UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARIA BARALT”

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN

PROYECTO GERENCIA INDUSTRIAL

COORDINACIÒN DE PASANTIAS SEDE:

IUTA VALENCIA

“ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA OPERADORA HCL VALENCIA, C.A.”

INFORME FINAL DE PRÁCTICA

PROFESIONAL I PRESENTADOR POR:

Serrano Alcalá, Orson José

CI, 10.231.347

TUTOR ACADÉMICO: Lcdo. LUIS CONDE

TUTOR EMPRESARIAL: Lcda. ZAIDA GARCIA

Naguanagua, 25 de Septiembre de 2015.

 C.A (OPERADORA HCL VALENCIA) Municipio Naguanagua

Departamento de administración

LCDO. LUIS CONDE LCDA. ZAIDA GARCIA

TUTOR ACADÉMICO TUTOR INDUSTRIAL

PERÍODO DE PRÁCTICA

FECHA DE INICIO: 03/08/2015.

FECHA DE CULMINACIÓN: 25/09/2015.

II2
 DEDICATORIA

A Dios Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado
salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.

A mis padres, Rosemary Alcalá y Orson Serrano, por ser el pilar

fundamental en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica,
como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a
través del tiempo. Los amo!!!

A mi esposa, Angélica Maria, quien me brindó su amor, su cariño, su

estímulo y su apoyo constante. Su cariño, comprensión y paciencia son
evidencia de su gran amor.

A mis hermanos por su apoyo incondicional, por sus buenos deseos y

la confianza que han depositado en mí durante mi carrera y por estar siempre
presente en los logros alcanzados.

A mis hijos, Andrea, Orson y Andreina, por ser el motor para seguir
adelante y nunca desmayar, buscar siempre lo mejor para ustedes. Los amo
infinitamente.

Orson Serrano

3
III
 AGRADECIMIENTO

Te agradezco a ti mi Dios, por permitirme salir adelante con mis labores

y guiarme por un camino mejor. Amén.

A la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”

(UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración
Industrial (IUTA), por permitir continuar con nuestra formación académica.

A ti esposa, nuevamente por estar conmigo en estos 13 años, en las

buenas y en las malas, por acompañarme en cada una de mis etapas
profesionales y por ser una excelente mujer y madre.

Agradezco a mis padres, que siempre están presentes en los

momentos más importantes de mi vida. Los amo.

A mi tutora empresarial y Jefa del departamento, Licda. Zaida García y

la Supervisora Contable Licda. Carla Fraino, por brindarme toda la ayuda
necesaria para mis prácticas profesionales.

A todos los profesores, que de una u otra forma han contribuido con mi
formación académica.

Y por último, pero no menos importante a Operadora HCL Valencia,

C.A, por brindarme la oportunidad de realizar mis prácticas profesionales,
ofreciéndome todo el apoyo necesario para ampliar mis conocimientos fuera
del instituto.

Orson Serrano

4
IV
 INDICE GENERAL

Pág.

Dedicatoria………………………………...…............................................. III
......
Agradecimiento………………………..……………………..………….….. IV
……
Introducción………………………………………………………………..… 10
……
Capítulo I

Identificación de la Empresa……………………………………………..… 11

1.1. Razón social o denominación comercial……………..…………… 12

1.2. Figura jurídica………………………...……………........................... 12

1.3. Capital suscrito y pagado……………………………………..…….. 12

1.4. Conformación del capital: nacional, extranjero o mixto…………... 12

1.5. Antecedentes Históricos……………………..………………………. 13

1.6. Actividad a la cual se dedica…….................................................. 13

1.7. Estructura organizativa ………………..…………………….……….. 14

1.8. Productos o servicios ofrecidos………………………………...…… 20

1.9. Volumen anual de ventas…...…………………………...…..……… 20

1.10. Misión, Visión y Valores…………………………….………………..

20

V5
Capítulo II

Pág.
Práctica profesional………………………………………………………….. 22
2.1. Identificación y determinación del departamento de
23
Administración………………………………………………………………...
23
2.2. Estructura del departamento de Administración…………….......

2.3. Funciones del departamento de Administración……………....... 24

2.4. Actividades realizadas en el departamento de Administración….. 26

Capítulo III

Descripción del trabajo realizado…………………………………………… 28

3.1. Desarrollo de las Actividades realizadas………………………… 29
Conclusiones………………………………………………………………. 39

Recomendaciones…………………………………………………………. 40

Anexos………………………………………………………………………. 41

6
VI
 ÍNDICE DE FIGURAS

Pág.

