendo los procedimientos específicos en cada caso.

2.Gráficos e ilustraciones 3 Información importante

ación
Evalu dimie
ntos
proce
ón de los s
Ejecu ci
rp er sonale
inte
ones
Relaci
alidad
Puntu perso
nal
ntación
Prese

Para ayudarle a ilustrar y aclarar algunos conceptos y procedimientos puntuales, A lo largo de este manual encontrará información destacada que le permitirá
se han dispuesto diversos recursos gráficos. Revíselos y preste atención a cada ampliar, profundizar o complementar los diferentes procedimientos descritos.
uno de ellos. Los encontrará identificados con este ícono. La reconocerá por este ícono.

4.Formatos 5.Lectura en voz alta 6.Paso a paso de actividades

En los procedimientos donde se requiera Con este ícono, encontrará identificada Como guía de las principales actividades asignadas a su rol, en la
diligenciar, tener en cuenta o consultar la información que usted debe leer última página de este manual encontrará un paso a paso de las
formatos, informes, recibos, planillas o demás textualmente a los examinandos en el mismas con casillas vacías para que señale progresivamente las que
documentos, encontrará un globo con este ícono. momento de la prueba. vaya completando en el desarrollo de cada etapa de la aplicación.
Sabemos que este manual será su principal recurso de consulta y preparación para convertirse en el mejor examinador de esta prueba.

Antes de iniciar:

Recuerde cómo está organizado nuestro equipo de examinadores para esta prueba:

¡SU ROL!

COORDINADOR COORDINADOR DELEGADO COORDINADOR COORDINADOR JEFE DE SALÓN COORDINADOR ENCARGADO DE

DE NODO DE MUNICIPIO DE SITIO DE SALONES DE SEGURIDAD ASEGURAMIENTO
Y CONTROL
PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN

Recuerde que, para ser examinador, usted debe haber realizado las siguientes actividades
antes de la aplicación:
Completar el proceso formativo virtual en la plataforma Moodle y aprobar la evaluación
DELEGADO
NOMBRE

NOMBRE DE SITIO

CIUDAD DEPARTAMENTO

para ser invitado al taller práctico.

Descargar el certificado que lo acredita para tomar el taller práctico.
Leer y estudiar su manual, elaborando un listado de las dudas e inquietudes que se le
presenten durante el curso virtual.
Asistir al taller práctico, donde recibirá el manual, la credencial con su escarapela y las
instrucciones específicas de la prueba.

Recomendaciones:

Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones, las cuales le ayudarán a

prepararse para el día de la prueba:

Tenga en cuenta que la Asegúrese de llevar el manual,

presentación personal refleja su rol, su documento de identidad,
por lo que es importante que use su credencial y los demás
ropa cómoda, pero acorde con implementos necesarios en
su responsabilidad. la aplicación.

Salga de su lugar de
residencia con tiempo
La noche anterior
suficiente para llegar
a la aplicación
a las 6:00 a.m. al
debe dormir bien y
sitio de aplicación y,
relajarse.
así, iniciar el día sin
contratiempos.

Recuerde que está estrictamente prohibido el uso de celulares o aparatos electrónicos durante la jornada de aplicación.
Es por ello, que para el control de tiempos debe utilizar reloj de pulso. También está prohibido que los examinadores
se dediquen a actividades diferentes a las de su rol durante la jornada de aplicación, por ejemplo: leer libros, dormir,
permanecer sentado todo el tiempo en una silla, estar fuera del salón o abandonarlo y no hacer rondas.
 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
ANTES

ANTES
Una vez haya llegado al sitio de aplicación correspondiente (6:00 a.m.),
DELEGADO
NOMBRE

NOMBRE DE SITIO

CIUDAD DEPARTAMENTO

preséntese como jefe de salón (porte la credencial con su escarapela) y 6:00 a.m.
diríjase a la oficina del delegado.

A continuación, se describen las actividades a desarrollar antes de la prueba:

1 Recepción del material de aplicación. 4 Recepción y conteo del material de

examen.

2 Ingreso de los examinandos al salón. 5 Entrega del material de examen a los

examinandos.

3 Comunicación de las instrucciones 6 Comunicación de las instrucciones

generales a los examinandos. específicas para iniciar el examen.

Afiche de tiempos (pegar en el tablero).

1 Recepción del material de aplicación
Esfero y marcador.
Una vez en la oficina del delegado; el coordinador de
salones (o el coordinador de sitio) le hará entrega del Bolsa plástica para empacar y devolver las hojas
material de aplicación asignado para su salón; verifique de respuestas aplicadas.
cuidadosamente su contenido y cantidad. El material
que usted recibirá está compuesto por: Una vez reciba el material, diríjase a su salón y proceda
a realizar las siguientes actividades:
Registro de asistencia e identificación por salón
(para control de examinandos). 1. Cerciórese de que el salón está abierto; en caso
contrario, informe al coordinador de sitio.
Listado de identificación de ausentes por salón
(para registrar ausentes). 2. Verifique las condiciones de aseo, ventilación e
iluminación del salón.
Rótulo para puerta de salón ya marcado (pegar en
la parte externa del salón, al lado de la puerta). 3. Organice los pupitres de acuerdo con la cantidad
de examinandos citados en su salón, asegurando la
Listado para puerta de salón (pegar en la parte mayor distancia entre ellos.
externa del salón, al lado de la puerta).
4. Pegue los afiches recibidos en los lugares indicados.
Afiche de elementos permitidos y no permitidos
para la aplicación (pegar en la parte externa del 5. Antes de cada sesión, utilice el tablero para:
salón, al lado de la puerta).
Escribir la información del cuadro de pruebas.
Afiche de instrucciones para la prueba (pegar en
el tablero). Escribir la fecha de publicación de resultados.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 5

