Ejemplo Trabajo

IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE
PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
LUIS FRANCISCO ÁLVAREZ VARGAS
DANEY PAOLA CIFUENTES LOZANO
CARLOS ARTURO PARADA ROJAS
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE – 2021

IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN
LA EMPRESA S.A.S
LUIS FRANCISCO ÁLVAREZ VARGAS
DANEY PAOLA CIFUENTES LOZANO
CARLOS ARTURO PARADA ROJAS
Trabajo De Grado Para Obtener El Título De Especialista En Gerencia De Proyectos
Asesor: DIANA PATRICIA GARCÍA OCAMPO

Ing. electrónica. Especialista en gerencia de tecnología y Magister en gestión de proyectos.
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C PRIMER SEMESTRE 2021
Dedicatoria
Dedicamos esta tesis a nuestras familias que son

nuestro pilar y a todas las personas que brindaron su apoyo y
conocimiento para, hacer realidad este sueño.
A mi esposa por su apoyo, dedicación, amor y

comprensión. A mis hijos, por el tiempo que no les pude dedicar y
quienes se convirtieron en una motivación diaria.
Carlos Arturo Parada Rojas
Agradecimientos
Queremos agradecer principalmente a Dios por habernos puesto este reto en el camino, lo
cual nos ayudó a crecer como profesionales y como personas, por habernos guiado a lo largo de
nuestras carreras y habernos dado fuerza y empuje en nuestros momentos de quebranto.
Les damos gracias a nuestras familias que son nuestros pilares y quienes estuvieron y están
a nuestro lado siempre dándonos empuje y palabras de aliento, siempre confiando en nosotros y
demostrándonos que nuestro crecimiento profesional es orgullo de también de ellos.
A todas las personas que nos acompañaron en este camino a la consecución de nuestra
especialización, nuestros profesores y compañeros de los cuales nos quedamos con lo mejor que
nos brindaron, del apoyo de la universidad y nuestra Asesora de tesis la ingeniera Diana García.
Le agradecemos a la vida dejarnos esta experiencia, lo aprendido de los momentos

complicados, a alcanzar metas y cumplir sueños.
Daney Paola, Luis Francisco y Carlos Arturo.

Tabla de Contenido
Dedicatoria................................................................................................................................ 3
Agradecimientos ....................................................................................................................... 4
Resumen ................................................................................................................................. 17
Abstract ................................................................................................................................... 18
Introducción ............................................................................................................................ 25
Objetivos ................................................................................................................................. 26
Objetivo general.................................................................................................................. 26
Objetivos específicos .......................................................................................................... 26
1. Antecedentes Organizacionales .................................................................................... 27
1.1. Descripción de la Organización Ejecutora ........................................................... 27
1.2. Objetivos estratégicos de la organización ............................................................ 27
1.3. Misión, Visión y Valores...................................................................................... 28
1.4. Mapa estratégico................................................................................................... 28
1.5. Cadena de valor de la organización. ..................................................................... 29
1.6. Estructura organizacional. .................................................................................... 29
2. Evaluación del proyecto a través de la metodología del marco lógico ...................... 31
2.1 Descripción del problema o necesidad.............................................................. 31
2.2 Árbol de problemas ............................................................................................ 31
2.3 Árbol de objetivos ............................................................................................... 31
2.4 Árbol de acciones ................................................................................................ 32
2.5 Determinación de alternativas........................................................................... 33
2.6 Evaluación de Alternativas ................................................................................ 33
2.7 Descripción de alternativa seleccionada. .......................................................... 33

3. Marco metodológico para realizar el trabajo de grado ............................................. 34
3.1 Tipos y métodos de investigación ........................................................................ 34
3.2 Herramientas para la recolección de información ................................................ 35
3.3 Fuentes de información ........................................................................................ 35
4. Estudio técnico ............................................................................................................... 36
4.1 Diseño conceptual de la solución ......................................................................... 36
4.2 Análisis y descripción del proceso ....................................................................... 37
4.3 Definición del tamaño y localización en del proyecto ......................................... 39
4.3.1 Definición del tamaño ....................................................................................... 39
4.3.2 Localización del proyecto. ................................................................................ 39
4.4 Requerimiento para el desarrollo del proyecto..................................................... 40
4.4.1 Generalidades.................................................................................................... 40
4.4.2 Software. ........................................................................................................... 40
4.4.3 Requerimientos generales. ................................................................................ 41
4.4.4 Descripción general del producto. .................................................................... 41
4.4.5 Almacenamiento de información. ..................................................................... 42
4.4.6 Horario de trabajo. ............................................................................................ 43
4.4.7 Política de desplazamiento................................................................................ 43
4.4.8 Lugar de capacitación. ...................................................................................... 43
4.4.9 Requerimientos mínimos de infraestructura para las capacitaciones. ............... 43
4.4.10 Aprobación y control de documentos. .............................................................. 44
4.4.11 Equipo del proyecto. ......................................................................................... 45
5. Estudio de Mercado....................................................................................................... 46
5.1. Población .............................................................................................................. 46
5.2. Dimensionamiento de la demanda........................................................................ 47

5.3. Dimensionamiento de la oferta............................................................................. 49
6. Estudio de viabilidad financiera................................................................................... 52
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto ................................................... 52
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto ....................... 52
6.3. Análisis de Tasas de Interés para Costos de Oportunidad.................................... 54
6.4. Análisis de Tasas de Interés para Costos de Financiación ................................... 55
6.5. Tablas de Amortización y/o Capitalización ......................................................... 57
6.6. Flujo de caja ......................................................................................................... 58
6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores ................................................... 59
6.7.1 Beneficio / costo (B/C). .................................................................................... 59
6.7.2 Periodo de recuperación de capital (PRC). ....................................................... 60
6.7.3 Valor actual neto (VAN)................................................................................... 60
6.7.4 Tasa interna de retorno (TIR)............................................................................ 61
7. Estudio Ambiental y Social ........................................................................................... 61
7.1. Análisis y Categorización de Riesgos .................................................................. 61
7.1.1 Análisis PESTLE. ............................................................................................. 62
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto. ............................................... 62
7.2.1. Cálculo de Huella de Carbono. ......................................................................... 66
7.2.2. Análisis de impactos ambientales. flujo de entradas y salidas.......................... 68
7.3. Responsabilidad Social – Empresarial (RSE) ...................................................... 69
7.3.1. Matriz P5........................................................................................................... 69
7.3.2. Estrategias, objetivos, metas e indicadores de sostenibilidad del proyecto. ..... 70
7.3.3. Matriz de requisitos legales............................................................................... 70
8. Gestión de la Integración del Proyecto ........................................................................ 70
8.1 Acta de Constitución ............................................................................................ 70

8.2 Registro de supuestos y restricciones ................................................................... 70
8.2.1 Supuestos. ......................................................................................................... 70
8.2.2 Restricciones. .................................................................................................... 70
8.3 Plan de Gestión de Beneficios .............................................................................. 71
8.4 Plan de Gestión de Cambios ................................................................................. 72
9. Gestión de los Interesados del Proyecto ...................................................................... 81
9.1 Registro de los Interesados................................................................................... 81
9.2 Plan de Involucramiento de los Interesados ......................................................... 81
10. Gestión del Alcance del Proyecto.............................................................................. 83
10.1. Plan de Gestión del Alcance ................................................................................. 83
10.1.1. Enfoque de la gestión del alcance. .................................................................... 83
10.1.2. Cargos y responsabilidades del equipo. ............................................................ 83
10.1.3. Validación del alcance. ..................................................................................... 83
10.1.4. Control del alcance............................................................................................ 84
10.2. Plan y Matriz de Trazabilidad de Requisitos........................................................ 84
10.3. Enunciado del Alcance ......................................................................................... 85
10.3.1 Descripción del producto. ................................................................................. 85
10.3.2 Entregables del producto................................................................................... 86
10.3.3 Entregables del proyecto. .................................................................................. 86
10.3.4 Criterios de aceptación del proyecto. ................................................................ 86
10.3.5 Exclusiones. ...................................................................................................... 87
10.4. Estructura de Desglose de Trabajo EDT. ............................................................. 87
10.5 Diccionario de la EDT. ......................................................................................... 88
11. Gestión del Cronograma del Proyecto ..................................................................... 88
11.1. Plan de Gestión del Cronograma .......................................................................... 88

11.1.1 Herramientas y técnicas. ................................................................................... 89
11.1.2 Duración estimada del proyecto........................................................................ 89
11.1.3 Software de modelación del cronograma.......................................................... 89
11.1.4 Nivel de exactitud. ............................................................................................ 89
11.1.5 Unidad de medida. ............................................................................................ 90
11.1.6 Seguimiento al modelo del cronograma. .......................................................... 90
11.1.7 Variación del desempeño del cronograma. ....................................................... 90
11.1.8 Generación y entrega de informes. ................................................................... 90
11.1.9 Otros.................................................................................................................. 90
11.2 Listado de Actividades con Análisis PERT.......................................................... 90
11.3 Diagrama de RED del Proyecto ........................................................................... 91
11.4 Línea Base del Cronograma ................................................................................. 92
11.5 Técnicas de Desarrollar del Cronograma Aplicadas ............................................ 92
12. Gestión de Costos del Proyecto ................................................................................. 95
12.1 Plan de Gestión de Costos .................................................................................... 95
12.2 Estimación de Costos en MS Project.................................................................... 98
12.3 Estimación Ascendente y Determinación del Presupuesto .................................. 98
13. Gestión de Recursos del Proyecto............................................................................. 98
13.1 Plan de la Gestión de Recursos ............................................................................ 99
13.1.1 Generalidades del plan de gestión de los recursos. ........................................... 99
13.1.2 Visión. ............................................................................................................. 100
13.1.3 Requerimientos. .............................................................................................. 100
13.1.4 Beneficios........................................................................................................ 101
13.1.5 Estrategia......................................................................................................... 101
13.1.6 Objetivos del plan de gestión de los recursos. ................................................ 102

13.1.7 Alcance del plan de gestión de los recursos.................................................... 102
13.1.8 Factores críticos de éxito................................................................................. 103
13.1.9 Clasificación de los involucrados. .................................................................. 104
13.1.10 Organigrama.................................................................................................... 104
13.1.11 Roles y responsabilidades. .............................................................................. 105
13.2 Estimación de los Recursos ................................................................................ 108
13.3 Estructura de Desglose de Recursos (EDRe) ..................................................... 109
13.4 Asignación de Recursos ..................................................................................... 110
13.5 Calendario de Recursos ...................................................................................... 110
13.6 Plan de Capacitación y Desarrollo del Equipo ................................................... 110
13.6.1 Desarrollo del equipo. ..................................................................................... 112
13.6.2 Control y gestión de recursos.......................................................................... 114
13.6.3 Evaluación de Desempeño .............................................................................. 114
14. Gestión de Comunicaciones del Proyecto .............................................................. 117
14.1 Plan de Gestión de las Comunicaciones ............................................................. 117
14.1.1 Canales de comunicación. ............................................................................ 117
14.1.2 Sistema de información de las comunicaciones .......................................... 120
14.1.3 Diagramas de flujo ........................................................................................ 121
14.1.4 Matriz de comunicaciones ............................................................................ 130
14.1.5 Estrategia de comunicaciones ...................................................................... 131
15. Gestión de la Calidad del Proyecto......................................................................... 133
15.1 Plan de Gestión de la Calidad.......................................................................... 133
15.1.1 Términos y definiciones ................................................................................ 133
15.1.2 Normatividad aplicable al proyecto ............................................................ 133
15.1.3 Política De Calidad del Proyecto ................................................................. 134

15.1.4 Objetivos de Calidad del Proyecto .............................................................. 134
15.1.5 Especificaciones Técnicas del Proyecto y los Entregables......................... 135
15.1.6 Roles y responsabilidades de calidad .......................................................... 135
15.1.7 Herramientas y Técnicas de Planificación .................................................. 136
15.2 Métricas de Calidad ......................................................................................... 138
15.2.1 Métrica de calidad del proyecto ...................................................................... 138
15.2.2 Métricas de calidad del producto .................................................................... 139
15.3 Documentos de Prueba y Evaluación ............................................................. 140
15.4 Entregables Verificados ................................................................................... 140
16. Gestión de Riesgos del Proyecto ............................................................................. 141
16.1 Plan de Gestión de Riesgos ................................................................................ 141
16.1.1 Control de versiones........................................................................................ 141
16.1.2 Propósito, objetivos y alcance del proceso de gestión de riesgos. ............. 141
16.1.3 Evaluación del contexto del proyecto ............................................................. 142
16.1.4 Metodología de gestión de riesgos.................................................................. 144
16.1.5 Roles y responsabilidades de los riesgos. ....................................................... 145
16.1.6 Categoría de los riesgos. ................................................................................. 145
16.1.7 Flujo de estado de los riesgos ......................................................................... 145
16.1.8 Caracterización de las categorías de los riesgos ............................................. 146
16.1.9 Caracterización de los estados del riesgo........................................................ 147
16.1.10 Tolerancia de los interesados del riesgo ......................................................... 148
16.1.11 Definiciones de impacto de los riesgos........................................................... 149
16.1.12 Definiciones de probabilidad de los riesgos ................................................... 150
16.1 Matrices de Probabilidad – Impacto (inicial y residual) .............................. 150
16.1.1 Diagrama Matricial de Probabilidad e Impacto .............................................. 150

16.1.2 Matriz de urgencia e impacto para incidentes................................................. 152
16.1.3 Diagrama Matricial de Urgencia e Impacto .................................................... 152
16.1.4 Caracterización de los niveles de criticidad de riesgos................................... 153
16.2 Matriz de Riesgos ............................................................................................... 154
16.2.1 Calendario de Gestión de Riesgos .................................................................. 155
16.2.2 Recursos de Gestión de Riesgos. .................................................................... 156
16.2.3 Formatos de Gestión de Riesgos ..................................................................... 157
17. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto ............................................................. 158
17.1 Plan de gestión de las Adquisiciones ............................................................... 158
17.1.1 Alcance de la adquisición ............................................................................. 158
17.1.2 Alcance de los trabajos a realizar ................................................................ 160
17.1.3 Objeto del contrato. ...................................................................................... 161
17.1.4 Entregables. ................................................................................................... 162
17.1.5 Ejecución del contrato. ................................................................................. 163
18. Gestión del Valor Ganado ....................................................................................... 166
18.1 Indicadores de medición del desempeño ............................................................ 167
18.2 Análisis de Valor Ganado y Curva S.................................................................. 168
19. Informe de Avance de Proyecto .............................................................................. 169
Conclusiones del proyecto .................................................................................................... 176
Recomendaciones ................................................................................................................. 178
Referencias ........................................................................................................................... 179
APÉNDICES ........................................................................................................................ 272

Índice de tablas
Tabla 1: Costos relacionados con la implementación de un software ERP............................ 52
Tabla 2: Costos estimados con la operación y mantenimiento de un software ERP .............. 53
Tabla 3 Presupuesto estimado para asumir por sponsor para capitalización con CDT. ......... 54
Tabla 4 Resumen tasas de interés para CDT (%EA) y (%EM) .............................................. 55
Tabla 5 Cantidades para financiación con crédito libre inversión. ......................................... 56
Tabla 6 Resumen tasas de interés para crédito de consumo libre inversión (%EA - %EM). 56
Tabla 7 Datos para cálculo de renta mensual con cuota fija. .................................................. 57
Tabla 8 Datos para capitalización de inversión ..................................................................... 57
Tabla 9 Tabla de capitalización del 40% del presupuesto estimado para asumir por el sponsor.
........................................................................................................................................................ 58
Tabla 10 Beneficio / Costo del proyecto ............................................................................... 59
Tabla 11 Valor actual neto del proyecto ................................................................................. 60
Tabla 12 Matriz de estándares de calidad ............................................................................. 135
Tabla 13 Caracterización de las categorías de riesgos.......................................................... 146
Tabla 14 Caracterización de los estados de riesgo ............................................................... 147
Tabla 15 Tolerancia y actitud de los interesados hacia el riesgo. ......................................... 148
Tabla 16 Probabilidad del proyecto de acuerdo con los objetivos del proyecto................... 149
Tabla 17 Escala de probabilidad del proyecto ................................................................... 150
Tabla 18 Evaluación cualitativa de la urgencia .................................................................... 150
Tabla 19 Evaluación cualitativa de la probabilidad ............................................................ 151
Tabla 20 Nivel de criticidad del riesgo. ................................................................................ 152
Tabla 21 Definición urgencia de los incidentes.................................................................... 152
Tabla 22 Nivel de criticidad de riesgos ................................................................................ 152
Tabla 23 Matriz de urgencia e impacto para calificar y priorizar incidentes........................ 153
Tabla 25 Calendario de gestión de riesgos. .......................................................................... 155
Tabla 26 Recursos de gestión de riesgos. ............................................................................. 156
Tabla 27 Formatos de Gestión de Riesgos ........................................................................... 157
Tabla 28. Cronograma de Adquisiciones.............................................................................. 164
Índice de Figuras
Figura 1. Mapa estratégico de la Empresa SAS. Fuente: Empresa SAS, 2020. ..................... 28
Figura 2. Cadena de valor. Fuente: Empresa SAS, 2020........................................................ 29
Figura 3. Estructura organizacional. Fuente: Empresa S.A.S, 2020....................................... 30
Figura 4. Árbol de problemas. Fuente: Empresa S.A.S, 2020 ................................................ 31
Figura 5. Árbol de objetivos. Fuente: Empresa S.A.S, 2020 .................................................. 32
Figura 6. Árbol de acciones. Fuente: Empresa S.A.S, 2020 ................................................... 32
Figura 7. Diagrama de flujo: Análisis del proceso. Fuente: Empresa S.A.S, 2020 ................ 38
Figura 8. Plano localización ciudad de Ibagué. Fuente: Google Maps. ................................. 40
Figura 9. Identificación de áreas impactadas. Fuente: Elaboración propia 2020. .................. 42
Figura 10. Estructura del equipo del proyecto. Fuente: propia 2020...................................... 45
Figura 11. Identificación de usuarios a interactuar con sistema ERP. Fuente: Elaboración
Propia 2020. ................................................................................................................................... 46
Figura 12. Gráfico uso software ERP. Fuente: Estudio de PHC Software ERP elaborado a
partir de datos de Nucleus Research “Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMB” ... 47
Figura 13. Portafolio de servicios general de proveedores ERP. Fuente:
www.evaluandoerp.com ................................................................................................................. 48
Figura 14. Procesos para integrar en la empresa. Fuente: Elaboración Propia, 2020 ............. 49
Figura 15. Características generales de un ERP para su evaluación y selección. Fuente:
Elaboración propia 2020. ............................................................................................................... 50
Figura 16. Dimensionamiento de La Empresa. Fuente: Elaboración propia 2020. ................ 50
Figura 17. Variables para selección de implementación ERP. Fuente: Elaboración propia
2020. ............................................................................................................................................... 51
Figura 18. Matriz de Evaluación de Riesgos Ambientales (RAM). Fuente: El autor. .......... 64
Figura 19. Matriz de evaluación semi-cuática de riesgos. Fuente: El autor. .......................... 65
Figura 20. Equivalencias de emisiones de CO2. Fuente: elaboración propia ........................ 66
Figura 21. Cálculo de la Huella de Carbono. Fuente: elaboración propia .............................. 67
Figura 22. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1. Fuente: elaboración propia ............... 71
Figura 26. Conformación del comité del control integrado de cambios. Fuente: Empresas
S.A.S. 2021..................................................................................................................................... 76
Figura 27. Diagrama de flujo: Gestión de Solicitud del Cambio. Fuente: Empresa S.A.S, 2021
........................................................................................................................................................ 78
Figura 28. Formato Matriz de Registro de Control Integrado de Cambios. Fuente: Empresa
S.A.S, 2021..................................................................................................................................... 80
Figura 29. Matriz de evaluación de los interesados. Fuente: Los autores. ............................. 82
Figura 30. Abreviaturas para Matriz de Trazabilidad de Requisitos. Fuente: Universidad Piloto
2020. ............................................................................................................................................... 85
Figura 31. Estructura de Desglose de Trabajo. Fuente: Elaboración Propia, 2020. ............... 88
Figura 32. Interferencias cronograma de actividades, 2020. Fuente: propia .......................... 92
Figura 33. Análisis de recursos para implementación de técnicas de compresión, 2020. Fuente:
propia.............................................................................................................................................. 93
Figura 34. Análisis de recurso e implementación de técnica Intensificación, 2020. Fuente:
propia.............................................................................................................................................. 94
Figura 35. Análisis de recurso y desplazamiento de actividades, 2020. Fuente: propia ........ 95
Figura 36. Clasificación de involucrados. Fuente: Elaboración Propia, 2020. ................. 104
Figura 37. Organigrama funcional de la Empresa SAS. Fuente: Elaboración Propia, 2020.
...................................................................................................................................................... 104
Figura 38. EDRe. Fuente: Propia.......................................................................................... 109
Figura 39. Plan de capacitación. Fuente: propia ................................................................... 111
Figura 40. Evaluación de desempeño. Fuente: Elaboración propia. ..................................... 116
Figura 41. Identificación de interesados. Fuente propia ....................................................... 118
Figura 42. Canales de comunicación Regulados. Fuente: propia ......................................... 119
Figura 43. Canales de Comunicación Potenciales. Fuente: propia....................................... 120
Figura 44. Configuración de Canales de Comunicación. Fuente: propia ............................. 121
Figura 45. Canal 1 de Canales de Comunicación. Fuente: propia ........................................ 122
Figura 54. Matriz de Comunicación. Fuente: propia ............................................................ 131
Figura 55. Normatividad para la calidad. Fuente: Elaboración propia 2021. ....................... 134
Figura 56. Roles y responsabilidades de calidad. Fuente: Elaboración propia 2021. .......... 137
Figura 57. Métrica de calidad del proyecto. Fuente: Elaboración propia 2021. ................... 138
Figura 58. Métrica de calidad del producto. Fuente: Elaboración propia 2021. .................. 139
Figura 59. Control de versiones. Fuente: propia................................................................... 141
Figura 60. Categoría de los riesgos. Fuente: propia ............................................................. 146
Figura 61. Clasificación de los riesgos impacto/probabilidad. Fuente: propia..................... 151
Figura 62. Nivel de criticidad de riesgos. Fuente: Propia 2020. ........................................... 153
Figura 63. Matriz de riesgos. Fuente: propia ........................................................................ 154
Figura 64. Matriz de adquisiciones. Fuente propia.............................................................. 165
Figura 65. Nivel de criticidad de riesgos. Fuente: propia ..................................................... 166
Figura 66. Indicadores de medición del desempeño............................................................. 167
Figura 67. Curva ´´S´´. Fuente: propia ................................................................................. 168
Figura 70. Diagrama de RED. Fuente: Elaboración Propia, 2020. ....................................... 244
Resumen
Para la Empresa S.A.S, controlar los costos y gastos en todos sus procesos era difícil, por ello el
proyecto que se planteó para esta empresa, fue la implementación de una herramienta de
planificación y control de los costos de los proyectos que ésta ejecuta. En el mercado se consiguen
programas que son usados como herramientas de control, pero para el sector de la construcción al
que pertenece la empresa, se realizó un estudio técnico, se capacitó al personal e implementó el
software ERP que integró todas las áreas del negocio, permitiendo realizar mediciones en cualquier
momento y a todos los proyectos que la empresa ejecuta. El software desde que se implementó
facilitó el trabajo de todos los integrantes de la organización y permitió obtener resultados
favorables en el desempeño, eficiencia y rendimientos.
Palabras clave: Costos, Software, control, planificación, ERP, desempeño, eficiencia y

rendimiento.
Abstract
For the company S.A.S. controlling the costs and expenses in all its processes was difficult, so the
Project that was proposed for this company, was the implementation of a tool to plan and control
the cost of the projects that it executes. In the market programs are obtained that are used as control
tools, but for the construction sector to which the company belongs, a technical study was
conducted, staff were trained and implemented the ERP Software that integrated all areas of the
business, allowing to make measurements at any time and to all the projects that the company
executes. The Software since it was implemented has facilitated the work of all members of the
organization and allowed to obtain favorable results.
Keywords: Costs, Software, control, planning, ERP, performance, efficiency and

performance.
EMPRESA S.A.S. 25
Introducción
Para las empresas representa un gran valor tener la información precisa y en tiempo real para
el manejo de sus proyectos de manera integral y así lograr el control de los costos, (Baca Urbina,
2015). Para la empresa S.A.S la falta de implementación de una herramienta que le facilite obtener
la información del proyecto de manera ágil y completa, se convierte entonces, en una necesidad de
buscar una solución que le permita planear mejor sus proyectos y optimizarlos, para tener control
eficiente de los costos en cada una de las etapas e interactuar de manera articulada con las diferentes
dependencias involucradas en la ejecución de los proyectos.
Para la Empresa S.A.S el desarrollo de sus proyectos implica la ejecución de diversas

actividades que involucran diferentes áreas de la organización, de ahí la importancia de comprar e
implementar el sistema SINCO ERP que permite al personal vinculado al proyecto tomar
decisiones, acceder de manera ágil a la información real y óptima para la ejecución del proyecto.
A través del sistema SINCO ERP implementado se logra mejorar el control de los costos, ya que
el software permite planificar y ejecutar los proyectos y sus recursos de manera eficiente,
articulando e integrando distintas dependencias y procesos.
Los precedentes más antiguos de los sistemas ERP se debe remontar a la década de los 60 con
sistemas de control de inventarios, con la simple misión de mantener los stocks. Por otra parte, la
primera mención de la sigla ERP se da en la década de los 90 de la mano de (la consultora Gartner),
que pertenecía al sector tecnológico.
SINCO ERP, lleva 23 años en el mercado desarrollando e implementando el software del

sector constructor, siendo adoptado por más de 500 compañías de este sector (entre éstas 8 de las
más grandes constructoras del país), gestionando cerca de 18000 proyectos en Latinoamérica y
aproximadamente 28000 usuarios operan el sistema a nivel nacional y en el exterior. Según
entrevistas realizadas acerca del conocimiento del software del sector de la construcción, la
mayoría de los encuestados tienen gran conocimiento de la herramienta SINCO ERP, que es un
software de gestión del sector de la construcción colombiano utilizado para la gestión de proyectos
y que permite controlar el negocio online, así como gestionar la información de todas las áreas
involucradas (Pérez-Uribe, Salcedo Pérez y Ocampo Guzmán, 2017).
EMPRESA S.A.S. 26
Objetivos
Objetivo general
Implementar un software especializado en el sector de la construcción, para la Empresa S.A.S,

que le permita ser más eficiente en la planificación, manejo y control, de los proyectos que ejecuta.
Objetivos específicos
a) Adquirir el software ERP para la Empresa S.A.S.

b) Realizar un estudio técnico, a través del cual se proporcione la información necesaria para
establecer el valor de la inversión y los costos de la puesta en marcha del proyecto.
c) Implementar el software para la planificación y control de los proyectos, con el fin de
optimizar su ejecución y articular las diferentes dependencias vinculadas en el desarrollo de este.
EMPRESA S.A.S. 27
1. Antecedentes Organizacionales
Debido a motivos de confidencialidad y seguridad se realizará una modificación al nombre de

la organización de estudio cambiándolo por la Empresa S.A.S.
1.1. Descripción de la Organización Ejecutora
La “Empresa S.A.S” es una sociedad 100% familiar, con sede en Bogotá y sucursal en la
ciudad de Ibagué, constituida en Santafé de Bogotá el 6 de junio de 1984, matriculada en la Cámara
de Comercio de Bogotá e Ibagué; modificada en el año 2010 a la Empresa S.A.S.
La Empresa S.A.S es arquitectura manifestada en cada uno de sus proyectos, en cada una de
sus intervenciones, siempre con un profundo respeto por las características del espacio intervenido.
Fue creada para desarrollar y comercializar la arquitectura, la ingeniería y la construcción en el
país.
En el año 2008 se creó A-B-Z S.A.S. (A.B.Z.) con el interés de explotar directamente la marca
registrada OFERON propiedad de la Empresa S.A.S. En la larga trayectoria de la organización
cuenta con la ejecución de un número muy representativo en proyectos d e construcción de vivienda
unifamiliar, multifamiliar e institucional especialmente en la ciudad de Ibagué. Adicionalmente la
organización ha construido, remodelado o adecuado más de 300 locales y oficinas para el sector
financiero, mercaderías, entre otros en todo el País.
1.2. Objetivos estratégicos de la organización
Los objetivos estratégicos de la Empresa S.A.S., son:
1. Implementar eficientemente los cambios y modificaciones de la normativa legal vigente

aplicable a la organización.
2. Garantizar la satisfacción del cliente a través de un producto que cumple con sus
necesidades y requisitos.
3. Contar con los recursos óptimos para el desarrollo de los productos y servicios.
4. Implementar programas que permitan la utilización de forma eficiente de los recursos
para disminuir el impacto ambiental.
EMPRESA S.A.S. 28
1.3. Misión, Visión y Valores
a) Misión: diseñar, construir, comercializar y gerenciar proyectos Inmobiliarios con alta

capacidad de Gestión para ofrecer la mejor relación precio - calidad y espacio del mercado,
generando valor a los accionistas con responsabilidad social.
b) Visión: ser una empresa innovadora en constante crecimiento, enfocada en el desarrollo
de nuevos negocios y oportunidades de inversión que nos lleven a fortalecer el liderazgo del
mercado.
c) Valores: honestidad, construimos proyectos dentro del marco técnico y de calidad
respetando el tiempo y presupuesto en cada uno de ellos garantizando su oportuna entrega. Calidad,
desde el inicio de cada proyecto y su construcción se aplican estrictos controles de calidad lo que
resulta en un gran producto final. Cumplimiento, respetamos la confianza depositada por nuestros
clientes entregando nuestro producto a tiempo.
1.4. Mapa estratégico
La interacción de procesos en La Empresa S.A.S. y A-B-Z S.A.S. está definida en las

caracterizaciones de cada proceso como se muestra en la figura 1. Todos los procesos están
caracterizados teniéndose en cuenta su objetivo, riesgos y oportunidades, las entradas con sus
respectivos proveedores, las salidas, con sus respectivos clientes internos o externos, de tal forma
que se indican así las interacciones con los procesos, y las actividades generales que se siguen para
alcanzar los resultados de cada proceso.
Figura 1. Mapa estratégico de la Empresa SAS. Fuente: Empresa SAS, 2020.

EMPRESA S.A.S. 29
1.5. Cadena de valor de la organización.
De esta manera la cadena de valor (figura 2), se alimenta tanto de la gestión estratégica como
de los procesos de apoyo que, aunque no tienen relación directa con el cliente si definen la calidad
del servicio.
Figura 2. Cadena de valor. Fuente: Empresa SAS, 2020.
1.6. Estructura organizacional.
La estructura organizacional de La Empresa S.A.S. está compuesta por una estructura

matricial, y ésta es de tipo funcional como se muestra en la figura 3.
ESTRUCTURA MATRICIAL
EMPRESA S.A.S. 30
CONSTRUCTORA TORREON GRUPO EMPRESARIAL
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
REVISORIA FISCAL
Junta Directiva
CEO ESTRATEGICO
Gerente Gerente
Asistente Gerencia
ESTUDIOSY COMPRAS Y INFRAESTRUCTURA Y

COMERCIALIZACION CONSTRUCCION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO TECNOLOGIA TALENTO HUMANO GESTION HSEQ POSVENTA
DISEÑOS CONTRATACION MTO LOCATIVO
LIDER PROCESO LIDER PROCESO LIDER PROCESO LIDER PROCESO LIDER PROCESO
LIDER PROCESO LIDER PROCESO LIDER PROCESO LIDER PROCESO LIDER PROCESO
SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso
PROYECTO 1 LIDER PROYECTO COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD
Figura 3. Estructura organizacional. Fuente: Empresa S.A.S, 2020.

EMPRESA S.A.S. 31
2. Evaluación del proyecto a través de la metodología del marco lógico
2.1 Descripción del problema o necesidad
La empresa “Empresa S.A.S” presenta diferentes conflictos en la gestión y control de sus

costos, esto debido a diferentes métodos que no son del todo efectivos, es por esto entonces que
surge la necesidad de encontrar una solución que permita desarrollar de manera eficiente el control
y gestión de estos.
2.2 Árbol de problemas
Con el propósito de reconocer los problemas que se deben atacar en la compra e

implementación de un ERP se presenta el árbol de problemas de la Empresa S.A.S. (figura 4).
Figura 4. Árbol de problemas. Fuente: Empresa S.A.S, 2020

EMPRESA S.A.S. 32
2.3 Árbol de objetivos
Con base en la formulación de problemas, se definen criterios de evaluación de las distintas

soluciones a un problema, los cuales se presentan en el árbol de objetivos de la ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.
Figura 5. Árbol de objetivos. Fuente: Empresa S.A.S, 2020
2.4 Árbol de acciones
De acuerdo con el árbol de objetivos se representan las acciones de la Empresa S.A.S. para
cada objetivo como se muestra en la figura 6.
Impl ementar un Ana l izar presupuestos Ca pa citar a l os

s oftware ERP empl eados
Comuni car con Uti l izar o unificar Conocer l os procesos

efi ciencia entre las conceptos pa ra hacerlos
di ferentes á reas
EMPRESA S.A.S. 33
Figura 6. Árbol de acciones. Fuente: Empresa S.A.S, 2020
2.5 Determinación de alternativas
Las alternativas previstas para solucionar el problema que presenta actualmente la empresa
son:
Definir los alcances de cada líder de proyecto
Utilizar una única estructura para todos los presupuestos
Seleccionar un único software para toda la organización
2.6 Evaluación de Alternativas
Se presenta la evaluación de las identificadas para la Empresa S.A.S. con el fin de evaluar la
ponderación de cada elemento analizado. Ver Apéndice A.
2.7 Descripción de alternativa seleccionada.
La tecnología es fundamental en el desarrollo de diferentes actividades dentro de las empresas,

esta misma permite mejorar los procesos que se realizan alrededor y dentro de ella, es por esto que
como alternativa para la solución del problema central se propone, el proyecto de actualización
tecnológica dentro de la empresa “EMPRESA S.A.S”, con el fin de optimizar y desarrollar
diferentes procesos entre estos la gestión y control de costos, mediante adquirir un software ERP
que integre todos los procesos. Desde esta perspectiva los softwares son un recurso básico de las
empresas, ya que es una herramienta que puede optimizar y mejorar los procesos de producción,
organización, programación, ventas, cobranza y capacitación. Esto les permitirá establecer una
ventaja competitiva para posicionarse en el mercado, atraer más clientes y, por supuesto, lograr
mayores niveles de productividad e incluso expansión.
Para la alta gerencia de la empresa, el tiempo es un recurso muy valioso por lo que se hace
necesario obtener información confiable de manera fácil y rápida sobre las operaciones de la
EMPRESA S.A.S. 34
empresa para poder tomar medidas. Actualmente, las herramientas tecnológicas pueden brindan
información operativa integrada en tiempo real y también permitirá un crecimiento en el recurso
humano y la productividad.
Finalmente, la “EMPRESA S.A.S” ve la necesidad de implementar un software ERP que

permita el control ágil de costos y la integración de las áreas donde se puedan observar los datos al
día y correctos.
3. Marco metodológico para realizar el trabajo de grado
A continuación, se presenta la metodología, a considerar en la presente investigación, con el

fin de encontrar el Software, más adecuado que permita llevar un adecuado control de los costos e
implementar un sistema integrado en la Empresa S.A.S.
3.1 Tipos y métodos de investigación
La UPEL (1998) define el proyecto factible como “un estudio que consiste en la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales (p.7)”.
Teniendo en cuenta las necesidades de la Empresa, de contar con un sistema integrado, que le
permita llevar el adecuado control de los costos y al cual pueda acceder su personal de manera
oportuna, para realizar el respectivo seguimiento y control de obra, el proyecto factible, será el tipo
de investigación a emplear para el presente proyecto.
A través de esta metodología de investigación, se va a realizar el diagnóstico de la Empresa,

se van a establecer sus necesidades, analizar las alternativas para solucionar el problema actual que
presenta, seleccionar la solución más adecuada e implementarla.
Las fases para elaborar la presente investigación son:

EMPRESA S.A.S. 35
Fase I: diagnóstico de la empresa: A través de recopilación y análisis de información primaria

de la empresa se establecerá su condición actual, sus objetivos organizaciones, visión, misión y
organización.
Fase II: estudio de mercado: Apoyados en la investigación documental, se realizará la revisión
en internet, con el fin de encontrar empresas que ofrezcan software especializados para empresas
de construcción, que permitan llevar el control de costos e implementar un sistema integrado. Estas
empresas serán contactadas, con el fin de conocer los servicios ofrecido.
Fase III: selección de Software: En esta fase a través de una matriz, se realizará la comparación
de software, ofrecidos por cada una de las empresas, con el fin de poder establecer, cual es la que
más se adapta a las necesidades de la empresa.
Fase IV: adquisición e Implementación del Software: Esta última etapa corresponde a la
implementación del Software, en la empresa para el control de costos e implementar un sistema
integrado. En ella, además de las actividades llevadas a cabo durante el proceso de implementación,
se presentarán los resultados y las conclusiones de este.
3.2 Herramientas para la recolección de información
Las herramientas a utilizar para reunir la información necesaria para el proyecto son:
a) Información general: es toda la información que suministra la empresa como lo es la

estructura organizacional, objetivos estratégicos, registro de procesos, estados financieros, con esta
información suministrada se podrá obtener la mejor alternativa.
b) Juicio de expertos: se tendrá la experiencia de los líderes de los procesos de la operación
para apoyar toda la implementación del ERP.
c) Reuniones: se llevarán a cabo reuniones con el director del proyecto, con el equipo y
todos los interesados, cuando se requiera solicitar permisos o se requiera socializar información
importante, aparte de todas aquellas que se programen como control de avances.
3.3 Fuentes de información
En el presente proyecto de investigación, se utilizarán las siguientes fuentes de información:

EMPRESA S.A.S. 36
a) Fuentes Primarias: las fuentes primarias representan registros directos, no interpretados,

del tema de su estudio de investigación (USC educación, 2020).
Esta información primaria, corresponde a la proporcionada por la Empresa, la cual será

fundamental para elaborar el diagnóstico y poder establecer la solución de software de costos, que
más se adapte a sus necesidades.
Otras fuentes de información primaria será la proporcionada por las Empresas que ofrecen los
softwares para control de costos son: Empresa SINCO ERP; Empresa JD Edwards ERP; Empresa
ERP Colombia eWorkplace; Empresa ERP Colombia Gaci Group y Empresa ERP Colombia Hansa
World
b) Fuentes Secundarias: las fuentes secundarias son una ampliación de los resultados
concretos que aportan las fuentes primarias. Es decir, se genera un contenido a partir de la
extracción de información de un recurso primario.
Las fuentes de información secundarias a utilizar están relacionadas con: textos, artículos y
publicaciones en internet que contengan información sobre software para el control de costos en
empresas y sistemas integrados, textos específicos de gerencia de proyectos y control de proyectos,
además la Guía de los fundamentos para la dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) - 6
Edición, Project Management Institute, Inc. USA
4. Estudio técnico
4.1 Diseño conceptual de la solución
La EMPRESA S.A.S. es una compañía especializada en obras civiles de construcción vertical

de vivienda, para estratos 4, 5 y 6; así como viviendas de interés prioritario (VIP) y vivienda de
interés social (VIS), y el mantenimiento locativo de oficinas. Con este estudio se busca establecer
los recursos tecnológicos necesarios que se requieren implementar de la compañía, para la
integración de todos sus procesos.
Para esto se consideró un software de gestión integral de proyectos para construcciones

inmobiliarias, que gestiona el ciclo de vida del proyecto de construcción, desde la etapa de
EMPRESA S.A.S. 37
comercialización hasta la entrega de los inmuebles, controlando presupuestos y gestionando el

avance del proyecto a través de la optimización de recursos y control detallad o de la programación
en obra. (SINCO ERP, 2020).
El software de gestión integral de proyectos permitirá su acceso e interacción del usuario, a

través de un sistema con los siguientes módulos operativos de acuerdo con los procesos de la
compañía:
Administrativo y financiero, gestión del talento humano, comercialización de bienes raíces,

maquinaria y equipos y sistema de gestión de proyectos.
4.2 Análisis y descripción del proceso
La herramienta que se usará para optimizar e integrar los procesos o áreas funcionales,
gestionar la información de manera estratégica, incrementar las ventas, aumentar la competitividad
y alcanzar la rentabilidad establecida en los objetivos de la organización es un software de gestión
integral de proyectos (ver figura 7).
El software de gestión de proyectos permite controlar el negocio y administrar la información

de todas las áreas de la compañía, a través de un solo sistema. Está compuesto por aplicaciones
modulares que aumentan la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, al conectar los
procesos dentro de la organización.
El resultado proceso de un software de gestión integral de proyecto, este guiado a través de

una idea general de cronograma del proyecto, para esto se comenzaría con cuatro (4) fases descritas
de acuerdo con el diagrama de flujo:
1. Análisis del software: en esta fase se considera las necesidades de la compañía, la

investigación de éste en el mercado y la elección del software; para este momento, el equipo de
trabajo deberá estar conformado y que las variables de implementación estén definidas.
2. Elección del software: dimensionar la oferta, selección de los procesos a integrar,
cotización en la nube vs On Premise, comparación de proveedores, entre otras; consolida el
software a las necesidades del proyecto.
EMPRESA S.A.S. 38
3. Financiación: la asignación de presupuesto y recursos da paso a la adquisición del

software con los procesos de integración que se definieron para la compañía.
4. Implementación: son parte de esta la instalación de software, las pruebas funcionales de
los módulos, capacitación de los usuarios, la migración de datos y el inicio de la operación. Con la
correcta dinámica de estas tareas, el proyecto deberá ser aceptado a conformidad para su cierre
formal.
5.
ESTUDIO TÉCNICO DEL SOFTWARE

ERP
1 – Análisis del Software
NO ¿Se identificaron necesidades SI

de la compañía?
Investigación en el Mercado:
Dimensionar la oferta en el país.
NO ¿ERP se ajusta a Seleccionar procesos a integrar.
los procesos?
Servicios asesoría y servicios.
Cotización implementación en la “Nube” vs “On
Premise”.
Comparación de proveedores.
SI
ERP: Especializado en proyectos de construcción

2 – Elección de software inmobiliaria.
Asignación de Recursos:
Asignación de presupuesto
3 – Financiación Desembolso del dinero.
Adquisición del software.
NO ¿Es viable Financieramente?
Instalación de software
Pruebas funcionales de módulos.
Capacitación de usuarios. SI
Migración de datos.
Inicio de Operación. 4 – Implementación
Análisis de resultados.
Aceptación y entrega a conformidad.
SI ¿Cumple NO
CIERRE DEL PROYECTO
necesidades?
EMPRESA S.A.S. 39
Figura 7. Diagrama de flujo: Análisis del proceso. Fuente: Empresa S.A.S, 2020
EMPRESA S.A.S. 40
4.3 Definición del tamaño y localización en del proyecto

4.3.1 Definición del tamaño
El tamaño del proyecto: Implementación de un software ERP para el control de proyectos en

la Empresa S.A.S, está definido como de gran envergadura y como eje central de acuerdo con su
impacto, se tiene el porcentaje de participación de las personas y las utilidades proyectadas a la
organización.
En cuanto al impacto por la orientación de los procesos de la organización, hacia la

flexibilización, normalización y estandarización; que lo permitirán hacer más competitivo,
controlando fácilmente las operaciones e incluso garantizar el acceso a la información de todas las
áreas involucradas.
Para el porcentaje de participación de las personas, hace que sean más eficientes y
responsables hacia un camino de aporte hacia el desarrollo sostenible de la organización. Ser
partícipes de las capacitaciones, resulta en que finalmente las personas reconozcan la fácil
interacción y manejo del software, hacia las nuevas dinámicas que se están manejando en la
industria de proyectos de construcción inmobiliario.
Y de acuerdo con las utilidades proyectadas a la organización, cada vez más compañías
especializadas en este sector deciden invertir en este tipo de soluciones para integrar los procesos
y gestionar la información de manera estratégica, para alcanzar los mejores resultados en la venta
de inmuebles.
4.3.2 Localización del proyecto.
El proyecto se desarrollará para la Empresa S.A.S., en la ciudad de Ibagué del departamento

del Tolima (ver figura 8). Ibagué es una ciudad del oeste de Colombia, es la capital del
departamento de Tolima y se encuentra a una altitud de 1285 msnm.
Este proyecto tendrá acción directa en las obras llevadas a cabo y tendrán seguimiento
administrativamente desde las oficinas de la organización.
EMPRESA S.A.S. 41
Figura 8. Plano localización ciudad de Ibagué. Fuente: Google Maps.
4.4 Requerimiento para el desarrollo del proyecto

4.4.1 Generalidades.
Hay que implementar el software en todos los procesos de la compañía, sin embargo, no es
necesario el suministro de todos los computadores dado que en este momento cada área tiene
asignado un equipo de cómputo.
El proveedor del sistema del software de gestión integral de proyectos, realizará

capacitaciones al personal responsable de ingresar información en la plataforma y se designará a
una persona encargada de hacer seguimiento y control de ingreso de información.
4.4.2 Software.
En el mercado se pueden conseguir varios tipos de software que pueden ofrecer igual o mejores
características para integrar todos los procesos, pero en cuanto a costo si hay bastante variación,
para esto se deberá seleccionar de acuerdo con un análisis de proveedores, servicios, Costo /
Beneficio, de competitividad y otros, un software ofrecido en la Nube: 100% online vs On Premise:
compra adicional del hardware en la organización.
El software de gestión integral de proyectos especializado en el sector de la construcción más

completo del mercado, a través de un solo sistema se administra la información de todas las áreas.
EMPRESA S.A.S. 42
4.4.3 Requerimientos generales.
La implementación estará enmarcada dentro de la metodología definida con una duración

aproximada de 12 meses de trabajo efectivo ejecutado. En este tiempo se ejecutarán actividades de
montaje del software, configuración, capacitación de usuarios, montaje d e formatos documentos,
soporte a usuarios para la empresa principal y se desarrollará de acuerdo con el cronograma y
Project Chárter del proyecto.
El cronograma será definido de común acuerdo por las partes, donde se establecerán los
entregables del proyecto, una vez establecido hará parte integral del contrato.
El montaje se realizará con las características básicas necesarias para administrar un (1)
proyecto de construcción, un (1) proyecto de comercialización de bienes raíces, una (1) empresa y
un (1) ciclo de capacitaciones para los módulos implementados con un cupo máximo autorizado
de ocho (8) asistentes por sesión.
El alcance de este proyecto no incluye la implementación de los módulos en empresas

adicionales, así, todos los ajustes, migraciones, creación de las nuevas bases de datos o demás
actividades adicionales para otras empresas serán asumidos a demanda por LA EMPRESA S.A.S
y no harán parte de este proyecto.
El proyecto se ejecutará bajo el alcance actual de la solución del proveedor seleccionado; por
lo tanto, las personalizaciones que sean requeridas o solicitadas adicionalmente no harán parte de
este proyecto y serán adicionales.
4.4.4 Descripción general del producto.
El software de gestión integral de proyectos como se muestra en la figura 9, cuenta con los
siguientes módulos y sub-módulos:
Administrativo y financiero: cuentas por pagar, tesorería, contabilidad, activos fijos,

facturación, cartera, obligaciones financieras y NIF.
Recursos humanos: liquidación de nómina y prestaciones sociales.

EMPRESA S.A.S. 43
Administración y desarrollo de los proyectos: presupuestos, programación, contratos, actas

de obra, almacén (compras e inventarios), ejecución de obra, proyección de costos, control de obra
y aprobaciones móviles.
Comercialización de bienes raíces: sala de ventas, ventas, trámites, cartera, generación de

documentos, comisiones, gastos de escrituración, reformas y posventas.
Sistema de gestión de calidad: gestión documental, indicadores de gestión, acciones de mejora,

auditoría de procesos, evaluación de proveedores, SQR, inspecciones y Help – Desk.
Configuraciones: perfiles y administración de usuarios.
Área Impactada Módulo SINCO – ERP Sub Áreas

Impactadas
Cuentas por Pagar. Tesorería. Contabilidad. Activos Fijos. Facturación y
Administrativa y cartera. Obligaciones Financieras. NIF Contabilidad
Financiera
Administración de Presupuestos. Programación. Contratos. Actas de Obra. Compras e
Proyecto Inventarios. Ejecución de Obra. Proyección de Costos. Control de Obra. Construcción
Aprobaciones Móviles
Gestión de talento Liquidación de nómina y prestaciones sociales. Talento Humano
humano
Comercialización de Sala de Ventas. Ventas. Trámites. Cartera. Generación de Documentos.
bienes raíces Comisiones. Gastos de escrituración. Reformas. Posventa Ventas
Gestión documental e Indicadores de gestión. Acciones de mejora.
SGC Auditoría de procesos. Evaluación de proveedores. SQR. Inspecciones Calidad
Figura 9. Identificación de áreas impactadas. Fuente: Elaboración propia 2020.
4.4.5 Almacenamiento de información.
Con el fin de manejar un mismo canal de información y garantizar la integridad de la

comunicación, la EMPRESA S.A.S. tendrá una estructura de soporte documental que puede ser
consultada en línea y que contendrá toda la información del proyecto, en una carpeta llamada
“Implementación”. El soporte técnico define los permisos de acceso, escritura y lectura de los
documentos.
EMPRESA S.A.S. 44
Los documentos allí consignados son las versiones oficiales de la información del proyecto.
Las actas de seguimiento de proyectos se realizan en el sistema de gestión de la calidad del

software, y se enviarán de forma digital al director de proyectos de la EMPRESA S.A.S.
4.4.6 Horario de trabajo.
De lunes a viernes en horario de 08:00 AM a 05:00 PM dando 8 horas / día, teniendo en cuenta
1 hora almuerzo, y los sábados 08:00 AM a 01.00 PM dando 5 horas / día.
4.4.7 Política de desplazamiento.
Los tiquetes aéreos para el desplazamiento fuera de Bogotá para el personal del proveedor del
software, necesarios para la implementación del proyecto, deben ser adquiridos por el cliente
cumpliendo las siguientes condiciones:
Los tiquetes de salida en la mañana deben ser programados entre las 6:00 am y las 8:00 am.
De igual manera los vuelos de regreso NO deben ser programados después de las 8:00 PM.
Si estos son adquiridos en horario diferente, el cliente debe asumir los costos de
reprogramación para ajustarlos a los horarios mencionados.
4.4.8 Lugar de capacitación.
Las capacitaciones serán presenciales y se realizarán en las salas de capacitación de la

EMPRESA S.A.S.
4.4.9 Requerimientos mínimos de infraestructura para las capacitaciones.
El cliente debe tener como mínimo los siguientes requerimientos, para una exitosa
capacitación y un adecuado funcionamiento de la aplicación ERP, en los equipos de cómputo:
Requerimientos mínimos de hardware son:
Procesador Core i3 o superior CPU de 2.4 GHZ o superior

EMPRESA S.A.S. 45
Memoria RAM 2GB o superior (Recomendado 4 Gb)

Disco Duro 150 GB o superior
Requerimientos mínimos de software son:
Windows 10 o superior. Sistema con respaldo de soporte Microsoft.

Office 2010 o superior.
Internet Explorer 11 o superior, explorador con respaldo de soporte Microsoft.
Java Virtual Machine.
Acrobat.
Requerimientos mínimos de infraestructura:
Salas disponibles para realizar las sesiones establecidas.

