A CONSTRUÇÃO DO CATÁLOGO ONLINE DAS RESOLUÇÕES DO REITOR Franciele Simon Carpes Daniel Flores RESUMO Este artigo apresenta um estudo sobre descrição e a difusão das resoluções do Reitor da Universidade Federal de Santa Maria - UFSM. Estes documentos estavam acessíveis apenas em suporte papel. A disponibilização destes, utilizando-se de ferramentas tecnológicas, permite melhor acesso a este acervo. Neste contexto, o objetivo do estudo consistiu na descrição do patrimônio documental do Gabinete do Reitor, da UFSM, a fim de difundir os seus atos legais e normativos. O método de investigação escolhido é o estudo de caso, como instrumentos de coleta de dados foram utilizadas a observação e a análise documental. Para realizar a descrição foi estabelecido o quadro de padrões, normas e metadados para o desenvolvimento da descrição e elaboração do instrumento online. Esse quadro foi implementado no sistema eletrônico da Universidade (SIE). O acervo foi digitalizado e descrito conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE. Posteriormente, publicou-se o instrumento online: um catálogo das Resoluções do Reitor. Por ser online, o instrumento possibilitou maior acesso e auxilia na preservação do original, pois evita o seu manuseio. Assim, a pesquisa contribuiu para os estudos quanto à descrição, o emprego de suas normas, e a utilização da tecnologia da informação para disponibilizar o resultado desta descrição. PALAVRAS-CHAVE: Patrimônio Documental. Arquivologia. Descrição Arquivística. Acesso. ABSTRACT This article presents a study on description and dissemination of resolutions of the Dean of the Universidade Federal de Santa Maria - UFSM. These documents were available only on paper. The availability of these, using technological tools, allows better access to this collection. In this context, the aim of the study was the description of the documentary heritage of the Dean’s Office, from UFSM, in order to spread their legal and normative acts. The research method chosen is a case study, asan instruments of data collection were used observation and document analysis. To accomplish the description, it was established a framework of standards, norms and metadata for the development ofdescription and preparation of the online tool. This framework was implemented in the electronic system of the University (SIE). The collection has been scanning and described according to Brazilian Standard Archival Description - NOBRADE. Subsequently, the instrument was published online: a catalog of the Dean’s Resolutions. Being online, the instrument allowed greater access and assists in the preservation of the original, as it avoids handling. Thus, the research has contributed to studies on the description, the use of its standards, and the use of information technology to provide the results of this description. KEYWORDS: Documentary Heritage. Archives Administration. Archival Description. Access. INTRODUÇÃO A memória é um elemento primordial no funcionamento das instituições. Mas, como destaca Matos (2004), a memória institucional raramente tem sido percebida e compreendida como informação estratégica dotada de real valor decisório para as atividades da gestão universitária. Neste sentido, a comunidade universitária precisa buscar alternativas para preservar a memória institucional, bem como utilizá-la nas suas atividades de ensino, pesquisa e extensão. A arquivologia se ocupa das funções e utilização dos arquivos, dessa forma, está intrinsecamente relacionada ao conceito de memória. Para Jardim (1995) a associação entre arquivos e memória é recorrente no pensamento e nas práticas arquivísticas. Rousseau e Couture (1998), no primeiro capítulo de sua clássica obra também remetem a relação entre arquivologia e memória. Somente a partir da década de noventa é que os arquivos universitários começaram a ser objeto de estudo na arquivística, e compreendidos como custodiadores da memória institucional. Os arquivos das universidades têm sob sua guarda documentos essenciais criados no decorrer das atividades de ensino, pesquisa e extensão. Esses documentos são testemunho da memória da instituição, podendo ser fonte de pesquisa para alunos, professores, historiadores, pesquisadores, entre outros. Constituem, portanto, parte do patrimônio cultural da sociedade. Neste sentido, o arquivo universitário é custodiador da memória institucional. Para Nascimento (2012) o debate e as ações em torno da preservação da memória do ensino superior no Brasil ainda são tímidos e é notável a ausência de políticas sistematáticas voltadas para a guarda dos arquivos permanentes produzidos nas universidades. No caso da Universidade Federal de Santa Maria, instituição cinquentenária, diversas ações