KAJIAN SURAT DINAS DI SMPN 138 CAKUNG JAKARTA TIMUR

(DITINJAU DARI ASPEK BENTUK DAN BAHASA SURAT)

Heppy Atma Pratiwi, Hilda Hilaliyah, Yulia Agustin

Program Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia
Fakultas Bahasa dan Seni Universitas Indraprasta PGRI
Jl. Nangka 58 Tanjung Barat, Jakarta Selatan, Indonesia
heppy.unindra@gmail.com

Abstrak

Penelitian ini secara umum bertujuan untuk mengetahui kualitas surat dinas dan secara khusus untuk
mnegetahui bentuk dan bahasa surat yang terdapat pada surat dinas di SMPN 138 Cakung, Jakarta. Jenis
penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif, yaitu penelitian
yang berupaya menggambarkan dan merumuskan data lapangan berupa surat -surat dinas yang ada di
SMPN 138 Cakung, Jakarta. Simpulan dari penelitian ini yaitu 1) SMPN 138 Cakung Jakarta cenderung
menggunakan surat pemberitahuan dan surat keterangan yang mencapai 30,76%. Hal ini
mengindikasikan bahwa sekolah memiliki kepentingan yang besar dalam memberitahukan program dan
kegiatan yang dilakukan kepada publik internal maupun eksternal sekolah. 2) bahasa surat yang
digunakan belum memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang memadai dengan menampilkan bahasa yang
jelas, lugas, umum, dan bersifat baku. Hal ini menjadi cerminan belum adanya kualitas surat-menyurat
yang mampu memenuhi tujuan komunikasi.

Kata Kunci: surat dinas, bentuk, bahasa surat

THE STUDY OF OFFICIAL LETTER IN SMPN 138 CAKUNG EAST

JAKARTA (VIEWED FROM THE ASPECT OF FORM AND
LANGUAGE OF THE LETTER)

Abstract

This study generally aims to determine the quality of official letters and specifically to determine the
form and language of the letter contained in the official letter in the SMPN 138 Cakung, Jakarta. Types
of research used is descriptive qualitative that seeks to describe and formulate the field data form
official letters that exist in the SMPN 138 Cakung, Jakarta. The conclusions of this study are 1) SMPN
138 Cakung Jakarta tend to use the notification letter and a letter which reached 30.76%. This indicates
that the school has a great interest in informing programs and activities carried out internally and
externally to the public schools. 2) the language used not meet the letter of the rules of Indonesian
language adequate to show a clear, straightforward, common, and is raw. It is a reflection of the lack of
quality of correspondence that can meet communication objectives.