Figura №1, Organigrama estructural de la empresa………………………. 19

Figura №2, Organigrama estructural del departamento…………………… 23

7
VII
 ÍNDICE DE ANEXOS

Pág.

Anexo №1, Solicitud de cotización generada por almacén…................... 42

Anexo №2, Orden de compre a través de Solemp.................................... 43
Anexo №3, comprobante de retenciones IVA e ISRL………..................... 44

8
VIII
 INTRODUCCION

La administración de una empresa es un proceso que trata de

desempeñar y de mantener un entorno en el que un grupo de individuos
realizan actividades planificadas, dirigidas y controladas con la finalidad de
cumplir con los objetivos propuestos.

Así mismo, práctica profesional es lo que realiza un estudiante para

poner en práctica sus conocimientos y facultades. El pasante es el aprendiz
que lleva adelante esta práctica con la intención de obtener experiencia de
campo, mientras que el encargado de guiarlo suele conocerse como tutor.

Este informe final es un requisito esencial para optar al título de

Licenciatura en Administración Mención Gerencia Industria y evidenciar la
aplicación de conocimientos adquiridos dentro de las instalación de
Operadora HCL Valencia, C.A, específicamente en el departamento de
administración que se encarga de registrar y pagar facturas, archivar, revisar
los reportes del gastos, consolidados de venta entre otros, estás actividades
en conjunto se emplean para la elaboración de un plan de trabajo bajo la
revisión del tutor empresarial quien tiene a su cargo la administración de
dicho departamento, con el fin de realizar un análisis que sirva de base al
momento de la revisión de los procesos en el departamento, de tal manera,
que se puedan detectar posibles irregularidades.

En esta empresa realice mis prácticas profesionales distribuidas en

fechas de 03 de agosto hasta el 25 de septiembre del 2015, siendo un total
de 320 horas, para cumplir con los requisitos dictado por el convenio, dentro
de las cuales obtuve conocimiento acerca del proceso Administrativo que
lleve el departamento de Administracion de Operadora HCL Valencia, C.A.

9
todo esto bajo la tutoría de la Jefe del departamento de Administracion.

En el capítulo I se destacan aspectos alusivos a las características de

la empresa, como por ejemplo: razón social, actividad comercial,
antecedentes, entre otros.

El capítulo II está enfocado a describir las características del

departamento donde se desarrolla la práctica de las pasantías, resaltando los
aspectos principales de la sección de la empresa que sirve de contexto para
este fin, en las que se nombran las actividades realizadas.

El capítulo II está conformado por el detalle de las actividades

realizadas por el pasante y que fueron mencionadas en el capítulo II, así
como también el aporte que este dio a la Institución donde realizo las
pasantías.

Y por ultimo pero no menos importante, tenemos las conclusiones y

recomendaciones derivadas de las pasantías realizadas.

10
 CAPITULO I

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

11
 CAPITULO I

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

1.1. Razón Social o Denominación Comercial:

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A. (LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE

VALENCIA) Se encarga de Ofrecer el servicio de hotelería moderna con los
más altos estándares de calidad, como una cadena que valora lo exclusivo
de cada rincón de Venezuela, ubicados estratégicamente en las principales
ciudades del país donde el lujo y el confort se unen para ofrecer a nuestros
huéspedes una experiencia única que lo hará sentir como en casa.

1.2. Figura jurídica:

Es una Compañía anónima, que financieramente se sostiene por

recursos propios con un aporte de terceros que participan del paquete
accionario.

1.3. Capital suscrito y pagado:

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A., cuenta con un capital suscrito y

pagado de doscientos catorce mil bolívares (214.000,00 Bs.),

1.4. Conformación del capital: nacional, extranjero o mixto:

La conformación del capital de la empresa OPERADORA HCL

VALENCIA, C.A. es de carácter Nacional.

12
1.5. Antecedentes históricos:

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A. Comenzó sus operaciones en el

año 2008, construida por la empresa de desarrollos inmobiliarios
Constructora Sambil, siendo el primero de la cadena, la sede de Caracas
Hotel Centro Lido, seguida de Lidotel Hotel Boutique San Cristobal,
además cuentan con infraestructura de gran tamaño y arquitectura y todos
los Hoteles Lido cuenta con un Sambil que es punto de referencia para
nuestros huéspedes que como atractivo pueden visitar el Sambil sin mucho
esfuerzo.

