OPTIMIZACIN

DE INVENTARIOS
BASADO EN CONFIABILIDAD
INTRODUCCIN dificulta su ejecucin por mtodos
El mantenimiento industrial desde los aos 80 convencionales. Otro aspecto muy importante a
ha jugado un papel preponderante dentro de considerar es que alrededor del 5 % de los
las actividades de un sistema productivo, materiales almacenados representa alrededor
tomando en cuenta que la gerencia y del 80 % del valor total del inventario.(1)
administracin ptima del mantenimiento
incide directamente sobre la rentabilidad en el Aunado a esto segn las estadsticas alrededor
ciclo de vida de los activos y como consecuencia del 25 % de las veces, el personal de
se traduce en un mayor beneficio econmico mantenimiento sale del almacn sin los
para el negocio. Uno de los pilares artculos o cantidades solicitadas. Cerca del 10
fundamentales para la excelente gestin del % del material comprado hoy ser material en
mantenimiento est representado por una exceso dentro de un ao y alrededor del 5 % del
adecuada administracin del inventario de material comprado hoy nunca ser utilizado.
partes, repuestos y consumibles con la finalidad
de cubrir la demanda requerida para los Con base a esto el presente trabajo propone
mantenimientos planificados o eventos no una metodologa para la estimacin de los
deseados que ocurren en el sistema productivo. niveles de inventario ptimos para repuestos o
El problema principal que se presenta en la partes de baja rotacin, mediante la aplicacin
administracin del inventario es que en muchas de la Metodologa Optimizacin Costo Riesgo
ocasiones una gran parte del presupuesto de con la finalidad de alcanzar la mxima
funcionamiento de cada empresa es rentabilidad en este rubro.
desperdiciado en exceso de inventario.
OPTIMIZACIN DE INVENTARIOS
Entre las caractersticas ms resaltantes de ese La optimizacin de inventarios surge como una
comportamiento tpico se tiene que solamente necesidad de lograr un balance financiero del
entre el 5 % y el 10 % de los artculos son nmero de partes o repuestos que se deben
utilizados frecuentemente y por tanto tienen tener el almacn para mitigar las fallas de los
una demanda pronosticable. El resto, entre 90 % equipos y cubrir la demanda de los
y 95 %, son artculos cuya demanda es muy baja mantenimientos planificados, evitando as
y por tanto su pronstico resulta complejo y se incurrir en grandes prdidas monetarias; por lo

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que constituye un punto de gran relevancia en Repuestos que al fallar ocasionan altos
la rentabilidad de cualquier organizacin. impactos econmicos si no estn
disponibles en almacn.
Segn Custodio Jos de Pio Brito entre los
resultados ms comunes que se obtienen al Con base a lo anterior se puede entrever que
lograr el cumplimiento de este objetivo, se estos repuestos generalmente tienen muy altos
tienen los siguientes: costos de adquisicin y mantenimiento en
Listados optimizados de partes y almacn para mantener las condiciones
repuestos por equipos y por nivel de ptimas requeridas del mismo al momento que
mantenimiento (BOM: Bill Of Materials). sea requerido; por lo que ocupan gran parte del
Catlogos de partes y repuestos para presupuesto destinado al inventario.
los equipos.
Optimizar los registros de tem Segn John Woodhouse las aproximaciones
catalogados en el sistema computarizado usadas para la toma de decisiones sobre los
de inventario de la empresa. repuestos de baja rotacin se clasifican en
Establecer polticas y estrategias para la cuatro categoras que desde una perspectiva
gestin de inventarios. evolutiva, son:
Integracin entre las funciones de la Las recomendaciones de fabricantes (a
Organizacin de Mantenimiento y la veces filtradas por el juicio de diseo).
Organizacin de Materiales. Las aproximaciones de EOQ y la regla
Incremento a niveles Clase Mundial de del dedo pulgar. (Ejemplo VN + 1, donde
los indicadores de Disponibilidad, N es nmero unidades instaladas)
Confiabilidad y Mantenibilidad de los Los clculos de disponibilidad
activos empresariales. objetivo: clculos probabilsticos a
Identificar y establecer estrategias y menudo basados en simulacin y
convenios con los proveedores de partes y equipados para lograr un nivel de servicio
repuestos. predeterminado, como 90, 95 99 por
Optimizar y controlar los costos ciento.
operativos y de mantenimiento. El costo del total ptimo y los clculos
Expectativas de ahorros en inventarios de riesgo: tambin es probabilstico, pero
entre 10% 30% (indicadores Clase colocando precio al impacto por
Mundial). indisponibilidad, para que el nivel de
servicio correcto (ptimo) pueda
Uno de los principales problemas que enfrentan identificarse.
las organizaciones en relacin a los inventarios,
es el manejo de las partes o refacciones que son De esta manera, con la finalidad de obtener el
de muy baja rotacin, generalmente conocidos nmero ptimo de repuestos de baja rotacin,
como inventarios estratgicos. Estos uno de los enfoques mas precisos y utilizados
generalmente se diferencian de los de alta consiste en ubicar el balance entre los costos en
rotacin por las siguientes caractersticas: que se incurre por la adquisicin y
Altos costos de adquisicin. mantenimiento del repuesto el almacn; y los
Baja frecuencia de utilizacin (demanda probables riesgos en que se incurrira de ocurrir
menos de una a cinco ocasiones por ao). una falla del repuesto y no tener disponibilidad
Demanda con comportamiento en almacn del mismo; entindase riesgo
aleatorio. traducido en unidad monetaria.
Partes o refacciones que requieren un
tiempo largo de entrega por parte de los Este impacto total en el negocio es una
proveedores. combinacin de costos por adquisicin y

