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Gestión de existencias e inventarios de

hospital
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GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS

Almacén hospitalario. Introducción

El almacén es el espacio físico donde están depositadas todas las mercancías en espera de su
distribución y su utilización.

En el caso de un hospital el almacén es el sitio donde se guardan los materiales de toda índole que
son necesarios para cubrir adecuadamente cada servicio: alimentos, medicamentos, instrumental,
etc.

Características del almacén del hospital

Un hospital puede tener distintos tipos de almacenes en función de las características de las
mercancías. Cada hospital posee un espacio físico para almacén. La superficie de este espacio se
relaciona con:

Situación geográfica del hospital.

Tipo de hospital.

Número de camas del hospital.

Frecuencia de pedidos.

Naturaleza de la materia almacenada.

En cada almacén existen varias áreas de trabajo:

Área de entrada de mercancías: donde las mercancías entran procedentes del exterior.

Área de recepción de mercancías: en ella se llevan a cabo las tareas de comprobación de

los paquetes y albaranes.

Almacén propiamente dicho: lugar donde se deposita la mercancía en el stock.

La ubicación del almacén es importante, sobre todo para facilitar los sistemas de movilización y
almacenaje de mercancía.

Es muy importante el control de las existencias con el fin de facilitar una buena gestión de suministros
a los servicios consumidores de las mercancías. Con el fin de abaratar los costes es necesario
establecer el depósito mínimo que garantiza el abastecimiento, lo cual se calcula en función de los
siguientes factores:

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Ritmo de demanda de los consumidores o clientes.

Plazo de entrega de los proveedores.

Sistemas de almacenaje

Stock activo: es aquel que se establece para hacer frente a la demanda normal de los
clientes. Se fija entre un mínimo y un máximo de mercancías en existencias para atender
normalmente a la demanda.

Stock de seguridad: es aquel que sirve para hacer frente a las demandas extraordinarias o
anormales de los clientes o las demoras en los plazos de entrega de los proveedores. Es
complementario al anterior.

Stock óptimo: es el que permite atender a las previsiones óptimas de suministros a los
consumidores, permitiendo mejor rentabilidad del almacén en relación con el capital invertido
en él.

Hay dos tipos de sistema de almacenaje

El almacenado cerrado: es aquel al que sólo tienen acceso las personas autorizadas.

El almacenado abierto: permite el acceso de personas ajenas; tiene como inconveniente el

deficiente control de las existencias.

Clasificación de medios materiales sanitarios

Hace referencia a un grupo de mercancías de uso sanitario que incluye instrumental, equipos,
hemoderivados, fármacos, etc. Los materiales sanitarios se clasifican en varios grupos.

Materias primas y material de envasado: usados en Farmacia hospitalaria; separados de

los medicamentos, se guardan frascos, tapones, etiquetas, etc.

Especialidades farmacéuticas: se guardan los medicamentos (productos dietéticos,

contrastes radiológicos, medicamentos de ensayo clínico, antídotos, etc.).

Especialidades farmacéuticas de gran volumen: en este tipo de almacén se guardan las

soluciones parenterales, líquidos para diálisis, soluciones antisépticas, etc. (volúmenes de 100
ml o más).

Medicamentos del grupo de los estupefacientes: estos medicamentos se guardan con

armarios de seguridad (habitación de seguridad), los cuales llevan impreso un círculo negro
que indica que su dispensación precisa receta de estupefacientes.

Medicamentos del grupo de los psicótropos: su almacenaje no exige medidas de

seguridad como en el caso anterior, si bien es aconsejable que estén bajo llave. También
precisa de receta de psicótropos para su dispensación. Nos lo indica un círculo con la mitad
izquierda pintada de negro o bien una circunferencia con una línea vertical dividiéndola.

Productos inflamables: se guardan aparte; productos como alcoholes, benzol, anestésicos

inhalables, cloruro de etilo, disolventes para el laboratorio, etc.

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Productos termolábiles: son los productos que requieren refrigeración (2-8ºC) o congelación
(-20ºC) para su conservación. Exigen un almacén frigorífico donde se guardan hemoderivados,
soluciones, soluciones de lípidos, vacunas, etc.

Material para curas y materiales estériles: las normas establecidas son diferentes con el fin
de garantizar la esterilidad de las mercancías almacenadas. El almacenamiento se realiza
aparte.

Radiofármacos: requiere el cumplimiento de las normas establecidas para este tipo de

mercancía. El local debe estar protegido por un blindaje especial. Los radiofármacos se
guardarán en recipientes blindados con cierre hermético.

Elaboración de fichas de almacén

Es necesario un control de entradas y salidas para saber en cualquier momento la cantidad de

mercancías almacenadas.

