製造業におけるDX化が注目される中、図面や資料の管理方法に課題を抱える現場が少なくありません。本記事では、OKWAVEに寄せられた3つの質問を基に、紙ベースからデジタル管理への移行、デジタル資料の特性と課題、図面管理のデータベース構築について解説します。現場の実態に即した解決策とDX化のヒントをお届けします。

紙ベースからデジタル管理へ ～図面保管の課題と解決策～

現場の声と課題

質問

「マシニングセンタで機械加工をしていますが、図面等の保管が増える一方です。スキャンしてPCで管理しようと考えていますが、良い方法を教えてください。」

課題を整理

1. 保管スペースの増加: 紙図面が膨大なスペースを占有。
2. 検索の非効率性: 必要な図面を探すのに時間がかかる。
3. 情報の劣化・紛失: 経年劣化や紛失リスクが存在。

解決策：デジタル管理への移行

回答

「スキャン～サーバー保存ですね。」
「OCR機能を使い、図番を自動的にファイル名に変換することで効率化しました。」

ポイント

• PDF化の推進: 紙資料をスキャンし、検索可能なデジタルデータに変換。
• 専門業者との連携: プリンターメーカー等と協力して作業効率を向上。
• ルール整備: グループ分けや命名規則を設け、一元管理を実現。

成功の鍵

• 自動化技術の活用: OCRや自動分類で作業を効率化。
• 現実的な目標設定: 重要なデータから優先的にデジタル化を進める。
• 関係者の協力: 経営陣や他部門との連携を図る。

デジタル資料は製造業に定着するのか？ ～紙資料との葛藤～

現場の声と議論

質問

「デジタル化でPDF配布が主流になりましたが、私は紙でないと理解できません。PDFは本当に紙と同じなのでしょうか？」

課題を整理

1. 記憶の定着性: 紙資料は視覚的・物理的な記憶補助が強い。
2. 検索性と利便性: PDFの検索はファイル名や分類が不適切だと非効率。
3. コストとリスク: サーバー維持費やデータ漏洩の懸念。

紙とデジタルの特性比較

●紙資料の強み

• 書き込みや手作業で理解を深められる。
• 資料の物理的配置で素早くアクセス可能。

●デジタル資料の強み

• 保存スペースの削減や共有の容易さ。
• 膨大な情報の検索性向上。

回答
「PDFで確認し、重要な部分だけ印刷して書き込むのがベストです。」
「紙もデジタルも、それぞれの特性を活かして併用すべきです。」

紙とデジタルは対立するものではなく、特性を活かして適切に使い分けることが重要です。現場のニーズやスキルに合わせた柔軟な運用が必要です。

図面管理のデータベース構築 ～現場のニーズを反映した効率化の鍵～

現場の声と取り組み

質問

「AccessやExcelを使って図面や顧客情報を管理しようと考えています。どのような項目を設定すべきかアドバイスをお願いします。」

課題を整理

1. 手作業管理の非効率性: データの検索や共有に時間がかかる。
2. 大規模システムの導入難: コストや現場のニーズに合わない場合も。

解決策：データベースの構築

回答

「Accessを使い、小規模で始めて改善を重ねるのが効率的です。」
「図面サイズ、顧客名、部品名称などの項目を設定し運用しています。」

ポイント

• 小規模スタート: 初期段階ではAccessや簡易ツールを活用。
• 段階的な改善: 利用状況を見ながら項目や構造を見直し。
• 現場の声を反映: 必要な機能や項目を現場から吸い上げて反映。

成功の鍵

• 段階的アプローチ: 大掛かりにせず、まずは試作で課題を明確に。
• 柔軟な設計: 必要に応じて変更や追加ができる構造を採用。
• 現場との連携: 関係者全員が使いやすい仕組みを目指す。

まとめ

いかがでしたでしょうか？製造業におけるDX化は、一足飛びに進められるものではなく、現場の課題に寄り添いながら段階的に進める必要があります。紙とデジタルの併用、データベースの効率的な構築と運用を通じて、業務の効率化と品質向上を目指しましょう。