PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

INTRODUCCIÓN ADMINISTRATIVA

GUÍA DE APRENDIZAJE No 4

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

● Código del Programa de Formación: 134101 V2

● Nombre del Proyecto: Suministrar Apoyo a los Procedimientos en las Unidades

Administrativas de MIPYMES

● Fase del Proyecto: Análisis

● Actividad de Proyecto: Identificar los procedimientos administrativos y tipos de clientes de

las MIPYMES mediante el uso de herramientas ofimáticas y análisis de información.

● Competencia: Atender clientes de acuerdo con procedimientos de servicio y normativa

● Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 21060102001: Reconocer la organización, tipos de

clientes, productos y servicios que ofrece, teniendo en cuenta su objeto social y normatividad

legal vigente

● Duración de la Guía: 40 horas

33 horas Trabajo directo

7 horas trabajo independiente

“El éxito en la administración requiere aprender tan rápido como el

mundo está cambiando” Warren Bennis

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2. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices, es importante conocer la historia y evolución de la empresa y la

administración, como parte fundamental en la vida del ser humano.

Desde tiempos remotos se ha identificado la familia como célula de la sociedad en donde se reflejan
principios administrativos tales como jerarquización, división de tareas, disciplina, trabajo en equipo
entre otros es por ello que todos tenemos conocimientos empíricos de administración y a medida
que la familia evoluciona lo hace la sociedad y por consiguiente la forma de manejar la empresa.

No obstante, es importante resaltar que algunos hechos históricos han marcado un antes y un
después en la empresa y en la administración por ejemplo la revolución industrial que modificó la
forma de concebir la empresa, tanto administrativa, financiera y productivamente. A partir de estos
cambios nacen teorías administrativas enfocadas en seguir lineamientos al desarrollo
organizacional.

Apreciados aprendices bienvenidos al recorrido por el fascinante mundo empresarial y

administrativo.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de reflexión inicial.

3.1.1 Reflexión sobre la evolución de la administración.

Observe el siguiente video sobre el origen y evolución de la administración

https://www.youtube.com/watch?v=ON_5PeUWmsA , de manera individual responda las siguientes
preguntas.

1. ¿Qué entiende usted por administración?

2. ¿Cuál cree usted que es la relación entre el origen de la familia y el origen de la
administración?
3. ¿Cuáles eran las actividades que se realizaban en la familia que posteriormente se
comparan con las actividades que realizan las empresas?
4. Realice un escrito de mínimo 10 renglones a mano en donde describa con sus palabras la
evolución de la administración a través del tiempo.

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3.2 Actividades de contextualización

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Definimos la administración como una ciencia de las organizaciones, que permite la transformación
de los recursos organizacionales en valor. Es función primordial de la administración la creación de
técnicas y herramientas útiles, para el óptimo aprovechamiento de los recursos operativos con los
que cuenta una empresa.

En las organizaciones, la administración es importante para lograr previsión frente a las cambiantes
condiciones del mercado. Consiste en una combinación de técnicas para coordinar personas y
bienes materiales de una empresa. Sin administración es imposible que la institución alcance sus
objetivos y permanezca con efectividad en el tiempo.

Beneficios que brinda la administración

En la medida en que los grupos humanos crecen y se desarrollan, la sociedad comienza a necesitar
del esfuerzo mancomunado y organizado. En ese contexto de evolución del trabajo individual en
organizacional, cobra importancia no sólo el trabajo en equipo sino también el concepto de
administración.
Entre los beneficios que permite la gestión de administración, mencionamos:

• Crear y ejecutar conocimiento y técnicas sobre el uso correcto de los recursos con los que
se cuenta.
• Gestionar al personal para que los esfuerzos individuales y colectivos sean efectivos
• Permitir el crecimiento y desarrollo sustentable
• Reducir los costos operativos, medir el desempeño y ejecutar los cambios que sean
pertinentes

Algunas acepciones

• Hacer rentable y sostenible una organización o una empresa, a través de la gestión y control
de sus recursos. Ello requiere habilidades organizativas y de recursos humanos, más allá
de las habilidades empresariales. Algunas responsabilidades de la administración son:
establecer objetivos y metas, medir el desempeño individual, supervisión, planificación,
control de costos, fijación de precios, control de calidad y resolución de conflictos.