Contar con acceso a internet ilimitado (sin restricción de puertos).
Tener proyector.
Contar con equipos portátiles configurados para el ingreso a la ERP, para las sesiones
prácticas.
4.4.9.1 Recomendaciones generales.
Llegar puntualmente a las citas aprobadas, no tener acceso a dispositivos móviles que puedan
distraer a los asistentes, recibir las capacitaciones y atender las recomendaciones del consultor.
Realizar los ejercicios prácticos que el consultor proponga para el desarrollo de la sesión,
asignar un usuario dentro del grupo, que reciba todas las capacitaciones, para que apoye el soporte
de primer nivel, tener creado perfil y usuario en el entorno de pruebas integrales y producción,
cumplir con los horarios laborales y de reserva, para el cumplimiento de las sesiones de
capacitación y acompañamiento según se establezca.
4.4.10 Aprobación y control de documentos.
La EMPRESA S.A.S. deberá revisar y aprobar los documentos y actas de reuniones generadas
en el proyecto para lo cual dispondrá de un periodo máximo de tres días. Después de transcurrido
este tiempo, si no se recibe ninguna observación, se considerará como aprobado. A continuación,
se relacionan los entregables del proyecto:
EMPRESA S.A.S. 46
Project chárter, matriz de riesgos del proyecto, formato de visita técnica de diagnóstico y
configuración de equipos, flujo de procesos por módulo, calendario de compromisos o cronograma
de actividades, encuestas de configuración administración de proyecto y comercialización de
bienes y raíces, asistencia a capacitación, presentaciones utilizadas durante las sesiones de
capacitación, acompañamiento de puesta en marcha operativa, actas de reunión, de seguimiento y
cierre del proyecto, informe de avance para el sponsor del proyecto, encuesta de satisfacción y
testimonio.
4.4.11 Equipo del proyecto.
En la figura 10 se muestran toda la estructura del equipo del proyecto.
SPONSOR DEL PROYECTO
Soporte
Tecnológico
Director de Gestión de Nómina y Gestión Administrativa
Proyecto Talento Humano y Financiera
Equipo extendido
CLIENTE
Gestión de Gestión Gestión Calidad
Obra Inmobiliaria Consultoría
externa
Director de Director de Proyecto

Implementación Equipos de Infraestructura
Soporte
Consultor GTH Equipo base Consultor A&F
Software ERP Equipo extendido
Software ERP
Consultor Consultor
CBR Admón. PRY Equipos de Desarrollo
Consultor SGC
Figura 10. Estructura del equipo del proyecto. Fuente: propia 2020.
EMPRESA S.A.S. 47
En el Apéndice B (roles y responsabilidades) se detalla el rol y la responsabilidad de cada

miembro del equipo del proyecto. Se especifica la responsabilidad de los interesados del proyecto
y el rol de cada uno de ellos dentro de la empresa.
5. Estudio de Mercado
Este va dirigido a las tres grandes áreas que comprende la actividad económica de la Empresa:
Diseño e ingeniería, construcción y comercialización (ventas).
El estudio determinará la viabilidad para la implementación de un sistema ERP, evaluando la

necesidad de la empresa para para flexibilizar e integrar sus procesos, según la demanda y costo de
la tecnología en una solución de software que se quiera implementar; así como la transición de
aceptación, adaptación y su puesta en marcha.
5.1. Población
Los líderes de área y procesos en la Empresa, contando desde el Gerente, administrador del
proyecto, coordinadores funcionales en los departamentos de producción, recursos humanos,
comercialización (ventas), control de calidad, contabilidad y finanzas. Además, los colaboradores
del equipo de trabajo encargados del seguimiento e ingreso de la información para su consolidación
como se muestra en la figura 11.
Acceso e interacción Producción RRHH Contabilidad Comercialización

Usuarios: ERP (ventas)
Gerencia ✔ ✔ ✔ ✔
Residentes de obra ✔
Líder talento humano ✔
Líder compras ✔ ✔
Líder comercial ✔ ✔
Director sala de ventas ✔
Directora administrativa ✔
Líder de tecnología ✔ ✔ ✔ ✔
Almacenista ✔
Auxiliar de obra ✔
Asistente de compras ✔
Asistente talento humano ✔
Asesores comerciales ✔
Asistente tecnología ✔ ✔ ✔ ✔
Auxiliar administrativo ✔
Figura 11. Identificación de usuarios a interactuar con sistema ERP. Fuente: Elaboración
Propia 2020.
EMPRESA S.A.S. 48
5.2. Dimensionamiento de la demanda
Los sistemas de planificación de recursos empresariales ERP (Enterprice Resuorce Planning),

permiten realizar la transformación hacia una gestión digitalizada, que consiente en estandarizar
procesos, simplificar procesos y obtener mayor visibilidad y control como empresa.
Un sistema ERP es adecuado para todo tipo de empresas, desde multinacionales hasta pymes;
Además, gracias a los distintos módulos personalizables, cualquier empresa, sin importar los
diferentes procesos que tenga o el sector al que pertenece, puede personalizar su propio ERP. Hay
proveedores que se especializan en la implantación de ciertos ERP, ya sea por producto o sector,
consiguiendo unos mejores resultados tras la adquisición del ERP. (Tic Portal, 2020). (Ver figura
12).
Figura 12. Gráfico uso software ERP. Fuente: Estudio de PHC Software ERP elaborado a
partir de datos de Nucleus Research “Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMB”
Según un estudio de PHC Software, entre el 58% al 60% de las empresas que han digitalizado
su gestión (ver Figura¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.), usan un ERP para
llevar a cabo una gestión avanzada de su empresa. Debido a esto las organizaciones buscan un ERP
con el que, minimizando gastos, puedan ser capaces de maximizar sus beneficios, contando con el
proveedor adecuado a los requerimientos definidos.
En los últimos años, la tendencia de las empresas a considerar la implementación de ERP ha

tenido como consecuencia una creciente aparición de proveedores que brindan sistemas que
facilitan distintas alternativas de solución.
EMPRESA S.A.S. 49
Entre los proveedores de sistemas ERP más reconocidos y robustos que se encuentran en el
mercado global, se tienen: SAP; ORACLE; Microsoft Dynamics; NetSuite; Epico; Sage; Infor;
Odoo; Syspro y ECount INC.
En Colombia hay decenas de proveedores de sistemas EPR, los cuales se observan en el

Apéndice C, que se enfocan en todos los sectores económicos de la industria, así como aplicación
de módulos estándar y otros pocos se especializan en sectores económicos específicos,
dependiendo de las necesidades de las organizaciones. Entre estos proveedores se establecen en el
Apéndice C (algunos proveedores ERP Colombia).
Cada uno de esto proveedores ERP muestran un portafolio de módulos (ver figura 13) de
acuerdo con las actividades económicas en el sector industrial que se requerida y que permita
alcanzar las funcionalidades deseadas a cada organización en particular.
PROYECTOS
GESTIÓN DOCUMENTAL CALIDAD
BUSINESS INTELLIGENCE RRHH
CRM COMERCIAL Y VENTAS

ERP
CICLO DE VIDA DEL CONTABILIDAD Y FINANZAS

PRODUCTO
INVENTARIO Y ALMACEN CADENAS DE PRODUCCIÒN
CADENAS DE SUMINISTRO
Figura 13. Portafolio de servicios general de proveedores ERP. Fuente:

www.evaluandoerp.com
EMPRESA S.A.S. 50
5.3. Dimensionamiento de la oferta
Según un estudio de PHC Software, el 60% de las empresas que han digitalizado su gestión,
usan un ERP para llevar a cabo una gestión avanzada de su empresa.
En Colombia múltiples compañías brindan sus herramientas como propuestas de soluciones a

la industria en general y especificas si se requieren; en este caso, la visualización de La Empresa
S.A.S, es implementar su transformación digital hacia un software de integración de sus procesos:
construcción, recursos humanos, comercialización, contabilidad y calidad como se muestra en la
figura 14.
GESTIÓN DE PROYECTOS
GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS RECURSOS HUMANOS RRHH
ERP
CONTABILIDAD GESTION DE CALIDAD
Figura 14. Procesos para integrar en la empresa. Fuente: Elaboración Propia, 2020
La Empresa se encuentra orientada hacia la implementación de un sistema ERP; en la cual, a

menudo tienen una serie de importantes elecciones que hacer, debido a la gran oferta de softwares
de ERP y a sus correspondientes funcionalidades, no siempre es fácil tener una visión general.
En la figura 15 se relacionan las características y atributos generales que permitirán tener una
mejor idea para la elección de un paquete ERP. En el caso de una solución estándar, también se
debe encontrar un proveedor adecuado que pueda implementar las funcionalidades deseadas.
EMPRESA S.A.S. 51
Característica Sub- característica Descripción
Funcionalidad
Precisión Capacidad para dar resultados tal como fueron requeridos.
Adecuación Capacidad para ejecutar la función requerida.
Interoperabilidad Capacidad para interactuar con otros sistemas.
Seguridad Capacidad de prevenir accesos no autorizados.
Confiabilidad Confianza No presentar fallas que deban eliminarse permanentemente
mediante intervención humana o técnica.
Tolerancia a Fallas Capacidad para mantener un nivel de desempeño en casos de
fallas del software.
Recuperación Capacidad para recuperar datos en casos de fallas.
Facilidad de uso Comprensión Reconocimiento del usuario sobre la facilidad de uso.
Aprendizaje Facilidad para que el software sea aprendido por los usuarios.
Operatividad Capacidad para que el software pueda usarse con mínimo
esfuerzo.
Eficiencia Comportamiento Capacidad para responder rápidamente a requerimientos de
datos o procesamiento.
Utilización de recursos Capacidad para usar eficientemente los recursos técnicos.
Sostenimiento / Cambios / adecuaciones Facilidad para solicitar cambios / adecuaciones.
Soporte Estabilidad Capacidad para seguir funcionando después de los cambios /
adecuaciones.
Pruebas Capacidad para validar rápidamente cambios / adecuaciones
realizadas.
Portabilidad Reusabilidad
Menor tiempo en desarrollo, ahorro de recursos y funciones
listas para usar.
Adaptación Capacidad para emplear el software en otro entorno técnico
Instalación Facilidad de instalación y migración de información
Figura 15. Características generales de un ERP para su evaluación y selección. Fuente:

Elaboración propia 2020.
La Empresa actualmente dentro de su mercado objetivo y expansión, se encuentra enfocando

su trabajando hacia las siguientes áreas de construcción como se muestra en la figura 16.
Ciudad Producto #. Pry No. trabajadores
Viviendas de interés social (VIS).
Vivienda de interés prioritario (VIP).

Ibagué
Vivienda estratos 4, 5 y 6.
Bogotá D.C. Mantenimiento de oficinas y edificaciones.
Figura 16. Dimensionamiento de La Empresa. Fuente: Elaboración propia 2020.

EMPRESA S.A.S. 52
Para la implementación del sistema ERP requiere de un análisis en el manejo actual de los
procesos en la empresa, para la cual se mostrará en la figura 17 una serie de variables con las cuales
se podrá tomar la mejor decisión para el crecimiento de la Empresa S.A.S.
Módulos ERP Variables Implement Pro Contra

ación
No necesita inversión en Hardware.
Seguridad queda en manos del

Menor costo de implementación proveedor.
Cloud
El mantenimiento, las
Construcción actualizaciones y soporte técnico,
Presupuesto están incluidos en suscripción Menor nivel de personalización.
mensual.
Tiempo
RRHH
Costo de Software
Calidad
Comercialización Personalización alta Adquisición de Hardware.
Capacitación
Migración
Calidad
de datos. Acceso físico a la información y Contratación de personal para
control directo de la configuración, soporte técnico y mantenimiento.
Operación. manejo y seguridad de esos datos
Contabilidad On premise
Actualización anual: compra de

licencias.
Mayor tiempo de implementación.
Figura 17. Variables para selección de implementación ERP. Fuente: Elaboración propia
2020.
EMPRESA S.A.S. 53
6. Estudio de viabilidad financiera
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto
Según el estudio de mercado el proyecto tendrá un costo de $418.000.000, los cuales se

representan de la siguiente manera:
Pólizas.
Adquirir la licencia del software ERP
Asignación de recursos físicos.
Capacitaciones (incluye traslado de consultores ERP)
Soporte técnico, normalización de procesos e inicio de operación.
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto
Cuando una organización ha escogido el software ERP adecuado, se hacen solicitudes de

ofertas a diferentes proveedores, en el que a menudo se escoge el software con los mejores precios
para las licencias. Esto no es lógico, debido a que hay otros costos que la organización no ha tenido
en cuenta. Los precios de la licencia no es más que una parte de un panorama más grand e como se
muestra en la tabla 1.
Tabla 1: Costos relacionados con la implementación de un software ERP

Costo < 50 Empleados < 250 Empleados > 250 empleados
Licencias 53% 28% 24%
Implementación 15% 28% 25%
Costos Internos 8% 15% 24%
Actualización del Hardware 5% 13% 13%
Mantenimiento 19% 16% 14%
Total 100% 100% 100%
Fuente. Guía ERP 2021. Redacción TIC Portal.

EMPRESA S.A.S. 54
La Empresas S.A.S., es una organización considerada como mediana con relación a su número
de empleados entre 50 y 250 empleados, que generalmente necesita un sistema ERP con módulos
adicionales. Un paquete estándar no suele cumplir con todos los requisitos, por lo que hará falta
más personalización y consultoría externa. Debido a los módulos adicionales, el sistema ERP será
más pesado y la organización tendrá que invertir en hardware.
En muchos casos, hay costos ocultos durante la implantación de un sistema ERP que no se
especifican al principio por parte de los proveedores. Estos costos pueden aumentar el precio final
del producto, tanto a nivel económico como en el del tiempo de implantación como se muestra en
la tabla 2.
Tabla 2: Costos estimados con la operación y mantenimiento de un software ERP

Costo COP (aprox. / mes)
Licencia de software y actualizaciones 14.500.000
Actualización de Hardware 4.530.000
Ingeniero de soporte en sitio 3.800.000
Mantenimiento – Consultoría 5.580.000
Capacitación de personal x 2 sesión/mes (5 – 10 personas) 4.200.000
Total 32.610.000
Fuente: Empresa S.A.S., 2021.
Recursos internos para ejecutar el proyecto: normalmente no se tiene en cuenta el esfuerzo y

tiempo que deben dedicar desde la propia empresa para realizar la implantación del software ERP.
Adaptación a los cambios: la falta de planificación de la organización puede obligar a realizar

muchas modificaciones a último momento. Por eso es por lo que se debe tener claro los
requerimientos para la implementación.
Costo de actualización a nuevas versiones: con una planificación correcta, se debe contemplar
este tipo de costos.
EMPRESA S.A.S. 55
Ampliación de licencias: un aumento de la actividad o el número de usuarios en la

organización puede traer consigo una necesidad de ampliar el sistema ERP.
6.3. Análisis de Tasas de Interés para Costos de Oportunidad
Para el proyecto de implementación del software de gestión integral de proyectos en La

Empresa S.A.S., se encuentra definido que el 60% del presupuesto será asumido por el Sponsor,
para ejecutar en las primeras fases del proyecto, del presupuesto total estimado de
$475.665.826,68; es decir el 60% que asumirá el sponsor es de $$285.399.496,01.
Dentro del 60% del presupuesto que será dado por el Sponsor ($285.399.496,01) al inicio del
proyecto; el 60% de este, será para apalancar las primeras fases del proyecto; en el que, a su vez,
el 40% del mismo se pondrá a un certificado de depósito a término CDT.
En la tabla 3, se describe cantidades de dinero del presupuesto que entran al siguiente

portafolio:
Tabla 3 Presupuesto estimado para asumir por sponsor para capitalización con CDT.
Concepto Cantidad (%) Presupuesto ($)
Presupuesto 100% 475.665.826,68
Sponsor:
Fases Iniciales 60% 171.239.697,60
Del 60%
CDT 40% 114.159.798,40
Total 285.399.496,01
Fuente: elaboración propia.
Ahora bien, realizando la inversión de capitalización del 40% del dinero ($114.159.798,40)
del presupuesto dado por el Sponsor al inicio proyecto (60% = $285.399.496,01) de acuerdo con
la tabla 4, con el empleo de un certificado de depósito a término CDT, buscando la mayor
rentabilidad en las entidades financieras del país, se encuentra el siguiente resumen:
EMPRESA S.A.S. 56
Tabla 4 Resumen tasas de interés para CDT (%EA) y (%EM)

Entidad Financiera Certificado de depósito a término CDT
Banco Popular 2,13 %EA 0,17 %EM
Banco de Bogotá 2,30 %EA 0,19 %EM
Davivienda 2,97 %EA 0,24 %EM
BBVA 2,73 %EA 0,22 %EM
Fuente: entidades bancarias Colombia - noviembre 2020.
De acuerdo con la tabla 4 el empleo de un certificado de depósito a término CDT, la mejor

tasa para capitalizar dicha inversión, la presenta el banco Davivienda con un interés del 2,97%EA
- 0,24%EM a un término de 3 meses (90 días).
Con lo anterior se deduce que el 60% (285.399.496,01) del presupuesto dado por el Sponsor:
$ 171.239.697,60 (60%), serán para fases iniciales del proyecto.
$114.159.798,40 (40%), será para inversión a un CDT y luego del cumplimiento del término,
entrarán como apalancamiento en las fases de ejecución del proyecto.
6.4. Análisis de Tasas de Interés para Costos de Financiación
Para el desarrollo y/o ejecución del proyecto se necesita un presupuesto de $475.665.826,68

en el que el Sponsor suministrará el 60% del presupuesto, equivalente a $285.399.496,01 y el 40%
restante que equivale a $190.266.330,67 se solicitará a una entidad financiera, por medio de un
crédito de consumo de libre inversión al banco Davivienda, tal como se determina en la tabla 5.
EMPRESA S.A.S. 57
Tabla 5 Cantidades para financiación con crédito libre inversión.

Concepto Cantidad (%) Presupuesto ($)
Presupuesto 100% 475.665.826,68
Financiación:
Crédito de libre inversión 40% $190.266.330,67
Realizando el análisis de las tasas de interés para el crédito de consumo de libre inversión, que
se encuentra en la tabla 6, se selecciona el Banco Davivienda con una tasa del 18,57%EA –
1,43%EM por medio del producto CrediExpress Fijo Libre Inversión – Canal Oficina, con un plazo
de 25 – 36 meses, y monto desde $30.000.000.
Tabla 6 Resumen tasas de interés para crédito de consumo libre inversión (%EA - %EM)
Entidad Financiera Crédito de libre inversión
Banco Popular 26,71 %EA 1,99 %EM
Banco de Bogotá 23,66 %EA 1,78%EM
Davivienda 18,57 %EA 1,43%EM
Min: 20,50 %EA Min: 1,57%EM
BBVA
Max: 26,50 %EA Max: 1,98%EM
Con la selección de la tasa de interés del 18,57% Banco Davivienda, se busca una amortización
con mayores abonos a capital y disminuyendo el interés en cada periodo. También se define que el
horizonte financiero del proyecto va a 36 meses hasta que se realice el pago del crédito de consumo
de libre inversión, a pesar de que el proyecto físicamente se llevará a cabo en 13 meses (Ver Tabla
7).
EMPRESA S.A.S. 58
Tabla 7 Datos para cálculo de renta mensual con cuota fija.

Valor del crédito $190,266,330.67
Periodo [n] 3 AÑOS 36 meses
interés [i] 18.57 %EA 0.01429
Cuota Mensual $6,798,180.64
Al finalizar el término del crédito, se habrán generado $54.468.172,30 de interés sobre el

monto inicial del crédito solicitado, para la financiación del proyecto.
6.5. Tablas de Amortización y/o Capitalización
Dentro del presupuesto dado por el Sponsor del 60% del total del presupuesto se tiene que:
(60%): $ 171.239.697,60 serán par fases iniciales del proyecto.

(40%): $114.159.798,40 será para inversión a un CDT y luego del cumplimiento del término,
entrarán como apalancamiento en las fases de ejecución del proyecto.
Luego de realizar el estudio de tasas del mercado para la colocación de una inversión a través
de un CDT, se llega a la entidad financiera Banco Davivienda, que tiene dentro de su portafolio de
tasas de interés y costos financieros; el CDT con un interés del 2,97%EA – 0,24%EM a un término
de 3 meses (90 días); es por esto por lo que se selecciona, debido a que presenta la mejor tasa para
capitalizar dicha inversión y que se muestra en las siguientes Tablas 8 y 9:
Tabla 8 Datos para capitalización de inversión

Inversión 40% $114,159,798.40
Periodo [n] 3 meses
2.97%EA
interés [i]
0.24%EM
Total, Inversión $114,998,154.64
EMPRESA S.A.S. 59
Tabla 9 Tabla de capitalización del 40% del presupuesto estimado para asumir por el
sponsor.
Periodo Inversión Interés Acumulado
1 $114,159,798.40 $278,770.79 $114,438,569.19
2 $114,438,569.19 $279,451.53 $114,718,020.71
3 $114,718,020.71 $280,133.93 $114,998,154.64
Al término del CDT, se obtendrá un interés de $280.133,93 para un total de $114.998.154, 64

que entrará a los 3 meses de iniciado el proyecto, para apalancar las fases posteriores del desarrollo
y/o ejecución.
Para analizar la tabla de amortización crédito de libre inversión banco Davivienda, dirigirse al
Apéndice D (Tabla de amortización).
6.6. Flujo de caja
En el siguiente apartado se muestra el flujo de caja del proyecto, el cual tiene un Horizonte
Financiero de 36 meses y que se representa para mayor facilidad en periodos anuales; es decir se
tienen 3 periodos equivalentes al horizonte financiero del proyecto. En este se muestran los
ingresos, egresos y flujos netos del periodo, que permitirán llegar a indicadores financieros para
evaluar la viabilidad del proyecto.
En el Apéndice X se muestra el flujo de caja del proyecto, tomando como referencia del costo
de oportunidad, la tasa de interés en %EA del CDT seleccionada con el Banco Davivienda; además
se define el horizonte financiero del proyecto.
Del Apéndice X (Flujo de caja del proyecto) se especifica lo siguiente:
Año 1 - 2020: la utilidad sobre las ventas equivale al 4% ($114.159.798,40) de la facturación;

software ERP empieza a implementarse en el año 2 y las capacitaciones se realizan en el mismo
año; la capitalización del CDT por el 40% que se da como anticipo, entra al tercer mes luego de
cumplir termino y entra como apoyo al apalancamiento del proyecto.
EMPRESA S.A.S. 60
Año 2 – 2021: como ingreso solo entra la utilidad sobre las ventas; ahora si entran las
capacitaciones que se realizaran sobre el mes de mayo; la licencia del software ERP arranca
finalizando mes de octubre (Por eso se tienen en cuenta licencia de 2 meses: noviembre –
diciembre).
Año 3 – 2022: como ingreso solo entra la utilidad sobre las ventas; en los egresos la licencia
se considera todo el año.
6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores

6.7.1 Beneficio / costo (B/C).
La relación beneficio / costo, determina la viabilidad financiera del proyecto, desde la

comparación de los ingresos efectivos (beneficios) del proyecto vs los costos de este (ver tabla 10).
Para que el proyecto sea viable la relación B/C > 1, que posteriormente se compara con una tasa
mínima alternativa; que, para este caso, aplica al certificado de depósito a término CDT que se
escogió con la entidad bancaria Davivienda, igual a 2,97% EA.
Tabla 10 Beneficio / Costo del proyecto

Costo del
CONCEPTO Año 1 Año 2 Pry Año 3 Pry Sumatoria Capital Netos
2.97% EA
Beneficios $3.299.005.652,48 $2.906.904.564,72 $2.993.239.630,29 $9.199.149.847,50 $273.214.750,47 $8.925.935.097,02
Costos $2.092.820.571,18 $ 524.515.897,51 $ 605.297.865,06 $3.222.634.333,75 $3.222.634.333,75
Beneficio / Costo - [B/C] 2,85 2,77
Tasa Mínima Alternativa de Retorno 2,97
Costo del Capital 0,0297
Índice del Beneficio 2,77 2,77
Fuente: Elaboración propia.
De la anterior tabla se puede concluir que la relación B / C > 1; siendo igual a 2,85 y que se
ratifica con el índice del beneficio igual a 2,77; llegando a la afirmación de que el proyecto es
viable.
EMPRESA S.A.S. 61
6.7.2 Periodo de recuperación de capital (PRC).
Con este indicador, se determina el tiempo que tarda el proyecto en recuperar el capital de
trabajo o inversión inicial, haciendo la proyección con el saldo final de caja este periodo del flujo
de caja, hasta recuperar la inversión. Siendo de esta manera, de la tabla 10 se puede concluir que:
El crédito de consumo de libre inversión se paga al 3 año.
Saldo final de caja muestra desde el primer periodo (Año 1: 2020), que con un total de
$1.206.185.081,30 se amortiza y pagan los intereses generados por el crédito de consumo libre
inversión, además, retorna el anticipo dado para la ejecución del proyecto.
La utilidad sobre las ventas, de acuerdo con la actividad económica de La Empresa S.A.S.,
permite ejecutar el proyecto si se requiere sin ningún tipo de apalancamiento, gracias a su
facturación anual.
6.7.3 Valor actual neto (VAN).
Es uno de los indicadores más importantes para evaluar la viabilidad financiera de un proyecto.
Para el proyecto en curso del software ERP, se emplea como puntos de partida el flujo de caja
(Tabla 11) y la tasa de rendimiento mínima aceptable, que en este caso es la tasa que ofrece el
certificado de depósito a término CDT.
Tabla 11 Valor actual neto del proyecto
FLUJO DE CAJA O EFECTIVO

INGRESOS Año 1: 2020 Año 2: 2021 Año 3: 2022
$ 3.299.005.652,48 $ 1.206.185.081,30 $ 3.588.573.748,51 $ 5.976.515.513,74
0 1 2 3
Para COK 2,97%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VN $ 1.171.394.659,90 $ 3.384.546.228,18 $ 5.474.140.160,62
0 1 2 3
$ 3.299.005.652,48 $ 1.171.394.659,90 $ 3.384.546.228,18 $ 5.474.140.160,62
EMPRESA S.A.S. 62
VAN $ 6.731.075.396,22
VAN > 0 VIABLE
El proyecto en curso tiene una tasa de 2,97%EA con la entidad bancaria Davivienda en el
certificado de depósito a término CDT seleccionado del mercado financiero actualmente. Para que
el proyecto sea viable financieramente: VAN > 0.
6.7.4 Tasa interna de retorno (TIR)
Este es otro de los indicadores más importantes junto con VAN para la evaluación de
viabilidad financiera de proyectos y hace referencia a la rentabilidad promedio anual que genera el
capital que permanece invertido en el proyecto. Con este indicador, para que el proyecto sea viable
en términos de TIR, este debe ser mayor a la tasa de interés de oportunidad que el sector financiero
brinda como mejor opción al inversionista.
Como conclusión se puede determinar que la tasa interna de retorno (TIR) es del 62.03% de
los ingresos del primer año. Demostrando que es mayor a la tasa de oportunidad del 2,97%EA que
ofrece la entidad bancaria Davivienda, lo que hace que el proyecto sea financieramente viable.
Par analizar Tasa Interna de Retorno (TIR), remitir al Apéndice E del presente documento.
7. Estudio Ambiental y Social
7.1. Análisis y Categorización de Riesgos
En la figura 18 se mostrará la matriz de evaluación de riesgos ambientales (RAM), donde se

podrá analizar la severidad de los riesgos, las consecuencias HSE y seguridad física, el impacto de
esos riesgos y la probabilidad de ocurrencia en el proyecto.
EMPRESA S.A.S. 63
7.1.1 Análisis PESTLE.
Se realizó el análisis PESTLE para el proyecto de implementación y puesta en marcha de un

sistema integrado ERP para la empresa S.A.S y se identifica que el componente tecnológico es el
que más incide en el proyecto y su incidencia es más positiva que negativa como se muestra en el
Anexo J. Los componentes político y económico influyen muy negativamente en el proyecto, para
lo cual hay que prestarle bastante cuidado ya que podrían impedir con la ejecución del proyecto o
afectar directamente en el cumplimiento del cronograma.
Es necesario prestar más atención en la fase de implementación del proyecto porque es en ésta
donde observamos que más del 50% de las componentes influyen, incurriendo en costos, más
tiempo y el alcance, para lo cual es necesario realizar un buen estudio de mercado e involucrar a
todos los interesados con el fin de disminuir la incidencia de éstos y cumplir con los objetivos del
proyecto.
La implementación del software trae muchos beneficios para la empresa ya que mejoraría la
productividad, la calidad y competitividad en el campo de la construcción como se observa en el
análisis realizado en el Apéndice J.
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto.
Según los resultados de la matriz de evaluación de riesgo (RAM) realizada se determina que
el impacto o probabilidad que más está influyendo en el proyecto negativamente es el consumo de
energía con una probabilidad de ocurrencia media entre el 5% y el 25%. Como plan de propuesta
(figura 18), se debe mitigar en toda la vida del proyecto el consumo de energía, ya que este
representa alta generación de emisiones de CO2 y para ello se establecen una serie de acciones o
recomendaciones entre las que se encuentran:
Utilizar bombillos ahorradores de última tecnología.

Utilizar sensores de movimiento para el apagado automático de las iluminarias.
En lo posible usar la luz natural.
EMPRESA S.A.S. 64
Implementación de procesadores ahorradores de energía que utilizan el algoritmo DVFS

(Dynamic Voltaje and Frequency Scaling) el cual reduce el consumo de energía, cambiando el
voltaje y la frecuencia del procesador en forma dinámica.
Usar equipos electrónicos con últimas tecnologías.

Realizar campañas de sensibilización del ahorro de energía.
Otro riesgo relevante que se determinó es el de los residuos que se generan por el cambio de
tóner de los equipos de cómputo, bombillos, unidades electrónicas de equipos, residuos ordinarios
de cafetería y papelería. El plan que se genera para mitigar ese riesgo con severidad media-alta y
con probabilidad de ocurrencia baja-media es realizar una serie de actividades encaminadas a
eliminar o disminuir el impacto, como se muestra en la matriz semi-cuántica de riesgos (ver figura
19). Algunas de las actividades son: realizar la disposición final de residuos con una empresa
debidamente certificada y avalada para este proceso, realizar registro y control de cantidades, dar
adecuada disposición de los residuos, diseñar un plan más efectivo de reciclaje, utilizar monitores,
impresoras y CPU distinguidos con el logotipo Energy Star, utilizar equipos con sensores de poco
consumo, realizar campañas de ahorro, reposición de baterías de baño obsoletas por equipos
ahorradores de agua, realizar estadísticas y curvas de consumo donde se pueda evaluar algún
comportamiento anormal.
EMPRESA S.A.S. 65
IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE

PROYECTO GERENCIA DEL PROYECTO EMPRESA S.A.S.
PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
ESTIMADO DE COSTOS PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

$ 418.000.000,00 PROGRAMA DE EJECUCIÓN: 360
($COP) A B C D E
OTRA
CONSECUENCIAS
<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%
HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto
instalaciones
IMAGEN Y Ocurre en Ocurre en Ocurre en Ocurre Ocurre en
Ambiente
Personas
Daños a
SEVERIDAD ECONÓMICOS Programación (días OTRA
CLIENTES 1 de 100 1 de 20 1 cada 4 en 1 de 3 1 cada 2
(COSTO) ($) cronograma)
proyectos proyectos proyectos proyectos proyectos
>10%
Una o mas Daño Contaminación Catastrófica
5 Muy Alto Programa Ejecución Impacto Internacional 23 26 27 29 30
fatalidades Total Irreparable
10% o más 36,0
Incapacidad 6->10%
Daño Contaminación Grave
4 Alto permanente Programa Ejecución Impacto Nacional 20 21 22 25 28
Mayor Mayor
(parcial o total) 8% 21,6
2->6%
Incapacidad Daño Contaminación Severo
3 Medio Programa Ejecución Impacto Regional 15 16 18 19 24
temporal (>1 día) Localizado Localizada
5% 7,2
1->2%
Lesión menor Daño Efecto Importante
2 Bajo Programa Ejecución Impacto Local 5 12 13 14 17
(sin incapacidad) Menor Menor
4% 3,6
Lesión leve <1%

Daño Efecto Marginal
1 Insignificante (primeros Programa Ejecución Impacto Interno 3 4 9 10 11
leve Leve
auxilios) 2% 0,0
0%
Ningún Ningún Ningún Ninguna
0 Nulo Programa Ejecución Ningún Impacto 1 2 6 7 8
Incidente Daño Efecto
0 0
Figura 18. Matriz de Evaluación de Riesgos Ambientales (RAM). Fuente: El autor.

EMPRESA S.A.S. 66
VH ≥ 28
MATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI-CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS
H 24 - 27
IMPLEMENTACIÓN DE UN ESTIMADO DE
SOFTWARE ERP PARA COSTOS $ 418.000.000,00 M 17 - 23
GERENCIA DEL ($COP)
PROYECTO EL CONTROL DE EMPRESA S.A.S.
PROYECTO
PROYECTOS EN LA
DURACIÓN
EMPRESA S.A.S (DÍAS)
360 L 6 - 16
VALORACIÓN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOS N 1- 5
DAÑOS A INSTALACIONES
Valor para Índice Seg.
IMAGEN Y CLIENTES
ECONÓMICOS (COSTOS)
VALORACIÓN IMPACTO /
VALORACIÓN GLOBAL
INSTALACIONES
IMAGEN Y CLIENTES
ECONÓMICOS
PROBABILIDAD
AMBIENTAL
PERSONAS
(COSTOS)
AMBIENTAL
DAÑOS A
PERSONAS
TIEMPO
OTROS
TIEMPO
OTROS
PLAN DE
CATEGORÍA RIESGO ACCIÓN DE TRATAMIENTO
RESPUESTA
Utilizar bombillos ahorradores de ultima tecnología,

sensores de movimiento para el apagado automatico de
las iluminarias, luz natural. Implementación de
procesadores ahorradores de energía que utilizan el
algoritmo DVFS (Dynamic Voltage and Frequency
AMBIENTE Consumo de energía 1A 1A 5C 2B 0 3A 1A 27 H Mitigar 3 3 3 27 12 0 15 3
Scaling) el cual reduce el consumo de energía,
cambiando el voltaje y la frecuencia del procesador en
forma dinámica [1]. Usar equipos electrónicos con
ultimas tecnologías. Realizar campañas de
sensibilización del ahorro de energía.
Se realizará la disposición final con una empresa

debidamente certificada y avalada para este proceso.
Residuos de toner, Realizar registro y control de cantidades
AMBIENTE bombillos, unidades 2B 1A 4B 1C 0 3A 0 21 M Mitigar Dar adecuada disposición de los residuos 2 12 3 21 9 0 15 0
electronicas de PC Diseñar un plan mas efectivo de reciclaje.
utilización de monitores, impresoras y CPU distinguidos
con el logotipo Energy Star [2].
Utilizar campañas con el propósito del cero uso de

Residuos ordinarios
desechables
como envolturas de
AMBIENTE 2B 0 3C 1A 0 3B 0 18 M Mitigar Lavado de los desechables antes de arrojar a la 2 12 0 18 3 0 16 0
alimentos, plásticos,
disposición final
icopor, envases tetrapack
Realizar reciclaje desde la fuente
Concientización de cero papel

Reciclaje de papel para imprimir
AMBIENTE Consumo de papel 0 0 3B 0 0 2A 0 16 L Disminuir Impresión de los documentos aprobados, las revisiones 1 0 0 16 0 0 5 0
deben ser digitales.
Imprimir a doble cara.
Utilizar productos biogradables.

Sustancias quimicas para
AMBIENTE 2B 2B 2A 1A 1A 3B 0 16 L Mitigar Ubicar en sitios especialmente diseñados para 1 12 12 5 3 3 16 0
limpieza de oficina
almacenaje de este tipo de sustancias.
Utilizar equipos con sensores de poco consumo.

Consumo de agua Realizar campañas de ahorro.
AMBIENTE 1B 0 3C 1B 0 3B 0 18 M Mitigar 2 3 0 18 3 0 16 0
potable Repocisión de baterías de baño obsoletas por equipos
ahorradores de agua.
REFERENCIAS
[1] Pouwelse, J., Langendoen, K., Sips, H. “Dynamic voltage scaling on a low-power
microprocessor”. Proceedings of the 7th annual international conference on Mobile
computing and networking. 2001, pp. 251-259.
[2] Energy Star http://www.energystar.gov/
Figura 19. Matriz de evaluación semi-cuática de riesgos. Fuente: El autor.

EMPRESA S.A.S. 67
7.2.1. Cálculo de Huella de Carbono.
Para el análisis de impactos se realiza un cálculo de la huella de carbono para la Empresa

S.A.S. (ver figura 20). Además, se realiza una equivalencia de las emisiones de CO2 de los
materiales que son usados directamente en el proyecto. (Figura 21).
EMISION DE CO2
MATERIAL
(TON)
AGUA 0,0011
ENERGIA ELECTRICA 0,1214
COMBUSTIBLE 0,7566
AGUAS SERVIDAS 0,0022
TONNER PARA IMPRESIONES 0,0009
RESIDUOS SOLIDOS 205,27716
TOTAL 206,16
EMISIÓN DE CO2 (TON) VS MATERIALES

250
200
EMISIONES DE CO2
150
100
50
EMISION DE CO2 (TON)
0
MATERIALES
Figura 20. Equivalencias de emisiones de CO2. Fuente: elaboración propia

EMPRESA S.A.S. 68
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1. Direccion de proyecto
2. Financiacion
3. Implementacion
4. Cierre del proyecto
CALCULO HUELLA DE CARBONO PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA
Mate rial Emis ión (Ton CO2)

AGUA 0,0011
ENERGIA ELECTRICA 0,1214
COMBUSTIBLE 0,7566
AGUAS SERVIDAS 0,0022
TONNER PARA IMPRESIONES 0,0009
TOTAL 0,8822
PROCESOS DE PROYECTO TOTAL EMISIONES (TON CO2)

1. DIRECCION DE PROYECTO 0,43
2. FINANCIACION 41,72
3. IMPLEMENTACION 174,11
4. CIERRE DEL PROYECTO 0,88
TOTAL CALCULO DE HUELLA DE CARBONO 217,14
VALORES DE CALCULO DE HUELLA CARBONO POR ETAPAS
180
160
140
120
100 174,11
80
60
40
41,72
20
0,43 0,88
0
1. DIREC CION D E 2. FINANCIACION 3. IMPLEMENTACION 4. CIERRE DEL
PROYECTO PROYECTO
Figura 21. Cálculo de la Huella de Carbono. Fuente: elaboración propia

EMPRESA S.A.S. 69
7.2.1.1. Conclusiones, resultados y análisis de los resultados obtenidos.
De acuerdos los resultados en el ejercicio en el proyecto compran y puesta en marcha de un

software para la implementación de un sistema integrado para la “Empresa S.A.S.”, se contempló
un tiempo de 13 meses (390 días). Los resultados arrojan que el proyecto emite 206.16 Ton de
CO2.
La fase del proyecto que más genera emisiones de CO2 sería la implementación, para un total
de 174.11 Ton de CO2. Es evidente que se genera más emisiones por la utilización de materiales
como combustible y los suministros que generan residuos.
Este análisis de la huella de carbono del proyecto ayuda a evaluar los riesgos para buscar
herramientas que permita minimizarlos. También identifica si en realidad el proyecto es viable
ambientalmente. De igual manera brinda pautas de cuáles son las actividades que generan altos
índices de emisiones de CO2 y como se lograría contrarrestar las mismas durante el desarrollo del
proyecto.
Se debe tener en cuenta en la planificación del proyecto como mitigar estas emisiones de CO2
para contribuir con el medio ambiente.
De acuerdo con el gráfico anterior, se hace evidente que los factores que producen mayo
emisión de CO2 en el proyecto está ligado a los desechos de residuos sólidos. Se hace necesario
que, a la hora de implementar nuestro proyecto, se debe tener claro que mecanismos o planes de
contingencias se llevarán a cabo para contrarrestar estas emisiones.
7.2.2. Análisis de impactos ambientales. flujo de entradas y salidas.
En el Apéndice F, se muestra un análisis detallado de los impactos ambientales que afectan el

proyecto, se detalla el flujo de las entradas y salidas.
7.2.2.1. Conclusiones, resultados y análisis de los resultados obtenidos.
El consumo de papel y de energía eléctrica son las variables importantes en el análisis de

impacto ambiental porque generan residuos sólidos y emisión de calor que genera el CO2; aunque
se utilizan otro tipo de insumos que no representan un impacto mayor.
EMPRESA S.A.S. 70
El impacto económico es negativo en el sentido que se deben instalar mayor cantidad de

equipos lo que representan mayor consumo de energía eléctrica.
El proyecto generaría más empleo, puesto que para la implementación y puesta en marcha se
requiere más mano de obra calificada lo que genera un impacto social importante para la sociedad.
Estos impactos se relacionan principalmente con el uso de la energía eléctrica por el mayor
consumo que se va a generar y por la adquisición de equipos de cómputo los que generan residuos
y CO2. En una menor proporción se generan otro tipo de residuos que no generan gran impacto en
el producto del proyecto, además que por políticas internas ya se les está dando manejo y
disposición final adecuada.
Teniendo en cuenta el rápido desarrollo de nuevas tecnologías la vida útil de los equipos de
cómputo y por depreciación se estima en 5 años.
Actualmente ya se tiene contemplado la disposición final de equipos y residuos que genera la

empresa, con procedimientos claros definidos y controlados. Existen programas de reciclaje y
separación en la fuente a nivel interno de la compañía.
7.3. Responsabilidad Social – Empresarial (RSE)
La Empresa S.A.S se preocupa por ser una empresa socialmente responsable asumiendo con
compromiso y obligación con la comunidad.
7.3.1. Matriz P5.
En esta matriz se relaciona las acciones de mejora de los diferentes impactos de tipo ambiental
que afectan el proyecto. Ver en el Apéndice G.
7.3.1.1. Conclusiones, resultados y análisis de los resultados de la matriz P5.
Las categorías de sostenibilidad halladas en el proyecto compran y puesta en marcha de un

software para la implementación de un sistema integrado en la empresa S.A.S es el de
sostenibilidad ambiental con un impacto de 6 en cuanto a la emisión de CO2 producto del
EMPRESA S.A.S. 71
combustible usado en los vehículos de la compañía, los equipos de cómputo, celulares y equipos
de aire acondicionado.
Esta matriz que se realizó nos muestra los impactos a los cuales el proyecto debe enfocarse y
realizar mejoras para la sostenibilidad de este.
7.3.2. Estrategias, objetivos, metas e indicadores de sostenibilidad del proyecto.
Para cumplir con las metas trazadas para cada una de las estrategias se evidencia en el
Apéndice H. (Estrategias, objetivos y metas).
7.3.3. Matriz de requisitos legales.
Esta tabla sirve para mostrar todos los requisitos que legalmente debe cumplir el proyecto en
cuanto al tema ambiental. Ver Apéndice I.
8. Gestión de la Integración del Proyecto
8.1 Acta de Constitución
El acta de constitución de proyecto se puede apreciar en el ¡Error! No se encuentra el origen

de la referencia.
8.2 Registro de supuestos y restricciones

8.2.1 Supuestos.
a) Se cuenta con la disponibilidad total del presupuesto para realizar el proyecto.

b) Los recursos físicos, humanos, tecnológicos y de infraestructura están a disposición del
proyecto.
c) La Gerencia de La Empresa S.A.S está comprometida a las reuniones de planificación y
toma de decisiones.
d) Disponibilidad de tiempos de las personas a capacitar en el Software SINCO ERP.
EMPRESA S.A.S. 72
8.2.2 Restricciones.
a) No se debe superar el valor del presupuesto.

b) El software debe cumplir con licenciamiento legal.
c) Horario de trabajo de lunes a viernes de 8:00 am a 1:00 pm y 2.00 pm a 5:00 pm.
d) Se realizarán capacitaciones presenciales y en las salas de la Empresa S.A.S.
8.3 Plan de Gestión de Beneficios
A continuación, desde la figura 22 a la figura 25 se mostrarán los beneficios que se consideran

más importantes en el proyecto para la implementación de un software ERP para control de
proyectos en la Empresa S.A.S.
BENEFICIO 1:
Beneficios objetivo Optimizar recursos
Alineación estratégica Organización de las áreas involucradas adecuadamente para conseguir
optimizar los recursos y los tiempos.
Plazo para obtener los beneficios 12 meses
Dueño de los beneficios La Empresa S.A.S.
Métricas 20% de reducción en tiempos muertos contra cantidad de recursos
disponibles
Supuestos Software implementado, puesta en marcha.
Riesgos Manejo erróneo del software por parte de las personas involucradas
Figura 22. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1. Fuente: elaboración propia
BENEFICIO 2:
Beneficios objetivo Medio Ambiente
Alineación estratégica Administrar adecuadamente los recursos tecnológicos
para contribuir al medio ambiente, con el lema de cero
papeles.
Métricas 90% Reducción de papel
Supuestos Preservar el medio ambiente
EMPRESA S.A.S. 73
BENEFICIO 2:
Riesgos Hacer mal uso de los recursos y no contribuir con la
disminución de los índices de contaminación

BENEFICIO 3:
Beneficios objetivo Información real actualizada de todas las áreas
Alineación estratégica Procesos con mayor trazabilidad con los cuales se podrá
obtener una respuesta más eficiente con los clientes y
proveedores.
Métricas Satisfaccion de los clientes y proveedores en
su totalidad
Supuestos Personal dispuesto al cambio
Riesgos Información no actualizada

BENEFICIO 4:
Beneficios objetivo Reducir el tiempo en los procesos.
Alineación estratégica El proyecto nace de la necesidad de buscar una reducción de
gastos.
Métricas 15% de reducción en la respuesta entre procesos.
Supuestos Se cuenta con el presupuesto requerido para el proyecto
Riesgos La incorporación insuficiente del proyecto en la operación
empresarial.
8.4 Plan de Gestión de Cambios
El control integrado de cambios para el proyecto consiste en poder revisar y supervisar todas
las solicitudes de cambio, aprobar los que sean convenientes y gestionar la implementación de los
cambios a los entregables. De igual manera aplicarlos a los documentos generados, a la
EMPRESA S.A.S. 74
actualización del plan para la dirección del proyecto y a los activos de los procesos de la
organización.
8.4.1 ¿Cuándo se deberá realizar?
Este plan intervendrá durante todo el ciclo de vida del proyecto y está orientado a identificar,
documentar, gestionar y controlar los cambios del proyecto.
8.4.2 ¿Cómo se deberán tratar las solicitudes de cambio?
Las solicitudes de cambio de cambio se deberán tratar según el impacto positivo o negativo
que tengan en todas las variables del proyecto; estas se estudiarán y/o analizarán para ser aprobadas
o ser rechazadas en su defecto, y las que son aprobadas se pasarán al comité de control integrado
de cambios.
Este proceso se llevará de acuerdo con:
Aplicación de herramientas: análisis de datos, empleo Software de Gestión de Proyectos, entre

otros.
Establecimiento de reuniones con el equipo de trabajo.
Consideración del apoyo de personas que tengan un juicio técnico y profesional adecuado.
Será responsabilidad el director de proyectos verificar la correcta implementación de todas

aquellas solicitudes de cambio que fueron aprobadas para el proyecto.
Los cambios solicitados al proyecto serán clasificados como de Alto Impacto y de Bajo
Impacto:
Alto impacto: implican modificaciones que por su magnitud podrían llegar a afectar lo
definido en el alcance, los objetivos del proyecto o de los procesos que lo constituyen; como los
cambios en las necesidades y/o expectativas de las partes interesadas, cambio en estructura
EMPRESA S.A.S. 75
organizacional, cambios en los procesos, cambios en el producto/servicio, disponibilidad de

recursos; entre otros.
Bajo impacto: implican modificaciones que por su alcance podrían llegar a afectar lo definido
en los procedimientos sin tener efecto mayor sobre los procesos; como estar asociadas a cambios
partes relacionados en documentos aprobados previamente, como lo son procedimientos,
instructivos, formatos o indicadores.
8.4.3 ¿Cómo se comunicarán los cambios?
El plan de control integrado de cambios del proyecto proporcionará el mecanismo que

consiente, al equipo de dirección del proyecto, comunicar a los interesados, de manera sistemática,
todos los cambios aprobados y denegados en el proyecto.
Muchas veces, una falla en la comunicación debido a malentendidos, informes confusos y

falta de claridad puede provocar que los cambios se apliquen de forma incorrecta, o no lleguen a
aplicarse.
Ningún actor debe desestimarse. Los directivos, socios, patrocinadores y, por supuesto, el
equipo de trabajo deben ser notificados y estar al tanto de los nuevos procedimientos.
8.4.4 Comité del Control Integrado de Cambios del Proyecto.
Tiene la función de gestionar todas las solicitudes aprobadas para el proceso de control
integrado de cambios.
El director de proyectos y su equipo de trabajo estarán a cargo de la supervisión y el control

del proyecto; mientras que el proceso de control integrado de cambios, supera el nivel de autoridad
del director de proyectos y solo estará a cargo del comité del control integrado de cambios.
Dentro del equipo de la dirección del proyecto se definirá un miembro que ejercerá las
funciones de autoridad competente para la autorización o rechazo de una solicitud de cambio, es
decir, si aplica o no.
EMPRESA S.A.S. 76
Ahora bien, los cambios que serán aprobados por el comité de control de cambios del proyecto
serán los que tengan gran impacto sobre el proyecto y que influyan sobre:
Acta de constitución del proyecto.
Alcance del proyecto.
Plan para la dirección de proyecto.
Registro de interesados y matriz de registro de requisitos.
Si los cambios son menores o de bajo impacto, los podrá aprobar el comité de dirección del
proyecto directamente.
El comité del control integrado de cambios estará compuesto por los siguientes miembros y
con las características descritas en la figura 26.
8.4.5 Entradas al proceso de control integrado de cambios.
Conocer el plan para la dirección de proyecto: sin perder de vista las proyecciones de avance
respecto a la línea base.
Informes de desempeño de trabajo: medición de productividad y desempeño.
Solicitudes de cambio: formularse por escrito y redactadas debidamente para evitar

malentendidos e incluyen acciones correctivas o preventivas.
Documentos del proyecto: registro de requisitos, registro de riesgos, activos de la empresa,

etc.
EMPRESA S.A.S. 77
CÓDIG DENOMINACI PARTICIPACIÓN

EMPRESA ROL OBSERVACIONES
O ÓN VOZ VOTO
Es el responsable de garantizar la exitosa
Equipo del EMPRESA
AA1 implementación del Software EROP al interior de SI SI
proyecto S.A.S.
la compañía.
Responsable de garantizar los recursos
EMPRESA necesarios para el normal desarrollo del
AB2 Sponsor SI SI
S.A.S. proyecto, tiene la responsabilidad de aprobar los
cambios y garantizar que estos se lleven a cabo.
Equipo Base Grupo responsable de garantizar el normal

AB3 SINCO ERP desempeño de actividades planificadas para el SI SI
SINCOSOFT
proyecto.
El comité del
Realizar control del proyecto y velar por el control integrado
cumplimiento dentro de los tiempos de cambios se
establecidos. Mantener la comunicación al reunirá el primer
Director de EMPRESA
AB4 interior de la compañía, sobre la ejecución y SI NO
Proyecto S.A.S. día hábil de cada
avance del proyecto. Citar y garantizar la semana durante
asistencia del equipo del proyecto a las sesiones todo el ciclo de
programadas con SINCOSOFT. vida del proyecto.
Realizar seguimiento a las actividades asignadas Horario de
y velar por su cumplimiento dentro de los 08:00AM y con
tiempos establecidos. Mantener la comunicación una duración de 1
Líderes EMPRESA
BB5 al interior de la compañía, sobre la ejecución y SI SI hora.
Funcionales S.A.S.
avance del proyecto. Citar y garantizar la
asistencia del equipo del proyecto a las sesiones
programadas con SINCOSOFT.
Debe garantizar la exitosa implementación de la
Consultor
BB6 SINCO ERP herramienta SINCO ERP y demás tareas SI SI
SINCOSOFT
asignadas al proyecto.
Responsables de desarrollas las habilidades para
USUARIOS
EMPRESA el uso de la herramienta SINCO ERP, mediante la
BB7 (representant NO NO
S.A.S. asistencia a capacitaciones impartidas y la
e)
aprobación de las evaluaciones del software.
Figura 26. Conformación del comité del control integrado de cambios. Fuente: Empresas
S.A.S. 2021.
8.4.6 Gestión de Solicitud de Cambio.
Para la gestión del plan de control integrado de cambios del proyecto se define:
EMPRESA S.A.S. 78
Cualquier interesado podrá detectar una necesidad y realizar la respectiva solicitud de cambio,
formalizándola de manera escrita.
Recepción de la solicitud y será estudiada por la autoridad definida, quien evaluará el impacto
positivo o negativo para el proyecto, y emitirá en un principio la autorización o rechazo de la
solicitud de cambio.
Si el cambio aplica, la autoridad dará el visto bueno para la solicitud de cambio y de esta forma
pasará al comité del control integrado de cambios, ver Apéndice L.
El comité del control integrado de cambios realizará la recepción de la solicitud de cambio, en

la que se evaluará las consecuencias e implicaciones, y pronunciará la decisión tomada, teniendo
en cuenta que:
La evaluación de alternativas deberá incorporar una opción que represente el menor riesgo e
impacto para el proyecto:
Documentar la solicitud de cambio de forma tal que le dará un número de identificación y

registrarla en el formato de Registro de Solicitud de Cambios.
La toma de decisión deberá ser llevada a votación por el comité del control integrado de
cambios.
Actualización del plan para la dirección del proyecto: la línea base y el plan para la gestión de
cambios.
EMPRESA S.A.S. 79
DETECCIÓN DE LA
NECESIDAD
1. Formalizar de manera escrita
2. Recepción y estudio de viabilidad
RECHAZADA
3. Caracterización
de Impacto
ACEPTAD
A
3. Comité del Control Integral de Cambios:
- Alternativas de menor riesgo e impacto.
- Toma de decisión.
- Documentación e identificación.
4. Registro de solicitud de cambio
NO
5. ¿Se Aprueba?
SI
6. Actualizar Plan Dirección del Proyecto
7. Registrar en la Matriz de Control Integrado de cambios
8. Comunicar a las partes interesadas
MONITORIZAR Y
GESTIONAR
Figura 27. Diagrama de flujo: Gestión de Solicitud del Cambio. Fuente: Empresa S.A.S, 2021
EMPRESA S.A.S. 80
Se realizará la documentación de todos los cambios, tanto aprobados como denegados.

