REPOBIKAN’I MADAGASIKARA

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
Autorité de Régulation
Des Marchés Publics

GUIDE DE COACHING

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 SOMMAIRE :

Glossaire et Acronymes……………………………………………… Page 3

Introduction……………………………………………………………….Page 4

I. Etape préliminaire……………………………………………………...Page 5

II. Coaching proprement dit……………………………………………..Page 11

III. Produits livrables………………………………………………………Page 13

IV. Exploitation des résultats…………………………………………….Page 14

V. Suivi Evaluation……………………….…………..……………………Page 15

Conclusion………………………………………………………………Page 16

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 GLOSSAIRE et ACRONYMES:

AC : Avis de Consultation

AE : Acte d’Engagement

AO : Appel d’Offres

AAO : Avis d’Appel d’Offres

AAMI : Avis d’Appel à Manifestation d’intérêts

AMI : Appel à Manifestation d’intérêts

CAO : Commission d’Appel d’Offres

CCAG: Cahier de Clauses Administratives Générales

CCAP: Cahier de Clauses administratives Particulières

CF : Contrôleur Financier

CMP : Code des Marchés Publics

CNM : Commission nationale des Marchés

DAO : Dossier d’Appel d’Offres

DC : Dossier de Consultation

DPAO : Dossier Particulier d’Appel d’Offres

GAC : Gestionnaire d’Activités

IC : Instructions aux Candidats

OS ou ORDSEC : Ordonnateur Secondaire

PRMP : Personne Responsable des Marchés Publics

SOA : Service Opérationnel d’Activités

ST : Spécifications Techniques

UGPM : Unité de Gestion de Passation de Marchés

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INTRODUCTION :

Ce guide intitulé guide de coaching est conçu dans le but d’aider l’équipe de
l’ARMP, chargée d’accompagner les responsables de la gestion de passation des
marchés auprès des Ministères, Institutions, Etablissements publics et autres dans
l’accomplissement de leur mission. Cet accompagnement est connu sous le nom
technique « COACHING ».

Le coaching consiste à fournir une assistance permanente aux responsables

de ces entités, le long du processus de passation des marchés c'est-à-dire du choix
de la procédure à la réalisation du marché en passant par les différentes étapes.

L’analyse des réactions a fait montre de l’insuffisance l’approche trop

théorique .Les participants aux diverses sessions de formation dispensées par
l’ARMP ont manifesté leur désir d’autres choses. Parler de la réforme, du code des
Marchés Publics et de ses textes subséquents n’est plus d’actualité.

Dispenser des formations ne suffit plus, aussi faudrait-il, se pencher sur les
problèmes et difficultés pratiques, essayer de trouver l’issue ou, le cas échéant,
.éviter une situation de crise. D’où la nécessité de la mise à disposition d’un outil
d’accompagnement efficace : le guide de coaching.

Deux modes de coaching sont envisagés :

 Coaching initié par l’ARMP: l’ARMP¨a pour mission principale de réguler les
marchés. Elle a mis au point une stratégie pour réaliser sa mission. Son PTA
traduit sa volonté et sa détermination de réussir. Le coaching fait partie de ses
priorités.

 Coaching à la demande : l’idée vient de l’entité qui désire être coaché et qui
en fait la demande auprès de l’ARMP. Dans ce cas, c’est l’entité elle-même
qui définit les thèmes du coaching, en fonction de ses besoins réels et par
rapport aux problèmes et difficultés rencontrés par ses structures dans la
pratique.

Pour le premier mode, la démarche préconisée comprend cinq étapes :

 Etape préliminaire ;

 Coaching proprement dit ;

 Présentation des produits ;

 Exploitation des résultats ;

 Suivi et évaluation.

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I- ETAPE PRELIMINAIRE :

Cette étape se fait en quatre (4) temps :

 Premier temps : entretien avec les responsables ;

 Deuxième temps : réunion avec la PRMP ;

 Troisième temps : réunion avec l’UGPM ;

 Quatrième temps : réunion avec la CAO.

A- Entretien avec les Responsables :

L’entretien marque le début du coaching. Il comprend :

- Visite de courtoisie,

- Entretien avec les Responsables directs.

