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TALLER DE HABILIDADES
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COMUNICACIONES
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Definicin de entrevista.
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iopasdfghjklzxcvbnmqwert

Entrevista es un trmino que est vinculado al verbo entrevistar la accin de

desarrollar una charla con una o ms personas con el objetivo de hablar sobre
ciertos temas y con un fin determinado.
En una entrevista interfieren dos sujetos un entrevistador es quien realiza las
preguntas y gua la conversacin y entrevistado es quien responde y es el
protagonista de dicha conversacin. Adems para que pueda llevarse a cabo es
necesario que exista un inters para el intercambio comunicacional.

Tipos de entrevista y pautas para realizarlas.

Antes de realizar una entrevista es necesario que se planteen ciertas metas,

estas tienen que ver con las funciones que dicha entrevista busca llegar y a
nicho de personas va orientada, A la hora de hacer una entrevista es muy
importante tener en cuenta ciertas pautas, que de llevarlas a cabo las cuales
permitirn un mayor aprovechamiento del tiempo con el entrevistado.
Algunos de las pautas en consideracin para comenzar una entrevista son:
-Comenzar el dilogo de forma cordial, creando un lazo con el interrogado que
ayude al desarrollo de una entrevista fluida e interesante;

-No abandonar al entrevistado a su suerte, sino ayudarlo a proporcionar la

respuesta a la pregunta que se ha formulado.

-Permitir que el interlocutor se explaye tranquilamente, sin cortar la

comunicacin y una vez que termin complementar con aquello que se considera
importante
-Crear preguntas que no sean embarazosas para el interlocutor, sino que estn
relacionadas con el tema que interesa
-Ser espontneo y directo sin acudir a mtodos soberbios o astutos.
Tipos de entrevista
Las entrevistas pueden ser estructuradas o no estructuradas, segn el tipo de
preguntas que se desarrollan y su finalidad.

Se dice que una entrevista es estructurada cuando se encuentra absolutamente

estandarizada, es decir que se compone de preguntas rgidas que se plantean a
todos los interlocutores de forma idntica y cuya respuesta tambin se encuentra
estructurada.

Algunas de las ventajas de este tipo de entrevista son que resulta ms sencillo
procesar la informacin pudiendo compararse fcilmente las respuestas
obtenidas
-Por otro lado, las entrevistas no estructuradas permiten acercarse ms al
interlocutor, son ms flexibles y, si bien tambin hay un lnea de preguntas que
las gua, estas no son rgidas y permiten que el entrevistador repregunte aquello
que considere importante o profundice en ciertos temas que son de su inters o
que crea que pueden interesar a sus interlocutores.
La entrevista tiene un nmero de variantes casi indeterminadas, a continuacin
se nombran varios tipos de entrevista que aparecen en los medios de
comunicacin:
-Laboral: Para informarse, el entrevistador, valora al candidato a un puesto de
trabajo para saber si puede ser apto o no para realizar su funcin.

-Entrevista de personalidad: Se realizan con la finalidad de analizar

psicolgicamente a un individuo y en funcin de esta y otras tcnicas determinar
el tratamiento adecuado.
-Informativa o de actualidad: Es la vinculada con los hechos del da, es
noticiosa, por tanto, se redacta en forma de noticia.
-De divulgacin: Sobre temas especializados en avances o descubrimientos
cientficos, mdicos, tecnolgicos, etc. o temas de actualidad o de inters
permanente.
-Declaraciones: Datos, juicios u opiniones recogidos textualmente.
-De opinin: Este tipo de entrevista es en el que se preocupa por los ideales,
opiniones y comentarios personales del entrevistado, en esta se deber destacar
los puntos ideolgicos del entrevistado.

La Discusin.
Cuando decimos discusin inevitablemente, por lo general, nuestra mente
asocia esa palabra a una confrontacin y no es as, no al menos en el sentido
estricto del trmino. Es un intercambio de informacin, donde existen diferentes
puntos de ver los temas o las cosas y se pretende llegar a un acuerdo o

consenso, siempre teniendo en cuenta que este tipo de dilogo debe darse en un
clima de cooperacin recproca.
Al tener los hablantes ideas diferentes respecto a un mismo tema, deben
considerar una serie de argumentos para avalar sus opiniones discordantes; es
as que al discutir deben prevalecer las evidencias y demostraciones de lo que se
defiende o plantea como verdadero.
Existen diferentes formas de discutir, variando segn los elementos presentes al
momento de realizar la accin y esto determinar las tcnicas de discusin, que
se clasifican segn el fin que se quiera obtener de este intercambio comunicativo
y de las caractersticas del contexto en que se ejecuta ste.

