Unidad didáctica 9:

Control y gestión
de existencias

Técnicas
administrativas
de compra-venta
 UNIDAD

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cualificación
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 Control y gestión de existencias

1 Funciones básicas
de aprovisionamiento

Las tres funciones básicas del aprovisionamiento son: compras, almacenamiento

y gestión de stocks. Estas funciones pueden estar agrupadas o separadas según
sea el tamaño de la empresa, es decir, cada una de ellas puede estar formada por
un equipo de personas o una sola puede gestionar las tres funciones.

1.1. Función de compras

El departamento de compras tiene como finalidad la adquisición de productos o

servicios y se encarga de:

– Estudiar las posibilidades del mercado.

– Realizar peticiones de ofertas a los proveedores.

– Seleccionar los proveedores más adecuados.

– Realizar los pedidos.

– Hacer el seguimiento de las ofertas y los pedidos.

– Efectuar reclamaciones, devoluciones o anulaciones de pedidos.

1.2. Función de almacenamiento

Las personas encargadas del almacenamiento en una empresa tiene las siguien-
tes funciones:

– Recepción de mercaderías.

– Colocación de las mercaderías en el almacén.

5 359
Unidad Didáctica 9

– Cuidar de que no se deterioren.

– Gestionar las salidas de mercaderías del almacén.

1.3. La gestión de stocks

El personal de este departamento tiene las siguientes funciones:

– Determinar qué nivel de existencias es necesario de cada artículo.

– Determinar cuándo se debe realizar un pedido de un determinado artículo.

– Determinar qué cantidad de artículo se debe pedir.

Para una correcta gestión de stocks deberá mantenerse un nivel de existencias

que permita atender la demanda de productos.

Este nivel de existencias no debe ser excesivamente alto para no elevar los costes
de almacenaje, ni tan bajo que origine el no poder atender en un momento dado
los pedidos de los clientes.

2 Clases de stocks

Los distintos artículos que una empresa tiene en su almacén para la venta o
consumo constituyen el stock de artículos. Según lo que la empresa desee conse-
guir con los stocks, se pueden clasificar en:

1.Stock activo: se constituye para hacer frente a la demanda normal de los

clientes y evoluciona entre un máximo y un mínimo.

360
 Control y gestión de existencias

a) Stock máximo: es la cantidad máxima que puede haber de un producto

en el almacén. Lo marca la capacidad del almacén, el capital invertido en
los productos que se tienen acumulados en ese almacén, o los costes
derivados del mantenimiento de las mercancías.

b) Stock mínimo: es la cantidad mínima que puede haber de un producto

en el almacén. Lo marca la probabilidad de que se produzcan roturas en
el stock, es decir, que se carezca de existencias y no se puedan atender
los pedidos de los clientes, o que se paralice el proceso de producción de
la empresa.

2.Stock de seguridad: se constituye para evitar las rupturas de los stocks.

Es complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las deman-
das anormales de los clientes o a las demoras en el plazo de entrega.

3.Stock óptimo: es el que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas,

pues se consigue una mejor rentabilidad de los artículos almacenados en
relación con el capital invertido.

4.Stock cero (just-in time): se puede considerar como una nueva estrategia
de almacén. Este método propone que los materiales y componentes se
reciban en las distintas fases de producción sólo cuando se precisen real-

mente, así se reducen los artículos almacenados al mínimo para reducir los
costes de los stocks y aprovechar mejor el espacio.

La estrategia del stock cero es rentable siempre que el ahorro de gastos de

almacenamiento y financieros sea superior al aumento del coste de la
mercancía.

361
 Unidad Didáctica 9

Clases de stocks

Stock máximo

Stock activo

Stock mínimo
Esquema Stock de seguridad

Stock óptimo

Stock cero

3 Punto de pedido
y plazo de entrega

Las empresas deben estudiar dos variables importantes a la hora de gestionar sus
stocks: el punto de pedido y el plazo de entrega.

– Punto de pedido: es el número de unidades necesarias para cubrir la

previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor. Al punto de
pedido se le añade el stock de seguridad para evitar las roturas de stocks.

El punto de pedido avisa del momento en que se debe realizar un pedido ya

que, en caso contrario, pueden producirse problemas en el suministro a los
clientes.

362
 Control y gestión de existencias

El tiempo que transcurre entre pedido y pedido se denomina periodo de

reaprovisionamiento.

El punto de pedido es el consumo previsto durante el plazo de

entrega más el stock de seguridad.