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 • Disciplina académica que se encarga del estudio de la administración como ciencia y de las
maneras de administrar una institución.
• Gerencia y personal de alta jerarquía, que tienen responsabilidad ante los accionistas o
propietarios por la conducción de la entidad

3.2.1 De acuerdo con lo anterior responda las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué es importante la administración en las empresas y en la vida cotidiana?

2. ¿Qué rumbo tomarán las organizaciones sin la administración?
3. Según el texto anterior de una definición de la administración y socialícela con su instructor.

3.2.2 Revolución industrial.

La raza humana está en constante evolución; en algunas ocasiones de forma más acelerada que
en otras y este proceso hace que todas las ciencias se modifiquen y viceversa por ejemplo en la
época feudal seguramente nadie pensó en la inteligencia artificial. Enmarcado en esos cambios
hubo un hecho histórico determinante a nivel económico, productivo y empresarial, acelero la
interacción entre la oferta y la demanda, nació la industrialización y con ello la construcción de
algunas teorías administrativas, para entender mejor este suceso lo invitamos a ver el siguiente
video https://www.youtube.com/watch?v=3LQAnFEADl4&t=185s, posteriormente en GAES deben
analizarlo y realizar un escrito en donde se describa un antes y un después de dicho suceso, luego
realice un diagrama de línea de tiempo resaltando los momentos más importantes sobre la
revolución industrial, utilizando los materiales solicitados por el instructor (tijeras, marcadores,
colores, revistas, cartulinas, hojas de papel blanca, colbón y esferos). después socialícelo a sus
compañeros de formación e instructor.

3.2.3 Teorías administrativas. Las teorías administrativas son conceptos y herramientas que
conllevan al desarrollo de estrategias de gestión, estas teorías brindan directrices administrativas
aplicadas a las diferentes áreas funcionales de las organizaciones modernas. En general, los
profesionales no se basan únicamente en una sola teoría administrativa, sino que toman diversos
conceptos de diferentes teorías de la administración que se adapten mejor a su fuerza laboral y la
cultura de la empresa. A lo largo de la historia, las empresas han puesto en práctica diferentes

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 teorías administrativas. No solo han ayudado a aumentar la productividad, sino que también han
mejorado la calidad de los servicios.

Nombre Teoría Exponente Año Características

Teoría Clásica
Teoría Administración
Científica
Teoría De las relaciones
Humanas
Teoría Humanística de
autorrealización

Teoría X- Y- Z
Teoría Neoclásica
Teoría Estructuralista
Teoría Burocrática
Teoría Administración del
recurso humano

Teoría de los Sistemas

Teoría matemática

Teoría de la contingencia

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De manera individual investigue sobre las teorías mencionadas y complete la información, luego
socialice en GAES bajo el acompañamiento de su instructor.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización

3.3.1 El siguiente link https://www.youtube.com/watch?v=zH9eFTlD1gQ, es referente a la película

tiempos modernos del reconocido actor y humorista Charles Chaplin, película realizada en 1936,
este film nos muestra la evolución industrial permitiéndonos ver las empresas de la época.

De manera individual observen la película hasta el minuto 18, posteriormente deben realizar un friso
en donde se evidencia las teorías administrativas que se presentan.

3.3.2 A partir de la lectura del capítulo 3 del libro Fundamentos de Administración (páginas 15 a
18) de Carlos Ramírez Cardona construya el concepto de empresa.

3.3.3 Las empresas en Colombia se clasifican según: Sector económico, tamaño, origen de capital,
forma jurídica. Por GAES realice la investigación y construya un cuadro comparativo destacando
los aspectos más relevantes de cada tipo de empresa.