TCNICAS DE DISCUSIN
TCNICAS CON O SIN AUDIENCIA.

La existencia de pblico determinar la entrega de informacin, pues si hay

receptores se debe procurar que stos entiendan el tema, lo asimilen y tengan su
propia opinin del mismo.
COORDINACIN.
En una discusin puede o no haber un moderador o coordinador, esto depender
si se trata de una discusin espontnea, libre, entre los hablantes o si se est
frente a una discusin dirigida ante pblico; en este caso, el moderador cumple la
funcin de ceder la palabra y ordenar los tiempos de las intervenciones.

FORMAS DE DISCUSIN
PHILLIPS 66.
Es una discusin grupal, en que se divide a ste en seis subgrupos de seis
personas cada uno, con el fin que en seis minutos manifiesten lo que piensan
acerca de un tema planteado.
Cuando termina ese periodo de tiempo, un miembro de cada conjunto lo
concluido por su grupo.

FORO.
Se expone un tema, por lo general entre cuatro personas, donde tres de ellos son
los ponentes y uno realiza la funcin de moderador.
El tema es tratado frente a un pblico al que le interesa el mismo y que tiene la
posibilidad de hacer preguntar una vez finalizadas las ponencias, que tiene una
duracin aproximada de 30 minutos cada una.

PANEL.
Es cuando un grupo de expertos tratan un tema, entre ellos, ante una audiencia,
que en ocasiones desconoce completamente el tema a exponer, pero por medio
del panel tiene acceso a la informacin y entenderla.
Para ello los ponentes deben tener un grado altsimo de conocimiento del tema a
ejecutar, para que la discusin sea comprendida por el pblico y logren captar las
ideas principales y secundarias.

MESA REDONDA.
Es cuando un grupo de personas, expertos en algn mbito comn, se renen a
conversar de un tema especfico. Pueden ser tres o ms miembros, generalmente
no sobrepasa los seis integrantes, considerando la presencia de un moderador.
Cada persona tiene su punto de ver el tema y lo expone, sin que ello implique
una controversia, sino que enriquece la discusin en s, pues amplia el espectro
de visiones respecto a un mismo asunto.
La discusin se da en un ambiente de informalidad, pero responde a un orden,
que no est previamente establecido, pero los expertos deben respetar la palabra
del otro o aadir elementos a ellas, pero sin pasarle a llevar; esto con la idea de
no monopolizar la discusin, sino hacer que todos los exponentes participen e
interacten entre s.
SEMINARIO
Al trabajar en grupo un tema determinado se habla de seminario y se realiza de
modo oral. Se debe elegir el tema con antelacin y prepararlo para el momento
en que se expondr, ya que ser delante de una audiencia que estar atenta a
or las conclusiones de ese trabajo.

SIMPOSIO
Es cuando un tema se examina exhaustivamente y es presentado por un grupo
de expertos calificados (unos tres o cuatro), quienes en una sesin dan a conocer
sus puntos de vista acerca del tema, respetando un orden de presentacin, que
tendr una duracin individual de unos 15 minutos por exponente.

Se debe tener en cuenta que el asunto a exponer es un tema complejo y que los
expertos propendern a dar sus conocimientos para entenderlo y llegar a
conclusiones y que el auditorio lo asimile y comprenda.
Estas personas pueden ser profesionales de diferentes reas, pero que estn
estudiando un tema comn, con el fin de dar salidas o nuevas ideas o
descubrimientos del mismo. Al finalizar las ponencias el moderador abre la
palabra al pblico.

MANE JO DE CONFLICTOS.

El conflicto es una situacin en que dos o ms individuos con intereses

contrapuestos entran en confrontacin, oposicin o emprenden acciones
mutuamente antagonistas, con el objetivo de neutralizar, daar o eliminar a la
parte rival, incluso cuando tal confrontacin sea verbal, para lograr as la
consecucin de los objetivos que motivaron dicha confrontacin. Por su
condicin a menudo extrema o por lo menos confrontacional en relacin a
objetivos considerados de importancia o incluso urgencia (valores, estatus,
poder, recursos escasos) el conflicto genera problemas, tanto a los
directamente envueltos, como a otras personas.