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almacenaje del repuesto y de los costos por insuficiencias para cubrir las fallas o
riesgo de falta de inventario. Cuando esta mantenimientos programados debido a la falta
combinacin est en un mnimo, la tenencia del de repuestos en almacn. El riesgo se reduce
nmero ptimo de repuestos se ha identificado. por el aumento de inventario como se puede
observar en la Figura No. 1. El costo por la
NMERO OPTIMO DE REPUESTOS tenencia del repuesto incluye todos los costos
(OPTIMIZACIN COSTO-RIESGO) derivados de la adquisicin y almacenamiento
Este anlisis permite determinar a travs de la del repuesto en almacn. Al contrario del
aplicacin de la metodologa OCR Riesgo, este costo aumenta con la cantidad de
(Optimizacin Costo-Riesgo), la cantidad inventario.
ptima de repuestos con bajo ndice de
rotacin cuyas consecuencias por ausencia de
estos repuestos son operacionales y deben ser
almacenados en inventario local. Con ello se
logra contar, con los repuestos necesarios para
el mantenimiento y las operaciones de forma
ptima y con el mnimo riesgo; apuntando al
incremento de la disponibilidad y confiabilidad
operacional de las instalaciones de la empresa y
optimizar los costos de mantenimiento. (2)

La metodologa Optimizacin Costo Riesgo Figura 1. Modelo de Optimizacin

aplicada a niveles de inventario consiste en Costo - Riesgo de Inventarios.
minimizar el impacto total entre el riesgo por la
falta del repuesto en el momento que se En la figura 2 se muestra un esquema/mapa que
requiera y el costo de tenencia del repuesto en describe en trminos generales el modelo de
almacn. El riesgo o costo por indisponibilidad optimizacin; cuyo procedimiento se ir
es aquel que se deja de percibir por las describiendo posteriormente.

Figura 2. Modelo de Optimizaci

Costo - Riesgo de Inventarios.

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FASES PARA LA ESTIMACIN DEL Repuestos de baja demanda o