vêm sendo desenvolvidas com o objetivo de preservar o patrimônio documental da instituição. O responsável por essas ações é o Departamento de Arquivo Geral – DAG. O DAG, juntamente com o Gabinete do Reitor, está desenvolvendo um projeto a fim de preservar o seu patrimônio documental. No decorrer deste projeto, sentiu-se a necessidade de maior difusão do acervo do Gabinete do Reitor, principalmente os documentos decorrentes dos atos legais e normativos, para que mais usuários tenham acesso a essa documentação. Nas reflexões acerca desta necessidade, surgiu a intenção de utilizar o Sistema de Informações para o Ensino – SIE como ferramenta para proporcionar maior e melhor acesso ao patrimônio documental da Universidade. Algumas ações neste sentido vêm sendo implementadas desde o início de 2010. Assim, partindo desta necessidade prática o resultado desta pesquisa consiste na publicação de um instrumento online de descrição arquivística, neste estudo um catálogo das resoluções do Reitor da UFSM. ARQUIVO UNIVERSITÁRIO E A MEMÓRIA DA UNIVERSIDADE O conceito de memória ainda é muito discutido, e vêm se modificando no decorrer da história da humanidade. Na perspectiva de Halbwachs (2006) a memória pode ser entendida como sistemas estáticos e coerentes de acepções e valores que permitem manter e solidificar laços existentes entre os membros de um grupo, material e mentalmente identificado no espaço e no tempo. Para Lowenthal (1989 apud JARDIM, 1995), a memória, ao contrário da história, não é um conhecimento intencionalmente produzido, é subjetiva e, como tal, um guia para o passado, transmissor de experiência. Sua primeira função “não é preservar o passado, mas adaptá-lo, enriquecendo e manejando o presente” (JARDIM, 1995, p. 194, tradução do autor). A memória é, por conseguinte, processo e leitura do passado no presente. Os arquivos são, portanto, parte significativa da construção da memória. Para Robert (apud JARDIM, 1995) os arquivos constituem a memória de uma organização qualquer que seja a sociedade, uma coletividade, uma empresa ou uma instituição, com vistas a harmonizar seu funcionamento e gerar seu futuro. Eles existem porque há necessidade de uma memória registrada. Pierre Nora (1993) também apresenta o arquivo como “lugar da memória”, ao afirmar o saber e a memória nacional estão preservados nos museus, nos livros, nas obras de arte, nos monumentos e nos arquivos. Para Bellotto (2006) a memória é constituída pela matéria documental em estado bruto que precisa ser trabalhada pelo historiador. Portanto, para a autora, no campo da documentação, a memória chega a ser uma abstração, gerada por elementos concretos que na verdade, constituem-se em dados a serem trabalhados. Dessa forma, o documento em si não é memória, mas é o elemento que permite a sua constituição. Evidencia-se, assim, que o arquivo é um local significativo para a construção da memória. Um arquivo universitário é formado pela acumulação dos documentos gerados e/ou reunidos por instituições universitárias, públicas ou privadas, durante o seu ciclo de vida (BOSO, SOUZA, CISNE, 2007). Segundo Bellotto (1989 apud OHIRA, et al., 2004), resultam da acumulação de documentos gerados/reunidos por instituições públicas ou privadas no exercício das funções que comprovam sua existência, e são conservados enquanto vigentes, por razões administrativas e/ou jurídico-legais e podem constituir elemento documental dentro dos arquivos permanentes, conhecidos como históricos. A função da universidade é cumprir seu papel de ensino, pesquisa e extensão. Para que a universidade possa cumprir essas funções torna-se necessário que se utilize de informações atualizadas e pertinentes, sejam elas ligadas às suas atividades-fim ou atividade-meio (BELLOTTO, 1992). Neste sentido, a gestão de documentos é indispensável para que arquivos universitários possam colaborar no desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa e extensão dessas instituições. As universidades devem implantar seus programas de gestão de documentos a fim de sistematizar os procedimentos administrativos para que se alcance o controle da produção documental, sua utilização e sua destinação final (BELLOTTO, 1992). As principais funções dos arquivos universitários são apontadas por Bellotto (1992): reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração, à história e ao funcionamento/desenvolvimento da universidade; avaliar e descrever estes documentos, tornando possível seu acesso, de acordo com as políticas e procedimentos elaborados especificamente para estes fins e; supervisionar a eliminação, ter o controle da aplicação das tabelas de temporalidade, objetivando que nenhum documento de valor permanente seja destruído. Além de