3.3.4 De acuerdo con el material de apoyo “Elementos que conforman una empresa”, realice un
análisis por GAES, tome una empresa existente y describa los cuatro elementos que conforman la
empresa

3.3.5 Según el estudio clásico publicado en Harvard Business Review, es posible identificar cinco
etapas de crecimiento de una empresa:

● Existencia
● Supervivencia
● Éxito
● Despegue
● Madurez de recursos
No todas las empresas llegan a cumplir todas las etapas y mucho menos se demoran el mismo
tiempo en lograr consolidarse; por tanto los invitamos a que cada aprendiz consulte una empresa
exitosa Colombiana con más de 50 años en el mercado y una con menos de 15 años de creada.
Encuentre las similitudes y diferencias entre ellas.

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3.3.6 Es hora de legalizar el proceso de creación de empresas en Colombia para ello deben seguir
los siguientes pasos:

● Identificar el objeto social de la empresa

● Clasificar la actividad económica (CIUU)
● Verificar la disponibilidad del nombre (Homonimia)
● Presentar el acta de constitución y los estatutos de la empresa
● Firmar la escritura pública de constitución y obtener copias
● Inscribir la sociedad y el establecimiento de comercio en el registro mercantil
● Obtener copia del certificado de existencia representación legal
● Obtener número de identificación tributaria NIT para impuestos nacionales
● Abrir una cuenta bancaria y depositar el capital social
● Solicitar la resolución de facturación
● Inscribir libros de comercio
● Inscribirse ante la administración de impuestos Distritales
● Obtener concepto favorable de uso del suelo
● Inscribirse ante caja de compensación familiar, SENA, ICBF.
● Inscribir la compañía ante una ARL
● Inscribir a los empleados ante el sistema nacional de salud
● Inscribir a los empleados ante el sistema de pensiones
● Obtener certificado de higiene y sanidad
● Obtener certificado de bomberos
● Notificar apertura del establecimiento comercial

En GAES explicar cómo, en qué entidad y cuales documentos se necesitan para cada paso

3.4 Actividades de transferencia de conocimiento:

Querido aprendiz es momento de confirmar lo aprendido en esta guía para ello debe:

● Ubicar y conseguir una Mipyme de economía popular de su sector (preferiblemente que sea
de un familiar o un conocido para poder indagar y posteriormente asesorar)
● Realizarle las siguientes preguntas al propietario:
○ ¿Cómo se llama la empresa o negocio?
○ ¿Qué vende o produce?

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 ○ ¿Cuánto lleva en el mercado?
○ ¿Qué lo hace diferente a su competencia?
○ ¿A quién le compra? (Quienes son sus proveedores)
○ ¿Quiénes son sus clientes?
Luego de obtener toda la información se deben reunir todos los integrantes del GAES socializar
cada uno su Mipyme y luego deben elegir la que más les llame la atención para tomarla como
objeto de estudio y posteriormente poder asesorar durante el proceso de formación.

● 4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Conoce el concepto de Administración

• Responde las preguntas de Relaciona la administración con a familia Rubricas de

reflexión inicial evaluación
Conoce las etapas de la evolución
administrativa

Entiende la importancia de la
administración en la empresa como en la
• Responde las preguntas de vida diaria
contextualización
Relaciona los hechos históricos con la
evolución administrativa

Identifica la importancia de las teorías

administrativas resaltando su aporte

Evidencias de Desempeño Entiende el concepto de empresa

Cuadernos de
• Realiza las actividades para Clasifica a las empresas por tamaño, sector
la apropiación del clase
económico, origen de capital, forma jurídica
conocimiento.
Identifica los elementos que conforman una
empresa

Reconoce las 5 etapas de crecimiento de

una empresa

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Evidencias de Producto: Reconoce los 20 pasos para legalizar una Guías de
empresa en Colombia. Observación
• Investiga sobre los pasos
para legalizar las empresas Identifica que Mipymes pertenece a la
en Colombia. economía popular.
• Busca una Mipymes de la
Economía popular y le aplica Realiza la encuesta al propietario de la
la encuesta Mipymes.