A-1 Visite de courtoisie

Il s’agit d’une démarche protocolaire obligatoire. En effet, aucun coaching ne

peut être effectué sans avis préalable du Premier Responsable.
Au cours de cette visite les coachs expliquent le pourquoi et l’utilité du Coaching.
Par ailleurs, ils insisteront sur deux points : les cibles et l’objet du coaching :

a) l’ARMP apporte appui et assistance aux entités ayant bénéficié des

formations en passation de marchés en cas de difficultés ou de problèmes
dans la mise en pratique ;

b) l’ARMP apporte des éclaircissements aux points flous et des éléments de

réponses aux questions posées lors des sessions de formation en passation
de marchés réalisées auparavant.

Il sera également question de mode et procédure de passation de marchés. Deux

points méritent d’être signalés :

a) Mise en cohérence des attentes de l’entité avec les objectifs du coaching :

Cette mise en cohérence consiste à mettre au point un programme de

coaching .Ce programme tiendra compte du PTA de l’ARMP et des besoins formulés
par l’entité. Des efforts seront déployés pour optimiser ce programme.

b) Modalités pratiques du coaching :

En tant que prestation publique, le coaching est gratuit. Cependant, toutes les
entités concernées sont appelées à contribuer à sa réalisation.

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 Cette contribution peut prendre deux formes : apport en nature ou participation
à la charge. Elle se résume par la prise en charge par l’entité à coacher de la
question :

- logistique Local ;

- appareils didactiques (Ordinateur, vidéo ou rétro - projecteur,…) ;

- sonorisation ;

- déplacement le cas échéant et la restauration des « Coach ».

A-2 Entretien avec les Responsables directs :

Après leur rencontre avec un haut responsable de l’entité, les coachs

entament la démarche suivante qui est l’entretien avec les responsables directs en
passation de marchés (PRMP/UGPM/CAO) de la dite entité en vue de :

- déterminer les thèmes ;

- fixer le calendrier de coaching.

a) Détermination des thèmes :

Les thèmes de coaching résultent des discussions entre les coachs et les
responsables concernés en fonction de leurs difficultés et des points qui ne leur sont
pas clairs pour leur cadrer.

b) Fixation du calendrier de coaching :

C’est après la détermination des thèmes issus des entretiens que les coachs
établissent un calendrier de coaching.

B- Rencontre avec la PRMP :

Quel est le but de cette rencontre?

Cette rencontre a pour but de mettre en diapason les coachs et la PRMP.

Seront rappelés au cours de cette rencontre les rôles et attributions de la PRMP. Il
sera également question des problèmes et difficultés relatifs à la mise en œuvre du
Code et du plan de redressement.

B-1 Rappel des rôles et attributions de la PRMP :

 Selon le Code des Marchés Publics :

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 Cf art.5, al I CMP : « La PRMP est la personne habilitée à signer le marché au
nom de l’Autorité Contractante. Elle est chargée de conduire la procédure de
passation depuis le choix de cette dernière jusqu’à la désignation du titulaire et
l’approbation du marché définitif. »
En outre, la PRMP assure la collecte des informations sur toutes les commandes
publiques (Marchés, Conventions et Devis) pour les centraliser au niveau de la CIRM
ou de la CNM selon les cas.

 Engagements vis-à-vis du Code d’éthique :

Selon le Décret n° 2006-343 portant Code d’éthique des marchés publics du

30 mai 2006, la PRMP s’engage à :

 mettre en œuvre avec professionnalisme et diligence les principes de

(art.3 al.1er) :
 liberté d’accès à la commande publique ;

 d’égalité de traitement des candidats ;

 de transparence des procédures.

 une obligation de neutralité et d’impartialité (art.3 al.2) ;

 utiliser de manière correcte et responsable les deniers publics.

B-2 Listing des problèmes :

L’entretien entre les coachs et la PRMP permet de dégager les problèmes et

difficultés que cette dernière rencontre dans la réalisation de sa mission. Ces
problèmes tournent essentiellement autour de trois points :

 les problèmes liés à la procédure ;

 ceux liés à sa qualité d’Autorité contractante ;

 et ceux liés à sa qualité d’Autorité d’approbation.

B-3 Elaboration de plan de redressement :

Une fois ces problèmes et difficultés décelés, les coachs peuvent élaborer
avec la participation de l’unité coachée un plan de redressement en vue de corriger
les anomalies relatives :

 à la procédure ;

 au contrat ;

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  à la réalisation du marché.

C- Réunion avec l’UGPM:

Comment se déroule-t-elle ?

Après leur rencontre avec la PRMP, les coachs organisent une séance de
travail avec les membres de l’UGPM.