Conflicto
Una incompatibilidad entre conductas,
percepciones, objetivos y/o afectos entre individuos
y grupos, que definen estas metas
como
mutuamente incompatibles.
Pueden
existir o no una expresin agresiva de esta
incompatibilidad.
Dos o ms partes perciben
que todo o en parte
tiene intereses
divergentes y as lo expresan.

Clases de conflictos:
internacional

Interpersonal, organizacional e
El
Conflicto

Positiv
o
Estimula la discusin
Aclara puntos de vista
Obliga buscar nuevos
enfoques
Fomenta creatividad
Fuente de autoestima

Negativo
Dificulta la comunicacin
Disminuye la cooperacin
Limita la habilidad de
escuchar
Destruye la unidad
Reduce el nivel de confianza

Causas del Conflicto

Para ocurrir un conflicto se necesita:
Personas

Diferentes
puntos de
vista
Emociones
o creencias
Etapas del Conflicto
(a) Situacin o circunstancia
(b) Pensamiento, Actitud,
Creencias,
Interpretaciones o valorizaciones
acerca de . . . . .
(c) Sentimiento/Emociones y

Conducta

Conflictos de
Relacin
Emociones

Conflicto
s
de
Informacin

fuertes
Falsas
percepciones
Escasa
informacin

Conflictos de valores
Valores y actitudes
Valores cotidianos

Valores de autoestima

Conflictos
Estructurales
Estructura de la
organizacin
Definicin de roles
Relaciones geogrficasfsicas
Desigual poder y
autoridad

Informacin falsa
Falta de Informacin
Puntos de vista
diferentes
Interpretacin
de la informacin
Procedimientos
diferentes

Conflicto
de
Interese
s
Control desigual de
recursos

 dinero,

procedimiento

recursos fsicos,
tiempo

sicolgicos
(percepciones)

Formas de Solucin de Conflictos

Mi manera

Nuestra Manera

Colaborar,
confrontar,
cooperar

Competir, Obligar,

Atacar

b
(Se contempla la situacin como una dej
ganar o perder. Se ejerce poder que e
genera en resentimiento y deterioro) ti

Relacin

Yo gano, tu pierdes
s

No hay manera
Evitarlo,
retirarse,
escapar

(Las personas se retiran de

la situacin con el fin de
evitar un desacuerdo real o
potencial)
Yo pierdo, tu
pierdes

v
o

(Se enfrentan directamente al

asunto buscando un resultado
satisfactorio para ambos. La
actitud es construir y buscar vas
de comunicacin)
Yo gano, tu
ganas

A tu manera
Adaptarse,
conciliar,
conceder

(Posicin minimiza el valor de las

diferencias, los temas que ocasionan
daos no se discuten. El valor de la
relacin es ms importante que la
solucin del conflicto)
Yo pierdo, tu ganas

Estrategias en la Solucin de Conflictos

Negociacin
Proceso por el cual dos o ms
partes resuelven un asunto
sobre el
cual pueden
tener
intereses,
necesidades o deseos
diversos u opuestos.

Arbitraj
e
Proceso adjudicativo informal
en el
que un
interventor
neutral recibe la prueba de
las partes en conflicto y a
base de la prueba presentada
emite una decisin o laudo.

Mediaci
n
Proceso de
intervencin no
adjudicativo en el cual un
interventor neutral ayuda a las
partes en conflicto a lograr un
acuerdo
que
les
resulte
mutuamente satisfactorio.

Adjudicacin Oficial
Proceso formal en el cual las
partes tienen la oportunidad de
presentar pruebas
y
argumentos
ante un
tribunal u oficial adjudicativoque
determinan
las
acciones
a
llevarse a cabo.

El Arte de Lograr un Acuerdo

Paso 1 Cul es el problema?
Aceptacin del conflicto y determinar que mtodo se utilizar
para solucionarlo
Crear el ambiente adecuado
Acordar reglas de discusin (no interrumpir, respeto y orden)
Ofrecer oportunidad para expresin
Escuchar en forma que demuestra empata
Paso 2 Analizar las causas del conflicto
Examinar toda la informacin que permita conocer las causas del conflicto
Ej. Hacer preguntas, parafrasear,
resumir
Manejar las emociones, evitar atacar por medio de crticas, amenazas,
insultos que no ayudan a la comunicacin.

