Recepción

Recepción de mercancías
La recepción de mercancías es el proceso en el cual los productos

adquiridos a un proveedor llegan al almacén para ser clasificados,
controlados y, posteriormente, ubicados en este.
Este es uno de los procesos clave de la gestión de almacenes, ya que de

no efectuarse correctamente, existe el riesgo de pérdidas o accidentes los
cuales repercutirán en la capacidad de cumplir con la demanda de los
clientes.
Para que la recepción de mercancías sea un proceso ágil y eficaz, este

debe de ser ejecutado por personal capacitado en esta actividad, así como
mediante un sistema de gestión de almacenes fiable y automatizado.
Funciones de la Recepción de Materiales
Normas para la recepción materiales

Pasos y medidas
Área de recepción
Recepción cuantitativa
Recepción cualitativa
Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados

procedentes de fábricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en
el camión de transporte para que luego los cargadores preparen los
medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad
de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la
documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos,
para que el jefe del almacén verifique la disponibilidad de espacio en
módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de
acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto, finalizando
en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser
ordenados con separadores de cartón entre "cama" y "cama", y algunos
cubiertos con mantas térmicas.
Funciones de la Recepción de Materiales
Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden

de compra y el envío.
Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y
devoluciones a los vendedores.
Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.
Entregar la mercancía a los almacenes.
Normas para la Recepción Materiales
1) Recibir de una manera ordenada.
2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y

Movimiento).
3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente

capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y protección procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que

lo acompañan.
Pasos y medidas
Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la

orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe
de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en
Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema métrico
decimal, cuya base es el metro.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIÓN DE
MATERIALES
Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres,

domicilio, teléfono de la firma, computadora para su identificación.
Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que

utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación de los
materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta
posterior. El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas
de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de
comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de la orden
de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos
a cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso, nunca
puesto a mano.
Fechas de emisión y de entrega: Estas fechas permiten planificar la

recepción, y uso de materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a

quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algún reclamo
Motivación y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la

facturación se debe establecer el número de copias necesarias de la
factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de
compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la
nota de pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a
menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepción de materiales debe realizarse

en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente
para evitar situaciones incómodas.
Transporte: Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril o

avión.
Descripción de lo que se compra: La descripción de los diferentes

artículos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos:
cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada
uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que
corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de
la forma o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos,

cuando se recibe el pedido.
Comprobación de facturas: Los detalles importantes de las facturas que

deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse
confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo
físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a
los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago
de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no está de acuerdo con las especificaciones, no

debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la
factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable

de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona
encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio
aprobado por el departamento de compras a través de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya

responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad.
Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto,
especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos,
para determinar la reclamación correspondiente.
Guías de Remisión o Envíos: En oportunidades, los materiales vienen

acompañados de simples de remisión o guías de despacho.
Área de recepción
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda
congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de
recepción y de su óptima utilización. Condiciones que impiden el flujo
rápido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.

2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspección y documentación de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y
lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la
mínima posible. El espacio necesario para el área de recepción depende
del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su
permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el
área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido
y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas se pasan del
vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva
el costo del producto. Los costos de las funciones del área de recepción
pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que

incluye:
a) Patios de maniobra de los vehículos
b) Andenes
c) Zona de maniobras de almacenaje;
d) Zona de inspección;
e) Zona de la oficina de control
f) Zona de medición (báscula)
2) Otros costos incluyen:
a) El mantenimiento del área y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo.

3) Los gastos indirectos de:
a) Personal
b) Registros
c) Protección de los materiales.
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y
acelerar las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones
en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén
elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien
al ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una plataforma
telescópica para levantar la mercancía.
En cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:
1) El montacargas eléctrico (de gasolina o diésel).
2) La carretilla neumática.
3) La carretilla manual.
4) Las tarimas de madera.
5) Los contenedores.
6) Los carros especiales.
7) Los transportes de rodillos.
ZONA DE INSPECCIÓN
El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio

óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo
con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la
documentación de entrada.
Recepción cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son
iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las
operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un local preparado
para el efecto, que se llama normalmente sala de recepción. Las
operaciones de recepción se efectúan desde el momento de desembalar
los géneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio
necesario para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo efectúa
sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancías
recibidas en número o bien por mediciones que permitan las verificaciones
dimensionales de identificación.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepción cuantitativa mediante el

cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la
recepción de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el
número de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega,
factura y pedido para que luego formen parte del control de inventario del
almacén.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual

se procede a confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se
especifican en la nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la
recepción de descritos en lo antes mencionado.
Recepción cualitativa
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que

son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por
inspecciones previas en la fábrica del suministrador en los casos en que es
necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la
misma que debe ser realizada exclusivamente por personal técnico
calificado. También es importante citar que como parte fundamental de un
buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta
importantes factores que ayudan en la administración de los materiales
almacenados.
Estos factores son:
1) Control de Inventarios·
2) Análisis en la Rotación·
3) Análisis de stock.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la organización entera, desde

el proveedor hasta el consumidor. La administración de la calidad enfatiza
el compromiso administrativo de llevar una dirección continua y extenderla
a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
La administración del control de calidad requiere de un proceso constante,

que será llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca se
logra pero siempre se busca.
Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los

problemas de control de calidad tiene que ver con los materiales y los
procesos y no con el desempeño del empleado por lo tanto la tarea
consiste en diseñar el equipo y los procesos que produzcan la calidad
deseada.
Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos

involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor
quien mide: Las técnicas para construir la confianza de los empleados
incluyen:
1. La construcción de redes de comunicación que incluyan los empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los empleados

de producción.
4. Construir organizaciones con moral alta.

5. Técnicas formales como la creación de equipos y círculos de calidad.
Círculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios,

que se reúnen en forma regular para resolver problemas relacionados con
el trabajo, reciben capacitación de planeación en grupo, solución de
problemas y control calidad estadístico.: Conocimiento de Herramientas:
Debido a que se desea confiar en los empleados para instrumentar la
administración del control de calidad, y este es un esfuerzo continuo, cada
uno en la organización, debe ser entrenado en las técnicas de
administración del control de calidad.
Características de una Organización con Administración con Control

de Calidad
1. Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfacción del cliente.
2. · Atención dirigida hacia la reducción de problemas con los procesos o

productos, no con los problemas de la gente.
3. La primera prioridad es la calidad.
4. · La gerencia está comprometida al mejoramiento continuo, apoya un

ambiente de confianza.
5. · Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
6. · La atención se centra con la prevención en vez de la inspección.
7. ·Las personas son un recurso importante. ·
8. Trabajo en equipo es la norma
9. · La Capacitación está dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.

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La recepción de mercancías es el proceso en el cual los productos

Este es uno de los procesos clave de la gestión de almacenes, ya que de

Para que la recepción de mercancías sea un proceso ágil y eficaz, este

Funciones de la Recepción de Materiales

Normas para la recepción materiales

Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados

Funciones de la Recepción de Materiales

Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden

1) Recibir de una manera ordenada.

2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y

3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente

4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.

5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.

6) Sistemas de seguridad y protección procedentes.

7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir

8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que

Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la

Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres,

Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que

Fechas de emisión y de entrega: Estas fechas permiten planificar la

Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a

Motivación y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la

Lugar de la entrega: Cuando la recepción de materiales debe realizarse

Transporte: Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril o

Descripción de lo que se compra: La descripción de los diferentes

Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos,

Comprobación de facturas: Los detalles importantes de las facturas que

Calidad: Si la calidad no está de acuerdo con las especificaciones, no

Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable

Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya

Guías de Remisión o Envíos: En oportunidades, los materiales vienen

1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.

1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que

a) Patios de maniobra de los vehículos

c) Zona de maniobras de almacenaje;

e) Zona de la oficina de control

f) Zona de medición (báscula)

2) Otros costos incluyen:

a) El mantenimiento del área y de su equipo y maquinaria,

b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo.

c) Protección de los materiales.

En cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:

1) El montacargas eléctrico (de gasolina o diésel).

4) Las tarimas de madera.

6) Los carros especiales.

7) Los transportes de rodillos.

El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio

Es un proceso que forma parte de la recepción cuantitativa mediante el

Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual

Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que

Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la organización entera, desde

LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD

La administración del control de calidad requiere de un proceso constante,

Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los

Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos

1. La construcción de redes de comunicación que incluyan los empleados.

2. Supervisiones abiertas y partidarias.

3. Mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los empleados

4. Construir organizaciones con moral alta.