Il sera question de :

C-1 Rappel des rôles et attributions de l’UGPM :

 Selon le Code des Marchés Publics :

Selon l’art.5, al. I CMP : « L’UGPM est chargée d’assister la PRMP depuis
la préparation des DAO/DC jusqu’à la notification d’attribution de marché et la
notification du refus aux candidats non retenus. »
Elle assure aussi la matérialisation de la collecte et de l’envoi des informations sur
les commandes publiques, approuvées par la PRMP, à la CIRM ou CNM selon les
cas.

 Engagements vis-à-vis du Code d’éthique :

D’après le Code d’éthique, les membres de l’UGPM s’engagent à :

 mettre en œuvre avec professionnalisme et diligence les principes de

(art.3 al.1er) :

 Liberté d’accès à la commande publique ;

 D’égalité de traitement des candidats ;

 De transparence des procédures.

 une obligation de neutralité et d’impartialité (art.3 al.2)

 utiliser de manière correcte et responsable les deniers publics ;

 tenir archivage

 Présenter les dossiers à l’auditeur au moment du contrôle.

C-2 Listing des problèmes :

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 L’entretien des coachs avec les membres de l’UGPM a pour objectif de faire
ressortir les problèmes que ces derniers rencontrent dans l’exercice de leur fonction.
En général, ces problèmes sont liés à:

 la préparation du dossier ;

 la passation des marchés ;

 l’exécution des marchés.

C-3 Elaboration de plan redressement :

Avec les membres de l’UGPM, les coachs se penchent sur les problèmes et
difficultés recensés. A l’issue de cette opération, ils établissent un plan de
redressement. Ce plan de redressement comporte des séquences
d’éclaircissements et/ou de réponses aux problèmes et difficultés rencontrés dans la
pratique. Le plan prendra en considération la spécificité de chaque étape:

 préparation du dossier ;

 passation de marchés ;

 réception de l’exécution de marchés.

D- Réunion avec les membres de la CAO :

Quel est l’objectif de cette réunion ?

Cette réunion a pour objectif de :

a- rappeler leurs rôles et attributions ;

b- lister les problèmes qu’ils rencontrent ;

c- d’établir un plan de redressement.

a) Rappel des rôles et attributions de la CAO :

- Selon le Code des Marchés Publics :

Selon article 6, alinéa 1er, de la loi n° 2004-009 du 26 juillet 2004 portant Code
des Marchés Publics « La CAO est chargée de procéder à l’ouverture,à l’examen
des candidatures et à l’évaluation des offres ou propositions remises »

Par ailleurs, l’art.6 du Décret n° 2006-343 portant constitution, composition,

attributions et fonctionnement de la CAO du 30 mai 2006 édicte que : « La CAO est

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chargée pour le compte de la PRMP de remplir les fonctions d’évaluation prévues
par le Code depuis l’ouverture des plis jusqu’à la formulation d’un avis motivé à la
PRMP »

- Engagements vis-à-vis du Code d’éthique :

L’art. 4, al. 3 du Décret n° 2006-343 dispose : « tout candidat à la CAO doit,

dans tous les cas, s’engager par écrit à respecter le Code d’éthique des marchés
publics ». Par conséquent, les membres de la CAO sont soumis aux mêmes
obligations que la ¨PRMP et les membres de l’UGPM.

b) Listing des problèmes :

Les coachs et les membres de la CAO inventorient les problèmes et difficultés

rencontrés pendant l’ouverture des plis, l’examen et l’évaluation des offres. Les
problèmes et difficultés seront par la suite catégorisés et répertoriés. Trois types se
distinguent

 les problèmes liés à l’ouverture des plis ;

 ceux relatifs à l’évaluation des offres ;

 ceux portant sur le classement des offres.

c) Elaboration d’un plan de redressement :

Les problèmes et difficultés répertoriés permettront aux coachs d’élaborer

avec la collaboration des membres de la CAO un plan de redressement. Ce plan de
redressement tiendra compte des problèmes et difficultés spécifiques à chaque
étape :

 les anomalies relatives à l’ouverture des plis ;

 celles relatives à l’évaluation des offres ;

 celles relatives au classement des offres.

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II- COACHING:

Dans cette deuxième partie, les coachs vont, non seulement procéder à des
vérifications, mais aussi d’identifier les facteurs de blocage existant au sein de la
PRMP/UGPM/CAO, afin d’y apporter des solutions.