fornecer aos administradores as informações requeridas no menor tempo possível; e fazer as demandas de informação e de pesquisa, requer-se do serviço de arquivos universitários que proponha e coordene a uniformização de métodos de classificação de documentos dentro das unidades universitárias com afinidade de recuperação acelerada dos documentos necessários aos administradores (BELLOTTO, 2002). Bellotto (1992) destaca que os objetivos de uma política arquivística para as universidades devem contemplar a vertente administrativa e a do patrimônio documental; este por sua vez incluindo a memória institucional, a regional e a científica. Na vertente administrativa os objetivos da política para os arquivos universitários são, principalmente, a preservações dos direitos relativos aos servidores, alunos e professores; o estabelecimento de um sistema de fluxo documental durante todo o ciclo vital; a promoção da transparência administrativa; e o acesso às informações que sirvam para diagnosticar e resolver os problemas acadêmicos. Quanto à vertente do patrimônio documental, os objetivos são, essencialmente, reunir e preservar os arquivos da universidade considerados de valor permanente; regulamentar e apoiar os arquivos de valor histórico depositados sob sua custódia; disseminar as informações por meio de instrumentos de pesquisa. A descrição de documentos: a função arquivística do acesso à memória A arquivística ou arquivologia estuda os arquivos, suas funções e utilização, “agrupa todos os princípios, normas e técnicas que regem a gestão dos arquivos” (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 24). Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 37), a arquivologia é a “disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”. Embora a definição do DBTA seja clara quanto ao caráter de disciplina da arquivística, atualmente discute-se é uma disciplina, técnica ou ciência. T. Ramírez Aceves (2011) discute esta questão no artigo “La Archivística: ¿Ciencia o Técnica?” e defende a arquivologia como ciência, do mesmo modo que autores consagrados como Shellenberg, Heredia Herrera, Casanova, entre outros. Segundo a autora a arquivologia é uma ciência porque apresenta princípios teóricos universais e inalteráveis; tem um método próprio e possui um objeto de estudo definido (RAMÍREZ ACEVES, 2011). Na sua definição a arquivística é la ciencia encargada de administrar la documentación de archivo a través de: la aplicación práctica de procesos que permiten identificar, clasificar, ordenar, valorar, seleccionar y describir la información. La consolidación de principios y métodos teóricos que le permiten elevarla a un nivel científico (p.45) Apesar dos teóricos ainda não terem chegado ao consenso quanto ao caráter da arquivologia, o importante é observar a sua consolidação como área do conhecimento e o crescente desenvolvimento, principalmente no que se refere a sua teoria, metodologia, terminologia e aumento do número de profissionais da área. Uma das principais funções arquivísticas é a descrição. A descrição, como a própria palavra remete, é a atividade de expor, “relatar”, o acervo, parte dele, ou documentos em si, criando instrumentos que facilitem o acesso a eles. Para Bellotto (2006, p. 179) o “processo de descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização de dados”. A autora afirma ainda que a descrição é a função arquivística que estabelece um elo entre a indagação do pesquisador e a sua solução, e torna isso possível com os instrumentos de pesquisa (BELLOTTO, 2006). A NOBRADE é uma norma nacional para padronização da descrição arquivística. A construção dessas normas vem sendo objeto de trabalho da comunidade arquivística desde o final da década de 1980. O objetivo dessas normas é a) assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas; b) facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos; c) possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e d) tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado de informação (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p. 11). O catálogo é um instrumento de pesquisa “organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.45). Heredia Herrera (1987) o define como um instrumento que descreve ordenadamente e de forma individualizadas os documentos ou as unidades arquivísticas de uma série ou um conjunto documental que guardam entre si uma relação ou unidade tipológica, temática ou institucional. A internet vem sendo cada dia mais utilizada para disponibilização dos instrumentos de pesquisa devido às muitas vantagens, tais como o baixo custo e alto grau de alcance na difusão. Na sua dissertação Andrade (2010) apresenta o que ele denomina como “uma nova geração