NMERO OPTIMO DE REPUESTOS demanda impredecible.
En la Figura 3 se muestran las diferentes fases Larga duracin en almacn.
que se sugieren para llevar a cabo la estimacin Reposicin inmediata.
del nmero ptimo de repuestos bajo la Repuestos de difcil adquisicin.
Metodologa Optimizacin Costo Riesgo. Estas Repuestos con altos costos de
fases se detallan a continuacin. adquisicin.
Repuestos con largo tiempo de
Identificacin y Determinacin del Listado de entrega.
Repuestos Crticos
Esta fase parte de la identificacin de los Recopilacin y Anlisis de la Informacin del
equipos principales a cuyos repuestos se les Sistema, Equipos y Repuestos.
realiza el Anlisis de Optimizacin Costo-Riesgo. Esta es una de las etapas ms importantes del
Generalmente, el criterio de seleccin de los proceso, los resultados finales obtenidos son
equipos est asociado a los resultados de los altamente dependientes de la calidad de la
anlisis de diagnstico de confiabilidad integral informacin recopilada y empleada para el
de sistemas, es decir, se seleccionan los equipos anlisis. Est conformada por las siguientes
de mayor criticidad de mayor incidencia sobre tareas:
la indisponibilidad del sistema.
Recopilacin de la Informacin.
Entre los criterios de seleccin de partes y/o Mediante esta fase se recopila la informacin
repuesto a analizar se encuentran: disponible para la generacin de una base de
Repuestos que generan alto impacto al fallar. datos de partes y repuestos a ser analizados. Se

Figura 3. Metodologa de Anlisis

para la Optimizacin del Inventario
de Repuestos

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recurre a las siguientes fuentes: normal que usan el repuesto).

Manuales de equipos.
Catlogo de repuestos. c. Informacin de Repuestos Instalados:
Registros de mantenimientos. Cantidad de Repuestos por Equipo, Horas
Fabricante y proveedores de los Anuales de Operacin del equipo principal
equipos seleccionados para el anlisis. que utiliza el repuesto.
Registros/Reportes de evidencia de
movimientos, existencias y costos de d. Poltica Actual de Inventario: Cantidad
materiales. de Repuestos Disponibles en Almacn para
Anlisis de Confiabilidad, Disponibilidad el momento del anlisis.
y Mantenibilidad (RAM).
Opinin de expertos. e. Anlisis de Tiempos: Vida til del
Internet. Repuesto en el Almacn, Tiempo Normal de
Entrega del Repuesto, Tiempo Mnimo de
La Base de Datos es una herramienta en donde Entrega del Repuesto pedido como urgente,
se almacena la informacin individual de cada Tiempo efectivo de reparacin del equipo
repuesto o parte que ha sido definido bajo debido a la falla del repuesto.
estndares pre-establecidos. Es la fuente
principal de informacin para la aplicacin del f. Demanda Anual del Repuesto (DA): esta
modelo en donde cada dato equivale a un informacin se puede levantar de histrico
registro identificado, analizado, y validado. Su de movimientos del repuesto o por opinin
estructura se hace en funcin de la informacin de experto. En defecto de estos dos, Se
general del repuesto y las variables de entrada puede tomar la informacin de un archivo
del Modelo de Optimizacin Costo-Riesgo de de data genrica.
partes y repuestos.
Si no se tiene la Data Histrica de movimientos
Es importante la clasificacin sistemtica de los por fallas del repuesto, la Demanda puede ser
tems o renglones de acuerdo a los equipos estimada a travs de la siguiente relacin:
asociados, uso y naturaleza, y la generacin de
descripciones homologadas y consolidadas D = Nro. fallas del Equipo / Periodo de tiempo de las fallas (aos)
para aquellos tems donde exista Cantidad de Equipos
intercambiabilidad de repuestos o tems (Ec. 1)
especiales(4).
En el caso de repuestos que sean utilizados por
Contenido de la Base de Datos de Partes y ms de un equipo (intercambiables) y no
Repuestos (4) posean la misma demanda, para consolidar este
a. Informacin General del Repuesto: tem es necesario hacer un promedio
Cdigo Almacn, Descripcin, Fabricante y ponderado de la demanda:
Nmero de Parte.
Dc = (D1*NUR1 + D2*NUR2 + ...)/(NUR1+NUR2+...)
b. Informacin de Equipos Principales: TAG (Ec. 2)
del Equipo (todos los equipos donde se
puede usar el repuesto tomando en cuenta Dnde:
la Intercambiabilidad), Descripcin del Dc = Demanda del repuestos consolidado
Equipo, Nmero de Equipos Instalados D1 = Demanda de Equipo 1
(cantidad de equipos que usan el repuesto), D2 = Demanda de Equipo 2
Nmero de Equipos Requeridos (cantidad NUR1 = No Unidades Requeridas de Equipo 1
de equipos requeridos para la operacin NUR2 = No Unidades Requeridas de Equipo 2

