Gerenciamento de Projetos

André Luiz Camacho da Silveira – 09/2020

Módulo 3
Gerenciamento de
Portfólio de Projetos
Objetivos do Módulo

1. Apresentar conceitos e métodos para a seleção e monitoramento dos projetos.

Conceitos Iniciais
O que é um Portfólio

 É um conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos que são agrupados

para facilitar o gerenciamento de um objetivo estratégico.
 Seus componentes não são necessariamente interdependentes ou diretamente
relacionados.
 Os componentes que compõem um portfólio devem estar alinhados à estratégia
organizacional. Segundo este critério é que seus componentes são priorizados e
recursos são alocados.
Componentes de um Portfólio

Portfólio

Portfólio Programa Projeto

Projeto

Projeto
O que é um Programa

 É um conjunto de projetos
relacionados a determinado tema.
 Justifica-se quando há sinergias
entre as atividades dos projetos.
Portfólio

Portfólio Programa Projeto

Projeto

Projeto
O que é um Portfólio

 É um conjunto de programas,
projetos e até mesmo portfólios.
 Podem ou não estar
relacionados.
Portfólio

Portfólio Programa Projeto

Projeto

Projeto
O que é Gerenciamento de Portfólio

 É o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios.

 Inclui identificar, priorizar, autorizar, gerenciar e controlar projetos, programas e
outros trabalhos relacionados.
 Combina:
1) O foco da organização de assegurar que os componentes estão alinhados com
a estratégia organizacional e
2) O foco dos projetos de entregá- los conforme planejado.
Papéis do Gerente de Portfólio

 Priorizar e selecionar projetos;

 Manter stakeholders informados sobre o status dos projetos;
 Medir o valor e o desempenho dos componentes;
 Participar em revisões dos projetos.
Competências do Gerente de Portfólio

 Conhecimento do negócio: estratégia, processos, projetos.

 Habilidades gerenciais: comunicação, liderança, construção de time.
 Boa interação com líderes.
 Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Portfólios,
Balanced Scorecard, Planejamento Estratégico.
Benefícios do Gerenciamento de Portfólio

 Cria critérios para selecionar e priorizar os projetos.

 Permite a comparação entre o desempenho dos projetos.
 Dá uma visão integrada do todo.
Referência para Gerenciamento de Portfólio

 The Standard of Portfolio Management, PMI.

 1.a edição: 2006.
 Para comprar:
 www.pmibookstore.org
 amazon.com
 Alinhamento entre
Estratégia e Projetos
1) Traduzir a Estratégia em Objetivos e Indicadores
Estratégia Organizacional

 Define como a organização pretende gerar valor aos

clientes e acionistas.
 Define onde se quer chegar (Visão) e os caminhos a
serem perseguidos (Estratégias).
 Geralmente composta por:
 Missão;
 Valores;
 Visão;
 Proposta de Valor;
 Desafios Estratégicos.
 Mapa Estratégico

 Traduz as definições estratégicas em “coisas mais específicas”: os

objetivos.
 Os objetivos representam o que deve ser bem feito para que a
estratégia seja efetivamente implementada.
 Exemplo de objetivo: Melhorar as entregas (verbo + substantivo).
 Objetivos devem representar as diferentes perspectivas do negócio:
Financeira, Clientes, Processos e Aprendizado (modelo do Balanced
Scorecard).
 Mostra as relações de causa-efeito entre os objetivos.
Mapa Estratégico
Balanced Scorecard

 Identifica os indicadores de desempenho que serão utilizados para

medir os objetivos.
 Para cada objetivo, um ou mais indicadores.
 Para cada indicador, deve-se definir as metas de desempenho
desejadas.

Objetivos Indicadores Metas

Aumentar a Receita Crescimento da Receita 30%

Melhorar as entregas Eficiência das entregas 95%

Prazo de entregas 48 h
Projetos Estratégicos

 É através de projetos, programas e outras formas de iniciativas que a

organização dará o “salto” do status atual para a meta desejada em
cada indicador.
 Em outras palavras, é através dos projetos que se realiza a
estratégia.
Processos de Gerenciamento
de Portfólio
Processos de Gerenciamento de Portfólio

 Um processo recebe entradas e gera saídas, usando competências, técnicas e

ferramentas.
 O uso de praticas reconhecidas aumenta a chance de sucesso do portfólio e
de seus componentes.
 Deve-se utilizar os padrões sugeridos como referência para adaptá-los a cada
situação.
 Pressupõe a existência de uma Estratégia (explícita ou implícita), a existência
de projetos e/ou programas e o uso dos processos de gerenciamento de
Projetos.
Descrição de um processo

Documentos ou itens Documentos ou itens Documentos ou itens

documentáveis que documentáveis que documentáveis
influenciarão o influenciarão o resultantes do
processo processo processo

Entradas Técnicas Saídas

1. Descrição do 1. Métodos de 1. Descrição do

produto seleção de projetos projeto
2. Plano Estratégico 2. Análise de 2. Gerente de Projeto
3. Critérios de seleção especialistas 3. Restrições
de projetos 4. Premissas
4. Informação histórica