Analiza los datos recogidos para toma de

decisiones.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

• ACTIVIDAD/TAREA: Términos sinónimos, aunque se acostumbra a tratar a la tarea como una

acción componente de la actividad. En general son acciones humanas que consumen
tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas,
aunque pueden ser repetitivas.

• ALGORITMO: Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta clase de problemas. Es
la representación gráfica de una sucesión lógica de operaciones o pasos que conducen a la solución
de un problema o a la producción de un bien o a la prestación de un servicio.

• ANÁLISIS: Acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para reconocer
la naturaleza de las partes, las relaciones entre éstas y obtener conclusiones
objetivas del todo.

• CONTROL: Tipos:1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3. control de costos; 4.

control de tiempo. Es el acto de registrar la mediación de resultados de las actividades ejecutadas por
personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post
respecto a la ejecución de las actividades.

• CONTROL DE CALIDAD: El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de

los objetivos de calidad del trabajo respecto a la realización del nivel de calidad previsto para la
producción y sobre la reducción de los costos de la calidad.

• CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema
organizacional en un tiempo y espacio determinados.

• COORDINAR: Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera vertical y
horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los elementos que
participan en el trabajo.

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• DEPARTAMENTALIZACIÓN Fase del análisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el
trabajo como un todo, estableciendo los niveles de especialización y complejidad de todas las
partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.

• DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Acción de mantenimiento y actualización permanente de los

cambios aplicados a una organización y respecto a su medio ambiente.

• DIAGNÓSTICO: Identificación y explicación de las variables directas e indirectas inmersas en un

problema, más sus antecedentes, medición y los efectos que se producen en su
medio ambiente.

• DIRIGIR: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados, con
determinados recursos.

• DIVISIÓN DEL TRABAJO: Acto de segmentar el trabajo total de una organización, por
especializaciones y niveles de dificultad.

• EFICACIA: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo
planeado.

• EFICIENCIA: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad
de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos
resultados.

• ESTRATEGIA: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión
óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines,
la política y la programación de acciones de un todo organizacional o individual.

• EVALUAR: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados,
con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento,
entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.

• FINES: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.

• FLUXOGRAMA: Gráfica que muestra el flujo y número de operaciones secuenciales de un proceso

o procedimiento para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingeniería de sistemas y también
se le conoce como algoritmo, lógica o diagrama de flujo. La ingeniería industrial emplea otro
diagrama conocido como de "proceso, recorrido u hoja de ruta" con una simbología diferente a la de
sistemas. Al igual que el primero, se aplica al diseño de procesos y procedimientos.

• FODA: Técnica de valoración de potencialidades y riesgos organizacionales y personales, respecto

a la toma de decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas.

• FORMULARIO: Documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un

determinado aspecto, para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y
para satisfacer un objetivo específico.

• FUNCION: Mandato formal permanente e impersonal de una organización o de un puesto de trabajo.

• GERENCIA: Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer
sus respectivas demandas.

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• ÍNDICE: Relación matemática de un valor respecto a otro valor. El resultado puede ser un
número absoluto o relativo.

• LOGÍSTICA: Explica el proceso de cómo se han de allegar los recursos necesarios en el lugar,
cantidad y tiempo adecuados. 2. Alguien se preocupa de lo que requiere cada situación y asegura
además de que todos los recursos necesarios estarán disponibles en el momento adecuado.

• MACROANÁLISIS ADMINISTRATIVO: Estudio global de más de una institución, vistas como

unidades de un sistema total de administración general. Es el análisis del "sistema del Estado"
constituido por la totalidad de instituciones y órganos que lo forman.

• MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una

determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y
fácilmente localizables.

• MANUAL DE FUNCIONES: Documento similar al Manual de Organización. Contiene información

válida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización. Su
contenido es y descripción departamental, de funciones y de productos

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento que contiene información válida y clasificada sobre

la estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido
es organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos.

• MANUAL DE POLÍTICAS: Documento que contiene información válida y clasificada sobre las
políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer de corto, mediano y largo plazo de los
funcionarios de una organización. Su contenido son políticas, normas e instrucciones.