de instrumentos arquivísticos de referência”, devido a possibilidade de criação de novos tipos de instrumentos arquivísticos, diferentes dos conhecidos tradicionalmente, desvencilhados dos formatos tradicionais e do suporte físico, além de compartilharem das características normalmente encontradas nos aplicativos identificados como sendo parte da Web 2.0. Para o autor devido à variedade de possibilidades de uso da internet, é natural e esperado que as instituições arquivísticas também se apropriem dela como ferramenta de divulgação institucional e de seus acervos (ANDRADE, 2010). METODOLOGIA A pesquisa apresentada neste trabalho é de natureza aplicada com abordagem qualitativa. Caracteriza-se, do ponto de vista de seus objetivos, como descritiva. O método de investigação escolhido é o estudo de caso, pois envolve o estudo profundo e exaustivo de um objeto de maneira que se permita o seu amplo e detalhado conhecimento (SILVA, 2005). O objeto do estudo é o acervo documental do Gabinete do Reitor da Universidade Federal de Santa Maria, mais precisamente as resoluções do Reitor, decorrentes dos atos legais e normativos. O acervo delimitado compreende o período de 1964, data da primeira Resolução, até 1989, pois as resoluções posteriores já foram digitalizadas pela PROPLAN. Dessa forma, as resoluções posteriores a 1989 somente foram descritas e foi analisada a qualidade de seus representantes digitais conforme as Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes (CONARQ, 2010). Como instrumentos de coleta de dados, foram utilizadas a observação e a análise documental. A observação, de acordo com Silva (2005), é um instrumento de coleta de dados tradicional, onde se utiliza os sentidos para obtenção de dados de determinados aspectos da realidade. As etapas previstas para o desenvolvimento da pesquisa são: elaboração da revisão de literatura; coleta de informações sobre o acervo arquivístico, a fim de identificar a situação do conjunto documental quanto à classificação/arranjo, avaliação e condições de preservação; estudo do software SIE e dos padrões, normas arquivísticas; estabelecimento dos padrões, normas e metadados para o desenvolvimento da descrição arquivística; verificação da implementação dos metadados no Sistema Eletrônico SIE; descrição e digitalização do acervo delimitado; publicação do instrumento online de descrição arquivística, e elaboração da dissertação de mestrado. As atividades iniciaram no primeiro semestre de 2011, sendo coordenadas pelo professor orientador da pesquisa. A CONSTRUÇÃO DO CATÁLOGO ONLINE Para desenvolver o catálogo online buscou-se adaptar uma ferramenta já existente no sistema da Universidade, o SIE, a ferramenta de “cadastro de normas”, do módulo “legislação”. O Sistema de Informação para o Ensino – SIE é um sistema aplicativo integrado, projetado segundo uma arquitetura multicamadas que foi criado pelo Centro de Processamento de Dados da UFSM. Ele é composto por vários módulos, que são usados por uma parcela significativa da comunidade universitária em diversas áreas, dentre as quais: o controle acadêmico, os projetos de pesquisa, a distribuição e controle do orçamento, a gestão de compras e de estoque, a administração de bibliotecas, a gestão de recursos humanos, dentre outros1. O SIE foi desenvolvido em 1 Fonte: http://sites.multiweb.ufsm.br/portalcpd/index.php/pt‐BR/ linguagem orientada a objeto Delphi e JAVA, arquitetura é em multicamadas, a tecnologia é DCOM2, a versão do banco de dados é IBM/DB29 versão NT10 9.1.73. Além da UFSM, outras 16 instituições utilizam o SIE. A primeira etapa para a construção do catálogo das resoluções foi a definição do quadro de padrões, normas e metadados a serem utilizados. Dessa forma, verificouse que ao definir a NOBRADE como norma a ser utilizada para a descrição das resoluções só haveria a necessidade de uma adequação e incorporação de novos elementos. Portanto, a NOBRADE foi a norma adotada para a descrição das resoluções por ser recomendada aos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, pela Resolução nº. 28, de 17 de fevereiro de 2009 Conselho Nacional de Arquivos e por estar em consonância com as ações já empregadas na Universidade. Indolfo (2008, p. 9) adverte que para os órgãos públicos federais, as normas tornaram-se prescritivas, “sua adoção não admite omissões, alterações ou adaptações sem autorização expressa da instituição arquivística pública dessa esfera de competência, isto é, o Arquivo Nacional.” Portanto, o uso da NOBRADE nas descrições da UFSM é imprescindível. Deste modo, com o estudo para a definição do quadro de padrões, normas e metadados optaram-se pela utilização dos seis elementos obrigatórios da NOBRADE e mais cinco opcionais, totalizando