TEMA:

Diseño de interfaz gráfica, biblioteca y repositorio de datos (Etapa 1)

Autor/a

Jorge Luis Merchan Zhune

Tutor/a

Franklin Raúl Espinoza Contreras

Asignatura

Programación de Sistemas

Guayaquil- Ecuador

Índice

RESUMEN.................................................................................................................................9
INTRODUCCIÓN...................................................................................................................10
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA….........................................................................12
2. JUSTIFICACIÓN..............................................................................................................24

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 RESUMEN

El siguiente trabajo se centra en la elaboración de una interfaz gráfica de usuario para la

empresa Cine, que permita optimizar y automatizar los procesos de elaboración de
procedimientos desde el momento en que es realizada la solicitud de edición o creación, hasta
que el documento es emitido, publicado, distribuido y destruido, por medio de la herramienta
de programación del paquete de Adobe: Dreamweaver. Para ello, y a partir de la información
recolectada en el periodo comprendido entre los meses de enero y julio del año 2019 del pedido
cuatrimestral y del informe mensual que arroja la impresora (estimación de páginas restantes,
número de páginas impresas y fecha de la primera instalación y último uso), se logró realizar
el cálculo del gasto mensual de la inversión que se realiza por concepto de papelería y útiles.
Además, se identifican diferentes problemáticas resultantes de la metodología de trabajo actual,
en la cual se basan los trabajadores para realizar estos procesos, entre las cuales se identifican:
pérdida de tiempo, duplicación de documentos, alto consumo de papel y costos, deterioro de
los documentos e impacto ambiental. Como resultado de la investigación, se encontró que la
inversión mensual por concepto de papelería y útiles, ascienden los cuatro (4) millones de pesos
y que el pedido realizado cuatrimestralmente no es suficiente para cubrir la demanda de
impresiones, por lo cual se debe realizar un pedido extra en este periodo para poder realizar los
envíos de la documentación actualizada. Con el desarrollo de este trabajo se espera dar
respuesta a las problemáticas presentadas, cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión
de Calidad establecidos en la norma ISO 9001 y el Business Process Management (BPM),
ahorrando en términos de costos, tiempos y otros factores relevantes y proponer a su vez, un
sistema alternativo que en un periodo de tiempo determinado logre optimizar los procesos
actuales, plantee una nueva metodología de trabajo y llegue a crear una cultura de procesos
dentro de la empresa. Palabras claves: Interfaz gráfica de usuario, Dreamweaver, Optimizar
procesos, Automatización, Sistemas de Gestión, BPM, Gastos mensuales, Costos por
inversión, Documentos.

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 INTRODUCCIÓN

El Supercines, es una empresa de exhibición y distribución de cine, cuya sede principal se

