COMUNICACIÓ N EMPRESARIAL Y ATENCIÓ N AL CLIENTE

La comunicación de la empresa

1.- El proceso de la comunicación

La comunicación consiste en la transmisión de información por parte de un

emisor1 (persona, grupo o máquina) a un receptor 2, mediante la utilización de un
código común a ambos.

 El emisor debe codificar la información mediante su transformación en

un conjunto de signos, símbolos o señales que, combinados de acuerdo
con las reglas del sistema elegido, adquieran significado propio.

 La llegada del mensaje del emisor al receptor se realiza a través de canal

de comunicación elegido.

 El receptor procederá a decodificar el mensaje recibido para

comprender su contenido.

El emisor, al anunciar el mensaje, pretende influir en el comportamiento del

receptor, provocando en él la aparición de alguna respuesta, la cual recibe el
nombre de retroalimentación.

2.- Las funciones de la comunicación

La empresa, como cualquier otro tipo de organización formada por
personas, necesita de la comunicación para realizar eficientemente sus funciones y
conseguir sus objetivos, independientemente de su tamaño.

La comunicación en la empresa es el conjunto de mensajes que se

intercambian sus integrantes y la a empresa con su entorno.

1
emisor: sujeto que envía el mensaje al receptor.
2
receptor: persona o grupo que recibe el mensaje.
LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 1
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Las funciones que cumple la comunicación para el desarrollo de la empresa se
pueden resumir en: función de producción, de innovación y de mantenimiento.
         Función de producción. Se encuentra presente cuando la comunicación
está destinada a conseguir eficiencia, racionalidad y programación de las actividades
empresariales (p.ej, las instrucciones orales o escritas que reciben los empleados
acerca de las tareas que se les encomienda).
         Función de innovación. Se cumple cuando se introduce algún cambio en la
dinámica funcional de la empresa del que los empleados deban estar informados (p.ej,
creación d un nuevo producto, implantación de un nuevo sistema informático, etc..).
         Función de mantenimiento. Es la que permite la integración de los
trabajadores en la empresa y el desarrollo d las relaciones interpersonales de sus
miembros (p.ej, las entrevistas que mantienen los superiores con los empleados para
conocer su nivel de satisfacción laboral y las reuniones de empresa).

3.- Las  comunicaciones interna y externa

La comunicación en la empresa se desarrolla en dos ámbitos bien
diferenciados: uno interno, que abarca a todos sus integrantes, y otro externo, que
comprende a todas aquellas personas o entidades que mantienen, de una forma u
otra, relaciones con la empresa. Estos dos ámbitos, unidos, constituyen la realidad
empresarial, pero obligan a la empresa a desarrollar dos tipos de comunicación: la
interna y la externa.

La comunicación interna3
Comprenden todos los intercambios de información que se producen entre los
miembros de la empresa. Este tipo de comunicación es de gran utilidad para:

 Integrar a los empleados en los objetivos empresariales.

3
El instrumento básico de la comunicación interna lo constituye el manual de organización
interna, el cual coge el organigrama y la relación de funciones de cada puesto de trabajo.
LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 2
 COMUNICACIÓ N EMPRESARIAL Y ATENCIÓ N AL CLIENTE
         Coordinar adecuadamente todas las funciones realizadas en su seno.
         Motivar a los empleados para incrementar su productividad.
         Informar acerca de la evolución de la empresa

Las comunicaciones internas varían según las direcciones en que se desarrollan,

pudiendo ser verticales u horizontales.

La comunicación vertical.

Es aquella que se produce entre distintos niveles de la escala jerárquica. Se

subdividen en:

- Descendentes: van de arriba abajo, haciendo llegar de los superiores a los

subordinados órdenes e instrucciones para la realización de su trabajo,
valoraciones sobre su comportamiento rendimiento, cambios en sus tareas o
métodos de trabajo, etc.
 