onze elementos de descrição. Os elementos obrigatórios da norma são: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor (es). Os elementos opcionais selecionados são: âmbito e conteúdo; unidades de descrição relacionadas; data da descrição; pontos de acesso e indexação de assuntos; e existência e localização dos originais. As resoluções descrição estão disponíveis de forma digital, sendo, portanto, o representante digital das originais em suporte convencional (CONARQ, 2010). Dessa forma, houve a necessidade de definir e implementar metadados no sistema eletrônico da Universidade, SIE, que garantam o acesso e a preservação desses documentos digitais. Segundo o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2010, p. 17), metadados são “dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”. Deste modo, seguindo o mesmo princípio de adoção das normas nacionais, o padrão de metadados especificado foi o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2011) aprovado pela 2 DCOM é uma tecnologia proprietária da Microsoft para criação de componentes de software distribuídos em computadores interligados em rede. 3 Dados obtidos com o CPD em 2011. Resolução nº. 25, de 27 de abril de 2007 do Conselho Nacional de Arquivos. No que se refere ao seu âmbito e utilização, na publicação fica claro: “deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos” (CONARQ, 2011, p. 12). Cabe ressaltar que o SIE não é um sistema de gestão arquivística de documentos. No entanto, o sistema utiliza/desenvolve documentos eletrônicos, tais como as resoluções. Assim, é necessário implementar metadados no SIE para: garantir a autenticidade e o acesso aos documentos ao longo do tempo e fornecer o conhecimento necessário para que os preservadores desenvolvam ações de preservação (ROCHA, 2007). Com este entendimento, seguindo a estrutura do e-ARQ, definiu-se que serão utilizados os metadados obrigatórios do documento; do componente digital e os de evento de preservação. Os metadados do evento de gestão; classe e agente não se aplicam às resoluções, ainda assim, seria necessário realizar um estudo detalhado para adequar o SIE ao e-ARQ, a fim de preservar o patrimônio digital da UFSM. Após a definição do quadro de padrões, normas e metadados iniciou-se a digitalização do acervo. A digitalização de documentos exige, para o seu sucesso, a observação dos princípios arquivísticos e da lei nº. 8159/1991 (CONARQ, 2010). Neste sentido, é importante observar que este acervo já estava arquivisticamente organizado, classificado e avaliado. Assim, pode-se iniciar o processo de digitalização seguindo as Recomendações do CONARQ. Na fase de identificação da situação do acervo buscou-se localizar todas as resoluções do período delimitado (1964 a 1989), que se encontravam dispersas em três diferentes locais: no Gabinete do Reitor; na Pró-reitoria de Planejamento e no Arquivo Permanente do Departamento de Arquivo Geral. Foram localizadas 296 Resoluções, no entanto, observou-se que há algumas lacunas. A digitalização foi dividida nas seguintes etapas: localização e identificação; higienização e preparo; captura; exame individual da qualidade; e armazenamento. Ao termino da digitalização, iniciou-se o processo de descrição. A descrição arquivística é o processo de cunho intelectual que visa criar representações dos conjuntos arquivísticos, trazendo à tona aspectos referentes ao seu contexto de produção, ao seu conteúdo e a sua estrutura (NASCIMENTO, 2011). Para realizar a descrição das Resoluções do Reitor utilizou-se a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE, como apresentado anteriormente. Segundo esta norma, como se trata de descrição de itens documentais, o nível de descrição é o 5 (CONARQ, 2006). Deste modo, o instrumento de pesquisa decorrente desta descrição é um catálogo. Este instrumento, segundo Lopez (2002) é voltado para a localização específica de unidades documentais. Para contextualizar a descrição, é importante destacar alguns dados sobre o acervo. O conjunto documental descrito é composto por 296 resoluções, cujo original em papel está localizado, atualmente, no arquivo do Gabinete do Reitor. Pertencentes ao fundo B – Gabinete do Reitor e do Vice-Reitor (CASTANHO et al, 2001). Lopez (2002) observa que só é possível elaborar catálogos de séries que já estejam organizadas. Deste modo, é importante destacar que o acervo a ser descrito está organizado segundo as políticas arquivísticas da UFSM. Conforme o plano de classificação/arranjo do Gabinete do Reitor, as resoluções estão classificadas na classe “Organização e Funcionamento”, subclasse “atos legais, normativos e administrativos”. O processo de descrição iniciou em abril e foi concluído em dezembro de 