– Plazo de entrega: es el periodo de tiempo que los proveedores tardan en

suministrar las mercancías solicitadas.

Cuando se trata de artículos de fabricación propia, el plazo de entrega

viene dado por el ritmo del proceso productivo de la empresa. Este plazo es
conocido, aunque pueden producirse pequeñas variaciones.

Si los artículos son suministrados por un proveedor exterior, pueden presen-

tarse varias circunstancias:

• Que se esté sujeto a un contrato de suministro en el cual se habrá esta-

blecido el plazo de entrega.

• Que se efectúen pedidos periódicos; éstos deberán hacerse por escrito,

estipulando el plazo de entrega.

• Cuando los pedidos son esporádicos y verbales es conveniente hacer un

seguimiento de los tiempos de suministro del proveedor para evitar
desabastecimientos.

363
 Unidad Didáctica 9

La empresa «.rutelsa» precisa, como media, unas 800 unidades de productos dia-
rias, de lunes a viernes. El plazo de entrega del proveedor es de 4 días. El stock de
seguridad es de 425 unidades. Calcula el punto de pedido.

Solución:

Ejemplo 1 El punto de pedido será el consumo previsto durante el plazo de entrega más el stock
de seguridad.

El punto de pedido: (800 x 4) + 425 = 3.626 unidades.

La empresa realizará un nuevo pedido cuando el nivel de existencias en el almacén

descienda a 3.626 unidades.

4 Lote económico de pedido

Se entiende por lote económico de pedido la cantidad que hay que solicitar a
los proveedores para que resulten mínimos los costes de mantenimiento y adqui-
sición.

Para determinar el lote económico de pedido (LEP) más ventajoso para la empre-
sa, se lleva a cabo un análisis de todos los costes variables o indirectos asociados
a un pedido. Estos costes se pueden agrupar en:

a) Costes de mantenimiento de las existencias, donde se incluyen intereses de

la inversión, seguros, impuestos, costes de almacenamiento, obsolescencia,
personal, etc.

b) Costes de adquisición o de aprovisionamiento, que engloba el coste de

pedido y el coste de emisión.

364
 Control y gestión de existencias

Aunque no son fundamentales los cálculos matemáticos para gestionar el aprovi-

sionamiento, puesto que con el ordenador estos cálculos se simplifican, es conve-
niente saber que los pedidos pueden determinarse matemáticamente y, por tan-
to, es aconsejable conocer el grado de importancia que tiene el hecho de realizar
pedidos fijos en momentos variables, o pedidos variables en momentos determinados.

El lote económico de pedido se obtiene con la aplicación de la siguiente fórmula:

2 · CMA · CP
LEP = fórmula
CA · i

Siendo:

– CMA: Coste medio anual en unidades.

– CP: Coste por pedido.

– CA: Coste unitario por artículo.

– i : Interés anual de mantenimiento.

Calcula la cantidad óptima de pedido que debe realizar una empresa teniendo en
cuenta los siguientes datos:

– Coste de adquisición: 15 P por pedido.

Ejemplo 2
– Coste de mantenimiento: 20% al año.

– Consumo medio anual: 4.000 unidades.

365
 Unidad Didáctica 9

– Precio unitario: 5 P.

Solución:

2 · CMA · CP
LEP =
Continuac. CA · i
Ejemplo 2

2 · 4.000 · 15 120.000
LEP = = =
1 120.000 = 346,4 uds.
5 · 0,20

La cantidad óptima de pedido es de 346,4 unidades

5 Análisis ABC

Es un sistema de gestión de almacén basado en la idea de que sólo interesa un

control minucioso de los productos más importantes, mientras que para los que
tengan menor importancia bastará con una vigilancia menos rigurosa.

Si se utiliza este sistema, es recomendable clasificar los artículos según la inver-

sión que se realiza en ellos y según la importancia que cada artículo tiene en el
conjunto total; si bien se pueden establecer clasificaciones según otras
características.

El método ABC parte de la clasificación del total de los stocks en tres grupos (A, B
y C) para aplicar un tratamiento diferente a cada uno de ellos.

El criterio que se sigue en la clasificación es:

– Artículos A: son productos almacenados que suponen una mayor inver-

sión de capital. La inversión en los productos del grupo A supone de un

366
 Control y gestión de existencias

60% a un 75% aproximadamente del total de la inversión, y suelen repre-

sentar de un 8% a un 20% de los artículos almacenados.