encuentra en la ciudad de Bogotá. Al estar en un sector que actualmente es muy competitivo,
se encuentra cada vez más interesada en demostrar su sólido desempeño operacional, para
lograr la mayor productividad y rentabilidad posible. A nivel mundial la industria
cinematográfica se proyecta con un crecimiento de más del 19% de acuerdo con un informe
del Fondo Monetario Internacional. En 2015, la industria de entretenimiento audiovisual
reportó ganancias por un valor de US 85.000 millones y para el año 2019 se estima que los
ingresos se incrementen a US 105.000 millones. Gracias al reconocimiento del sector en el
país, este presenta un crecimiento del 0,5% entre los años 2016 y 2017 y según informes del
DANE, las exportaciones de servicios audiovisuales y conexos ascendieron a US 48,2 millones
para el año 2017 y presentaron un crecimiento promedio anual del 20% desde el año 2013. Este
crecimiento puede ser explicado en parte por las leyes 814 de 2003 y 1556 de 2012 como
incentivo en términos legislativos que han hecho que la industria cinematográfica avance de
manera significativa durante los últimos años. (Dinero, 2019) Actualmente las industrias se
caracterizan por la competitividad en el entorno empresarial en el cual se encuentran. Es por
esto que se centran en la implementación de modelos de gestión que contribuyan en el buen
funcionamiento de la empresa en términos de calidad absoluta1 en todos sus procesos, servicios
y actividades. Para poder competir, las empresas deben tener claro su “foco”, considerando
temas relevantes como lo son la documentación y caracterización de los procesos, teniendo en
cuenta que esto representa la cadena de valor de la empresa, la cual se debe elevar a otros
niveles de automatización, seguimiento y mejora continua. Este trabajo pretende abordar las
problemáticas más relevantes del área de Procesos y Normatividad de la empresa Cine
Colombia. Para lograr esto, se estructura de la siguiente manera: plantear la problemática
encontrada, realizar la revisión de los antecedentes, plantear la metodología de trabajo y los
resultados en los que se apoya el desarrollo de la interfaz. Por último, se presentan una serie de
conclusiones relevantes, resultado del trabajo y la investigación realizada. El uso de una
documentación adecuada dentro de una empresa como herramienta que sirve para gestionar las
actividades del negocio (señala y aclara los pasos que se deben seguir para completar un
proceso y los responsables que intervienen en el mismo), es posible que se vea reflejada en la
eficiencia de las operaciones y la disminución en los costos de procesamiento. (Santos, 2017).
Por esto, la documentación es un factor importante dentro de una organización y debería
presentarse de forma sencilla, clara y concisa, y para volverse más competitiva debería
implementar la manipulación de sistemas y datos. Si bien, la tecnología Business Process
Management (BPM) o Gestión de Procesos puede existir con herramientas tecnológicas o sin
ellas, se considera de gran importancia el apoyar la organización del trabajo, en el cual se pone
el foco de atención en la visión del cliente, de forma estructurada en herramientas 1 La calidad
absoluta es aquella que establece el grado de cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Siendo medida por las expectativas y necesidades de los clientes. (Portafolio Yorhani. 2019)
tecnológicas que permitan automatizar los procesos y abrir paso a la mejora continua.
Considerando los lineamientos de la ISO 9001 revisión No. Cuatro (4) del año 2015, en los
cuales se establece que la gestión por procesos debe involucrar actividades que permitan la
observación, la medición, el control y la optimización de los procesos y actividades que se
documenten, resulta de gran importancia integrar las herramientas con las que actualmente
cuenta la empresa (intranet corporativa, paquete de office y almacenamiento de información
en servidores locales), con otros sistemas que involucren aplicaciones tecnológicas y de TI