Exemplo: Processo de Iniciação

Grupos de Processos do
Gerenciamento de Portfólio

Grupo de Grupo de
Processos de Processos de
ALINHAMENTO CONTROLE

 Identificação  Monitoramento
 Categorização  Mudança
 Avaliação estratégica
 Seleção
 Priorização
 Balanceamento
 Autorização
1) Grupo de Processos de ALINHAMENTO

Grupo de Grupo de
Processos de Processos de
ALINHAMENTO CONTROLE

 Identificação  Monitoramento
 Categorização  Mudança
 Avaliação estratégica
 Seleção
 Priorização
 Balanceamento
 Autorização
Identificação

Entradas Técnicas Saídas

1. Plano Estratégico 1. Aceitação ou 1. Lista de projetos

2. Inventário de rejeição da 2. Descrição do
projetos atuais descrição projeto
3. Lista de novos 2. Comparação 3. Lista de projetos
projetos preliminar dos rejeitados
4. Informações do projetos
projeto 3. Opinião
especializada
Identificação dos Componentes do Portfólio

 A partir do entendimento dos objetivos estratégicos da organização, identifica-se

os componentes que poderão fazer parte do portfolio.
 Inclui os componentes já em implantação e novos componentes.
 Componentes identificados devem estar alinhados aos objetivos desejados.
 Cada componente deve ser devidamente descrito.
Passo 1 – Inventariar Projetos

 1.1 Identificar os projetos existentes;

 1.2 Descrever os projetos;
 1.3 Avaliar resultados.
Passo 2 – Mapear Projetos
Passo 3 – Avaliar Projetos

 Quais objetivos estão descobertos?

 Quais objetivos não terão suas metas alcançadas somente com os projetos
atuais?
Passo 4 – Definir novas necessidades

 Quais os objetivos com maior desafio?

 O que as empresas benchmarking estão fazendo?
 O que nossos concorrentes estão fazendo?
 Qual o nosso conhecimento e experiência para o projeto?
Descrição do Projeto

 Número
 Descrição
 Tipo
 Objetivos
 Benefícios
 Patrocinador
 Recursos
 Produtos
 Unidade responsável
 Nível de risco
Categorização

Entradas Técnicas Saídas

1. Lista de projetos 1. Opinião 1. Projetos

2. Descrição do projeto especializada categorizados
3. Categorias
Categorização dos Projetos

 O objetivo é agrupar os projetos identificados para

facilitar a avaliação.
 Pode-se categorizar por tipo (projeto ou programa ou
ação), tema (inovação, melhoria), objetivo estratégico,
etc.
Avaliação

Entradas Técnicas Saídas

1. Plano Estratégico 1. Análise multicriterial 1. Lista de projetos

2. Lista de projetos 2. Representação avaliados
categorizados gráfica 2. Escores de cada
3. Descrição do projeto 3. Opinião projeto
especializada 3. Representações
gráficas
4. Recomendações
Avaliação dos Projetos

 Objetivo é reunir informações com o proposito de comparar os projetos e apoiar o

processo de seleção.
 A informação pode ter varias origens.
 Pode ser qualitativa ou quantitativa.
 Grupos de critérios: negócio, financeiros, risco, regulatórios, recursos humanos,
marketing e técnicos.
Exemplos de Critérios

Critérios de Negocio Critérios Financeiros Critérios de Marketing

Alinhamento c/ estratégia Impacto na Receita Impacto nos clientes
Melhoria nos processos Economia de custos Impacto na imagem
Satisfação do cliente Retorno do Investimento Aceitação dos clientes
Propriedade intelectual Tempo de Retorno Impacto nos produtos

Critérios de RH Critérios de Risco Critérios Técnicos

Recursos disponíveis Riscos tecnológicos Conformidade com padrões
Competências disponíveis Riscos de gerenc. projeto Alinhamento c/ tecnologias
Satisfação da Equipe Riscos de mercado Disponibilidade de hw
Impacto no ambiente Riscos de implementação Segurança
Passo-a-passo para a Análise Multicriterial

1. Definir critérios de avaliação dos projetos.

2. Agrupar critérios.

3. Definir o peso de cada critério (N ou %).

4. Definir critério de avaliação (ex: notas 1 a 5, 0 a 10, 0/5/10).

5. Avaliar cada projeto (dar as notas).

6. Multiplicar peso x nota.

7. Somas as multiplicações e gerar os indicadores (parciais e totais).

8. Comparar os projetos.
Seleção

Entradas Técnicas Saídas

1. Plano Estratégico 1. Análise das 1. Lista de projetos

2. Lista de projetos capacidades de RH selecionados
avaliados 2. Análise das 2. Recomendações
3. Escores de cada capacidades
projeto financeiras
4. Representações 3. Análise das
gráficas capacidades físicas
5. Recomendações 4. Opinião
especializada
Seleção dos Projetos

 Com base na Avaliação, devemos selecionar os projetos que farão parte do

portfólio.
 A definição dependerá da capacidades e recursos disponíveis:
 Considerando os investimentos necessários, o que temos condição de
realizar?
 Considerando as capacidades de nossa equipe, o que temos condição de
fazer?
 Considerando nossas instalações e equipamentos, o que temos condição
de fazer?
Priorização

Entradas Técnicas Saídas

1. Lista de projetos 1. Ranqueamento das 1. Lista de projetos

selecionados avaliações priorizados
2. Recomendações 2. Opinião
especializada
Priorização dos Projetos

 Além de selecionar, devemos priorizar os projetos que farão parte do portfolio.

