HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIO

INTRODUCCIÓN

Las herramientas de inteligencia de negocio son un tipo de aplicaciones software diseñadas para
colaborar con la inteligencia de negocio. Pero, ¿qué es la inteligencia de negocio?

Se refiere al conjunto de estrategias, aplicaciones, datos, productos, tecnologías y arquitectura

técnicas, que están enfocados a la administración y creación de conocimiento sobre el medio a
través del análisis de los datos existentes en una organización o empresa; son el conjunto de
herramientas que permite a los usuarios finales acceder y analizar de manera profunda, rápida y
sencilla la información para la toma de decisiones de negocio y mejorar así el rendimiento de la
empresa.

¿QUÉ BENEFICIOS APORTA EL USO DE HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIO EN LA EMPRESAS?

Aporta a las empresas la capacidad de extraer, depurar, consolidar, sintetizar y presentar datos o
información de forma automatizada. Además, permite a los usuarios analizar la información y tomar
decisiones de una manera ágil, flexible y fiable.

Con el uso de estas herramientas no es necesario tener que solicitar a cada departamento de la
empresa la información que se necesita para la toma de decisiones. La información está
almacenada en un único lugar y se puede extraer de forma sencilla y en tiempo real.
 Permiten estudiar los distintos contextos en los que se encuentra la empresa al mismo
tiempo, por lo que se pueden evaluar diferentes situaciones que pudiesen afectar al negocio
y a las posibles decisiones estratégicas que se tengan que tomar.
 Las herramientas de inteligencia de negocio no sólo permiten consultar la información que
genera la empresa a tiempo real, sino que también se pueden definir indicadores que
permitan medir el desempeño del negocio.
 Se genera una gran capacidad de reacción en situaciones imprevistas debido a que la
información, al estar correlacionada, permite analizar con anticipación el riesgo que se
tendría al tomar las decisiones oportunas.

 Las herramientas de inteligencia de negocio permiten la retroalimentación del

conocimiento adquirido, es decir, el hecho de mantener disponibles las decisiones
 tomadas y el impacto que generaron en el negocio. Así mismo, permiten que el
conocimiento organizacional se almacene y no sea necesario retransmitirlo directamente
a las personas que ocupan cargos diferentes.

CLASIFICACIÓN

Las herramientas de inteligencia de negocio asisten al análisis y la presentación de los datos, y según el
proceso que abarcan y el ámbito al que se orientan, se pueden clasificar en:

 Enterprise Reporting: El objetivo de estas herramientas es generar documentos e informes

personalizados con gran cantidad de detalles. Además, permiten obtener información actualizada
de manera rápida y la posibilidad de generar automáticamente alarmas en base a criterios
programados anteriormente.

 OLAP (On-Line Analytical Processing): Este tipo de herramientas permiten generar análisis muy
completos con enfoques deductivos y la posibilidad de aplicar filtros personalizados. Las
principales ventajas de estas herramientas son:
 Las consultas son muy rápidas, debido a que se accede directamente a estructuras
(cubos) pre-configuradas.
 Dependiendo del usuario se generan diferentes cubos, destinados a cubrir las
necesidades de cada uno.

Las desventajas son:

 Una vez hecha la base de datos no se puede modificar su estructura sin rediseñar el
cubo.

 El cubo es una estructura adicional que hay que mantener y actualizar, eso supone un
gasto extra de recursos (servidores, procesos de carga…)
 El modelo de negocio no siempre se adapta bien en un modelo jerárquico.

 Data mining o minería de datos: Se trata de recoger información a través del análisis de bases
de datos con registros históricos. Además, se usan aplicaciones capaces de identificar y aislar
patrones y tendencias.

Las principales ventajas del data mining son:

  Los modelos empleados tienen una alta fiabilidad, debido a que son comprobados con
técnicas estadísticas antes de ser usados.
 Los modelos se construyen rápido. La minería de datos permite generar modelos en sólo
unos minutos. Por tanto, se prueban muchos algoritmos y sólo el mejor se entrega al
usuario.

Las principales desventajas de Data mining son:

 Dificultad de recopilación de datos. Dependiendo del tipo de datos puede conllevar un

gran trabajo obtenerlos y procesarlos, o tener un elevado coste su agrupación.
 El procesamiento de datos puede llevar demasiado tiempo.

 Tableros de mandos digitales: Estas herramientas realizan diagramas y gráficos de forma

automática. Las principales ventajas son:
 Optimizar el proceso de toma de decisiones tanto estratégicas como tácticas.

 Los indicadores que forman el cuadro de mando sirven para evaluar rápidamente la

gestión, detectar amenazas y oportunidades y saber dónde puede existir un problema o

incidencia sobre el que se debe actuar.