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(Cloud Computing o nube, Big Data, Bussines Intelligence), que permitan con el paso del
tiempo volver los procesos más eficientes y efectivos, logrando así la identificación de los
procesos que no agregan valor, para así, lograr posicionar a la empresa en términos de
automatización, beneficiando a todos los involucrados del proceso y a su vez a los clientes.
Con el desarrollo de este trabajo se pretende dar respuesta al siguiente interrogante: ¿Cómo se
puede lograr la automatización del proceso de documentación y publicación de información, a
partir del sistema de gestión documental enfocado en un modelo BPM y el diseño de una
interfaz gráfica? Cómo resultado principal se diseña una interfaz gráfica y un modelo que le
permita al área de Procesos y Normatividad identificar las actividades que no están agregando
valor al proceso relacionado con la documentación (solicitud, edición, aprobación, publicación,
emisión y destrucción), para adoptar una cultura de gestión documental y al mismo tiempo
lograr la reducción de costos, tiempo y evitar así la duplicidad de información. 1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Los manuales de procedimientos son documentos
desarrollados para servir de apoyo a las diferentes áreas de una empresa. Estos documentos
sirven como instrumento informativo, en el cual se documentan las diferentes actividades y
operaciones que se deben seguir para llevar a cabo de manera correcta las funciones generales
de la empresa. Además, sirven para realizar un seguimiento y tener un control interno con
información detallada sobre el orden en el cual deberían realizarse dichas actividades, para
cumplir con su desarrollo de manera eficiente y eficaz. Según los lineamientos del Sistema de
Gestión de Calidad planteado en la Norma ISO 9001 revisión No. Cuatro (4) del año 2015,
implementar los manuales de procedimientos dentro de la empresa asegura una estandarización
de los procesos, de manera que su ejecución vaya acorde a lo documentado en dicho manual,
ayudando con el cumplimiento del enfoque, las políticas y de los diferentes objetivos
planteados en el plan estratégico de la empresa. Los manuales de procedimientos se basan en
un modelo de operación por proceso, en el que se definen las actividades que agregan valor y
la disposición de los recursos necesarios para su realización. El definir los macro-procesos y
procesos de acuerdo con la misión, visión y objetivos de la empresa, favorece el cumplimiento
de los mismos; en términos económicos esto se puede evidenciar en la identificación de los
insumos y recursos necesarios para cumplir a cabalidad con cada proceso en condiciones
óptimas de calidad y cantidad; en eficiencia se evita la duplicidad de funciones y de actividades
que son obsoletas; y de eficacia, al definir de manera estructurada la cadena de valor alineada
con el plan estratégico de la empresa. (Muñoz, 2007). Para Cine Colombia S.A, es de gran
importancia tener su documentación al día, ya que en los manuales de procedimientos se
documenta el capital intelectual2 de la empresa, el cual con el paso del tiempo genera un valor
de conocimiento adquirido, que en la operación se transforma en ingresos. Es por esto, que el
no documentar apropiadamente pone en riesgo la capacidad de responder ante las necesidades
del cliente y de la empresa misma. El área de Procesos y Normatividad se encarga de realizar
la actualización, creación, emisión, seguimiento, envío y destrucción de los manuales de
procedimientos con los que la empresa cuenta, además de administrar la Intranet Corporativa,
medio por el cual se le comunica a todo el personal cualquier novedad y actualización
presentada. El Diagrama No. 1 representa el proceso que actualmente se sigue para realizar la
solicitud para actualización y/o creación de documentos. En inicio el gerente de cada área es
el encargado de detectar los procesos que se deben actualizar, se procede a descargar un
formato virtual publicado en la Intranet Corporativa llamado “Solicitud de actualización y/o
creación de documentos”, el cual se diligencia y es llevado a la vicepresidencia encargada,
dónde se es firmado; este documento se lleva al Gerente de Procesos quién después de leer el
documento y 2 El Capital Intelectual de una organización es el conjunto de activos intangibles,

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basados en el conocimiento, la información, la propiedad intelectual y la experiencia utilizada
para crear valor. (Sarur, 2013)

analizar los requerimientos de cada área decide aprobar o no la solicitud; el Jefe de Procesos y
Normatividad se encarga de asignar un responsable para la atención de los requerimientos de
las solicitudes; el responsable asignado (Analista/Practicante de Procesos y Normatividad) se
encarga de establecer comunicación con el área solicitante. Luego de que el documento es
editado y aprobado, debe ser firmado por las partes involucradas en el desarrollo del proceso,
el Gerente del área de Procesos y Normatividad, gerente del área solicitante, vicepresidente
encargado y presidente, para finalmente ser publicado en la Intranet Corporativa (medio
digital) para conocimiento de todo el personal, archivado en una carpeta asignada (medio físico
y digital) según manual, número de procedimiento y revisión. El documento final se imprime,
se guarda en sobres, se elabora un acta de envío que debe ser aprobada por la Jefe del área de
Procesos y es enviado por mensajería interna a cada uno de los múltiplex del país (medio
físico), quienes deben hacer firmar un acta a todo el personal operativo del teatro (documento
de conocimiento del manual actualizado);el documento es archivado en carpetas disponibles
para conocimiento de quienes lo requieran en el lugar, además, se les solicita realicen la
devolución de la revisión previa (documento obsoleto), documento que se procede a destruir,
después de realizar la recolección completa de todos los manuales por parte de los múltiplex
en función y revisado y aprobado por el Gerente de Control y Riesgos. El proceso llevado a
cabo desde la solicitud hasta la publicación, distribución y destrucción de los documentos
presenta los siguientes inconvenientes: • Pérdida de tiempo o Solicitud y Asignación de
Responsable: Cuando las áreas realizan las solicitudes, deben descargar un formato disponible