Además de incluir el impacto causado de acuerdo con el cambio aprobado en el proyecto
Registrar el cambio aprobado en el formato de Matriz de Gestión Integrado de Cambios (Ver

Figura 28).
Comunicar a las partes interesadas.
Monitorizar el cambio y gestionar el ciclo de mejoramiento del plan de gestión integrado de

cambios.
8.4.7 Salidas al proceso de control integrado de cambios.
Una vez aprobado el cambio se registrará en el plan de dirección del proyecto y se actualizará
en la línea base del proyecto, dejando establecido:
Solicitudes de cambio aprobadas o denegadas.
Actualización del registro de cambios, tanto las aprobadas como las denegadas.
EMPRESA S.A.S. 81
MATRIZ DE REGISTROS DE CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

NOMBRE
PROPUESTO
No. ID DEL ROL ÁREA FECHA APROBADO RECHAZADO % EJECUTADO RECURSOS DESCRIPCIÓN
POR
CAMBIO
Figura 28. Formato Matriz de Registro de Control Integrado de Cambios. Fuente: Empresa S.A.S, 2021
EMPRESA S.A.S. 82
9. Gestión de los Interesados del Proyecto
9.1 Registro de los Interesados
Una vez identificados los interesados del proyecto y categorizados, se procede a realizar la
matriz de registro de interesados como se muestra en el Apéndice HH, donde se llevará a cabo la
evaluación y clasificación de estos.
9.2 Plan de Involucramiento de los Interesados
Para la planificación de involucramiento se realizó un análisis de interesados, donde se evaluó

quiénes son los interesados que afectarán el proyecto para poderlos involucrar, luego se planteó la
matriz de evaluación de involucramiento como herramienta para evaluar como el interesado afecta
o ayuda al proyecto y qué se desea de ese interesado o donde se desea tenerlo para ayudar a cumplir
los resultados.
Con el fin de establecer en qué posición se desea que estén los interesados y en donde se
encuentran actualmente, se muestra en la figura 29. Siendo D la posición deseada y A la posición
actual.
EMPRESA S.A.S. 83
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS

Código Nombre Desconocedor Reticente Neutral Apoyo Líder
AB1 Equipo del Proyecto AD
SINCOSOFT /La Empresa
S.A.S
AB2 Sponsor –La Empresa AD
S.A.S
AB3 Equipo Base- SINCOSOFT A D
/La Empresa S.A.S
AB4 Director de Proyecto –La A D
Empresa S.A.S
BB5 Líderes Funcionales La A D
Empresa S.A.S
BB6 Consultor- SINCOSOFT A D
BB7 Usuarios La Empresa A D

S.A.S
Figura 29. Matriz de evaluación de los interesados. Fuente: Los autores.
Conociendo la causa raíz de la falta de involucramiento de los interesados del proyecto y en

donde se desea tenerlos, para que no se vea afectado el resultado y los objetivos del mismo, se
realiza las estrategias para involucrarlos, mantenerlos o llevarlos a donde se desea y así garantizar
la satisfacción de los interesados. Ver Apéndice L.
El director de proyecto realizará un seguimiento periódico sobre el involucramiento de cada

uno de los interesados, conociendo en cada mesa técnica su punto de vista o interés sobre el avance
del proyecto, si se tiene alguna objeción se dará a conocer para poder atenderla y poder afianzar
cada día más a los interesados con el proyecto evitando así corto circuitos en la ejecución de este.
EMPRESA S.A.S. 84
10. Gestión del Alcance del Proyecto
10.1. Plan de Gestión del Alcance
A continuación, se presentan el plan de gestión del alcance, para el proyecto a implementar en

la Empresa S.A.S. identificando el enfoque de la gestión del alcance, los roles y responsabilidades
de las personas designadas en la organización para ejecutarlo.
10.1.1. Enfoque de la gestión del alcance.
La Empresa S.A.S, el director del proyecto, estará encargado de definir la declaración del
alcance, realizar la estructuración del desglose del trabajo EDT y del diccionario de datos de la
EDT
Adicionalmente el líder del proyecto de la Empresa S.A.S., junto con los líderes funciónales,
se encargarán de documentar la medición del alcance del proyecto. Cualquier cambio en el alcance
del proyecto deberá ser evaluado en comités de seguimiento por las direcciones y líderes
funcionales, con el fin de poder establecer cómo afecta el cronograma y presupuesto del proyecto.
Finalmente, en el caso de que el cambio del alcance afecte significativamente, la ejecución del
proyecto podrá solicitar que el nuevo cronograma sea línea base del tiempo, es decir “reducido, en
donde está establecido principalmente el inicio, el fin del proyecto y los hitos importantes del
proyecto” (Muñoz, 2017).
10.1.2. Cargos y responsabilidades del equipo.
Para el desarrollo del presente proyecto, la Empresa S.A.S., ha designado el equipo de trabajo,
el cual tendrá los cargos y responsabilidades designadas como se muestra en el Apéndice B y que
se menciona en el apartado de Gestión de los Recursos.
10.1.3. Validación del alcance.
Durante la implementación del software, el líder del proyecto realizará el seguimiento

semanalmente al avance y ejecución del mismo, identificando los problemas que se puedan
presentar en las diferentes plataformas adquiridas para el control de proyectos en la Empresa
EMPRESA S.A.S. 85
S.A.S., esto será informado al profesional asignado por parte de SINCO ERP, subsanado los
inconvenientes en el manejo del software; en el que se realizará la entrega formal de este mediante
un informe formal de indicadores de fallas presentadas y solventadas, al líder de proyecto que
recibirá el mismo a satisfacción e informará a su vez al gerente de proyecto.
10.1.4. Control del alcance.
El líder de proyecto y los líderes funcionales realizarán el control del alcance del proyecto,
para lo cual utilizarán la estructura de desglose EDT y su respectivo diccionario.
10.2. Plan y Matriz de Trazabilidad de Requisitos
El plan para la gestión de la trazabilidad de los requisitos del producto o servicio (ver Apéndice
M), que vincula los mismos requisitos, desde su origen hasta los entregables que lo validan y
aceptan al cierre del proyecto o entrega del producto / servicio:
Recopilar, determinar y gestionar las necesidades y los requisitos del producto o servicio; a
través de reuniones y entrevistas dadas por los interesados.
Mantener la monitorización y control del estado de cada uno de los requisitos establecidos en
la matriz de trazabilidad, en cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto.
Gestionar adecuadamente las expectativas de los interesados y asegurar el cumplimiento de

los requisitos relacionados al proyecto o producto.
Documentar los entregables del proyecto.
Documentar los procedimientos y las lecciones aprendidas.
En la figura 30 se muestra las abreviaturas que se utilizaran en la matriz de trazabilidad de

requisitos para mayor entendimiento.
EMPRESA S.A.S. 86
Nivel de Prioridad Estado Actual

Estado Abreviatura
Nivel Abreviatura
Activo AC
Alto AT Cancelado CA
Medio MD Diferido DI
Bajo BJ Cumplido CU
Figura 30. Abreviaturas para Matriz de Trazabilidad de Requisitos. Fuente: Universidad Piloto
2020.
10.3. Enunciado del Alcance
Implementación del software de planificación de recursos empresariales EPR, en la Empresa

S.A.S., para el control de proyectos en los procesos de construcción, calidad, recursos humanos,
contabilidad y comercialización, que este orientada hacia tener una visión global, flexible y
digitalizada de estos procesos.
Esta implementación para el control de proyectos llevará al aumento de la competitividad con

la estandarización y simplificación de los procesos, en el sector económico en el que se encuentra
la EMPRESA S.A.S., que es el de construcción de vivienda VIS / VIP / estratos 4, 5 y 6, y
mantenimiento de edificaciones / oficinas; permitiendo tener una información rápida, en tiempo
real, confiable, funcional y respaldada en una base de datos centralizada.
10.3.1 Descripción del producto.
El proyecto consiste en su objetivo general a la implementación del software ERP (Sistema de

planificación de recursos empresariales); que radica en programa o licencia de software, en el que
se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución
e incluso la gestión de recursos humanos (Sinco ERP, 2020).
El software seleccionado para su implementación, es especializado en el sector de la

construcción en el sector económico en el que se encuentra la EMPRESA S.A.S., dado que a través
de un solo sistema se administra la información de todas las áreas funcionales en línea, éstas son
las herramientas que apoyan cada proceso en la compañía: administración de proyectos; gestión
EMPRESA S.A.S. 87
del talento humano; comercialización de bienes y raíces; sistema de gestión de calidad; maquinaria
y equipo, y sistema de gestión de proyectos.
10.3.2 Entregables del producto.
Durante la ejecución del presente proyecto los entregables del producto, que estará a cargo del
proveedor de la solución SINCO ERP serán:
a) Ficha técnica del software.

b) Programa de implementación de este por parte de SINCO ERP.
c) Garantía de utilización de software.
d) Informe de visitas de soporte realizadas.
10.3.3 Entregables del proyecto.
Los entregables del proyecto estarán a cargo del líder de proyecto designado por la Empresa
S.A.S., para la ejecución de este y son, los que se relacionan a continuación:
a) Estudio de mercado para selección de software.

b) Adquisición del software.
c) Informes de implementación de software.
d) Informe formal de capacitaciones por módulo.
e) Pruebas funcionales de operación entre módulos.
f) Acta de recibo a satisfacción.
10.3.4 Criterios de aceptación del proyecto.
A continuación, se relacionan los criterios para la aceptación del Software para el control de
proyectos en la Empresa S.A.S:
Desempeño del software, en los diferentes módulos de trabajo,
Claridad en las capacitaciones realizadas.
Rapidez de consulta en la “Nube” para ejecución del software.

EMPRESA S.A.S. 88
Pruebas de módulos y aceptación de fase.
10.3.5 Exclusiones.
El siguiente proyecto, tendrá las siguientes exclusiones para la implementación del software
ERP para la EMPRESA S.A.S, a través del proveedor SINCO ERP:
Los requerimientos en cuanto a funciones o tareas sencillas adicionales en los módulos se

tendrán que llevar a cabo a través de solicitudes en comités y aprobados por el gerente de proyecto,
antes de la fecha del 19/10/2021 como finalización de fases de diseño y desarrollo del software.
El proveedor del software ERP, no se responsabilizará por la deserción y despidos de personal

que haya recibido capacitación; además, cualquier otra solicitud de formación, se tendrá que llevar
a cabo por orden de servicio como adicional al alcance del proyecto.
Luego de la migración de información, el proveedor del software ERP no será solidario con
el correcto almacenamiento, acceso y manipulación de datos, asociados a los procesos de la
EMPRESA S.A.S.
Se prestará servicio técnico y/o mantenimiento durante el inicio o puesta en marcha del
software ERP y veinte (20) días calendario luego de la puesta en marcha u operación del software.
El proveedor ERP se encargará de que requerimientos de servicio técnico y/o mantenimiento

por fallas atribuibles a través de su funcionamiento en la “NUBE”, pero no tendrá ningún alcance
por daños o fallas en el hardware que posea la EMPRESA S.A.S., que causen fallas en el
funcionamiento del software ERP.
10.4. Estructura de Desglose de Trabajo EDT.
La EDT definida para este proyecto se divide por fases del proyecto y la componen 17
paquetes de trabajo de tercer nivel, como se puede observar en la figura 31.
EMPRESA S.A.S. 89
1. IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE PROYECTOS EN LA

EMPRESA S.A.S
1.1 DIRECCIÓN DE PROYECTO 1.2 FINANCIACIÓN 1.3 IMPLEMENTACIÓN 1.4 CIERRE DEL PROYECTO
1.1.1 CONFORMACIÓN DE 1.2.1 ASIGNACIÓN DE 1.3.1 ASIGNACIÓN DE TAREAS Y

1.4.1 ANALISIS DE RESULTADOS
EQUIPO DE TRABAJO PRESUPUESTO RESPONSABILIDADES
1.2.2 FINANCIACIÓN DEL

1.1.2 ELABORACIÓN DE ESTUDIO
SOFTWARE HASTA 1.4.2 ACEPTACIÓN Y ENTREGA
Y VARIABLES DE 1.3.2 CAPACITACIONES
IMPLEMENTACIÓN EN TODOS FORMAL DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN
LOS PROCESOS
1.1.3 INVESTIGACIÓN DE 1.2.3 ASIGNACIÓN DE 1.3.3 INSTALACIÓN DE

SOFTWARE EN EL MERCADO RECURSOS SOFTWARE Y PRUEBAS
1.1.4 ELECCION Y APROBACIÓN 1.2.4 ADQUISICIÓN DEL

1.3.4 INICIO DE OPERACIÓN
DEL SOFTWARE SOFTWARE
1.2.5 SOSTENIBILIDAD 1.3.5 CONTROL Y SEGUIMIENTO
Figura 31. Estructura de Desglose de Trabajo. Fuente: Elaboración Propia, 2020.
10.5 Diccionario de la EDT.
Los componentes del diccionario de la EDT se construyen de los paquetes de trabajo de la

EDT, como se puede observar en el apéndice N se definen 4 cuentas de control, se muestran las
tablas que hacen parte del diccionario de la EDT en cada uno de sus paquetes de trabajo.
11. Gestión del Cronograma del Proyecto
11.1. Plan de Gestión del Cronograma
En este proceso se establecerá los criterios y actividades, que se llevarán a cabo en las cuatro
(4) fases que conforman la EDT, encaminado hacia la puesta en marcha de un software ERP
(sistemas de planificación de recursos empresariales) especializad o en la actividad económica de
EMPRESA S.A.S. 90
construcción de edificaciones para uso familiar; particularmente en la construcción de vivienda de

interés social (VIS), vivienda de interés prioritario y vivienda de estratos 4, 5 y 6 en la ciudad e
Ibagué - Colombia.
11.1.1 Herramientas y técnicas.
Se tendrá el apoyo del juicio de expertos, en el desarrollo, gestión y control de cronogramas;

en el diagnóstico, selección, adquisición e implementación del sistema ERP, de acuerdo con el
sector económico en el cual se especializa la compañía constructora. Además, se tendrá el apoyo
de la realización de reuniones entre el gerente del proyecto, patrocinador, miembros del equipo del
proyecto, interesados y aquellos que tengan responsabilidad en la planificación o ejecución del
cronograma, de modo que el proyecto se direccione hacia un software de integración y
flexibilización de los procesos.
11.1.2 Duración estimada del proyecto.
El proceso desde la planeación hasta la implementación del sistema ERP, tendrá una duración
estimada de diez (10) meses; dentro de los cuales, los dos (2) últimos meses del proyecto, serán de
pruebas, capacitaciones, análisis y evaluación de resultados, para posteriormente hacer su entrega.
Esto se determinará con la secuencia de actividades de acuerdo con la EDT, especificando la
duración optimista, esperada y pesimista.
11.1.3 Software de modelación del cronograma.
Luego de definir las tareas y tiempos que involucran el proyecto mediante la guía, practicas
recomendadas y/o lineamientos del PMBOK 6ta. Edición, se empleará MS Project como software
para la modelación de las tareas para la gestión del cronograma del proyecto.
11.1.4 Nivel de exactitud.
Se contempla un margen de 10% de adicionales en contingencias en la duración de las

actividades y/o tareas.
EMPRESA S.A.S. 91
11.1.5 Unidad de medida.
Dentro del software de modelación del cronograma, el proyecto se medirá en días, en jornada
laboral lunes a viernes en horario de 08:00AM a 05:00PM dando 8 horas / día, teniendo en cuenta
1 hora almuerzo, y los sábados 08:00AM a 01.00PM dando 5 horas / día; con esto se tendría un
total horas trabajadas de 45 horas / semana.
11.1.6 Seguimiento al modelo del cronograma.
Se recibirán informes técnicos, relacionando el avance global del proyecto una vez a la
semana, siendo el lunes de cada semana el definido, para determinar medidas de control y
seguimiento, para la toma de decisiones. Estos informes se ingresarán al registro de documentos y
pasarán hacer parte de la información histórica del proyecto.
11.1.7 Variación del desempeño del cronograma.
El porcentaje de desviación en tiempo global en el desarrollo y ejecución del cronograma será

del 3%, de acuerdo con los entregables de los paquetes de trabajo definidos en la EDT.
11.1.8 Generación y entrega de informes.
A parte del informe global del avance del proyecto, se deberá generar y entregar informes de
desempeño de acuerdo con los entregables en los paquetes de trabajo. Se entregará los miércoles
de cada semana y se ingresarán al registro de documentos, y pasarán hacer parte de la información
histórica del proyecto
11.1.9 Otros.
El registro de riesgos, deberán ser incluidas dentro de las estimaciones en la planeación,

desarrollo y ejecución del cronograma del proyecto.
11.2 Listado de Actividades con Análisis PERT
Ver Apéndice O, listado actividades con análisis PERT.

EMPRESA S.A.S. 92
La ruta crítica de acuerdo con el diagrama de redes (ver apartado 11.3.) está definida por la
secuencia de actividades en la cual se realizó el análisis PERT.
Las actividades son:
3 – 4 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10 – 11 – 14 – 15 – 17 – 18 – 23 – 19 – 21 – 25 – 26 – 27 – 29 – 30 –
31 – 32– 35 – 36 – 37 – 38 – 39 – 46 – 47 – 48 – 49 – 50 – 51 – 52 – 53 – 54 – 55 – 56 – 57 – 58
– 60
Luego de obtener la ruta crítica y realizando el análisis PERT, se estandariza la probabilidad

a un valor Z en la tabla de valores de probabilidad acumulada (f) para la distribución normal
estándar, y de esta forma saber la duración del proyecto con una probabilidad del 84,1%.
Se encuentra entonces para valor 0.8413 un valor Z= 1.0

Duración del proyecto: 381 días = μ
Varianza del proyecto: 98.06
Desviación estándar del proyecto: √98.06 = 9.90
X1 = duración del proyecto al 84.1%
𝑋1 − 𝜇
𝑍= 𝑋1 = 𝑍 . 𝜎 + 𝜇
𝜎
𝑋1 = 1 . (9.90) + 381 𝑋1 = 390.9
El cálculo al 84% el similar al efectuado al 63%
El proyecto terminará con una duración de 390.9 días con una probabilidad de 84,1%, que
comparado con la probabilidad del 63% que muestra el diagrama de red, será entonces de igual
duración.
11.3 Diagrama de RED del Proyecto
También llamado diagrama de PERT nos muestra la planificación del tiempo señalando la ruta
crítica del proyecto como se muestra en el Apéndice X.
EMPRESA S.A.S. 93
11.4 Línea Base del Cronograma
Se diseñó el diagrama de Gantt en Microsoft Project con el objetivo de mostrar el listado de

actividades de la EDT y con ello lograr dimensionar tiempos y recursos requeridos por el proyecto.
Es de recordar que la línea base del cronograma se utiliza como base de comparación con los
resultados reales.
En el Apéndice R, se puede revisar las imágenes que componen la línea base del cronograma
del proyecto.
11.5 Técnicas de Desarrollar del Cronograma Aplicadas
Durante el desarrollo de las estimaciones de costos del proyecto, se presentaron interferencias

las cuales se solventaron mediante las siguientes técnicas (Ver Figura 32).
Figura 32. Interferencias cronograma de actividades, 2020. Fuente: propia

Se realiza el análisis de la interferencia de recursos presentado en el software de gestión de
cronograma – Project, y con esto se entra a implementar una técnica de compresión del cronograma
en la ventana “Team Planner” (Ver Figura 33).
EMPRESA S.A.S. 94
Figura 33. Análisis de recursos para implementación de técnicas de compresión, 2020. Fuente:
propia
De acuerdo con la Figura 35, el recurso: Profesional Tecnología e Implementación, está
causando las interferencias en las actividades:
a. Instalar la licencia de software
b. Realizar pruebas de resultados obtenidos tal como fueron requeridos
c. Realizar pruebas de prevención de fallas
d. Determinar la Interacción con otros sistemas.
Por la carga de actividades del recurso, se implementa como apoyo Director de
Implementación, que hace parte del proveedor de la solución ERP y que no genera un sobrecosto
a las actividades del proyecto, debido a que entra como figura de asesor comercial.
Esta técnica corresponde a Intensificación o “Crashing” como se muestra en la figura 34.
EMPRESA S.A.S. 95
Figura 34. Análisis de recurso e implementación de técnica Intensificación, 2020. Fuente:

propia
De igual forma la actividad 1.3.3.9 determinar capacidad recuperación de datos frente a fallas,
se consideró un recurso adicional – “Técnica Crashing”: Profesional de tecnología e
implementación (2). Se puede ver en la figura 33 en la ventana “Gantt Chart”, después de asignar
el recurso en la ventana “Team Planner”.
Por último, la actividad 1.1.4.1 cuantificar recursos necesarios, debió tener un desplazamiento
de actividades en el cronograma, eso implicó que el tiempo del proyecto pasará de 381 días, a 385
días; pero se considera aceptable para la presentación al Sponsor. (Ver Figura 35).
De acuerdo con el cronograma del proyecto se tiene que:
Fecha de inicio del proyecto: lunes 01/marzo/2020.
Fecha de finalización de proyecto: miércoles 06/Julio/2021.
Duración del proyecto: 385 días.

EMPRESA S.A.S. 96
Figura 35. Análisis de recurso y desplazamiento de actividades, 2020. Fuente: propia
12. Gestión de Costos del Proyecto
12.1 Plan de Gestión de Costos
Este plan se enfocará en el costo de los recursos necesarios para iniciar, ejecutar y finalizar de
forma exitosa las actividades que comprenden el proyecto y que fueron programadas
anteriormente. La gestión de los costos permitirá la toma de decisiones en todo el ciclo de vida del
proyecto, gracias al control y monitoreo permanente, así como la evaluación de las consecuencias
por dichas decisiones al resultado final del proyecto.
De igual manera, se tendrá que establecer puntos de medición a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, en los que se puedan evidenciar los costos recurrentes del proyecto a las partes
interesadas, sponsor y al propio director del proyecto; con el apoyo de técnicas de gestión financiera
definidas en la organización.
Se definirá el proceso de cómo se ejecutará la estimación, el presupuesto, la gestión, el

monitoreo y control de los costos del proyecto.
EMPRESA S.A.S. 97
Plan de gestión del cronograma: será una entrada al proceso, debido a que allí se encuentran
las actividades y la ruta crítica del proyecto, que indicará cuales, y cuando se necesitan los recursos,
de modo que permita aterrizar de una manera más objetiva la estimación y gestión de los costos.
Plan de gestión de los riesgos: será una entrada adicional dentro del plan de la dirección del
proyecto, en el que se tendrá identificado los riesgos asociados al proyecto, para así poderlos
analizar y cómo pueden llegar a afectar la estimación y la gestión de los costos.
Condiciones de mercado: se realizará la evaluación y selección de la demanda de la licencia

del software, en cuanto a sus características y aplicabilidad a los requisitos dados. También se
revisará las condiciones de la tasa de cambio de la divisa para la adquisición de software, buscando
con el asesoramiento de la entidad Bancaria que apoyará el financiamiento del proyecto, mejor
momento de compra y así beneficiar financieramente la compañía.
Control financiero: se deberá aplicar y tener presente en el proceso de adquisición de la

licencia del software y la renovación de la “Llave” del mismo, las políticas, procedimientos y
disposiciones contractuales organizacionales para el desembolso del dinero asignado.
Como herramienta para la estimación de los costos del proyecto:
Juicio de expertos: personal especialista en el sector económico en el que se encuentra la

compañía y que han participado en múltiples proyectos de implementación e involucramiento de
Sistemas ERP. Estos especialistas, con relación a las actividades, darán con precisión los recursos
necesarios e inclusive los costos asociados a cada recurso.
Análisis de datos: debido a que si el costo para la implementación de software ERP, supere el
monto de inversión anual de la compañía; se considerará, la alternativa de financiación del 40%
del costo total del proyecto será con el sector bancario del país. El recurso propio equivalente al
60% de inversión inicial, estará repartido en las primeras fases del proyecto y el 40% restante estará
direccionado principalmente para las pruebas funcionales, arranque, normalización y
estandarización de los procesos.
Reuniones: se llevará a cabo reuniones exclusivas de gestión de costos del proyecto, al inicio
y final de cada fase, para analizar, evaluar y proceder con la toma de decisiones. Adicionalmente,
EMPRESA S.A.S. 98
se llevará a cabo en las reuniones de obra semanal, un apartado, dond e se mencionará un informe
de pérdidas y ganancias; así como la utilidad y el porcentaje de avance del proyecto a la fecha.
Unidad de medida: el proyecto posee principalmente un recurso humano, que comprende el

personal técnico de sistemas que suministra el software ERP y el personal de planta da la
Compañía, y que, a su vez, serán los usuarios finales de este software ERP. Este se medirá en días,
en jornada laboral lunes a viernes en horario de 08:00AM a 05:00PM dando 8 horas / día, teniendo
en cuenta 1 hora almuerzo, y los sábados 08:00AM a 01.00PM dando 5 horas / día; con esto se
tendría un total horas trabajadas de 45 horas / semana. Para los recursos físicos como internet,
computadores y otros; se considerará las horas trabajadas promedio por equipo.
Nivel de precisión: el grado de redondeo de las cantidades o montos de dinero, se llevarán a

dos (2) cifras decimales en las estimaciones de los costos del proyecto y en la respectiva definición
del presupuesto.
Nivel de exactitud: se tendrá un rango aceptable de (+/- 10%) que se utilizará en las reservas
de contingencia en actividades y/o paquetes de trabajo de la EDT. Se debe tener claro que NO se
tendrán en cuenta reservas de gestión, ya que el precio global de la oferta económica comprende
un precio único hasta la implementación y estandarización de los procesos de la compañía.
Umbrales de control: se tendrá en cuenta el control y seguimiento de los costos del proyecto,
un umbral de desviación del 3% permisible, antes de que sea necesario tomar alguna acción
correctiva o decisión por parte del Gerente del Proyecto. Este indicador será entregado a través de
informes semanales de avance del proyecto.
Formatos es informes: como se mencionó, el equipo de trabajo suministrará el informe

semanal de costos de acuerdo con el avance del proyecto y un informe semanal de indicador de
pérdidas y ganancias, con relación a los entregables en el cronograma de trabajo. Estos informes
entregados en comités de fin de semana, permitirá la toma de decisiones para subsanar posibles
desviaciones al presupuesto establecido.
Registro de documentos: todos los documentos generados durante el plan de gestión de costos
del proyecto, como la consideración de los riesgos en el impacto de en las estimaciones de los
EMPRESA S.A.S. 99
costos y presupuesto del proyecto, serán registrados dentro de la matriz de documentos de la

organización y servirán como entradas a otros procesos; además de ser una guía en la aprobación
del plan de gestión de costos del proyecto y como lecciones aprendidas aplicadas a fases más tardías
del proyecto.
12.2 Estimación de Costos en MS Project
De acuerdo con la asignación de recursos y sus respectivos costos a cada una de las actividades
en los paquetes de trabajo, se muestra en MS Project la estimación de los costos tal como se ve en
el Apéndice P.
12.3 Estimación Ascendente y Determinación del Presupuesto
Se realiza la estimación del costo de forma ascendente, en el que se determina el costo de los
recursos asignados a cada una de las actividades y que se especificaron en el MS Project como se
muestra en el Apéndice Q.
La implementación del Sistema ERP se seleccionó para uso en la nube, donde el proveedor se
encarga de su nivel de seguridad, soporte y mantenimiento. El costo directo de esta licencia está en
$150.000.000 al año, y se tiene en cuenta que esta implementación incluye las actualizaciones
ofrecidas por SINCO ERP.
Se obtiene un total en las cuentas de control y para las actividades se tiene en cuenta la Reserva
de contingencia para obtener la línea base de costo del proyecto por una suma de $454.916.043,75.
Para finalizar y obtener el presupuesto tal de la implementación del Sistema ERP y aunque
este tipo de proyectos tiene un precio global, se considera una reserva de gestión del 12% para un
total de $509.505.969,00.
13. Gestión de Recursos del Proyecto
Actualmente la compañía busca integrar y flexibilizar sus procesos con la implementación de

un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) que permita la planificación, la
estandarización y la obtención de una visión general de la compañía; según los requisitos dados
EMPRESA S.A.S. 100
por los interesados identificados, ajustándose al presupuesto aprobado, teniendo en cuenta tiempo
límite de ejecución, y el marco de cumplimiento legal para empleo de la licencia del software.
El plan de gestión de recursos para la compra e implementación del sistema ERP para el
control de proyectos de la Empresa S.A.S., contiene los lineamientos, prácticas recomendadas y
procesos para la tipificación, adquisición y asignación de recursos físicos y del equipo de trabajo.
En este plan se determinarán e identificarán, cuales recursos son necesarios para cumplir con los
requerimientos de los interesados; la programación para la adquisición de los recursos físicos como
la licencia del software, hardware, enseres y puestos de trabajo que se llegaren a necesitar; sin
olvidar la las competencias de los miembros que forman parte del equipo de trabajo para el manejo
del sistema ERP, con la necesidad de evaluar la capacitación para manejo del mismo y definir los
roles y responsabilidades de cada una de los líderes de área y/o colaboradores que interactúen con
el software, para tener una información en tiempo real y eficiente, que brinde la flexibilidad y
estandarización de procesos de la compañía.
13.1 Plan de la Gestión de Recursos

13.1.1 Generalidades del plan de gestión de los recursos.
La gestión de los recursos brinda las pautas y herramientas para estimar, adquirir, gestionar y
controlar los recursos del proyecto. Poder tipificar los recursos físicos y del equipo de trabajo,
programarlos en una línea de tiempo correctamente para su asignación, la identificación de las
necesidades de los interesados y el desarrollo de los miembros que forman parte del equipo de
trabajo permitirá llevar a cabo una gestión de recursos exitosa, orientada hacia el cumplimiento de
los objetivos del proyecto.
Adquirir la licencia de un software para la implementación de un sistema ERP, tiene como

valor agregado no solamente la transformación de la compañía digitalmente a los estándares del
mercado; sino que concede el mejoramiento en el desarrollo profesional de los miembros del
equipo de trabajo que interactúan con el software, con las capacitaciones de formación y
actualización, dando como consecuencia obtener procesos más eficientes con un alto valor
diferencial.
EMPRESA S.A.S. 101
13.1.2 Visión.
El plan de gestión de los recursos está encaminado a consolidar las herramientas y estrategias
para la identificación, adquisición, asignación y control de los recursos físicos, según los equipos
e insumos necesarios, acompañados de la funcionalidad, confiabilidad, eficiencia, disponibilidad y
soporte del software. Así mismo, este plan también está proyectado al desarrollo de los miembros
del equipo de trabajo, en su formación y capacitación para el fácil uso, adaptabilidad al manejo
fluido y rápido del software, para la ejecución y avance hacia la implementación del sistema ERP
en cada una de las fases que comprende el proyecto.
13.1.3 Requerimientos.
Este plan de gestión de los recursos precisa de algunos requerimientos de recursos tanto físicos
como de equipo de trabajo en la implementación de este software:
a) Presupuesto aprobado, tiempo de ejecución y alcance definido, en la estandarización y

flexibilización de los procesos para el control de proyectos con la implementación de un software
ERP.
b) Políticas y procedimientos de la gestión de los recursos humanos y gestión de los recursos
físicos: existentes de la compañía para conocer las normas y estrategias en los procesos de
convocatorias laborales, capacitación, desarrollo del equipo de trabajo; procesos de compra,
adquisición y suministro de equipos, herramientas e insumos.
c) Juicio de expertos: para determinar software que se adapte a la actividad económica y
procesos que lleva a cabo la compañía.
d) Estudio de mercado técnico - económica de software a implementar: con el fin de conocer
el costo – beneficio de la implementación del software ERP.
e) Identificación y caracterización de recursos físicos y de equipo de trabajo: tipo de
adquisición de hardware, muebles y enseres; contratación de técnico de soporte o capacitación de
especialista líder al interno de la compañía.
f) Cronograma de asignación de recursos físicos y de equipo de trabajo.
g) Definición de especificaciones del nivel de calidad del software: comunicación entre
módulos, sostenimiento, validación rápida de información, adaptabilidad a otros entornos técnicos,
desempeño, capacidad de recuperación de datos, entre otros.
EMPRESA S.A.S. 102
h) Pruebas funcionales en etapas de desarrollo en cada uno de los módulos y comunicación

entre los mismos.
i) Cronograma de capacitación y formación: para la facilidad en el manejo de los diferentes
módulos a los miembros del equipo de trabajo.
j) Precisión de información de resultados para los entregables definidos.
13.1.4 Beneficios.
Los beneficios esperados del plan de gestión de los recursos para la compra e implementación
del software ERP para control de proyectos en la Empresa S.A.S., se tienen:
a) Mejora la toma de decisiones: al capacitar y desarrollar los miembros del equipo de

trabajo para el fácil uso e interacción con el software ERP, da como consecuencia una
consolidación de la información en una base de datos que permite tener información fluida, rápida,
precisa y eficaz.
b) Se evitan duplicidades: gracias a los requerimientos de alto nivel de calidad en la
comunicación entre módulos del software ERP, se tiene el acceso a información centralizada de
cada uno de los módulos y la adaptabilidad entre los mismos.
c) Mejora la eficiencia y capacidad operativa: nuevamente la implementación de este
software ERP y el desarrollo de los miembros del equipo de trabajo en este entorno de trabajo,
minimiza significativamente la generación de errores asociados a factores humanos.
d) Disminución de costos empresariales: con la asignación y control de recursos físicos de
acuerdo con las necesidades del proyecto; así como con el seguimiento del desempeño de los
miembros del equipo, la retroalimentación, resolución de problemas y gestión de cambios,
permiten disminuir los costos operativos de la compañía a largo plazo.
13.1.5 Estrategia.
a) Reunir los componentes del acta de constitución del proyecto tales como la descripción
del alcance del proyecto, objetivos, cronograma, presupuesto, registro riesgos, identificación de los
interesados del proyecto; el plan para la dirección del proyecto, que incluye el plan de calidad junto
con la línea base del alcance; los documentos del proyecto como la matriz de trazabilidad de
requisitos y el registro recursos; y poner en conocimiento las políticas, métodos y procedimientos
EMPRESA S.A.S. 103
de la compañía; para finalmente poder identificar y caracterizar de manera veraz, la adquisición y

asignación de los recursos físicos y de equipo de trabajo para la ejecución del proyecto.
b) Utilizar las herramientas y técnicas del plan de gestión de los recursos: juicio de expertos
como referencia de software ERP que se adapte a la actividad económica de la compañía y el marco
legal para su implementación. También se utilizará la representación de datos en la estructura
jerárquica o matricial, para definir los roles y responsabilidades de los cargos que se encuentran
involucrados en la implementación del software ERP.
13.1.6 Objetivos del plan de gestión de los recursos.
a) Desarrollar a los miembros del equipo de trabajo por medio de formación y capacitación
del manejo del software ERP, de modo que minimice significativamente la presentación de errores
humanos y de este modo se pueda reconocer el mejoramiento en la eficiencia de la capacidad
operativa.
b) Cumplir con la adquisición y asignación de los recursos físicos del proyecto, que se
encuentran definidos en el cronograma del proyecto, para no presentar desviaciones en la ejecución
del proyecto.
c) Programar y realizar las pruebas funcionales junto con el equipo de trabajo, según las
capacitaciones llevadas a cabo, para identificar opciones de mejora e ir colocando a punto la
implementación del software ERP.
13.1.7 Alcance del plan de gestión de los recursos.
Implementación del sistema de planificación de recursos empresariales ERP para la Empresa

S.A.S.
13.1.7.1 Entregas.
a) Ficha técnica del software

b) Programa de implementación de este por parte de SINCO ERP.
c) Garantía de utilización de software.
EMPRESA S.A.S. 104
13.1.7.2 Medidas.
a) Duración implementación de software 10 meses

b) Velocidad en el servidor para la ejecución del software superior a 12 GB
c) Post-implementación de SINCO ERP a un (1) año
13.1.7.3 Exclusiones.
a) Entrega de manuales de usuario

b) Entrega de medios de instalación del software
13.1.7.4 Restricciones.
a) No se debe superar el valor del proyecto

b) Cumplir con el tiempo establecido para el proyecto
c) No superar la capacidad máxima de usuarios por sesión
13.1.7.5 Supuestos.
a) Cronograma de actividades
b) Instalaciones adecuadas
c) Equipos adecuados para las capacitaciones.
13.1.8 Factores críticos de éxito.
Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito:
a) Un aspecto importante para tener en cuenta y conseguir el objetivo del plan de gestión de
los recursos es contar con el recurso financiero destinado por la empresa y que es necesario para
capacitar y entrenar a todo el personal en el manejo del software que se va a implementar.
b) Otro aspecto importante es conseguir el mejor software ERP que requiere la empresa para
integrar todos sus procesos y que cumpla con las exigencias de los interesados.
c) Adaptar los equipos de cómputo para que puedan soportar el programa que se instalará
para la gestión de cada área.
EMPRESA S.A.S. 105
13.1.9 Clasificación de los involucrados.
El plan de gestión de los Recursos tiene el siguiente inventario de involucrados, a diferentes

niveles (figura 36).
INTERESADO IMPACTO ROL EN EL PROYECTO

Patrocinador del proyecto Alto Financiar el proyecto
Proveedores Alto Entregar insumo
Líderes del proyecto Alto Ejecutar y controlar el proyecto
Clientes Alto Comprar el producto final
Usuarios Alto Registrar las actividades en cada proceso
Gobierno Alto Fijar normativas
Figura 36. Clasificación de involucrados. Fuente: Elaboración Propia, 2020.
13.1.10 Organigrama.
13.1.10.1 Organigrama funcional del plan de gestión de los recursos.
El organigrama que se presenta en la figura 37, describe la organización básica del plan de
gestión de los recursos (Equipo).
Figura 37. Organigrama funcional de la Empresa SAS. Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S. 106
13.1.11 Roles y responsabilidades.
Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los siguientes roles y
responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
a) Patrocinador del proyecto.
Asignar los recursos para la compra y/o alquiler del software.
Participar en las reuniones de escogencia del software.
Revisión y aprobación del acta de constitución del proyecto.
b) Director del proyecto
Elaboración del acta de constitución del proyecto.
Definir la declaración de alcance.
Realizar el análisis de costo – beneficio.
Solicitar el equipo de trabajo necesario para cumplir con los objetivos.
Realizar el Plan de dirección del proyecto.
Planificar el cronograma.
Gestionar las comunicaciones.
Asistir a capacitaciones de manejo de ERP.
Velar por que los lideres funcionales asista a las capacitaciones y utilicen el Software.
Realizar el seguimiento y control al proyecto.
Efectuar los cambios requeridos y documentarlos.

EMPRESA S.A.S. 107
Mantener informada a la Gerencia.
Realizar los cambios requeridos durante la ejecución del proyecto.
Diligenciar encuesta de satisfacción por el uso del Software.
c) Equipo del proyecto (líderes de proyecto)
Seguimiento y control a las diferentes estructuras de desglose del proyecto a cargo.
Efectuar los cambios requeridos y documentarlos.
Mantener informado al director del proyecto de avances, cambios o resultados.
Capacitar al personal involucrado en la puesta en marcha del software.
Supervisión de la empleabilidad de recursos y tareas.
d) Gestor administrativo y financiero
Administra el recurso humano necesario para el proyecto.
Consecución y control de los recursos financieros de la compañía.
Participa de las capacitaciones para la puesta en marcha del software.
Vela por el bienestar y el desarrollo laboral.
Controla el cumplimiento de los lineamientos del sistema de gestión SST.
Controla y cumple con los procedimientos y normas establecidas para el sistema de gestión de
calidad y medio ambiente en la empresa.
e) Gestor de calidad
Controla y gestiona toda la documentación para el sistema de gestión de calidad de la empresa.

EMPRESA S.A.S. 108
Participa de las reuniones para implementar los diferentes procedimientos en la

implementación del software para la empresa.
f) Gestor del talento humano
Realizar todo el procedimiento de conseguir y contratar el personal necesario para el proyecto.
Se encarga del bienestar de los empleados de la empresa.
Vela por la seguridad y la salud de los empleados en la jornada laboral.
Registra e implementa normas y procedimientos hacia a la sostenibilidad y medio ambiente.
g) Líder de comercialización
Facilita los canales de comunicación y promoción para comercializar los productos resultantes
de los proyectos de la empresa.
h) Jefe de estudio y diseño
Elabora los diferentes diseños para los proyectos de la empresa.
Realiza los estudios necesarios para llevar a cabo los proyectos.
i) Líder de postventa
Realiza seguimiento y control a los resultados del proyecto.
Responsable de dar respuesta a las garantías de postventa.
j) Jefe de construcción
Responsable de la cimentación, mampostería, instalación, cubiertas, acabados y llevará a cabo

la realización del proyecto.
k) Almacenista de equipos y máquinas

EMPRESA S.A.S. 109
Lleva a cabo el control de todos los equipos y máquinas necesarias para el proyecto.
Lleva el inventario de equipos y máquinas actualizado.
l) Gestor de compras
Responsable de las diferentes compras para los procesos del proyecto.
Realizar la evaluación de proveedores.
13.2 Estimación de los Recursos
En el Apéndice EE se muestra cómo se asignan recursos por paquete de trabajo.

EMPRESA S.A.S. 110
13.3 Estructura de Desglose de Recursos (EDRe)
IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
RECURSO EQUIPO
RECURSOS FÍSICOS (96)
HUMANO (19)
DIRECTOR DE
PROYECTOS (1)
MATERIALES (56) EQUIPOS (40)
LIDERES DE
PROYECTO (2)
SILLAS (17) IMPRESORAS (5)
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1) RESMAS DE PAPEL (5) COMPUTADORES (19)
GERENTE GENERAL
(1)
ARCHIVADORES (17) CELULARES (15)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(1) ESCRITORIOS (17) PROYECTOR (1)
ANALISTA DE
MERCADEO (2)
GESTIÓN HUMANA
(1)
COMERCIALIZACIÓN
(2)
COMPRAS (1)
CONSTRUCCIÓN Y
OPERACIONES (1)
DISEÑO (2)
CAPACITADORES (2)
SOPORTE TÉCNICO
(1)
ALMACÉN (1)
Figura 38. EDRe. Fuente: Propia.

EMPRESA S.A.S. 111
13.4 Asignación de Recursos
Se relaciona en el Apéndice S, las imágenes que muestran los recursos tanto humanos como
físicos que fueron asignados al proyecto y que son utilizados para poder determinar los costos del
proyecto.
13.5 Calendario de Recursos
Se muestra la disponibilidad de los recursos en la línea de tiempo del proyecto en Project en

el Apéndice T.
13.6 Plan de Capacitación y Desarrollo del Equipo
Para el plan de capacitación se tiene en cuenta unas fechas estimadas de acuerdo con el inicio
del proyecto (ver figura 39).
EMPRESA S.A.S. 112
FECHA DE LA
ITEM NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN DIRIGE RECIBE LA CAPACITACIÓN DURACIÓN COSTO
CAPACITACIÓN
GESTIÓN DE PROYECTOS SEMANA 1 DE INICIO DEL REFRIGERIOS
1 1 HORA
5 PERSONAS PROYECTO $ 100.000
GESTIÓN DE RRHH SEMANA 2 DE INICIO DEL REFRIGERIOS
2 1 HORA
CONOCIENDO LOS PROCESOS PERSONA ASIGNADA POR LA GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS SEMANA 3 DE INICIO DEL REFRIGERIOS
3 1 HORA
DE MI EMPRESA GERENCIA 2 PERSONAS PROYECTO $ 40.000
GESTIÓN DE CALIDAD SEMANA 4 DE INICIO DEL REFRIGERIOS
4 1 HORA
CONTABILIDAD SEMANA 5 DE INICIO DEL REFRIGERIOS
5 1 HORA
GESTIÓN DE PROYECTOS SEMANA 6 DE INICIO DEL REFRIGERIOS

6 1 HORA
GESTIÓN DE RRHH SEMANA 7 DE INICIO DEL REFRIGERIOS

7 1 HORA
SOFTWARE DE INTEGRACIÓN
GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS SEMANA 7 DE INICIO DEL REFRIGERIOS
8 SINÓNIMO DE EFICIENCIA Y DIRECTOR DE PROYECTO 1 HORA
CONFIABILIDAD
GESTIÓN DE CALIDAD SEMANA 8 DE INICIO DEL REFRIGERIOS

9 1 HORA
CONTABILIDAD SEMANA 8 DE INICIO DEL REFRIGERIOS

10 1 HORA
TODAS LAS AREAS SEMANA 9 DE INICIO DEL REFRIGERIOS

11 TRABAJO EN EQUIPO DIRECTOR DE PROYECTO 2 HORAS
HORA DE CAPACITACION $200.000 X 8 horas.

GESTIÓN DE PROYECTOS SEMANA 10 DE INICIO
11 8 HORA TOTAL $1.600.000
5 PERSONAS DEL PROYECTO
+ Refrigerios $ 200.000 = $1.800.000

GESTIÓN DE RRHH SEMANA 11 DE INICIO
12 8 HORA TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000
CONOCIMIENTO, USO Y HORA DE CAPACITACION $200.000 X 8 horas.

CAPACITORES EMPRESA QUE GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS SEMANA 12 DE INICIO
13 MANEJO DEL SOFTWARE SINCO 8 HORA TOTAL $1.600.000
SUMINISTRA EL SOFTWARE 2 PERSONAS DEL PROYECTO
ERP + Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000

GESTIÓN DE CALIDAD SEMANA 13 DE INICIO
14 8 HORA TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000

CONTABILIDAD SEMANA 14 DE INICIO
15 8 HORA TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000
Figura 39. Plan de capacitación. Fuente: propia

EMPRESA S.A.S. 113
13.6.1 Desarrollo del equipo.
Todos los equipos de trabajo se organizan para obtener unos objetivos, pero no se debe olvidar
los objetivos individuales de cada integrante, ya que estos son fundamentales para la motivación a
desempeñar sus actividades con un rendimiento óptimo.
Regularmente estas motivaciones no se contraponen, sino que se complementan, ya que los

objetivos en equipo de trabajo son similares a las motivaciones individuales, como el deseo de
estabilidad o el de ver reconocido su trabajo.
Así las cosas, al hablar de motivar y recompensar al equipo se hace referencia al proceder de
la empresa dirigidas a atraer a los colaboradores con vistas a conseguir un fuerte compromiso con
el trabajo.
A continuación, algunas estrategias para motivar y recompensar al equipo que llevara a cabo
la adquisición e implementación del SOFTWARE ERP en la empresa son:
1. Desarrollo de formación: Se realizará una encuesta de las necesidades y gustos de los

colaboradores para organizar un cronograma de formación, cursos o conferencias con coaching que
se puedan detectar como fuente de aprendizaje e interacciones, por supuesto deben de estar acordes
a los intereses del colaborador, estos eventos pueden estar relacionados con su área, tendencias,
alguna charla con algún profesional de trayectoria, etc.
Por otra parte, los colaboradores se capacitarán en el manejo del SOFTWARE ERP SINCO
para fortalecer sus habilidades y se les certificará por parte de la empresa aliada, por lo cual les
servirá para sus hojas de vida, para ello tendremos algunas presenciales y otras virtuales para mayor
flexibilidad, en las presenciales se les ofrecerá refrigerios y pausas activas.
2. Día de cumpleaños: Los cumpleaños siempre serán una fecha especial y se quiere compartir
con aquellas personas especiales, por esta razón la empresa sumistrará a sus colaboradores un día
libre durante el mes que cumpla años para que lo festeje con sus seres queridos, este se deberá
solicitar al jefe inmediato como mínimo con 15 días de anterioridad para poder ser aprobado y
disfrutado.
EMPRESA S.A.S. 114
3. Almuerzo para el equipo de trabajo: Una vez al mes se realizará una invitación a almorzar
por parte de la empresa a un grupo de trabajo para compartir y manifestar los logros obtenidos,
resaltar un buen desempeño grupal o individual, u otros motivos positivos.
4. Eventos sociales: En la Empresa S.A.S. se llevara a cabo tres festejos durante el año, que
serán el día de cumpleaños de la empresa donde se realizaran actividades donde se fortalezca el
compromiso con ella y los haga sentir orgullosos de hacer parte de ella, otra fecha será la
celebración de amor y amistad lo que permitirá fortalecer la unión de grupo indicando palabras y
acciones sobre los compañeros y jefes y por último, se festejará el fin de año con el objeto de
agradecer por un año lleno de éxitos y retos afrontados, obteniendo de la empresa un detalle para
cada colaborador y para sus hijos.
5. Promoción interna: El área de recursos humanos será la encargada de realizar las

notificaciones para el concurso de promoción interna, cada vez que se tenga una vacante los
primeros que tendrán opción serán los colaboradores que pertenezcan a la empresa y así poder
motivar al crecimiento dentro de la misma.
6. Trabajo en casa: Se realizará una encuesta para poder verificar cuales cargos pueden tomar
este beneficio, una vez se obtengan los resultados los colaboradores que puedan acceder se realizara
dos veces al mes con previa solicitud y autorización de su jefe inmediato, estos días no se podrán
tomar en una misma semana. El objetivo de esta recompensa es que el trabajador pueda compartir
mayor tiempo con sus familias y mascotas.
7. Bonificaciones: Estas se ofrecerán a los colaboradores que cumplan con los objetivos
propuestos ya sean por proyecto o por anualidad, sus jefes inmediatos reportarán al director de cada
proyecto o área quien cree se merece esta bonificación con sus respectivos soportes. Por otra parte,
esta bonificación no será prometida u ofrecida antes de iniciar el proyecto o trabajo sino al final
para no generar expectativas a los colaboradores, estas bonificaciones pueden ser en dinero o en
viajes de descanso.
EMPRESA S.A.S. 115
13.6.2 Control y gestión de recursos
Controlar los recursos es el proceso de asegurar que los recursos que se adjudicaron al proyecto
estén disponibles como se planificaron cuando se requieran y de monitorear su utilización teórica
vs la real y tomar correctivos según la necesidad. Podemos tener un control preventivo, que se
realiza antes de tomar alguna acción, un control concurrente el cual se hace durante los procesos y
uno de retroalimentación que se realiza al finalizar el proceso. El control sobre los recursos se hace
necesario para actuar ante amenazas que puedan llegar a afectar el proyecto para controlarlos se
requieren entre otros documentos como cronogramas, recursos físicos asignados, estructuras de
desglose del recurso, registros de incidentes, registro de riesgos, lecciones aprendidas, procesos
para compras.
Las herramientas que se pueden utilizar entre otras son:
a. Análisis de alternativas, donde se evalúan las diferentes opciones para corregir desvíos
en los recursos.
b. Análisis costo beneficios, acá se decide la mejor alternativa para corregir desvió de
recursos.
c. Recursos de desempeño, acá se compara el estado de recursos usados vs los planificados.
d. Resolución de conflictos, donde se solucionan problemas con relación a disponibilidad
de recursos compartidos, dañados por uso o incumplimiento de proveedores.
13.6.3 Evaluación de Desempeño
La evaluación de desempeño estará enfocada hacia los líderes de área quienes son los
responsables del contacto directo en el ingreso de datos y obtención de informes (resultados). Esta
evaluación se realizará en tres (3) aspectos:
1. Desempeño.
2. Actitudes.
3. Habilidades.
EMPRESA S.A.S. 116
Esta evaluación de desempeño reflejará indicadores en sus habilidades tanto blandas, como en
sus habilidades duras. Y se realizará a través del departamento de RRHH, quienes tabularán y se
obtendrán los resultados para determinar sus fortalezas y donde están las oportunidades de mejora.
A continuación, se muestra el formato P-EDP-001 para realizar la evaluación de desempeño

de los líderes de área y que permitirá inferir el resultado en el desempeño de su equipo de trabajo:
EMPRESA S.A.S. 117
P-EDP-001
EMPRESA S.A.S EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE PERSONAL VERSIÓN 1
Pá gi na 1 de 1
Fecha: Código:
Proyecto
Apellidos Nombres
Nombre del Evaluado
Cargo
Nota: Lea el indicador y m arque con una “X” la opción s iendo: (1) Deficiente; (2) Aceptable; (3) Bueno, (4) Excelente.
CALIFICACIÒN
DESEMPEÑO 1 2 3 4 Comentarios
Cum ple en el m ejor grado de com prom is o hacia las
m etas trazadas por la organización.
Refleja la confiabilidad en las actividades de s u cargo,

cum pliendo con lo requerido y con la m ejor calidad.
Conoce los procedim ientos internos , políticas ,

legis lación, códigos y norm as técnicas aplicables a s u
área de trabajo.
Utiliza las herram ientas y recurs os de form a eficiente,
para des arrollar las actividades inherentes de s u
cargo.
Es reconocido interna y externam ente por cum plir con
s us com prom is os laborales .
Com prende y apoya activam ente la m is ión, vis ión y
m etas de la organización.
ACTITUDES 1 2 3 4 Comentarios
Sentido de pertenencia, capacidad de proteger los
interes es de la em pres a y adherirs e a s us
lineam ientos .
Refleja reconocim iento, res peto, lealtad, s inceridad y
colaboración.
Trabajo en equipo, form ación de grupos colaborativos y
de ayuda m utua.
Capacidad de recibir críticas , adaptabilidad a
s ituaciones difíciles y convertirlas en oportunidades de
m ejora.
Dis pos ición a as um ir retos , m otivación y as ertividad.
Hace m ás de lo requerido, va m ás allá de la
des cripción del pues to, as um e tareas extra o
com plem entarias
HABILIDADES 1 2 3 4 Comentarios
Capacidad de innovación, m ejoram iento y creatividad.
Pos tulación de alternativas de m ejora y oportunidades .
Capacidad de trans m itir la calm a y facilidad de tom a de

decis iones bajo s ituaciones de pres ión laboral.
Capacidad de s acar provecho a s ituaciones advers as .
Caris m a, liderazgo, m ediación de conflictos internos .