– Artículos B: son productos que crean una inversión media de capital entre
un 15% a un 40% del total invertido en el almacén, y representan de un
20% a un 40% de los artículos en almacén.

– Artículo C: son productos almacenados que corresponden a menos inver-

sión de capital y se consideran poco importantes en la gestión del almacén.
Suponen en torno a un 5% y un 10% del capital invertido en el almacén, y
representan aproximadamente entre el 40% y el 50% de los artículos
almacenados.

No hay criterios objetivos para fijar los límites de esta clasificación.

Los resultados del análisis ABC se representan normalmente en un gráfico deno-

minado curva de Pareto-Lorenz, donde el eje de abcisas es el % acumulado de
artículos y el de ordenadas es el % acumulado del valor de la variable.

367
 Unidad Didáctica 9

Como puedes observar en la representación gráfica, el empresario deberá cen-

trar su gestión en la zona A, que representa los artículos que tienen un mayor
porcentaje de inversión, ya que representa el 75% de la inversión total.

CLASE INVERSIÓN TOTAL % EXISTENCIAS %

A 60 - 75 8 - 20

B 15 - 40 20 - 40

C 5 - 10 40 - 50

Disponemos en almacén de los siguientes artículos:

– .olios

– Carpetas

– Calculadoras.

El valor de cada uno de estos productos, así como el porcentaje de existencias en

relación con el total, son los siguientes:

% de valor % Existencias
.olios 8 60
Ejemplo 3 Carpetas 70 4
Calculadoras 22 36
________ ________
100 100

Clasificar los productos por el método ABC y representar los datos mediante un gráfico.

.olios:

– Clasificamos este artículo dentro del grupo «C», artículos de bajo coste o inver-
sión (8% del total).

– El control sobre este producto será poco riguroso.

368
 Control y gestión de existencias

Carpetas:

– Este artículo lo clasificamos dentro del grupo «A», producto de elevada inver-
sión (70% del total).

– El control será estricto.

Calculadoras:

– Este artículo se clasifica dentro del grupo «B», tiene un 22%, inversión media, es
decir, está comprendido entre 15% y el 40% de la inversión de los productos que
hay en almacén.

– El control sobre este artículo será periódico.

Continuac.
Ejemplo 3

A = CARPETAS
B = CALCULADORAS
C = .OLIOS

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 Unidad Didáctica 9

6 Rotación de existencias

En el almacén no todos los productos permanecen el mismo tiempo. Hay produc-

tos que entran y salen del almacén con más rapidez que otros.

La rotación de los artículos proporciona datos de interés a fin de evitar que éstos
permanezcan en almacén de forma indefinida.

El índice de rotación nos indica la periodicidad con que se mueven los productos
dentro del almacén. Esta cantidad se obtiene al dividir el importe total de las
salidas anuales entre el valor medio anual de las existencias.

importe de las salidas anuales

Fórmula Índice de rotación =
existencias medias anuales

– Si el valor del índice de rotación es muy bajo, significa que la inversión que
se ha realizado no es productiva y los artículos se mueven poco.

– Si el índice de rotación es muy elevado significa que las existencias están en

un continuo movimiento, por lo que se deberá prestar atención al stock de

seguridad para evitar que no se produzca su rotura.

Podemos concluir lo siguiente:

– El índice de rotación adecuado ha de ser siempre superior a 1.

– Si el índice de rotación es bajo implica que hay poco movimiento de existen-

cias en el almacén.

370
 Control y gestión de existencias

– Si el índice de rotación es alto implica que hay un continuo movimiento de

existencias en el almacén.

Calcula el índice de rotación de un artículo durante un año, teniendo en cuenta que el

valor de las salidas durante el año asciende a 20.000 P, y las existencias en los doce
meses del año, asciende a 60.000 P.

Solución:

Para realizar una apreciación correcta es necesario tener en cuenta las existencias en
los doce meses del año.

20.000 Ejemplo 4
Índice de rotación = =4
60.000/12

Es evidente que un almacén donde el índice de rotación es 4, funciona perfectamente

con referencia a otro que contiene los mismos artículos y cuyo índice de rotación es de
1, es decir, que sólo se renueva una vez cada año.

La comparación del índice de rotación de un ejercicio con otro permite observar si se ha

mejorado, si ha permanecido estacionario o ha empeorado la gestión del almacén.