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en la Intranet, diligenciarlo (información concerniente a datos del documento y ediciones
requeridas), se firma por parte del Gerente del área solicitante o Director en caso de no
encontrarse disponible, es llevado a firmar por el Vicepresidente responsable y por último se
entrega al jefe o gerente del área de procesos, quien decide si la solicitud es viable para asignar
un responsable (Analista, Practicante), este proceso toma entre una (1) y tres (3) semanas. o
Edición y rotación del documento: Después de ser asignado el responsable se comienza a
realizar la edición del procedimiento con la información suministrada en el documento de
solicitud y siguiendo las indicaciones del líder del proceso. Para verificar, validar y revisar la
información se deben rotar los documentos entre las diferentes áreas involucradas (ver
Diagrama No. 2) lo cual toma en promedio tres (3) meses, desde que el documento se empieza
a editar hasta la primera revisión y aprobación. Esto se debe a que: no hay claridad en los temas
a actualizar, los encargados aseguran no tener la disponibilidad de poder revisar los ajustes al
documento que es entregado en físico, los involucrados en pocas ocasiones saben de los
cambios a realizar en los documentos y son informados solo cuando se les lleva el documento
para revisar, esto genera un retraso ya que deben validar los cambios y estar de acuerdo, en
caso de no estarlo se vuelven a empezar las correcciones, en algunos casos los involucrados no
consideran pertinentes los cambios y al momento de realizar las correcciones se pide cancelar
el proceso, aunque este ya presente un avance, debido a la falta de comunicación entre las áreas
a la hora de solicitar los cambios o creaciones de documentos.

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Validación final y recolección de firmas: Para poder emitir los documentos y publicarlos en la
Intranet Corporativa es necesario que se encuentren firmados por los gerentes o directores de
las áreas involucradas con un visto bueno (señal de aprobación de lo documentado), por el
responsable de edición (Practicante o Analista de Procesos y Normatividad), gerente del área
responsable del documento en edición, Gerente de Procesos y Normatividad, Vicepresidente
encargado y el Presidente, lo cual puede tomar en promedio tres (3) meses. En caso de ser
rechazado por el Gerente de Procesos y Normatividad, vicepresidente encargado o presidente,
el proceso puede demorar entre cuatro (4) y seis (6) meses. o Divulgación de publicación: Se
debe dar a conocer a todos los gerentes y líderes de los procesos de la publicación de los
documentos actualizados, para esto se envía un correo informando que el documento se publicó
de manera correcta y se encuentra disponible para su consulta. o Archivo de documentos: Los
documentos firmados por cada uno de los responsables (involucrados, gerente encargado,
gerente de procesos, vicepresidente, presidente) se archiva (físico) en la carpeta del manual
correspondiente y es almacenado en un armario; los documentos digitales que no tienen
ninguna firma se almacenan en una carpeta del servidor de la empresa según el manual y la
versión. o Consulta de información: En caso de que se soliciten documentos de versiones
anteriores para comparación de la información y auditorias, se debe ir al archivo (físico) y
comenzar una búsqueda manual del documento solicitado. Los documentos originales nunca
salen del área de Procesos y Normatividad, por lo cual se debe realizar una copia al documento.
Esto puede tomar horas o días y afectar las actividades del solicitante. o Envío y destrucción
de procedimientos de los múltiplex: Para la destrucción de los documentos obsoletos, primero
debe hacerse el envío de los documentos actualizados con un acta de memorando en la cual se
relaciona el documento enviado y el documento a devolver por parte del múltiplex. Después
de tener todos los documentos obsoletos de cada múltiplex se procede a realizar un acta de
destrucción, para finalmente destruir los documentos en mención. Actualmente Cine Colombia
cuenta con cuarenta y seis (46) múltiplex, a los cuales se les realiza un seguimiento de la
devolución de los documentos por medio de llamadas y correos electrónicos, aunque para
realizar la devolución de los documentos se les da un plazo máximo de dos (2) semanas
teniendo en cuenta que algunos teatros quedan fuera de la ciudad de Bogotá, este proceso llega
a tardar en promedio seis (6) meses. Luego de tener todos los documentos obsoletos relaciones
en el acta de destrucción y de manera física en la oficina central, se procede a acordar una cita
con el Gerente de Control y Riesgos, quien delega a un responsable quien validará la
información relacionada, y los soportes de entrega o perdida de cada documento, para luego
proceder a destruirlo, este proceso dura aproximadamente un (1) mes. En el Diagrama No. 3,
se encuentra detallado el proceso a seguir para destruir los documentos obsoletos actualmente.
En resumen, el proceso desde la elaboración de la solicitud de edición y/o creación de
documentos, hasta el envío y destrucción puede tardar en promedio catorce (14) meses.