Mantiene en orden s us tareas inclus o cuando m aneja
m últiples tem as .
Capacidad para conocer las y m anejar dis tintas
herram ientas neces arias para el trabajo.
Puntaje Total
Firma del evaluador:________________________

Firma del
evaluado:_____________________________
Resultado de la
evaluación:__________________________________
____________________________________
Figura 40. Evaluación de desempeño. Fuente: Elaboración propia.

EMPRESA S.A.S. 118
14. Gestión de Comunicaciones del Proyecto

14.1 Plan de Gestión de las Comunicaciones
Para realizar el plan de gestión de las comunicaciones de la “Empresa S.A.S”, el enfoque de

comunicación que tenemos en cuenta utiliza elementos claves para armar una matriz de
comunicaciones como: identificación de los interesados, los canales de comunicación con su
respectiva configuración, la identificación y el diseño topológico de comunicación a utilizar,
además se definición de protocolos o flujos de comunicación por canal con sus suposiciones y
restricciones.
14.1.1 Canales de comunicación.

14.1.1.1 Identificación de los interesados.
Se tuvo en cuenta la matriz de registro de interesados (Apéndice A) y el acta de constitución

para identificar los interesados. Se identificaron 7 interesados los cuales impactan el proyecto. Ver
figura 41.
EMPRESA S.A.S. 119
IDENTIFICACIÓN
EMPRESA / DATOS DE
CÓDIGO DENOMINACIÓN LOCALIZACIÓN ROL DENTRO DEL PROYECTO
PUESTO CONTACTO
Equipo del La Es el responsable de garantizar la exitosa

Ibagué -
AA1 Proyecto Empresa implementación de SINCO ERP al interior de la NA
Colombia
SINCOSOFT S.A.S compañía.
Es el responsable de garantizar la
disponibilidad de recursos necesarios
La (económicos, tecnológicos, personas, tiempos
Ibagué -
AB2 Sponsor Empresa e infraestructura) para el normal desarrollo del NA
Colombia
S.A.S proyecto, tiene la responsabilidad de aprobar
los cambios y garantizar que estos se llevan a
cabo.
Es el grupo responsable de tomar las

Equipo Base- SINCO Ibagué - decisiones oportunas que permitan garantizar
AB3 NA
SINCOSOFT SOFT Colombia el normal desempeño de las actividades
planificadas en el proyecto.
Realizar seguimiento a las actividades

asignadas y velar por su cumplimiento dentro
La de los tiempos acordados. Mantener la
Director de Ibagué -
AB4 Empresa comunicación al interior de su compañía, sobre NA
Proyecto Colombia
S.A.S la ejecución y avance del proyecto. Citar y
garantizar la asistencia del equipo de proyecto,
a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
Realizar seguimiento a las actividades

asignadas y velar por su cumplimiento dentro
La de los tiempos acordados. Mantener la
Líderes Ibagué -
BB5 Empresa comunicación al interior de su compañía, sobre NA
Funcionales Colombia
S.A.S la ejecución y avance del proyecto. Citar y
garantizar la asistencia del equipo de proyecto,
a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
Deben garantizar la exitosa implementación de

SINCO Ibagué -
BB6 Consultor la herramienta SINCO ERP y de las demás NA
SOFT Colombia
tareas asignadas en el proyecto.
Son responsables de desarrollar habilidades

para el uso de la herramienta SINCO ERP,
La mediante la asistencia a las capacitaciones
Ibagué -
BB7 Usuarios Empresa impartidas y la aprobación de las evaluaciones NA
Colombia
S.A.S del sistema.
Mantener la operación en tiempo real en
SINCO ERP
Figura 41. Identificación de interesados. Fuente propia

EMPRESA S.A.S. 120
14.1.1.2 Cálculo de número potencial de canales de comunicación
n x (n – 1); donde n = número de interesados
Reemplazando: 7 x (7-1) = 21 canales de comunicación potenciales
14.1.1.3 Diseño de topología de comunicación y canales regulados.
BB7 AB2
AB3
AB4
BB6
AA1
BB5
Figura 42. Canales de comunicación Regulados. Fuente: propia

EMPRESA S.A.S. 121
14.1.1.4 Topología potencial de comunicación
AB2
BB7
AB3
AB4
BB6
AA1
BB5
Figura 43. Canales de Comunicación Potenciales. Fuente: propia
14.1.2 Sistema de información de las comunicaciones

14.1.2.1 Configuración de canales
Para los 9 canales de comunicación hallados se realiza la configuración ara establecer cuáles
son los involucrados para la comunicación, tipo de información que maneja, frecuencia con que se
maneja esa información y a quien es enviada la información, como se muestra en la figura 44.
EMPRESA S.A.S. 122
CANAL INVOLUCRADO INFORMACIÓN MÉTODO TIEMPO Y FRECUENCIA ENVIAR A
1 DIRECTOR DE PROYECTO / INFORMES DE EJECUCIÓN INTERACTIVO, CADA 15 DIAS X 2 HORAS GERENTE DEL PROYECTO
EQUIPO PROYECTO INFORMES DE AVANCE INTERPERSONAL SPONSOR
SINCOFOFT
2 DIRECTOR DE PROYECTO / REUNIONES DE AVANCE INTERACTIVO, SEMANAL X 1 HORA GERENTE DEL PROYECTO
EQUIPO BASE SINCOSOFT INTERPERSONAL SPONSOR
3 SPONSOR / DIRECTOR DE INFORME EJECUTIVO DE INTERACTIVO, CADA 15 DIAS X 3 HORAS GERENTE DEL PROYECTO
PROYECTO AVANCES INTERPERSONAL
4 DIRECTOR DE PROYECTO / FICHAS TÉCNICAS, GARANTIAS, INTERACTIVO, BIMESTRAL X 1 HORA GERENTE DEL PROYECTO
CONSULTOR CONTRATO, ACTAS DE INTERPERSONAL
ENTREGA, INFORME DE
IMPLEMENTACIÓN
5 DIRECTOR DE PROYECTO / INFORMACIÓN TÉCNICA DE INTERACTIVO, 2 VECES A LA SEMANA X EQUIPO BASE SINCOSOFT,
LÍDERES FUNCIONALES FUNCIONAMIENTO DE INTERPERSONAL 1 HORA GERENTE DE PROYECTO
SOFTWARE; AVANCES DE
IMPLEMENTACIÓN
6 EQUIPO PROYECTO ENTREGA DE MANUALES, INTERACTIVO, CADA 8 DIAS DIRECTOR DE

SINCOSOFT / EQUIPO BASE INFORMES DE EJECUCIÓN, INTERPERSONAL PROYECTOS, LÍDERES
SINCOSOFT INFORME DE ANÁLISIS DE FUNCIONALES
RESULTADOS
7 EQUIPO PROYECTO ENTREGA DE MANUALES INTERACTIVO, MENSUAL GERENTE DE PROYECTO,

SINCOSOFT / CONSULTOR TÉCNICOS, LICENCIA, INTERPERSONAL DIRECTOR DE PROYECTO
ACTUALIZACIONES, PRUEBAS
FUNCIONALES DE OPERACIÓN
ENTRE MÓDULOS, ACTA DE
RECIBO A SATISFACCIÓN.
8 EQUIPO PROYECTO ENTREGA DE INFORMES, INTERACTIVO, DIARIO X 15 DIAS DIRECTOR DE PROYECTO
SINCOSOFT / LÍDERES REALIZAR CAPACITACIONES INTERPERSONAL
FUNCIONALES MANEJO DE SOFTWARE
9 LÍDERES FUNCIONALES / CAPACITACIONES, REUNIONES, INTERPERSONAL CADA 8 DIAS DIRECTOR DE PROYECTO

USUARIOS ACTA DE COMPROMISO
Figura 44. Configuración de Canales de Comunicación. Fuente: propia
14.1.3 Diagramas de flujo

En los siguientes diagramas se muestra para cada uno de los 9 canales como se debe realizar
la comunicación entre los involucrados del proyecto desde los usuarios hasta el sponsor.
EMPRESA S.A.S. 123
INICIO
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN.
SI NO
EL DIRECTOR DE PROYECTOS ACEPTA O NO LA REUNIÓN.
ACEPTA LA REUNIÓN. NO ACEPTA LA REUNIÓN.
SE PRESENTAN LOS INFORMES DE AVANCE EN LA REUNIÓN.
SI NO
SE APRUEBA EL AVANCE DEL INFORME.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE

SE PRESENTAN CAMBIOS QUE AFECTAN EL PROYECTO.
CALIDAD.
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN .
FIN
Explicación
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, SI EL DIRECTOR DE PROYECTO ACEPTA LA REUNIÓ N SE
AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA SE REAGENDA LA REUNIÓN. EL DIRECTOR REVISA EL AVANCE Y SI ACEPTA EL INFORME
FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE
FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS CORREOS DE LOS PARTICIPANTES.
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA REUNIÓN LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR EL LUNES CADA 15 DIAS O MARTES SI EL LUNES
ES FESTIVO
QUE TENGAN CORREO INSTITUCIONAL NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 2 HORAS
AGENDAR CON 2 DIAS DE ANTICIPACIÓN
Figura 45. Canal 1 de Canales de Comunicación. Fuente: propia

EMPRESA S.A.S. 124
INICIO
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN.
EL DIRECTOR ENVÍA LOS PUNTOS A TRATAR EN LA

REUNIÓN.
EL EQUIPO BASE DE SINCOSOFT SE PRESENTAN LOS INFORMES DE

AVANCE EN LA REUNIÓN. NO ACEPTA LA REUNIÓN O NO SE PRESENTA EL
INFORME.
SE REVISA EL INFORME DE AVANCE, TAREAS Y COMPROMISOS.
SE APRUEBA EL AVANCE DEL INFORME. NO
SE PRESENTAN CAMBIOS QUE

AFECTAN EL PROYECTO.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD.
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE RE-AGENDA

REUNIÓN.
FIN
Explicación
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN AL EQUIPO BASE SINCOSOFT, ENVIANDO CORREO

INSTITUCIONAL, SE AGENDA EN CALENDARIO DE TEAMS. EL DIRECTOR REVISA EL AVANCE, TAREAS Y COMPROMISOS
Y SI ACEPTA EL INFORME SE FIRMA UN ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS
DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. LA NUEVA ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA
ESCANEADA A LOS CORREOS DE LOS PARTICIPANTES PARA SEGUIMIENTO.
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR LOS VIERNES DE 8 A 10 A.M
REUNIÓN. DE CADA SEMANA
QUE TENGAN CORREO INSTITUCIONAL TODOS NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 1 HORA
EQUIPO
SE DISPONGA DEL TIEMPO Y EL INFORME AGENDAR LOS 2 PRIMEROS DIAS AL COMIENZO DEL MES
EMPRESA S.A.S. 125
INICIO
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN CON EL SPONSOR.
EL DIRECTOR ENVÍA EL ACTA DE LA

REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO.
EL SPONSOR TOMA LA DECISIÓN DE ACEPTAR O

NO LA REUNIÓN.
SE REVISA EL INFORME DE AVANCE, TAREAS Y NO ACEPTA LA REUNIÓN.

COMPROMISOS.
SE RE-AGENDA LA
REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD.
FIN
Explicación
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN CON EL GERENTE DEL PROYECTO POR MEDIO DE LA
SECRETARIA DE GERENCIA LA CUAL ACETA O NO DE ACUERDA A LA AGENDA DEL GERENTE. SE REVISA EL ACTA
ANTERIOR PARA LOS COMPROMISOS Y TAREAS, SE REVISA EL AVANCE DEL PROYECTO Y LAS RESTRICCIONES. EL
ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME EJECUTIVO DE AVANCE SE ARCHIVAN DE MANERA DIGITAL.
QUE EL INFORME SE PRESENTE DE MANERA LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR CON UNA SEMANA DE
DIGITAL. ANTERIORIDAD POR LA DISPONIBILIDAD DEL SPONSOR.
QUE SE CUENTE CON VIDEOBEAM PARA LA NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS.
EXPOSICIÓN DEL TRABAJO DE AVANCE.
PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 3 HORA
EMPRESA S.A.S. 126
INICIO
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN CON EL CONSULTOR.
SE REVISA EL INFORME TÉCNICO, TAREAS Y

COMPROMISOS.
SE APRUEBA EL INFORME TÉCNICO.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD.
FIN
Explicación
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN CON EL CONSULTOR. EN LA REUNIÓN SE REVISA EL INFORME

TÉCNICO, FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE, DETALLES PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO
QUE SE ENTREGUEN CON ANTERIORIDAD TODOS LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR POR 1 HORA EN LAS
LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA LA INSTALACIONES DEL CONSULTOR
IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE.
DEBE EL CONSULTOR DISPONER DE SALA PARA LA NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS.
REUNIÓN EN LAS INSTALACIONES DE ÉSTE

EMPRESA S.A.S. 127
INICIO
LOS LÍDERES DEL PROYECTO AGENDARÁN LA REUNIÓN CON EL DIRECTOR DE PROYECTO.
EL LÍDER ENCARGADO ENVÍA EL ACTA DE LA

REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO.
EL DIRECTOR TOMA LA DECISIÓN DE ACEPTAR O NO LA

REUNIÓN.
SE REVISA EL INFORME DE AVANCE, TAREAS, COMPROMISOS Y NO ACEPTA LA REUNIÓN.

CAPACITACIONES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA PUESTA EN
MARCHA DEL SOFTWARE
SE RE-AGENDA LA REUNIÓN.

DE CALIDAD.
FIN
Explicación
LOS LÍDERES AGENDAN LA REUNIÓN CON EL DIRECTOR DE PROYECTO. EN LA REUNIÓN SE REVISA N

COMPROMISOS. AVANCES, COSTOS, CAPACITACIONES QUE SE LLEVEN A CABO, RESTRICCIONES, CRONOGRAMA,
COSTOS DEL PROYECTO
QUE EL INFORME SE PRESENTE ANTES DE LA LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR ENTRE SEMANA Y SE DEBE
REUNIÓN PARA REVISIÓN ENVIAR LA INVITACIÓN INMEDIATAMENTE ANTERIO R
EXCEPTO EL VIERNE PORQUE QUEDARÍA MUY A TIEMPO.
QUE SE CUENTE CON VIDEOBEAM PARA LA NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS.
EXPOSICIÓN DEL TRABAJO DE AVANCE.
PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 1 HORA
NO AGENDAR EN LAS MAÑANAS.

EMPRESA S.A.S. 128
INICIO
EL EQUIPO BASE DEL PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN.
SE REVISA EL INFORME TÉCNICO, TAREAS Y

COMPROMISOS.
SE APRUEBA EL INFORME TÉCNICO.

DE CALIDAD.
FIN
Explicación
EL LÍDER DEL EQUIPO BASE AGENDA LA REUNIÓN CON EL EQUIPO PROYECTO SINCO SOFT, SE ANALIZA FUNCIONABILIDAD,
AVANCES DE IMPLEMENTACIÓN, PROBLEMAS TÉCNICOS.
QUE SE ENTREGUEN CON ANTERIORIDAD TODOS LOS LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR LOS DIAS MIÉRCOLES DE 4 A 5
DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN P.M. CADA SEMANA.
DEL SOFTWARE.
DEBE EL CONSULTOR DISPONER DE SALA PARA LA NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS. SE DEBE DAR
REUNIÓN EN LAS INSTALACIONES DE ÉSTE PRIORIDAD A LAS REUNIONES QUE PROGRAME DE MANERA
EXTRAORDINARIA EL DIRECTOR DE PROYECTO
SE SUPONE QUE ANTES DE INGRESAR BA LA REUNIÓN LOS DEBEN ASISTIR TODOS LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO.
PARTICIPANTES YA HAN LEIDO EL ACTA ANTERIOR

EMPRESA S.A.S. 129
INICIO
SI NO
EL CONSULTOR ACEPTA O NO LA REUNIÓN.
ACEPTA LA REUNIÓN.
NO ACEPTA LA REUNIÓN.
SE PRESENTAN LOS DETALLES DE INCONVENIENTES CON EL

SOFTWARE.
NO
SI
SE ACEPTA LA SOLUCIÓN Y LAS EXPLICACIONES PARA CONTINUAR CON LA

IMPLEMENTACIÓN.
SE PRESENTAN CAMBIOS QUE AFECTAN EL

PROYECTO.
DE CALIDAD.
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA

REUNIÓN.
FIN
Explicación
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, SI EL CONSULTOR ACEPTA
LA REUNIÓN SE AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA SE REAGENDA LA REUNIÓN. EL LÍDER
REVISA EL INFORME FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN
GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS CORREOS DE LOS PARTICIPANTES.
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR MENSUAL EN LAS
REUNIÓN INSTALACIONES DE LA EMPRESA.
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO NO HABRÁ RESTRICCIÓN DE TIEMPO.
EMPRESA S.A.S. 130
INICIO
LOS LÍDERES DEBEN ACEPTAR LA REUNIÓN
NO
SE REALIZAN TODAS LAS RETROALIMENTACIONES CON
RESPECTO AL SOFTWARE.
SI
SE ACEPTA LA SOLUCIÓN Y LAS EXPLICACIONES PARA CONTINUAR CON LA IMPLEMENTACIÓN

Y LAS CAPACITACIONES.
SE PRESENTAN CAMBIOS QUE AFECTAN EL

DE CALIDAD. PROYECTO.
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA

FIN REUNIÓN.
Explicación
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, LOS LÍDERES ACEPTAN LA
REUNIÓN SE AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA POR FUERZA MAYOR SE REAGENDA LA
REUNIÓN. EL LÍDER REVISA EL INFORME FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS
DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS
CORREOS DE LOS PARTICIPANTES.
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA LA REUNIÓN SE DEBE AGENDARDARSE TODOS LOS DIAS POR 15
REUNIÓN DIAS PARA CAPACITAR AL PERSONAL USUARIO.
EMPRESA S.A.S. 131
INICIO
LOS LÍDERES FUNCIONALES AGENDAN LA REUNIÓN.
LOS FUNCIONARIOS DEBEN ACEPTAR LA REUNIÓN.
SE REALIZAN TODAS LAS RETROALIMENTACIONES CON RESPECTO AL

SOFTWARE.
NO
SI
SE REALIZA LA CAPACITACIÓN Y LAS EXPLICACIONES PARA CONTINUAR CON LA IMPLEMENTACIÓN Y LAS

CAPACITACIONES.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE SE PRESENTAN DUDAS QUE AFECTAN EL PROYECTO.
CALIDAD.
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN.
FIN
Explicación
LOS LÍDERES FUNCIONALES AGENDAN LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, LOS USUARIOS ACEPTAN LA
REUNIÓN SE AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA POR FUERZA MAYOR SE REAGENDA LA
REUNIÓN. EL LÍDER REVISA EL INFORME FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN L AS CARPETAS
DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS
CORREOS DE LOS PARTICIPANTES.
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA LA REUNIÓN SE DEBE AGENDARDARSE CAD 8 DIAS POR 15 DIAS
REUNIÓN PARA CAPACITAR AL PERSONAL USUARIO.
14.1.4 Matriz de comunicaciones

Para construir la matriz de comunicaciones se tuvo en cuenta inicialmente los canales de
comunicación entre el emisor y el receptor en toda la fase del proyecto. Se evaluó el método como
se va a realizar la comunicación, cada cuanto, que tipo de información se entrega para establecer
EMPRESA S.A.S. 132
la mejor comunicación de todos los involucrados en el proyecto como se muestra en la figura 54 a

continuación.
MATRIZ DE COMUNICACIONES
CANAL EMISOR INFORMACION METODO DE TECNOLOGÍA FRECUENCIA TIEMPO DE RECEPTOR

A FLUIR COMUNICACIÓN RESPUESTA
1 EQUIPO INFORME CORREO MAIL, CORREO CADA 15 INMEDIATO DIRECTOR DE

PROYECTO INSTITUCIONAL DIAS PROYECTOS
SINCOFOFT
2 DIRECTOR DE INFORME CORREO MAIL, CORREO SEMANAL INMEDIATO GERENTE
PROYECTO INSTITUCIONAL DEL
PROYECTO
3 DIRECTOR DE ACTAS, CORREO MAIL, CORREO CADA 15 INMEDIATO SPONSOR
PROYECTO INFORME INSTITUCIONAL DIAS
4 DIRECTOR DE ACTA, CORREO MAIL, CORREO BIMESTRAL INMEDIATO GERENTE
PROYECTO INFORME INSTITUCIONAL DEL
TÉCNICO PROYECTO
5 DIRECTOR DE ACTA, CORREO MAIL, CORREO 2 VECES A LA INMEDIATO DIRECTOR DE
PROYECTO INFORME DE INSTITUCIONAL SEMANA PROYECTOS
AVANCE
6 LIDERES DE INFORMES DE CORREO MAIL, CORREO CADA 8 DIAS INMEDIATO GERENTE
PROYECTO AVANCE INSTITUCIONAL DEL
PROYECTO
7 EQUIPO INFORMES DE CORREO MAIL, CORREO MENSUAL INMEDIATO DIRECTOR DE
PROYECTO AVANCE INSTITUCIONAL PROYECTOS
SINCOSOFT
8 EQUIPO AATAS DE CORREO MAIL, CORREO DIARIO INMEDIATO DIRECTOR DE
PROYECTO CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL PROYECTOS
SINCOSOFT
9 LIDERES ACTAS DE CORREO MAIL, CORREO CADA 8 DIAS INMEDIATO DIRECTOR DE
FUNCIONALES CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL PROYECTOS
SUPUESTOS RESTRICCIONES
QUE TENGAN CORREO INSTITUCIONAL NO SE PUEDE AGENDAR VÍA CELULAR
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 2 HORAS
Figura 54. Matriz de Comunicación. Fuente: propia
14.1.5 Estrategia de comunicaciones
A lo largo de la implementación de un software ERP existen varios factores que son clave para
que ésta se pueda llevar a cabo de manera exitosa, uno de ellos es la buena comunicación. Durante
EMPRESA S.A.S. 133
todo el desarrollo del proyecto y para que éste fluya en tiempo y forma deben desarrollarse varias
vías de comunicación entre los diferentes involucrados y no solamente entre el consultor externo
ERP y el líder de proyecto de la organización como comúnmente se piensa. Cabe mencionar que
en todos los casos la comunicación debe ser constante y bidireccional, por esta razón se mostraran
algunas vías de comunicación durante la implementación del ERP.
Dentro del equipo interno de implementación: Es importante recalcar que el líder de

proyecto tiene la responsabilidad de mantener comunicación continua con los líderes de área y
éstos a su vez con el personal de sus respectivos departamentos para poder obtener la información
y el apoyo necesario para realizar la optimización de procesos. Asimismo, el gerente de proyecto
debe estar en contacto con el administrador del sistema para verificar el buen funcionamiento del
software y buscar la mejora continua.
Entre el equipo interno y la Dirección de la empresa: Así también el equipo interno,

representado por el líder de proyecto, debe estar en comunicación con la alta dirección de la
empresa, principalmente durante la planificación del proyecto para poder coincidir sobre los
alcances del software ERP y los recursos tanto humanos, económicos y materiales que habrán de
destinarse por parte de la empresa a la implementación.
Por su parte la dirección general también debe mantener contacto con el equipo interno para
conocer el estatus de la implementación y dar seguimiento puntual en cada fase. Esto es importante
porque envía el mensaje al resto de la organización de que el proyecto es importante para la
operación de la empresa.
Entre el equipo interno y el consultor externo: La comunicación entre el equipo interno,

especialmente por parte del líder, y el consultor ERP es indispensable para el buen logro del
proyecto. Ambos deben estar en constante contacto desde el inicio de la implementación para poder
definir claramente los alcances del proyecto y durante la misma para poder llevar un seguimiento
y documentación precisa de cada etapa, asimismo para verificar que las entregas se realizan
conforme a lo planeado.
Dentro de la organización: Los empleados de la compañía, al momento de escuchar sobre

la implementación de un ERP, pueden llegar a sentirse preocupados o temerosos ante los cambios
EMPRESA S.A.S. 134
que estén por venir. Por ello es necesario que desde el inicio del proyecto se informe a todos sobre
éste, sobre los cambios que habrán de tener en sus áreas de trabajo y en sus funciones, los beneficios
que obtendrán de manera personal y en la organización, así como sobre la capacitación que
recibirán.
15. Gestión de la Calidad del Proyecto

15.1 Plan de Gestión de la Calidad
El plan de la gestión de la calidad muestra el proceso con el cual se manejará la calidad en el

proyecto y el producto en cuanto a la planificación, gestión y control con el fin de cumplir con el
alcance planteado en el proyecto para todos los interesados. El plan también contiene los roles y
las responsabilidades de los interesados, de igual forma mostrará las herramientas de calidad como
las métricas y las frecuencias de medición.
15.1.1 Términos y definiciones
ERP: Es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que permiten automatizar los

aspectos operativos o productivos de la empresa, facilitando y centralizando la información de
todas las áreas que la componen.
Sección interactiva: El software contará con una sección interactiva, basada en la plataforma
Moodle donde los usuarios internos (área de TIC) y externos (otras áreas de la compañía) tendrán
capacitación básica sobre el riesgo y su proceso de gestión.
TIC: Tecnologías de la información y comunicaciones
15.1.2 Normatividad aplicable al proyecto

Para el proyecto se adoptan los formularios de gestión de calidad de la Empresa S.A.S.
(Ver figura 55).
EMPRESA S.A.S. 135
Documentos normativos para la calidad

PROCEDIMIENTOS 1. Plan de Formación para los colaboradores en el ERP
2. Plan de Auditorias (Internas – Externas).
3. Procedimientos Técnicos de Trabajo (Emitidos por la licencia
PLANTILLAS 1. del Software).
Métricas de Calidad.
2. Control de Costos (Margen de Ganancia).
FORMATOS 1. Registros de capacitación.
2. Registros de Auditoría.
3. Lecciones Aprendidas.
4. Implementación de Acciones Correctivas – Mejora.
5. Procesos de Mejora.
OTROS DOCUMENTOS 1. Normatividad Nacional Vigente.
OTROS 2. Requerimientos Certificación ISO 9001

DOCUMENTOS
Figura 55. Normatividad para la calidad. Fuente: Elaboración propia 2021.
15.1.3 Política De Calidad del Proyecto
Nuestra política de calidad se manifiesta con el compromiso de satisfacer sus requerimientos

y expectativas en la implementación de un software ERP para control de proyectos en la
EMPRESA S.A.S, para ello garantizando impulsar una cultura de calidad basada en los principios
de liderazgo y desarrollo del recurso humano, compromiso de mejora e integridad en nuestras obras
de construcción.
15.1.4 Objetivos de Calidad del Proyecto
Permitir de manera oportuna toda, confiable y precisa la información de la empresa.
Compartir información con estándares de calidad entre todos los componentes de la empresa.
Optimizar costos y tiempo con la implementación del ERP bajo estándares de calidad .
Eliminar procesos innecesarios en el desarrollo de las actividades.

EMPRESA S.A.S. 136
15.1.5 Especificaciones Técnicas del Proyecto y los Entregables
(Estándares de Calidad).
En esta tabla mostramos los factores de calidad relevantes, su objetivo, cuando y como se va
a medir cada una de ellas. Ver tabla 12.
Tabla 12 Matriz de estándares de calidad

FACTOR DE OBJETIVO DE MÉTRICA A FRECUENCIA Y FRECUENCIA
CALIDAD CALIDAD UTILIZAR MOMENTO DE Y MOM ENTO
RELEVANTE MEDICIÓN DE REPORTE
Capacitación del Capacitación en el Capacitación ERP= (No. de Frecuencia semanal, Frecuencia

personal software ERP = 100% capacitaciones realizadas / medición viernes en semanal, reporte
No. de capacitaciones horas de la tarde. viernes por la
planeadas) *100 tarde.
Evaluación del Evaluación de Evaluación de desempeño de Frecuencia semanal, Frecuencia

desempeño de los desempeño de procesos = (No. de medición viernes por semanal, reporte
procesos procesos = 100% evaluaciones realizadas / No. la tarde viernes por la
de evaluaciones planeadas) tarde
*100, No de actividades
realizadas / programadas)
*100, ( No de personas que
aprueban las evaluaciones (>a
4) / ( No de personas asistidas)
* 100
Cumplimiento 100% Control de entregables Frecuencia semanal Frecuencia
mensual
Calidad de 100% Nivel de satisfacción En cada entrega En cada entrega
conformidad parcial al sponsor parcial al cliente
Desempeño del CPI ≥ 0.95 CPI = Valor Ganado / costo real Frecuencia semanal, Frecuencia
Proyecto medición lunes por la semanal, reporte
mañana lunes por la tarde
Desempeño del SPI ≥ 0.95 SPI = Valor ganado / costo Frecuencia semanal, Frecuencia
Proyecto planeado medición lunes por la semanal, reporte
mañana lunes por la tarde
Fuente: Elaboración propia 2021.
15.1.6 Roles y responsabilidades de calidad
En la figura 56 se describen los responsables de la gestión de calidad para el proyecto y el rol

que tiene dicha persona.
EMPRESA S.A.S. 137
15.1.7 Herramientas y Técnicas de Planificación
Se han seleccionado estas herramientas ya que la estructura del proyecto y la poca cantidad de
personas que intervienen en sus diferentes etapas simplifican el controlar la calidad.
Juicio de expertos: Se tendrá la experiencia de los líderes de los procesos de la operación

para apoyar toda la implementación del ERP.
Lista de verificación y Reuniones: Se llevarán a cabo reuniones con el director del proyecto,
con el equipo y todos los interesados, cuando se requiera solicitar permisos o se requiera socializar
información importante, aparte de todas aquellas que se programen como control de avances.
Las listas de verificación deben ser simples, objetivas y de fácil uso y entendimiento.
Las reuniones del proyecto se deben realizar de manera semanal.

EMPRESA S.A.S. 138
ROLES PAR A L A GESTIÓN DE LA C A L I D A D
Objetivos del rol: Responsable por la calidad del proyecto.

ROL NO 1:
SPONSOR Funciones del rol: Revisar, aprobar y tomar acciones correctivas buscando una mejor calidad.
Niveles de autoridad: Administración de recursos del proyecto.
Reporta a: La alta gerencia

Supervisa a: Director de proyecto
Requisitos de conocimientos: Gerencia administrativas y Dirección de proyectos.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, habilidades gerenciales, comunicación efectiva, resolución de problemas,
administración del tiempo.
Requisitos de experiencia: 10 años en funciones similares.
Objetivos del rol: Verificar y gestionar operativamente la calidad.
ROL NO 2: Funciones del rol: Revisión y aceptación de entregables, acciones de mejora y correctivas.
DIRECTOR
DEL Niveles de autoridad: Exigencia de cumplimiento al equipo de proyecto.
PROYECTO Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Miembros del equipo.
Requisitos de conocimientos: Dirección de proyectos según PMI.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, habilidades gerenciales, comunicación efectiva, resolución de problemas,
administración del tiempo.
ROL NO 3: Objetivos del rol: Elaborar los entregables según los requisitos de calidad exigidos por la empresa.
Equipo del
Funciones del rol: Elaboración de los entregables del proyecto según políticas de calidad de acuerdo con los
proyecto
lineamientos estratégicos de la Empresa.
(líderes de
proyecto) Niveles de autoridad: Administración de recursos según cada entregable.
Reporta a: Director de proyecto.
Supervisa a: No aplica
Requisitos de conocimientos: Conocimiento en la implementación de ERP y proyectos.

Requisitos de habilidades: Liderazgo, comunicación efectiva, resolución de problemas, administración del tiempo.
ROL NO 4 : Objetivos del rol: Verificación de la calidad
Gestor de Funciones del rol: Verificar la calidad de los servicios de la plataforma ERP.
calidad Realizar inspecciones y controles internos para verificar la calidad.
Niveles de autoridad: Administración de la calidad y participa de las reuniones para implementar los diferentes
procedimientos en la implementación del software para la empresa.
Reporta a: Director de proyecto.
Supervisa a: No aplica
Requisitos de conocimientos: Gestionar la calidad en proyectos
Requisitos de habilidades: Liderazgo, comunicación efectiva, resolución de problemas, administración del tiempo.
Requisitos de experiencia: 2 años en funciones similares
Figura 56. Roles y responsabilidades de calidad. Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S. 139
15.2 Métricas de Calidad

15.2.1 Métrica de calidad del proyecto
En la figura 57 se describen las métricas de calidad del proyecto y las características para cada
una de ellas.
METRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la Cumplimiento de Cumplimiento de Control de la Cumplimiento de Satisfacción del

métrica: costos cronograma calidad entregables cliente
Objetivo de la Asegurar el Asegurara el Cumplir con los Medir el Identificar el

métrica: cumplimiento de los cumplimiento de requisitos del cumplimiento grado de
(Especificar para costos asignados al las actividades proyecto asegurando la satisfacción del
que se desarrolla proyecto planificadas vs las calidad de cada cliente con el
la métrica). ejecutadas uno de los proyecto
entregables conforme las
expectativas
del mismo
Factor de calidad Costos Cronograma Eficacia del 95% Satisfacción del Satisfacción del
(Especificar cuál es presupuestados planificado al 95% del proyecto sponsor frente a sponsor en
el factor de calidad en todo el ciclo de los entregables mínimo un 98%
relevante que da vida del proyecto del proyecto frente al
origen a la proyecto
métrica)
Método de Costos Tiempos Entregables con Comparar los Aceptación y
medición (Definir presupuestados/Co planificados/Tiemp calidad/Entregables entregables cierre del cada
los pasos y stos ejecutados os ejecutados no aceptados finales con los modulo
consideraciones iniciales
para efectuar la planteados para
medición) la aceptación o no
del sponsor
Frecuencia de La medición se La medición se La medición se La medición se Mensualmente

medición realizará de manera realizará de manera realizará realizará una vez según
Mensualmente Mensualmente Mensualmente entregado cada cronograma
módulo del ERP
Meta (Resultado El costo del Cumplimiento del 100% del 100% de Cumplimiento
deseado para la proyecto debe ser < 100% en la fase de rendimiento del entregables del 98% del
métrica) = al costo implementación proyecto aceptados por el proyecto
presupuestado del ERP sponsor
Responsable del Director del Director del Director del proyecto Director del Director del
factor de calidad proyecto y el equipo proyecto y el equipo del proyecto proyecto
del proyecto proyecto
Figura 57. Métrica de calidad del proyecto. Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S. 140
15.2.2 Métricas de calidad del producto
En la figura 58 se describen las métricas de calidad del producto y las características

para cada una de ellas.
METRICAS DE CALIDAD (PRODUCTO)
Nombre de la Parámetros de Evaluación de Capacitación del personal Módulos

métrica: requerimientos para la procesos funcionando
adquisición del correctamente
software
Objetivo de la Determinar la Evaluar la Verificar el cumplimiento Trazabilidad al
métrica: funcionalidad de cada consistencia o no de del cronograma de adecuado
(Especificar para requerimiento de la la información formación y poder tomar funcionamiento de
que se desarrolla la empresa hacia el recolectada acciones correctivas de los módulos para la
métrica). software forma oportuna correcta
implementación
Factor de calidad Satisfacción de la La satisfacción de los Se busca obtener Correcto
(Especificar cuál es empresa al 100% de interesados de cada conocimientos y funcionamiento del
el factor de calidad los módulos proceso, frente a los habilidades en el manejo ERP para llevar a
relevante que da requeridos para la entregables del del ERP que permitan al cabo las actividades
origen a la métrica) ejecución de proyectos proyecto los cuales personal asumir este de los proyectos
deben cumplir con la cambio de forma
calidad propuesta satisfactoria
Método de El software ERP debe Verificar la calidad de Se medirá el desempeño Total módulos
medición (Definir cumplir con la la información de los colaboradores aprobados/Módulos
los pasos y siguiente información: recolectada de los después de realizadas las en funcionamiento
consideraciones Almacenamiento y procesos, para su capacitaciones
para efectuar la actualización de la posterior evaluación
medición) información. Sección
interactiva entre áreas.
Registro de la
información
Frecuencia de Se debe realizar desde Esta medición se Se realizará la medición Se realizará esta
medición el inicio hasta la debe llevar una vez una vez se termine cada medición de forma
selección y aceptación termine el proceso o modulo semanal
del software ERP entregable
Meta (Resultado 100% de aceptación de 100% de aceptación 95% de los colaboradores El 100% de los
deseado para la los interesados del entregable por formados tengan la módulos en
métrica) parte del interesado capacidad de manejar funcionamiento
adecuadamente el correctamente
software ERP antes de 8 meses
Responsable del Director del proyecto Gestor de Director del proyecto y el Director del
factor de calidad Calidad/Equipo de equipo del proyecto proyecto y el equipo
trabajo del proyecto
Figura 58. Métrica de calidad del producto. Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S. 141
15.3 Documentos de Prueba y Evaluación
El proyecto cuenta con cuatro paquetes de trabajo los cuales deben de tener las siguientes
consideraciones técnicas:
Se debe cumplir con la fecha de entrega del proyecto
Entrega de todos los módulos en funcionamiento
Información suficiente y clara con las memorias de cada fase del proyecto
Documentos firmados por cada responsable según sea el caso
Para la gestión del proyecto se relacionará toda la documentación del proyecto y las lecciones
aprendidas.
Durante la ejecución del proyecto se utilizarán las listas de verificación y las reuniones como
herramientas, ver Apéndice II. Teniendo presente que el proyecto tiene pocos recursos humanos y
estos intervienen en las diferentes etapas, con ello se garantiza el control de la calidad.
Adicionalmente se utilizará el formato de registro de no conformidades del producto (Ver
Apéndice JJ), por el experto del Software ERP (Grupo de trabajo) para cuando identifiquen
hallazgos en la implementación del ERP CINCO, donde se debe especificar de donde proviene,
acción a implementar, análisis de causas, etc.
15.4 Entregables Verificados
Durante la ejecución del proyecto se utilizarán las listas de verificación y las reuniones como
herramientas, ver Apéndice Z. Teniendo presente que el proyecto tiene pocos recursos humanos y
estos intervienen en las diferentes etapas, con ello se garantiza el control de la calidad.
Adicionalmente se utilizará el formato de registro de no conformidades del producto (Ver

(Apéndice AA), por el experto del Software ERP (Grupo de trabajo) para cuando identifiquen
hallazgos en la implementación del ERP CINCO, donde se debe especificar de donde proviene,
acción a implementar, análisis de causas, etc.
EMPRESA S.A.S. 142
16. Gestión de Riesgos del Proyecto
Este documento es el plan de gestión de riesgos del proyecto Implementación de un software

ERP para el control de proyectos en La Empresa S.A.S, en el cual se define el proceso de gestión
de riesgos que se utilizará a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El director del proyecto es
responsable de revisar y mantener actualizado este plan de gestión de riesgos a lo largo del
proyecto, con el objetivo de asegurar que los procesos de gestión de riesgos continúan siendo
apropiados para tratar con el nivel de riesgos que se presente en el proyecto.
16.1 Plan de Gestión de Riesgos
El plan de gestión de riesgos del para la implementación de un software ERP para el control
de proyectos en La Empresa S.A.S, define el proceso de gestión de riesgos que se utilizará a lo largo
del ciclo de vida del proyecto. El director del proyecto es responsable de revisar y mantener
actualizado este plan de gestión de riesgos a lo largo del proyecto, con el objetivo de asegurar que
los procesos de gestión de riesgos continúan siendo apropiados para tratar con el nivel de riesgos
que se presente en el proyecto.
16.1.1 Control de versiones
# Fecha Realiza Revisa Aprueba Detalle

1. 2020-06-30 Equipo del Líder Director
0 proyecto, del del
líder proyect proyecto
funcional o
Figura 59. Control de versiones. Fuente: propia
16.1.2 Propósito, objetivos y alcance del proceso de gestión de riesgos.
El proceso de gestión de riesgos del proyecto Implementación de un software ERP para el

control de proyectos en La Empresa S.A.S tiene como objetivo gestionar todos los riesgos
previsibles (oportunidades y amenazas) de una forma proactiva, eficaz y adecuada, con el fin de
EMPRESA S.A.S. 143
maximizar la probabilidad de que el proyecto logre la consecución de sus objetivos, manteniendo

al mismo tiempo la exposición al riesgo en un nivel aceptable.
"Riesgo aceptable" se define para el proyecto como aceptable cuando no afecte el costo del
proyecto y no represente amenaza para el proyecto.
El proceso de riesgo tendrá como objetivo involucrar de la manera adecuada a todos losgrupos
de interés en el proyecto, creando compromiso y apropiamiento del proyecto en sí y enlas acciones
de gestión de riesgos.
La información basada en el riesgo se comunicará a los grupos de interés del proyecto de

manera oportuna y a un nivel apropiado de detalle, para permitir que la estrategia del proyecto se
a ajustada a la luz de la exposición actual de riesgo.
El proceso de gestión de riesgos permitirá a los grupos de interés del proyecto centrar la
atención en las zonas del proyecto que se encuentran más expuestas al riesgo, mediante la
identificación de los principales riesgos (tanto oportunidades y amenazas), potencialmente
capaces de ejercer la mayor influencia positiva o negativa en el logro de los objetivos del
proyecto.
El proceso de gestión del riesgo cubre todas las actividades realizadas durante el ciclo de vida
del proyecto (dirección del proyecto, financiación, implementación y cierre del proyecto).El proceso
de gestión de riesgos contempla tanto los riesgos internos al proyecto (sistemático, de personal y de
infraestructura), externos (proveedores, financiero, económico, tecnológicos y sociales) ya que
estos son un factor importante que impactan al proyecto de manera significativa.
16.1.3 Evaluación del contexto del proyecto
16.1.3.1 Contexto específico del proyecto
Para poder llevar a cabo el proyecto es necesario adquirir el software adecuado según previo
estudio en el mercado, capacitar a todo el personal involucrado en los procesos en los que se va a
llevar a cabo la implementación. Las capacitaciones de manejo de software se realizarán por
internet debido a las restricciones por aglomeración y movilización producto de la pandemia por
EMPRESA S.A.S. 144
COVID 19 y la instalación del software la llevará a cabo el ingeniero asignado por el proveedor del
software.
16.1.3.2 Revisión del caso de negocio del proyecto
Para realizar la gestión de los riesgos en el caso de negocio del proyecto se tuvo en cuenta la
misión y los objetivos estratégicos de la organización. La Empresa S.A.S. busca diseñar, construir,
comercializar y gerenciar proyectos Inmobiliarios con alta capacidad de gestión para ofrecer la
mejor relación precio - calidad y espacio del mercado, generando valor a los accionistas con
responsabilidad social; para ello se realiza un estudio de los mejores software que ofrece el
mercado, se aprueba y se adquiere un software ERP especializado en construcciones inmobiliarias
que pueda ser implementado en varios de sus procesos para integrarlos y así garantizar la
satisfacción del cliente a través de un producto que cumple con sus necesidades y requisitos.
16.1.3.3 Importancia y prioridad del proyecto dentro de la organización
Dentro de la organización el proyecto tiene mucha importancia puesto que contribuye con los
objetivos estratégicos a través del control eficiente de los costos. Desde esta perspectiva el software
es un recurso básico de la empresa, ya que es una herramienta que puede optimizar y mejorar los
procesos de producción, organización, programación, ventas, cobranza y capacitación. Esto le
permitirá establecer una ventaja competitiva para posicionarse en el mercado, atraer más clientes
y, por supuesto, lograr mayores niveles de productividad e incluso expansión. Para la alta gerencia
de la empresa, el tiempo es un recurso muy valioso por lo quese hace necesario obtener información
confiable de manera fácil y rápida sobre las operaciones de la empresa para poder tomar medidas.
Esta herramienta tecnológica puede brindar información operativa integrada en tiempo real.
16.1.3.4 Tamaño del proyecto dentro de la organización
La implementación de un software ERP para el control de proyectos en la Empresa S.A.S, está

definido como de gran envergadura y como eje central de acuerdo con su impacto, se tiene el
porcentaje de participación de las personas y las utilidades proyectadas a la organización.
En cuanto al impacto por la orientación de los procesos de la organización, hacia la

flexibilización, normalización y estandarización; que lo permitirán hacer más competitivo,
EMPRESA S.A.S. 145
controlando fácilmente las operaciones e incluso garantizar el acceso a la información de todaslas

áreas involucradas.
Para el porcentaje de participación de las personas, hace que sean más eficientes y
responsables hacia un camino de aporte al desarrollo sostenible de la organización, razón por la
cual estuvo dispuesta a invertir porque después de implementada la herramienta se usa para
optimizar e integrar los procesos o áreas funcionales, gestionar la información de manera
estratégica, incrementar las ventas, aumentar la competitividad y alcanzar la rentabilidad
establecida en los objetivos de la organización.
Según el estudio de mercado realizado el proyecto tendrá un costo de $418.000.000, los cuales
se representan de la siguiente manera:
Pólizas.
Adquirir la licencia del software ERP Asignación de recursos físicos.
Capacitaciones (incluye traslado de consultores ERP)
Soporte técnico, normalización de procesos e inicio de operación.
16.1.4 Metodología de gestión de riesgos
La metodología que se usará para diseñar el plan de gestión de los riesgos incluye los
siguientes procesos que se seguirán (ver Apéndice CC):
Comunicación y consulta
Establecer criterios
Identificación de los riesgos
Análisis del riesgo
Evaluación y valoración del riesgo
Tratamiento del riesgo
Registro e informe
Seguimiento y revisión
EMPRESA S.A.S. 146
16.1.5 Roles y responsabilidades de los riesgos.
Los roles y responsabilidades de los riesgos del proyecto se detallan en la matriz del Apéndice
DD.
16.1.6 Categoría de los riesgos.
Se identificaron 3 grupos que abarcan todos los riesgos existentes para el proyecto y a la vez
cada uno de esos riesgos se categoriza. (Ver figura 60).
16.1.7 Flujo de estado de los riesgos
Se muestra a través de un flujograma el estado en que se encuentran los riesgos d esde que se
identifican hasta que se vuelven activos. (Ver Apéndice FF)
EMPRESA S.A.S. 147
Figura 60. Categoría de los riesgos. Fuente: propia
16.1.8 Caracterización de las categorías de los riesgos
Tabla 13 Caracterización de las categorías de riesgos.
CATEGORÍA TIPO DE CATEGORÍA DESCRIPCIÓN
EQUIPOS INTERNA RECURSOS Esta categoría caracteriza los posibles riesgos que se pueden
presentar almomento de comprar equipos.
MANO DE OBRA INTERNA RECURSOS En esta categoría se tiene en cuenta el recurso humano que
interviene en el proyecto y los posibles riesgos.
CONTRATOS INTERNA En esta categoría se tendrá en cuenta los riesgos que puedan
CUESTIONES existir en los diferentes contratos que se firmes con
CONTRACTUALES proveedores.
EMPRESA S.A.S. 148
SEGUROS INTERNA Categoría a tener en cuenta para los diferentes contratos que
CUESTIONES se firman enel proyecto.
CONTRACTUALES
CONDICIONE INTERNA Se tendrá en cuenta esta categoría debido a que las
S DEL SITIO CONDICIONES capacitaciones seprograman de manera grupal en salas de
FÍSICAS capacitación de la empresa.
CONDICIONE INTERNA En esta categoría se tendrán en cuenda condiciones diferentes
S EXTERNAS CONDICIONES que puedan afectar internamente
FÍSICAS
REQUISITOS TÉCNICA En esta categoría se tendrán en cuenta todos los requisitos del
producto delproyecto.
CALIDAD TÉCNICA Categoría para determinar los riesgos que afectan la calidad
ESTABILIDA EXTERNA POLÍTICA Se categoriza para tener en cuenta los riesgos de tipo político
DPOLÍTICA que pueden afectar los objetivos del proyecto
MERCADO EXTERNA ECONÓMICA En esta categoría se tendrán en cuenta los riesgos que
CAMBIANTE pueden surgir del mercado cambiante.
CAPACITACIONES EXTERNA SOCIAL En esta categoría se tendrán en cuenta los riesgos que
pueden existir por capacitaciones.
PLATAFORMA EXTERNA TECNOLÓGICO Para esta categoría se tendrán cuenta los riesgos que puedan
surgir por implementación de la plataforma del proyecto.
NORMATIVA EXTERNA LEGAL Categoría para tener en cuenta riesgos por normativas.
RECURSOS AMB. EXTERNA AMBIENTAL Categoría para caracterización de los riesgos por no
cumplimiento de normas ambientales.
FUERZA MAYOR EXTERNA OTROS Categoría que se usa para los riesgos que por fuerza mayor
pueden afectarel proyecto.
ESTIMACIÓN DE LA DIRECCIÓN Categoría para estimar los riesgos del proyecto.
DELPROYECTO
PLANIFICACIÓN DE LA DIRECCIÓN Categoría para planificar los riesgos del proyecto.
DELPROYECTO
CONTROL DE LA DIRECCIÓN Categoría para control de los riesgos del proyecto.
DELPROYECTO
COMUNICACIÓN DE LA DIRECCIÓN Categoría donde se tendrá en cuenta los riesgos por
DELPROYECTO comunicación que sepuedan presentar en el proyecto.
Fuente propia
16.1.9 Caracterización de los estados del riesgo
Tabla 14 Caracterización de los estados de riesgo

ESTADO DESCRIPCIÓN CRITERIOS
PROCESO DE Se identifican los riesgos del proyecto Se identifican los riesgos del
IDENTIFICACIÓN proyecto
Una vez identificados se
CARACTERIZACIÓN Se clasifican según la categoría. deben categorizar para
saber el tratamiento que
se le va a dar
Según la categorización se
EVALUACIÓN Se evalúan si afectan de manera cualitativa o cuantitativa. determina el impacto hacia
el proyecto si es de
Calidad o de cantidad.
Si afectan el proyecto, se halla una respuesta con el fin de Una vez evaluados se
RESPUESTA mitigarlos,evitarlos, transferirlos o aceptarlos. toman decisiones que
tratamiento se les va a dar
EMPRESA S.A.S. 149
MONITOREO Se realiza monitoreo después de haber hallado respuesta Posterior a la respuesta se

de losriesgos debe realizar
monitoreo
Después del monitoreo se
RECHAZAR Si el riesgo no afecta el proyecto. decide si se rechaza según el
impacto
Después del monitoreo se
CERRAR Si existe una respuesta efectiva del monitoreo. decide si se cierra según el
impacto
Si el riesgo es posible que ocurra pero, no representa Después del monitoreo se
EXPIRAR afectación al proyecto y no se cierra, puede permitirse que decide si se deja expirar
expire. según el impacto
Si en el monitoreo se halla un riesgo que no afecta el proyecto y Después del monitoreo se
ELIMINAR no secierra puede eliminarse. decide si se elimina según el
impacto
Fuente: propia
16.1.10 Tolerancia de los interesados del riesgo
Tabla 15 Tolerancia y actitud de los interesados hacia el riesgo.