 Priorização pode ser por categoria: nível de investimento, tema estratégico, por
unidade organizacional, por tipo de componente, etc.
 Pode ser segundo uma sequência (1, 2, ....) ou por grupo de prioridade (projetos
com prioridade 1 ou alta...).
Balanceamento

Entradas Técnicas Saídas

1. Lista de projetos 1. Análise de custo- 1. Lista de projetos

priorizados benefício aprovados
2. Indicadores de 2. Análise de cenários 2. Status dos
desempenho dos 3. Análise de projetos
projetos probabilidade 3. Lista de recursos
3. Restrições de 4. Análise gráfica necessários
recursos 5. Opinião
4. Recomendações especializada
Balanceamento dos Projetos

 O objetivo é avaliar os projetos selecionados e priorizados segundo o seu

balanceamento: O mix de projetos maximiza o retorno do investimento e a
possibilidade de se atingir as metas estratégicas?
 Pode gerar a revisão dos projetos que irão compor o portfólio.
 Ou seja, a “lista de projetos aprovados” deve ser baseada em critérios objetivos
(avaliação-seleção-priorização) e no bom senso (balanceamento).
 Este “teste de balanceamento” deve ser realizado periodicamente durante o
controle do portfólio.
Autorização

Entradas Técnicas Saídas

1. Lista de projetos 1. Documento de 1. Lista de projetos

aprovados responsabilidade na ativos
2. Recursos gestão do portfólio 2. Recursos
necessários 2. Técnicas de aprovados e
3. Lista de projetos comunicação alocados
inativos ou 3. Milestones do
terminados portfólio
4. Plano de
gerenciamento do
portfolio
Autorização dos Projetos

 Este processo aloca os recursos físicos e financeiros para o projeto e autoriza a

sua iniciação.
 Para cada projeto, deve-se ter uma definição inicial de prazos e entregas
(milestones), mesmo que estas sejam posteriormente revisadas.
 Durante este processo define-se também os procedimentos para a gestão do
portfólio e de seus componentes, assim como o plano de comunicação com os
stakeholders.
2) Grupo de Processos de CONTROLE

Grupo de Grupo de
Processos de Processos de
ALINHAMENTO CONTROLE

 Identificação  Monitoramento
 Categorização  Mudança
 Avaliação estratégica
 Seleção
 Priorização
 Balanceamento
 Autorização
Monitoramento

Entradas Técnicas Saídas

1. Informações dos 1. Indicadores de valor 1. Projetos revisados

projetos agregado de cada 2. Recomendações de
2. Recursos alocados projeto rebalanceamento
3. Restrições 2. Software de gestão 3. Recomendações
ambientais de portfólio para o negócio
4. Padrões 3. Gráficos 4. Critérios de seleção
organizacionais 4. Estrutura de gestão refinados
5. Critérios de seleção de portfólio 5. Revisão dos
e avaliação indicadores
6. Indicadores para o utilizados
monitoramento dos 6. Relato do
projetos atingimento das
7. Metas estratégicas metas estratégicas
atualizadas
8. Critérios para a
gestão do portfólio
Monitoramento dos Projetos

 Este processo gera indicadores de desempenho dos projetos, reporta e revisa o

portfólio, com o objetivo de assegurar o alinhamento com a estratégia e a eficiência
no uso dos recursos.

 Projetos podem ser adicionados, excluídos e repriorizados.

 Frequência do monitoramento deve ser definida em função do ciclo do negócio (em

geral é mensal).

 Deve-se determinar quais as pessoas que deverão ser informadas sobre o

desempenho dos projetos e do portfólio.

 O monitoramento deve estar alinhado e integrado ao processo de gestão

estratégica da organização.
Atividades de Monitoramento dos Projetos

 Medir, reportar e avaliar o desempenho dos projetos, a partir de indicadores de

desempenho.
 Avaliar impactos do desempenho atual nas metas estratégicas da organização.
 Identificar impactos e razões para o desempenho.
 Projetar as tendências dos desempenho e impacto nas metas.
 Revisar avaliação, seleção, priorização e balanceamento dos projetos.
 Realocar recursos, se necessário.
 Revisar relacionamento com metas estratégicas.
 Fazer recomendações quanto ao gerenciamento de cada projeto (escopo, prazos, equipe,
riscos, etc.)
 Propor mudanças na gestão do portfolio.