El Arte de Lograr un Acuerdo

Paso 3
Cules son las posibles alternativas?
Generar opciones utilizando tcnicas de brainstorming u otros mtodos
decisionales
Evaluar cada alternativa identificando criterios de seleccin
Ej. Costo/beneficio, consecuencias, viabilidad, intereses/necesidades,
ventajas o desventajas
Paso 4
Toma de decisiones
Enfocar en los resultados deseados, discutir las alternativas hasta llegar a un
acuerdo satisfactorio para ambas partes
Paso 5
Establecer un plan de accin
Donde, cmo, cundo y quin llevar a cabo el plan de accin

La Solucin de Conflictos Requiere:

Actuar sin violencia

No evadir situaciones difciles

No almacenar sentimientos negativos

Reflexin.
No son los eventos que suceden los que perturban a los seres humanos
sino la opinin o interpretacin que se hace de ellos
Epiteto hace 2,000 aos

QU SON LAS REUNIONES EFECTIVAS?

Algunas veces parece como si siempre estuviramos en algn tipo de
reunin: Reuniones mensuales de la organizacin, reuniones de tareas especiales
en las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de comits de proyectos
de las que nuestro grupo se hace cargo. Las reuniones toman mucho de nuestro
tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y
llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.

Pero, cuntos de nosotros detestamos las reuniones? Todos tenemos recuerdos

de reuniones (inclusive tal vez de la reunin de comit de anoche) que pareca
que iban a durar toda la eternidad y en las que nunca se iban a tomar las
decisiones. Alguien interrumpa y desviaba al grupo de los temas de la agenda
de trabajo; la persona que diriga a su vez tena

muchas opiniones propias; la reunin dur ms tiempo de lo previsto y para

cuando finalmente termin, todos se fueron a casa cansados e insatisfechos.

Bueno, aunque no existe una varita mgica para hacer cada reunin ms
efectiva, las reuniones realmente pueden ayudar para la toma de decisiones y
planificacin. No tienen por qu ser dolorosas; pueden inclusive ser divertidas.
Para lograrlo, se puede aprender cmo hacer las reuniones tanto tiles como
agradables para todos los participantes. Las reuniones efectivas ayudan al grupo
a alcanzar sus metas.
POR QU TENER REUNIONES EFECTIVAS?
Saba usted que la manera en que se dirigen y facilitan las reuniones es uno de
los mayores factores de riesgo para la participacin y la inversin de los
miembros de la organizacin? TODAS las partes de una reunin son importantes:
la planificacin (particularmente enfocada

en agendas de trabajo y metas); la logstica; y los principios y habilidades para

presidir la reunin. Todos estos aspectos producen un impacto en la participacin
e involucramiento de los miembros de la organizacin.

A cada fase se le debe prestar atencin y se debe tomar seriamente porque el

manejo de una buena reunin est crticamente ligado a la participacin. Las
reuniones determinan que el grupo pueda o no realizar las cosas, resolver
problemas, manejarse de manera que promueva un sentimiento de inclusin y
seguridad en los participantes y que cree un sentido de comunidad.

CMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

Dirigir o presidir una reunin significa ms que slo hacer que el grupo cubra
los temas de la agenda de trabajo programada. Cuando se preside una reunin,
la persona al frente de ella es responsable del bienestar del grupo y los miembros
que lo conforman. Esto requiere que se preste la debida atencin a las
dinmicas del grupo y otros aspectos del proceso. Incluso todas esas cosas
difciles de abordar son importantes!
Recordemos que: Dirigir reuniones es una HABILIDAD, no es algo que nacemos
sabiendo. Al igual que con cualquier otra habilidad, se mejora con la prctica y
tambin nos sentimos ms seguros!
Cuando alguien dice Buen trabajo. Fue una buena reunin, qu quieren decir
realmente? Una reunin verdaderamente buena ocurre cuando se presta
atencin a las cuatro fases del manejo de una reunin:

Planificacin (agenda y metas).

Organizar la reunin (logstica).

Manejo de la reunin (presidir / facilitar).

Seguimiento (despus de que termina la reunin).
Empecemos con:
FASE I: PLANIFICAR LA REUNION
Si se le presta atencin a la planificacin, se pueden evitar los elementos que
afectan negativamente la reunin, tales como:

Desperdiciar el tiempo de reunin.

Desperdiciar el tiempo de las personas.
Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.

Reuniones slo por el hecho de reunirse.