OBJETIVO ACTITUD TOLERANCIA PESO
Se aceptará cambios menores en el alcance, siempre y cuando estos
cambios no afecten el 5% en tiempo respecto a las actividades BAJA 12%
contempladas en el cronograma.
Alcance
Se aceptará cambios de solicitudes de adición de funciones enlos módulos
de desempeño del software, siempre que se realicen junto con la MEDIA 5%
consultoría antes de la fase inicial de
Pruebas.
Por ningún motivo se aceptarán solicitudes de adición de funciones
cuando se estén realizando pruebas funcionales en la BAJA 12%
implementación de software.
Luego de la migración de datos y estandarización, se tendrá el soporte técnico

MEDIA 5%
descrito en el contrato del proyecto.
Cualquier otra solicitud una vez finalizada la fase de

estandarización, se deberá contemplar y realizar una orden MEDIA 5%
deservicio adicional al proyecto realizado.
Se permitirá desviaciones de tiempo de 10 días hábiles para dar trámites

MEDIA 5%
a las solicitudes de cambio. Esto incluye la convocatoria del comité de
gestión integral de cambios.
Tiempo Las desviaciones de tareas críticas de acuerdo con la línea base deberán
MEDIA 5%
resolverse 10 días hábiles después de obtener el concepto de la solicitud
de cambio (aceptación o rechazo).
Se considerará como critica los procesos de demora en el

MEDIA 5%
cronograma de actividades por más de 15 días.
Al ser un proyecto de costo global, no se permitirá adiciones al

presupuesto, salvo que esté aprobado por el BAJO 12%
Sponsor del proyecto. Y serán máximo del 5% del costototal del
proyecto.
Costo Las reservas de gestión y de contingencia serán contempladas y
EMPRESA S.A.S. 150
utilizadas de acuerdo con la caracterización y cumplimiento de los BAJO 12%

objetivos del proyecto. No se incluyen para realizar órdenes de servicio
adicionales al proyecto.
Se deberán cumplir las métricas de indicadores al 100% deacuerdo con el

Calidad BAJO 10%
plan de gestión de calidad.
El plan de gestión de adquisiciones se llevará a cabo deacuerdo
ALTO 4%
con el cronograma de disponibilidad de recursos.
Adquisiciones
Recursos adicionales para intensificar actividades de acuerdo c o n demoras
BAJO 8%
en el cronograma, deberá ser aprobada por el sponsor.
Fuente: propia
16.1.11 Definiciones de impacto de los riesgos
Tabla 16 Probabilidad del proyecto de acuerdo con los objetivos del proyecto.
Objetivo del
Proyecto Muy Leve Leve Moderado Alto Muy alto
±1 ±2 ±3 ±4 ±5
Aumento de costo Aumento del
Aumento del Aumento del costo Aumento del -
insignificante costo del 10%
costo < 10% del 20% al 40% costo > 40%
al 20%
Costo
Disminución de Disminución del Disminución del Disminución del Disminución del
costo insignificante costo del 10% costo del 20% al +
costo < 10% costo > 40%
al 20% 40%
Aumento de Aumento de Aumento de

Aumento de Aumento de -
tiempo tiempo < 5% tiempo del 5% tiempo del 10% al tiempo > 20%
Tiempo insignificante al 10% 20%
Disminución de Disminución de Disminución de

Disminución de Disminución de +
tiempo tiempo del 5% tiempo del 10% al
tiempo < 5% tiempo > 20%
insignificante al 10% 20%
Reducción del
Disminución del Áreas de alcance Áreas de Elemento final
alcance
Alcance alcance apenas secundarias alcance del proyecto es -
inaceptable para
perceptible afectadas principales inservible
los diversos
afectadas
grupos de interés
La reducción de Reducción de la
Degradación de la Sólo se ven El elemento
la calidad calidad
Calidad calidad apenas afectadas las final del -
requiere de la inaceptable para
perceptible aplicaciones muy proyecto es
aprobación del los usuarios
exigentes inservible
sponsor finales
EMPRESA S.A.S. 151
Mal
Se ven afectados interpretación Proceso no se El proceso final
Lenta categoriza ci ó n algunas fases del en los procesos gestionó afecta la -
Adquisiciones del proceso proceso en el plan del plan, adecuadamente obtención del
de adquisiciones. durante el ciclo durante el ciclo de producto final
de vida del vida de proyecto
proyecto.
Fuente: Adaptado de PMI (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del
PMBOK. (PMI, Ed. 6thed.). Newton Square: Project Management Institute, Inc.
16.1.12 Definiciones de probabilidad de los riesgos
Tabla 17 Escala de probabilidad del proyecto

ESCALA SIGNIFICADO
Muy Alta – 5 Quedan defectos que lo categorizan el software como inservible.
Alta – 4 Quedan defectos serios que afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Quedan defectos que además afectan la funcionalidad / desempeño del
Media – 3
software.
Baja – 2 Quedan defectos que no afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Muy Baja – 1 No quedan defectos (son despreciables).
Fuente: Adaptado Instituto Tecnológico de Costa Rica (Julio de 2012). Guía para la
administración de contratos aplicable en proyectos de obra pública en el hospital México.
Proyecto para optar el grado de Maestría en Gerencia de Proyectos.
16.1 Matrices de Probabilidad – Impacto (inicial y residual)
16.1.1 Diagrama Matricial de Probabilidad e Impacto
Tabla 18 Evaluación cualitativa de la urgencia
Frase Coloquial Evaluación Calificación

Requiere atención inmediata Inmediata 5
Es urgente establecer medidas Urgente 4
Se debe priorizar atención Importante 3
Es oportuno adelantar respuestas Oportuna 2
Podría ser conveniente establecer respuestas Conveniente 1
Fuente: Adaptado de: Sebestyen, Z. (2017). Further Considerations in Project Success.
Procedia Engineering, 196 (June), 571 - 577. DOI: 10.1016/j.proeng.2017.08.0032
En la siguiente figura se muestra la clasificación de los riesgos en las matrices de probabilidad

impacto positivo y negativo.
EMPRESA S.A.S. 152
MATRIZ PARA RIESGO NEGATIVO

PROBABILIDAD AMENAZAS
Reportar de inmediato, signar propietario al
ALTO
riesgo, planear e implementar respuesta.
CASI CIERTO (5)
PROBABLE (4) Identificar factores que influyen, asignar

MODERADO
propietario, monitorear con frecuencia alta.
POSIBLE (3)
IMPROBABLE (2)
Discutir en las secciones de seguimiento y control
BAJO
RARO (1) de riesgos.
CATASTRÓFICO IMPORTANTE MODERADO LEVE INSIGNIFICANTE

IMPACTO MUY BAJO Mantener en lista de revisión de baja prioridad.
(-5) (-4) (-3) (-2) (-1)
MATRIZ PARA RIESGO POSITIVO
PROBABILIDAD OPORTUNIDADES Reportar de inmediato, signar propietario al

ALTO
CASI CIERTO (5) riesgo, planear e implementar respuesta.
PROBABLE (4) Identificar factores que influyen, asignar
MODERADO
POSIBLE (3) propietario, monitorear con frecuencia alta.
IMPROBABLE (2) Discutir en las secciones de seguimiento y control
BAJO
RARO (1) de riesgos.
INSIGNIFICANTE LEVE MODERADO IMPORTANTE CATASTRÓFICO
IMPACTO MUY BAJO Mantener en lista de revisión de baja prioridad.
(+1) (+2) (+3) (+4) (+5)
Figura 61. Clasificación de los riesgos impacto/probabilidad. Fuente: propia
Tabla 19 Evaluación cualitativa de la probabilidad

Frase Coloquial Evaluación Calificación
Evento de riesgo que tiene la probabilidad de ocurrencia mayor que 0,85 pero menor que uno
(una certeza). Por ejemplo. De "casi seguro que ocurrirá" a “extremadamente seguro que
Casi cierto 5
ocurrirá".
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia mayora 0,65 pero menor o igual a 0,85.
Por ejemplo, de "es probable que ocurra" a "es muy probable que ocurra". Probable 4
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia mayor que 0,35 pero menor o igual
a 0,65. Por ejemplo, de "no es probable que ocurra" a "es probable que ocurra". Moderado 3
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia mayor a 0,15 pero menor o igual a 0,35. Improbabl
Por ejemplo, de "no es muy probable que ocurra" a "no es probable que ocurra". e 2
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia entre cero y 0,15, por ejemplo, de
"extremadamente seguro de no ocurrir" a "casi seguro de ocurrir". Raro 1
Fuente: Adaptado de tabla 4.3.: An ordinal scale for ocurrence probability. Garvey, P. R. (2009).
Analytical methods for risk management: a systems engineering perspective. Boca Raton: CRC
PRESS
EMPRESA S.A.S. 153
Tabla 20 Nivel de criticidad del riesgo.

Criticidad Descripción y Tratamiento de Alto Nivel
Muy Alta – 5 Quedan defectos que lo categorizan como inservible.
Media – 3 Quedan defectos que además afectan la funcionalidad / desempeño del software.

Fuente: propia
16.1.2 Matriz de urgencia e impacto para incidentes.
Tabla 21 Definición urgencia de los incidentes.
16.1.3 Diagrama Matricial de Urgencia e Impacto
Tabla 22 Nivel de criticidad de riesgos

MATRIZ PARA RIESGO
PROBABILIDAD AMENAZAS OPORTUNIDADES
CASI CIERTO (5) -25 -20 -15 -10 -5 +5 +10 +15 +20 +25
PROBABLE (4) -20 -16 -12 -8 -4 +4 +8 +12 +16 +20
POSIBLE (3) -15 -12 -9 -6 -3 +3 +6 +9 +12 +15

IMPROBABLE (2) -10 -8 -6 -4 -2 +2 +4 +6 +8 +10
RARO (1) -5 -4 -3 -2 -1 +1 +2 +3 +4 +5
IMPACTO CATASTRÓFICO (-5) IMPORTANTE (-4) MODERADO (-3) LEVE (-2) INSIGNIFICANTE (-1) INSIGNIFICANTE (+1) LEVE(+2) MODERADO (+3) IMPORTANTE (+4) CATASTRÓFICO (+5)
Reportar de inmediato, implementar respuesta inmediata, planear e implementar solución a corto plazo.
Extremo
Reportar de inmediato, implementar respuesta rápida, planear e implementar solución de corto a mediano
Alto
plazo.
Reportar de acuerdo con los procedimientos de la organización, implementar respuestaen plazo moderado,
Medio
planear e implementar solución a mediano plazo.
Reportar de acuerdo con las reuniones programadas, implementar respuesta de acuerdo con el comité
Bajo
integrado de gestión de cambios, solución requiere el mínimo esfuerzo.
EMPRESA S.A.S. 154
CRITICIDAD NEGATIVA CRITICIDAD POSITIVA
ALTO ALTO Reportar de inmediato, signar propietario al riesgo, planear e implementar

Reportar de inmediato, signar propietario al riesgo, planear e implementar respuesta.
≥-20,1 ≥+20,1 acciones para esas oportunidades
MODERADO MODERADO Identificar factores que influyen, asignar propietario, crear rutina de
Identificar factores que influyen, asignar propietario, monitorear con frecuencia alta.
entre -9,1 a -20 entre +9,1 a +20 seguimiento.
BAJO BAJO Cuando fuese de bajo impacto no tanta atención, si es de alto impacto actuar
Discutir en las secciones de seguimiento y control de riesgos.
entre -2,1 a -9 entre +2,1 a +9 sobre éste.
MUY BAJO MUY BAJO
Mantener en lista de revisión de baja prioridad. Mantener en lista de revisión por que tienen un mínimo impacto.
≤-2 ≤+2
Fuente: propia
Tabla 23 Matriz de urgencia e impacto para calificar y priorizar incidentes.

Inmediata (5) -25 -20 -15 -10 -5
Urgente (4) -24 -19 -14 -9 -4
URGENCIA
Importante (3) -23 -18 -13 -8 -3

Oportuna (2) -22 -17 -12 -7 -2
Conveniente (1) -21 -16 -11 -6 -1
IMPACTO Catastrófico (-5) Importante (-4) Moderado (-3) Leve (-2) Insignificante (-1)
Fuente: Adaptado de: Sebestyen, Z. (2017). Further Considerations in Projects Success. Procedia
Engineering, 196 (June), 571 - 577. DOI: 10.1016/j.proeng.2017.08.032
16.1.4 Caracterización de los niveles de criticidad de riesgos.
Criticidad Descripción y Tratamiento de Alto Nivel

Muy Alta – 5 Quedan defectos que lo categorizan como inservible.
Media – 3 Quedan defectos que además afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Figura 62. Nivel de criticidad de riesgos. Fuente: Propia 2020.

EMPRESA S.A.S. 155
16.2 Matriz de Riesgos
MATRIZ DE DENSIDAD DE RIESGOS INICIALES OPORTUNIDADES AMENAZAS

MATRIZ PARA RIESGO POSITIVO MATRIZ PARA RIESGO NEGATIVO Muy Alta 2 Muy Alta 2
PROBABILIDAD OPORTUNIDADES AMENAZAS Alta 2 Alta 3
CASI CIERTO (5) 1 1 Media 3 Media 4
PROBABLE (4) 1 1 Baja 3 Baja 1
POSIBLE (3) 1 1 1 1 Muy Baja Muy Baja
IMPROBABLE (2) 2 1 1
RARO (1) 1 1 1 1 2 1 1 TOTAL CRITICIDAD
INSIGNIFICANTE LEVE MODERADO IMPORTANTE CATASTRÓFICO CATASTRÓFICO IMPORTANTE MODERADO LEVE INSIGNIFICANTE RIESGOS 20 0,35
IMPACTO
(-1) (-2) (-3) (-4) (-5) (-5) (-4) (-3) (-2) (-1) AMENAZAS 10 -3,41
OPORTUNIDADES 10 2,56
MATRIZ DE DENSIDAD DE RIESGOS RESIDUAL OPORTUNIDADES AMENAZAS

MATRIZ PARA RIESGO POSITIVO MATRIZ PARA RIESGO NEGATIVO Muy Alta 2 Muy Alta
PROBABILIDAD OPORTUNIDADES AMENAZAS Alta 2 Alta 2
CASI CIERTO (5) 1 Media 3 Media 2
PROBABLE (4) 1 1 Baja 3 Baja 4
POSIBLE (3) 1 1 Muy Baja Muy Baja 2
IMPROBABLE (2) 2 1 2 1 1
RARO (1) 1 1 1 1 3 1 TOTAL CRITICIDAD
INSIGNIFICANTE LEVE MODERADO IMPORTANTE CATASTRÓFICO CATASTRÓFICO IMPORTANTE MODERADO LEVE INSIGNIFICANTE RIESGOS 20 1,95
IMPACTO
(-1) (-2) (-3) (-4) (-5) (-5) (-4) (-3) (-2) (-1) AMENAZAS 10 -2,51
OPORTUNIDADES 10 2,7
Figura 63. Matriz de riesgos. Fuente: propia

EMPRESA S.A.S. 156
16.2.1 Calendario de Gestión de Riesgos
Se establece una periodicidad en el calendario de acuerdo con el proceso.

Tabla 24 Calendario de gestión de riesgos.
PROCESO PERIODICIDAD TIEMPO ESTIMADO
Al inicio del proyecto.

Planificación de gestión de los Reunión de coordinación semanal con el equipo 4 semanas
riesgos del proyecto: como se llevarán a cabo las (1 mes)
actividades.
Durante todo el ciclo de vida del proyecto: para
Durante todo el ciclo
Identificación de riesgos determinar cómo pueden afectar el resultado del
de vida del proyecto.
proyecto, si llegaran a ocurrir.
Reunión semanal del Comité de Gestión de En sesión de dos (2)
Análisis cualitativo de riesgos Riesgos: cuando un riesgo sea identificado, se horas.
debe evaluar su impacto y probabilidad de Último día hábil de la
ocurrencia en el proyecto. semana.
Análisis cuantitativo de riesgos En sesión de dos (2)
Reunión semanal del Comité de Gestión de
horas.
Riesgos: cuando un riesgo sea identificado, se
debe cuantificar su probabilidad de ocurrencia ($) Último día hábil de la
y el impacto ($) para priorizarlos según su semana.
importancia relativa.
Planificación de respuesta a los En sesión de dos (2)
Reunión semanal del Comité de Gestión de
riesgos horas.
Riesgos: planes y acciones para mejorar las
Último día hábil de la
oportunidades y disminuir amenazas.
semana.
Monitoreo de los riesgos Reunión semanal del Comité de Gestión de Riesgos. Sesión de monitoreo:
una (1) hora.
Último día hábil de la
semana.
Fuente: propia
EMPRESA S.A.S. 157
16.2.2 Recursos de Gestión de Riesgos.
Tabla 25 Recursos de gestión de riesgos.

PROCESO PERSONAS MATERIALES EQUIPOS TOTAL
Director de proyecto: $7.000.000 Base de datos del Computadores: $12.328 día / 4 semanas:
proyecto: $0.00
Líder GTH: $4.300.000 $370.000
Planificació Líder de tecnología e implementación:

$4.300.000 Proyector: $8.135 día / 4 semanas:
n de gestión $244.000 $ 31.704.000
Líder SGC: $4.300.000
de los
Líder CBR: $4.300.000
riesgos
Director Administrativo y Financiero: Impresora: $24.657 día / 4 semanas:
$4.300.000 $740.000
Director de proyecto: $7.000.000
Especialista en riesgos: $6.000.000 Computadores: $12.328 día / 51
Líder GTH: $4.300.000 semanas: $ 18.860.000
Líder de tecnología e implementación:
$4.300.000 Computadores: $9.589 día / 51 semanas:
Líder SGC: $4.300.000 $ 14.670.000
Líder CBR: $4.300.000
Identificació Director Administrativo y Financiero:

$4.300.000 $ 121.170.000
n de riesgos Proyector: $8.135 día / 51 días: $
Profesional SGC: $3.500.000
Profesional tecnología e 415.000
implementación: $3.500.000
Profesional de compras: $3.500.000
Residentes (3): $4.500.000 Impresora: $24.657 día / 51 semanas:
Consultores ERP: $0.00 $37.725.000
Computadores: $12.328 día / 20
Análisis Director de proyecto: $7.000.000 semanas: $ 7.397.000
$ 27.794.000
cualitativo de Impresora: $24.657 día / 10 semanas:
Especialista en riesgos: $6.000.000
riesgos $7.397.000
Director de proyecto: $7.000.000 Computadores: $12.328 día / 20
semanas: $ 7.397.000
Impresora: $24.657 día / 10 semanas:
Análisis Especialista en riesgos: $6.000.000 $ 32.094.000
$7.397.000
cuantitativo de
Director Administrativo y Financiero:
riesgos
$4.300.000
Director de proyecto: $7.000.000 Documentos del
semanas: $ 18.860.000
proyecto: $0.00
Computadores: $9.589 día / 51 semanas:
Líder GTH: $4.300.000 Software PMIS: $ $ 14.670.000
3.700.000 / año
Planificació Líder de tecnología e implementación: Proyector: $8.135 día / 51 días: $
Base de datos del
n de $4.300.000 415.000 $ 66.145.000
proyecto: $0.00
respuesta a Líder SGC: $4.300.000
los riesgos Líder CBR: $4.300.000
Director Administrativo y Financiero:
$4.300.000
Consultor de Implementación ERP: $0.00

Monitoreo Director de proyecto: $7.000.000 semanas: $ 18.860.000
$ 31.897.725
de los Impresora: $24.657 día / 51 semanas:
Especialista en riesgos: $6.000.000
riesgos $37.725.000
EMPRESA S.A.S. 158
16.2.3 Formatos de Gestión de Riesgos
Tabla 26 Formatos de Gestión de Riesgos

Proceso en el
Formato Tabla de Contenido Responsable
cual se genera
1. Alcance 4.2. Actividades de contingencia
4.3. Actualizaciones al registro de
1.1. Supuestos
riesgos
1.2. Restricciones 5. Implementación del plan de riesgos
Gestor de
2. Identificación de riesgos 6. Seguimiento y control riesgos
2.1. Documentación de riesgos 6.1. Informe de estado
6.2. Cambios en los perfiles de riesgos y
Plan de gestión 2.2. Validación de riesgos planes de acción Planificación
deriesgos 3. Análisis de riesgos 6.3. Retirar riesgos
3.1. Clasificación del riesgo 7. Comunicaciones
3.2. Análisis de impacto 7.1. Lecciones aprendidas
3.3. Riesgo vs Tolerancia 8. Presupuesto Director
3.4. Aceptación del riesgo 9. Herramientas y técnicas de
4. Planificación de la proyecto
10. Informes de gestión de riesgos
respuesta al riesgo
4.1. Actividades de mitigación
Plantilla para 1. Objetivo del proceso 4. Categoría del riesgo
Identificación Equipo del
identificación 2. Descripción 5. Causas proyecto
deriesgos 3. Tipo de riesgo 6. Que puede generar (Impacto)
1. Categorización 2.3 Clasificación
1.1. Nombre 3. Respuesta
Plantilla de 1.2. Categoría 3.1. Mitigación Equipo del
evaluación de Análisis proyecto
2. Clasificación 3.2. Disparador cualitativo
riesgos
2.1. Puntuación de riesgos 3.3. Nueva calificación
2.2. Impacto
1. ID 7. Categoría del riesgo
Director
2. Fecha de identificación 8. Efecto
de
3. Descripción del problema 9. Probabilidad (P) proyecto
Registro de Identificación
4. Riesgo 10. Impacto (I)
riesgos Líderes
funcionales
5. Causas 11. Ponderación [P x I]
6. Tipo de riesgo 12. Acciones
4.2. Probabilidad de cumplimiento
1. Resumen ejecutivo
delplazo del proyecto Gestión
1.1. Estado actual de los
4.3. Máximo retraso esperado documenta
riesgos del proyecto
l
EMPRESA S.A.S. 159
Informe de 1.2. Conclusiones del análisis 5. Principales riesgos y acciones Monitoreo

riesgos 2. Alcance y objetivos
6. Análisis cualitativo de los riesgos Gestor de
3. Estado del proyecto 6. Análisis cuantitativo de los riesgos riesgos
4. Indicadores clave de riesgos delproyecto
7. Conclusiones y recomendaciones
4.1. Riesgos de alto nivel
8. Actualización del registro de riesgos
Fuente: propia
17. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
El plan de gestión de adquisiciones y contratos permite establecer, planificar y controlar la

ejecución de compras para productos y/o servicios que demanda la implementación y ejecución del
proyecto, teniendo presente la selección de proveedores que permitan garantizar el nivel de
confiabilidad (crítico y no crítico) durante el proceso de abastecimiento en el proyecto de
implementación de un software ERP para control de proyectos en LA EMPRESA S.A.S, para
lograr gestionar las adquisiciones sin contratiempos ajustadas al cronograma y costos.
17.1 Plan de gestión de las Adquisiciones

17.1.1 Alcance de la adquisición
Implementar el software de planificación de recursos empresariales EPR, en la Empresa

S.A.S., para el control de proyectos en los procesos de construcción, calidad, recursos humanos,
contabilidad y comercialización; que permita tener una información rápida, en tiempo real,
confiable, funcional y respaldada en una base de datos centralizada.
17.1.1.1 Alcance técnico y/o comercial.
a. Hardware y Software:
Los proveedores y/o contratistas deben estar legalmente constituidos antes las entidades de
control como Cámara de Comercio, DIAN, gubernamental y jurisprudencial que apliquen al
proyecto.
En cuanto a las ofertas económicas para la decisión de compra / adquisición, se contará con
mínimo dos (2) cotizaciones, para realizar el benchmarking con el fin de seleccionar la mejor
propuesta económica: Procedimientos estándares para las adquisiciones.
EMPRESA S.A.S. 160
Las adquisiciones se llevarán a cabo de acuerdo con los “Criterios de Selección ¿Por qué los
elegimos?”, del presente documento.
Los proveedores que proporcionen el servicio técnico, mantenimiento y garantía del producto
y/o servicio, debe estar acorde a la oferta y demanda presentes en el estudio del mercado.
Si las compras son superiores los $150 millones deben ser autorizados por medio de pólizas
de cumplimiento a los proveedores, según lo establecido el procedimiento general de compras y
adquisiciones de la compañía. Dependiendo de la naturaleza de la labor contratada, se podrá excluir
de esta obligación a un proveedor.
El software debe estar debidamente licenciado o respaldado por el proveedor de la solución

ERP.
Los equipos necesarios para la adaptación de la solución ERP, debe cumplir con los requisitos
y especificaciones técnicas establecidas por el grupo de proyecto para la aceptación de la propuesta
económica.
b. Soporte Técnico:
Para las actividades de pruebas funcionales se contará con servicio de consultoría por parte
del proveedor de la ERP de acuerdo con:
Definición de estrategias para los análisis de los módulos de la ERP.

Formulación de la estrategia para la integración de los módulos de la ERP.
Diagnóstico de infraestructura, hardware, estándares e información de base de datos
disponibles en la compañía para los diseños de caso de pruebas.
Reporte de pruebas funcionales / Auditorias.
La gestión de las actividades para la implementación de la solución ERP, garantizará la

estabilidad, estandarización y la aceptación de los usuarios con la finalización de las pruebas
funcionales.
EMPRESA S.A.S. 161
17.1.2 Alcance de los trabajos a realizar
El alcance del proyecto también abarca:
Gestión, seguimiento y plan de trabajo.

Análisis, diseño, programación e implantación de la solución ERP para la gestión integral de
LA EMPRESA S.A.S., con las funcionalidades críticas a cubrir que se detallarán más adelante.
Formación y documentación completa asociada a la implantación.
Para los requerimientos no cubiertos por el estándar se buscará un equilibrio entre el coste de
desarrollo/mantenimiento de las posibles alternativas de desarrollo y el beneficio que aporte cada
solución.
El proyecto deberá organizarse conforme a las siguientes líneas de trabajo, cuya planificación
temporal deberá ser propuesta por cada licitador en su propuesta técnica:
a. Gestión y seguimiento del proyecto, incluida la gestión del cambio y gestión de riesgos
en la implantación.
b. Adaptación de cada uno de los módulos funcionales, lo que implica la parametrización
y/o desarrollos necesarios para la adecuación de la herramienta:
c. Análisis y diseño de la integración del ERP en el área.
d. Parametrización de las funcionalidades estándares del ERP implantado para dar respuesta
a los procesos del diseño del Modelo de Negocio.
e. Desarrollo de las adaptaciones necesarias en aquellos requerimientos no cubiertos por la
funcionalidad estándar del ERP implantado.
f. Redacción del Plan de Pruebas de validación del sistema implantado.
g. Redacción del Plan de Arranque del sistema.
h. Estabilización del Sistema.
i. Capacitación a usuarios, previa a la puesta en marcha del sistema y soporte post -
implantación.
El soporte in situ post implantación cubrirá un mínimo de 6 meses tras la puesta en producción
y aceptación del proyecto. Una vez realizados los trabajos de desarrollo, éstos serán testados por el
EMPRESA S.A.S. 162
personal designado por LA EMPRESA S.A.S., realizando las pruebas de usuario y de sistemas que
estime oportuno para verificar la fiabilidad de los resultados y del rendimiento obtenido.
17.1.3 Objeto del contrato.
El objeto del contrato es la contratación de personal técnico especializado a través de un

proveedor certificado como Implementadores de Soluciones ERP, para la implantación de un
software de gestión integral de acuerdo con las necesidades de LA EMPRESA S.A.S., que de
soporte a los procesos de la compañía de forma centralizada y coordinada: fundamentalmente en
la administración de proyectos de construcción: administrativo y financiero, gestión del talento
humano, maquinaria y equipos, comercialización de bienes raíces, y sistemas de gestión de
proyectos.
Con esto se pretende mejorar la gestión y seguimiento de los procesos; así como facilitar la
toma de decisiones. Asimismo, facilitará el intercambio de información entre las distintas áreas
funcionales, mediante la digitalización de procesos y la mitigación de intervenciones manuales.
Se incluye dentro del objeto de este proyecto, la adquisición del de la licencia para la puesta
en marcha del Sistema ERP que se define en este pliego.
Otros objetos a incluir:
a. La administración e integración de equipos, procesos y sistemas. Instalación,

parametrización, personalización y configuración de los diferentes módulos ofertados de la ERP.
b. Carga y migración de datos.
c. El desarrollo y ejecución de un plan de capacitaciones y comunicación que cubra todas
las fases del proyecto, y que garantice tanto la capacitación funcional como técnica de los usuarios
implicados en el proyecto.
d. El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad adecuados para la
información manejada en el proyecto en cumplimiento de la legislación vigente.
e. Realización y entrega de toda la documentación correspondiente a cada una de las fases
e hitos del proyecto, así como los correspondientes informes de seguimiento.
EMPRESA S.A.S. 163
f. Descripción de las necesidades del software ERP para poder integrar otros sistemas
informáticos.
g. Suministro de la licencia de los módulos del ERP propuestos, así como el mantenimiento
de licencias el primer año.
h. Soporte técnico durante al menos 6 meses desde la entrega del software ERP.
Las características principales del software de gestión integral a contratar son las siguientes:
a. Deberá permitir crear documentos en cualquier área (compras, ventas, tesorería,

contabilidad, inventario, etc.), para poder personalizar el mismo a través del estándar de la
herramienta, las necesidades de la compañía. Los documentos se podrán configurar y parametrizar
de forma que la compañía indique la relación de unos módulos con otros y como se realizaría esa
relación. La parametrización a nivel de usuario deberá ser sencilla y fácil para los administradores
principales de la herramienta que se designe.
b. Se deberá poder extraer información de forma fácil a través de listas de usuario y de forma
sencilla, para poder personalizar los informes finales que se requieran.
c. Deberá ser modular y poder adquirir las licencias por módulos no por usuarios ni por
bloques.
17.1.4 Entregables.
Para la solución técnica de cada una de las áreas de gestión, se deberán obtener los siguientes
productos:
1. Análisis de Requisitos del Sistema

2. Solución propuesta y la forma en la que cubrirá cada una de las necesidades y
requerimientos planteados.
3. Arquitectura de la Solución Propuesta.
4. Módulos del ERP utilizados.
5. Propuesta de parametrización a realizar del sistema.
6. Documentación completa sobre los desarrollos adicionales a realizar.
EMPRESA S.A.S. 164
7. Número de licencias ofertadas y distribución o funcionalidad sobre los usuarios.

8. Carga y migración de datos.
17.1.5 Ejecución del contrato.
Los trabajos se realizarán principalmente en las instalaciones de LA EMPRESA S.A.S, si bien,

el adjudicatario poder realizar algunas actividades en sus propias instalaciones siempre y cuando
esto no interfiera en la correcta ejecución del proyecto.
La Administración, mediante oportuna notificación, señalará el comienzo de los trabajos, con

el fin de que el contratista pueda proceder a su ejecución. El plazo de ejecución del presente
contrato será de 13 meses más 6 meses de soporte tras el arranque a contar desde la orden de inicio
emitida por LA EMPRESA S.A.S., que nunca podrá ser anterior a la formalización del documento
contractual administrativo. En cualquier caso, la fecha de comienzo del curso del plazo señalado
será la de la firma del contrato de ejecución.
17.2 Matriz de las Adquisiciones
La elaboración de la matriz de adquisiciones se aplica para los paquetes de trabajo 1.2.4, 1.3.2
y 1.3.3 de la EDT en donde se realiza la adquisición de la licencia del software ERP, los
capacitores, transportes, refrigerios, soporte técnico y papelería. Ver figura 66.
17.3 Cronograma de Compras
A continuación, en la tabla 28, se muestra el cronograma de adquisiciones donde se incluyen

los tiempos y responsables de la ejecución de cada proceso, donde se muestra también la entrega
por parte del proveedor.
EMPRESA S.A.S. 165
Tabla 27. Cronograma de Adquisiciones.

AÑO 2021
ADQUISICIONES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
Adquisición del software
Capacitaciones
Instalación de software y Pruebas
Responsable
Preparación Director del proyecto
Contratación Compras
Ejecución Compras/Proveedor
Fin Director del proyecto
Hito de entrega Proveedor
Fuente: Elaboración Propia.

EMPRESA S.A.S. 166
MATRIZ DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Código Entregable Nombre Tipo de Método de Criterio de Foma de comunicación Área o Persona Responsable Fecha Inicio Fecha Termino
Proveedores Precalificados Tipo de Contrato [$] Total
EDT Actividad Adquisición Adquisición Adquisición Aceptación con Proveedores de la Adquisición Contrato Contrato
Implementación del Gerente Administrativa y JD Edwards ERP
Correo electrónico, Precio fijo más honorarios con incentivos:
SG – SST
Adquisición del Financiero, Analisita de SINCO SOFT incentivos financieros ligados al
1.2.4 Licencia ERP Producto Compra Precio reuniones de avance del ene-21 mar-21 150.000.000
Software Tecnología, Director del INFOR cumplimiento de las métricas acordadas en
Cobertura proyecto, videollamadas
Modalidad de Pago Proyecto Hansa World tiempo y desempeño técnico del proveedor
Implementación del
SG – SST Gerente Administrativa y JD Edwards ERP
Correo electrónico,
Precio Financiero, Analisita de SINCO SOFT Contrato por tiempo y materiales:
Capacitadores Servicio Compra reuniones de avance del abr-21 may-21 6.000.000
Cobertura Tecnología, Director del INFOR corresponden a servicios de terceros
Modalidad de Pago proyecto, videollamadas
Proyecto Hansa World
Tiempo de Entrega
13.2 Capacitaciones Precio Correo electrónico, Mb Transportadora S.A.S.

Precio fijo cerrado: ya que no se consideran
Transportes Servicio Alquiler Cobertura reuniones de avance del Analistas Administrativos Transporte Especial Aldana Rico S.A.S. abr-21 may-21 2.000.000
Modalidad de Pago proyecto, videollamadas cambios relevantes en la adquisición
Transportes Flota Cambulos S.A
Correo electrónico, Refrigerios Empresariales
Precio
Refrigerios Producto Compra reuniones de avance del Analistas Administrativos Refrigerios y Servicios S.A.S. Precio fijo cerrado: ya que no se consideran abr-21 may-21 2.200.000
Tiempo de Entrega
proyecto, videollamadas El Gran Refrigerio cambios relevantes en la adquisición
Implementación del Gerente Administrativa y JD Edwards ERP
SG – SST Correo electrónico,
Soporte Financiero, Analisita de SINCO SOFT Contrato por tiempo y materiales:
Servicio Compra Precio reuniones de avance del jun-21 jul-21 23.800.000
Técnico Tecnología, Director del INFOR corresponden a servicios de terceros
Cobertura proyecto, videollamadas
Modalidad de Pago Proyecto Hansa World
Instalación de
1.3.3 Software y Precio Correo electrónico, Mb Transportadora S.A.S.
Precio fijo cerrado: ya que no se consideran
Pruebas Transportes Servicio Alquiler Cobertura reuniones de avance del Analistas Administrativos Transporte Especial Aldana Rico S.A.S. jun-21 jul-21 2.000.000
Modalidad de Pago proyecto, videollamadas cambios relevantes en la adquisición
Transportes Flota Cambulos S.A
Correo electrónico, Papelería Alba
Precio Precio fijo cerrado: ya que no se consideran
Papelería Producto Compra reuniones de avance del Analistas Administrativos A - Z Papelería jun-21 jul-21 1.500.000
Modalidad de Pago cambios relevantes en la adquisición
proyecto, videollamadas Papelería El Toro
Figura 64. Matriz de adquisiciones. Fuente propia

EMPRESA S.A.S. 167
18. Gestión del Valor Ganado
De acuerdo con los resultados de los indicadores a la fecha de corte realizada, se observa que
el proyecto se encuentra gastando 7% más de lo presupuestado por su desviación CV, entrando en
sobrecostos. Todo esto acompañado de atraso en el cronograma de proyecto.
Se analiza junto con los resultados del Informe No.1 y se continua con la tendencia descrita
en el párrafo anterior, con sobre costos en el presupuesto y atrasos en el cronograma. Es de carácter
urgente llevar a cabo reunión de seguimiento y control para realizar el análisis de causa – raíz de
las desviaciones que presenta el proyecto.
Indicador A la fecha de corte Comentarios – Evaluación.
PV $44.447.047,50 Valor Planificado.
EV $ 37.129.484,98 Valor del trabajo realizado al corte.
AC $ 39.840.000,00 Costo del proyecto al corte verificado.

SV -$7.317.562,52 Atraso respecto al cronograma del proyecto.
%SV -16% Atraso de 16% en el cronograma.
SPI 0,84 Atraso de 16% en el cronograma.
CV -2.710.515,02 Se está gastando más dinero que el presupuestado.
%CV -7% % gastado de más sobre el presupuesto.
CPI 0,93 Se está empleando $0.93 por cada $1 que entra al proyecto.
Nueva estimación del costo del proyecto al corte, para la finalización del
EAC $ 466.832.589,49
mismo.
VAC -$31.760.962,49 Sobrecosto del proyecto al corte realizado.
Dinero que se tiene que gastar desde la fecha de corte para llegar a la
ETC $ 403.688.880,52
finalización del proyecto.
No significa mayor relevancia el esfuerzo para completar el trabajo, pero
TCPI 1,01
va con tendencia hacia la dificultad de cumplir.
BAC $ 435.071.627,00 Presupuesto estimado para el proyecto en la fase de planificación.
Figura 65. Nivel de criticidad de riesgos. Fuente: propia

EMPRESA S.A.S. 168
18.1 Indicadores de medición del desempeño
En la figura 66 se muestran los principales indicadores de desempeño del proyecto
Indicador Comentarios – Evaluación.

PV Valor Planificado.
EV Valor del trabajo realizado al corte.
AC Costo del proyecto al corte verificado.
SV Atraso respecto al cronograma del proyecto.
%SV Atraso de 16% en el cronograma.
SPI Atraso de 16% en el cronograma.
CV Se está gastando más dinero que el presupuestado.
%CV % gastado de más sobre el presupuesto.
CPI Se está empleando $0.93 por cada $1 que entra al proyecto.
Nueva estimación del costo del proyecto al corte, para la finalización del
EAC
mismo.
VAC Sobrecosto del proyecto al corte realizado.
Dinero que se tiene que gastar desde la fecha de corte para llegar a la
ETC
No significa mayor relevancia el esfuerzo para completar el trabajo, pero
TCPI
va con tendencia hacia la dificultad de cumplir.
BAC Presupuesto estimado para el proyecto en la fase de planificación.
Figura 66. Indicadores de medición del desempeño.

EMPRESA S.A.S. 169
18.2 Análisis de Valor Ganado y Curva S
Curva "S" del Proyecto.

Earned Value Planned Value AC
$50.000.000
$45.000.000
$40.000.000
$35.000.000
$30.000.000
Cost
$25.000.000
$20.000.000
$15.000.000
$10.000.000
$5.000.000
$-
Week Week Week Week Week Week Week Week Week Week Week Week
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Q1 Q2
2021
Figura 67. Curva ´´S´´. Fuente: propia
La brecha entre el EV y PV indica el SPI: el trabajo realizado está por debajo del valor
planeado, representando atraso en el cronograma.
La brecha entre el AC y EV indica sobrecosto del proyecto.

EMPRESA S.A.S. 170
19. Informe de Avance de Proyecto
Fecha de entrega: 21/07/2021
Nombre del proyecto: Implementación De Un Software ERP Para El Control De Proyectos

En La Empresa S.A.S
Nombre Del Sponsor: Luis Escobar
Financiador del Proyecto: La Empresa S.A.S.
Gerente de proyecto: Carlos Parada
Estado (No iniciado,

Fecha de
Objetivos cancelado, % de Conclusiones
cumplimiento
avance o finalizado)
General: Se está dando
Implementar un cumplimiento al
software 87% 21/07/2021 cronograma
especializado en el establecido y
sector de la aprobado.
construcción, para El presupuesto tiene
la Empresa S.A.S, un acumulado de
que le permita ser inversión del 65%.
más eficiente en la Recurso humano
planificación, dispuesto al cambio.
manejo y control, de El sponsor ha
los proyectos que brindado apoyo total
ejecuta. al proyecto.
Específico: Se realizo la
Adquirir el software selección y compra
ERP para la 100% 10/10/2020 del software ARP
Empresa S.A.S. SINCO.
Específico: Esta etapa fue

Realizar un estudio 100% 22/08/2020 culminada con éxito
técnico, a través del obteniendo aprobado
cual se proporcione el presupuesto para
la información
EMPRESA S.A.S. 171
necesaria para dicha

establecer el valor implementación.
de la inversión y los
costos de la puesta
en marcha del
proyecto.
Específico: Se ha contado con
Implementar el todos los medios
software para la 87% 21/06/2021 para perder llevar a
planificación y cabo esta
control de los implementación.
proyectos, con el fin El personal a estado
de optimizar su dispuesto y
ejecución y articular disponible para las
las diferentes capacitaciones.
dependencias El proveedor ha
vinculadas en el dado cumplimiento a
desarrollo de este. lo ofertado.
ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO
Aspecto a validar Objetivo inicial Conclusión

Alcance Implementación de software ERP, Su comprobación se realizará
para aumentar la efectividad de las 6 meses después.
ventas
Fecha de Cumplir el cronograma que será de Se está dando cumplimiento
finalización un año con la implementación. del 100% del cronograma a la
fecha.
Presupuesto Aumentar el crecimiento de los Se determino con base a la
activos información proporcionada
por la empresa, y las
cotizaciones sobre el
software y sus costos.
Calidad
EMPRESA S.A.S. 172
PROBLEMAS DE ALTO IMPACTO
Problema Causa Impacto Solución

Retraso en el inicio Se implementaron
del proyecto Pandemia mundial No genero impacto herramientas
virtuales para dar
inicio.
Fallas tecnológicas Falta de tiempo para Retraso del proceso Reprogramación de
en la etapa de capacitación de implementación las capacitaciones
implementación pendientes por
fallas.
ALCANCE.
Validación del alcance.
Entregable Estado Observaciones

Estudio de
mercado para Ejecutado Entregable aprobado
selección de
software
Adquisición del Se realizo la adquisición según
software Ejecutado procedimiento de compras de la
compañía
Informes de Se tienen los informes de los
implementación de En proceso módulos implementados a la fecha
software Una vez se culmine la
implementación se deberá entregar
un informe con la aprobación de
todos los interesados
Informe formal de Se ha realizado a satisfacción.
capacitaciones por En proceso
módulo
Pruebas Se han realizado pruebas con los
funcionales de En proceso módulos ya implementados
operación entre
módulos
Acta de recibo a Pendiente Se espera obtener en el mes de julio
satisfacción del presente año
EMPRESA S.A.S. 173
PRESUPUESTO
Acta de
Estudio financiero BAC EAC
constitución
Se encuentra Se encuentra Se avaluará al Se avaluará al
aprobado aprobada finalizar el proyecto finalizar el proyecto
CONCLUSIONES
EL BAC se podrá calcular hasta el final de la implementación, por el momento se ha

generado el cálculo del proyecto y se hacen actualizaciones, conforme la información se
actualiza.
Se ha realizado un buen manejo de los recursos, llevando a la fecha una inversión de
$357.700.000, por lo cual se espera disminuir la inversión inicial proyectada.
CRONOGRAMA
Fecha de inicio acta Fecha de inicio cronograma Fecha de inicio real

01/06/2020 01/07/2020 01/09/2020
Fecha de finalización Fecha de finalización Fecha de finalización
acta cronograma real
25/10/2021 25/07/2021 25/06/2021
Duración del proyecto Duración del proyecto Duración del proyecto
acta cronograma / diagrama de real
red
385 días 381 días 381 días
CONCLUSIONES
Se realiza seguimiento semanalmente al cronograma establecido y aprobado para

determinar las medidas de control, donde a la fecha solo se ha podido determinar algunos
movimientos por fallas tecnologías en las capacitaciones pero que se le han dado solución.
Se realizo la EDT la cual está conformada por cuatro fases (Dirección del proyecto,
Financiación, implementación y cierre del proyecto), donde también se han utilizado
herramientas como juicio de expertos para el desarrollo, gestión y control del cronograma.
EMPRESA S.A.S. 174
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
BAC -$31.760.962,49
CPI al finalizar 0,93
SPI al finalizar 0,84
Indicador A la fecha de corte 1 A la fecha de corte 2 Comentarios – Evaluación.

PV $ 27.248.805,33 $44.447.047,50 Valor Planificado.
EV $ 24.538.245,42 $ 37.129.484,98 Valor del trabajo realizado al corte.
AC $ 27.182.520,39 $ 39.840.000,00 Costo del proyecto al corte verificado.
SV -$ 2.710.559,92 -$7.317.562,52 Atraso respecto al cronograma del

proyecto.
%SV -10% -16% Atraso de 10% en el cronograma.
SPI 0,9 0,84 Atraso de 10% en el cronograma.
CV -$ 2.644.274,98 -2.710.515,02 Se está

gastando más
dinero que el
presupuestado.
%CV -11% -7% % gastado de más sobre el
presupuesto.
CPI 0,90 0,93 Se está empleando $0.90 por cada $1
que entra al proyecto.
EAC $ 481.955.542,14 $ 466.832.589,49 Nueva estimación del costo del
proyecto al corte, para la finalización
del mismo.
VAC -$46.883.915,14 -$31.760.962,49 Sobrecosto del proyecto al corte
realizado.
ETC $ 403.688.880,52 $ 403.688.880,52 Dinero que se tiene que gastar desde la
fecha de corte para llegar a la
TCPI 1,01 1,01 No significa mayor relevancia el
esfuerzo para completar el trabajo,
pero va con tendencia hacia la
dificultad de cumplir.
BAC $ 435.071.627,00 $ 435.071.627,00 Presupuesto estimado para el proyecto
en la fase de planificación.
EMPRESA S.A.S. 175
Curva S
Curva "S" del Proyecto.