Pour ce faire, les coachs vérifient :

A- L’opérationnalité des structures ;

B- Les procédures et pratiques du Code ;

C- Les marchés en dessous des seuils de passation de marchés.

A- Opérationnalité des structures :

Comment vérifier l’opérationnalité de ces structures ?

Cette première vérification consiste à voir si les structures de passation de

marchés (PRMP/UGPM/CAO) sont instituées et opérationnelles au sein de l’entité à
coacher.
Les coachs contrôlent :

 L’existence de la structure “ Bureau de Passation des Marchés“ composé de

la PRMP qui en est le chef et d’un secrétariat ;

 L’existence de l’UGPM qui est un service ;

 Le budget ;

 L’arrêté de nomination de la PRMP ;

 La décision de nomination ;

 L’organisation UGPM / CAO ;

 La répartition des tâches entre la PRMP / UGPM / OS et GAC afin de

dissocier leurs rôles respectifs et procéder à une ou des rectification(s) de tirs
en cas de confusion des tâches ;

 Les compétences et responsabilités de chacun en leur rappelant le Code

d’Ethique.

 En outre, les coachs vérifient :

 si les agents affectés à ces structures sont disponibles à exercer leurs

fonctions de manière permanente et pas de façon intermittente ;

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 éventuellement en cas d’insuffisance du personnel, vérifier la possibilité
d’assurer les rôles et fonctions assignées chaque structure.

 s’ils connaissent et maîtrisent bien le Code et ses textes d’application ;

 comment ils manipulent les documents standard (Documents Types) ;

 la capacité d’assimilation par les agents à coacher de la formation

reçue ultérieurement.

 L’archivage de l’organisme. Pour cela, les coachs vérifient :

 le mobilier de rangement des archives ;

 le mode de classement afin que celui-ci puisse être d’utilisation et de

consultation aisées en cas de besoin ;

 le responsable de l’archivage ;

 les formes d’archivages (numérique ou en papiers) ;

 période et nature des dossiers archivés.

 La documentation.
Les coachs s’assurent si la PRMP/UGPM/CAO disposent le texte de loi portant Code
des Marchés Publics et ses textes d’application (décrets, circulaires, décisions et
arrêtés). En outre, ils contrôlent aussi si :

 les textes en leur possession sont à jour ;

 ils disposent de documents et ouvrages sur les marchés publics.

Par ailleurs, ils vérifient s’il y a un responsable de la documentation et de la

conservation des documents à archiver et de quelle manière il procède.

B- Procédures et pratiques du Code :

Quelles sont les procédures et pratiques du Code ?

Il s’agit de bien mettre en évidence à l’entité à coacher trois points essentiels

du Code dont :

 Le respect de l’Avis Général de Passation :

Généralement, il porte sur l’actualisation et les modifications ultérieures de

l’Avis Général de Passation de Marchés après sa publication et affichage.
Les coachs veillent aussi à ce que les responsables en marchés publics au sein de
l’entité à encadrer respectent l’Avis Général de Passation.

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  Le respect du plan de passation :

Les coachs s’assurent aussi à ce que la PRMP/UGPM/CAO respectent le plan

de passation de marchés. Son respect évite ainsi le traitement tardif des dossiers et
de leur accumulation au sein de la PRMP/UGPM/CAO. En outre, il permet
l’accélération de traitement des dossiers qui restent encore à traiter ou qui n’ont pas
encore été traités.

 L’existence d’un calendrier de passation / respect de délais:

Les coachs veillent à ce que la PRMP/UGPM/CAO respectent le calendrier et

les délais de passation des marchés pour éviter de laisser traîner longtemps des
dossiers qui auraient dû être traités.
L’existence d’un calendrier de passation de marchés garantit la rapidité du processus
de passation des marchés.

C- Marchés en deçà des seuils de passation de marchés

En quoi consistent les marchés en dessous des seuils de passation ?

Ce sont des marchés dont les montants sont fixés par voie règlementaire.
Actuellement, c’est l’Arrêté n° 20476/2007/MFB du 20 novembre 2007 qui régit les
seuils de passation.
En ce sens, les coachs mettent au courant l’OS de ce type de marchés, de
son rôle et de ses responsabilités.
Eventuellement, il est très important de souligner les procédures à appliquer et
également les délais à respecter.
Dans le même ordre d’idée, il est très important aussi de déterminer :

 les responsables et intervenants tout au long de ce processus de

passation des marchés en dessous des seuils de passation ;

 les documents à utiliser pour le processus ;

 le volume des commandes en fonction de leurs crédits ou de leurs

natures.