El hotel se encuentra ubicado en la Urbanización Ciudad Jardín de

Mañongo, entre la Avenida 4 y la Calle nro. 2, en la Jurisprudencia del
Municipio Naguanagua en el Distrito Valencia, del Estado Carabobo. En un
terreno de un área aproximada de (5.318,00 M2).

El Edificio del Hotel tiene un área de construcción aproximada de

(9.378,00 M2), y está representado por un volumen de seis niveles, el cual
está distribuido por: Nivel Planta Baja Lobby, Planta Mezzanine, Planta Piso
1, Planta Tipo 2 y 3, Planta 4 y Planta Techo y con una capacidad de 135
habitaciones, distribuidas de la siguiente manera: 62 Suites, 72 Suites
Júnior y 1 Suite Presidencial.

1.6. Actividad a la cual se dedica.

Es una empresa de servicio, Se encarga de Ofrecer un servicio de de

hotelería moderna con los más altos estándares de calidad.

13
1.7. Estructura organizativa:

Su estructura organizacional está conformada por tres (4) niveles, el

nivel uno (1) representado por los accionista mayores de constructora
Sambil.

Así mismo el nivel dos (2) está caracterizado por la Gerencia

General la cual permite ejecutar las evaluaciones periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos que tiene a
su potestad el cual representan el nivel tres (3) por la Gerencia de
Operaciones y el nivel 4 por las jefaturas de; Alimentos y Bebidas, Ama de
llaves, Ingenieria, Ventas, Administracion, Seguridad, Recursos Humanos,
Sistemas Recepcion y la Coordinación de Seguridad y Salud Laboral.

 Accionista:

La empresa para su administración se regirá por los lineamientos

de una compañía anónima, donde los accionistas serán constructora
Sambil.

 Gerencia General

La Gerencia General tiene como Finalidad la ejecución de las

políticas y directrices emitidas por la junta Directiva que garanticen el
correcto y eficaz funcionamiento de la Empresa.

Destacándose como sus principales funciones y atribuciones, el de

designar todas las posiciones gerenciales, realizar evaluaciones periódicas

14
acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos,
planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales
y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación.

 Gerencia de Operaciones:

Tendrá como función principal la de supervisar el funcionamiento del

hotel, a través del control y operación de las distintas áreas del Hotel,
además de dirigir las actividades operativas del Hotel a fin de garantizar una
atención de Calidad a nuestros huéspedes.

 Jefe de Alimentos y Bebidas:

Supervisión y seguimiento a las actividades y tareas realizadas por el

equipo líder de producción y servicio (Chef, Jefes de Cocina, Capitanes de
Servicio de sala y Bares, Jefe de Steward, Houseman, Supe. de Room
Service) de los diferentes puntos de venta de Alimentos y Bebidas en el
hotel.

 Jefe de Ama de Llaves:

Supervisa y dirige todos los aspectos de las operaciones globales del

departamento, incluyendo los huéspedes, áreas públicas y áreas interiores
especificadas.

15
 Jefe de Ingenieria:

Dirige la función de Ingeniería para mantener todas las instalaciones

en las mejores condiciones posibles. Es responsable de la integridad y
protección industrial del personal.
 Jefe de Ventas:

Supervisa y pone en ejecución todas las actividades del área de

Ventas, garantizando así una alta ocupación del Hotel.

 Jefe de Administracion:

Tiene el deber y la obligación de cumplir con planificar, organizar y

controlar todas las actividades desarrolladas en el ámbito administrativo y
financiero a su vez administrando efectivamente los recursos de la
empresa tanto humano, material y financiero del departamento bajo a su
cargo a fin de garantizar la adecuada aplicación de los lineamientos o
parámetros fijados.

 Jefe de Seguridad:

Es el responsable de dirigir las funciones del departamento, con el fin

de garantizar la seguridad y tranquilidad de todas las áreas, además de
velar por el fiel cumplimiento de los procedimientos en materia de Seguridad
Integral, para las personas, instalaciones y equipos que sean asignados a
su custodia.

16
 Jefe de Recursos Humanos:

Coordina, controla, diseña e implementa normas y procedimientos en

cuanto a labores del recurso humano de la empresa. Asesora y maneja
leyes laborales. Desarrolla y controla los diferentes sub-sistemas de
recursos humanos: administración de personal, compensación de salarios,
reclutamiento y selección. Planifica y controla los procesos del área de
RRHH.

 Jefe de Sistemas:

Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de todo el hardware y

programación de las bases de datos, custodiando así la información del
hotel. Brindar un soporte óptimo tanto al personal que labora en nuestras
instalaciones como a clientes y huéspedes.