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Duplicación de documentos: En varias ocasiones es común encontrar documentos duplicados
de las diferentes versiones, tanto en la oficina central como en cada uno de los múltiplex. Esto
ocurre de manera frecuente en los múltiplex, cuándo los documentos son extraviados por su
mal almacenamiento. Por esto, se solicita por parte de los gerentes de cada teatro el envío
nuevamente de los documentos extraviados, con sello de copia controlada, en caso de encontrar
el documento en el teatro, se llega a tener más de una (1) copia. • Alto consumo de papel y
costos: Diariamente en Cine Colombia el área de Procesos y Normatividad realiza la impresión
de diferente documentación que crece a medida que aumentan las solicitudes de actualización
y/o creación de manuales de procedimientos. El manejo de borradores o documentos de apoyo
para validar cambios y ajustes actualmente se realiza de manera física, por lo cual cada vez que
se presenta un ajuste o daño al documento se debe realizar la impresión nuevamente del mismo
para volverlo a validar, este proceso se repite hasta que el documento es aprobado por las
diferentes áreas involucradas y emitido. Cada cuatro meses se realiza un pedido de papelería,
útiles y tonners, para el cual se cuenta con un presupuesto establecido por el departamento de
compras. En el área de Procesos y Normatividad, en los pedidos realizados, se pudo observar
que los útiles más solicitados son tonners, resma de papel bond y sobres de manila. La Tabla
No. 1, presenta un resumen de la última compra realizada para el mes de abril del año 2019, en
la cual se detallan los útiles necesarios para la impresión y envío de los documentos.

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El cambio del tonner se realiza en promedio cada mes, pues su duración se estima en veintiocho
(28) días, esto representa el 100% del uso de los tonners antes de realizar el siguiente pedido,
en costos esto corresponde a una inversión mensual en la compra de tonners de $4’753.634,
por lo cual, en caso de no tener una reserva de este insumo se deberá solicitar un pedido
extraordinario. En un (1) mes los tonner son capaces de realizar la impresión de 2.756 páginas,
aproximadamente 1.378 hojas, cantidad de hojas que son usadas para la impresión de los
manuales de procedimientos que se encuentran en elaboración, esto representa el 14% del total
de las hojas solicitadas en el pedido, el gasto por otro lado de copias que son enviadas a cada
uno de los múltiplex es de 9.480 páginas, aproximadamente 4.740 hojas, esto representa el
47% del total de las hojas solicitadas en el pedido. En resumen, se gastan 6.118 hojas que
representa el 61% de las hojas solicitadas, las cuales son gastadas el primer mes, después de
realizar el pedido, en costos la inversión al mes por concepto de compra de papelería (Papel
Bond Carta) es de $127.029. En la Tabla No, 2 se presenta el resumen de lo mencionado
anteriormente, y se puede ver evidenciado de igual manera en el Gráfico No. 1