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g. Costo de la Orden por Emergencia: Costo misma con la finalidad de generar como
de la orden de pedido por emergencia, dado producto las listas de los repuestos y partes de
que no se dispone del repuesto en almacn los equipos principales que conformaran la Base
al momento de ocurrir una falla del equipo de Datos. En esta etapa se identifican los tems
que lo utiliza. repetidos, obsoletos, desincorporados o
intercambiables. Adicionalmente, se debe
h. Costos Asociados al Repuesto: Costo del verificar que las descripciones generadas para
Repuesto: Es el costo total de adquirir el los tems activos posean las caractersticas
repuesto e incluye los costos asociados a la primordiales establecidas en el proceso de
orden de compra, precio segn proveedor, optimizacin. Una vez identificados los tems se
transporte/entrega, costos internos de valida la informacin recopilada. (4)
manipulacin y aseguramiento de la calidad,
expresado en unidades monetarias. Costos Para la obtencin de las curvas de Costo del
de Mantenimiento y Almacenamiento del Repuesto y Riesgo por la Ausencia del Repuesto,
Repuesto: Incluyen costo de almacn, se debe escoger los valores a graficar en el eje X
impuestos, depreciacin, obsolescencia y del grfico mostrados en la figura 1 referente a
mantenimiento. La prctica mundial la cantidad de repuestos en Almacn que se
recomienda valores que oscilan entre el 5 y evaluarn, tomando en cuenta la demanda
10% del costo del repuesto y el valor establecida.
recomendado por Woodhouse Partnership
oscila entre 3% - 10% del costo del repuesto. Modelaje de la Curva de Costos del Inventario
Para el modelaje de la curva costos de repuesto
i. Costos por Fallas del Equipo debido a la se debe utilizar la siguiente ecuacin:
ausencia del repuesto analizado: Costo de
Reparacin de Equipo: Constituye el costo CI = N*CR*CMA (Ec. 3)
de materiales y/o suministros, logstica, Donde:
mano de obra y recursos en que se incurre CI: Costo del Inventario.
por la reparacin del equipo debido a la falla N: Nmero de Repuestos.
del repuesto. Costos por prdidas de CR: Costo del Repuesto.
produccin generadas por la falta del CMA: Costos de Mantenimiento y
repuesto en almacn al momento de Almacenamiento del Repuesto.
presentarse su falla. Costos por el impacto
en Seguridad Higiene y Ambiente a causa de En la tabla No. 1 se muestran los datos para un
la falla del equipo debido a la ausencia del repuesto analizado, cada una de las variables se
repuesto. modela estadsticamente, y como resultado
para la evaluacin de los costos se obtiene la
Anlisis de la Informacin grfica mostrada en la figura No. 4 refirindose a
Una vez obtenida la informacin requerida se las medias de las distribuciones de probabilidad
lleva a cabo el tratamiento y anlisis de la obtenidas.

Tabla 1. Datos Costos de Inventario.

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considerando las variantes entre los diferentes

equipo(s) y/o sistema(s) donde se encuentre
instalado el repuesto. (4)

Una de las prcticas ms comunes es

determinar el impacto ponderado para el
repuesto considerando la cantidad de unidades
instaladas en cada uno de los equipos que lo
comparten y sus impactos particulares.
De esta manera, el Riesgo se calcula mediante la
siguiente ecuacin:

R = PD>I * (IP + IS + IA + IR) (Ec. 4)

Donde:
Figura 4. Curva de Costos de Inventario. R: Riesgo de no contar con el repuesto cuando
es requerido.
Modelaje de la Curva de Riesgo por Ausencia PD>I: Probabilidad de que la demanda del
del Repuesto repuesto supere el inventario en almacn.
El riesgo expresado matemticamente es la IP: Impacto Econmico en la produccin
relacin entre la probabilidad que un evento no (prdidas de produccin por la indisponibilidad
deseado ocurra y las consecuencias econmicas del repuesto).
de dicho evento, en este caso el evento ser la IS: Impacto Econmico en Seguridad por la falla
indisponibilidad del repuesto cuando este es del o de los equipos por la indisponibilidad del
requerido. repuesto.
IA: Impacto Econmico Ambiental por la falla
Al momento de estimar los impactos se debe del o de los equipos por la indisponibilidad del
considerar la filosofa operacional del equipo o repuesto.
sistema y cualquier flexibilidad operacional IR: Impacto Econmico de la Reparacin por la
asociada a este que permita eliminar o mitigar falla del o de los equipos por la indisponibilidad
el impacto por su indisponibilidad. del repuesto.