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene información válida y clasificada sobre

la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los
procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la descripción
de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de
proceso (hoja de ruta, fluxograma).

• MANUAL DE PUESTOS: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la

naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso
y valoración, de una determinada organización. Su contenido son los puestos de trabajo, que
conllevan especificación de su naturaleza y alcances, valoración, la descripción de sus funciones y el
perfil de los productos de salida.

• MANUAL TÉCNICO: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura y
modo de operar un aparato. Su contenido destina un porcentaje menor a la descripción y uno mayor
a la gráfica. Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, vehículos, etc.

• META: Es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y unidad de medida del resultado
deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone de Verbo + cantidad + unidad de
medida + tiempo + localización.

• MÉTODO: Sucesión lógica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo predeterminado.

• MICROANÁLISIS ADMINISTRATIVO: Estudio minucioso de una institución o de un órgano, desde

lo general hasta el menor detalle operativo. Evalúa la naturaleza doctrinaria del ente, sus fines,
estructura, funciones, puestos, sistemas, formas, normas, recursos y planta, para asegurar su
congruencia con las funciones del Estado y con las demandas de la población.

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• MODELO: Conjunto de variables relacionadas entre sí e interactuantes, que en bloque dinámico
conducen a obtener un resultado predeterminado o a solucionar un problema.

• ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización
o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.

• ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según

división especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.

• PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre sí y conducentes a un objetivo

común. También conjunto armónico de actividades para lograr un resultado concreto.

• PLANIFICACIÓN: Proceso racional y sistémico de preveer, organizar y utilizar los recursos escasos
para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

• PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: Proceso racional de previsión, estructuración, diseño y

asignación óptima de recursos de las organizaciones, para que alcancen resultados en un tiempo y
espacio dados.

• PLANIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: Proceso racional y continuo de previsión, organización y uso

de recursos escasos, para alcanzar objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y
espacios predeterminados.

• POLÍTICA: Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una organización, que orientan la

actuación de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un
marco general de actuación.

• PRESUPUESTO: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por programas,
proyectos y actividades a realizar por una organización, presentándose en determinadas
clasificaciones.

• PROBLEMA: Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en un

momento histórico determinado y un lugar dado.

• PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores
distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones
respectivas para producir un determinado bien o servicio.

• PRODUCTO: Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, a que conduce
una actividad realizada.

• PROYECTO: Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un tiempo

y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "bienes de capital".

• PUESTO: Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee
determinados requisitos y a cambio de remuneración.

• RECURSOS: Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis:
humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta física y tiempo.

• RESPONSABLES: Son los funcionarios que reciben órdenes de sus superiores o las tienen en virtud
del puesto que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades
organizativas o funcionarios.

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 • SALUD OCUPACIONAL: Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los accidentes y
enfermedades del trabajo. El estudio se divide en tres áreas: Higiene Industrial, Seguridad Industrial
y Medicina del Trabajo.

• SISTEMA: Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí, capaces de
transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente. Consta de insumos-
proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.

• SUPERVISAR: Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas
preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.

• TÁCTICA: Sistema especial que se emplea para disimular y hábilmente para conseguir un fin.

• TRABAJO: Acción humana, individual o colectiva, que conduce a la obtención de un producto o a la

prestación de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo de otros recursos.

• UNIDAD DE MEDIDA: Identificación clara del medio u objeto (kilos, casas, informes, visitas, dólares)
con el cual se va a medir la cantidad de bienes o servicios de la meta.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

• Fundamentos de Administración de Carlos Ramírez Cardona

• https://www.lifeder.com/historia-de-la-empresa/

• https://importancias.com/administracion/

• https://www.lifeder.com/teorias-administrativas/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor
(es)
Diana Mylena Instructora Centro de Servicios 21 – 04 – 2024
Avilán Romero Financieros -
Articulación con la
media.

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 Miguel Ángel Instructor Centro de Servicios 21 – 04 – 2024
Guerrero Bermúdez Financieros -
Articulación con la
media

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependenci Fech Razón del

a a Cambio

Autor
(es)

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