7 Inventarios

El inventario se define como la relación de existencias físicas como consecuencia

de un recuento de todos los artículos existentes en el almacén. Las existencias así
determinadas deben coincidir con las que reflejan las fichas de almacén.

Además de constituir una obligación legal la realización de al menos un inventario

al año, es evidente que disponer de un inventario actualizado en todo momento
constituye una necesidad y es fundamental para el correcto ejercicio de control de
almacén.

371
Unidad Didáctica 9

Normalmente se hacen inventarios periódicos a lo largo del ejercicio económico,

por regla general coincidente con el año natural. Generalmente anual o semes-
tralmente.

El control de las existencias debe ser realizado de forma continua e intermitente.

a) Control continuo: mediante un correcto procedimiento de registro (fichas de

almacén).

b) Control intermitente: realizado físicamente en el almacén con objeto de

confirmar si las cantidades indicadas en las fichas coinciden con el control
real de existencias (inventario físico).

Los objetivos principales de un inventario son:

1.Conocer la situación exacta de los materiales.

2.Poder confrontar las existencias física y contable.

3.Definir las necesidades de espacio e instalaciones.

4.Poder localizar materiales obsoletos, etc.

Antes de realizar el inventario debemos:

– Localizar los materiales de forma que puedan ser fácilmente identificados e

inventariados.

– Identificar cada artículo, de forma que no pueda haber confusión posible

entre ellos.

– Indicar qué artículos deben ser inventariados y cuáles no, así como el pro-
cedimiento que se va a emplear.

372
 Control y gestión de existencias

Las fases principales del inventario serán:

1.El recuento de unidades de cada artículo y el registro de estas cantidades.

2.La verificación de las cantidades determinadas en la etapa anterior, bien

por recuento de todos los artículos mantenidos en inventario, bien sobre
una muestra representativa de los mismos.

3.La corrección de las cantidades que figuren en el sistema de registro (fichas

de almacén) con los datos proporcionados por el recuento físico realizado.

Las diferencias que se encuentren pueden tener su causa en:

– Errores de registro de fichas (anotaciones incorrectas en las entradas

o salidas).

– Salidas no anotadas en registro.

– Robos, sustracciones, etc.

8 Liquidación de las
existencias: productos obsoletos

Se denominan productos obsoletos a aquellos artículos anticuados que perma-

necen en el almacén largos periodos de tiempo, bien porque no se ajustan a la
moda del momento, bien porque tecnológicamente se encuentran desfasados. Un
indicio de la existencia de este tipo de mercancía serían rotaciones inferiores a la
considerada normal para ese tipo de artículos.

373
Unidad Didáctica 9

La aparición de este tipo de productos genera para la empresa unos costes de

almacenamiento proporcionales al tiempo de su estancia en el almacén, además
de los costes que originó su producción o adquisición. El saneamiento de este tipo
de existencias se produce con la venta, aún cuando esta deba hacerse a precios
inferiores a los de adquisición o compra, ya que la empresa se ahorraría los
costes de almacenamiento.

374
 Control y gestión de existencias

R Resumen

Las funciones básicas de aprovisionamiento son: compras, almacenamiento

y gestión de stocks.

Podemos distinguir las siguientes clases de stocks:

– Stock activo: es el stock que se genera para hacer frente a la deman-

da normal de los clientes y evoluciona entre un máximo y un mínimo.
Se divide en stock máximo y mínimo.

– Stock de seguridad: surge para evitar las roturas de los stocks y

hacer frente a las demandas anormales de los clientes o a las demo-
ras en el plazo de entrega.

– Stock óptimo: permite cubrir las previsiones óptimas de ventas, con-

siguiendo una mejor rentabilidad del capital invertido en el almacén.

A continuación, a modo de esquema, resaltaremos los aspectos a tener en

cuenta en la gestión y control de un almacén.

375
Unidad Didáctica 9

Aspectos a tener en cuenta al

gestionar un almacén

Importancia
económica y Nivel de
cuantitativa de Pedido
existencias
los artículos

Nº de veces Plazo de
que se vacía entrega
el almacén o
Método ABC rotación de
existencias Punto de
pedido

Stocks
Lote económico
mínimos de pedido

Existencias
obsoletas

Siendo:

– El método ABC: consiste en gestionar el almacén al dividir las mer-

cancías en tres grupos: A, B y C. Se fundamenta en que hay prestar
mayor atención y esfuerzo a la gestión de las mercancías que suponen
un mayor inversión en el almacén (grupo A).