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Deterioro de los documentos: Al ser archivados de manera física los documentos, se presenta
un deterioro por el tiempo y la manera en que son almacenados. El espacio con el que se cuenta
para el archivo son armarios ubicados cerca al puesto de los trabajadores, expuestos a diferentes
factores que influyen en la conservacion de los documentos y de la información (fuego, agua,
plagas, robo, vandalismo, negligencias) así como factores externos (humedad relativa,
contaminantes atmosféricos, temperatura, iluminación, factores climatológicos, factores físico-
mecánicos, factores biológicos, desastres naturales y provocados por el hombre). (Vaillant,
2013) • Impacto ambiental: Las impresiones realizadas por el área de Procesos y Normatividad
al finalizar el proceso en su mayoría son destruidas lo que genera un impacto ambiental. Para
medir este impacto sobre el calentamiento global y de las emisiones de efecto invernadero
(GEI), se hace uso de un indicador ambiental: La huella de carbono. La cuantificación de este
indicador del impacto que provoca la actividad humana en el medio ambiente se expresa en
masa de dióxido de carbono (CO2) y es calculada mediante un análisis de la naturaleza del
emisor, según estándares internacionales. (Gerendas, 2019) Por medio del uso de una
calculadora de Huella de Carbono proporcionada a la empresa Cine Colombia por la empresa
HP Developmente Company, se genera la estimación del consumo de energía para el uso de la
impresora de referencia “HP Color LaserJet MFP M476dw”, emisiones de dióxido de carbono
resultante de la producción de esa electricidad y emisiones de dióxido de carbono de la
producción estimada del volumen de papel consumido durante la impresión. (HP. 2018) En la
Imagen No. 1, se presenta el DESCRIPCIÓN VALOR TOTAL CON IVA TONNER HP CF
380 - A NEGRO TONNER HP CF 381 - A AZUL TONNER HP CF 382 - A AMARILLO
TONNER HP CF 383 - A ROJO PAPEL BOND CARTA 75 GRS FOTOCOPIA (500 HOJAS)
$ 127.029 SOBRE MANILA - MEDIANO CARTA - 22.5X29 $ 2.773 INVERSIÓN TOTAL
$ 4.883.436 $ 4.753.634 INVERSIÓN MENSUAL resultado que arroja el aplicativo. Este
consumo de energía se calcula bajo un supuesto de uso de ocho (8) horas diarias y cinco (5)
días a la semana.

Según un estudio presentado por America Forest & Paper Asosation (2018) de Estados Unidos,
se supone que el 71,8% del papel de oficina se recupera, el 5,2% es quemado para obtener
energía y el 23% es depositado en la tierra. Además, supone que la fibra recuperada necesaria
para producir el papel de oficina corresponde al 4%.

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 JUSTIFICACIÓN

Implementar un modelo de sistematización del manejo de control de la información de una

empresa, representa el poder obtener pautas para mejorar la capacidad de tomar decisiones más
claras y asertivas sobre la disposición de la documentación y su rotación dentro de la misma,
además de reducir tiempos y costos en el desarrollo de las actividades del proceso, evitando
los reprocesos y aprovechando los recursos con los cuales se cuentan. En el enfoque de la
Ingeniería Industrial: “Un proceso es una forma estandarizada y óptima de realizar una tarea.
Los procesos tienen una forma de realizarse, y para que esta manera sea conocida por toda la
organización, se documentan y utilizan protocolos de funcionamiento…”, por lo tanto, la
aplicación de sistemas tecnológicos incide en los tiempos de recuperación de la información y
en los costos de elaboración de esta. La automatización de los procesos se convierte en una
estrategia empresarial, que permite mejorar la eficiencia y la calidad de la empresa, por lo cual,
es de gran importancia evaluar constantemente los cambios que se implementen, para así
realizar las modificaciones pertinentes que permitan obtener un control eficiente y sistemático
de los documentos desde la creación, hasta su destrucción. De igual manera, es un factor
importante, fortalecer por medio de la automatización las vías o canales de comunicación entre
los involucrados en el proceso, manteniendo abiertos los canales de diálogo para evaluar
resultados. (Moncayo, 2017) Crear una interfaz gráfica de interacción entre los involucrados
en el proceso de elaboración y/o transformación de la información supone establecer un orden
para poder realizar las actividades sin que presente un reproceso, lo cual permitiría agilizar el
proceso, a su vez, detectar errores, evitar la pérdida de información y realizar las actividades
del proceso de actualización, edición, rotación, publicación y destrucción de documentos de
manera conjunta con todos los involucrados, atendiendo los requerimientos de cada uno en el
menor tiempo posible.

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