Ubicación de afiches:

ANTES
Rótulo para puerta de salón 102

Afiche de tiempos
Listado para puerta de salón
7:30 12:00
2

102
1:00 5:00 Sesión Duración
Módulos de competencias
genéricas
Cantidad de
preguntas

2 40 minutos Comunicación escrita 1 abierta

Benito
Razonamiento cuantitativo
Benavides Lectura crítica
Primera 4 horas

Cuadro de pruebas
Competencias ciudadanas 167 cerradas
(240 minutos)
Inglés
Cuestionario socioeconómico
Tiempo total: 4 horas y 40 minutos
Tiempo mínimo de permanencia en el salón: 2 horas

Está prohibido el uso de cualquier

Permanezca sentado

Fecha de publicación
otro elemento electrónico dentro
durante toda la sesión, el
del sitio de aplicación (salones,
jefe de salón le atenderá
baños, pasillos, escaleras,
en su puesto.
parqueaderos, etc.).

Responda el examen con lápiz de

la siguiente forma:
•La prueba de comunicación
Al terminar su prueba, levante la
mano y devuelva al jefe de salón
de los resultados
escrita (pregunta abierta) en la todo el material de examen:
Hoja de respuesta. Cuadernillo con Hoja de borrador,
•La prueba de preguntas cerradas, Hoja de respuestas y Hoja para
rellenando completamente el operaciones, en la bolsa plástica.
circulo seleccionado.

Fecha de publicación
Afiche de elementos permitidos de los resultados
y no permitidos
Afiche de instrucciones para la prueba

SALÓN

2. Informe que comenzará a llamar a cada examinando;

2 Ingreso de los examinandos al salón hágalo en el orden que aparece en el Registro de
asistencia e identificación. Para realizar esta actividad
Tenga presente que el ingreso a los proceda de la siguiente manera:
examinandos al sitio de aplicación se
realiza en primera sesión a las 7:00 7:00 a.m. Solicite al examinando un documento de identidad
a.m. y en segunda sesión a la 1:30 válido y confronte la información contra el Registro
p.m., por lo que usted deberá estar ubicado en la puerta de asistencia e identificación.
del salón puntualmente, en cada sesión, con el Registro de Tenga en cuenta que los documentos
asistencia e identificación a mano: válidos para presentar el examen son:

1. Dé la bienvenida a los examinandos y solicíteles Tarjeta de identidad vigente original para menores de 18 años.
que presten atención a las instrucciones que usted
entregará a continuación para el ingreso al salón: Cédula de ciudadanía original para mayores de 18 años.

Cédula de extranjería original para extranjeros residentes en Colombia.

Recuérdeles a los examinandos el número de
salón en el que están para que verifiquen que,
Pasaporte original vigente.
efectivamente, es el que les corresponde.
Pasaporte original para el caso de los extranjeros no residentes en Colombia.

Solicíteles a los examinandos que tengan su
documento de identidad a la mano, y que cuenten Contraseña.
con lápiz, borrador y tajalápiz. En caso de no contar
con alguno de estos elementos, por favor indíquele al Comprobante de documento en trámite original, expedido por la Registraduría
examinando que se dirija a la oficina del delegado. Nacional del Estado Civil, para las personas cuyo documento se encuentra en
trámite por pérdida o en trámite de cédula por primera vez, caso en el cual
Recuérdeles que deben apagar los celulares porque, deberán presentar la tarjeta de identidad.
de lo contrario, se les podrá anular el examen.
Denuncio por hurto de documentos expedido por la autoridad competente o
Solicite que los guarden en sus bolsos o maletas,
constancia por pérdida de documento (impreso). En este caso, el examinando
los cuales deberán ser dejados en el piso, debajo deberá permitir la toma de sus huellas dactilares.
del tablero, al momento de ingresar al salón.
Los estudiantes venezolanos que se hubieren inscrito con el PEP (Permiso
Elementos permitidos y no permitidos: Especial de Permanencia) se identificarán, el día de la aplicación, con ese
documento junto con el Documento Nacional de Identidad Venezolano. Lo
mismo aplica para quienes se hubieren inscrito en la modalidad individual.
El Icfes aplicará el procedimiento correspondiente para la corrección de datos
si el día de la aplicación encuentra que no hay correspondencia entre el
documento presentado y aquel con el que se inscribió.