– La rotación de existencia: es el stock que se renueva según el ritmo

previsto, y se llega al índice de rotación que señala cuántas veces se
ha renovado el stock a lo largo de un año. Se obtiene dividiendo el
importe total de las salidas anuales por el valor medio de los stocks.

– El plazo de entrega: es el periodo de tiempo que los proveedores

tardan en suministrar las mercancías solicitadas.

376
 Control y gestión de existencias

– El punto de pedido: es el número de unidades necesarias para cu-

brir la previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor.
Al punto de pedido se le suma el stock de seguridad para evitar las
roturas de stock.

– El lote económico de pedido: es la cantidad que hay que solicitar a

los proveedores para minimizar los costes variables o indirectos aso-
ciados a un pedido.

Además de tener en cuenta todos estos aspectos hay que realizar el inven-
tario, que consiste en una relación de existencias físicas obtenidas como
consecuencia del recuento de los stocks de almacén.

377
 Control y gestión de existencias

V Vocabulario

COSTE DE ALMACENAJE: Es el gas- COSTE DE PEDIDO: Es el resultado

to originado por el hecho de tener de multiplicar el valor unitario de un
inventariado un artículo. Este coste artículo por la cantidad de pedido.
está compuesto, entres otros gastos,
por: vigilancia, energía, conservación
de locales, instalaciones, alquiler, etc.
ROTURA DE STOCK: Se dice que se
produce una rotura de stock cuando
las existencias de un determinado
producto del almacén no son suficien-
tes para atender las necesidades de
COSTE DE EMISIÓN: Engloba todos
consumo demandadas, es decir que
los gastos para poder realizar un pe-
no se pueden atender los pedidos por
dido: administración, correo, teléfo-
falta de existencias.
no...

379
 Control y gestión de existencias

E Ejercicios de repaso
y autoevaluación

1. ¿Cuáles son las funciones que se deben de realizar en la gestión de stocks?

2. Define de forma breve: stock mínimo, stock máximo y stock de seguridad.

3. ¿Qué es una rotura de stocks?

4. ¿Qué entendemos por lote económico de pedido?

5. Indica las diferencias entre coste de pedido y coste de emisión.

6. ¿Qué nos indica un índice de rotación bajo?

7. ¿Cuáles son las fases principales en la realización de un inventario?

8. Calcula el punto de pedido de un artículo de una empresa del cual consumen

66.000 unidades mensuales.

Trabajan veintidós días al mes y tiene establecido un stock de seguridad de

14.000 unidades.

El plazo de entrega de los proveedores suele ser de tres días.

9. Calcula el punto de pedido de los diferentes productos existentes en el almacén

de una empresa en función de los datos de la tabla.

381
Unidad Didáctica 9

Partimos del supuesto de que en la empresa se trabajan veinte días al mes.

STOCK DE PLAZO DE
PRODUCTO CONSUMO SEGURIDAD ENTREGA

1 2000 uds./mes 150 5 días

2 400 uds./día 20 2 días

3 700 uds./día 50 3 días

4 10.000 uds./mes 2.000 10 días

10. Calcula el lote económico de pedido de los artículos A, B, C y D que deberá realizar
un comerciante de acuerdo con la siguiente tabla:

CONSUMO MEDIO COSTE DE COSTE DE PRECIO

ARTÍCULOS ANUAL PEDIDO MANTENIMIENTO UNITARIO

A 300.000 60 20% 6

B 600.000 180 36% 90

C 60.000 15 40% 6

D 120.000 9 28% 3

11. Un comerciante tiene en su almacén tres tipos de productos ordenadores,

impresoras y máquinas de escribir. Los quiere clasificar por el análisis ABC,
sabiendo que los porcentajes acumulados de estos artículos representan:

382
 Control y gestión de existencias

% VALOR ACUMULADO % ACUMULADO DE

ARTÍCULO DE LA INVERSIÓN LOS ARTÍCULOS

Impresoras 30 20

Ordenadores 60 30

Máquinas de escribir 10 50

Realiza la representación gráfica de esta clasificación y explica su significado.

12. Calcula el índice de rotación de los artículos Y, Z, W, V si el movimiento de estos

artículos en el almacén, en el año 200_, ha sido el siguiente:

ARTÍCULO SALIDA AL AÑO EXISTENCIAS MEDIAS

Y 25.000 120.000

Z 45.000 150.000

W 35.000 300.000

V 20.000 500.000

¿Qué significado tienen cada uno de los resultados?

383