Earned Value Planned Value AC
$50.000.000
$45.000.000
$40.000.000
$35.000.000
$30.000.000
Cost
$25.000.000
$20.000.000
$15.000.000
$10.000.000
$5.000.000
$-
Week Week Week Week Week Week Week Week Week Week Week Week
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Q1 Q2
2021
ADQUISICIONES
Bien o servicio Estado Valor Conclusiones

Adquisición del Comprado $ 150.000.000,00 Se adquirió el ERP CINCO.
software
Capacitaciones En ejecución $10.200.000,00 A la fecha se lleva un avance del
92% de las capacitaciones
Instalación de En ejecución $ 27.300.000,00 Se tiene pendiente las pruebas
software y Pruebas finales
CONCLUSIONES DEL PROYECTO
Se tuvo en cuenta la triple restricción del proyecto: gestión de costos, gestión del alcance
y gestión del cronograma para determinar si el proyecto es viable y rentable, ya que los
costos de compra e implementación están dentro de los márgenes proyectados, según el
EMPRESA S.A.S. 176
estudio de costos y análisis de financiación realizado, se cuenta con los recursos y apoyo
de los interesados.
El estudio ambiental y social muestra resultados favorables que permiten el cumplimiento

de los objetivos ya que según los resultados de la matriz de evaluación de riesgo realizada
se determinan que el impacto o probabilidad que más está influyendo en el proyecto
negativamente es el consumo de energía con una probabilidad de ocurrencia media entre
el 5% y el 25%. Como plan de propuesta se propone mitigar en toda la vida del proyecto
el consumo de energía, ya que este representa alta generación de emisiones de CO2 y para
ello se establecen una serie de acciones o recomendaciones.
Para alcanzar la eficacia en la planificación de los recursos es necesario integrar los

objetivos individuales de los empleados dentro de los objetivos de la organización.
Para que un proyecto sea exitoso se debe motivar al equipo de trabajo y esto recae en el
director de proyecto el cual no solo debe tener habilidades de líder sino también de gerente.
RECOMENDACIONES PARA LA OPERACIÓN

Realizar o establecer de manera periódica capacitaciones en áreas de gestión de calidad y
medio ambiente que pueden ayudar a mitigar los impactos que puedan restringir el avance
del proyecto o el cumplimiento de los objetivos.
_____________________________
Carlos Parada
Gerente de Proyecto
EMPRESA S.A.S. 177
Conclusiones del proyecto
La Empresa S.A.S. adquirió e implementó en todos sus procesos el Software ERP SINCO,
con resultados favorables por la integración entre las diferentes áreas, las cuales a partir de la
implementación dieron como resultado mayor eficiencia y agilidad en los procedimientos internos
por cada proceso.
Se realizó el estudio técnico para adquirir un software que integrara todas las áreas de la
Empres S.A.S y ese software fue el ERP SINCO el cuál se acopló de una manera óptima y rápida,
pero los costos por adquisición e implementación del software importado se incrementaron debido
a la diferencia de cambio de moneda presentada por los temas de la pandemia que frenaron la
economía del país.
El estudio ambiental y social muestra resultados favorables que permiten el cumplimiento de

los objetivos ya que según los resultados de la matriz de evaluación de riesgo realizada se
determinan que el impacto o probabilidad que más está influyendo en el proyecto negativamente
es el consumo de energía con una probabilidad de ocurrencia media entre el 5% y el 25%. Como
plan de propuesta se propone mitigar en toda la vida del proyecto el consumo de energía, ya que
este representa alta generación de emisiones de CO2 y para ello se establecen una serie de acciones
o recomendaciones.
Las categorías de sostenibilidad halladas en el proyecto implementación de un software ERP

para el control de proyectos de la empresa S.A.S es el de sostenibilidad ambiental con un impacto
de 6 en cuanto a la emisión de CO2 producto del combustible usado en los vehículos de la
compañía, los equipos de cómputo, celulares y equipos de aire acondicionado. Otro riesgo relevante
que se determinó es el de los residuos que se generan por el cambio de tóner de los equipos de
cómputo, bombillos, unidades electrónicas de equipos, residuos ordinarios de cafetería y papelería.
El plan que se genera para mitigar ese riesgo con severidad media-alta y con probabilidad de
ocurrencia baja-media es realizar una serie de actividades encaminadas a mitigar el impacto.
Para alcanzar la eficacia en la planificación de los recursos fue necesario integrar los objetivos
individuales de los empleados dentro de los objetivos de la organización y motivar al equipo de
EMPRESA S.A.S. 178
trabajo y esto recayó en el director de proyecto el cual no solo tuvo habilidades de líder sino
también de gerente.
De acuerdo con los resultados de los indicadores a la fecha de corte realizada, se encuentra
que el proyecto ha gastando7% más de lo presupuestado por su desviación CV, entrando en
sobrecostos. Todo esto acompañado de atraso en el cronograma de proyecto.
Se analiza junto con los resultados del Informe No. 1 y se continua con la tendencia descrita
en el párrafo anterior, con sobre costos en el presupuesto y atrasos en el cronograma. Es de carácter
urgente llevar a cabo reunión de seguimiento y control para realizar el análisis de causa – raíz de
las desviaciones que presenta el proyecto
La gestión y control de la calidad fue una herramienta precisa que ayudó a gestionar y controlar
procesos de la compañía, es por ello, por lo que fue importante establecer las estrategias de control
a estos mismos procesos en el proyecto.
La correcta gestión y control de la calidad, brindó el cumplimiento de las expectativas de los

interesados y con la ayuda de las estrategias planteadas para el mejoramiento continuo del sistema
de calidad establecido, se logró gestionar y el cumplimiento de la calidad del proyecto.
EMPRESA S.A.S. 179
Recomendaciones
Realizar o establecer de manera periódica capacitaciones en áreas de gestión de calidad y

medio ambiente que pueden ayudar a mitigar los impactos que puedan restringir el avance del
proyecto o el cumplimiento de los objetivos.
Empezar con campañas para que permitan dar a conocer el proyecto a otros portafolios de la
empresa, con el fin de expandir la implementación a toda la compañía.
EMPRESA S.A.S. 180
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EMPRESA S.A.S. 182
Apéndice A. Evaluación de alternativas.

Factor de Elemento de análisis Ponderación Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3
análisis
Relación entre problema y la
5% 5 2 2
solución
Coherencia Relación entre el fin y el propósito 5% 5 2 1
Relación entre el propósito y los
5% 5 5 4
resultados
Comprensible en su entorno cultural 10% 5 5 5
Deseable en el aspecto social 10% 5 5 2
Manejable en términos de la
Viabilidad 10% 5 4 5
organización existente
Factible en sus aspectos técnicos y
10% 5 3 5
económicos
Económica 10% 5 2 5
Ambiental 10% 5 5 5
Sostenibilidad
Social 5% 5 5 2
Política 5% 5 1 3
Contribuirá a mejorar la calidad de
5% 4 1 2
los involucrados
Impacto
El impacto que genera es
10% 4 4 1
significativo
TOTAL 100% 4.85 3.35 3.45
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S. 183
Apéndice B. Roles y responsabilidades.

Rol Responsabilidad
Equipo del Proyecto- Es el responsable de garantizar la exitosa implementación de SINCO ERP al interior de la compañía.
SINCOSOFT / LA
EMPRESA SAS
Es el responsable de garantizar la disponibilidad de recursos necesarios (económicos, tecnológicos,
Sponsor – LA personas, tiempos e infraestructura) para el normal desarrollo del proyecto.
EMPRESA SAS El sponsor es también el responsable de mantener la visibilidad del proyecto en la organización, y
de comunicar directamente a la alta gerencia, los avances del proyecto.
En última instancia el sponsor tiene la responsabilidad de aprobar los cambios y garantizar que estos
se llevan a cabo.
Equipo Base- Es el grupo responsable de tomar las decisiones oportunas que permitan garantizar el normal
SINCOSOFT / LA desempeño de las actividades planificadas en el proyecto.
EMPRESA SAS
Áreas de Gestión Son las responsables de tomar las decisiones oportunas para el proyecto y garantizar la ejecución
Gerencias SINCOSOFT integral entre la consultoría y el cliente, con respecto a las actividades propias del negocio y su
/ LA EMPRESA SAS comunicación oportuna.
Director de Proyecto Es el responsable de la dirección integral del proyecto, debe tomar decisiones oportunas para generar
SINCOSOFT cambios y lograr el normal desarrollo de las actividades planificadas. Es responsable de la planeación
de las actividades, la estimación de tiempos, costos y el control de las actividades críticas.
Estructura la implementación del proyecto basado en la necesidad del cliente, conocimiento,
experiencia y mejores prácticas.
Guía y orienta al equipo del proyecto asignado, y monitorea constantemente la ejecución de las tareas
de acuerdo con su programación.
Evalúa el proyecto y su avance permanentemente y determina conjuntamente, la mejor manera de
complementarlo.
Informa periódicamente el estado real del proyecto.
Diseña, ejecuta el presupuesto planeado y supervisa constantemente los costos del proyecto.
Controla los riesgos, garantiza que los controles de cambios se realicen, aprueben y ejecuten.
Adicionalmente es el encargado de tramitar todas las solicitudes de requerimiento adicionales para
el proyecto.
Garantiza el cumplimiento en la ejecución del proyecto, realiza la entrega y su paso a la fase de
posventa.
Presenta periódicamente el informe al Sponsor sobre el estado del proyecto.
Director de Proyecto – Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar por su cumplimiento dentro de los tiempos
La Empresa SAS acordados.
Mantener la comunicación al interior de su compañía, sobre la ejecución y avance del proyecto.
Citar y garantizar la asistencia del equipo de proyecto, a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
Crear, y administrar los usuarios que deben ingresar a la aplicación y la asignación de su perfil de
usuario de acuerdo con la instrucción dada por SINCOSOFT en el tiempo acordado.
EMPRESA S.A.S
Garantizar la ejecución integral de los planes de gestión del cambio, de comunicaciones y de

trasformación organizacional.
Asistir periódicamente a las reuniones de seguimiento para revisar el avance del proyecto y a la
matriz de riesgos.
Tomar decisiones conjuntamente y de manera oportuna, sobre los temas que estén afectando el
normal desarrollo del proyecto.
Informar oportunamente sobre cualquier eventualidad que afecte el normal desarrollo de las
actividades programadas.
Tramitar y aprobar las solicitudes de requerimiento adicionales, que estime conveniente y necesarias
para el normal desarrollo del proyecto.
Garantizar que los pagos de las cuotas de los contratos asociados al proyecto se encuentren al día, a
fin de garantizar la continuidad del proyecto.
Aprobar oportunamente los documentos que se generen dentro del proyecto.
Adelantar las gestiones que sean necesarias y que este a su alcance, para superar cualquier
eventualidad o desacuerdo que se presente durante el desarrollo del proyecto.
Equipo extendido - Debe garantizar la ejecución integral y oportuna de las actividades programadas.
SINCOSOFT / La
Empresa SAS
Dueño de área- La El dueño de área debe garantizar la ejecución integral de las actividades relacionadas con los
Empresa SAS procesos de gestión de cambio.
Líderes Funcionales – Debe garantizar el éxito del proyecto a través de la correcta implementación de SINCO ERP.
La Empresa SAS Son los responsables de apoyar el soporte de primer nivel y de replicar el conocimiento al interior
de su Compañía.
Consultor- Deben garantizar la exitosa implementación de la herramienta SINCO ERP y de las demás tareas
SINCOSOFT asignadas en el proyecto.
Usuarios La Empresa Son responsables de desarrollar habilidades para el uso de la herramienta SINCO ERP, mediante la
SAS asistencia a las capacitaciones impartidas y la aprobación de las evaluaciones del sistema.
Mantener la operación en tiempo real en SINCO ERP.
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S
Apéndice C. Algunos proveedores ERP Colombia.

Proveedor Solución ERP Descripción
Especializada en manufactura basada en formulas. Gestiona
ERP Colombia eWorkplace: ofrece Batch Master Funcionalidades de producción avanzada (inventario, calidad,
soluciones ERP especializadas en manufactura planeación, formulación, lista de materiales, etc.) y módulos
y servicios de asesoría, implementación y contables – administrativos.
soporte de los expertos en verticales de la Especializada en manufactura discreta. Gestiona Funcionalidades
industria manufacturera. OptiPro ERP de producción avanzada (inventario, calidad, planeación,
formulación, lista de materiales, etc.) y módulos contables –
administrativos.
ERP Colombia Gaci Group: es líder de un Funcionalmente amplio, integrado, modular y escalable. Cubre
cluster empresario comprometido en atender Gaci ERP todos los ciclos del negocio, es totalmente flexible y adaptable a
las necesidades informáticas del mercado en las normas contables, legales e impositivas locales, y a las buenas
América Latina. prácticas de cada sector
ERP Colombia Hansa World: desarrollador Sistema de planificación de recursos empresariales diseñado para
multinacional de software especializado en Standard ERP administrar negocios de todos los tamaños en casi cualquier
ERP y CRM. industria. El software es multiplataforma y corre en Windows,
MAC OS, Linux, Android e iOS.
ERP Colombia INFOR: empresa líder global Cumple con las necesidades de empresas de todo tamaño y sector.
de software empresarial en la nube INFOR Pueden implementarse on premise, en la nube o en formato
especializado por industria. híbrido en sectores como manufactura, distribución, empresas de
servicios, logística, capital humano, finanzas, salud, etc.
ERP Colombia PSL: empresa de desarrollo Sistema de gestión robusto para las empresas colombianas que
de software ágil, siendo pionero en la adopción PSL ERP permite administrar gestiones financieras, inventario, producción
de mejores prácticas de Ingeniería de Software y de nómina, permitiendo a las empresas mejorar sus procesos y
(desarrollo ágil, SCRUM) y es el principal tomar decisiones al obtener información en tiempo real.
exportador Colombiano de Servicios de
software hacia EE. UU..
ERP Colombia SINCO SOFT: empresa que SINCO ERP Sistema favorito de los constructores colombianos. SINCO ERP
garantiza su experiencia como fabricantes de permite centralizar los procesos mediante 11 soluciones
software para la administración de proyectos integradas para la gestión de tus áreas funcionales, promoviendo
de construcción. la toma de decisiones oportunas en pro del cumplimiento de tus
objetivos.
JD Edwards ERP: de primer nivel para Puede cubrir perfectamente los más complejos escenarios
grandes empresas. Capaz de gestionar los operativos y posee una completa cobertura en las áreas de
procesos de cualquier negocio de forma global Enterprise One finanzas, SCM y fabricación. Es un software fácilmente integrable
e integrada. Consiga una transformación ERP con todo tipo de aplicaciones y soluciones optimizando recursos
digital para su empresa y controlando cualquier incidencia de una forma rápida y sencilla.
Fuente: www.evaluandoerp.com, 2020.

EMPRESA S.A.S
Apéndice D. Tabla de Amortización.

Periodo (k) Valor del Crédito Abono a Capital Interés Renta Saldo
0 $ 190.266.330,67 0 0 0 $ 190.266.330,67
1 $ 190.266.330,67 $4.078.197,37 $ 2.719.983,26 $6.798.180,64 $ 186.188.133,30
2 $ 186.188.133,30 $4.136.497,91 $ 2.661.682,73 $6.798.180,64 $ 182.051.635,39
3 $ 182.051.635,39 $4.195.631,89 $ 2.602.548,75 $6.798.180,64 $ 177.856.003,50
4 $ 177.856.003,50 $4.255.611,22 $ 2.542.569,41 $6.798.180,64 $ 173.600.392,28
5 $ 173.600.392,28 $4.316.448,01 $ 2.481.732,63 $6.798.180,64 $ 169.283.944,27
6 $ 169.283.944,27 $4.378.154,49 $ 2.420.026,15 $6.798.180,64 $ 164.905.789,78
7 $ 164.905.789,78 $4.440.743,11 $ 2.357.437,53 $6.798.180,64 $ 160.465.046,67
8 $ 160.465.046,67 $4.504.226,47 $ 2.293.954,16 $6.798.180,64 $ 155.960.820,20
9 $ 155.960.820,20 $4.568.617,38 $ 2.229.563,26 $6.798.180,64 $ 151.392.202,82
10 $ 151.392.202,82 $4.633.928,79 $ 2.164.251,85 $6.798.180,64 $ 146.758.274,03
11 $ 146.758.274,03 $4.700.173,87 $ 2.098.006,77 $6.798.180,64 $ 142.058.100,16
12 $ 142.058.100,16 $4.767.365,97 $ 2.030.814,67 $6.798.180,64 $ 137.290.734,19
13 $ 137.290.734,19 $4.835.518,63 $ 1.962.662,01 $6.798.180,64 $ 132.455.215,56
14 $ 132.455.215,56 $4.904.645,57 $ 1.893.535,07 $6.798.180,64 $ 127.550.569,99
15 $ 127.550.569,99 $4.974.760,73 $ 1.823.419,91 $6.798.180,64 $ 122.575.809,27
16 $ 122.575.809,27 $5.045.878,23 $ 1.752.302,41 $6.798.180,64 $ 117.529.931,04
17 $ 117.529.931,04 $5.118.012,40 $ 1.680.168,24 $6.798.180,64 $ 112.411.918,64
18 $ 112.411.918,64 $5.191.177,78 $ 1.607.002,86 $6.798.180,64 $ 107.220.740,86
19 $ 107.220.740,86 $5.265.389,11 $ 1.532.791,53 $6.798.180,64 $ 101.955.351,75
20 $ 101.955.351,75 $5.340.661,33 $ 1.457.519,31 $6.798.180,64 $ 96.614.690,42
21 $ 96.614.690,42 $5.417.009,62 $ 1.381.171,01 $6.798.180,64 $ 91.197.680,80
22 $ 91.197.680,80 $5.494.449,37 $ 1.303.731,27 $6.798.180,64 $ 85.703.231,43
23 $ 85.703.231,43 $5.572.996,16 $ 1.225.184,48 $6.798.180,64 $ 80.130.235,27
24 $ 80.130.235,27 $5.652.665,83 $ 1.145.514,81 $6.798.180,64 $ 74.477.569,44
25 $ 74.477.569,44 $5.733.474,44 $ 1.064.706,20 $6.798.180,64 $ 68.744.095,01
26 $ 68.744.095,01 $5.815.438,25 $ 982.742,39 $6.798.180,64 $ 62.928.656,75
27 $ 62.928.656,75 $5.898.573,79 $ 899.606,84 $6.798.180,64 $ 57.030.082,96
28 $ 57.030.082,96 $5.982.897,82 $ 815.282,82 $6.798.180,64 $ 51.047.185,14
29 $ 51.047.185,14 $6.068.427,30 $ 729.753,33 $6.798.180,64 $ 44.978.757,84
30 $ 44.978.757,84 $6.155.179,49 $ 643.001,15 $6.798.180,64 $ 38.823.578,35
31 $ 38.823.578,35 $6.243.171,86 $ 555.008,78 $6.798.180,64 $ 32.580.406,49
32 $ 32.580.406,49 $6.332.422,14 $ 465.758,50 $6.798.180,64 $ 26.247.984,35
33 $ 26.247.984,35 $6.422.948,31 $ 375.232,33 $6.798.180,64 $ 19.825.036,04
34 $ 19.825.036,04 $6.514.768,61 $ 283.412,03 $6.798.180,64 $ 13.310.267,42
35 $ 13.310.267,42 $6.607.901,55 $ 190.279,09 $6.798.180,64 $ 6.702.365,88
36 $ 6.702.365,88 $6.702.365,88 $ 95.814,76 $6.798.180,64 $ -
TOTAL $190.266.330,67 $54.468.172,30 $244.734.502,97
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S
Apéndice E. Tasa Interna de Retorno - TIR.

TASA INTERNA DE RETORNO - TIR
VAN = $ 1.171.394.659,90 $ 3.384.546.228,18 $ 5.474.140.160,62 $ 3.299.005.652,48

VAN = 1 2 3 INGRESO
Para COK 2,97%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
$ 6.044.714.296,78 $ 1.137.607.710,89 $ 3.192.118.644,74 $ 5.013.993.593,63 $ 3.299.005.652,48
Para COK 4,50%

FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
$ 5.718.246.960,54 $ 1.120.951.827,66 $ 3.099.330.352,49 $ 4.796.970.432,88 $ 3.299.005.652,48
Para COK 10,00%

FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
$ 4.675.846.751,80 $ 1.064.904.236,28 $ 2.797.145.643,12 $ 4.112.802.524,89 $ 3.299.005.652,48
Para COK 25,00%

FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
$ 2.606.979.423,71 $ 937.115.727,92 $ 2.166.109.586,03 $ 2.802.759.762,24 $ 3.299.005.652,48
Para COK 45,00%

FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
$ 914.234.566,94 $ 807.858.386,14 $ 1.609.772.284,51 $ 1.795.609.548,77 $ 3.299.005.652,48
Para COK 60,00%

FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
$ 91.664.380,49 $ 732.121.662,44 $ 1.322.088.370,38 $ 1.336.460.000,15 $ 3.299.005.652,48
Para COK 62,00%

FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
$ 1.293.250,81 $ 723.083.123,40 $ 1.289.645.720,23 $ 1.287.570.059,66 $ 3.299.005.652,48
Para COK 62,03%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3
VAN = 1 2 3 INGRESO
-$ 33.194,44 $ 722.949.243,91 $ 1.289.168.206,32 $ 1.286.855.007,81 $ 3.299.005.652,48
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S. 188
Apéndice F. Análisis de impactos ambientales. Flujo de entradas y salidas

IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
ENTRADA FASE SALIDA PRODUCTO
Equi pos de computo Emi s iones de CO2 y res i duos

1.1 DIRECCIÓN DEL PROYECTO tecnológicos
Internet Emi s iones de gases
Impresoras Emi s iones de gases, residuos

tecnológicos
Acti vi da des de i ni ci o enca mi na da s a l Res iduos sólidos Cons umo de energía de l os

Ca rpetas
es tudi o en el merca do, pa ra l a el ecci ón del computa dores , l a i nternet,
s oftwa re que s e va a i mpl ementa r en el l a s i mpres i ones , l os
Fol der AZ Res iduos tecnológicos
proyecto y es tructura r el equi po de tra ba jo s ervi dores , l a s i l umi na ri a s ,
pa ra el proyecto. l os tonner, l os ca rtuchos ,
USB Res iduos sólidos
l a s ba tería s , l os correos , l a s
Energía eléctrica Ca l or y CO2 a cta s , forma tos , propues ta s
comerci a l es ,
Cel ulares Ca l or, residuo tecnológico
requeri mi entos , fotocopi a s ,
Res mas de papel Res iduos sólidos ma teri a l reci cl a do, a cta s de
reuni ones , verti mi ento de
Servi dores Emi s iones de gases a gua .
El ementos de
res i duos peligros
bi oseguridad (gel,
Al cohol, ta pabocas,
gua ntes de látex)
Vehículos (combustible) Emi s iones de gases CO2
Agua (consumo en baños verti mi ento de a gua

y ca fetería)
Recurs o humano
EMPRESA S.A.S. 189
Re curs o humano Emi s iones de gas carbónico

1.2 FINANCIACIÓN
Sumi nistros ca fetería De s echos orgánicos
Equi pos de computo Emi s iones de CO2 y re s i duos

te cnológicos
Inte rnet Emi s iones de gases

Cons umo de e ne rgía de l os
Impre soras Emi s iones de gases, re siduos
computa dore s , l a i nterne t,
te cnológicos
l a s i mpre s i one s , l os
Re s iduos sólidos s e rvi dore s , l a s i l umi na ri a s ,
Ca rpe tas
l os tonne r, l os ca rtuchos ,
Fol der AZ Re s iduos tecnológicos l a s ba tería s , l os corre os , l a s
Acti vi da de s e nca mi na da s a l a vi a bi l i da d de a cta s , forma tos , propue s ta s
USB l a fi na nci a ci ón y a s i gna ci ón de l os re curs os Re s iduos sólidos come rci a l e s ,
FINANCIEROS, FÍSICOS Y HUMANOS que re que ri mi e ntos , fotocopi a s ,
Ene rgía e léctrica Ca l or y CO2
ne ce s i ta rá e l proye cto ma teri a l re ci cl a do,
Ce l ulares Ca l or, re siduo tecnológico publ i ca ci one s ,docume ntos
va ri os , l os i nforme s , hoja s
Re s mas de papel Re s iduos sólidos de vi da , forma tos de
re cl uta mi e nto, s e l e cci ón y
Se rvi dores Emi s iones de gases contra ta ci ón, ve rti mi e nto de
El e mentos de a gua .
bi oseguridad (gel, re s i duos peligros
gua ntes de látex)
Ve hículos (combustible) Emi s iones de gases CO2
Agua (consumo en baños ve rti mi ento de a gua

y ca fe te ría)
EMPRESA S.A.S. 190
Recurs o humano Emi s iones de gas carbónico

1.3 IMPLEMENTACIÓN
Sumi nistros ca fetería Des echos orgánicos
Equi pos de computo Emi s iones de CO2 y res i duos

tecnológicos
Impresoras Emi s iones de gases, residuos

tecnológicos
Res iduos sólidos Consumo de energía de los

Ca rpetas
computadores, la internet,
Fol der AZ Res iduos tecnológicos impresiones, servidores,
Actividades necesarias para la puesta en iluminarias, los tonner,
USB Res iduos sólidos
marcha del proyecto ya habiendo definido cartuchos, baterías, los
Energía eléctrica el software y con la asignación de los Ca l or y CO2 correos, las actas,
recursos. Es en esta fase que se relizan las formatos, propuestas
Cel ulares capacitaciones a todo el personal Ca l or, residuo tecnológico comerciales,
involucrao en el proyecto. requerimientos, fotocopias,
Res mas de papel Res iduos sólidos
material reciclado,
Servi dores Emi s iones de gases publicaciones, documentos
varios, informes, los
El ementos de
res i duos peligros tanques de gas que utliza
bi oseguridad (gel,
del aire acondicionado,
gua ntes de látex) presentaciones,
capacitaciones, políticas de
seguridad de la
Ai re condicionado Emi s iones de gases, residuos información, vertimiento de
s ól idos agua.
Sa l a de capacitación
(dotada de sillas) res i duos s ólidos
Proyector Res iduos electrónicos y ca lor
Vehículos (combustible ) Emi s iones de gases CO2
Agua (consumo en baños

verti mi ento de a gua
y ca fetería)
EMPRESA S.A.S
Recurs o humano Emis iones de gas carbónico

1.4 CIERRE DEL PROYECTO
Suministros cafetería Des echos orgánicos
Equipos de computo Emis iones de CO2 y res iduos

tecnológicos
Impresoras Emis iones de gases, residuos

tecnológicos
Carpetas Res iduos sólidos

Cons umo de energía de los
Folder AZ Res iduos tecnológicos
computadores , la internet,
USB Res iduos sólidos impres iones , s ervidores , el
Actividades de cierre y aceptación del proyector, las iluminarias ,
Energía eléctrica Ca lor y CO2 baterías , documentos ,
proyecto. Firma de acta de finalización y
reuniones de s eguimientol y control. correos , planes de control y
Celulares Ca lor, residuo tecnológico auditorías , .
Res mas de papel Res iduos sólidos
Servidores Emis iones de gases
Elementos de
bioseguridad (gel, res iduos peligros
Alcohol, tapabocas,
guantes de látex)
Ai re condicionado Emis iones de gases, residuos
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S. 192
Apéndice G. Matriz P5.

Categorías de Sub
Integradores del P5 Indicadores Elementos Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Total Acciones de mejora/respuesta
sostenibilidad Categorías
El indicador de medida es costo /
En esta fase de implementación se
Beneficios beneficio. Realizar control detallado por medio de registros
Objetivos y Vida útil del producto empieza a observar la
Producto financieros -1 No se identifica el retorno de la -2 -3 del retorno progresivo de la inversión en las
metas Servicio posventa del producto Retorno materialización de beneficios del
directos inversión en esta fase de financiación fases
de la proyecto.
solo se identifican gastos.
inversión
Valor Mayor control de los gastos y soportar los
Madurez del proceso En el análisis financiero soporta un En el análisis financiero soporta un
Proceso Impactos presente -1 -1 -2 beneficios que se evidencian después de
Eficiencia y estabilidad del proceso valor presente positivo. valor presente positivo.
neto implementado el proyecto.
El proyecto cuenta con flexibilización ya
Se hace más flexible el proceso en Se deben realizar buenas evaluaciones y
Flexibilidad/ que hay estudio para escoger la mejor
Madurez del proceso esta fase debido a la selección de personal para evitar tropiezos en la
Proceso Impactos Opción en el 1 opción de Software para implementar. -2 -1
Eficiencia y estabilidad del proceso Sostenibilidad implementación de tecnología que implementación, además un buen estudio de
Agilidad proyecto Se realizan cambios y ajustes en
económica facilita mercado para la mejor opción de software
del personal y equipos
Prosperidad
negocio El proyecto otorga a la empresa cambio Al integrar todos los procesos los
Flexibilidad Capacitar y generar mayor cultura del personal
Madurez del proceso en la metodología de pronta respuesta resultados son ágiles y las
Proceso Impactos creciente del -1 -2 -3 para que el crecimiento de la empresa no se
Eficiencia y estabilidad del proceso en cualquiera de los procesos, respuestas hacia el cliente
negocio afecte debido a los cambios internos.
agilizando las entregas. mejoran.
El impacto generado se debe a la
Impacto Se materializa el impacto Con la implementación del software la empresa
Madurez del proceso contratación de mano de obra adicional
Proceso Impactos local -3 -2 económico local, contribuyendo en -5 debe buscar mayor inversión en nuevos
Eficiencia y estabilidad del proceso Estimulaci y a la compra de equipos de cómputo
económico más proyectos de construcción. proyectos de construcción.
ón suplementarios.
económica El proyecto requiere de una gran
Madurez del proceso Beneficios Adquisición de más clientes y Evaluación, mantenimiento y fidelización de
Proceso Impactos 1 inversión, en esta fase no hay -2 -1
Eficiencia y estabilidad del proceso indirectos ejecución de más proyectos. clientes
beneficios.
Se involucra al proyecto el mejor
Desde los inicios del proyecto se deben generar
proveedor del software, pero por
Los proveedores que ofertan el pólizas de responsabilidad y cumplimiento para
Madurez del proceso Proveedores ser el único que suministra se
Proceso Impactos -1 software son locales, lo que facilita la +2 1 gantarizar el compromiso del proveedor en el
Eficiencia y estabilidad del proceso locales convierte en un riesgo alto por los
atención, capacitación y seguimiento. proyecto para que contribuya en la
resultados, cumplimiento, garantía
sostenibilidad del mismo.
y actualización.
La compra de más equipos y la Realizar campañas de cultura sobre el manejo y
El uso de los medios tecnológicos se utilización de celular, equipos, uso adecuado de los medios tecnológicos,
Madurez del proceso Sostenibilidad Comunicació
Proceso Impactos Transport 1 incrementa para el desarrollo del 1 vehículos, las instalaciones para 2 además crear políticas al interior del proyecto
Eficiencia y estabilidad del proceso ambiental n digital
e proyecto más personal impactan bastante al para el uso de la comunicación digital con el fin
Planeta
proyecto en esta fase. de sensibilizar al no uso del papel para imprimir.
Madurez del proceso No es necesario realizar Los desplazamientos son Mantener la cultura y establecer políticas para
Proceso Impactos Viajes -1 1 0
Eficiencia y estabilidad del proceso desplazamientos largos esporádicos seguir con un mínimo de desplazamientos.
Para el proyecto se utiliza vehículo Para el proyecto se utiliza vehículo Campañas de cultura y estrategias para
Madurez del proceso propio para los desplazamientos lo que propio para los desplazamientos lo disminuir el desplazamiento en vehículo,
Proceso Impactos Transporte 2 1 3
Eficiencia y estabilidad del proceso genera un gran impacto ambiental por que genera un gran impacto incentivar el uso de medios de transporte
el tema del CO2. ambiental por el tema del CO2. amigables con el medio ambiente.
EMPRESA S.A.S
Categorías de Sub
Realizar estudios para minimizar el consumo de
El incremento de equipos impacta con El uso de más equipos en el energía y buscar el equilibrio en cuanto al gasto,
Madurez del proceso Energía
Proceso Impactos 1 la generación de más calor lo que 3 proyecto aumenta el impacto 4 por ejemplo campañas de ahorro de energía y
Eficiencia y estabilidad del proceso usada
produce CO2. ambiental. cambio de iluminarias que consuman menos
energía.
Emisiones Implementar estrategias de control y
Energía
Madurez del proceso /CO2 por la Las emisiones de CO2 en esta fase del Las emisiones de CO2 en esta fase seguimiento para disminuir las emisiones de
Proceso Impactos 3 3 6
Eficiencia y estabilidad del proceso energía proyecto son de 0,0424 TON del proyecto son de 0,1214 TON CO2, así como capacitaciones para el ahorro de
usada energía.
Retorno de Se debe contemplar estrategias de fuentes
Madurez del proceso
Proceso Impactos energía 0 No se contempla 0 No se contempla 0 alternas de energía para contribuir al retorno de
Eficiencia y estabilidad del proceso
limpia energía limpia.
Existen políticas de reciclaje y cultura Existen políticas de reciclaje y
Madurez del proceso
Proceso Impactos Reciclaje -2 para separar desde la fuente los -2 cultura para separar desde la -4 Seguir con las campañas y la cultura del reciclaje.
residuos de la operación. fuente los residuos de la operación.
Se cuenta con un operador de reciclaje Se cuenta con un cuarto de
Realizar auditorías y evaluación de los
Madurez del proceso Disposición que hace la separación y disposición residuos y un operador
Proceso Impactos -1 -1 -2 proveedores que realizan la disposición de
Eficiencia y estabilidad del proceso final final de los residuos generados del especializado en la recolección y
residuos.
proyecto. disposición final de los residuos.
Aunque se reutiliza la papelería, el
El uso de elementos desechables que Campañas de cultura, estrategias y
Madurez del proceso Residuos uso de suministros de cafetería no
Proceso Impactos Reusabilidad 1 genera el proyecto impacta 1 2 sensibilización para eliminar el uso de vasos
Eficiencia y estabilidad del proceso reutilizables aumenta el impacto
ambientalmente. desechables, el re-uso de la papelería.
ambiental en el proyecto.
Madurez del proceso Energía
Proceso Impactos 0 NA 0 NA 0 NA
Eficiencia y estabilidad del proceso incorporada
Se generan residuos producto del Se generan residuos producto del
Campañas de cultura, estrategias y auditorías
Madurez del proceso proyecto, pero se da una disposición y proyecto, pero se da una
Proceso Impactos Residuos -1 2 1 durante todo el proyecto para mitigar este
Eficiencia y estabilidad del proceso separación para disposición final y disposición y separación para
riesgo.
reciclaje. disposición final y reciclaje.
El agua residual producida posee
Madurez del proceso Calidad del El agua residual producida posee los Fortalecer el sistema de gestión ambiental para
Proceso Impactos -1 -1 los permisos de vertimientos de la -2
Eficiencia y estabilidad del proceso agua permisos de vertimientos de la obra. el manejo de aguas residuales.
obra.
Agua En esta fase el incremento del
El incremento de personal con el
Madurez del proceso Consumo del consumo de agua aumenta aún Establecer una campaña de ahorro y consumo
Proceso Impactos -1 proyecto ocasionó el aumento del -1 -2
Eficiencia y estabilidad del proceso agua más, pero no representa un gran de agua.
consumo de agua
impacto para el proyecto.
En esta fase de implementación no
Se genera empleo ya que se requiere la Realizar una contratación adecuada de personal
Madurez del proceso hay contrataciones porque las
Proceso Impactos Empleo -3 contratación de mano de obra -1 -4 con las capacidades idóneas y sin discriminación
Eficiencia y estabilidad del proceso Prácticas capacitaciones de manejo del
Sostenibilidad calificada. para los cargos necesarios en el proyecto.
laborales y software lo hace el proveedor.
social
trabajo El ingreso de personal nuevo a la El ingreso de personal implica
Personas
Madurez del proceso decente Relaciones empresa por lo del proyecto, puede mejorar las relaciones laborales Establecer políticas para definir el proceso y
Proceso Impactos -1 -1 -2
Eficiencia y estabilidad del proceso laborales traer diferencias laborales que afecten por problemas propios debido a funciones para cada cargo.
el proyecto. envidias, competencias.
EMPRESA S.A.S
Categorías de Sub
No se genera impacto ya que se tiene No se genera impacto ya que se
Madurez del proceso Salud y Apoyar e implementar políticas de Seguridad y
Proceso Impactos -1 establecido un programa de salud y -1 tiene establecido un programa de -2
Eficiencia y estabilidad del proceso seguridad salud en el trabajo.
seguridad laboral. salud y seguridad laboral.
Realizar capacitaciones a todo el personal de la
En esta fase por la implementación
Madurez del proceso Educación y Se cuenta con recursos necesarios para compañía involucrado con el proyecto desde
Proceso Impactos -1 -2 del proyecto se realizan -3
Eficiencia y estabilidad del proceso capacitación capacitar al personal. antes de la implementación del mismo,
capacitaciones a todo el personal.
actualizar en el uso del software.
Aprendizaje Se retroalimenta al personal acerca Desarrollar talleres para retroalimentar las
Madurez del proceso En esta fase el aprendizaje que se
Proceso Impactos organizacion -1 -2 de los resultados de la -3 experiencias con el proyecto con el fin de buscar
Eficiencia y estabilidad del proceso puede divisar es mínimo no impacta.
al implementación. las mejoras.
Diversidad e Se contrata personal calificado sin Se contrata personal calificado sin
Madurez del procesoEficiencia y igualdad de ningún tipo de discriminación y ningún tipo de discriminación y Realizar convocatorias internas para incentivar y
Proceso Impactos -2 -2 -4
estabilidad del proceso oportunidad manteniendo la igualdad de manteniendo la igualdad de mejorar el desarrollo de los empleados.
es oportunidades. oportunidades.
Se contrata personal calificado sin
No Las costumbres y forma de trabajar Campañas y políticas que enseñen la no
Madurez del proceso ningún tipo de discriminación,
Proceso Impactos discriminaci -2 -2 pueden traer inconvenientes del -4 discriminación en la compañía para no afectar
Eficiencia y estabilidad del proceso distinción de género, preferencias, raza
ón personal nuevo con el antiguo. los proyectos.
o edad.
Madurez del proceso Libre
Proceso Impactos 0 NA 0 NA 0 NA
Eficiencia y estabilidad del proceso asociación
Se deben establecer políticas en la compañía
Derechos
Madurez del proceso Trabajo No se contempla el trabajo infantil para No se contempla el trabajo infantil para salvaguardar el trabajo infantil, prohibir el
Proceso Impactos humanos -1 -1 -2
Eficiencia y estabilidad del proceso infantil el proyecto. para el proyecto. maltrato y la contratación de menores de edad
no autorizado por los entes del gobierno.
El personal seleccionado o reclutado
Las condiciones laborales son las
Trabajo para los diferentes cargos que se
Madurez del proceso que se encuentren dentro de las Establecer las políticas y el reglamento de
Proceso Impactos forzoso y -1 necesitan para el proyecto, son libres -1 -2
Eficiencia y estabilidad del proceso leyes y reglamento interno de trabajo.
obligatorio de ingresar o no a la compañía bajo las
trabajo.
condiciones establecidas.
Se involucra a la comunidad en el Se involucra a la comunidad en el
Madurez del proceso Apoyo de la
Proceso Impactos 0 proyecto para que no impacte su 0 proyecto para que no impacte su 0 Establecer políticas de integración.
Eficiencia y estabilidad del proceso comunidad
desarrollo. desarrollo.
La implementación implica
Políticas Se contrata a un proveedor que esté
cumplimiento con las políticas
Madurez del proceso públicas/ dentro de todas las normas y dentro de Realizar control durante toda la vida del
Proceso Impactos -1 -1 públicas como pago de impuestos, -2
Eficiencia y estabilidad del proceso cumplimient las leyes para no impactar en el proyecto.
Sociedad y cumplir con lo salarial de los
o desarrollo del proyecto.
consumid empleados, etc.
ores Salud y
Se eligió la mejor opción de software La puesta en marcha del software
Madurez del proceso seguridad
Proceso Impactos -3 para que el resultado del proyecto son -3 asegura 100% la salud y seguridad -6 Fortalecer el sistema de gestión de calidad.
Eficiencia y estabilidad del proceso del
más eficiente. del consumidor.
consumidor
Etiquetas de
Madurez del proceso
Proceso Impactos productos y 0 NA 0 NA 0 NA
servicios
EMPRESA S.A.S
Categorías de Sub
Se debe realizar mercadeo y
En esta fase se debe invertir en Establecer rubros para mercadeo y publicidad,
Madurez del proceso Mercadeo y publicidad para incrementar las
Proceso Impactos -3 publicidad y mercadeo para el producto -3 -6 ya que esto contribuye al crecimiento de la
Eficiencia y estabilidad del proceso publicidad ventas y el desarrollo de más
del proyecto. compañía.
proyectos de la empresa.
Privacidad
Madurez del proceso
Proceso Impactos del 0 NA 0 NA 0 NA
consumidor
Prácticas de
Se debe realizar una buena inversión
Madurez del proceso inversión y Control de los recursos durante la Establecer controles durante toda la vida del
Proceso Impactos -2 para el que el proyecta no tenga -2 -4
Eficiencia y estabilidad del proceso abastecimie implementación. proyecto.
tropiezos para su culminación.
Comporta nto
Madurez del proceso miento Soborno y No se permite ningún tipo de
Proceso Impactos 1 No se permite ningún tipo de soborno. 1 2 Establecer políticas 0 corrupción y sobornos.
Eficiencia y estabilidad del proceso ético corrupción soborno.
Comportami Un mal comportamiento en esta
Madurez del proceso Un mal comportamiento en esta fase
Proceso Impactos ento 1 1 fase impacta negativamente el 2 Establecer políticas de ética empresarial.
Eficiencia y estabilidad del proceso impacta negativamente el proyecto
antiético proyecto
TOTAL -23 -23 -46
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S. 196
Apéndice H. Estrategias, objetivos y metas.

Nombre de la
Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta
estrategia
Disminución del 1. Configurar los equipos de cómputo de los participantes del proyecto para que se Disminuir el consumo Lograr un 30% de ahorro de
consumo de active el ahorro de energía a los cinco (5) minutos. de energía eléctrica energía eléctrica en un año
energía eléctrica 2. Ubicar a los participantes del proyecto en una sala con luz natural. para el proyecto
3. Configurar las impresoras en modo de ahorro de energía.
4. Capacitar al personal sobre las buenas prácticas de ahorro y uso eficiente de
energía.
5. Capacitar al personal sobre las buenas prácticas de ahorro y uso eficiente de
energía.
6. Aplicar las buenas prácticas de ahorro y uso eficiente de energía.
7. Llevar un control del ahorro y uso eficiente de energía.
8. Realizar una jornada diaria por capacitación
Campaña cero 1. Reciclar el papel. Reducir la cantidad de Disminución de un 40% en
papeles 2. Impresión a doble cara. impresiones en toda la impresión de papel común en un
3. Control del gasto de las resmas de papel. vida del proyecto año
4. Evitar las impresiones innecesarias.
5. Uso masivo del correo electrónico o nuevas aplicaciones para distribución de

documentos.
6. Imprimir solo lo necesario y a blanco y negro.
7. Realizar un acuerdo con los proveedores para la recarga de tóner.
Programa de 1. Reducir el consumo de vasos desechables para bebidas calientes o frías en las Disminuir, reutilizar y Reducción del 80% de residuos
implementación capacitaciones. reciclar los residuos en generados durante el año
de las 3R 2. Eliminar el uso de pitillos en los descansos de capacitaciones. toda la vida del
3. Reutilizar el papel. proyecto
4. Reutilizar el tóner en lo posible.
5. Reciclar todos los residuos desde la fuente.
6. Reciclar el tóner con proveedores especializados
EMPRESA S.A.S
Campaña me 1. Identificar las falencias para realizar capacitaciones al personal. Capacitar al personal Tener el 100% del personal
capacito y me 2. Identificar al personal que va a recibir las capacitaciones específicamente para el para la capacitado en el manejo del
entreno para el manejo del software. implementación del software.
ERP SINCO 3. Desarrollar un concurso interno que otorgue premios para incentivar el software.
aprendizaje y conocimiento de la herramienta.
4. Implementar un programa de formación y capacitación.
5. Promover la formación para mejorar la calidad laboral de los empleados.
6. Realizar evaluaciones de conocimiento.
Mano de obra 1. Realizar buenos procesos de selección de personal. Involucrar personal Involucrar en el proyecto el 100%
calificable 2. Reclutar personal calificado para el proyecto. calificado para la del personal calificado.
3. Caracterización de perfiles de cargo. eficiencia del
4. Capacitar periódicamente al personal. proyecto.
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S
Apéndice I. Matriz de requisitos legales

NÚMER PROCESO CUMPLE
JERARQUÍA DE EVIDENCIA DE PLAN DE
O/ AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA AL QUE VERIFICACIÓN
LA NORMA CUMPLIMIENTO ACCIÓN
FECHA APLICA SI NO
Por la cual se establece el
régimen para la generación,
interconexión, trasmisión, Del ahorro, conservación y uso eficiente de la energía.
distribución y comercialización CAPITULO Establece el ahorro de la energía, así como su
Se realizan Se realizan programas y
LEY 143 1994 de electricidad en el territorio XII. Artículo conservación y uso eficiente, es uno de los objetivos ENERGÍA x NA
capacitaciones capacitaciones de ahorro
nacional, se conceden unas 66 prioritarios en el desarrollo de las actividades del sector
autorizaciones y se dictan otras eléctrico.
disposiciones en materia
energética.
Busca promover el uso racional y eficiente de la energía
y demás formas de energía no convencionales, de tal
manera que se logre la mayor eficiencia energética para
Por el cual se establece una Decreto asegurar el abastecimiento de este recurso, en forma
Se realizan Se realizan programas y
Decreto 22-jun 2007 medida tendiente al uso racional 2331 de plena y oportuna, la competitividad de la economía ENERGÍA x NA
capacitaciones capacitaciones de ahorro
y eficiente de energía eléctrica. 2007 colombiana, la protección al consumir y la promoción
de fuentes de energía no convencionales, de manera
sostenible con el medio ambiente y los recursos
naturales.
Se cuenta con el
Art. 6°. Componentes mínimos del Plan de Gestión
Metodología para la elaboración Artículo 6, residuos programa de gestión Se realizan programas y
RESOLUCIÓN 1045 2003 Integral de Residuos Sólidos (PGIRS). Art. 11°. x NA
de los PGIRS y otras disposiciones 11. sólidos integral de residuos capacitaciones de ahorro
Modificación y/o actualización del PGIRS.
(PGIR) institucionalizado.
EMPRESA S.A.S

LA NORMA CUMPLIMIENTO SI NO ACCIÓN
FECHA APLICA
Art. 12°. De la Gestión de Residuos de Computadores
y/o Periféricos. Los residuos de computadores y/o
periféricos deberán ser gestionados debidamente en
sus fases de almacenamiento, tratamiento,
aprovechamiento y/o valorización (incluido el reciclaje)
y disposición final, por personas naturales o jurídicas
autorizadas de conformidad con las normas
ambientales vigentes. Art. 15°. Obligaciones de los
consumidores. Para efectos de aplicación de los
Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental
de Residuos de Computadores y/o Periféricos, son Residuos
Por la cual se establecen los Se cuenta con el
obligaciones de los consumidores las siguientes: a) especiale
Sistemas de Recolección programa de gestión
Retornar o entregar los residuos de computadores y/o s
Selectiva y Gestión Ambiental de Artículo 12, integral de residuos Se realizan programas y
RESOLUCIÓN 1512 2010 periféricos a través de los puntos de recolección o los (Equipos x NA
Residuos de Computadores y/o 15, 19. (PGIR) institucionalizado. capacitaciones de ahorro
mecanismos equivalentes establecidos por los de
Periféricos y se adoptan otras Planes de Devolución de
productores; b) Seguir las instrucciones de manejo Cómputo
disposiciones. Productos Pos consumo.
seguro suministradas por los productores de )
computadores y/o periféricos; c) Separar los residuos
de computadores y/o periféricos de los residuos sólidos
domésticos para su entrega en puntos de recolección o
mecanismos equivalentes. Art. 19°. Prohibiciones. Se
prohíbe: a) Disponer residuos de computadores y/o
periféricos en rellenos sanitarios; b) Desensamblar o
manipular residuos de computadores y/o periféricos en
vías públicas; c) Enterrar residuos de computadores y/o
periféricos; d) Abandonar residuos de computadores
y/o periféricos en el espacio público.
Constit
ución De acuerdo con la matriz de
Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer
Política riesgos se montó una matriz
formación y habilitación profesional y técnica a quienes Programa de
CONSTITUCI Nacion de capacitación para los
1996 DERECHOS FUNDAMENTALES Art. 54 lo requieran. El Estado debe garantizar a los HSEQ capacitación y X No Aplica
ÓN al de trabajadores en donde
minusválidos el derecho a un trabajo acorde con sus entrenamiento
Colomb también se incluyeron otras
condiciones de salud.
ia de capacitaciones.
1996
EMPRESA S.A.S

FECHA APLICA
Corríjase el parágrafo 1 art 9 de la Ley 1010 de 2006, en
la siguiente forma:
Parágrafo 1. Los empleadores deberán adaptar el
reglamento de trabajo a los requerimientos de la
presente ley, dentro de 3 meses siguientes a su Divulgación del
Se publica reglamento interno
231 de promulgación, y su incumplimiento será sancionado Reglamento Interno de
DECRETO 2006 ACOSO LABORAL Art. 1 HSEQ X de trabajo y actas del comité No Aplica
2006 administrativamente por el Código Sustantivo del trabajo, comité de
de convivencia.
Trabajo. El empleador deberá abrir un escenario para convivencia.
escuchar las opiniones de los trabajadores en la
adaptación de que trata este parágrafo, sin que tales
opiniones sean obligatorias y sin que eliminen el poder
de subordinación laboral.
Campo de aplicación de las normas sobre Salud
Ocupacional. Las disposiciones sobre Salud Ocupacional
se aplicarán en todo lugar y clase de trabajo, cualquiera
que sea la forma jurídica de su organización y
prestación; así mismo regularán las acciones destinadas
a promover y proteger la salud de las personas. Todos Implementación del
S&SO- programa de salud los empleadores, tanto públicos como privados, sistema de gestión de Se está implementando un
Art. 3 HSEQ X No aplica
ocupacional contratistas, subcontratistas y trabajadores, así como salud y seguridad en el sistema de gestión integral
las entidades públicas y privadas estarán sujetas a las trabajo.
disposiciones que sobre la organización y la
administración de la Salud Ocupacional se establecen
en este Decreto y en las demás disposiciones
complementarias que expidan los Ministerios de
Trabajo y Seguridad Social.
Afiliación del personal y
Se está implementando un
Objeto, normas y organización de la salud ocupacional: desarrollo del sistema de
SALUD OCUPACIONAL Art. 24 HSEQ X sistema de gestión integral y No aplica
Responsabilidades de empleadores. salud y seguridad en el
se tiene afiliado al personal
trabajo
Objeto, normas y organización de la salud ocupacional:

Información de riesgos y programa de educación, Desarrollo del sistema Se encuentra el
SALUD OCUPACIONAL Art. 26 Servicios privados de salud ocupacional, HSEQ de salud y seguridad en X implementado el sistema de No aplica
Coordinación, el trabajo gestión.
Vigilancia y sanciones.
EMPRESA S.A.S

FECHA APLICA
Reglamenta los Art 3 y 21 de la Ley 50 de 1990,
incluyendo prorroga de contratos a término fijo entre
30 días y un año. Respecto a los programas de
capacitación, establece que deben corresponder a dos
horas dentro de la jornada de trabajo de 48 horas
semanales, que pueden acumularse hasta por un año.
Incluyen actividades recreativas, culturales, deportivas Se revisan registro de
1127 Programa de
y de capacitación (incluyendo de salud ocupacional), capacitaciones y
DECRETO de 1991 CONTRATACIÓN DE PERSONAL Art. 3 y 21 HSEQ capacitación y soportes X No aplica
procurando integración de trabajadores, mejoramiento divulgaciones, sobre salud y
1991 de asistencia
de la productividad y relaciones laborales, programadas seguridad en el trabajo.
durante la jornada pero sin afectar el normal
funcionamiento de la empresa. La asistencia de los
trabajadores es obligatoria. La ejecución puede ser a
través del SENA, cajas de compensación, centros
culturales, de estudio e instituciones que presten el
servicio.
Identificación de las
Ya se cuenta con una matriz de
enfermedades a las que
1832 Adopta la Tabla de 42 Enfermedades Profesionales y la identificación de peligros y
están expuestos los
DECRETO de 1994 ENFERMEDAD PROFESIONAL Informativo relación de causalidad con factores de riesgo HSEQ X riesgos y programas de No aplica
trabajadores mediante la
1994 ocupacional. vigilancia epidemiológica para
Matriz de Peligros y
las más importantes.
Riesgos
Toda persona que entre a cualquier lugar de trabajo Divulgación del Ya se cuenta con un
deberá cumplir las normas de higiene y seguridad Reglamento Interno de reglamento de trabajo y se
S&SO- higiene Art. 88 establecidas por esta Ley, sus reglamentaciones y el HSEQ trabajo y de higiene y X encuentra publicado además No aplica
reglamento de medicina, higiene y seguridad de la seguridad industrial, es uno de los temas de la
empresa respectiva. inducción. inducción.
En todos los lugares de trabajo habrá iluminación Estudio de iluminación e
Ya se ha realizado el estudio
suficiente, en cantidad y calidad, para prevenir efectos implementación de las
S&SO-ventilación e iluminación Art. 105 HSEQ X de iluminación y los controles No aplica
nocivos en la salud de los trabajadores y para garantizar recomendaciones del
LEY sugeridos
adecuadas condiciones de visibilidad y seguridad. mismo
En todo lugar de trabajo se establecerá un programa de
Salud Ocupacional, dentro del cual se efectúen
actividades destinadas a prevenir los accidentes y las Implementación del
S&SO- programa de salud Se tiene implementado un
Art. 111 enfermedades relacionadas con el trabajo. Corresponde HSEQ sistema de salud y X No aplica
ocupacional sistema de gestión.
al Ministerio de Salud dictar las normas sobre seguridad en el trabajo
organización y funcionamiento de los programas de
salud ocupacional. Podrá exigirse la creación de comités
EMPRESA S.A.S