He aqu los pasos crticos en la planificacin de una gran reunin.
Decidir el objetivo de la reunin.
Tiene la reunin como objetivo la revisin de las disposiciones legales, hacer un
plan de reclutamiento de voluntarios o a alguna otra cosa? La meta no est
clara? El resultado podra ser una reunin aburrida y desenfocada. Es necesario
presentarse con una meta clara y la agenda se convertir en una especie de gua
de viaje para llegar ah.

Hacer la tarea.
Si se necesita informacin o investigar para la reunin, es mejor hace antes de
que sta empiece. Qu sucede cuando nos presentamos a una reunin donde
falta informacin importante? Es una gran prdida de tiempo!

Decidir quin necesita estar presente.

Si se est trabajando en una campaa publicitaria, Todos los participantes
necesitan ir o solamente los del comit de publicidad? Se debe pensar en esto
antes de enviar las notificaciones para estas reuniones. Cuando las personas van
a reuniones cuya agenda no les interesa, por lo general nunca vuelven.
Planificar con otros.

sta es una muy buena manera de desarrollar nuevos lderes y de

comprometer a ms personas en el trabajo del grupo. Se puede reunir slo a tres
o cuatro personas interesadas y discutir la agenda no tomar ms de una hora!
Y lo ms importante
Las agendas bien hechas valen la pena!

Se debe hacer lista de cunto tiempo se planea discutir cada punto de la agenda.
Si alguna persona, adems del facilitador va a presentar informacin, se debe
tomar en cuenta eso tambin, y ENVIAR EL PLAN AL MENOS CON UNA SEMANA
DE ANTICIPACIN. Los miembros de cualquier grupo, debern saber qu es lo
que van a hacer.
Si pensamos en la agenda de la reunin como es una especie de gua de
viaje, entonces, se deben tener previstas todas las paradas, sin tener tampoco
muchos desvos innecesarios. Se les debe hacer saber a todos lo que se va a
discutir; no hay por qu mantenerlo en secreto!

FASE II: ORGANIZAR LA REUNION

Empezar y finalizar a tiempo.
Es irrespetuoso abusar del tiempo de los asistentes y es ah donde se podra
decir que se encuentra la mayor desmotivacin que pueda haber. Si se debe
iniciar tarde porque slo tres personas estn en la sala cuando se supone que la

reunin debe empezar, al menos, hay que disculparse. Es todava mejor, sin
embargo, hacerse el hbito de iniciar a tiempo, AUN cuando solo haya tres
personas en la sala. Se correr la voz y posteriormente, las personas llegarn a
tiempo o de plano no llegarn. Si las personas siguen llegando tarde o no se
presentan del todo, esto puede ser un indicio para cambiar la hora o el patrn de
las reuniones, o ambos.
Apuntar a los asistentes.

Las listas de asistencia pueden indicar mucho acerca de quienes llegaron.

Adems pueden ayudar a actualizar la lista de asistentes regulares y
proporcionar nombres para una cadena de nmeros telefnicos. Se podra incluir
en la lista de asistencia el nombre, la organizacin, la direccin y el nmero
telefnico de los participantes.
Disculpe, podra mover su codo?

Los espacios para las reuniones deberan ser confortables y apropiados. La sala
de reuniones debera estar localizada en un lugar cntrico y ser de un tamao
adecuado para el grupo de personas. Es necesario llegar temprano para
organizar el material y/o equipos que se van a utilizar y tratar de usar un espacio
en donde se pueda hacer un crculo, para que las personas no queden sentadas
en hileras como en un auditorio. Si el lugar de la reunin es de difcil acceso para
adultos mayores u otras personas, se debe tratar de coordinar el transporte o tal

vez un servicio voluntario de escolta (un gran proyecto de cohesin entre

adolescentes/adultos mayores!).
Slo trabajar sin divertirse no es bueno!
Se debe reservar un tiempo antes y despus de la reunin para que las
personas hablen y socialicen. sta es una de las principales razones por las que
las personas se unieron a L grupo en primer lugar y es donde se puede reclutar

voluntarios. Algunas veces la reunin despus de la reunin es donde las

personas pueden involucrarse realmente con el grupo y tambin donde se les
ocurren las mejores ideas para la prxima reunin!
Un ciclo regular.
Si se tiene un ciclo regular de reuniones, las personas empezarn a reservar
la fecha (por ejemplo, el primer lunes de cada mes): pero NO SE DEBE REALIZAR
UNA REUNION SLO POR HACERLA! Siempre se debe tener un objetivo claro o
mejor no realizarla.

