PAPER ARSIP

BAB I PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Di dalam perusahaan ataupun kantor memiliki sistem pengarsipan yang berbeda- beda, dikarenakan arsip merupakan hal yang memiliki peran penting sebagai sumber informasi yang memiliki fungsi untuk menunjang kegiatan administrasi. Oleh karena itu setiap kantor memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Ada banyak metode yang dapat digunakan dalam pengarsipan arsip, apabila sistem pengelolaan arsip kurang baik akan dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan pada akhirnya menghambat proses pekerjaan selanjutnya. Salah satu metode yang dapat digunakan dalam proses pengarsipan yaitu dengan sistem kronologis (sistem tanggal). Menyimpan arsip dengan system khronologis merupakan sustem yang sederhana dan praktis dipergunakan warkat yang volumenya tidak terlalu besar dan permasalahannya tidak pelik. System didalam menyimpan arsip dengan system khronologis berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun arsip itu dibuat.. Untuk lebih mendalami hal diatas, maka dari itu didalam paper ini kami membahas tentang proses pengarsipan dengan metode sistem kronologis (sistem tanggal). RUMUSAN MASALAH Berdasarkan uraian diatas adapaun rumusan masalah yang akan kami bahas yaitu : Apa pengertian pengarsipan surat dengan Sistem Kronologis ? Apa saja perlengkapan yang dibutuhkan dalam pengarsipan surat dengan sistem Kronologis? Bagaimana prosedur pengarsipan surat dengan sistem Kronologis? Apa saja kelebihan dan kekurangan pengarsipan surat dengan sistem Kronologis ? 1.3 TUJUAN 1.3.1 Untuk mengetahui pengertian pengarsipan surat dengan Sistem Kronologis. 1.3.2 Untuk mengetahui perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengarsipan surat dengan sistem Kronologis. 1.3.3 Untuk mengetahui prosedur pengarsipan surat dengan sistem Kronologis. 1.3.4 Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan pengarsipan surat dengan sistem Kronologis.  BAB II PEMBAHASAN 2.1 PENGERTIAN PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM KRONOLOGIS Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering disebut dengan sistem penyimpanan arsip (filing system). Sistem penyimpanan dapat didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Salah satu bentuk sistem penyimpanan tersebut adalah sistem penyimpanan arsip (dokumen-dokumen dan surat-surat) berdasarkan tanggal. Ada beberapa pengertian pengarsipan surat dengan sistem kronologis menurut para ahli yaitu Menurut The Liang Gie, penggolongan menurut waktu adalah menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat. Menurut Anhar, sistem kronologis adalah suatu sistem kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat Jadi dapat kami simpulkan pengertian pengarsipan surat dengan sistem kronologis yaitu suatu sistem kearsipan dengan cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Di dalam system ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah tanggal, bulan, atau tahun pembuatan surat atau tanggal surat yang teracantum pada barisan tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri. Didalam pelaksanaan system kronologis menggunakan beberapa perlengkapan diantaranya : 2.2 prosedur sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem kronologis. 2.2.1 Merancang Klasifikasi Tanggal Dalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis, pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek, subsubjek, dan satuan subsubjek. Yang dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai subjek adalah tahun, sebagai subsubjek adalah bulan, dan sebagai satuan subsubjek adalah tanggal. Prinsip klasifikasi seperti yang telah dilakukan pada sistem kearsipan yang lain (sistem alfabet, sistem nomor, sistem wilayah, sistem subjek) mengarah pada susunan penataan arsip, yaitu mengatur pengelompokan dan penyimpanan arsip pada unit-unit yang lebih kecil. Untuk menghemat tenaga, waktu dan tempat perlu dilakukan pemberian kode. Dari uraian di atas dapat diambil suatu kesimpulan sebagai berikut. Tahun ditetapkan sebagai judul laci. Bulan ditetapkan sebagai judul guide. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder. Berikut contoh dari penglasifikasian/mengindeks arsip berdasarkan sistem kronologis yaitu : KODE TANGGAL SURAT KODE LACI FILING KABINET GUIDE BULAN FOLDER 29 Maret 2014 2014 Maret 29 2 April 2014 2014 April 2 14 Mei 2014 2014 Mei 14 27 Juni 2014 2014 Juni 27 10 Januari 2014 2014 Januari 10 Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dan tahun yang ada pada surat (tanggal surat) dijadikan sebagai kode penyimpanan. Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang bertahun sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat atau surat yang bulannya sama akan berada di belakang guide yang sama, serta surat atau warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama. Contoh : Surat yang bertanggal 15 Maret 2002 diindeks sebagai berikut. 2002 = Unit 1 sebagai kode laci. Maret = Unit 2 sebagai kode guide. 15 = Unit 3 sebagai kode folder. 2.2.2 PERSIAPAN Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem tanggal. Peralatan yang perlu disiapkan sebagai berikut. 1. Filing Cabinet Yaitu lemari tempat menyimpan arsip. Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan. 2. Guide Kertas /karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip). Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun. 3. Map (folder) Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366). 4. Kotak Sortir Berupa kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip. Disiapkan sesuai kebutuhan 5. Kartu Indeks Yaitu kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip. Disiapkan bila diperlukan 6. Buku Arsip Buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Disiapkan sesuai kebutuhan. 