 EIS (Executive Information System): Permiten visualizar rápidamente el estado de una empresa,
lo que agiliza la detección de amenazas y oportunidades. Las principales ventajas de EIS son:
 Ayuda a los directivos a analizar, procesar y destacar tendencias.
 Facilita el seguimiento del desempeño organizacional.
 Contribuye a identificar problemas y oportunidades estratégicas.
 Aumenta el rango de control por parte de la alta dirección.
 Permite presentar esquemas de datos en distintos niveles de abstracción.
 Provee gráficas de fácil análisis.
 Permite que las tomas de decisiones sean descentralizadas.
 No se necesita un gran conocimiento de informática para usar estas aplicaciones.

Las desventajas son:

 Dificultad de mantenimiento de bases de datos.

 Necesidad de una alta potencia computacional de cálculo.
 Sistema de seguridad estricto.
  Sólo personal capacitado (altos directivos) pueden encontrar utilidad en estas
herramientas.

LAS HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIO MÁS RELEVANTES ACTUALMENTE

Microsoft BI

Se trata de una herramienta de prestigio, ya que pertenece a la compañía de software más

importante del planeta. Ofrece soluciones de análisis de bases de datos, generación de informes y
visualizaciones gráficas. Las principales desventajas de esta herramienta son que no llega a abarcar
todo el conjunto de procesos de inteligencia de negocio y tiene algunos defectos técnicos, como la baja
calidad de la herramienta de visualización. Como ventajas, cuenta con la seguridad y el prestigio de
Microsoft y una instalación muy sencilla.

Tableau

Podemos dividirlo en dos aplicaciones diferentes:

 Tableau Desktop

Esta herramienta permite crear análisis visuales, dejando atrás los gráficos muchas veces
complejos de crear, como por ejemplo los de Excel.
Además, con esta herramienta es posible conectarse a los datos de las instalaciones físicas de las
empresas o en la nube. Tanto si se trata de Big Data, hojas de cálculo o aplicaciones en la nube
como Google Analytics.

Tableau Desktop nos facilita hacer todo tipo de análisis, pronósticos, revisión de resúmenes
estadísticos. Da la opción de transmitir la idea planteada en los inicios mediante análisis de
tendencias, regresiones y correlaciones para conseguir una comprensión óptima.

Otra de las funciones de esta herramienta son los mapas interactivos. Los códigos postales
incorporados permiten crear estos mapas con datos de más de 50 países en todo el mundo. Así,
 por ejemplo, se pueden utilizar territorios y geo- localizadores personalizados para regiones
específicas como áreas de venta.
Tableau Desktop hace posible la participación de diferentes miembros de la empresa. Por
ejemplo, es posible reemplazar las diapositivas estáticas por historias en vivo y permitir que
las personas hagan preguntas, analicen las visualizaciones interactivas y, en definitiva,
colaboren entre todos.

 Tableau Server
Esta herramienta permite difundir los datos en la organización y explorar datos del entorno de
confianza sabiendo que están protegidos y controlados en todo momento. También, permite la
conexión a cualquier fuente de datos de manera segura, ya sea en las instalaciones físicas o en la
nube, y posibilita compartir las fuentes de datos para que todos los miembros de la organización las
utilicen.

Tableu Server, proporciona fuentes de datos compartidas y actualizadas a los usuarios, pero de
manera responsable, es decir, permite la administración de forma centralizada de todos los
datos y reglas de seguridad. Así, se podrá visualizar el uso que están haciendo los usuarios delos
datos.
IBM Cognos Enterprise
Con esta herramienta se pueden llevar a cabo informes, análisis y paneles de control como forma
de soporte de las organizaciones. Las principales ventajas son sus funciones de integración con las
redes sociales y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar por sus amplios servicios en la
nube. Como inconvenientes cuenta con una instalación bastante compleja.
IBM Cognos proporciona a las empresas analíticas que todos los usuarios pueden utilizar en un
mismo espacio de trabajo, y así perfeccionar habilidades individuales y responder preguntar
empresariales claves. Además, gracias a su integración en las redes sociales, conecta a personas y
sus conocimientos y hace posible trabajar en cualquier parte con un dispositivo móvil en tiempo real.
Jaspersoft BI Suite
Sus principales funciones son la generación de informes y el análisis e integración de datos. Entre
sus ventajas se encuentran que es una herramienta que ofrece un alto rendimiento y
escalabilidad y que es muy intuitiva, interactiva e integrada. Sus principales inconvenientes son la
irregularidad en los procesos que abarca, ya que son algunos de ellos demasiado básicos.