La forma convencional de registrar el movimiento de existencias es la creación de fichas de almacén.

Elementos de una ficha de almacén

En la ficha será necesario recoger toda la información sobre el tipo de producto:

Denominación del producto.

Número de serie.

Número de lote.

Fecha de pedido.

Denominación del proveedor.

Fecha de entrada en almacén.

Número de factura emitida.

Unidades que se han adquirido.

Precio total de la compra por unidad.

Número de unidades devueltas cuando sea preciso.

Fecha de salida del almacén.

Servicio al que de dispensa o, en su defecto, paciente, empresa, etc.

Existencias que quedan en el almacén.

Métodos de elaboración de fichas de almacén

La realización de fichas de almacén se puede hacer por diferentes métodos:

Precio medio ponderado

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El criterio del precio medio ponderado se usa para la valoración de las existencias. Se define como
la suma de los precios por las cantidades, dividido entre la suma de las cantidades. Se consigue así
calcular un precio único para todas las existencias que de cada artículo existan en el almacén.

PMP = (precios x Cantidades)/ Cantidades

Método FIFO

Este método permite la valoración considerando que la primera unidad que sale del almacén es la
primera que entró en él. Se hace siempre a precio de costo.

Método LIFO

La valoración de las salidas del almacén se hace teniendo en cuenta que la primera unidad que sale
es la que entró la última. Al igual que en el caso anterior, las valoraciones se hacen a precio de costo.

Aplicaciones informáticas para la elaboración de las fichas de almacén

La gestión de stock informatizada permite el control de los movimientos de entrada y de salida del
almacén. Para ello se utilizan bases de datos informáticas específicas para cada tipo de mercancía.

Inventarios: clasificación y elaboración

El inventario se define como el procedimiento seguido por el almacén para la revisión y recuento
manual de todas las mercancías almacenadas. Normalmente se realiza una vez al año, generalmente
al final de laño natural.

La realización del inventario permite comprobar el estado de los registros de entrada y salida con la
realidad de las existencias, para poder así detectar errores.

El inventario consiste en:

Localizar el artículo.

Contar manualmente el número de unidades del mismo.

Comprobar que se corresponde exactamente con el artículo que se quiere inventariar.

Verificar el número de existencias con las anotadas en las fichas de almacén.

Normas de seguridad e higiene aplicadas en almacenes de centros sanitarios

Es necesario asegurar unas condiciones de seguridad e higiene para el mantenimiento de la

integridad de los materiales almacenados y la conservación de los mismos, así como preservar la
seguridad de las personas que trabajan con ellos.

Las normas básicas de seguridad e higiene a aplicar en los almacenes de centros sanitarios son:

Informar de los materiales que entrañan un riesgo para la salud, para que se adopten las medidas
preventivas oportunas.

Por esta razón la señalización normalizada informa de manera inmediata de los riesgos generales y
específicos en una determinada zona de trabajo (almacén, sala de rayos X, etc.).

La Asociación Nacional para la protección del Fuego de Estados Unidos utiliza el siguiente código
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para informar sobre la peligrosidad de un compuesto:

Rombo de color azul: riesgo para la salud.

Rombo de color rojo: inflamable.

Rombo de color amarillo: inestabilidad del compuesto.

Rombo de color blanco: inofensivo, no hay peligro.

Cada uno de los rombos se numera de 0 (no peligroso) s 4 (máxima peligrosidad).

Los almacenes generales deben ajustarse a la normativa sobre ventilación, luz, humedad y
temperatura existentes.

Cuando sea necesario se usarán en la zona señales de advertencia o prohibición.

El personal debe trabajar uniformado.

La ley del medicamento establece que la custodia, conservación y dispensación de medicamentos

para uso humano usados en los hospitales corresponde al Servicio de Farmacia.

En el almacén de productos estériles es necesario, para mantener la seguridad de la esterilidad,

revisar los paquetes al entrar en el almacén, comprobando que contienen los correspondientes
indicativos de material esterilizado y la fecha de caducidad.

Los almacenes destinados a productos termolábiles deben disponer de dispositivos para que en
ningún momento se interrumpa el sistema de control de temperatura.

Los productos radioactivos deben estar bajo cámara blindada de hormigón y plomo y cumplir la
normativa que sobre almacenaje y manipulación de productos radioactivos existe.

Como norma de seguridad los hospitales no almacenan gran cantidad de estos productos sino sólo
lo necesario para la demanda semanal.

Se establece que los fármacos del grupo de estupefacientes se guarden bajo llave y sólo se
dispensarán con receta especial.

Los productos inflamables se guardan en condiciones que los preserven de las temperaturas
elevadas o de la presencia de fuego.

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