Tenga presente que la tarjeta de identidad es un documento válido sin

importar su color, siempre y cuando cuente con: foto, huella y fecha de
expiración vigente. En caso de no cumplir alguno de estos requisitos,
Permitido No permitido el examinando deberá ser remitido a la oficina del delegado.
 6 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN

En los casos en los cuales el examinando se registró 4. Espere a que el examinando se siente y proceda a llamar
con tarjeta de identidad y el día de la aplicación al siguiente. Guarde el puesto al examinando que, en el
presentó un documento que certifica mayoría de momento de ingreso, no se encuentre presente.
ANTES

edad (cédula de ciudadanía o comprobante de

documento en trámite), se debe permitir su ingreso 5. Una vez finalice el ingreso, según el Registro de
y adelantar el proceso de corrección de datos que asistencia e identificación, proceda a ubicar a los
se explica más adelante. examinandos que no estaban cuando llamó lista, en
el puesto que les guardó.
Recuerde:
6. Una vez finalizado completamente el ingreso, informe
a los examinandos que deben estar en completo
Si un examinando trae un documento válido pero que no tiene foto o huella orden y silencio.
(incluido el denuncio por hurto o constancia por pérdida de documentos),
usted deberá remitirlo a la oficina del delegado para que allí le tomen la 7. Los examinandos que lleguen tarde deberán esperar en la
impresión dactilar en el sistema biométrico, diligencien el Acta de toma de
puerta y su ingreso se dará solo cuando los examinandos
impresión dactilar con lector biométrico y le notifiquen la autorización
ubicados dentro del salón comiencen el examen.
de ingreso al salón de aplicación. Usted deberá ser informado de la
autorización del examinando por el coordinador de salones (o de sitio).
Este procedimiento se debe adelantar en cada sesión de la aplicación. Recuerde que este procedimiento lo debe realizar en cada
una de las sesiones de aplicación que tenga el examen.

3. Indíquele al examinando cuál es el puesto que le

corresponde e infórmele que debe dejar sus objetos
3 Comunicación de las instrucciones
personales (bolsos/maletas) al frente, en el piso,
debajo del tablero. Recuerde que la ubicación inicia generales a los examinandos
en la esquina diagonal opuesta a la puerta.
Salude a los examinandos, preséntese, y solicíteles hacer
Tenga en cuenta el siguiente ejemplo: silencio y permanecer en orden. Comuníqueles que, a
continuación, les informará las instrucciones generales
para que tengan mayor claridad sobre los protocolos a
Ubicación en el salón: cumplir durante la aplicación.

1. Informe la ruta de evacuación y punto de encuentro

establecidos en caso de presentarse alguna emergencia,
según le informaron en el taller práctico.

2. Lea en voz alta, con autoridad, la información del

cuadro de pruebas y la información de cada uno de
los afiches. Aclare cualquier duda que surja.

3. Con ayuda de su manual, lea textualmente las

siguientes indicaciones:

Los tiempos establecidos para contestar el examen

ya han sido experimentados y son los necesarios
para ello.
1 1
A 0 A2 Las situaciones que pueden ocasionar la anulación
9 02 del examen son:
3 12 . 1 30
8 .13 1 .
9
4 A2
7 18 2 9
5 6 14 17 328 Intento de fraude o fraude.
15 24 Intento de copia o copia.
16 2 27
5A Afectar, obstaculizar o impedir de cualquier
modo el desarrollo normal de la aplicación del
examen.
Permitir intencionalmente la consulta de sus
propias respuestas a otro examinando, durante
la aplicación del examen.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 7

Portar armas durante la aplicación del Por favor, al terminar de responder el examen y
examen. antes de guardar el material dentro de la bolsa

ANTES
Realizar cualquier conducta engañosa para plástica, deben levantar la mano y yo me dirigiré
obtener un beneficio propio o a favor de un a su puesto para recibirles el material (Cuadernillo,
tercero. Hoja de respuestas y Hoja para operaciones ) que
Suplantación. se les entregó.
Sustraer, del sitio de aplicación, el material
entregado por el Icfes para la realización del Por ningún motivo se puede fotografiar, grabar,
examen. cortar, copiar manualmente, alterar o sacar
Utilizar o manipular elementos o dispositivos el material de examen del salón. Si esto llega
no autorizados durante la aplicación del a suceder, el hecho se denunciará ante las
examen. autoridades competentes.
Utilizar o manipular teléfonos, equipos
celulares o de comunicación durante la
aplicación del examen.
Presentarse a la aplicación del examen en
estado de embriaguez o bajo el efecto de 4 Recepción y conteo del material de
estupefacientes examen
El uso de celulares o cualquier otro medio
de comunicación en el sitio de aplicación
(salones, pasillos, baños, escaleras,
Usted recibirá en su salón, de parte del coordinador
ascensores, parqueaderos, patios, etc.) por de salones (o del coordinador de sitio), el material de
lo que, por favor, quien no haya apagado su examen. Tenga en cuenta lo siguiente:
celular hágalo ahora.
Para cada sesión de examen, cada examinando
El Icfes podrá suspender, invalidar o anular los recibirá un paquete individual (bolsa plástica sellada)
resultados obtenidos en el examen aplicado que contiene: un Cuadernillo con su respectiva Hoja de
cuando, con posterioridad a la publicación de los respuestas y Hoja para operaciones.
mismos, cuente con indicios serios a partir de los
cuales se infiera la ocurrencia de cualquiera de las Verifique, con el Acta de sesión, que los paquetes
conductas anteriormente descritas.
de cuadernillos corresponden al salón que tiene
Las respuestas incorrectas no anulan ni descuentan
asignado.
puntos en la calificación.
Cuente el paquete de cuadernillos individuales y
En el proceso de calificación, se aplica una verifique que la cantidad coincide con lo registrado
metodología especializada para detectar posibles en el Acta de sesión (parte superior).
casos de copia.
Una vez realizadas estas actividades, proceda a
Sobre su pupitre, únicamente deben tener su firmar el Acta de sesión (parte intermedia). Usted
documento de identidad, lápiz, tajalápiz y deberá conservar el acta completa (parte superior,
borrador. intermedia e inferior) hasta el momento de la entrega
del material aplicado.
Durante la aplicación del examen solo se permitirá
la salida al baño de una persona a la vez. Para
solicitar este permiso, levante la mano, yo me Recuerde:
dirigiré a su puesto, verificaré y le recibiré el
Cuadernillo, la Hoja de respuestas, la Hoja para
operaciones y los guardaré hasta su regreso. A partir de este momento, el material de examen es su responsabilidad y
está bajo su custodia y seguridad. Por lo tanto, en ninguna circunstancia
El tiempo máximo autorizado para la salida al puede abandonar el salón.
baño es de 5 minutos por persona.
Tenga en cuenta que debe velar por el buen estado del material
Una vez iniciado el examen está prohibido salir de examen previniendo que se extravíe durante alguno de los
del sitio de aplicación si no han cumplido con momentos de la aplicación y que no haya sustracción de preguntas
el tiempo mínimo de permanencia o si no han o del material de examen por medios físicos o magnéticos
terminado de contestar la prueba. Cuando un (duplicación, fotografías, videos, cortes, copia manual o alteración),
examinando salga del sitio de aplicación no podrá o que se saque del salón por parte de los examinandos, del personal
ingresar nuevamente. de aplicación o de terceros. Si esto llega a suceder, el hecho se
denunciará ante las autoridades competentes.
 8 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN

5 Entrega del material de examen a los 6 Comunicación de las instrucciones

examinandos específicas para iniciar el examen
ANTES

Informe a los examinandos que hará entrega del Informe a los examinandos que leerá las instrucciones
material de examen, aclarando que, únicamente, específicas para que tengan mayor claridad sobre los
podrán abrirlo cuando usted lo indique. Para llevar a protocolos a cumplir durante la aplicación.
cabo con éxito esta actividad, por favor siga en orden
estas instrucciones: Recuerde conceder un tiempo prudente para que los
examinandos ejecuten cada una de las instrucciones.
Solicite que, sobre cada puesto, esté el documento
de identidad del examinando.
1. Con ayuda de su manual, lea textualmente las
En el mismo orden de asignación de puestos, siguientes instrucciones específicas:
entregue el paquete individual, leyendo en voz
alta los nombres y apellidos del examinando que
están registrados en dicho paquete. Solicite que
el examinando le informe si corresponde a él el
Revisen que su nombre aparezca igual que en
material que le va a entregar; en caso contrario,
su documento de identidad; si no coinciden,
pídale al examinando que espere al final para infórmenlo.
proceder con las indicaciones que se describen
más adelante. Por favor, abran la bolsa plástica con cuidado,
ya que en ella deberán devolver nuevamente el
Si el examinando está ausente, no deje el paquete material de examen, por lo que la deben conservar
individual en el puesto. Colóquelo al final del resto en buen estado.
de paquetes.
Verifiquen, por favor, que el número que aparece
Al finalizar esta labor, verifique que la suma de en la parte superior del Cuadernillo sea igual al
número de la Hoja de respuestas.
los examinandos presentes más los paquetes
individuales de los ausentes corresponden al total
Recuerden que las respuestas se deben registrar
de cuadernillos recibidos. únicamente en la Hoja de respuestas y con lápiz,
hacerlo así garantizará una calificación correcta.

Guarde en un lugar seguro (escritorio) los
cuadernillos de los ausentes para su posterior En primer lugar, se debe desprender del Cuadernillo
entrega al coordinador de salones (o al coordinador la Hoja de respuestas que se encuentra al final,
de sitio), quien pasará a recogerlos al salón. se debe tener especial cuidado de no rasgarla o
dañarla, y las respuestas deben ser consignadas
en esa hoja, siguiendo las instrucciones de
diligenciamiento que aparecen al respaldo de la
Recuerde: misma.

Si alguien tiene una dificultad motriz que le impida

Por ningún motivo podrá abrir la bolsa plástica del paquete individual de desprender la Hoja de respuestas, por favor levante
un examinando ausente; estas deberán permanecer selladas y guardadas la mano para apoyarle en el procedimiento.
hasta que el coordinador de salones (o el coordinador de sitio) pase a
recogerlas. A partir de este momento, pueden comenzar a
responder el examen.

En primer lugar, se debe desprender del Cuadernillo

la Hoja de respuestas, teniendo cuidado especial
de no rasgarla o dañarla. Si alguien tiene una
dificultad motora que le impide desprender la hoja,
por favor levante la mano para apoyarle en el
procedimiento.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 9

2. Revise su reloj y registre, en el afiche de tiempos, la

Afiche de tiempos: hora de inicio y de finalización de la prueba, según
el tiempo establecido para la misma.

ANTES
3. Si algún examinando le reporta que la información

3 0 1 2 : 0 0 personal o el número de cuadernillo no coincide

7: 2
con el número de registro de la Hoja de respuestas,
informe al coordinador de salones (o al coordinador
de sitio) para que lleven a cabo el procedimiento

0
1:00 5:0
estipulado. Infórmele al examinando que espere un
102 momento mientras se soluciona el tema.
2

Benito
Benavides
 10 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
DURANTE

DURANTE DELEGAD

Las actividades que se detallan a continuación tienen la finalidad de garantizar el óptimo NOMBRE

NOMBRE DE SITIO

CIUDAD
O

DEPARTAMENTO

desarrollo de la aplicación una vez entregado el material de examen, por lo cual debe
realizarlas según se establece en este manual. Recuerde que usted debe responder por la
seguridad de dicho material.