 Jefe de Recepcion:

Responsable ante la Gerencia General del Hotel, de toda la

operación de Recepción, concierge, personal uniformado en general;
cumplimiento de las políticas ya establecidas y creando nuevas a seguir
para un mejor funcionamiento de su área, colabora con los demás
departamentos en los diferentes aspectos de trabajo a fin de lograr los
objetivos propuestos.

 Coordinador de Seguridad y Salud Laboral:

Responsable de ante la Gerencia General del Hotel, de Controlar las

17
actividades de seguridad industrial e higiene ocupacional, estableciendo las
políticas y normas, desarrollando planes y programas, supervisando la
ejecución de los procesos técnicos-administrativos que conforman el área, a
fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de las operaciones de prevención
de accidentes y/o enfermedades ocupacionales en el ámbito de la
Institución, de acuerdo a las disposiciones y principios emanados por los
entes reguladores de la materia.

A continuación se da a conocer el organigrama estructural de

Operadora HCL VALENCIA, C.A. (Lidotel Valencia, C.A.):

18
FIGURA N° 1, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA.

19
1.8. Productos o servicios ofrecidos:

La empresa OPERADORA HCL VALENCIA, C.A., ofrece a la

comunidad un servicio de de hospedaje, comida, bebida y atención
personalizada moderna con los más altos estándares de calidad.

.
1.9. Volumen anual de ventas: nacional o exportación, señalar zonas
o áreas del mercado:

Con respecto al volumen de ventas, la empresa OPERADORA HCL

VALENCIA, C.A., mantiene un estimado de 420.007.200,00 Bs, que fue lo
percibido en el cierre de ejercicio para el año año 2014.

1.10. Misión, Visión y Valores:

Misión:

Ser la cadena Hotelera de Lujo más importante de Venezuela,

mantenimiento lo más altos estándares de calidad y servicio de la hotelería
moderna y mantener el reconocimiento de la comunidad local e
internacional conservando una tarifa de alto nivel para preservar las
expectativas financieras de la empresa, mediante un equipo humano
altamente motivado y capacitado, contribuyendo al desarrollo económico y
social del país.

20
 Visión:

Seremos la empresa hotelera que logre satisfacer todas las

necesidades de nuestros clientes y huéspedes, con una organización
participativa basada en el personal excelente y apoyada en el cumplimiento
de los más altos estándares de calidad y servicio, en un ambiente de trabajo
confortable dentro del entorno tan competitivo del mercado.

Valores:

 Responsabilidad.

 Honestidad.

 Compromiso.

 Lealtad.

 Confianza.

Todos estos valores le han permitido a la organización crecer y

establecer en sus trabajadores una dedicación y constancia en el desarrollo
de sus tareas diarias, lo cual es una fortaleza que posee esta organización,
lo que ayuda a su continuo crecimiento nacional e internacional.

21
 CAPITULO II

PRACTICA PROFESIONAL

22
 CAPITULO II

PRACTICA PROFESIONAL

2.1 Identificación y determinación del departamento de

Administración

Las pasantías fueron realizadas en el departamento de

administración de OPERADORA HCL VALENCIA, C.A, este departamento
es el encargado de Controlar las actividades técnicas y administrativas de
las áreas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento, operaciones y
demás unidades administrativas, de los servicios y los recursos materiales y
financieros asignados a una dependencia, planificando, coordinando y
ejecutando los sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de
satisfacer las necesidades de ésta y administrar efectivamente los recursos
financieros de la empresa, también gestionar y controlar los trámites legales
tales como facturas y pagos de impuestos en las fechas correspondientes.

2.2 Estructura del departamento de Administracion.

El departamento de administración está estructurado de la siguiente

manera:

FIGURA N° 2, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO.

23
2.3 Funciones del departamento de Administracion.

A continuación se detalla la función del departamento de

Administración según los cargos de este:

Jefe de Administracion: Tiene el deber y la obligación de cumplir con

planificar, organizar y controlar todas las actividades desarrolladas en el
ámbito administrativo y financiero a su vez administrando
efectivamente los recursos de la empresa tanto humano, material y
financiero del departamento bajo a su cargo a fin de garantizar la
adecuada aplicación de los lineamientos o parámetros fijados.

Supervisor Contable: Elaborar los Estados Financieros mensuales y

anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los
resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales
con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del
negocio y los resultados económicos de la empresa.