2012. Inicialmente, foi desenvolvido um banco de dados simples usando o Microsoft Office Access. Esse banco de dados foi criado para facilitar e agilizar a descrição, já que, até aquele momento, as alterações propostas para o módulo “legislação” do SIE não haviam sido implementadas. Ele contém todos os elementos da NOBRADE selecionados para a descrição, mais o nome do Reitor ou Vice-reitor que assinou a resolução. No estudo verificou-se que só havia a necessidade de inclusão de cinco itens no SIE: código de referência, nível de descrição, dimensão e suporte, data da descrição, e existência e localização dos originais. Nos demais itens havia a necessidade de pequenas alterações. Três elementos do cadastro de normas poderiam ser retirados/alterados: tipo documental, número da norma e observação. Essas alterações foram apontadas em algumas conversas informais com servidores do Gabinete do Reitor, do DAG, da PROPLAN e CPD e receberam boa receptividade. Essas conversas foram realizadas ainda no período de observação direta. Além disso, o assunto também foi abordado em uma reunião com servidores do DAG e do CPD em 2012, onde a principal pauta foi a utilização dos metadados do e-Arq. A formalização do pedido de adequação do SIE ao CPD foi feita por meio de memorando encaminhado ao Gabinete do Reitor. Dessa forma, após a manifestação de atendimento das propostas por parte do CPD, iniciou-se o processo de transferência da descrição das resoluções do banco de dados para o SIE, mesmo antes da realização das alterações solicitadas, devido ao prazo para elaboração da dissertação de mestrado. O SIE é instalado em cada computador conforme o interesse/necessidade de cada servidor, sendo imprescindível à conexão com internet. O acesso é restrito aos docentes e técnico-administrativos da UFSM, e os módulos são disponíveis conforme as atribuições de cada servidor. Por exemplo, o sistema de bibliotecas está disponível apenas para servidores das bibliotecas da instituição. Para o acesso primeiramente é necessário à digitação da matrícula (SIAPE) e da senha do usuário. Logo após deve-se selecionar o módulo que se deseja executar. No caso, para cadastro das resoluções selecionou-se o módulo 8 “legislação”. Em seguida o módulo legislação se expande e executa-se o item 8.03 “cadastro de normas”. Para inserir os dados de uma nova resolução deve-se acionar na barra de ferramentas acima o botão “novo”: Dessa forma, o formulário se abre para cadastro dos dados. O primeiro elemento a ser inserido é o “título”. Para este elemento convencionou-se que seriam utilizados os mesmos termos que aparecem no cabeçalho da própria resolução que está sendo descrita, seguindo as orientações da NOBRADE (2006 p.21-22) deve-se registrar o título original. Caso isso não seja possível, deve-se atribuir um título elaborado a partir de elementos de informação presentes na unidade que está sendo descrita, obedecidas as convenções previamente estabelecidas. Após inserir o título da resolução, no campo “tipo documental” aparece uma caixa de combinação com algumas opções de documentos decorrentes de atos normativos como portarias, pareceres, leis, entre outros. Selecionou-se “Resoluções”. Salienta-se que este campo não corresponde a nenhum elemento da NOBRADE, mas serve para identificar qual espécie de documento se está descrevendo, já que futuramente pretende-se cadastrar outros documentos normativos. Atentou-se ao fato do campo denominar-se tipo documental, no entanto, apresentar também opções de espécies documentais. A espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Já o tipo documental é entendido como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou (BELLOTTO, 2006), ou a “divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.163). O campo “número da norma” também não está entre os elementos da NOBRADE, ainda assim foi preenchido com somente o número principal da norma, sem os zeros anteriores (muitas vezes utilizados no título) e sem o ano. Este campo é utilizado para localização dos documentos no próprio sistema. O elemento “nome do produtor” da NOBRADE corresponde aos campos “expedição” e “publicação” do SIE que tem a mesma função. Este último poderia ser substituído pela indicação do nome do reitor que expediu o documento. No caso das resoluções do reitor, o órgão de expedição é o Gabinete do Reitor e não a Pró-reitoria de Planejamento, como se utilizava anteriormente. Neste sentido, também se levou em consideração a norma que afirma que a indicação do nome do produtor corresponde à afirmação do princípio da proveniência, “devendo apresentar-se em consonância com outros elementos de descrição utilizados, como Data (1.3), História administrativa ou biografia (2.2) e Âmbito e conteúdo (3.1), por exemplo” (CONARQ, 2006, p.30). O campo data de publicação corresponde ao elemento data, portanto permanece inalterado. A NOBRADE (2006) referencia várias datas, como a data tópica, data de acumulação, datas-assunto, porém neste a obrigatoriedade diz respeito à data crônica: “Em âmbito nacional, a obrigatoriedade recai sobre a(s) data(s) de produção” (p.23). No SIE ainda existe o campo “procedência”, cuja função é a mesma dos campos anteriores (produtor e expedição), portanto trata-se de informação redundante. Para se inserir este dado é necessário utilizar a ferramenta “localizar procedência”, que pode ser localizada pelo código, sigla, ou nome. Após localizar, selecionou-se “Gabinete do Reitor” e pressionou-se o botão OK e automaticamente aparecem na tela principal o código da procedência e a procedência “Gabinete do Reitor”. O item seguinte “resumo do assunto”, corresponde ao elemento “âmbito e conteúdo”, onde foram transcritas as informações das ementas das resoluções: A utilização da ementa se justifica porque ela apresenta resumidamente o objeto da resolução, oferecendo aos usuários informações relevantes ou complementares, como dispõe a NOBRADE (CONARQ, 2006). Não houve a necessidade de usar o campo “observação”. O representante digital foi vinculado por meio do o campo “conteúdo”. Esses representantes digitais são as resoluções digitalizadas apresentadas anteriormente, ou seja, são documentos digitalizados. O documento digitalizado é um tipo de documento digital, é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital (DITADI, 2010). Portanto, merecem ser tratados/gerido como documentos digitais. Para anexar a resolução digitalizada ao seu cadastro, aciona-se o botão “vincular arquivo” representado por um clipe. Ao acionar este botão abre-se uma janela para localizar o arquivo que deve ser vinculado, no caso, as resoluções estão gravadas no disco rígido do mesmo computador, ordenado em pastas conforme o ano de publicação. Após localizar o arquivo desejado basta pressionar “abrir” e o representante digital é vinculado aos dados cadastrados. Assim, basta salvar as informações no botão “salvar”. O elemento “unidades de descrição relacionadas” equivale à aba “normas relacionadas”. Para inserir essas informações pressiona-se, primeiramente, o botão “novo”. Este elemento de descrição é útil para relacionar unidades de descrição custodiadas pela mesma ou por diferentes entidades e que podem ser associadas, por exemplo, por proveniência, área de atuação ou assunto (CONARQ, 2006). Depois, seleciona-se na caixa de combinação a “descrição do tipo de relação”. A relação pode ser alterar, atualizar, comentar, complementar, regular, revogar e ver também. A NOBRADE salienta que “o relacionamento deve ser criterioso e justificável, levando-se em consideração os elementos de descrição já utilizados no processo de descrição” (CONARQ. 2006). Em seguida, aciona-se o botão “localizar” para vincular a norma que se deseja relacionar. Ao clicar em “localizar” abre-se uma nova janela que permite procurar a norma relacionada por pesquisa textual no resumo, descrição da norma, número da norma, datas, entre outras formas. A aba “termos relacionados” foi utilizada como correspondente do elemento da NOBRADE “Pontos de acesso e indexação de assuntos”. Só é possível inserir termos previamente cadastrados no sistema. “Este elemento de descrição exige estudo, definição e avaliação periódica por parte da entidade custodiadora quanto à política empreendida para recuperação sistêmica das informações e à política de indexação de assuntos” (CONARQ, 2006, p. 59). Assim, a definição da lista de termo de acesso foi um trabalho moroso que exigiu muita dedicação para se identificar quais termos permitiriam melhor acesso aos documentos. Dessa forma, foi inserida uma lista de termos de acesso denominada “Gabinete do Reitor” que correspondiam com os termos selecionados para o tipo documental descrito. Logo que se seleciona a listagem Gabinete do Reitor, abre-se a lista de termos e se podem selecionar os que se refere à norma que está sendo descrita; e assim pressiona-se o botão vincular. Após a inclusão no sistema, houve a conferência dos dados inseridos. No caso da necessidade de alterações ou inclusão de novos dados nas resoluções basta acionar o botão “alterar” na barra de ferramentas, que a tela de descrição se abre para alterar os dados. Em março de 2013 concluiu-se a inclusão da descrição das 296 resoluções do período de 1965 a 1989, bem como o seu representante digital. Dessa forma, em até 10 de abril de 2013 existiam 844 resoluções cadastradas no SIE, somando-se com as posteriores a 1989. Para verificação foi gerado um relatório das resoluções cadastradas. Este relatório