A continuación, se describen las actividades a desarrollar durante de la prueba:

1 Ingreso al salón de examinandos que 4 Rondas permanentes en el salón.

llegan tarde.

2 Manejo del material de examen de 5 Recepción del material de examen

ausentes. aplicado.

3 Identificación de los examinandos y

corrección de datos.

1 Ingreso al salón de examinandos que Solo podrán ingresar al sitio de aplicación con
el documento de identidad válido, lápiz de mina
llegan tarde negra N.° 2, borrador y tajalápiz.

Permita el ingreso a los examinandos que llegaron tarde Por ningún motivo se puede fotografiar, grabar, cortar,
teniendo precaución que no hayan pasado 30 minutos copiar manualmente, alterar o sacar el material de
de iniciada la prueba en su salón, según la información examen del salón. Si esto llega a suceder, el hecho
registrada en el afiche de tiempos. Proceda de la se denunciará ante las autoridades competentes.
siguiente manera:

1. Solicite al examinando el documento de identidad Solicite a cada examinando que se siente en el puesto
y verifique contra el Registro de asistencia e correspondiente (reservado), teniendo en cuenta el
identificación que sí esté citado a su salón. Registro de asistencia e identificación. Conceda un
tiempo prudente para que lo hagan uno a uno.
2. Infórmeles a estos examinandos que no tendrán
tiempo adicional.
4. Entréguele el material de examen al examinando e
3. Infórmeles las instrucciones generales, para que informe las instrucciones específicas para iniciar el
tengan claridad sobre las prohibiciones: examen.

No podrán manipular, en el sitio de aplicación 5. Verifique que el material entregado corresponda a

(salones, baños, pasillos, escaleras, patios, cada uno de los examinandos.
parqueaderos, etc.), elementos no autorizados
como: celulares, cualquier aparato electrónico o de
comunicación, libros, impresos o escritos, armas, etc. Recuerde que la puerta del salón debe permanecer
abierta durante el tiempo dispuesto para la prueba.
Quienes sean sorprendidos utilizando cualquiera Solamente deberá cerrarla 5 minutos antes de finalizar
de estos elementos en el sitio de aplicación, serán la sesión.
sancionados con la anulación del examen.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 11

DURANTE
Registre la cantidad de examinandos presentes en
2 Manejo del material de el Acta de sesión (parte superior).
examen de ausentes
Guarde nuevamente estos paquetes individuales
en un lugar seguro (escritorio), mientras llega el
A partir de la información registrada
coordinador de salones (o el coordinador de sitio)
en el afiche de tiempos, 30 minutos
a recogerlos.
después de iniciado el examen, 30 min.
usted deberá registrar, en el Listado
Cuando llegue el coordinador de salones (o el
de identificación de ausentes, los
coordinador de sitio) a recoger los paquetes
examinandos que no llegaron a la prueba; para esto,
individuales de ausentes, entréguelos junto con el
tenga en cuenta lo siguiente:
Listado de identificación de ausentes y firme el Acta
de sesión (partes intermedia e inferior) en señal de
Tome los paquetes individuales de los examinandos
entrega de los mismos.
ausentes que tiene en su custodia.
Si el salón no tiene examinandos ausentes, deberá
Cuéntelos y verifique que correspondan al número
registrar esta información en el Acta de sesión y
de sillas vacías del salón.
entregar el Listado de identificación de ausentes.
En el Listado de identificación de ausentes coloque
Si se presenta alguna novedad con en el registro de
la letra A en la casilla correspondiente al nombre
ausentes en este Listado, informe lo correspondiente
del examinando ausente en la sesión.
al coordinador de salones (o al coordinador de
sitio).
Listado de identificación de ausentes:

Coloque
3 Identificación de los examinandos y
la letra A
corrección de datos

La novedad de corrección de datos

se presenta por error cometido en el
proceso de inscripción por parte del 40 min.
examinando.

A partir de la información registrada en el afiche de

tiempos, 30 minutos después de iniciado el examen,
usted deberá realizar la siguiente actividad, de puesto
Registre estos examinandos ausentes también en el en puesto, en el mismo orden de asignación de pupitres:
Acta de sesión (cantidad en la parte superior y letra
A en la parte intermedia).
1. Lleve a cabo el procedimiento de identificación de
examinandos de la siguiente manera:
Acta de sesión (partes superior e intermedia):
En el orden de la culebrilla, tome el documento
de identidad de cada examinando y compare los
nombres y número del documento contra el Registro
de asistencia e identificación. Si encuentra alguna
Coloque diferencia, márquela en el Registro de asistencia
la letra A e identificación, para que, cuando el coordinador
de salones pase con el Formato de corrección de
datos, pueda realizar la corrección.

Recuerde que esto solo aplica para aquellos

examinandos que se inscribieron como “Individual”,
información que puede verificar en el Registro de
asistencia e identificación.
 12 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
DURANTE

Los examinandos inscritos como “Estudiante” 1. Imparcialidad del examen. En cada sesión usted debe
que presenten esta novedad, deberán solicitar la garantizar que:
corrección directamente en la institución educativa
en la que están matriculados. El examen se responda individualmente.