Keywords: official letter, form, language of the letter

189
DEIKSIS | Vol. 06 No.03 | September 2014 : 153-228

PENDAHULUAN Bahasa surat pada alamat surat sering

dijumpai penulisan seperti ini,
Keinginan manusia untuk memenuhi
kebutuhan demi mempertahankan Kepada Yth. Bapak/Ibu Wali Murid
kelangsungan hidupnya dan meny- Di tempat
esuaikan diri dengan lingkungannya
merupakan dorongan bagi manusia untuk Kata kepada berfungsi sebagai
melakukan komunikasi. Komunikasi penghubung intrakalimat yang
memiliki dua sifat, yaitu lisan dan tulis. menyatakan arah. Penggunaan bentuk di
Salah satu alat komunikasi tulis adalah tempat dalam penulisan alamat tidaklah
surat. Surat sebagai media komunikasi tepat karena kata-kata itu justru dapat
tulis ini digunakan untuk menyampaikan menunjuk semua tempat di dunia ini,
pesan dari seseorang atau instansi kepada sehingga tidak konkret, kurang logis, dan
orang lain atau instansi lain. kurang etis. Kemudian, penulisan kata
depan Di tidak ditulis dengan huruf
Surat memiliki banyak jenis. Salah satu kapital. Seharusnya,
jenis kelompok surat yang sering
dimaksud di sini, yaitu surat dinas. Surat Yth. Bapak/Ibu Wali Murid
dinas menyangkut berbagai hal tentang dikantor/rumah/Jakarta/Bandung*
kedinasan dari instansi, lembaga, atau …(tempat yang konkret)
insititusi (terutama pemerintahan) kepada
seseorang atau instansi lain. Dalam Berdasarkan pemikiran dan permasalahan
penulisannya, surat dinas memiliki aturan di atas, penulis ingin mengkaji surat
tertentu yang harus ditaati, seperti bentuk dinas yang ada di suatu sekolah dari
surat dan penggunaan bahasa baku aspek bentuk dan bahasa surat. Hal ini
dengan ragam resmi, dan menggunakan penting dilakukan agar terciptanya
stempel instansi. komunikasi melalui surat yang efektif
tanpa mengabaikan kaidah yang berlaku
Dengan demikian, suatu instansi wajib dalam pembuatannya.
mematuhi kaidah penulisan surat dinas
dengan saksama. Surat dapat dikatakan Sekolah dijadikan sebagai objek
efektif apabila isi dari informasi atau penelitian berdasar pada kedudukan
pesan yang disampaikan oleh bahasa Indonesia -sebagai bahasa negara-
komunikator (pengirim surat) berfungsi sebagai bahasa pengantar di
menggunakan bahasa yang jelas atau bidang pendidikan. Efektivitas
mudah dipahami oleh komunikan komunikasi tulis dengan bahasa surat
(penerima surat). yang baik dan benar dapat tercerminkan
oleh sekolah, sarana pendidikan di
Instansi yang sering berkomunikasi negara ini.
menggunakan surat dinas adalah sekolah.
Namun, pada kenyataannya sering kali
dijumpai ketidakkonsistenan pemakaian PEMBAHASAN
bentuk dan bahasasurat. Contohnya: 1.
Bentuk dan bagian surat, sekolah tidak Surat
memiliki keseragaman bentuk ketika Dewasa ini dalam kehidupan yang penuh
berkomunikasi melalui surat dinas. 2. kesibukan dan serba cepat, suatu

190
Kajian Surat Dinas di SMPN 138 Cakung Jakarta Timur (Ditinjau dari Aspek Bentuk dan Bahasa Surat) ,
(Heppy Atma Pratiwi, Hilda Hilaliyah, Yulia Agustin)

komunikasi tidak selalu dapat dilakukan Menurut Pratiwi (2013: 91), Surat dinas
secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak merupakan surat resmi yang di dalamnya
dilakukan secara lisan, komunikasi itu menyangkut berbagai hal tentang
tentu dilakukan secara tertulis. Menurut kedinasan. Surat dinas dikirimkan oleh
Arifin dan Mustakim (2005: 9) salah satu instansi, lembaga, atau institusi (terutama
sasaran komunikasi tertulis umum pemerintah) kepada seseorang atau
dikenal adalah surat. Dengan demikian, instansi lain. Contoh surat dinas di
surat pada dasarnya dapat dipandang antaranya memo, nota dinas, surat
sebagai salah satu alat atau sarana keterangan (referensi, rekomendasi,
komunikasi pernyataan, permohonan), surat kuasa,
edaran, dan pengumuman.
Salah satu keterampilan mengarang yang
sangat perlu dikuasai adalah menulis Bentuk Surat
surat. Dalam kehidupan sehari-hari, kita Bentuk surat adalah pola atau patron
pasti memerlukan surat. Menurut Finoza sebuah surat yang ditentukan oleh atak
(2004: 221) surat merupakan produk (layout) bagian-bagain surat. Penempatan
komunikasi tulis yang paling banyak bagian-bagian surat pada posisi tertentu
dibuat, baik perseorangan maupun akan membentuk model (style) tertentu
organisasi. Hal ini juga diperkuat dengan pula.
pendapat Triharjanto (2008: 9). Beliau
berpendapat bahwa surat adalah sehelai Surat harus dibedakan antara surat
kertas atau lebih yang digunakan untuk berperihal dan surat berjudul. Yang
mengadakan komunikasi secara tertulis. dimaksud dengan surat berperihal adalah
surat yang memakai notasi perihal dan
Sejalan dengan uraian yang telah tidak mempunyai judul, sedangkan surat
dikemukakan para ahli, menurut Dewi berjudul adalah surat yang memakai
dan Widie Restu M (2011: 1) surat judul dan tidak mempunyai perihal. Jadi,
adalah alat komunikasi tertulis dari perbedaan antara surat berperihal dan
seseorang berisi pemberitahuan, kep- surat berjudul terletak pada sistem
utusan, pertanyaan, pernyataan, penulisan.
permohonan, yang ditujukan kepada
pihak lain. Seluruh surat berperihal harus ditulis
dengan menggunakan tiga bentuk utama
Persyaratan tertentu yang sekaligus (Finoza, 2010:16), yaitu bentuk resmi
menjadi ciri pembeda antara surat dan Indonesia (official style), bentuk lurus
karangan tertulis lainnya adalah dalam (block style), dan bentuk bertekuk
hal: (a) penggunaan kertas; (b) (indented style). Bentuk surat berperihal
penggunaan model atau bentuk; (c) yang banyak dipakai dewasa ini adalah
penggunaan kode dan notasi; (d) bentuk resmi Indonesia dan bentuk lurus
pemakaian bahasa yang khas; dan (e) dengan variannya. Bentuk resmi
pencantuman tanda tangan (Finoza, Indonesia dipakai oleh instansi
2010: 4). Dalam penelitian ini, penulis pemerintah dan masyarakat umum,
membatasi kajian pada satu jenis surat, sedangkan bentuk lurus dipakai terutama
yaitu surat dinas. oleh perusahaan.