Analista de Compras: En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las

compras, elaborar cotizaciones, firmas y seguimiento a las órdenes de
compra, realizar las órdenes de compra de alimentos, bebidas,
banquetes, recursos humanos, recepción contabilidad, papelería etc.,
con su respectivo seguimiento, llevar carpetas actualizadas de
proveedores y cotizaciones alternativas para los diferentes tipos de
productos, mantener el directorio telefónico actualizado mediante el
sistema computarizado de los números frecuentemente usados.

24
Analista de Impuestos: Ejecutar y controlar el cumplimiento de las
obligaciones tributarias de la Empresa, encargándose de la
contabilización de las mismas y de atender los requerimientos de
información por parte de la SENIAT. Asimismo ejecutar y controlar la
contabilización de todas las transacciones relacionadas con impuestos

Analista de Costos: Tiene como función principal la de considerar los

costos que el hotel posee para lograr el presupuesto que mejor se
adecue a la política de la empresa. Tener conocimiento de todas las
áreas del hotel y cómo funcionan para costear correctamente, su
responsabilidad es lograr un justo equilibrio entre el objetivo final de la
empresa y el presupuesto indicado para lograrlo.

Analista Contable CxP: Confección de cheque, analizar los estados de

cuentas de los proveedores con el fin de verificar que el saldo que
presenta el proveedor, balancea con los que se mantienen registrado los
auxiliares, actualizar el cuadro de cheque pendiente de entrega para el
análisis del jefe de Administracion.

Analista de CxC: Dirigir y ejecutar las acciones encaminadas a elevar el

nivel de eficiencia de la cobranza y servir de enlace para gestiones de
préstamos, créditos y convenios.

Analista de Ingresos: Calcula y lleva control de los ingresos propios de

la Institución, efectúa los cálculos para el análisis y elabora los estados
financieros, mantiene registro de las modificaciones al presupuesto,
coordina y supervisa el proceso de recolección de información financiera.

25
 Auditor Nocturno: Contribuir al desarrollo y la proporción de los
movimientos realizados durante la noche, para así ayudar a la labor del
auditor de ingresos en su tarea de elaborar, supervisar y controlar la
contabilidad del hotel. El auditor nocturno canaliza la operación de los
cargos de los ingresos por ventas y el analista de ingresos hace la
verificación y contabilización de dichos ingresos del hotel.

Almacenista: Mantener ordenado y sectorizado el departamento, para al

momento de inventariar facilitar el trabajo, realizar la recepción de
mercancía, Cargar facturas, despacho de mercancía según requisición
del personal, llevar control e inventario del material que entra y sale del
almacén.

2.4 Actividades realizadas en el departamento de Administración

Las actividades que se lista a continuación fueron las que realice en

el proceso de práctica profesional:

 Solicitud de cotización a los proveedores.

 Análisis de cotizaciones para realizar orden de compra.
 Realizar órdenes de compra.
 Recepcion de auditoría nocturna.
 Lectura del informe de auditoría nocturna.
 Realizar el “Daily Sales Report”.
 Cargar facturas al sistema Solemp.
 Elaboración de cheques.

26
 Consignación y envió de facturas.
 Gestión de cobranza.
 Recepcion de documentos y verificación de datos.
 Recepcion de solicitudes de pagos y anticipos.
 Aprobación de requisiciones.
 Realización de inventario.
 Análisis de inventarios
 Conciliación de costos.
 Recepcion de mercancías.
 Realizar requisiciones de almacén.

27
 CAPITULO III

DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO

28
 CAPITULO III

DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO

2.5 Desarrollo de las Actividades realizadas

Solicitud de cotización a los proveedores: Realizar comunicación y

contacto con los diferentes proveedores del hotel para solicitar las
cotizaciones correspondientes a los insumos, materiales y repuestos
usados en el hotel para mantener la operatividad del mismo (Anexo N°
1).

Análisis de cotizaciones para realizar orden de compra: Después de

recibir las cotizaciones de los proveedores, proceder a clasificar según
los ítems para su posterior análisis tomando en consideración los criterios
de; tiempo de entrega, costos y calidad, para poder tomar la decisión de
a cual proveedor comprar.

Realizar órdenes de compra: Después de haber realizado el análisis de

las cotizaciones y haber seleccionado el proveedor al cual se le realizara
la compra, ingresar al software Solemp (Anexo N° 2) y realizar la orden
de compra según las características de los productos requeridos.

Recepcion de auditoría nocturna: Todas las mañanas se hace la

recepción de la auditoria nocturna la cual refleja los ingresos que
ocurrieron en horas de la noche, esta auditoría viene acompañada de un
informe de auditoría.