Es muy probable es que en los anlisis a realizar En la tabla No. 2 se muestran los datos para un
se encuentren repuestos que estn instalados repuesto analizado, cada una de las variables se
en equipos totalmente diferentes desde el modela estadsticamente, y como resultado
punto de vista de proceso, mantenimiento e para la evaluacin de los riesgos se obtiene la
impacto en produccin; de all surge la grfica mostrada en la figura No. 5 refirindose a
necesidad de emplear un mtodo que nos las medias de las distribuciones de probabilidad
permita estimar de manera global los impactos obtenidas.

Tabla 2. Datos Riesgos de la falta de Inventario.

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 articulo tcnico

de Costo de Inventario y Riesgo por la Ausencia

de Inventario. Tambin se muestra el perfil
estocstico del Impacto Total, lo que permite
conocer las prdidas econmicas asumidas para
cada nmero de repuestos que se decida tener
en inventario en almacn, siendo el ms ptimo
el punto de inflexin de dicha curva.

Figura 5. Curva de Riesgo por la Ausencia del

Inventario.

Estimacin del Nmero ptimo de Repuestos

Una vez obtenida la curva de Costos del
Inventario y la Curva de Riesgo por la Ausencia
de Inventario se suman punto a punto ambas
curvas para obtener la Curva de Impacto Total,
cuyo punto de inflexin indicar el nmero
ptimo de repuestos.

De modo que, la metodologa determina que

repuestos se deben mantener en inventario y en
qu cantidad, para cada nivel de exposicin al Figura 6. Estimacin del Nmero ptimo de
riesgo; encontrando la combinacin optima o Repuestos.
adecuada de costos de propiedad y riesgo
asumido, siendo este el punto en donde se Bibliografa.
1.- La Optimizacin de los Inventarios en Mantenimiento.
genere el mnimo Impacto Total del Negocio a Jos Contreras Marquez.
travs del mtodo que pasa si permitiendo http://mantenimientoeficiente.com/wp-content/uploads/20
evaluar distintas opciones tales como(4): 16/05/CONTRERAS-JOS%C3%89-La-optimizaci%C3%B3n-d
e-los-inventarios-en-mantenimiento.pdf
Posibilidad de reducir inventario, o en
2.- Optimizacin de Inventarios de Partes y Repuestos para
el caso en que el nivel de riesgo asumido el Mantenimiento. Custodio Jos de Pio Brito. Revista
(penalidad por indisponibilidad del Digital Predictiva 21 Ao 1, N 1, Diciembre 2013.
http://predictiva21.com/editions/e1/index.html#p=6
repuesto) sea inaceptable, que cantidad de
3. Clculo de Repuestos Crticos. John Woodhouse. Revista
repuestos adicionales se deben mantener. Digital nfasis 01/02/2005.
El impacto de sub o sobre carga de http://www.logisticamx.enfasis.com/notas/3833-calculo-re
repuestos en inventario. puestos-critico.
4. Optimizacin Costo - Riesgo de Partes y Repuestos de
La sensibilidad de la data y los Inventario. Yoleida Chacn/Any Balza. R2M S.A. Reliability
resultados con relacin a la data. and Risk Management. 2012.
Opciones de proveedores (precios,
tiempos de entrega).
Opciones para un pool de repuestos AUTORES:
EDWIN GUTIERREZ
(intercambiabilidad). edwin.gutierrez.ca@gmail.com
En la figura 6 se muestra la Curva de Impacto MARA TERESA ROMERO
Total como resultado de la suma de las curvas romeromariatr@gmail.com

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