FASE III: DIRIGIR LA REUNION.

Ser el encargado de dirigir una reunin es ms que una tarea; son muchos
trabajos en uno. Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el
trabajo como director de una reunin requiere:
Hacer presentaciones.

Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto tambin

incluye hacer que todos se presenten. Cuando hay un invitado especial, el
presentarlo ante el grupo es tambin trabajo del facilitador. No se debe olvidar lo
buenos que es romper el hielo para eliminar tensiones. Romper el hielo
significa hacer algo pequeo al principio de la reunin para ayudar a las personas
a conocerse o recolectar algn dato de una manera divertida o interesante. Por
ejemplo, el grupo puede hacer un juego de bsqueda del tesoro, en el que las
personas buscan informacin preguntando a los otros asistentes.

Obtener la aprobacin de la agenda y de las reglas.

No se debe olvidar que la reunin es de todos, por lo que todos necesitan aceptar
la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentacin acerca de la
agenda antes de empezar la reunin. Algunas reglas, tales como no interrumpir,
etc. tambin pueden ser tiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta
hacerlo.

Mantener la discusin en su cauce.

No se debe permitir que alguien se desve de los temas de la agenda o hable
demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las
reuniones que avanzan bien y tambin recuerdan claramente, las reuniones en
las que a alguien se le permiti seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
Vigilar el tiempo.

No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los lmites de

tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir ms all del
tiempo acordado en la discusin de algn asunto, se debe preguntar si todos los
miembros estn de acuerdo. Una oracin como Ya hemos usado todo el tiempo
dispuesto para este asunto. Decir: Estaran todos de acuerdo en continuar con el
tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?
puede ser una buena forma de medir el inters de todo el grupo en el asunto.
Resumir lo que escuchado.

Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en

voz alta y despus continuar si nadie objeta o si todos estn de acuerdo.
Fomentar la participacin.

Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar inters en su

participacin. Es necesario tratar de dar oportunidad de participacin a todos y
no slo a los que siempre hablan.
Usar el poder del rol prudentemente.
Se debe tener cuidado con lo que se dice, cmo se dice y cuntas veces se
dice. El facilitador no debera tomar bandos y debe ser justo con todos.
Desarrollar nuevos lderes mediante la delegacin de poder.

Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunin. La nica

forma en que otros aprendern a hacerlo es observando al facilitador y luego
hacindolo ellos mismos.
Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunin son:

Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.

Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo ms
que s o no.
Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir ms despacio
o ms rpido.
FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIN.
Solamente porque la reunin ha terminado, no significa que el trabajo est
hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunin, se debe:

Recopilar todo tipo de retroalimentacin por parte del grupo.

Se debe recopilar informacin del grupo en referencia a qu opinan los
participantes de la reunin, qu puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea
necesario hacer esto despus

de cada reunin, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas
tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la
prxima reunin y maximizando oportunidades para que las personas se queden
un rato y conversen despus de la reunin (lo cual es muy importante).
Hacer llamadas de seguimiento.
La persona que presidi la reunin (o alguna persona designada) puede
hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento.
Estas actividades para despus de la reunin, usualmente sirven como el
adhesivo que mantiene al grupo unido.

Resumir la reunin.
Es sumamente til hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus
respectivos seguimientos. Las transcripciones minutas- formales de la reunin
son valiosas para muchas

(no todas) organizaciones stas contienen anuncios, notas informativas, etc.

que es importante reportar, aunque no sean decisiones.
Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del
trabajo que el secretario asume.
Algunas alternativas pueden incluir:
Tener un voluntario que haga un resumen de la reunin, adems de las
minutas (ver la seccin de herramientas).
Hacer que las minutas sean ledas ms como un cuento, en vez de como un
reporte formal enumerado. Adems se deben anotar las decisiones tomadas en

negrita o en MAYUSCULAS, para que resalten. Y lo mismo, para los puntos a los
que hay que darles seguimiento.

A continuacin, le ofrecemos algunos consejos adicionales para que una reunin

se desarrolle sin inconvenientes:
Consejos para manejar participantes difciles.
INTERVENCIONES
Las intervenciones son tcnicas usadas cuando se enfrentan oposiciones o
problemas durante las reuniones. Pueden usarse separadamente, pero
normalmente son ms efectivas
cuando son se usan en combinacin. Las intervenciones intentan bajar el tono
en la escala de confrontacin, pero son lo suficientemente efectivas para
mantener bajo control a quienes gustan o buscan discrepar.