29
Lectura del informe de auditoría nocturna: Después de recibido el
informe de auditoría nocturna se procede a la evaluación de los
financieros observando a detallado todas las novedades que el auditor
nocturno encuentro al momento de revisar los movimientos de los
coordinadores de recepción así como también la de los cajeros de
restaurante e informes y cargos hechos por lavandería y Banquetes, a fin
de resolver cualquiera de estas novedades o saber el porqué de algunos
de los errores en el sistema.

Realizar el “Daily Sales Report”: Esto es una hoja de cálculo en la cual

se registran los ingresos diarios, se desglosa los ingresos por concepto
de: Habitaciones, Comidas, Bebidas, Banquetes, Otros ingresos. Para
obtener la información para realizar esta hoja de trabajo se obtiene del
Trial Balance, del manager Report y de los movimientos que se observan
en los reportes de cierre de cajero de restaurant o directamente en el
programa MICROS.

Se busca en compartidos la carpeta daily, seguidamente abrir el archivo

HOJA DE TRABAJO DAILY RECLASIFICADA; en la cual se va a
introducir todos los datos recolectados del Trial Balance en los revenue
(ingresos), el cual se encuentran todos los ingresos que fueron cargados
en el día como lo son: habitaciones, comidas, bebidas, cigarrillos,
banquetes, etc.; y Manager Report, los cuales se van a encontrar la
estadística del hotel (buscar en auditoria nocturna), esto se hace cada
día del mes, porque para cada día se presentan ingresos diferentes.

30
Cargar facturas al sistema Solemp: Para cargar las facturas al sistema
(Solemp) es necesario seguir los siguientes pasos:
o Se reciben las facturas originales, revisa que todos los datos estén
correctos.
o Se integran las facturas en el modulo de compra (incluyéndolas en
su respectivo centro de costo) comparando que la mercancía entre
al inventario, y poder darle de baja a la cuenta puente de
proveedores.
o Después de haber revisado minuciosamente la factura se pasaran
al departamento de impuesto para proceder a incluirles sus
comprobantes de retenciones tanto de I.V.A (Anexo N°3) como de
I.S.L.R (en los casos que correspondan).
o Después que ya se tengan todos los soportes se procederá a la
elaboración de los cheques.

Elaboración de cheques: Para elaborar los cheques existen dos

módulos: cuentas por pagar y por tesorería.

Cuando lo hacemos por cuentas por pagar: se cancelan todas las

facturas de compra de alimentos y servicios, como también las
reposiciones de caja y anticipos.

Cuando lo hacemos por tesorería: se cancelan todos los gastos

generados por recursos humanos como son vacaciones, viáticos,
anticipos de prestaciones, liquidaciones, guarderías, cursos, pago de
I.N.C.E.S, Ley de Política Habitacional como también los pagos de
impuestos.

31
 o En el momento de emitir los cheques se verifica la cuenta del
banco correspondiente, que los impuestos (IVA, I.S.L.R) estén
correcto. Luego se pasan al Jefe de Contraloría y Gerente
General para su revisión previendo que todos los soportes que
lleve cada cheque estén correctos.

o Por último después de ser verificados se envían por valijas a

caracas para la firma de los mismos, y así proceder a cancelarle a
cada proveedor.

o Ya terminados los pagos se procede a generar los asientos

contables las cuales se deben hacer diariamente.

o Luego de entregado el pago al proveedor, se procede a archivar

los cheques de acuerdo al correlativo de los cheques y los
asientos contables por mes.

 Consignación y envió de facturas: Revisar cada una de las facturas

remitidas por el Front y por el Auditor Nocturno, verificar que las facturas
recibidas sean las mismas cargadas en FIDELIO en el modulo de
TRANSFER, verificar que cada una de las facturas recibidas tengan sus
anexos completos y que la información de los mismos coincidan con el
folio de FIDELIO.

Las facturas y los anexos adjuntos a cada factura recibida en City

Ledger deben ser:

32
 o Original y Copia de la factura fiscal generada en Front.

o Infocopia de FIDELIO donde deben aparecer todos los cargos de

consumo con la respectiva firma del huésped como aceptación de
los mismos.

o Cheques de consumo de Restaurant, lavandería, teléfono, etc.

Que aparezcan cargados en la infocopia de FIDELIO. (Firmados
por el huésped como aceptación de los mismos)

o Carta de Garantía de la empresa que solicito el servicio.

o Tarjeta de registro firmada por el huésped.