FECHA APLICA
de medicina, higiene y seguridad industrial con
representación de empleadores y trabajadores
Este título de la presente Ley establece las normas
Se está realizando las medidas
sanitarias para la prevención y control de los agentes Implementación de
correctivas y preventivas para
biológicos, físicos o químicos que alteran las controles de los riesgos
S&SO-prevención de accidentes Art. 155 HSEQ X atacar los riesgos, de acuerdo No aplica
características del ambiente exterior de las según matriz de peligros
con lo que se obtuvo en la
edificaciones hasta hacerlo peligroso para la salud y riesgos
matriz de riesgos.
humana.
Se le realiza aseo de acuerdo
Los inodoros deberán funcionar de tal manera que Programa de orden y con el programa de orden y
Infraestructura Art. 186 HSEQ X No aplica
asegure su permanente limpieza en cada descarga. aseo aseo de la compañía
asegurando su limpieza.
Debida ventilación en los
Todo conjunto para la evacuación de residuos deberá Se verificó todos los puntos de
cuartos de
Infraestructura Art. 192 estar provisto de un sistema de ventilación adecuado HSEQ X acopio de residuos y se No aplica
almacenamiento de
para evitar las sifonales. verificó su ventilación.
basura.
Toda edificación estará dotada de un sistema de Instalación de canecas Verificar que el sistema de
Infraestructura Art. 198 almacenamiento de basuras que impida el acceso y la HSEQ de clasificación de X almacenamiento cumple con No aplica
proliferación de insectos, roedores y otras plagas. residuos los requisitos de ley.
Se verifica el procedimiento
Los recipientes para almacenamiento de basuras serán
manejo integral de residuos, y
de material impermeable, provistos de tapa y lo Procedimiento manejo
Infraestructura Art. 199 HSEQ X si se cuenta con canecas para No aplica
suficientemente livianos para manipularlos con integral de residuos
realizar adecuada disposición
facilidad.
de residuos.
El Ministerio de Salud o la entidad delegada Certificado de Se verifica Certificado de
Infraestructura Art. 200 reglamentarán sobre los métodos de incineración de HSEQ disposición adecuada de X disposición adecuada de los No aplica
basuras en las edificaciones. los residuos residuos
Implementación del
Toda edificación deberá mantener en buen estado de programa de orden y se encuentra implementado el
Infraestructura Art. 207 presentación y limpieza, para evitar problemas HSEQ aseo. Contratación de X programa de orden y aseo, No aplica
higiénico-sanitarios. personal de servicios formato de inspección 5´s.
generales
EMPRESA S.A.S

FECHA APLICA
En cumplimiento del art 21 de la Ley 50 de 1990, las
empresas con más de 50 trabajadores programarán
eventos deportivos, de recreación, culturales y
capacitación directamente, a través de las cajas de
Se tiene programa de
compensación familiar o mediante convenio con
capacitación además
entidades especializadas. Las cajas deberán desarrollar Se verificó que se encuentre
algunas actividades de
181 de PROGRAMAS DE FOMENTO AL programas de fomento de deporte, recreación, recursos implementado el programa de
LEY 1995 Art. 23 recreación esto se X No aplica
1995 DEPORTE aprovechamiento del tiempo libre y la participación humanos capacitación y el programa de
encuentra contemplado
comunitaria para los trabajadores de las empresas motivación.
en el programa de
afiliadas. Para los fines de la presente Ley, las cajas de
motivación.
compensación familiar darán prioridad a la celebración
de convenios con el Instituto Colombiano del Deporte -
Col deportes, y con los entes deportivos
departamentales y municipales.
Se está implementando un
Reglamenta la organización y Implementación del
Implementación del Programa de salud ocupacional, sistema de gestión HSEQ e
funcionamiento de los 1 a 18 HSEQ programa de salud X No aplica
hoy sistema de salud y seguridad en el trabajo. implementación del sistema
programas de salud ocupacional ocupacional
de gestión.
Desarrollo de las actividades de
acuerdo con el requerimiento de Reglamento de Higiene y Seguridad para la Industria de
la norma. Realización de la Construcción, matriz de riesgos, controles en obra,
Panorama de riesgo, Se verifica Panorama de riesgo,
2413 Panorama de riesgos. Por la cual COPASST. Aplicación de todos sus artículos.
reglamento de seguridad reglamento de seguridad y
RESOLUCIÓN de 1979 se dicta el Reglamento de Art 10 ,84 (Modificada en lo pertinente por la Resolución 3673 de HSEQ X No aplica
y salud en el trabajo, salud en el trabajo, COPASST,
1979 Higiene y Seguridad para la 2008, publicada en el Diario Oficial No. 47.130 de 2 de
COPASST, controles. controles.
Industria de la Construcción. octubre de 2008, "Por la cual se establece el
Aplicación de todos sus Reglamento Técnico de Trabajo Seguro en Alturas")
artículos.
Ya se cuenta con los perfiles
Ninguna persona natural o jurídica, de derecho público de cargo y se verificaron las
o privado, podrá exigir a los aspirantes a ocupar un hojas de vida, además dentro
Cumplimiento de los
LEY 931 2004 Hojas de vida Art.2 cargo o ejercer un trabajo, cumplir con un rango de HSEQ X de los mismos no se No aplica
perfiles de cargo
edad determinado para ser tenido en cuenta en la contemplan límites de edad,
decisión que defina la aprobación de su aspiración. excepto la no contratación de
menores de edad.
Por la cual se dictan normas para el ejercicio de la
Capítulo 1 y profesión de terapia ocupacional en Colombia, y se
LEY 949 2005 Informativa. HSEQ Informativa X Informativa No Aplica
2 establece el Código de Ética Profesional y el Régimen
Disciplinario correspondiente.
EMPRESA S.A.S

FECHA APLICA
reglas y elevados
La Superintendencia Bancaria
estándares operativos,
deberá velar por que tales
técnicos y disciplinarios
entidades: (i) adopten y
que permitan el
pongan en práctica reglas y
desarrollo de sus
elevados estándares
operaciones en
operativos, técnicos y
condiciones de
disciplinarios que permitan el
seguridad, transparencia
desarrollo de sus operaciones
y eficiencia, sistemas
en condiciones de seguridad,
adecuados de
transparencia y eficiencia; (ii)
administración y gestión
adopten y pongan en práctica
Por el cual se someten a Además de los objetivos establecidos en el artículo 325 de los riesgos inherentes
sistemas adecuados de
inspección, vigilancia y control numeral 1 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, a su actividad,
administración y gestión de los
DECRETO 1400 2005 las entidades que administran Informativo en el ejercicio de su facultad de inspección, vigilancia y HSEQ procedimientos X No Aplica
riesgos inherentes a su
sistemas de pago de bajo valor y control de las entidades administradoras de Sistemas adecuados que les
actividad; (iii) adopten y
se dictan otras disposiciones de Pago de Bajo Valor. permitan prevenir ser
apliquen procedimientos
utilizadas para la
adecuados que les permitan
realización de
prevenir ser utilizadas para la
actividades delictivas y
realización de actividades
delictivas, y (iv) adopten
revelación de
información financiera y
revelación de información
comercial para los
financiera y comercial para los
participantes, de
participantes, de acuerdo con
acuerdo con lo previsto
lo previsto para el efecto en el
para el efecto en el
presente decreto.
presente decreto.
Decreto derogado expresamente por artículo 37 del Decreto derogado
Reglamenta la integración y Decreto derogado
Decreto 16 de 1997 expresamente por
DECRETO 1542 1994 funcionamiento del Comité Informativo HSEQ X expresamente por artículo 37 No Aplica
artículo 37 del Decreto
Nacional de Salud Ocupacional del Decreto 16 de 1997
16 de 1997
Establecer la obligatoriedad de los aportes al Sistema
„Por el cual se señalan algunos
Radicac Integral de Seguridad Social; Salud, Pensión, Riesgos
requisitos que deben contener
ión Profesionales y contribuciones especiales al SENA, ICBF
los Min
11001- y Cajas de Compensación Familiar, lo anterior sin Aportes al sistema de Se verifican los aportes al
CONCEPTO 2008 estatutos y reglamentos de las Protección HSEQ X No Aplica
03-25- sujeción a la legislación Laboral Ordinaria. Para este seguridad social sistema de seguridad social
Cooperativas y Pre cooperativas social
000- efecto se tendrá como base para liquidar los aportes,
de
2005- las compensaciones ordinarias permanentes y las que
Trabajo Asociado‟.
00110- en forma habitual y periódica reciba el trabajador
EMPRESA S.A.S

FECHA APLICA
00 asociado. En ningún caso la base de cotización podrá
(4975- ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual
05) vigente.
ARTÍCULO SEGUNDO: Los proveedores de materiales
interesados en inscribirse en el Directorio de
Por medio de la cual se modifica Proveedores de Materiales de Construcción, deberán
la resolución 3353 de 2001 solicitarlo por escrito ante la Oficina Asesora de Gestión
mediante la cual se fijan Ambiental, de conformidad con lo siguiente:
lineamientos para la 1. Diligenciar el Formato de solicitud de inscripción con
Se tiene el proveedor Se verifica en la página del IDU
conformación del directorio de la descripción de la actividad desempeñada por el
inscrito en el directorio que la escombrera esté en el
proveedores de materiales de proveedor, firmada por el propietario o representante
RESOLUCIÓN 5772 2004 Todos HSEQ de disposición final del x directorio de disposición final No aplica
construcción y servicios de legal de la empresa.
IDU y/o licencia y se cuenta con licencia
disposición final de escombros 2. Demostrar el cumplimiento de las normas
ambiental. ambiental de material pétreo.
que cumplen con los requisitos ambientales y mineras de orden nacional y/o local, bien
ambientales y mineros sea con la presentación de los permisos ambientales y
establecidos en las normas mineros requeridos según la actividad desarrollada, o
vigentes con una certificación de la autoridad ambiental
competente, la cual acredite el cumplimiento de la
normatividad ambiental por parte del proveedor.
Se dará cumplimiento
cuando se presente,
Rehabilitación y fuero de Por la cual se establece las diferentes de protección al En este momento no se cuenta
CONCEPTO 3440 2011 Todo HSEQ actualmente no se X No aplica
discapacidad trabajador con discapacidad con personal discapacitado.
cuenta con personal
discapacitado.
Por medio de la cual se garantiza
la igualdad salarial y de Las mujeres que tienen
retribución laboral entre Por medio de la cual se garantiza la igualdad salarial y el mismo cargo que los
En distribución de sueldos la
mujeres y hombres, se de retribución laboral entre mujeres y hombres, se hombres ganan de igual
LEY 1496 2011 TODOS HSEQ X compañía no discrimina entre No aplica
establecen mecanismos para establecen mecanismos para erradicar cualquier forma forma.
hombres y mujeres.
erradicar cualquier forma de de discriminación y se dictan otras disposiciones Se dará cumplimiento
discriminación y se dictan otras cuando se presente.
disposiciones
Artículo 14 La resolución establece que para los empleadores
de la públicos y privados la obligación de conformar el comité Se tiene establecido que
Se tiene establecido que el
SE REGULA LA OBLIGACIÓN DE Resolución de convivencia laboral, una de las medidas preventivas el comité de convivencia
652 de comité de convivencia está en
RESOLUCIÓN 2012 ESTABLECER EL COMITÉ DE 2646 de de acoso laboral en los espacios de trabajo, cuya HSEQ está en proceso de la X No aplica
2012 proceso de la elección de los
CONVIVENCIA LABORAL 2008 finalidad es contribuir a proteger a los trabajadores elección de los
representantes.
(medidas contra los riesgos psicosociales que afecten la salud en representantes.
preventivas los lugares de trabajo.
EMPRESA S.A.S

FECHA APLICA
de acoso
laboral
Artículo 2°. De la responsabilidad. La gestión del riesgo
es responsabilidad de todas las autoridades y de los
habitantes del territorio colombiano.
Ley
En cumplimiento de esta responsabilidad, las entidades Se evidencia que se tiene plan
1523 Por la cual se adopta la política
públicas, privadas y comunitarias desarrollarán y Se cuenta con un plan de de emergencias y se realizan
del 24 nacional de gestión del riesgo de
LEY 2012 Art 2 ejecutarán los procesos de gestión del riesgo, HSEQ emergencias y programa X simulacros, así como No aplica
de abril desastres y se establece el
entiéndase: conocimiento del riesgo, reducción del de simulacros formación al personal para
de sistema
riesgo y manejo de desastres, en el marco de sus atender una emergencia
2012
competencias, su ámbito de actuación y su jurisdicción,
como componentes del Sistema Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastres.
Para efectos del impuesto sobre la renta y
complementarios, son deducibles las contribuciones
que efectúen las entidades patrocinadoras o
empleadoras, a los fondos de pensiones de jubilación e
invalidez y de cesantías. Los aportes del empleador a
dichos fondos serán deducibles en la misma vigencia
fiscal en que se realicen. Los aportes del empleador a
1607 Por la cual se expiden normas en
los seguros privados de pensiones y a los fondos de Se está aplicando la Se evidencia que se aplica la
LEY del 26 2012 materia tributaria y se dictan Art. 3, 6 HSEQ X No aplica
pensiones voluntarias, serán deducibles hasta por tres retención adecuada retención adecuada
dic otras disposiciones.
mil ochocientas (3.800) UVT por empleado.
El monto obligatorio de los aportes que haga el
trabajador, el empleador o el partícipe independiente,
al fondo de pensiones de jubilación o invalidez, no hará
parte de la base para aplicar la retención en la fuente
por salarios y será considerado como una renta exenta
en el año de su percepción.
Fuente: El autor.
EMPRESA S.A.S
Apéndice J. Análisis PESTLE.

Fase de análisis Nivel de incidencia
Descripción del factor en el entorno del ¿Cómo potenciaría los efectos positivos y disminuiría
Componente Factor ¿Describa cómo incide en el proyecto?
proyecto los negativos?
I P Im C Cr Mn N I P Mp
Normas y políticas Posibles recortes en el presupuesto por Involucrando a todos los interesados desde el inicio del
La decisión de recortar el presupuesto afecta
POLÍTICO internas a la parte de cargos que tengan poder dentro X X proyecto se disminuiría la posibilidad de que existan
el alcance del proyecto
empresa de la organización. obstáculos.
Una política externa negativa, puede

Normas y políticas Posibles leyes arancelarias que impidan la Evaluar y realizar un buen estudio de factibilidad y
ocasionar la no comercialización del
POLÍTICO externas a la comercialización del software en nuestro X X posicionamiento del proveedor del software en el
software, perdiendo tiempo en el diseño y
empresa territorio. mercado y del país de origen.
factibilidad del software elegido.
Aumento de los costos de la licencia del Realizar un contrato con el proveedor para mantener los
ECONÓMICO Variación de la TRM X X No se cumpliría con el presupuesto asignado
software adquirido precios pactados desde el inicio.
Mejorando los procesos de la empresa se

Nivel de El software agiliza los procesos y cumpliría con la calidad y por ende mayor
ECONÓMICO X X Actualizar constantemente el software adquirido.
productividad desarrolla la productividad de la empresa. competitividad en el mercado en el campo
de la construcción.
Empleados al interior de la compañía no

SOCIO - Adaptabilidad al Realizar mayor capacitación, entrenamiento y
aceptan ni se adaptan fácilmente a los X X Conflictos internos y atraso del proyecto.
CULTURAL cambio divulgación al interior de la compañía.
cambios de la empresa.
Debido a que el proyecto se aplica a más Aunque la incidencia sea indiferente,

SOCIO - del 90 % de los procesos de la empresa afectaría indirectamente al proyecto por el La empresa tendría mayor personal capacitado al
Nivel formativo X X
CULTURAL involucra bastantes empleados que no tiempo que hay que dedicar a estas interior para mejoras de sus procesos.
están preparados para estos cambios. personas preparándolas.
Cambios de las características del software Se adaptaría y se implementaría como un adicional, si los
Software en el
TECNOLÓGICO conllevan a hacer más estudios de X X Se retrasarían los tiempos establecidos cambios son para mejorar la eficiencia de los procesos y
mercado
factibilidad. siempre y cuando no incurran en costos elevados.
EMPRESA S.A.S
Fase de análisis Nivel de incidencia

Descripción del factor en el entorno del ¿Cómo potenciaría los efectos positivos y disminuiría
Componente Factor ¿Describa cómo incide en el proyecto?
proyecto los negativos?
I P Im C Cr Mn N I P Mp
La tecnología ofrece cada vez más una

La tecnología avanza y cada vez trae más y
amplia gama de herramientas de software Indagando y realizando estudios constantemente en el
Tecnología mejores herramientas que facilitan las
TECNOLÓGICO que podría incidir en la decisión de X X mercado, para evaluar las actualizaciones del software
disponible operaciones, quizás dejando el software
continuar con el software actualmente durante la vida del proyecto.
elegido obsoleto.
elegido.
Hay que realizar cambio de varios equipos en

Reemplazo de El cambio de equipos obsoletos por Aumentando la capacidad de los equipos nuevos, se
TECNOLÓGICO X X los procesos donde se va a instalar el
equipos capacidad para instalar el nuevo software. agilizan los procesos aprovechando el nuevo software
software, ocasionando la salida de equipos.
Al realizar cambio de varios equipos en los

procesos donde se va a instalar el software,
Residuos El cambio de equipos obsoletos genera Integrar al proyecto el plan de gestión de manejo de
AMBIENTAL X X ocasionando la salida de equipos para
electrónicos residuos eléctricos. residuos desde la implementación.
reciclaje y la entrada de equipos con más
capacidad.
Licencia del Con una licencia ilegal del software no se Retrasaría la implementación del proyecto y Adquirir pólizas de responsabilidad y cumplimiento, para
LEGAL X X
software. podría operar. aumentarían los costos. evitar sobrecostos en el proyecto.
Componente: Fase: Nivel de incidencia:
Político I: Iniciación Mn: Muy negativo
Económico P: Planificación N: Negativo
Social Im: Implementación I: Indiferente
Tecnológico C: Control P: Positivo
Ambiental Cr: Cierre Mp: Muy positivo

EMPRESA S.A.S
Apéndice K. Acta de constitución de proyecto.

1. Descripción del proyecto (Qué, Quién, Cómo, Cuando y Donde)
El proyecto compra e implementación de un software ERP para control de proyectos en La Empresa
S.A.S., se busca solucionar el problema de control de costos, integrando los diferentes procesos de
la organización para ser más eficientes en los análisis de información hacia el proceso principal que
es el área de construcción, Ibagué-Tolima; Para lo cual se realizarán diversas actividades que van
en el siguiente orden; primero la dirección del proyecto que comprende entonces la conformación
de los equipos de trabajos, la elaboración y estudio de las variables de implementación, la
investigación del software en el mercado y la elección y aprobación del mismos; en la segunda este
todo lo relacionado con la financiación, como lo es la asignación del presupuesto, la financiación
del software hasta sus implementación en todos los procesos, la asignación de recursos, la
adquisición del software y la sostenibilidad ; el paso a seguir entonces es la implantación del
software , en la cual se comenzara por la asignación de tareas y responsabilidades, la capacitación
a los colaboradores, la instalación y pruebas, para finalizar estas actividades se da inicio a el control
y seguimiento del funcionamiento de las operaciones. Después de finalizado el proyecto se realiza
el cierre del proyecto en el cual se analizan los resultados, se verifica su aceptación y se entrega el
proyecto de manera formal el cual se desarrollará en un periodo de tiempo de 12 meses.
2. Objetivos del proyecto
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
Concepto Objetivos Métrica Indicador de éxito

1. Alcance Adquirir e implementar un ERP Entregables cumplidos por 95%
que solucione el problema de fecha de entrega
control de costos en la
Organización.
2. Tiempo Cumplimiento del cronograma Tiempos SPI>= 1
establecido para el desarrollo del planificados/Tiempos
proyecto ejecutados
3. Costo No tener sobre costos en el Costos El costo del proyecto
presupuesto asignado de presupuestados/Costos
debe ser < = al costo
$511.703.976,79. ejecutados
presupuestado
4. Calidad Presentar informes cuando se Numero de entregables con 98%
finalice la implementación de cumplimientos de calidad
cada proceso involucrado solicitados
5. Satisfacción del Cumplimiento de las expectativas Número de aceptables por el 100%
cliente
cliente
3. Definición de requerimientos del proyecto

(Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)
Interesado Necesidades, deseos, expectativas Entregable del
proyecto
EMPRESA S.A.S
Gerencia Es el responsable de garantizar la disponibilidad de recursos Informes finales de

necesarios (económicos, tecnológicos, personas, tiempos e cada proceso, actas de
infraestructura) para el normal desarrollo del proyecto, tiene reuniones y
la responsabilidad de aprobar los cambios y garantizar que aprobación de
estos se llevan a cabo. recursos.
Líder de proyecto Ejecución de la programación a tiempo con el valor del Informe final con la
presupuesto proyectado, infraestructura adecuada tanto documentación del
física como tecnológica. proyecto y las
lecciones aprendidas
Equipo del proyecto Idear los requerimientos del Software ERP para actividades Informe de los
de construcción requerimientos del
Software ERP donde
se explique la
necesidad de cada
área.
Líder de procesosMejorar el tiempo en los resultados y entrega de los Informes de gestión
involucrados informes, conocimiento en tiempo real de los costos para
cada proyecto involucrado.
4. Cronograma preliminar del proyecto
Preparación Inicio 01/06/2020 Final 18/02/2021
Implementación Inicio 19/02/2021 Final 27/09/21
Cierre Inicio 28/09/2021 Final 25/10/2021
5. Hitos del proyecto
Hito Fecha del hito
Reunión preliminar proyecto 30/06/2020
Contrato firmado 06/07/2020
Acta de reunión inicial 14/07/2020
Project chárter firmado 17/07/2020
Medición satisfacción cliente 21/07/2021
6. Riesgos de alto nivel

Paro de transportes intermunicipal
Cierre de aeropuerto Perales en Ibagué por mal clima
Cancelación de capacitaciones por Pandemia
Dificultad de acceso o perdida de información por m igración de datos del sistema anterior al nuevo ERP
7. Presupuesto preliminar
Concepto Monto ($)
Total, Presupuesto $515.000.000.
8. Lista de interesados (StakeHolder)

Clasificación
Nombre Rol Apoyo / Neutral /
Interno / Externo
Opositor
Equipo del
Es el responsable de garantizar la exitosa
Proyecto
implementación de SINCO ERP al interior de la Interno/externo Apoyo
SINCOSOFT /La
compañía.
Empresa S.A.S
EMPRESA S.A.S
Es el responsable de garantizar la disponibilidad

de recursos necesarios (económicos,
Sponsor –La tecnológicos, personas, tiempos e
Interno Apoyo
Empresa S.A.S infraestructura) para el normal desarrollo del
proyecto, tiene la responsabilidad de aprobar los
cambios y garantizar que estos se llevan a cabo.
Es el grupo responsable de tomar las decisiones
Equipo Base-
oportunas que permitan garantizar el normal
SINCOSOFT / La Interno/Externo Apoyo
desempeño de las actividades planificadas en el
Empresa S.A.S
proyecto.
Realizar seguimiento a las actividades asignadas
y velar por su cumplimiento dentro de los
Director de tiempos acordados. Mantener la comunicación
Proyecto – La al interior de su compañía, sobre la ejecución y Interno Apoyo
Empresa S.A.S avance del proyecto. Citar y garantizar la
asistencia del equipo de proyecto, a las sesiones
programadas con SINCOSOFT.
Debe garantizar el éxito del proyecto a través de
Líderes la correcta implementación de SINCO ERP.
Funcionales La Son los responsables de apoyar el soporte de Interno Apoyo
Empresa S.A.S primer nivel y de replicar el conocimiento al
interior de su Compañía.
Deben garantizar la exitosa implementación de
Consultor-
la herramienta SINCO ERP y de las demás Externo Apoyo
SINCOSOFT
tareas asignadas en el proyecto.
Son responsables de desarrollar habilidades para
el uso de la herramienta SINCO ERP, mediante
Usuarios La la asistencia a las capacitaciones impartidas y la
Interno Apoyo
Empresa S.A.S aprobación de las evaluaciones del sistema.
Mantener la operación en tiempo real en SINCO
ERP.
9. Designación del director de proyecto
Nombre Janeth Ortiz NIVEL DE AUTORIDAD
Reporta a Patrocinador Asigna o desincorpora personal al proyecto,
Supervisa a Personal de primera línea autoridad sobre el presupuesto del proyecto
10. Sponsor
Nombre Luis Escobar Autoriza el inicio del proyecto y autoriza
al Gerente del proyecto a iniciarlo
Fuente: Elaboración Propia, 2020.

EMPRESA S.A.S
Apéndice L. Solicitud de Control Integrado de Cambios.

Código:
FORMULARIO SOLICITUD DE CONTROL INTEGRADO DE
EMPRESA S.A.S
CAMBIOS Versión:
Vigente desde:
Fecha de elaboración:
Código del Cambio: Fecha de Solicitud: Número de Ticket
Día/Mes/Año El número asignado por la

Mesa de Servicio
Nombre: Cargo:
Identificación del solicitante del cambio
Dependencia: Teléfono:
Líder del proyecto Nombre: Teléfono:
Nombre del proyecto:
Software
Tipo de proyecto:
Base de datos Otros
Infraestructura
Número del contrato y/o convenio: Supervisor:

Áreas de Servicio/Aplicaciones /
Clases de Procesos afectados:
Estado: Con garantía Sin Garantía En estabilización
Antecedentes del Cambio
(¿Por qué se requiere?)
Nombre del Cambio Alcance del Cambio
Análisis de Impacto
¿Qué procesos de negocio del Cliente afecta el cambio?
¿Qué áreas de servicio, elementos de TI afecta el cambio y CI relacionados? (Hardware, Software, Aplicaciones,
Servicios de TI)
¿Cantidad de usuarios afectados durante el Cambio?
¿Cantidad de usuarios afectados después del Cambio?
¿Cómo impacta el cambio el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio?
¿Qué impactos económicos para El Cliente causa el cambio?
¿A quiénes se debe informar?
¿Se realizó la verificación del procedimiento en el ambiente de pruebas?
Prioridad Alta Media Baja
Líder Funcional Líder Técnico
EMPRESA S.A.S
Plan de Desarrollo
(Actividad, cronograma, recursos, responsable)
Número Actividad Fecha Inicio Fecha Fin Recursos Responsable
Plan de Pruebas Funcionales

(Actividad, cronograma, recursos, responsable)
Usuario de Prueba:
Fecha de Prueba:
Link de Acceso:
Pruebas Realizadas:
Entregables y Criterios de Aceptación (Descripción entregable, criterio de aceptación):
Mensaje para los Usuarios afectados por el Cambio:

Documentos Anexos (Actualización de manuales):
Nombre de quien recibe a satisfacción el cambio:
Revisión Post-Implementación (OIP) Fecha: Hora Inicio HH:MM
Elaboró: Revisó y aprobó:
_________________________________
__________________________________________________
Nombre Nombre
Cargo Cargo

EMPRESA S.A.S
Apéndice M. Matriz de estrategias para involucrar los interesados
MATRIZ DE ESTRATEGIAS DE INVOLUCRAMIENTO DE INTERESADOS

Situación
Código Nombre Situación Actual Razón Estrategias
Deseada
Equipo del El equipo del proyecto en s estratégico para cumplir y satisfacer
Proyecto Satisfacción al con las necesidades del cliente por tal razón las actividades que se
AB1
SINCOSOFT /La Líder cliente. Líder realizan con respecto a ese tema deben difundirse entre todo el
Empresa S.A.S equipo de trabajo del proyecto.
Satisfacer las
El liderazgo del Sponsor es muy importante mantenerlo, razón por
Sponsor –La expectativas y
AB2 la cual debe existir bastante comunicación y no descuidar a este
Empresa S.A.S Líder cumplir con los Líder
interesado estratégico para el cumplimiento de los objetivos.
objetivos
Revisar plan de involucrados con el fin de analizar si todos los

Equipo Base-
interesados están involucrados en el proyecto para no afectarlo.
AB3 SINCOSOFT /La No se involucraron en
Apoyo Líder Por ser el equipo base deben ser líderes ya que ellos cono en bien
Empresa S.A.S el proyecto.
el software.
Director de Satisfacer las Trabajar más en conocer al cliente, sus expectativas, intereses y
AB4 Proyecto –La necesidades del
Apoyo Líder necesidades para satisfacerlos.
Empresa S.A.S cliente.
Se deben programar capacitaciones antes, durante y después de la

Líderes
implementación con la finalidad de que sean ellos líderes del
BB5 Funcionales La
Apoyo Falta capacitación. Líder equipo que ayuden a transmitir la información a todos los usuarios
Empresa S.A.S
del equipo del proyecto.
Los objetivos no se
Dar a conocer los objetivos al consultor para definir el alcance y
Consultor- encuentran bien
BB6 conocer las expectativas de éstos para que sean un apoyo para el
SINCOSOFT Neutral definidos. Apoyo
proyecto.
*Involucrar a los
A los usuarios se les debe involucrar en todo el proyecto y se debe
Usuarios La usuarios.
BB7 realizar un plan de capacitaciones para que participen del proyecto
Empresa S.A.S Reticente *Falta de Apoyo
y no sean obstáculo del mismo.
capacitación.
Fuente: Los autores.
EMPRESA S.A.S. 215
Apéndice N. Matriz de trazabilidad de requisitos.

Última fecha Estado Interesado Nivel de
Código Descripción del requisito Versión estado actual Criterio de aceptación (StakeHolder) prioridad
registrado
Funcionalidad
Precisión en los resultados de cada

Pruebas de módulos y aceptación de
1 módulo: Producción, RRHH, Contable y 0 29/11/2021 AC Líderes de proceso. AT
fase.
Comercialización.
Adecuación para dar las funciones Solicitud, análisis y aprobación del
2 0 30/09/2021 AC Líderes de proceso. BJ
requeridas. cambio.
Adaptabilidad para interactuar con otros Usuarios de
3 0 29/10/2021 AC Desempeño de trabajo: producto. AT
sistemas o aplicaciones. interfaz.
Nivel de seguridad para prevenir accesos Informe de aceptación de Gerente de
4 0 30/06/2021 AC AT
no autorizados. desempeño. proyecto.
Mostrar los resultados frente a cada Informes de calidad y validación del
5 0 17/12/2020 AC Líderes de proceso. MD
módulo tras la interfaz del usuario. producto.
Verificación del control de costos y Pruebas de módulos y aceptación de
6 0 30/06/2021 AC Patrocinador. AT
control de presupuesto. fase.
Mejoramiento de productividad en los Gerente de
7 0 30/06/2021 AC Informe desempeño de trabajo. MD
procesos. proyecto.
Patrocinador,
Visión integral de la gestión llevada a cabo
8 0 14/05/2021 AC Informe desempeño de trabajo. Gerente de MD
en los procesos.
proyecto.
Informes de calidad y validación del

9 Obtención de información en tiempo real. 0 15/10/2021 AC Líderes de proceso. AT
producto.
Patrocinador,
Acceso y consultas desde la nube (Cloud)
Pruebas de módulos, informes de Gerente de
10 con empleo de cualquier dispositivo 0 17/12/2021 AC AT
calidad y aceptación de fase. proyecto, líderes de
conectado a la Internet.
proceso.
Confiabilidad
No presentar fallas que deban eliminars e 30/09/2021
Pruebas mediante estándar y Gerente de
11 permanentemente mediante intervención 0 AC AT
métricas para desempeño de trabajo. proyecto.
humana o técnica. 15/11/2021
Capacidad de mantener un alto nivel de 30/09/2021 Pruebas mediante estándar y Gerente de
12 0 AC AT
desempeño en caso de fallas del software. 15/11/2021 métricas para desempeño de trabajo. proyecto.
Capacidad de recuperar datos en caso de 30/09/2021 Pruebas mediante estándar y Gerente de
13 0 AC AT
fallas del software. 15/11/2021 métricas para desempeño de trabajo. proyecto.
EMPRESA S.A.S
Integración entre los componentes del Pruebas mediante estándar y Gerente de

14 0 15/11/2021 AC AT
software (módulos ERP). métricas para desempeño de trabajo. proyecto.
Adaptabilidad de las necesidades de
Solicitud, análisis y aprobación del
15 acuerdo con la clasificación de los 0 15/11/2021 AC Líderes de proceso. BJ
cambio.
procesos.
Facilidad de uso
Reconocimiento de los usuarios sobre la Usuarios de la
16 0 29/11/2021 AC Informe de desempeño de trabajo. BJ
facilidad del uso del software. interfaz.
Facilidad de aprendizaje en los diferentes Usuarios de la
entornos del software. interfaz.
Capacidad de que el software pueda Informe de calidad y desempeño de Usuarios de la
18 0 17/12/2021 AC BJ
emplearse con el mínimo esfuerzo. trabajo. interfaz.
Fluidez en los criterios de búsqueda e Usuarios de la
ingreso de información. interfaz.
Incorporación sencilla de cambios y de Solicitud, análisis y aprobación de Gerente de
20 0 19/10/2021 AC MD
nuevas funciones. cambios. proyecto.
Claridad y sencillez en el manejo de los
21 0 19/11/2021 AC Pruebas e informe de calidad. Líder de proceso. MD
inventarios.
Eficiencia
Capacidad de comportamiento para
Pruebas, informe de calidad y Gerente de
22 responder ágilmente a exigencias de datos 0 04/10/2021 AC AT
desempeño de trabajo. proyecto.
o procesamiento.
Gerente de
23 Uso eficiente de los recursos técnicos. 0 17/08/2021 AC Informe desempeño de trabajo. AT
proyecto.
Facilidad para solicitar cambios y/o Solicitar, análisis y aprobación de
24 0 19/10/2021 AC Líderes de proceso. AT
adecuaciones. cambios.
Patrocinador,
Comunicación entre módulos del
25 0 15/11/2021 AC Aceptación y/o validación de fase. Gerente de AT
software.
proyecto.
Supervisión de la empleabilidad de Informe de desempeño trabajo /
recursos y tareas. documentar lección aprendida.
Sostenimiento / Soporte
Estabilidad de funcionamiento después de Informe desempeño de trabajo / Gerente de
27 0 16/11/2021 AC AT
realizar cambios / adecuaciones. documentar lección aprendida. proyecto.
Validación rápida frente a los cambios y/o Gerente de
28 0 22/11/2021 AC Aceptación y/o validación de fase. AT
adecuaciones realizadas. proyecto.
Menor tiempo en desarrollo, ahorro de
29 0 17/12/2021 AC Informe de desempeño de trabajo. Patrocinador AT
recursos y funciones listas para usar.
EMPRESA S.A.S
Patrocinador.
Susceptible a ser ampliado a otras Solicitud, análisis y aprobación del
30 0 19/10/2021 AC Gerente de BJ
funciones. cambio.
proyecto.
Diseño en forma flexible para su Gerente de
31 0 31/08/2021 AC Documentar procedimiento. MD
mantenimiento. proyecto.
Adaptación de utilización del software en Pruebas, informe de calidad y
32 0 17/12/2021 AC Líderes de proceso. BJ
otros entornos técnicos. desempeño de trabajo.
Facilidad de instalación y migración de Usuarios de
33 0 06/12/2021 AC Pruebas e informe de calidad. MD
información. interfaz.
Posibilidad de implantar en varias Informe desempeño de trabajo y Usuarios de
34 0 20/11/2021 AC BJ
plataformas. documentar procedimiento. interfaz.
Gestión del proyecto
Patrocinador,
Alto nivel de personalización al modelo de 31/05/2021
35 0 AC Aceptación de producto o servicio. Gerente de AT
negocio de la empresa. 30/07/2021
proyecto.
Viabilidad económica para su
36 0 02/03/2021 AC Aprobación de presupuesto. Patrocinador. AT
implementación: Costo / Beneficio.
Software único con permisos para
Aceptación de producto e informe Gerente de
37 diferentes usuarios, para el ingreso a una 0 15/03/2020 AC AT
base de datos centralizada.
Sincronización entre procesos para el Pruebas, informe de calidad y
conocimiento de uso de la herramienta. desempeño de trabajo.
Pruebas, informe de calidad y Gerente de

39 Entrega parcial de módulos del software 0 29/10/2021 AC AT

EMPRESA S.A.S. 218
Apéndice O. Diccionario de la EDT.

ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.1.1 A 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta DIRECCIÒN DE PROYECTO
Nombre CONFORMACIÒN EQUIPO DE TRABAJO
Descripción Selección del talento humano que conforman el equipo de trabajo, así como la definición de sus
roles y responsabilidades.
Entregable Documento donde quedan definidos los equipos de trabajo.
Humano: Director de Proyecto (1), Líder de proyecto (2), Soporte técnico (1). Físico: Resmas de
Recurso
papel (1), Escritorios (4), sillas ergonómicas (4), archivador (4), Impresora (1), Computadores
(2), Celular (3).
Costo $ 3.681.538

CONTROL
Nombre ELABORACIÒN ESTUDIO Y VARIABLES DE IMPLEMENTACIÒN
Descripción Estudio técnico de las necesidades de los interesados y los requisitos para su implementación.
Entregable Informe para identificar y verificar las diferentes variables antes de implementar.
Humano: Director de Proyecto (1), Líder de proyecto (2), Avalista de mercadeo (2), Asistente
Recurso administrativo (1). Físico: Resmas de papel (1), Escritorios (4), sillas ergonómicas (4), archivador
(4), Impresora (1), Computadores (2), Celular (3).
Costo $ 22.588.386

CONTROL
Nombre INVESTIGACIÒN DE SOFTWARE EN EL MERCADO
Descripción Análisis del software ERP presentes en el mercado y cual se adapta a los requerimientos de
acuerdo con la actividad económica de la compañía.
Informe detallado acerca de los diferentes softwares que ofrece el mercado enfocado al área de
construcción.
Entregable
Humano: Director de proyecto (1), Analista de mercadeo (1), Asistente administrativo (1),
Recurso Consultores de software (6). Físico: Resma papel (1), escritorios (3), sillas ergonómicas (3).
Archivadores (3), Impresora (1), Computador (2), Celular (2)
Costo $ 43.239.948

CONTROL
EMPRESA S.A.S
Nombre ELECCIÒN Y APROBACIÒN DEL SOFTWARE
Descripción
Elección del software ERP de acuerdo con los requerimientos y necesidades de la compañía.
Entregable Acta firmada detallando la aprobación y criterios de elección del software.
Director de proyecto (1), Líderes de proyecto (2), Director administrativo y financiero (1),
Gerente General (1), Asistente administrativo (1), Analista de mercadeo (2). Físico: Resma de
Recurso
papel (1), Escritorios (6), Sillas ergonómicas (7), Archivador (7), Impresora (1), Computador
(7), Celular (6)
Costo $ 43.120.726

CONTROL
1.2.1 B 8/03/2021 DIRECTOR FINANCIERO
Nombre de la Cuenta FINANCIACIÒN
Nombre ASIGNACIÒN DE PRESUPUESTO
Descripción Aprobación del presupuesto de acuerdo con el software ERP seleccionado.
Acta de reunión donde se contemplen todos los gastos y el presupuesto asignado para el
Entregable desarrollo del proyecto.
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de proyecto
Recurso (1). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (3), Sillas ergonómicas (3), Archivador (3), Impresora
(1), Computador (3), Celular (3)
Costo $ 21.387.904

CONTROL
Nombre FINANCIACIÒN DEL SOFTWARE HASTA IMPLEMENTACIÒN EN TODOS LOS PROCESOS
Descripción Seguimiento al presupuesto asignado en cada una de sus fases hasta la implementación del software
ERP
Entregable Documento contractual entre el desarrollador del software y la compañía.
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de proyecto (1). Físico:
Recurso Resma de papel (1), Escritorio (3), Silla ergonómica (3), Archivador (3), Impresora (1), Computador
(3), Celular (3)
Costo $ 1.359.314
CUENTA DE RESPONSABLE CUENTA DE

ID EDT ACTUALIZACIÒN
CONTROL CONTROL
Nombre ASIGNACIÒN DE RECURSOS
Descripción Selección y entrega de recurso de talento humano y físico para la ejecución del proyecto.
EMPRESA S.A.S
Acta donde se describa el costo y la cantidad de personas necesarias para la implementación, al

Entregable igual que el costo y cantidad de equipos.
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de Proyectos
Recurso (1), Director de gestión humana (1). Físico: Resma de papel (1). Escritorio (4), Silla ergonómica
(4), Archivador (4), Impresora (2), Computador (4), Celular (4)
Costo $ 12.522.844

CONTROL CONTROL
Nombre ADQUISICIÒN DEL SOFTWARE
Descripción Compra del software - aprobación de desembolso a proveedor software ERP
Documento firmado donde quede consignado todo lo referente con la adquisición del software,
soporte, mantenimiento, alcance, etc.
Entregable
Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Analista de mercadeo (2), Compras
Recurso (1), Almacenista (1). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (6), Silla ergonómica (6),
Archivador (6), Impresora (2), Computadores (6), Celular (6), Licencia software ERP (1)
Costo $ 152.905.920
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA

DE CONTROL
Nombre SOSTENIBILIDAD
Descripción Estabilidad de funcionamiento del software ERP.
Entregable Informes detallados que describen en tiempo la sostenibilidad del software adquirido.
Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2). Físico: Resma de papel (1), Escritorio
Recurso
(2), Silla ergonómica (2), Archivador 2. Físico: Impresora (1), Computador (2); Celular (2)
Costo $ 4.421.928
CUENTA DE
CONTROL RESPONSABLE CUENTA DE CONTROL
1.3.1 C 8/03/2021 LIDERES DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta IMPLEMENTACIÒN
Nombre ASIGNACION DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES
Descripción Definición de roles y responsabilidades a cada una de las personas que conforman el equipo de trabajo
de acuerdo con su cargo para el cual fueron contratados.
Entregable Acta de reuniones donde se definan cada responsable y las tareas que este va a realizar.
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de proyectos (1),
Recurso Director de gestión humana (1). Físico. Resma papel (1), Escritorio (2), Silla ergonómica (2),
Archivador (2), Impresora (1), Computador (2), Celular (2).
EMPRESA S.A.S
Costo $ 23.529.644

CONTROL
Nombre CAPACITACIONES
Descripción Definición del cronograma de capacitaciones por módulos del software ERP.
Entregable Acta de reuniones y capacitaciones realizadas, antes y durante la implementación del software.
Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Director administrativo y financiero
(1), Gerente General (1), Asistente administrativo (1), Analista de mercadeo (2), gestión
Recurso Humana (4), Comercialización (2), Compras (1), Construcción y operaciones (6), Diseño (2),
Capacitadores (2), Soporte técnico (1). Físico: Resma papel (2), Escritorio (21), Silla
ergonómica (21), Archivador (19), Impresoras (2), Computadores (21), Celular (18), Sala de
capacitación (1), Proyector (1)
Costo $ 26.290.992

CONTROL
Nombre INSTALACIÒN DE SOFTWARE Y PRUEBAS
Descripción Pruebas de plataforma, aplicación de requisitos en software ERP, comunicación entre módulos,
informes, migración de datos e instalación.
Entregable Informe técnico y actas de entrega.
Humano: director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Soporte técnico (1), Capacitador (2),
Recurso Director de implementación (1). Físico: Impresora (1), Computador (6), Celular (4), Software
(1)
Costo $ 32.810.511
CUENTA DE ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE

ID EDT
CONTROL CONTROL
Nombre INICIO DE OPERACIÒN
Descripción Migración de información de acuerdo con base de datos de la compañía e inicio de operación
de módulos que conforman el software ERP.
Entregable Acta de reunión de inicio.
Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Director Administrativo y financiero
Recurso (1), Analista de mercadeo (2), Director de gestión humana (1), Comercialización (1), Compras
(1), Construcción y operaciones (2), Diseño (2), Capacitador (1), Soporte técnico (1). Físico;
Resma de papel (2), Escritorio (18), Silla ergonómica (18), Archivador (16), Impresora (2),
Computador (18), Celular (15), Software (1)
COSTO $ 12.803.684
EMPRESA S.A.S

CONTROL CONTROL
Nombre CONTROL Y SEGUIMIENTO
Descripción Control y seguimiento en actividades que comprenden cada uno de los paquetes de trabajo
en esta cuenta de control.
Informes de seguimiento, informes de costos y documentos; registros de control e informe
Entregable de indicadores.
Humano: director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Asistente administrativo (1),
Recurso Resma de papel (1), Escritorio (4), Silla ergonómica (4), Archivador (4), Impresora (1),
computadores (4), Celular (4), Software (1)
Costo $ 19.650.000

CONTROL
1.4.1 D 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta CIERRE DEL PROYECTO
Nombre ANÀLISIS DE RESULTADOS
Descripción Análisis de puesta en marcha del software, estabilidad, nivel de seguridad, integración, nivel de
desempeño, precisión de resultados, adaptabilidad, facilidad de uso.
Entregable Informe de resultados, actas de reunión, informe de indicadores.
Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Gerente General (1). Físico: Resma de
Recurso papel (1), Escritorio (4), Silla ergonómica (4), Archivador (4), Impresora (1), Computador (4),
Celular (4), Software (1)
Costo $ 6.414.328

CONTROL
1.4.2 D 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta CIERRE DEL PROYECTO
Nombre ACEPTACIÒN Y ENTREGA FORMAL DEL PROYECTO
Descripción
Aceptación de resultados de acuerdo con análisis de resultados y entrega del proyecto.
Entregable Acta de entrega y aceptación de resultados.
Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Gerente General (1). Físico: Resma de papel
Recurso (1), Escritorio (4), Silla ergonómica (4), Archivador (4), Impresora (1), Computadores (4),
Celular (4), Software (1)
Costo $ 8.343.960
EMPRESA S.A.S. 223
Apéndice P. Análisis PERT.

Último ID Duración [días]
Descripción paquete de Predecesor
nivel Activida Nombre de la actividad Optimist Esperad Pesimist σ PERT σ^2
trabajo a
EDT d a a a
Conformación equipo de 1 Seleccionar colaboradores 3 5 10 1,2 5,5
1.1.1
trabajo 2 Definir funciones y responsabilidades 1 2 4 8 1,0 4,3
3 Realizar estudios mercado 10 20 30 3,3 20 10,89
Elaboración de estudio y
1.1.2 variables de 4 Revisar normas y procedimientos 2, 3 3 6 10 1,2 6,2 1,44
implementación
5 Establecer legislación aplicable 4 3 6 10 1,2 6,2
6 Dimensionar la oferta en el país 3, 4 3 8 15 2,0 8,3 4
7 Seleccionar los procesos a integrar 6 8 12 15 1,2 11,8 1,44
8 Determinar servicios, asesoría y soporte 6, 7 8 12 15 1,2 11,833 1,44
Investigación de
1.1.3 9 Cotizar implementación en "Nube" 7, 8 6 10 15 1,5 10,2 2,25
software en el mercado
vs "On Premise"
10 Comparar el nivel de estandarización y 9 6 12 18 2,0 12,0 4

personalización
11 Comparar proveedores 9, 10 6 12 18 2,0 12,0 4
12 Cuantificar recursos necesarios 7, 9 6 10 15 1,5 10,2
13 Evaluar los beneficios esperados 12 8 12 18 1,7 12,333
Determinar portabilidad: tiempo en
14 desarrollo, migración de datos e interacción 10, 11 12 18 21 1,5 17,5 2,25
con otro entorno técnico
Elección y aprobación
1.1.4
del software 15 Evaluar: Facilidad de Uso, Eficiencia, 14 12 18 21 1,5 17,5 2,25
Confiabilidad y Funcionalidad
Determinar presupuesto vs implementación
16 12, 13 12 18 21 1,5 17,5
tecnológica
17 Seleccionar la solución ERP para admón. de 15, 16 12 18 21 1,5 17,5 2,25

proyectos de construcción.
18 Realizar análisis costo - beneficio 17 8 12 15 1,2 11,833 1,44
Asignación de 19 16, 17, 23 1,2 11,8 1,44
1.2.1 Realizar presupuesto de adquisición 8 12 15
presupuesto
Realizar presupuestos de soporte y
20 16, 17 8 12 15 1,2 11,8
mantenimiento
1.2.2 21 Desembolsar dinero para adquisición 19, 23 1 1 1 0,0 1 0
EMPRESA S.A.S
Financiación del
software hasta
22 20 1 1 1 0,0 1
implementación en todos Desembolsar dinero para soporte y
los procesos mantenimiento anual.
23 Identificar recursos necesarios 18 4 6 10 1,0 6,3 1,0
1.2.3 Asignación de recursos
24 Crear calendario de suministro de recursos 23 8 12 16 1,3 12
25 Gestionar compra de licencia ERP 21, 22, 24 2 4 6 0,7 4 0,49
1.2.4 Adquisición del software
26 Realizar compra de licencia para software 25 2 4 6 0,7 4 0,49
27 Integrar estratégicamente los procesos en el 26 1,7 8,7 2,89

nuevo software ERP 5 8 15
1.2.5 Sostenibilidad
28 Relacionar indicadores: utilidad operativa y 26 1,7 8,7
retorno de la inversión 5 8 15
29 Definir variables e interfaz con el usuario 26, 27 5 7 12 1,2 7,5 1,44
30 Obtener información en tiempo real 29 3 6 12 1,5 6,5 2,25
31 Mostrar los resultados frente a cada módulo 30 5 7 12 1,2 7,5 1,44
Asignación de tareas y 32 Establecer fluidez de comunicación entre
1.3.1 31 8 12 20 2,0 12,7 4
responsabilidades módulos
Definir ingreso de información en cada
33 29 8 12 20 2,0 12,7
módulo
34 Reconocer facilidad de uso por los usuarios 33 8 12 20 2,0 12,7
35 Facilitar aprendizaje uso de software 32, 34 8 12 15 1,2 11,8 1,44
36 Realizar calendario de capacitaciones 35 1 2 2 0,2 1,8 0,04
1.3.2 Capacitaciones 37 Cumplir capacitaciones de acuerdo con cada 36 4 5 8 0,7 5,3 0,49
módulo del software ERP
38 Configurar manuales de manejo de interfaz 37 8 15 20 2,0 14,7 4
39 Instalar licencia de software 36, 38 1 2 5 0,7 2,3 0,49
40 Realizar prueba de migración de datos 39 8 8 20 2,0 10,0
41 Realizar pruebas de nivel de seguridad 40 8 15 20 2,0 14,7
Instalación de software y 42 Realizar pruebas de acceso en la "Nube" 41 8 15 20 2,0 14,7
1.3.3
Pruebas
43 Realizar pruebas de resultados obtenidos tal 39 2,0 12,7
como fueron requeridos 8 12 20
44 Realizar pruebas de prevención de fallas 40 8 15 20 2,0 14,7
45 Realizar pruebas de funciones requeridas 41 8 15 20 2,0 14,7
EMPRESA S.A.S
46 Determinar la interacción con otros sistemas 39 2,0 14,7 4

8 15 20
47 Determinar capacidad de recuperación de 46 8 15 20 2,0 14,7 4

datos frente a fallas
48 Determinar capacidad de procesamiento 47 8 15 20 2,0 14,7 4
49 Finalizar pruebas funcionales 42, 45, 48 1 1 1 0,0 1,0 0
Programar la transición y puesta en
50 49 0,2 1,8 0,04
operación 1 2 2
51 Validar la transición de la información hacia 49, 50 2 4 7 0,8 4,2 0,64

1.3.4 Inicio de Operación los procesos requeridos
52 Migración de datos (información) a ERP 51 5 10 15 1,7 10,0 2,89
53 Iniciar la operación controlada, validando la 51, 52 3 6 12 1,5 6,5 2,25

continuidad de los procesos.
Garantizar la estabilización y continuidad de
54 53 12 20 30 3,0 20,3 9
los procesos
1.3.5 Control y seguimiento
55 Prestar soporte técnico en la estandarización 53, 54 6 10 18 2,0 10,7 4
de los procesos
56 Entregar informe de resultados 55 3 8 12 1,5 7,8 2,25
1.4.1 Análisis de resultados
57 Evaluar informe de resultados 56 3 5 10 1,2 5,5 1,44
58 Liberar recursos 57 3 8 15 2,0 8,3 4
Aceptación y entrega 59
1.4.2 Establecer servicio técnico en operación 55, 57 5 8 12 1,2 8,2
formal del proyecto
60 Firmar acta de aceptación del proyecto 57, 58, 59 1 1 1 0,0 1 0
FIN
Varianza 98,06
Desviación estándar 9,9
PERT 588,17
EMPRESA S.A.S. 226
Apéndice Q. Estimación de costos.