III- PRODUITS LIVRABLES :

Quels sont ces produits livrables ?

A l’issue de leur mission de coaching, les coachs remettent deux (2) produits
livrables :
A- un compte-rendu de coaching ;

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 B- un rapport de coaching .

A- Compte-rendu de coaching :

Que contient le compte-rendu ?

Dans leur compte-rendu, les coachs font ressortir les points forts du coaching
à savoir :

 Les conclusions des entretiens et réunions ;

 Les problèmes et difficultés que rencontrent les PRMP/UGPM/CAO

dans leurs fonctions ;

 Les solutions qu’ils ont proposées aux problèmes.

B- Rapport de coaching :

Quel est son contenu ?

Les coachs rapportent les points saillants du coaching dont :

 les points forts ;

 les points faibles ;

 les recommandations ;

 les suggestions.

IV- EXPLOITATION DES RESULTATS :

En quoi consiste cette exploitation des résultats ?

Les données collectées (rapport et compte-rendu de coaching) pendant le

coaching seront exploitées.
Pour procéder à cette exploitation, il y a lieu de procéder suivant deux étapes :

A- Briefing des encadreurs :

Dès que tous les rapports et les comptes rendus de coaching sont
rassemblés, les coachs se réunissent pour les exploiter pour faire ressortir les
difficultés communes et spécifiques à chaque session de coaching afin de procéder

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à leurs rectifications ultérieures dans les prochaines actions d’encadrement et
d’anticiper d’éventuels problèmes qui peuvent survenir à l’avenir.

B- Recommandations sur le contenu des formations :

L’issue de ce briefing des encadreurs permet de faire ressortir des

recommandations sur le contenu des formations. Ces recommandations feront l’objet
de suivi – évaluation et orienteront les actions de suivi - évaluation du coaching.

V .SUIVI – EVALUATION :

En quoi consiste le suivi – évaluation du coaching ?

Le suivi – évaluation du coaching consiste à mesurer l’impact des actions

d’assistance menées auprès des organismes afin d’identifier et de corriger les
difficultés et problèmes qui risquent de bloquer la situation.

Comment s’y prendre ?

Procéder au suivi – évaluation du coaching exige :

 La fixation d’un calendrier de contrôle ;

 L’insistance sur les points objets de remarque.

A- Fixation d’un calendrier de contrôle ;

Pour permettre aux « évaluateurs » de mener à bien leur mission, il leur est
recommandé d’établir un agenda. Cet agenda servira de repère à l’entité et constitue
un outil de jaugeage pour l’évaluateur.

Il permet de suivre pas à pas les performances de l’entité en matière de passation de

marchés publics et de découvrir les autres aspects pouvant aider à la
compréhension et l’application effective du CMP.

B- Insistance sur les points objets de remarques :

Le contrôle a pour objet de dégager, le cas échéant, les points qui ont suscité
des remarques et observations de la part des intervenants (la PRMP/UGMP/CAO)
dans l’exercice de leurs fonctions. Ceux-ci doivent être éclaircis afin de lever toute
ambiguïté et rendre opérationnels, les intervenants dans le processus de passation
de marchés.

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 Ces problèmes peuvent être de différents ordres (organisationnel, juridique,
technique, matériel et même financier). Quels que soient leurs ordres, ils devraient
être cernées et recentrés par rapport au coaching dont l’objectif étant d’assister les
structures de passation de marchés afin qu’elles maîtrisent aussi bien le Code des
Marchés Publics et ses textes d’application ainsi que les procédures et techniques
afférentes à la passation de marchés publics.

CONCLUSION :

Le Guide du Coaching est un outil mis à la disposition de l’équipe de l’ARMP

chargée d’assurer l’assistance technique des entités publiques en matière de
passation de marchés. L’objectif est de faciliter les démarches et permettre la
synergie entre entités coachées et équipes coachs.

Cette synergie est la clé de la réussite du Coaching. Sans cette base, le

système est voué à l’échec.

La publication du présent guide traduit non seulement la volonté de l’ARMP de

renforcer la capacité des intervenants en passation de marchés et de les rendre
aptes à maîtriser le CMP et ses textes d’application.

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