- Ascendentes: van de abajo arriba, transmitiendo de los subordinados a los
superiores informes sobre la ejecución del trabajo, ideas, sugerencias,
peticiones de aclaraciones, etc.

La comunicación horizontal.

Es la que tiene lugar entre personas que se encuentran en el mismo nivel

jerárquico, y es indispensable para conseguir una buena coordinación entre los
miembros de la empresa.

La comunicación externa
Consiste en el intercambio de información que mantiene la empresa con sus públicos
externos. Este tipo de comunicación posibilita:

 Descubrir las necesidades del mercado.

 Promocionar y comercializar sus productos o servicios.

 Crear y mantener unas buenas relaciones con su entorno.

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 3
 COMUNICACIÓ N EMPRESARIAL Y ATENCIÓ N AL CLIENTE
 Adecuar su actividad a la normativa a que le afecta.
 Conocer a la competencia.
 etc.

4.- Las comunicaciones formal e informal

La estructura organizativa de la empresa tiene establecida la red de canales por
la que debe fluir la información hasta llegar a sus destinatarios.

La comunicación formal
Es la que se realiza a través de los canales establecidos en la estructura
empresarial y es utilizada por la empresa para hacer llegar la información allí donde es
necesario y en el momento preciso.

La comunicación informal
Es la que se origina al margen de los canales establecidos por la empresa, y
surge de las relaciones interpersonales que se desarrollan entre los miembros de la
empresa, por razones de proximidad, afinidad e incluso afecto.

5.- Formas de comunicación

En la empresa, como en la mayoría de los ámbitos de la relación humana, las
formas más habituales de transmitir la información son la comunicación oral y la
comunicación escrita. La elección de una u otra vendrá determinada por los siguientes
factores:

 El tipo de mensaje a transmitir.

 El número de personas a quienes va dirigido.
 La situación de la comunicación.
 La necesidad de conservar la información.
 La rapidez que requiera su recepción.

Con base en estos factores, ambas formas de comunicación ofrecen

ventajas y desventajas en su utilización:

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 4
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Ventajas Desventajas

El registro del mensaje queda

La transmisión del mensaje es
expuesto a la memoria del
inmediata
Comunicación oral

receptor
Permite un contacto directo
emisor-receptor El mensaje está sujeto a
Agiliza la retroalimentación posibles deformaciones en
Facilita la ratificación de malas posteriores transmisiones
interpretaciones
Mayor permanencia del mensaje Menor rapidez
Comunicación escrita

Posibilita la transmisión de
Mayor coste
informaciones más complejas

Elimina el riesgo de deformación Retrasa las aclaraciones a

del mensaje malas interpretaciones

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 5
 COMUNICACIÓ N EMPRESARIAL Y ATENCIÓ N AL CLIENTE

Ejemplos de redes comunicativas en la comunicación formal

E A C
A B C D E
D Red en cadena

Red en cruz
A
E B

D C
Red en círculo

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Índice de contenidos

La comunicación de la empresa..................................................................................................1
1.- El proceso de la comunicación.....................................................................................1
2.- Las funciones de la comunicación................................................................................1
3.- Las  comunicaciones interna y externa........................................................................2
La comunicación interna......................................................................................................2
La comunicación externa......................................................................................................3
4.- Las comunicaciones formal e informal........................................................................4
La comunicación formal.......................................................................................................4
La comunicación informal....................................................................................................4
5.- Formas de comunicación.............................................................................................4
Ejemplos de redes comunicativas en la comunicación formal................................................6

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 COMUNICACIÓ N EMPRESARIAL Y ATENCIÓ N AL CLIENTE
Índice de términos
C
comunicación.................................................................................................1, 2, 3, 4, 5, 7

E
empresa.............................................................................................................1, 2, 3, 4, 7

F
Función..............................................................................................................................2

I
información............................................................................................................1, 2, 3, 4

M
mensaje.....................................................................................................................1, 4, 5

R
retroalimentación...................................................................................................1, 5

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