EMPRESA S.A.S

EMPRESA S.A.S. 228
Apéndice R. Estimación ascendente de costos.

EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
Fuente: Elaboración Propia, 2020
Apéndice S. Línea Base del Cronograma.

EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S

EMPRESA S.A.S. 236
Apéndice T. Asignación de Recursos.

EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S

EMPRESA S.A.S. 239
Apéndice U. Calendario de Recursos.

EMPRESA S.A.S

EMPRESA S.A.S. 241
Apéndice V. Algunos proveedores ERP Colombia.

Solución
Proveedor Descripción
ERP
Especializada en manufactura basada en formulas. Gestiona
ERP Colombia eWorkplace: ofrece
Funcionalidades de producción avanzada (inventario, calidad,
soluciones ERP especializadas en Batch Master
planeación, formulación, lista de materiales, etc.) y módulos
manufactura y servicios de asesoría,
contables – administrativos.
implementación y soporte de los expertos
Especializada en manufactura discreta. Gestiona Funcionalidades de
en verticales de la industria
OptiPro ERP producción avanzada (inventario, calidad, planeación, formulación,
manufacturera.
lista de materiales, etc.) y módulos contables – administrativos.
ERP Colombia Gaci Group: es líder de Funcionalmente amplio, integrado, modular y escalable. Cubre
un cluster empresario comprometido en todos los ciclos del negocio, es totalmente flexible y adaptable a las
Gaci ERP
atender las necesidades informáticas del normas contables, legales e impositivas locales, y a las buenas
mercado en América Latina. prácticas de cada sector
Sistema de planificación de recursos empresariales diseñado para
ERP Colombia Hansa World:
Standard administrar negocios de todos los tamaños en casi cualquier
desarrollador multinacional de software
ERP industria. El software es multiplataforma y corre en Windows, MAC
especializado en ERP y CRM.
OS, Linux, Android e iOS.
ERP Colombia INFOR: empresa líder Cumple con las necesidades de empresas de todo tamaño y sector.
global de software empresarial en la nube Pueden implementarse on premise, en la nube o en formato híbrido
INFOR
especializado por industria. en sectores como manufactura, distribución, empresas de servicios,
logística, capital humano, finanzas, salud, etc.
ERP Colombia PSL: empresa de
desarrollo de software ágil, siendo
Sistema de gestión robusto para las empresas colombianas que
pionero en la adopción de mejores
permite administrar gestiones financieras, inventario, producción y
prácticas de Ingeniería de Software PSL ERP
de nómina, permitiendo a las empresas mejorar sus procesos y tomar
(desarrollo ágil, SCRUM) y es el
decisiones al obtener información en tiempo real.
principal exportador Colombiano de
Servicios de software hacia EE.UU.
ERP Colombia SINCO SOFT: empresa
Sistema favorito de los constructores colombianos. SINCO ERP
que garantiza su experiencia como
permite centralizar los procesos mediante 11 soluciones integradas
fabricantes de software para la SINCO ERP
para la gestión de tus áreas funcionales, promoviendo la toma de
administración de proyectos de
decisiones oportunas en pro del cumplimiento de tus objetivos.
construcción.
JD Edwards ERP: de primer nivel para Puede cubrir perfectamente los más complejos escenarios operativos
grandes empresas. Capaz de gestionar los y posee una completa cobertura en las áreas de finanzas, SCM y
Enterprise
procesos de cualquier negocio de forma fabricación. Es un software fácilmente integrable con todo tipo de
One ERP
global e integrada. Consiga una aplicaciones y soluciones optimizando recursos y controlando
transformación digital para su empresa cualquier incidencia de una forma rápida y sencilla.
Fuente: Elaboración Propia 2020.

Apéndice W. Características generales de un ERP para su evaluación y selección.
EMPRESA S.A.S
Característica Sub- característica Descripción
Precisión Capacidad para dar resultados tal como fueron requeridos.

Funcionalidad
Adecuación Capacidad para ejecutar la función requerida.
Interoperabilidad Capacidad para interactuar con otros sistemas.
Seguridad Capacidad de prevenir accesos no autorizados.
Confianza No presentar fallas que deban eliminarse permanentemente mediante
Confiabilidad intervención humana o técnica.
Tolerancia a Fallas Capacidad para mantener un nivel de desempeño en casos de fallas del
software.
Recuperación Capacidad para recuperar datos en casos de fallas.
Comprensión Reconocimiento del usuario sobre la facilidad de uso.
Facilidad de uso Aprendizaje Facilidad para que el software sea aprendido por los usuarios.
Operatividad Capacidad para que el software pueda usarse con mínimo esfuerzo.
Comportamiento Capacidad para responder rápidamente a requerimientos de datos o
Eficiencia procesamiento.
Utilización de recursos Capacidad para usar eficientemente los recursos técnicos.
Cambios / Facilidad para solicitar cambios / adecuaciones.
Sostenimiento / Soporte adecuaciones
Estabilidad Capacidad para seguir funcionando después de los cambios /
adecuaciones.
Pruebas Capacidad para validar rápidamente cambios / adecuaciones
realizadas.
Reusabilidad
Menor tiempo en desarrollo, ahorro de recursos y funciones listas para
Portabilidad
usar.
Adaptación Capacidad para emplear el software en otro entorno técnico
Instalación Facilidad de instalación y migración de información

EMPRESA S.A.S
Apéndice X. Flujo de caja del proyecto.

CONCEPTO Año 1: 2020 Año 2: 2021 Año 3: 2022
INGRESOS Pry CDT (2,97%EA) Pry CDT (2,97%EA)
Anticipo (60%Presupuesto) $ 285,399,496.01 $ - $ -
Financiación crédito libre inversión
$ 190,266,330.67 $ - $ -
(40% Presupuesto)
CDT (3 meses - 90 días) $ 280,133.93 $ - $ -
Utilidad sobre las ventas $ 2,823,059,691.87 $ 2,906,904,564.72 $ 2,993,239,630.29
Total Ingresos $ 3,299,005,652.48 $2,906,904,564.72 $2,993,239,630.29
EGRESOS
Intereses crédito libre inversión $ 28,602,571.18 $ 18,765,002.91 $ 7,100,598.22
Compra de contado: equipos $ 72,000,000.00 $ - $ -
Licencia de software ERP $ - $ 22,653,400.00 $ 135,920,400.00
Compra de insumos $ 5,598,000.00 $ 5,764,260.60 $ 5,935,459.14
Nómina $ 405,600,000.00 $ 417,646,320.00 $ 430,050,415.70
Capacitaciones $ - $ 26,290,992.00 $ -
Transporte Aéreo / Terrestre $ 25,920,000.00 $ 26,290,992.00 $ 26,290,992.00
Gatos de localización $ 6,900,000.00 $ 7,104,930.00 $ -
Pago de proveedores $1,350,000,000.00 $ 1,390,095,000.00 $ 1,431,380,821.50
Pago de servicios públicos $ 54,200,000.00 $ 55,809,740.00 $ 57,467,289.28
Servicio de vigilancia $ 144,000,000.00 $ 148,276,800.00 $ 152,680,620.96
Total Egresos $ 2,092,820,571.18 $ 524,515,897.51 $ 605,297,865.06
Flujo Neto del periodo $ 1,206,185,081.30 $ 2,382,388,667.21 $ 2,387,941,765.23
Saldo Inicial de Efectivo $ - $ 1,206,185,081.30 $ 3,588,573,748.51
Saldo Final de Caja este Periodo $ 1,206,185,081.30 $ 3,588,573,748.51 $ 5,976,515,513.74

EMPRESA S.A.S. 244
Apéndice Y. Diagrama de RED.
0 1 5 5 2 9
11 5 16 16 4 20
INICIO
0 3 20 20 4 26 26 5 32
0 20 20 20 6 26 6
26 6 34 34 7 46
26 8 34 34 12 46
90 16 108 128 17 146

110 18 128 128 18 146
68 12 78 78 13 90
88 10 98 98 12 110
58 9 68 68 10 80 92 14 110 110 15 128

58 10 68 68 12 80 92 18 110 110 18 128
46 8 58 80 11 92
46 12 58 80 12 92
146 18 158 158 23 164 164 24 176

146 12 158 158 6 164 165 12 177
185 27 193
185 8 193
164 19 176 176 21 177
164 12 176 176 1 177
177 25 181 181 26 185 193 29 200
177 4 181 181 4 185 193 7 200
146 20 158 158 22 159
164 12 176 176 1 177
185 28 193
185 8 193
EMPRESA S.A.S
200 30 206 206 31 213 213 32 225

200 6 206 206 7 213 213 12 225
225 35 237 237 36 239 239 37 244 244 38 259

225 12 237 237 2 239 239 5 244 244 15 259
200 33 212 212 34 224

201 12 213 213 12 225
261 40 269 269 41 284 284 42 299

268 8 276 276 15 291 291 15 306
259 39 261 261 43 273 273 44 288 288 45 303 306 49 307 307 50 309
259 2 261 264 12 276 276 15 291 291 15 306 306 1 307 307 2 309
309 51 313
261 46 276 276 47 291 291 48 306 309 4 313
261 15 276 276 15 291 291 15 306
323 53 329 329 54 349

323 6 329 329 20 349
313 52 323 349 55 359 359 56 367 367 57 372

313 10 323 349 10 359 359 8 367 367 5 372
372 59 380
372 8 380
372 58 380 380 60 381

FIN
372 8 380 380 1 381
Figura 68. Diagrama de RED. Fuente: Elaboración Propia, 2020.

EMPRESA S.A.S
Apéndice Z. Matriz de registro de interesados.

EMPRESA S.A.S. 247
Apéndice AA. Lista de verificación de entregables.

IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUMPLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD OBSERVAIONES
SI NO
1.1.1.1 Seleccionar colaboradores
Conformación equipo
1.1.1 1.1.1.2 Definir funciones y responsabilidades
de trabajo
1.1.1.3 Presentación de proyecto a equipo de trabajo
1.1.2.1 Realizar estudios factibilidad
Elaboración de 1.1.2.2 Revisar normas y procedimientos
1.1.2 estudio y variables de
implementación 1.1.2.3 Establecer legislación aplicable
1.1.2.4 Definición de beneficios de alto nivel
1.1.3.1 Dimensionar la oferta en el país
1.1.3.2 Seleccionar los procesos a integrar
1.1
Dirección de Investigación de 1.1.3.3 Determinar servicios, asesoría y soporte
Proyecto 1.1.3 software en el 1.1.3.4 Cotizar implementación en "Nube" vs "On Premise"
mercado 1.1.3.5 Comparar el nivel de estandarización y personalización
1.1.3.6 Comparar proveedores
1.1.3.7 Reunión para análisis del Software ERP que se ajusta
1.1.4.1 Cuantificar recursos necesarios
1.1.4.2 Evaluar los beneficios esperados
Determinar portabilidad: tiempo en desarrollo, migración de datos e interacción
1.1.4.3
Elección y aprobación con otro entorno técnico
1.1.4
del software 1.1.4.4 Evaluar: Facilidad de Uso, Eficiencia, Confiabilidad y Funcionalidad
1.1.4.5 Determinar presupuesto vs implementación tecnológica
1.1.4.6 Seleccionar la solución ERP para admón. de proyectos de construcción
1.1.4.7 Realización de registro de escala de aceptación del software ERP
1.2.1.1 Realizar análisis costo - beneficio
Asignación de 1.2.1.2 Realizar presupuesto de adquisición
1.2.1
presupuesto 1.2.1.3 Realizar presupuestos de soporte y mantenimiento
1.2.1.4 Aprobación de presupuesto
1.2 Financiación
Financiación del 1.2.2.1 Desembolsar dinero para adquisición
software hasta
1.2.2 1.2.2.2 Desembolsar dinero para soporte y mantenimiento anual
implementación en
todos los procesos 1.2.2.3 Realización de transferencia bancaria
1.2.3 1.2.3.1 Identificar recursos necesarios
EMPRESA S.A.S
Asignación de 1.2.3.2 Crear calendario de suministro de recursos

recursos 1.2.3.3 Aprobación de calendario de recursos
1.2.4.1 Gestionar compra de licencia ERP
Adquisición del
1.2.4 1.2.4.2 Realizar compra de licencia para software
software
1.2.4.3 Verificación / comprobación de licencia
1.2.5.1 Integrar estratégicamente los procesos en el nuevo software ERP
1.2.5 Sostenibilidad 1.2.5.2 Relacionar indicadores: utilidad operativa y retorno de la inversión
1.2.5.3 Definición del plan de acción frente a indicadores
1.3.1.1 Definir variables e interfaz con el usuario
1.3.1.2 Obtener información en tiempo real
1.3.1.3 Mostrar los resultados frente a cada módulo
Asignación de tareas 1.3.1.4 Establecer fluidez de comunicación entre módulos

1.3.1
y responsabilidades 1.3.1.5 Definir ingreso de información en cada módulo
1.3.1.6 Reconocer facilidad de uso por los usuarios
1.3.1.7 Facilitar aprendizaje uso de software
1.3.1.8 Aprobación de tareas y responsabilidades
1.3.2.1 Realizar calendario de capacitaciones
1.3.2.2 Cumplir capacitaciones de acuerdo con cada módulo del software ERP
1.3.2 Capacitaciones
1.3.2.3 Configurar manuales de manejo de interfaz
1.3.2.4 Definición y aprobación del plan de capacitación
1.3 Implementación 1.3.3.1 Instalar licencia de software
1.3.3.2 Realizar prueba de migración de datos
1.3.3.3 Realizar pruebas de nivel de seguridad
1.3.3.4 Realizar pruebas de acceso en la "Nube"
1.3.3.5 Realizar pruebas de resultados obtenidos tal como fueron requeridos
Instalación de 1.3.3.6 Realizar pruebas de prevención de fallas
1.3.3
software y Pruebas
1.3.3.7 Realizar pruebas de funciones requeridas
1.3.3.8 Determinar la interacción con otros sistemas
1.3.3.9 Determinar capacidad recuperación de datos frente a fallas
1.3.3.10 Determinar capacidad de procesamiento
1.3.3.11 Finalizar pruebas funcionales
1.3.3.12 Registro de resultado de pruebas funciones
1.3.4.1 Programar la transición y puesta en operación
1.3.4 Inicio de Operación
1.3.4.2 Validar la transición de la información hacia los procesos requeridos
EMPRESA S.A.S
1.3.4.3 Migración de datos (información) a ERP

1.3.4.4 Iniciar la operación controlada, validando la continuidad de los procesos.
1.3.4.5 Reunión para verificación de puesta en marcha
1.3.5.1 Garantizar la estabilización y continuidad de los procesos
1.3.5 Control y seguimiento 1.3.5.2 Prestar soporte técnico en la estandarización de los procesos
1.3.5.3 Reunión para análisis de la estandarización de los procesos
1.4.1.1 Entregar informe de resultados
1.4.1 Análisis de resultados 1.4.1.2 Evaluar informe de resultados
1.4.1.3 Socialización de resultados de la estandarización de los procesos
1.4.2.1 Liberar recursos
Cierre del
1.4
Proyecto 1.4.2.2 Establecer servicio técnico en operación
Aceptación y entrega
1.4.2 1.4.2.3 Firmar acta de aceptación del proyecto
formal del proyecto
1.4.2.4 Entrega a conformidad y finalización del proyecto
1.4.2.5 Reserva de contingencia
EMPRESA S.A.S. 250
Apéndice BB. Registro de no conformidades de producto.

IDENTIFICACIÓN
Fecha de Requisición: Fecha de Asignación:
Tipo de hallazgo
No Conformidad Potencial No Conformidad Real
¿De Dónde Proviene?
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según la fuente de donde proviene la Oportunidad de Mejora o No Conformidad.
Auditoría de Cumplimiento Sugerencia de colaborador(es) o
Administración del proyecto Sponsor
de los módulos cliente.
Administrativa y financiera Gestión de talento humano Otro, especificar:
Equipo de
Nombre: Cargo:
Trabajo:
Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
Descripción del Hallazgo
Acción a implementar
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según el tipo de acción a implementar.
Corrección Acción Preventiva (AP) Acción Correctiva (AC)
Acción tomada para eliminar Acción tomada para eliminar la Acción tomada para eliminar la CAUSA de
una No Conformidad CAUSA de una No Conformidad una No Conformidad Detectada.
Detectada. Potencial.
Análisis de la Causas
Complete los 5 Por qué de acuerdo con lo establecido en el RC-PR-SST-03 Procedimiento para Acciones Preventivas y Correctivas.
1.¿Por qué? :
2.¿Por qué? :
3.¿Por qué? :
4.¿Por qué? :
5.¿Por qué? :
Causa Raíz:
Plan de Acción
Fecha de Eficacia
Responsable de Fecha De Verificación
Acciones a implementar ejecución Con base a evidencia
implementar la acción Se debe presentar evidencia
programada de los resultados
de la acción implementada
logrados.
Evidencia de las Acciones Implementadas. Registre en este espacio la descripción de la evidencia de que la(s) acción(es) controlaron
o eliminaron la causa raíz del hallazgo.
Equipo de trabajo
Responsable de calidad: Director de proyecto: Remitente Solicitud de Mejora:
_________________________Firma
__________________________Firma _________________________Firma
Fecha de cierre:
EMPRESA S.A.S. 251
Apéndice CC. Matriz de seguimiento y control del proyecto.

INDICADOR SIGNIFICADO FÓRMULA UMBRAL INTERPRETACION DEL RESULTADO QUIÉN HACE FRECUENCIA
PARA MEDIR (RANGO) LA MEDICIÓN
PV VALOR PLANIFICADO PV = PV1 + PV2 + PV3 NA Es el valor planeado en cada una de las 4 fases del proyecto DIRECTOR DEL se realiza revisión
+ PV4 PROYECTO trimestralmente
EV VALOR GANADO EV = 100% X PV1 + NA Medición del progreso del proyecto o el valor del trabajo DIRECTOR DEL se realiza revisión
100% X PV2 +40% X completado a la fecha, de acuerdo con lo planeado. PROYECTO trimestralmente
PV3 + 100% PV4
AC COSTO REAL AC = AC1 + AC2 + AC3 NA Costo total incurrido en la realización del trabajo de la DIRECTOR DEL MENSUAL
actividad del cronograma o el componente de la EDT PROYECTO
durante un periodo de tiempo determinado.
BAC PRESUPUESTO DEL BAC = PV TOTAL NA Genera el cálculo del proyecto y se hacen actualizaciones EQUIPO DEL Se podrá calcular
PROYECTO conforme a la información. PROYECTO hasta el final de la
implementación
CV VARIACIÓN DE COSTO CV = EV - AC positivo Buen desempeño del proyecto LIDERES SEMANAL

negativo Déficit del proyecto FUNCIONALES
DEL
PROYECTO
CPI INDICE DE RENDIMIENTO CPI = EV / AC positivo si el resultado es mayor a 1 significa que es positivo por lo EQUIPO DEL SEMANAL
tanto el rendimiento del proyecto es eficiente PROYECTO
negativo si el resultado es menor a 1 significa que es negativo por lo
tanto el rendimiento del proyecto es ineficiente
SV VARIACIÓN DEL SV = EV - PV positivo VALOR POSITIVO SE ESTÁ CUMPLIENDO CON EL EQUIPO DEL SEMANAL
CRONOGRAMA CRONOGRAMA. PROYECTO
negativo VALOR NEGATIVO SIGNIFICA ATRAZO
SPI INDICE DE DESEMPEÑO SPI = EV / PV positivo Cuando el resultado es mayor que 1 indica que estamos EQUIPO DEL SEMANAL
DEL CRONOGRAMA adelantados en el cronograma. El resultado se dará en PROYECTO
porcentaje.
negativo Cuando el resultado es menor que 1 indica atraso en el
cronograma. El resultado se dará en porcentaje.
TCPI INDICE DE DESEMPEÑO TCPI = (BAC - EV) / positivo Mi equipo está holgado en tiempo y podrá cumplir LÍDERES SEMANAL
DEL TRABAJO POR (BAC - AC) FUNCIONALES
COMPLETAR negativo Debe haber más esfuerzo para cumplir DEL
PROYECTO
EAC ESTIMACIÓN DEL EAC = BAC / CPI positivo El costo estimado es igual o se encuentra cerca del real. LÍDER SEMESTRAL
PRESUPUESTO REAL FUNCIONAL
DEL PROYECTO negativo El costo estimado no es igual o se encuentra lejos DEL
del real. PROYECTO
ETC ESTIMACION HASTA LA ETC = EAC - AC NA Lo que se estima debe cumplir las expectativas del sponsor DIRECTOR DEL SEMESTRAL
FINALIZACIÓN DEL y los interesados PROYECTO
PROYECTO
EMPRESA S.A.S
INDICADOR SIGNIFICADO FÓRMULA UMBRAL INTERPRETACION DEL RESULTADO QUIÉN HACE FRECUENCIA
PARA MEDIR (RANGO) LA MEDICIÓN
VAC VALOR ACTUAL DE VAC = BAC - EAC positivo sí es positivo o (0) el proyecto debe aceptarse o continuar EQUIPO DEL MENSUAL
COSTOS PROYECTO
negativo Si es negativo o menor de (0) el proyecto debe
reconsiderarse o rechazarse según la magnitud de
desviación.
SATISFACCIÓ QUE TANTO USUARIOS SAU = (# DE positivo Cuando el resultado es menor al 2% del total de usuarios, LÍDERES MENSUAL
N AL USUARIO SE SIENTEN USUARIOS significa que hay usuarios insatisfechos, pero se les puede FUNCIONALES
SATISFECHOS CON EL INSATISFECHOS / dar manejo personalizado para plena satisfacción. DEL
SOFTWARE TOTAL DE negativo Cuando el resultado es superior al 2% del total de usuarios, PROYECTO
USUARIOS) *100 significa que se están presentando casos considerables de
usuarios insatisfechos, por lo tanto, tomar acciones.
CAPACI AVANCE DE CR = (# DE USUARIOS positivo si el # de capacitaciones realizadas en las 2 primeras fases LIDERES SEMANAL
TACIONES USUARIOS QUE SE HAN CAPACITADOS / del proyecto es igual al 100% FUNCIONALES
REALIZADAS CAPACITADO TOTAL DE DEL
USUARIOS) *100 negativo si el # de capacitaciones realizadas en las 2 primeras fases PROYECTO
del proyecto es menor al 100%
AVANCE NÚMERO DE AIS = (# DE EQUIPOS positivo Cuando el resultado es menor al 2% del total de usuarios, LÍDERES SEMANAL
DE EQUIPOS CON EL INSTALADOS / TOTA L significa que se está cumpliendo con todas las FUNCIONALES
INSTALACIÓN SOFTWARE INSTALADO DE USUARIOS) *100 capacitaciones programadas. DEL
DEL PROYECTO
SOFTWARE negativo Cuando el resultado es superior al 2% del total de usuarios,
significa que no se está cumpliendo con las capacitaciones
programadas y es necesario un plan de acción.

EMPRESA S.A.S
Apéndice DD. Metodología de gestión de riesgos.

FUENTES DE PERIODICIDAD
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS
INFORMACIÓN
Comunicación El propósito de la comunicación y consulta es asistir a PMBOK En todas las
las partes interesadas pertinentes a comprender el riesgo, Secciones de trabajo Norma ISO 31000- etapas del
y consulta las bases con las que se toman decisiones y las razones 2018 proyecto.
por las que son necesarias acciones específicas
Establecer El contexto estratégico
El contexto organizacional PMBOK
criterios Secciones de trabajo Norma ISO 31000- Al inicio del proyecto
El contexto de gestión de riesgos interno y externo
Definición de criterio 2018
Definir la estructura y el alcance de las actividades de
gestión del riesgo.
Identificación ¿Qué puede suceder? Entrevistas PMBOK
¿Cómo puede suceder? Formulario de Norma ISO 31000- Al inicio del
del riesgo El propósito de la identif icación del riesgo es identificación de 2018 proyecto En
encontrar, reconocer y describir los riesgos que riesgos todas las
pueden ayudar o impedir a una organización el logro Análisis causa raíz fases del
de sus objetivos. proyecto
Análisis del Determinar los controles existentes. Formularios PMBOK Al inicio del
riesgo Determinar la probabilidad. Matriz de Norma ISO 31000- proyecto En
Determinar las consecuencias. probabilidades 2018 todas las
Calcular nivel de riesgo. Secciones de trabajo fases del
proyecto
Evaluación, Comparar contra criterios.
valoración del Establecer prioridades de riesgo. PMBOK Durante la
riesgo Identificar el riesgo Secciones de trabajo Norma ISO 31000- fase de
Analizar el riesgo 2018 implement
Apoyar a la toma de decisiones ación
Tratamiento Identificar opciones de tratamiento.
del riesgo Evaluar las opciones de Tratamiento. Secciones de trabajo PMBOK
Seleccionar e implementar las opciones para abordar Talleres Norma ISO 31000- Durante todo el
el riesgo . 2018 proyecto
Preparar planes de tratamiento e implementar.
Registro e El proceso de la gestión del riesgo y sus resultados se Secciones de trabajo PMBOK Al inicio del proyecto
informe documentan e informan a través de los mecanismos Formularios Norma ISO 31000- En todas las
apropiados. 2018 fases del
proyecto
Fuente: propia
EMPRESA S.A.S
Apéndice EE. Identificación de los interesados de los riesgos.

PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
• Planear
• Director • Janeth Ortiz • Asignar
Planificación de • Evaluar
proyecto • Definir los diferentes roles en la gestión de riesgos y asignarlos a las
personasimplicadas. Reunirse con las personas asignadas y evaluar
los riesgos.
• Identificar los riesgos del proyecto en todas las fases
• Documentar los riesgos
• Líderes • Luis Francisco • Comunicar
Identificación de funcionale Álvarez
riesgos • Integrar la gestión de riesgos en el plan de gestión de proyecto.
s • Daney Paola
• Dirigir y seguir el proceso de identificación y gestión de riesgos.
• Director Cifuentes
• Resolución de conflictos y dar continuidad al proceso
del • Janeth Ortiz
proyecto • Carlos Arturo Parada • Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar por su
• Gerente cumplimiento dentro de los tiempos acordados.
del • Mantener la comunicación al interior de la compañía, sobre la ejecución y
proyecto avance del proyecto.
• Citar y garantizar la asistencia del equipo de proyecto, a las sesiones
programadascon el proveedor del software SINCOSOFT.
• Luis Francisco • Coordinar la integración de la gestión de riesgos con en el plan de
Análisis cualitativo • Líderes Álvarez gestión de proyecto.
de riesgos funcionale • Daney Paola • Realizar seguimiento a las actividades y velar por su cumplimiento
s Cifuentes dentro de lostiempos acordados.
• Carlos Arturo Parada • Mantener la comunicación al interior de la compañía, sobre la ejecución y
avance del proyecto.
Análisis cuantitativo de • Luis Escobar • Citar y garantizar la asistencia del equipo del proyecto a las
riesgos secciones programadascon el proveedor del software SINCOFOFT
• Proveer los recursos económicos necesarios para poder implementar las
accionesdentro del proceso de gestión de riesgos del proyecto.
• Soportar al director del proyecto en el proceso de gestión de riesgos y darle
autoridad para ello.
• Gestionar y solucionar los asuntos que exceden de las responsabilidades
del directordel proyecto.
• Definir los criterios a nivel de los objetivos del proyecto, ayudando a
evaluar losriesgos y las acciones planificadas respecto a estos.
EMPRESA S.A.S
PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES

Planificación de Director del • Janeth Ortiz • Llevar el control de la evaluación de los riesgos.
respuestas a los Riesgos proyecto • Definir los diferentes roles en la gestión de riesgos y asignarlos a las
personasimplicadas.
• Reunirse con las personas asignadas y evaluar los riesgos.
Implementar las Equipo • Ingeniero • Garantizan la exitosa implementación de las respuestas a los riesgos.
respuestas a los SINCOFOFT SINCOSOFT • Garantizan la exitosa implementación de las respuestas a los riesgos.
Riesgos
Monitorear los Líderes funcionales • Luis Francisco • Hacer seguimiento a los riesgos detectados.
Riesgos Álvarez • Realizar seguimiento a las actividades y velar por su cumplimiento
• Daney Paola dentro de lostiempos acordados.
Cifuentes •
• Carlos Arturo
Parada
Fuente: propia 2020

EMPRESA S.A.S. 256
Apéndice FF. Estimación de los recursos

.
1.1.1 CONFORMACIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO
RECURSO EQUIPO HUMANO (4) RECURSOS FÍSICOS (18)
RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA

DIRECTOR DE PROYECTOS (1) IMPRESORAS (1)
(1)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4) COMPUTADORES (2)
SOPORTE TÉCNICO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (3)
ARCHIVADOR (4)
1.1.1 CONFORMACIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO

(1)
ARCHIVADOR (4)
1.1.2 ELABORACIÓN DE ESTUDIO Y VARIABLES DE IMPLEMENTACIÓN

(1)
ANALISTA DE MERCADEO (2) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) ARCHIVADOR (4)

EMPRESA S.A.S
1.1.3 INVESTIGACIÓN DE SOFTWARE EN EL MERCADO

(1)
ANALISTA DE MERCADEO (1) ESCRITORIOS (3) COMPUTADORES (2)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (3) CELULAR (2)
CONSULTORES DE SOFTWARE (6) ARCHIVADOR (3)
1.1.4 ELECCION Y APROBACIÓN DEL SOFTWARE

(1)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
SILLAS ERGONÓMICAS (7) CELULAR (6)
FINANCIERO (1)
GERENTE GENERAL (1) ARCHIVADOR (7)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1)
ANALISTA DE MERCADEO (2)
1.2.1 ASIGNACIÓN DE PRESUPUESTO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA

IMPRESORAS (1)
FINANCIERO (1) (1)
GERENTE GENERAL (1) ESCRITORIOS (3) COMPUTADORES (3)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1) SILLAS ERGONÓMICAS (3) CELULAR (3)
ARCHIVADOR (3)
EMPRESA S.A.S
1.2.2 FINANCIACIÓN DEL SOFTWARE HASTA IMPLEMENTACIÓN EN TODOS LOS PROCESOS

(1)

IMPRESORAS (1)
FINANCIERO (1)
GERENTE GENERAL (1) (1)

ARCHIVADOR (4) SOFTWARE (1)
ARCHIVADOR (3)
1.2.4 ADQUISICIÓN DEL SOFTWARE

(1)
ANALISTA DE MERCADEO (2) SILLAS ERGONÓMICAS (6) CELULAR (6)
COMPRAS (1) ARCHIVADOR (6)
ALMACENISTA (1)
EMPRESA S.A.S
1.2.3 ASIGNACIÓN DE RECURSOS

IMPRESORAS (2)
FINANCIERO (1) (1)
DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA

ARCHIVADOR (4)
(1)
1.2.5 SOSTENIBILIDAD

(1)
ARCHIVADOR (2)
1.3.1 ASIGNACIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES

IMPRESORAS (1)
FINANCIERO (1) (1)

ARCHIVADOR (2)
(1)
EMPRESA S.A.S
1.3.2 CAPACITACIONES

(2)
FINANCIERO (1)
GERENTE GENERAL (1) ARCHIVADOR (19) SOFTWARE (1)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) SALA DE CAPACITACIÓN (1)
ANALISTA DE MERCADEO (2) PROYECTOR (1)
GESTIÓN HUMANA (4)
COMERCIALIZACIÓN (2)
COMPRAS (1)
CONSTRUCCIÓN Y OPERACIONES
(6)
DISEÑO (2)
CAPACITADORES (2)
SOPORTE TÉCNICO (1)
1.3.3 INSTALACIÓN DE SOFTWARE Y PRUEBAS

(2)
CAPACITADORES (2) ARCHIVADOR (4) SOFTWARE (1)

EMPRESA S.A.S
1.3.4 INICIO DE OPERACIÓN

(2)
FINANCIERO (1)
GERENTE GENERAL (1) ARCHIVADOR (16) SOFTWARE (1)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1)
ANALISTA DE MERCADEO (2)

(1)
COMERCIALIZACIÓN (2)
COMPRAS (1)
CONSTRUCCIÓN Y OPERACIONES
(2)
DISEÑO (2)
CAPACITADORES (1)
SOPORTE TÉCNICO (1)
1.3.5 CONTROL Y SEGUIMIENTO

(1)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)

EMPRESA S.A.S

(1)
GERENTE GENERAL (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)
1.4.2 ACEPTACIÓN Y ENTREGA FORMAL DEL PROYECTO

(1)
GERENTE GENERAL (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)
Fuente: propia
EMPRESA S.A.S
Apéndice GG. Diagrama de flujo del estado del riesgo.

COMITÉ LÍDER FUNCIONAL DEL PROYECTO DIRECTOR DE PROYECTO ENTREGABLES
RIESGO
1. PROCESO DE
IDENTIFICACIÓN
*RIESGO EXTERNO
*RIESGO INTERNO
*RIESGOS DE LA
2. CARACTERIZACIÓN
DIRECCIÓN DEL
*CUANTITATIVO
*CUALITATIVO 3 EVALUACIÓN
NO ¿AFECTA EL
PROYECTO?
SI
*EVITAR
*MITIGAR 4. RESPUESTA
*TRANSFERIR
*ACEPTAR
5. MONITOREO
¿SIGUE SI
N
*AMENAZA SI SIENDO
SI ¿RIESGO O ¿RESPUESTA
*OPORTUNIDAD ¿ ES POSIBLE? RIESGO?
OCURRIDO? EFECTIVA?
NO
NO SI NO
6. RECHAZAR 7. CERRAR 8. EXPIRAR 9. ELIMINAR
FIN
RIESGO
ACTIVO
Fuente: propia
EMPRESA S.A.S. 264
Apéndice HH. Matriz de registro de interesados.

IDENTIFICACIÓN EVALUACIÓN CLASIFICACIÓN
POTENCIAL
FASE DEL
DE INFLUIR
EMPRESA DATOS DE EXPECT PROYECTO DE INTERNO / INFLUEN TIPO DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO DENOMINACIÓN LOCALIZACIÓN ROL DENTRO DEL PROYECTO REQUISITOS PRINCIPALES EN LOS IMPACTO PODER INTERÉS
/ PUESTO CONTACTO ATIVAS MAYOR EXTERNO CIA INFLUENCIA PROMINENTE
RESULTADO
INTERÉS
S
Equipo del La Asegurar los recursos Fase I:
Ibagué - Responsable de garantizar la exitosa implementación de ALIADO
AA1 Proyecto Empresa NA para cumplir con el ALTA ALTO DIRECCIÓN DEL INTERNO ALTO ALTA INFLUYENTE PARTIDARIO 1°
Colombia SINCO ERP al interior de la compañía. ESTRATÉGICO
SINCOSOFT S.A.S cronograma PROYECTO
Responsable de garantizar la disponibilidad de recursos

La necesarios (económicos, tecnológicos, personas, Cumplir con los
Ibagué - Fase II:
AB2 Sponsor Empresa tiempos e infraestructura) para el normal desarrollo del NA objetivos ALTA ALTO INTERNO BAJO ALTA INFLUYENTE PARTIDARIO INFORMAR 1°
Colombia FINANCIACIÓN
S.A.S proyecto, tiene la responsabilidad de aprobar los corporativos
cambios y garantizar que estos se llevan a cabo.
Es el grupo responsable de tomar las decisiones Monitorear los
Fase III:
Equipo Base- SINCO Ibagué - oportunas que permitan garantizar el normal procesos asociados a
AB3 NA ALTA ALTO IMPLEMANTAC EXTERNO ALTO BAJA INSIGNIFICANTE PARTIDARIO INVOLUCRAR 2°
SINCOSOFT SOFT Colombia desempeño de las actividades planificadas en el la implementación
IÓN
proyecto. del ERP
Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar
Brindar soluciones a
por su cumplimiento dentro de los tiempos acordados.
La las inconvenientes Fase III:
Director de Ibagué - Mantener la comunicación al interior de su compañía, ALIADO
AB4 Empresa NA que se presenten en ALTA ALTO IMPLEMENTACI INTERNO ALTO ALTA INFLUYENTE PARTIDARIO 1°
Proyecto Colombia sobre la ejecución y avance del proyecto. Citar y ESTRATÉGICO
S.A.S el desarrollo del ÓN
garantizar la asistencia del equipo de proyecto, a las
proyecto
sesiones programadas con SINCOSOFT.
Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar
Transmitir el
por su cumplimiento dentro de los tiempos acordados.
La conocimiento Fase III:
Líderes Ibagué - Mantener la comunicación al interior de su compañía, MOSTRAR
BB5 Empresa NA adecuado a los BAJA MEDIO IMPLEMENTACI INTERNO BAJO BAJA INFLUYENTE BLOQUEADOR 3°
Funcionales Colombia sobre la ejecución y avance del proyecto. Citar y CONSIDERACIÓN
S.A.S colaboradores ÓN
garantizar la asistencia del equipo de proyecto, a las
involucrados
sesiones programadas con SINCOSOFT.
Deben garantizar la exitosa implementación de la
Ibagué - Realizar los servicios Fase IV: CIERRE
BB6 Consultor SINCO SOFT herramienta SINCO ERP y de las demás tareas asignadas NA BAJA BAJO EXTERNO BAJO BAJA INSIGNIFICANTE PARTIDARIO INVOLUCRAR 3°
Colombia contratados DEL PROYECTO
en el proyecto.
Son responsables de desarrollar habilidades para el uso
Asistir a todas las
La de la herramienta SINCO ERP, mediante la asistencia a Fase III:
Ibagué - capacitaciones y
BB7 Usuarios Empresa las capacitaciones impartidas y la aprobación de las NA ALTA MEDIO IMPLEMENTACI INTERNO BAJO BAJA INSIGNIFICANTE
BLOQUEADOR INVOLUCRAR 2°
Colombia cumplir con las
S.A.S evaluaciones del sistema. ÓN
actividades diarias
Mantener la operación en tiempo real en SINCO ERP
EMPRESA S.A.S
Apéndice II. Lista de verificación de entregables.
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUMPLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD OBSERVAIONES
SI NO
1.1.1.1 Seleccionar colaboradores
Conformación 1.1.1.2 Def inir f unciones y responsabilidades
1.1.1
equipo de trabajo Presentación de proyecto a equipo de
1.1.1.3
trabajo
1.1.2.1 Realizar estudios f actibilidad
Elaboración de 1.1.2.2 Revisar normas y procedimientos
1.1.2 estudio y variables
de implementación 1.1.2.3 Establecer legislación aplicable
1.1.2.4 Def inición de benef icios de alto nivel
1.1.3.1 Dimensionar la of erta en el país
1.1.3.2 Seleccionar los procesos a integrar
1.1.3.3 Determinar servicios, asesoría y soporte
Dirección de Cotizar implementación en "Nube" vs "On
1.1 Investigación de 1.1.3.4
Proyecto 1.1.3 software en el Premise"
mercado Comparar el nivel de estandarización y
1.1.3.5
personalización
1.1.3.6 Comparar proveedores
Reunión para análisis del Sof tware ERP
1.1.3.7
que se ajusta
1.1.4.1 Cuantif icar recursos necesarios
1.1.4.2 Evaluar los benef icios esperados
Elección y Determinar portabilidad: tiempo en
1.1.4 aprobación del 1.1.4.3 desarrollo, migración de datos e interacción
software con otro entorno técnico
Evaluar: Facilidad de Uso, Ef iciencia,
1.1.4.4
Conf iabilidad y Funcionalidad
EMPRESA S.A.S
Determinar presupuesto vs
1.1.4.5
implementación tecnológica
Seleccionar la solución ERP para admón.
1.1.4.6
de proyectos de construcción
Realización de registro de escala de
1.1.4.7
aceptación del sof tware ERP
1.2.1.1 Realizar análisis costo - benef icio
1.2.1.2 Realizar presupuesto de adquisición
Asignación de
1.2.1 Realizar presupuestos de soporte y
presupuesto 1.2.1.3
mantenimiento
1.2.1.4 Aprobación de presupuesto
Financiación del 1.2.2.1 Desembolsar dinero para adquisición
software hasta Desembolsar dinero para soporte y
1.2.2 1.2.2.2
implementación en mantenimiento anual
todos los procesos 1.2.2.3 Realización de transf erencia bancaria
1.2.3.1 Identif icar recursos necesarios
1.2 Financiación Asignación de Crear calendario de suministro de
1.2.3 1.2.3.2
recursos recursos
1.2.3.3 Aprobación de calendario de recursos
1.2.4.1 Gestionar compra de licencia ERP
Adquisición del
1.2.4 1.2.4.2 Realizar compra de licencia para sof tware
software
1.2.4.3 Verif icación / comprobación de licencia
Integrar estratégicamente los procesos
1.2.5.1
en el nuevo sof tware ERP
Relacionar indicadores: utilidad operativa
1.2.5 Sostenibilidad 1.2.5.2
y retorno de la inversión
Def inición del plan de acción f rente a
1.2.5.3
indicadores
1.3.1.1 Def inir variables e interf az con el usuario
Asignación de 1.3.1.2 Obtener inf ormación en tiempo real
1.3 Implementación 1.3.1 tareas y Mostrar los resultados f rente a cada
1.3.1.3
responsabilidades módulo
Establecer f luidez de comunicación entre
1.3.1.4
módulos
EMPRESA S.A.S
Def inir ingreso de inf ormación en cada

1.3.1.5
módulo
Reconocer f acilidad de uso por los
1.3.1.6
usuarios
1.3.1.7 Facilitar aprendizaje uso de sof tware
Aprobación de tareas y
1.3.1.8
responsabilidades
1.3.2.1 Realizar calendario de capacitaciones
Cumplir capacitaciones de acuerdo a
1.3.2.2
cada módulo del sof tware ERP
1.3.2 Capacitaciones Conf igurar manuales de manejo de
1.3.2.3
interf az
Def inición y aprobación del plan de
1.3.2.4
capacitación
1.3.3.1 Instalar licencia de sof tware
1.3.3.2 Realizar prueba de migración de datos
1.3.3.3 Realizar pruebas de nivel de seguridad
1.3.3.4 Realizar pruebas de acceso en la "Nube"
Realizar pruebas de resultados obtenidos
1.3.3.5
tal como f ueron requeridos
1.3.3.6 Realizar pruebas de prevención de f allas
Instalación de
1.3.3 1.3.3.7 Realizar pruebas de f unciones requeridas
software y Pruebas
Determinar la interacción con otros
1.3.3.8
sistemas
Determinar capacidad recuperación de
1.3.3.9
datos f rente a f allas
1.3.3.10 Determinar capacidad de procesamiento
1.3.3.11 Finalizar pruebas f uncionales
Registro de resultado de pruebas
1.3.3.12
f unciones
Programar la transición y puesta en
1.3.4.1
operación
Inicio de Validar la transición de la inf ormación
1.3.4 1.3.4.2
Operación hacia los procesos requeridos
1.3.4.3 Migración de datos (inf ormación) a ERP
EMPRESA S.A.S
Iniciar la operación controlada, validando

1.3.4.4
la continuidad de los procesos.
Reunión para verif icación de puesta en
1.3.4.5
marcha
Garantizar la estabilización y continuidad
1.3.5.1
de los procesos
Control y Prestar soporte técnico en la
1.3.5 1.3.5.2
seguimiento estandarización de los procesos
Reunión para análisis de la
1.3.5.3
estandarización de los procesos
1.4.1.1 Entregar inf orme de resultados
Análisis de 1.4.1.2 Evaluar inf orme de resultados
1.4.1
resultados Socialización de resultados de la
1.4.1.3
estandarización de los procesos
Cierre del 1.4.2.1 Liberar recursos
1.4
Proyecto 1.4.2.2 Establecer servicio técnico en operación
Aceptación y
1.4.2 entrega formal del 1.4.2.3 Firmar acta de aceptación del proyecto
proyecto Entrega a conf ormidad y f inalización del
1.4.2.4
proyecto
1.4.2.5 Reserva de contigencia

EMPRESA S.A.S
Apéndice JJ. Registro de no conformidades de producto.
IDENTIFICACIÓN
Fecha de Requisición: Fecha de Asignación:
Tipo de hallazgo
No Conformidad Potencial No Conformidad Real
¿De Dónde Proviene?
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según la fuente de donde proviene la Oportunidad de Mejora o No
Conformidad.
Auditoría de
Administración del Sugerencia de
Cumplimiento de los Sponsor
proyecto colaborador(es) o cliente.
módulos
Administrativa y Gestion de talento
Otro, especificar:
financiera humano
Nombre: Cargo:
Equipo de
Trabajo:
Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
Descripción del Hallazgo
Acción a implementar
EMPRESA S.A.S
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según el tipo de acción a implementar.
Corrección Acción Preventiva (AP) Acción Correctiva (AC)
Acción tomada para eliminar Acción tomada para eliminar la Acción tomada para eliminar la
una No Conformidad CAUSA de una No Conformidad CAUSA de una No Conformidad
Detectada. Potencial. Detectada.
Análisis de la Causas
Complete los 5 Por qué de acuerdo a lo establecido en el RC-PR-SST-03 Procedimiento para Acciones Preventivas y
Correctivas.
6. ¿Por qué? :
7. ¿Por qué? :
8. ¿Por qué? :
9. ¿Por qué? :
10. ¿Por qué? :

EMPRESA S.A.S
Causa Raíz:
Plan de Acción
Eficacia
Fecha De Verificación
Fecha de
Responsable de
Acciones a implementar ejecución
implementar la acción Con base a
programada Se debe presentar
evidencia de los
evidencia de la acción
resultados
implementada
logrados.
14. Evidencia de las Acciones Implementadas

15. Registre en este espacio la descripción de la evidencia de que la(s) acción(es) controlaron o eliminaron la causa raíz
del hallazgo.
EMPRESA S.A.S
Equipo de trabajo
Responsable de calidad: Director de proyecto: Remitente Solicitud de Mejora:
__________________________________ __________________________________ __________________________________

Firma Firma Firma
Fecha de cierre:
EMPRESA S.A.S. 273
APÉNDICES
Apéndice A. Evaluación de alternativas. ............................................................................. 181

Apéndice B. Roles y responsabilidades................................................................................ 182
Apéndice C. Algunos proveedores ERP Colombia. ............................................................. 184
Apéndice D. Tabla de Amortización. ................................................................................... 185
Apéndice E. Tasa Interna de Retorno - TIR. ........................................................................ 186
Apéndice F. Análisis de impactos ambientales. Flujo de entradas y salidas ........................ 187
Apéndice G. Matriz P5. ........................................................................................................ 191
Apéndice H. Estrategias, objetivos y metas.......................................................................... 195
Apéndice I. Matriz de requisitos legales............................................................................... 197
Apéndice J. Análisis PESTLE. ............................................................................................. 206
Apéndice K. Acta de constitución de proyecto. ................................................................... 208
Apéndice L. Solicitud de Control Integrado de Cambios. .................................................... 211
Apéndice M. Matriz de estrategias para involucrar los interesados ..................................... 213
Apéndice N. Matriz de trazabilidad de requisitos. ............................................................... 214
Apéndice O. Diccionario de la EDT. .................................................................................... 217
Apéndice P. Análisis PERT. ................................................................................................. 222
Apéndice Q. Estimación de costos. ...................................................................................... 225
Apéndice R. Estimación ascendente de costos. .................................................................... 227
Apéndice S. Línea Base del Cronograma. ............................................................................ 229
Apéndice T. Asignación de Recursos. .................................................................................. 235
Apéndice U. Calendario de Recursos. .................................................................................. 238
Apéndice V. Algunos proveedores ERP Colombia. ............................................................. 240
Apéndice W. Características generales de un ERP para su evaluación y selección. ............ 240
Apéndice X. Flujo de caja del proyecto................................................................................ 242
Apéndice Y. Diagrama de RED............................................................................................ 243
Apéndice Z. Matriz de registro de interesados. .................................................................... 245
Apéndice AA. Lista de verificación de entregables. ............................................................ 246
Apéndice BB. Registro de no conformidades de producto................................................... 249
EMPRESA S.A.S
Apéndice CC. Matriz de seguimiento y control del proyecto. ............................................. 250

Apéndice DD. Metodología de gestión de riesgos. .............................................................. 252
Apéndice EE. Identificación de los interesados de los riesgos. ............................................ 253
Apéndice FF. Estimación de los recursos ............................................................................. 255
Apéndice GG. Diagrama de flujo del estado del riesgo. ...................................................... 262
Apéndice HH. Matriz de registro de interesados. ................................................................. 263
Apéndice II. Lista de verificación de entregables. ............................................................... 264
Apéndice JJ. Registro de no conformidades de producto..................................................... 268

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IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE

PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S

LUIS FRANCISCO ÁLVAREZ VARGAS

DANEY PAOLA CIFUENTES LOZANO

CARLOS ARTURO PARADA ROJAS

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE – 2021

LUIS FRANCISCO ÁLVAREZ VARGAS

DANEY PAOLA CIFUENTES LOZANO

CARLOS ARTURO PARADA ROJAS

Trabajo De Grado Para Obtener El Título De Especialista En Gerencia De Proyectos

Asesor: DIANA PATRICIA GARCÍA OCAMPO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

Dedicamos esta tesis a nuestras familias que son

A mi esposa por su apoyo, dedicación, amor y

Le agradecemos a la vida dejarnos esta experiencia, lo aprendido de los momentos

Daney Paola, Luis Francisco y Carlos Arturo.

Objetivos específicos .......................................................................................................... 26

1. Antecedentes Organizacionales .................................................................................... 27

1.1. Descripción de la Organización Ejecutora ........................................................... 27

1.2. Objetivos estratégicos de la organización ............................................................ 27

1.3. Misión, Visión y Valores...................................................................................... 28

1.4. Mapa estratégico................................................................................................... 28

1.5. Cadena de valor de la organización. ..................................................................... 29

1.6. Estructura organizacional. .................................................................................... 29

2. Evaluación del proyecto a través de la metodología del marco lógico ...................... 31

2.1 Descripción del problema o necesidad.............................................................. 31

2.2 Árbol de problemas ............................................................................................ 31

2.3 Árbol de objetivos ............................................................................................... 31

2.4 Árbol de acciones ................................................................................................ 32

2.5 Determinación de alternativas........................................................................... 33

2.6 Evaluación de Alternativas ................................................................................ 33

2.7 Descripción de alternativa seleccionada. .......................................................... 33

3.1 Tipos y métodos de investigación ........................................................................ 34

3.2 Herramientas para la recolección de información ................................................ 35

3.3 Fuentes de información ........................................................................................ 35

4. Estudio técnico ............................................................................................................... 36

4.1 Diseño conceptual de la solución ......................................................................... 36

4.2 Análisis y descripción del proceso ....................................................................... 37

4.3 Definición del tamaño y localización en del proyecto ......................................... 39

4.3.1 Definición del tamaño ....................................................................................... 39

4.3.2 Localización del proyecto. ................................................................................ 39

4.4 Requerimiento para el desarrollo del proyecto..................................................... 40

4.4.2 Software. ........................................................................................................... 40

4.4.3 Requerimientos generales. ................................................................................ 41

4.4.4 Descripción general del producto. .................................................................... 41

4.4.5 Almacenamiento de información. ..................................................................... 42

4.4.6 Horario de trabajo. ............................................................................................ 43

4.4.7 Política de desplazamiento................................................................................ 43

4.4.8 Lugar de capacitación. ...................................................................................... 43

4.4.9 Requerimientos mínimos de infraestructura para las capacitaciones. ............... 43

4.4.10 Aprobación y control de documentos. .............................................................. 44

4.4.11 Equipo del proyecto. ......................................................................................... 45

5.1. Población .............................................................................................................. 46

5.2. Dimensionamiento de la demanda........................................................................ 47

6. Estudio de viabilidad financiera................................................................................... 52

6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto ................................................... 52

6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto ....................... 52