大量の書類を効率よくファイリングする方法

はじめまして。 参考になるかわかりませんが、以前私がしていた方法を書かせていただきます。ファイリングのほうは、皆様のおっしゃっているように五十音にするのが一番効率が良いです。パンチの穴の位置と請求書の大きさがまちまちとのことですが、上下のどちらかに揃えてしまうと、穴の位置は関係なくなると思います。私は、請求書がファイルの上部からはみ出さないように、穴を開けてあまった部分は折り返してファイルしていました。なので、穴が請求書の上部から何ｃｍ位の所に開くか見ておくか、既に前月の請求書がファイルされているのであれば、同じ用紙なので穴の開いている文字を見ます。そうすると、だいたい同じような所に穴が開きますよ。ご参考になれば…。がんばってくださいね。

道具を利用した作業ということになれば、「自信あり」でお答えしましょう。 パンチをする場合、手まどる作業内容は「位置決め」だと思います。 二つ折りにして、真ん中を見つけてしるしをつけてパンチすると、伝票の大きさごとにすべて折り目を入れなくてはならないですよね。 これでは大変ですので「治具」を使いましょう。 治具とは、道具を使いやすいように補助する装置です。 装置といっても大げさなものは必要ありません。 ボール紙を一枚用意して下さい。 ボール紙を両面テープでパンチ台のパンチ面に張り付けます。 次に、真ん中に折り目をつけた伝票をパンチ台にセットして、パンチしますが、このときに伝票の右か左、どちらでも良いのですが幅をボール紙に記しておきます。 次からは同じ大きさの伝票はこの幅を記した線に合わせれば自動的に中心にセットできます。 しるしのない伝票ごとに、しるしを増やしてゆけば、そのうちすべての伝票の位置決めのしるしが残ります。 しるしに、伝票の種類や、代表的な会社名を書き込んでおくと、さらに使いやすくなると思います。 もちろん伝票は一枚づつ、穴あけしますが、位置決めの手間がまったく要らなくなるので、穴あけだけに専念すればよいことになります。 インデックスの件は他の回答者にお願いしますが、ファイルはできるだけ一度にたくさん手元に持ってきておいて、キャビネットへの移動時間も短縮したほうが良いでしょう。 ファイルを一度にすべて運べるようなワゴンのキャスターがあれば、最も効率が上がります。 こんなところでいかがでしょう。理解していただけましたか？ 成功をお祈りします！

こんにちは。 ファイリングの命は、インデックスと定位置の確保です。 インデックスは、パソコンを使うことで非常に有効な物を簡単に作れ、簡単に検索できます。 いろんなソフトでやってる人がいますが、ワープロでも表計算でも十分です。 以前、私はルポというワープロ専用機でやった事さえあります。現在はそのファイルをコンバーターでパソコンデータに変換してそのまま受け継ぎ、機能しています。 そのインデックスは、実際にどういう事で検索する事が多いかを調査して統計をとらないと有効なインデックスになりません。そこがファイリングの腕の店どころでしょう。このインデックスが有効な物を作ると、非常に勝れたシステムになります。もっとも単純なノートと鉛筆によるインデックスですら、ごちゃごちゃになったパソコンによる管理システムを軽くしのいでしまいます。パソコンのメリットは、検索が簡単で早い事位です。 定位置の確保は、資料を統一した入れ物に入れて、何らかの絶対に変わることのない順番でならべ、使った資料は必ずそこに戻す事です。 これを厳重に徹底してやらないと、折角作ったインデックスが全く無意味なものになります。一般的にはその資料が作られた、あるいは入手された日付でやるのが簡単です。それ以上の仕分けをしてはいけません。 すべての検索はインデックスで行い、使った資料は元の場所に返す・・・これが命でしょう。

取引先の伝票を収納するための、ファイルを探すのに手間取っているのではありませんか？ こういう時は、「急がば回れ」です。 まずは、伝票だけの整理をしましょう。 伝票を５０音順にすべて並び替えます。 始めにア、カ、サ、タ、ナ、・・・、の順に分類して、 次にア行のものを、ア、イ、ウ、エ、オと分類します。 キャビネットの中のファイルは５０音順に整理されていると思いますので。 伝票さえ整理されていれば、順番にファイルを取り出してゆけば、探す手間が大幅に削減されます。 もし、ファイルが整理されていない時には、ファイルも５０音順にまず、整理しましょう。 パンチ穴をあける作業は、まとめてやりましょう。 穴を開けるときは穴だけやり、ある時間で区切ってできたところまでを、並び替えて、ファイリングするようにします。 時間の区切りは、慣れるにしたがってちょうど良いころあいが見つかると思います。 順番に並べ替えている時に、場所が足りない時には、大き目の封筒を使いましょう。 アの封筒でア行を整理した後で、アイウエオの各封筒に細かく分類するといった手順です。 解りましたかね。