foi gerado utilizando-se a ferramenta “localizar”. Publicou-se, portanto, o catálogo online das resoluções do reitor, ainda que com os alguns itens de descrição a serem incluídos. Este catálogo está acessível pelo endereço eletrônico www.ufsm.br. Para acessá-lo deve procurar na barra de ferramentas a seleção “institucional”. Ao passar o mouse aparece a opção “consulta resoluções”. CONCLUSÃO Este artigo apresenta os resultados da pesquisa que teve como objetivo geral descrever o patrimônio documental arquivístico do Gabinete do Reitor, da Universidade Federal de Santa Maria, a fim de difundir os seus atos legais e normativos. Ao considerar este objetivo e os resultados obtidos, é possível observar que o Gabinete do Reitor, sendo parte da Administração Central da UFSM, tem sob sua guarda um acervo da maior relevância, destacando-se as principais decisões técnico-administrativas e de relações públicas da Universidade. Por isso, o desenvolvimento de um projeto a fim de descrever e preservar o seu patrimônio documental é significativo tanto para a Universidade como para a Arquivologia. Dessa forma, a realização desta pesquisa contribui para os estudos quanto à descrição arquivística, o emprego de suas normas, e a utilização da tecnologia da informação para disponibilizar o resultado desta descrição. Com base neste estudo sobre o acervo foi estabelecido o quadro de padrões, normas e metadados para o desenvolvimento da descrição e elaboração do instrumento de descrição. Sendo que a norma utilizada é a NOBRADE e o padrão de metadados a ser implementado é do e-Arq Brasil. Dessa forma, é possível afirmar que as normas arquivísticas nacionais foram respeitadas. Cabe destacar que o sistema eletrônico da Universidade, o SIE, não é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, não sendo implementados, portanto, todos os requisitos e metadados recomendados no e-ARQ. Ainda assim, aconselha-se que o Centro de Processamento de Dados da UFSM observe as recomendações do e-ARQ para garantir a preservação dos documentos digitais da instituição. Ao implementar os requisitos do e-ARQ, o SIE poderia colaborar para o desenvolvimento de um SIGAD da Universidade. A definição do quadro de padrões, normas e metadados foi imprescindível para a elaboração e publicação do instrumento de descrição arquivística, no caso, um catálogo. Este quadro serviu como base para o desenvolvimento de toda a descrição e implementação no sistema. Por isso, ressalta-se a necessidade da fase de planejamento antes da execução de qualquer função arquivística. No que se refere à digitalização dos documentos é importante destacar que no caso das resoluções do reitor, o objetivo principal foi o acesso e não a preservação. Dessa forma, seguiram-se as Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes (CONARQ, 2010) apenas no que dizia respeito ao objetivo de difusão. Já quanto à descrição deste acervo salienta-se a relevância da Norma Brasileira de Descrição Arquivística que se mostrou um instrumento prático e de fácil compreensão, inclusive para os servidores sem formação arquivística. Optou-se pela seleção dos elementos de descrição que atendessem as necessidades de pesquisa dos consulentes, em detrimento das necessidades arquivísticas. O objetivo foi facilitar a busca na web, já que o instrumento de descrição resultante foi disponibilizado de forma online. Evidenciam-se também a inclusão de elementos importantes como, por exemplo, as normas relacionadas que auxiliam muito os pesquisadores. Ao buscar adaptar o sistema da Universidade valorizou-se o trabalho desenvolvido pelo Centro de Processamento de Dados, bem como se procurou enriquecer e melhorar o SIE. O Sistema mostrou-se uma ótima ferramenta, que pode ser utilizada para outras atividades arquivísticas, além das já desenvolvidas. Dessa forma, apresenta-se a possibilidade de outros estudos e pesquisas neste sentido, principalmente aos servidores da Universidade. Porém, várias alterações ainda se fazem necessárias no SIE, principalmente quanto à questão dos metadados. Ao se verificar a implementação dos metadados no sistema, evidenciou-se a carência de metadados essenciais apresentados no e-Arq Brasil. Nesse sentido, mostra-se imprescindível a continuidade deste trabalho para garantir a preservação do patrimônio documental eletrônico da UFSM em longo prazo. REFERÊNCIAS ANDRADE, R. S.. Uma nova geração de instrumentos arquivísticos de referência na web: novas possibilidades para as instituições arquivísticas públicas brasileiras. 2010. 87f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – UFBA, Salvador, 2010. ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. BELLOTTO, H. L. 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