Si se encuentra alguna irregularidad en las facturas recibidas, informar

inmediatamente al departamento a que le competa y solicitar la consigna
de la información que falte para enviar las facturas al cobro y/o solicitar
aclarar las dudas que se hayan encontrado al momento de revisar.

Después de verificar que todas las facturas recibidas cumplan con los
puntos anteriores se transfieren del modulo de TRANSFER al modulo de
POSTIG en FIDELIO para que cada una de ellas viaje a la empresa a
que corresponda y se sumen al saldo de las mismas, por último se
entregan las facturas al Mensajero para que él las envíe al cobro.

33
 Gestión de cobranza: Se ubica la empresa a gestionar y se cumple el
siguiente procedimiento:

o Se llama a la empresa para gestionar la cobranza.

o Se envía el estado de cuenta vía correo electrónico, fax, impreso,

etc. junto a un oficio de cobranza solicitando respuesta de pago.

o Se registra en el archivo de la empresa lo convenido con nuestros

contactos.

o Se le hace seguimiento continuo a la gestión.

 Recepcion de documentos y verificación de datos: Se hace recepción

de todos los documentos que van hacer entregados tanto al Jefe de
Administración, como al resto de los analistas (pertenecientes al Dpto.
Administración) por cualquier otro personal del hotel, se reciben y se
verifican, luego se hace la distribución según la información o tipo de
documento y a quien va dirigido.

 Recepcion de solicitudes de pagos y anticipos: Se reciben las

solicitudes de pago a proveedores y anticipos deben se verifican que
contengan la siguiente información:

Para solicitudes de Pago:

o Memorándum explicativo solicitando el pago al proveedor.

34
 o Factura a cancelar

o Tres presupuestos.

o Aprobación por parte del jefe corporativo que corresponda.

Para solicitudes de Anticipos de Pago:

o Memorándum explicativo solicitando el anticipo al proveedor.

o Presupuesto aprobado.

o Soporte de los 2 presupuestos.

o Aprobación por parte del jefe corporativo.

o En el caso de ser un proveedor nuevo deben anexar copia del

registro mercantil y del RIF.

Aprobación de requisiciones: Todos los días el se debe realizar la

aprobación de las requisiciones al almacén para que el encargado del
mismo pueda despachar la mercancía pero antes verificando que los
almacenes de entrada y origen estén correctos, y teniendo en
consideración que la cantidad solicitada no excede de los niveles de
mínimos y máximos que deben manejar.

Realización de inventario: Mensualmente se efectúa un inventario en

los almacenes de Entrada, almacenes de Destinos y Puntos de Ventas,

35
 estos se llevaran a cabo en dos partes:

1. Toma física: Este inventario se llevara a cabo los días 30, 31 y 01 de cada
mes, se realizarán junto con la colaboración del personal correspondiente
al área a inventariar, notificando con anterioridad a todos los Jefes de
Departamentos en qué fecha se va a realizar la toma física para que cada
uno tome sus previsiones y pueda realizar requisiciones al Almacén ya
que durante los días de Inventario no se permitirá Movimientos de entrada
ni de salida de mercancía.

Se debe realizar en primer lugar un conteo de los Almacenes Generales,

luego de los almacenes destinos que son los circulantes, durante este
procedimiento el analista deberá verificar:

o Fecha de vencimiento de la mercancía

o Rotación de la misma, verificando si existen productos dañados

o Verificar los mínimos y máximos de los almacenes

En caso de que se encuentre mercancía dañada o vencida se debe

levantar un Acta de Bajas de Productos, la cual deberá ser firmada por el
responsable de Alimentos y bebidas, Jefe De Administración y Analista
de Costos.

2. Generación de conteos físicos: Luego de que el procedimiento de conteo

físico de cada producto se procede a ser incluidos en el sistema Solemp,

36
comparando de que existencia que hay por sistema concuerde con la
existencia física de haber discrepancias en las cantidades el analista debe
realizar un ajuste en Solemp llamado Ajuste de Inventario vs. Toma
Física.

Análisis de inventarios: Luego de que el procedimiento de conteo físico

de cada producto se procede a ser incluidos en el sistema Solemp,
comparando de que existencia que hay por sistema concuerde con la
existencia física de haber discrepancias en las cantidades el analista
debe realizar un ajuste en Solemp llamado Ajuste de Inventario vs. Toma
Física (Análisis de Inventario).