191
DEIKSIS | Vol. 06 No.03 | September 2014 : 153-228

Di atas telah disebutkan selain memakai memahami suatu maksud secara

perihal, surat boleh juga memakai judul. mendalam dan tuntas.
Bentuk surat berjudul sebenarnya sudah
lebih dahulu akrab dengan masyarakat Bahasa yang Lugas
Indonesia. Kita dapat mengenal, misal- Lugas dapat diartikan ‘sederhana,
nya, surat perjanjian, surat keputusan, bersahaja (simple), langsung pada
surat pengumuman, dan surat perintah permasalahan (straight to the point)’.
sebagai surat yang hampir selalu ditulis Konsep yang diungkapkan dengan kata
memakai judul dan tidak memakai lugas, yang tergambar di atas jika
perihal. diterapkan ke dalam penulisan kalimat
sebagai unsur bahasa yang penting dalam
Berbeda dengan surat berperihal yang pengungkapan gagasan berarti ‘langsung
variasinya terdiri atas beberapa macam, menunjuk permasalahan dan tidak
masing-masing dengan nama model bertele-tele atau berbelit-belit’. Bahasa
tersendiri (official, block, dan indented), yang lugas diwujudkan dengan
surat berjudul tidak mempunyai variasi pemakaian kalimat yang padat dan hemat
yang demikian. Namun, bentuk surat (ekonomis), tetapi tetap memiliki makna
berjudul yang satu akan berbeda dengan yang lengkap dan jelas. Lengkap berarti
bentuk surat berjudul lainnya, walaupun tidak ada unsur penting yang
sama-sama memakai judul. terlupakan.Jelas berarti tidak kabur,
sehingga mudah dipahami oleh pembaca.
Bahasa Surat
Suatu karangan formal, terutama Bahasa yang Umum
karangan nonfiksi, seperti surat resmi, Yang dimaksud dengan bahasa yang
bahasanya harus jelas, lugas, dan umum umum dalam pembahasan ini adalah
(bermasyarakat). Selain ketiga syarat bahasa resmi yang memasyarakat; bahasa
utama itu, penulis surat hendaknya juga baku yang dipakai di depan umum;
memperhatikan pemakaian kata-kata bahasa yang dipahami oleh seluruh
yang baku, pemakaian ungkapan tetap, lapisan malaikat. Selain srtukturnya yang
dan pemakaian ejaan secara benar. baku, ciri bahasa umum adalah pilihan
Berikut ini permasalahan tersebut katanya harus mengutamakan selera
dijelaskan satu persatu. masyarakat umum, bukan selera
sekelompok orang, apalagi selera pribadi.
Bahasa yang Jelas Bahasa umum adalah bahasa
Pesan yang akan disampaikan oleh standar.Bahasa standar harus bebas dari
pengirim kepada penerima akan efektif dialek, slang, dan kata-kata bahasa
jika diungkapkan dengan bahasa yang prokem.
jelas. Yang dimaksud dengan bahasa
yang jelas adalah bahasa yang tidak Kata yang Baku
memberi peluang untuk ditafsirkan Kata yang baku atau standar adalah kata
secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas yang dianggap paling benar ditinjau dari
jika dua orang atau lebih mempunyai segi penulisan dan pengucapannya.
penafsiran yang sama tentang suatu Seperti diketahui, kata-kata bahasa
maksud. Hakikat penafsiran yang sama Indonesia berasal dari berbagai bahasa
bukanlah asal mengerti saja, melainkan daerah dan bahasa asing. Oleh karena itu,
demi keseragaman, keseluruhan kata itu