2.2.3 CARA MENYUSUN PERLENGKAPAN Laci pertama pada filing cabinet diberi guide mulai dari bulan Januari sampai Desember sesuai dengan volume arsip. Apabila volume arsip semakin banyak, dengan satu laci filing kabinet dapat diisi hanya tiga guide, misalnya berisi guide bulan Januari sampai dengan Maret. Laci berikutnya berisi tiga guide bulan April sampai dengan bulan Juni, dan seterusnya sesuai dengan yang diperlukan. Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung pada banyaknya hari dalam bulan bersangkutan. Contoh bulan Januari dapat berisi 31 map, bulan Februari berisi 28 map, dan seterusnya. 2.2.4 LANGKAH-LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP Sistem penyimpanan sistem tanggal harus dilakukan dengan memperhatikan tanggal surat setiap surat yang masuk dan tanggal surat dari setiap surat yang akan dikirim ke luar. Ketelitian membaca tanggal, bulan, dan tahun dari setiap surat merupakan kunci keberhasilan sistem ini, setiap kesalahan karena petugas yang kurang teliti petugas akan memakan banyak tenaga, waktu, dan biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi) atau di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama, yaitu sebagai berikut : Penampungan Arsip hasil penciptaan, penerimaan dari unit sendiri, maupun yang diterima dari luar unit dikumpulkan berdasarkan tanggal dari setiap bulannya dan diproses untuk disimpan. Penelitian Arsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah 1. ditangani dengan hati-hati; 2. dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi, apabila arsip tersebut sampai tidak ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang. Oleh karena itu prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikan arsip yang akan disimpan tersebut apakah telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggung jawabnya”. Pengindeksan Arsip yang siap disimpan kemudian diindeks sesuai dengan asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeksan atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti penentuan pemberian kode sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan. Pengodean Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Apabila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembali arsip dan memudahkan petugas dalam pencarian arsip disaat membutuhkan arsip itu kembali. Penyortiran Setelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakan menyusun berkas secara urut tanggal. Di sebagian besar instansi penyortiran adalah langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai, maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode, berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Februari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Setelah arsip disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi kelompok-kelompok tanggal, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok tanggal bulan dan tahun masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting. Setelah semua dikelompokkan pada bagiannya masing-masing, berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan. Penyimpanan Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip berarti kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut. Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lainlain. Sebelum arsip dimasukkan kedalam folder, folder sebaiknya ditarik ke atas dulu; petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab, sebab apabila hal ini terulang terus dapat membuat tab rusak dan arsip mungkin terselip di luar folder. Setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca. Arsip-arsip paling kanan pada folder tanggal awal selalu ditempatkan di posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di paling belakang. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip. Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subjek (application folder) pertama ditata berdasarkan bulan kemudian berdasar tanggal. Apabila dalam penyimpanan arsip terdapat tanggal yang sama, penyimpanannya diatur berdasarkan abjad. 2.4 kelebihan dan kekurangan penyimpanan surat dengan sistem Kronologis Tentu saja di setiap system penyimpanan surat memiliki kelebihan dan kekurangan. Baik itu dari segi fleksibelitas, keakuratan, dan kecepatan disaat ingin menyimpan ataupun mencari kembali arsip yang dibutuhkan. Berikut kelebihan dan kekurangan dari penyimpanan surat dengan system kronologis. Kelebihan Sistem Kronologis yaitu : Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. Sangat mudah diterapkan.. Sederhana. Kekurangan Sistem Kronologis Tidak cocok untuk organisasi besar. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.  BAB III PENUTUP KESIMPULAN Pengertian pengarsipan surat dengan sistem kronologis yaitu suatu sistem kearsipan dengan cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. sistem ini menggunakan alat bantu lain seperti kartu indeks untuk menemukan arsip yang dicari. Dalam sistem tanggal (sistem kronologis) pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek, subsubjek, dan satuan subsubjek. Yang dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat yang ditetapkan sebagai subjek. Tahun ditetapkan sebagai judul laci. Bulan ditetapkan sebagai judul guide. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder. c) Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dan tahun yang ada pada surat (tanggal surat) sebagai kode penyimpanan. Prosedur penyimpanan arsip adalah: (1) penampungan; (2) penelitian; (3) pengindeksan; (4) pengodean; (5) penyortiran; (6) penyimpanan. SARAN Proses belajar mengajar sistem penanganan surat dengan sistem kronologis agar secara langsung mempratikkan materi belajar ini agar mudah dimengerti . Penyimpanan surat dengan sistem kronologis agar lebih memerhatikan proses mengindeks karena mengindeks merupakan hal yang utama dalam pengarsipan. Proses penanganan indeks agar dilakukan oleh orang yang sudah professional agar proses pengarsipan dapat berjalan dengan lancar. DAFTAR PUSTAKA https://wi2andriani.wordpress.com/2011/07/24/sistem-kearsipan-kronologis-chronological-system/ http://www.anugerahdino.com/2014/02/penyimpanan-arsip-sistem-tanggal.html http://www.annarj13.com/2014/11/sistem-kearsipan-sistem-kronologis.html