Si los examinandos presentan dudas frente a

2. Usted deberá solicitar a cada examinando que firme alguna pregunta, estos tengan claro que usted no
con esfero, el Registro de asistencia e identificación puede resolverlas. Posteriormente, informe sobre
y la Hoja de respuestas en el espacio destinado para esta novedad al coordinador de salones (o al
tal fin. coordinador de sitio) para el diligenciamiento del
Formato de preguntas dudosas.

3. Compare estas dos firmas con la del documento No ingresen al salón personas ajenas a la
de identidad. Igualmente, compare la foto con el aplicación.
examinando que presenta el examen.
Los examinandos no utilicen implementos diferentes
al lápiz, tajalápiz y borrador.
4. Si en el proceso de identificación usted detecta alguna
situación especial (posible suplantación, documento
no válido, etc.), de la forma más discreta y por medio 2.
Diligenciamiento adecuado de las hoja de
del coordinador de salones (o del coordinador de respuestas. Usted debe garantizar que:
sitio), ubique al delegado e informe la situación.
Posteriormente, informe al coordinador de salones
Todos los examinandos hayan desprendido
o al coordinador de sitio sobre las correcciones de del Cuadernillo la Hoja de respuestas y
datos que detectó, esto con el fin de que verifiquen y estén contestando en ella con lápiz y no en el
reporten esta información en el Formato de corrección Cuadernillo, siguiendo las instrucciones dadas al
de datos. inicio de la prueba.

Recuerde estar pendiente del momento en que el Rellenen completamente el óvalo seleccionado.
coordinador de salones o de sitio pasa realizando la
corrección de datos, para que usted reporte los casos Marquen únicamente una opción de respuesta,
en los cuales el examinando se registró con tarjeta de por pregunta, en la Hoja de respuestas.
identidad pero al momento del ingreso presentó un
documento que certifica mayoría de edad (cédula de
ciudadanía o comprobante en trámite) y se le permitió su
ingreso. Así mismo, repórtele los casos de estudiantes Hoja de respuestas:
venezolanos a los cuales, durante en el proceso de
identificación, se encontró que no hay correspondencia
entre el documento presentado y aquel con el que se
inscribió.

Bien diligenciada Mal diligenciada

4 Rondas permanentes en el salón

Esta actividad es muy importante, ya que le permitirá Igualmente verifique que:

controlar la veracidad del examen y garantizar el
cumplimiento de los protocolos de seguridad. Recuerde
Los examinandos no estén infringiendo la
que está estrictamente prohibido que los examinadores normatividad de las pruebas
se dediquen a actividades diferentes a las de su rol
durante la jornada de aplicación, por ejemplo: leer
No hagan mal uso del material de examen
libros, dormir, permanecer sentado todo el tiempo en (deterioro).
una silla, estar fuera del salón o no hacer rondas.
No se esté realizando ningún intento de copia o
fraude.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 13

DURANTE
a. Tenga presente que:
Recuerde:

Si la Hoja de respuestas presenta marcas
adicionales, deberá informarle al delegado de
Infórmele al coordinador de salones (o al coordinador de sitio) sobre
cualquier situación que considere relevante. inmediato.

No permita la salida definitiva de ningún examinando si no han Si el material está incompleto, no debe permitir
terminado de contestar la prueba y si no han cumplido con el la salida de ningún examinando y deberá
tiempo mínimo de permanencia (2 horas). solicitar la presencia del delegado.

Cualquier novedad, deberá ser registrada al

respaldo del Acta de sesión (parte intermedia)
en su informe de jefe de salón.

6 Recepción del material de b. Si no se presenta ninguna novedad con el material

examen aplicado de examen:

Tenga presente que usted debe responder por la

Solicítele al examinando que tome sus
seguridad del material de examen y que este no puede pertenencias y se retire del salón y del sitio de
extraviarse. Cuando un examinando levante la mano en aplicación.
señal de que ha terminado su prueba, usted debe hacer
lo siguiente: Guarde el material de examen en un lugar
seguro (escritorio) hasta que todos los
examinandos terminen.
1. Dirigirse al puesto del examinando
Recuerde:
2. Recibir el material de examen y verificarlo, realizando
este procedimiento: Cinco minutos antes de terminar la sesión
(según afiche de tiempos): 5 min.
Abra el Cuadernillo y revise que esté completo.
Cierre la puerta y no permita la salida de ningún examinando hasta que
Revise que la Hoja de respuestas esté diligenciada se complete el tiempo de sesión y haya recogido el material de todos los
con lápiz y firmada con esfero. examinandos.

Una vez realizada esta labor, los examinandos deben retirarse del salón y
Guarde en la bolsa plástica el Cuadernillo, la Hoja
del sitio de aplicación.
de respuestas y la Hoja para operaciones, dejando
visible por un lado la carátula del Cuadernillo, en el Cuando haya recogido el material de examen del último examinando,
centro la Hoja para operaciones y, al final, la Hoja relacione la hora de finalización en el Acta de sesión (parte posterior) en la
de respuestas. parte que corresponde al informe del jefe de salón.
 14 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
DESPUÉS

DELEGAD

DESPUÉS
Una vez finalizada la prueba en su salón, deberá llevar a cabo ciertas actividades para NOMBRE

NOMBRE DE SITIO

CIUDAD
O

DEPARTAMENTO

garantizar un adecuado cierre de la jornada.