Conciliación de costos: Mensualmente se realiza una conciliación de

costos, la cual nos va a reflejar el porcentaje del costo total arrojado por
todas las operaciones del hotel y de acuerdo con los resultados
obtenidos se procede a realizar el asiento de cierre. Esta conciliación
debe ir soportado con inventario inicial, recepciones de mercancía del
mes, inventario final, créditos al costo, toma física y ajustes realizados
durante el mes.

Recepcion de mercancías: Para las recepciones de lácteos y

charcutería se deben tomar los pesos de cada producto y comparar con
la factura. Si viene facturado más de lo que se recibe se debe hacer una
nota de devolución para que el proveedor emita una nota de crédito o
cambio de factura.

En la recepción de frutas, verduras y legumbres se toman los pesos y

son comparados con los del pedido establecido, se anotan aparte, una

37
copia se la lleva el proveedor para realizara la respectiva factura, toda
esta mercancía es chequeada por el chef a su ingreso en el hotel.

Para la recepción de los vinos, licores y whiskies, se debe revisar bien el

estado de las botellas y fecha de vencimiento, es necesario que al
momento de recibir la mercancía el transportista entregue junto con la
factura la guía de licores, ya que con ello se lleva a cabo el control en el
libro de licores.

De igual manera los alimentos perecederos y no perecederos, se deben

chequear de manera estricta, al momento de la recepción para así evitar
que llegue en mal estado o se venza en el almacén.

Se debe tomar en cuenta la rotación de los productos, en caso que un

producto no tenga continuidad en su rotación debe ser notificado al chef,
para que el tenga las previsiones y tome en cuenta la salida del mismo.

Realizar requisiciones de almacén: El Almacenista verifica todos los

días el inventario en rojo que le indica el sistema Solemp, este inventario
esta basados en un stock mínimo y máximo en el cual el sistema se basa
según parámetros establecidos para dar la alerta, se verifica la alerta y se
hace la requisición a compras para la procura del productos, insumo,
alimento, entre otros, esto con el fin de reponer inventarios y que el Hotel
no se quede sin dicho inventario, que pueda afectar la operatividad del
mismo.

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 CONCLUSIONES

El proceso de pasantías llevado a cabo en OPERADORA HCL

VALENCIA, C.A., me permitió como pasante aplicar conocimientos prácticos
en materia de administración, participando en forma activa de los trámites y
procesos llevados a cabo en dicha área administrativa, además de fomentar
las relaciones humanas producto del contacto directo y de compartir
cotidianamente con el personal de la empresa.

Durante la estadía tuve la oportunidad de certificar documentos

administrativos dirigidos por el jefe de administración y el asistente
administrativo.

El desarrollo de este proceso de pasantías fue de gran ayuda para

comprender las actividades diarias dentro de una empresa Hotelera
directamente en el departamento de administración.

Cabe destacar la importancia de tener a la mano las herramientas

informáticas para la buena gestión y desempeño del departamento, ya que
con estas, agilizan y hacen a prueba de fallas humanas la administración del
Hotel.

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 RECOMENDACIONES

En mis pasantías en el departamento de Administracion de

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A., solo pude observar y palpar por mi
mismo una oportunidad de mejora, con respecto a las estaciones de trabajo
(PC) de los diferentes puestos, entre ellas existen diferencias de
características, algunas más rápidas, otras no tanto, lo que originaba que un
proceso a través de ellas pudiera tardar más en una que en otra, y esta lo
pude apreciar gracias a que pase por siete puestos y en cada uno de ellos
trabaje con estas PC.

Para culminar la idea, mi recomendación se enfoca en la adquisición

de PC, con capacidad para todos los cargos y así garantizar que los procesos
tengan igualdad de rapidez unos con otros y evitar cuellos de botellas que
puedan entorpecer la gestión del departamento.

40
 ANEXOS

ANEXO 1. SOLICITUD DE COTIZACION GENERADA POR ALMACEN.

41
 Solicitud de Cotización: CT00001827

23/06/2011 Hora:21:00

Señores,
PROVEEDOR

Presente.

Atentamente: PROVEEDOR

Por medio de la presente nos dirigimos a ustedes con el fin de

solicitarles la cotización para los siguientes Productos y/o Servicios:

Cantidad Descripción
Precio Proveedor

Sin mas por los momentos y esperando su pronta respuesta se despide,

Atentamente,

ADMINISTRACION
Envíenos su cotización a través de Nro. de fax: 0241-7003375 o al
correo electrónico: comprasval@lidotel.com.ve

ANEXO 2. ORDEN DE COMPRA A TRAVES DE SOLEMP

42
ANEXO 3. COMPROBANTE DE RETENCIONES IVA E ISLR.

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44