Oracle

El gran valor de esta herramienta es que provee a los usuarios el poder de la información. Es el punto
de valor entre las fuentes de datos y las herramientas analíticas, visualizaciones... que permiten a las
empresas transformar esta información en conocimiento, y este conocimiento en un plan de acción
con la capacidad de dirigir la empresa correctamente. Oracle está diseñada para cumplir con las
necesidades de negocio tales como: tableros de control interactivos, consultas puntuales, alertas e
inteligencia proactiva, reportes operacionales y financieros, inteligencia a tiempo real y un fuerte
motor BI con grandes capacidades de integración de múltiples fuentes de datos (Excel, Olap…)

Esta herramienta de negocio es altamente compatible con cualquier base de datos, es de uso
sencillo y para usuarios de todos los niveles.
¿CUÁLES SON LOS PROBLEMAS A LOS QUE SE ENFRENTAN LAS EMPRESAS?

 Se tienen datos, pero se carece de información: es muy importante recoger los datos de los
empleados, de las compras y ventas, de los sistemas financieros… pero si el objetivo es que la
empresa tenga una mayor ventaja competitiva sobre la competencia, esta gestión no es
suficiente. Es necesario profundizar el nivel de conocimiento de los clientes, empleados...
para así poder encontrar patrones de comportamiento, monitorear, entender, administrar y
contestar aquellas preguntas que permitan maximizar el rendimiento de la empresa.

 Fragmentación: generalmente se usan aplicaciones independientes en los distintos

departamentos, pero se carece de una visión global. Esto limita a la empresa a tomar decisiones
importantes sin tener todos los elementos imprescindibles disponibles. Se podría decir que
la fragmentación conduce a diferentes versiones de la verdad.
 Manipulación manual: la necesidad de generar análisis e informes ha llevado a las
empresas a usar herramientas de inteligencia de negocio no del todo confiables, y por ello,
a desencadenar procesos lentos, costosos e incluso duplicaciones en el trabajo en la exportación
de datos.
 Poca agilidad: debido a la carencia de información, a la fragmentación y a la manipulación,
el rendimiento de las empresas es bajo. Es necesaria una herramienta ágil que se ajuste a
las necesidades del negocio.
IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS DE NEGOCIO EN LA COMPETITIVIDAD DE LAS GRANDES EMPRESAS

Actualmente, existe una cierta tendencia a que las empresas de mayor tamaño utilicen este tipo de
herramientas, ya que manejan un flujo de información importante. Debido al gran volumen de
información con el que trabajan, los datos usados normalmente están infrautilizados
(recopilaciones de datos erróneas, estrategias para mejorar la competitividad fallidas…) Por ello,
entran en juego estos instrumentos de business intelligence, con el fin de recopilar y entender con
mayor precisión la información adquirida, entender el porqué del desempeño de una organización
y plantear escenarios futuros para mejorar la competitividad de las empresas.
Cabe mencionar que muchas compañías consideran que este tipo de soluciones son únicamente
para empresas de gran tamaño, ya que las organizaciones de grandes dimensiones cuentan con
muchos más datos y tienen un presupuesto suficiente para adquirir estas herramientas. Pero esto
no significa que las empresas medianas no puedan beneficiarse también de estos instrumentos y
tampoco que tengan que gastar dinero y tiempo en exceso para conseguirlas, ya que sus objetivos
suelen ser más concretos y el coste de implementación suele ser menor que en las empresas de gran
tamaño. Sin un uso de las herramientas de inteligencia de negocio, estas empresas más pequeñas
pueden incurrir en errores como sobrepasar fechas límite, exceder presupuestos, mejorar el
rendimiento de un departamento a costa de otro o premiar a los empleados por acciones que
realmente no han afectado al rendimiento de la compañía.
Se concluye entonces que el uso de la tecnología inteligente para el negocio es necesario tanto para
empresas grandes como medianas, ya que estas últimas, como se ha dicho anteriormente, tienen
mayor agilidad para implementar decisiones significativas, aunque también menos recursos,
aspecto no tan relevante ya que existen múltiples opciones de software en el mercado tanto
para grandes compañías como PYMES, ajustando, por supuesto, el presupuesto de ellas. El uso de
las herramientas de negocio asegura que las decisiones tomadas sean siempre las correctas y las
mejores independientemente del tamaño de la organización.
CONCLUSIONES

Las herramientas de inteligencia de negocio ofrecen una forma rápida y efectiva de recopilar, abstraer,
presentar, modificar y distribuir información de fuentes de datos de la empresa, permitiendo a sus
profesionales, tanto internos como externos, visualizar y analizar datos precisos sobre las actividades
principales del negocio y utilizarlos para mejorar la toma de decisiones y la planificación estratégica.

No cabe duda de que la implementación de las herramientas de inteligencia de negocio es el

siguiente paso a seguir para cualquier tipo de empresa, y así conseguir un mayor nivel competitivo,
tener más controlado su entorno y tomar decisiones estratégicas más acertadas.