192
Kajian Surat Dinas di SMPN 138 Cakung Jakarta Timur (Ditinjau dari Aspek Bentuk dan Bahasa Surat) ,
(Heppy Atma Pratiwi, Hilda Hilaliyah, Yulia Agustin)

perlu dibakukan terlebih dahulu.

Pembakuan juga mencakup pemilihan Hal ini juga mengindikasikan bahwa
kata. Bila ada sejumlah kata yang sama sekolah memiliki kepentingan yang besar
artinya, harus ditentukan satu atau dua dalam memberitahukan program dan
kata yang baku. Pembakuan diperlukan kegiatan yang dilakukan kepada warga
karena kata-kata bakulah yang dipakai di sekolah. Jenis surat lainnya, seperti surat
dalam ragam resmi. pernyataan, surat permohonan, dan surat
tugas terlihat tidak dominan digunakan
dalam tata persuratan di SMPN 138
PENUTUP Cakung Jakarta Timur.

Dengan demikian, suatu instansi wajib Pada umumnya, aktivitas surat-menyurat

mematuhi kaidah penulisan surat dinas SMPN 138 Cakung Jakarta Timur telah
dengan saksama. Surat dapat dikatakan memenuhi unsur bagian-bagian surat
efektif apabila isi dari informasi atau yang memadai, kecuali dalam
pesan yang disampaikan oleh ko- penggunaan salam pembuka yang masih
munikator (pengirim surat) meng- terabaikan.
gunakan bahasa yang jelas atau mudah
dipahami oleh komunikan (penerima Bahasa surat yang digunakan di SMPN
surat). 138 Cakung Jakarta Timur belum
memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang
Instansi yang sering berkomunikasi memadai dengan menampilkan bahasa
menggunakan surat dinas adalah sekolah. yang jelas, lugas, umum, dan bersifat
Namun, pada kenyataannya sering kali baku.
dijumpai ketidakkonsistenan pemakaian
bentuk dan bahasa surat. Oleh karena itu, Hal ini menjadi cerminan belum adanya
demi keseragaman, keseluruhan kata itu kualitas surat-menyurat yang mampu
perlu dibakukan terlebih dahulu. memenuhi tujuan komunikasi.
Pembakuan juga mencakup pemilihan
kata. Bila ada sejumlah kata yang sama
artinya, harus ditentukan satu atau dua DAFTAR PUSTAKA
kata yang baku. Pembakuan diperlukan
karena kata-kata bakulah yang dipakai di Arifin, Zaenal dan Mustakim. 2005.
dalam ragam resmi. Bahasa Indonesia bagi Sekretaris.
Jakarta: PT Grasindo.
Berdasarkan pembahasan yang telah Dewi, Irra Chrisyanti dan Widie Restu
diutarakan, penulis dapat menyimpulkan M. 2011. Mahir Korespondensi
sebagai berikut: Indonesia. Jakarta: Prestasi Pustaka
Karya.
SMPN 138 Cakung Jakarta Timur lebih Finoza, Lamuddin. 2004. Komposisi
cenderung menggunakan surat Bahasa Indonesia.Jakarta: Diksi
pemberitahuan dan keterangan yang Insan Mulia.
mencapai 30,76%. Hal ini menunjukkan ---------. 2010. Aneka Surat Sekretaris
bahwa aktivitas surat-menyurat yang dan Bisnis Indonesia. Edisi Revisi 4.
sering digunakan mengacu pada bentuk Jakarta: Diksi Insan Mulia.
surat pemberitahuan dan keterangan.

193
DEIKSIS | Vol. 06 No.03 | September 2014 : 153-228

Pratiwi, Heppy Atma. 2013. Panduan

Belajar Korespondensi Bahasa
Indonesia. Jakarta: Pustaka Mandiri.
Triharjanto. 2008. Panduan Praktis
Menulis Surat. Yogyakarta: Hanggar
Kreator.

194