A continuación, se describen las actividades a desarrollar después de la prueba:

1 Organización y entrega del material 3

Entrega de formatos utilizados y
de examen aplicado. evaluación.

2 Entrega del salón de aplicación.

1 Organización y entrega del material Entrega del material de examen aplicado:

de examen aplicado
Finalizada la sesión de aplicación, usted deberá Cuadernillos con la parte Hojas de respuestas con la parte
organizar el material de examen para entregarlo al superior del Acta de sesión intermedia del Acta de sesión
coordinador de salones (o al coordinador de sitio), para
lo cual es necesario que siga estas instrucciones:

Sobre el escritorio, organice los cuadernillos de

examen de presentes en el orden del Acta de sesión
(parte intermedia).

Cuéntelos; la cantidad de cuadernillos debe ser

igual a la cantidad de examinandos presentes
registrada en el Acta de sesión (parte superior).

Retire la Hoja de respuestas de cada paquete, Bolsa de

dejando únicamente en la bolsa plástica el seguridad Bolsa plástica
Cuadernillo y la Hoja para operaciones.

Cuente las hojas de respuestas; la cantidad debe

ser la misma que la cantidad de cuadernillos de Asegúrese de diligenciar su informe, como jefe
presentes registrada en el Acta de sesión. Registre de salón, el cual se encuentra al respaldo del
esta cifra en la parte intermedia e inferior del Acta. Acta de sesión (parte posterior intermedia); en
este informe, deberá registrar, de forma clara y
Guarde los cuadernillos en la bolsa de seguridad precisa, las novedades presentadas durante la
en la que se los entregaron al inicio de la sesión, aplicación.
junto con la parte superior del Acta de sesión.
Espere en su salón al coordinador de salones (o al
Guarde las hojas de respuestas en la bolsa plástica coordinador de sitio) para que recoja el material de
que se le entregó al inicio de la aplicación, junto examen y solicítele que cuente tanto los cuadernillos
con la parte intermedia del Acta de sesión. como las hojas de respuestas en su presencia (en
el salón), y firme el recibido en el Acta de sesión
(partes intermedia e inferior).
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 15

Entregue también, al coordinador de salones (o al Informe sobre cualquier novedad relacionada con la

DESPUÉS
coordinador de sitio), el Registro de asistencia e infraestructura del salón al coordinador de salones
identificación e infórmele sobre las autorizaciones (o al coordinador de sitio).
de ingreso al salón que dio el delegado a los
examinandos que presentaron un documento válido
pero que no tiene foto o huella (incluido el denuncio Recuerde:
por hurto o constancia por pérdida de documentos).
Estas actividades las puede realizar con el apoyo de los auxiliares asignados.
Recuerde que usted se debe quedar con la parte
inferior del acta de sesión para su posterior entrega
a la persona designada por el operador de logística
de aplicación.

3 Entrega de formatos utilizados y

Tenga en cuenta que:
evaluación
Usted debe responder por la seguridad del material de examen y que este
no puede extraviarse. En dado caso, deberá informarlo de inmediato al
Una vez finalizada la aplicación, tenga presente que su
coordinador de salones, al coordinador de sitio y al delegado. trabajo aún no ha terminado, por lo que deberá dirigirse
a la oficina del delegado para realizar las siguientes
El Icfes no autoriza recibir ninguna Hoja de respuestas que haya salido del actividades:
salón y por ningún motivo repetirá el examen.

Por ningún motivo, debe quedar material de examen (cuadernillos, hojas 1. Entregar a la persona designada por el operador de
de respuestas u hojas para operaciones), en el sitio o en las manos de un logística de aplicación:
examinando. Si esto llega a suceder, usted, como representante del operador
de logística de aplicación, será el directo responsable de las consecuencias La credencial de jefe de salón, con la escarapela.
que tal situación pueda acarrearle a esta entidad y, por ende, al examinando;
La parte inferior del Acta de sesión.
además el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.
El esfero y el marcador.
El material de aplicación.

2. El delegado y el coordinador de salones (o el

2 Entrega del salón de aplicación coordinador de sitio) realizarán una evaluación
de su desempeño y lo retroalimentarán frente a las
Al finalizar la última sesión, una vez usted haya hecho situaciones evidenciadas. Algunos aspectos por
entrega del material de examen aplicado, deberá evaluar serán:
ocuparse de organizar el salón que le fue asignado para
realizar la entrega del mismo por parte del delegado. Puntualidad.
Para ello, siga estas sencillas indicaciones: Presentación personal.
Organización.
Retire los afiches y el material de aplicación de su Realización de las funciones.
salón. Relaciones interpersonales.
Colaboración.
Retire los afiches que pegó en la puerta o pared Custodia y seguridad del material.
fuera del salón.

Deje el salón como lo encontró (borre el tablero, 3. Espere hasta que el delegado autorice su retiro del
organice las sillas y cualquier otro elemento que sitio de aplicación.
haya utilizado).
 Paso a paso de actividades del jefe de salón
Para facilitar el desarrollo de sus actividades, controle la ejecución de las mismas diligenciando este listado, que muestra las principales
tareas asignadas a su rol. Para ello, marque la actividad realizada escribiendo una X en cada casilla.

PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN 5. Realice el procedimiento de identificación de los examinandos y tome

nota de los requieran corrección de datos (no olvide la instrucción que
Día del taller práctico en el sitio de aplicación aplica para ciudadanos venezolanos), para informar al coordinador
de salones (o al coordinador de sitio).
1. Preséntese puntualmente en el sitio de aplicación. 6. Identifique si los examinandos manifiestan tener dudas sobre alguna
2. Lleve su certificado (virtual o físico). pregunta para informar al coordinador de salones (o al coordinador
3. Participe activamente en el taller práctico y resuelva todas las dudas de sitio).
que tenga. 7. Realice rondas permanentes de monitoreo y control dentro del salón.
4. Reciba su manual, las instrucciones específicas y la credencial que lo 8. Reciba el material de los examinandos que terminan la prueba.
acredita como jefe de salón. 9. 5 minutos antes de terminar la prueba, cierre la puerta del salón.
5. Identifique a su coordinador de salones y reciba la asignación del 10. Relacione la hora de finalización del último examinando en el Acta
salón que tendrá a cargo durante la prueba. de sesión.
6. Después del taller práctico, reúnase con el resto de su equipo de
trabajo y recorran juntos el sitio de aplicación.
7. Verifique si tiene población con discapacidad citada en su salón. Después

1. En su salón, realice el procedimiento de conteo y organización de

cuadernillos y hojas de respuestas.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN - (día de la prueba) 2. Diligencie completamente el Acta de sesión con el Informe del jefe de
salón y fírmela.
Antes 3. Realice el procedimiento de entrega, conteo y validación del material
de examen aplicado al coordinador de salones (o al coordinador de
1. Llegue al sitio de aplicación a las 6:00 a.m. y diríjase a la oficina del sitio). Pídale que firme el Acta de sesión.
delegado. 4. Entregue al coordinador de salones (o al coordinador de sitio) el
2. Reciba el material de aplicación por parte del coordinador de salones Registro de asistencia e identificación y las autorizaciones de ingreso
(o del coordinador de sitio). expedidas por el delegado a los examinandos.
3. Diríjase a su salón y realice el procedimiento correspondiente a la 5. Organice el salón para su entrega.
preparación del mismo. 6. Diríjase a la oficina del delegado para hacer entrega del material de
4. A las 7:00 a.m. en primera sesión y a la 1:30 p.m. en segunda aplicación, el Acta de sesión (parte inferior) y ser evaluado.
sesión, ubíquese en la puerta del salón y dé a los examinandos las 7. Espere hasta que el delegado autorice su retiro del sitio de aplicación.
instrucciones para el ingreso al mismo.
5. Lleve a cabo el procedimiento establecido para el ingreso de los
examinandos al salón, en cada sesión.
6. Una vez los examinandos se encuentren ubicados en sus respectivos RECOMENDACIONES ADICIONALES
puestos, preséntese y lea textualmente las instrucciones generales de NOMBRE

NOMBRE DE SITIO

CIUDAD
DELEGADO

DEPARTAM ENTO

la aplicación.
7. Reciba en su salón, por parte del coordinador de salones (o del 1. Prepárese con tiempo, de forma completa, consciente y responsable.
coordinador de sitio), el material de examen. 2. Asista puntualmente al sitio de aplicación portando la credencial que lo
8. Cuente, verifique y confirme el material de examen recibido contra el acredita como jefe de salón.
Acta de sesión. 3. Lleve siempre con usted el manual y controle la realización de las
9. Firme, junto con el coordinador de salones (o el coordinador de sitio), actividades con ayuda de la guía paso a paso.
la “Entrega inicial” en el Acta de sesión. 4. Nunca se retire del salón que le fue asignado.
10. Lleve a cabo el procedimiento de entrega del material de examen a 5. Mantenga un trato cordial pero firme con los examinandos.
los examinandos. 6. Sea estricto con la organización del material y con el control de los
11. Con ayuda de su manual, lea textualmente a los examinandos las tiempos.
instrucciones específicas para iniciar el examen. 7. Controle cuidadosamente la ubicación de los examinandos en el salón
12. Registre, en el afiche de tiempos, la hora de inicio y de finalización (culebrilla) para evitar novedades relacionadas con la entrega del
de la prueba. material.
8. Apóyese en el coordinador de salones (o en el coordinador de sitio)
para resolver cualquier novedad o duda que se presente.
Durante 9. Recuerde que usted es el directo responsable por la seguridad del
material de examen de su salón y, por ello, deberá mantenerlo siempre
1. Realice el procedimiento de ingreso de los examinandos que llegan bajo custodia y dentro del salón, en un lugar seguro.
tarde. 10.Diligencie cada uno de los formatos a su cargo, garantizando que la
2. 30 minutos después de iniciada la sesión, registre, en el Listado de información sea: veraz, clara, precisa, legible, completa, y coherente.
identificación de ausentes y en el Acta de sesión, los examinandos 11.No use el tiempo de aplicación de la prueba para realizar actividades
que no llegaron a la prueba. diferentes a las contenidas en este manual y para las que fue contratado.
3. Entregue el material de ausentes y el Listado de identificación de Está prohibido que se dedique a leer libros, dormir, permanecer sentado
ausentes al coordinador de salones (o al coordinador de sitio). todo el tiempo en una silla, estar fuera del salón o no hacer rondas,
4. Registre la cantidad de material de ausentes en el Acta de sesión y entre otras.
fírmela, junto con el coordinador de salones (o el coordinador de
sitio).

El Icfes agradece su apoyo, dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas.

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