A. Dejar que el grupo decida.

si alguien se rehsa a apegarse a la agenda, se mantiene sacando un mismo

tema una y otra vez, desafa el manejo de la reunin, etc.
B. Usar la agenda y establecer las reglas del juego
si alguien se sigue desviando de los temas de la agenda, mantiene
conversaciones con otro durante toda la reunin, ataca a otros verbalmente, etc.
C. Ser honesto: Decir lo que est sucediendo
si alguien trata de intimidar al facilitador, ste se siente molesto y cuestionado
y necesita conseguir la ayuda del grupo, etc.

D. Usar el humor
...si hay mucha tensin en la sala, si las personas muestran resistencia a estar en
la reunin, si se ven asustadas/tmidas acerca de participar o ven al facilitador
como un extrao, etc.
E. Aceptar, debatir o desviar la atencin al grupo
si alguien reiteradamente expresa dudas relativas a conseguir algo, es negativo
y desestima cada sugerencia, contina repitiendo el mismo punto una y otra vez,
tiene problemas para aceptar la autoridad, etc. Esto significa tener que: ACEPTAR
que lo que ellos estn diciendo es cierto, no ignorarlo; ENFRENTARLO justo ah
dedicndole algn tiempo o DESVIAR la atencin al grupo para que ste tome
una decisin al respecto. Vea adicionalmente los puntos G y H ms adelante.
F. Usar el lenguaje corporal (de ser posible)

para silenciar conversaciones aisladas, ayudar a las personas calladas a

participar, re-direccionar la atencin, etc. Se puede utilizar el lenguaje corporal
para hacer nfasis en un tema sin usar la voz y esto se puede lograr haciendo
contacto visual, sonriendo (o no sonriendo) o incluso si se est sentado,
cambiando de posicin.
G. Hacer un receso: Confrontar a quienes interrumpen fuera de la sala de
sesiones
... cuando las tcticas de menor confrontacin no han dado resultado, alguien
contina atacando verbalmente a otros participantes, revolviendo papeles,
manteniendo conversaciones con otros o aislando a las personas. Se puede
sacar este problema de la sala, haciendo un receso que pueda parecer natural.
H. Confrontar en la sala

 si es apropiado y si esto no crear una reaccin contraproducente, si el grupo

apoyar al facilitador, si ste ya ha usado otras tcticas de menor confrontacin,
etc.

PREVENCIONES
Las prevenciones son tcnicas que pueden ayudar a evitar interrupciones
desde el inicio. Si se usan estas prevenciones desde el inicio de las reuniones,
se ahuyentarn las interrupciones.
A. Escuchar para entender.
No se debe slo fingir que se est escuchando lo que alguien dice. Las
personas se dan cuenta cundo no se les est prestando atencin. Es necesario
escuchar cuidadosamente para entender los puntos que una persona est
presentando y repetir en voz alta aquellos puntos de los que no se est seguro.

B. Mantenerse en el papel.
No se puede ser participante y dirigir la reunin al mismo tiempo. Cuando el
facilitador no pone en claro su papel y borra la lnea que lo define, puede alienar
a algunos participantes, causando resentimientos y la prdida de control de la
reunin. Se deben ofrecer estrategias, recursos e ideaspero no opiniones
directas.
Debemos recordar que: SER QUIEN DIRIGE NO SIGIFICA SER PARTICIPANTE!
Si el facilitador tiene fuertes opiniones acerca de un tema de la agenda y quiere
hablar, debe hacer algn tipo de arreglo ANTES de la reunin para que alguien
ms presida esa seccin.
C. No estar a la defensiva.

Si al dirigir la reunin, se es atacado, criticado, etc., hay que alejarse un

poco. Se debe pensar bien acerca de lo que se dijo antes de responder. Una vez
que nos ponemos a la

defensiva, nos arriesgamos a perder el respeto y confianza del grupo y esto

puede tornar la situacin mucho peor.
Con esta informacin, ya se tienen las herramientas bsicas para planificar y
llevar a cabo reuniones efectivas en la organizacin a la que se pertenece. Una
reunin que est bien preparada y enfocada y es presidida eficientemente puede
ayudar a crear una organizacin de calidad, mientras que una reunin que
deficientemente planeada o dirigida causar muchas dificultades para el grupo.