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    Projet de Procédure de Caisse

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    LA CAISSE ET LES PROCEDURES DE

    DECAISSEMENTS/ENCAISSEMENTS
    Définition
    La caisse
    La caisse est l’endroit où est entreposé l’argent en espèces d’une
    structure, elle doit être sous scellés. L’argent disponible ne sert
    théoriquement qu’à financer les dépenses de faible montant ou à la
    gestion des affaires courantes.
    Bons de sorties de caisse (ou autorisations de décaissement)
    Le bon ou reçu de sortie de caisse est le document pré-numéroté et
    établi par le caissier qui atteste de l’accord donné par les personnes
    habilitées pour la réalisation de l’achat ou la dépense. Ces autorisations
    de décaissement sont indispensables car tout paiement (ou
    remboursement) par la caisse doit au préalable avoir été autorisé.
    NB : Des fiches d’autorisation de dépense doivent aussi être utilisées pour
    les dépenses en chèque ou carte bancaire.
    Bons d’entrées de caisse
    Le bon ou reçu d’entrée de caisse est le document pré-numéroté établi
    lors de chaque encaissement.
    Toute mise à disposition des ressources par le responsable financier ou
    le comptable auprès du caissier est constatée par les bons d’entrée de
    caisse signés par le caissier et le responsable financier ou le comptable.
    •••
    Objectifs
    La caisse
    Disposer d’une caisse sous scellés permet de subvenir aux menues
    dépenses quotidiennes correspondant aux besoins à court terme de la
    société.
    Bons/reçu de caisse
    Le bon de sortie accompagné de l’autorisation de dépense permet de
    retracer son circuit de validation et d’éligibilité.
    •••
    Conditions
    La caisse
    La tenue de la caisse fonctionne selon les principes suivants :
     Principe d’organisation : qui contraint toute structure à définir les
    tâches, les pouvoirs et les responsabilités ainsi que les circuits de
    cheminement de l’information, les procédures et les instructions
    relatives au traitement des données comptables.
     Principe de séparation des fonctions incompatibles : de sorte à
    permettre un cloisonnement qui protège le patrimoine de la société.
     Principe de contrôle réciproque : croisé et permanent de la
    trésorerie afin de minimiser autant que possible les risques d’erreur,
    d’omission et de malversation financière.
    Bons de sorties de caisse
    De l’autorisation de dépense à la sortie de caisse :
     L’autorisation de dépense est un document établi par le demandeur et
    qui doit être visé par au moins son supérieur hiérarchique et le chef
    comptable.
     Sur la base de l’autorisation de dépense le caissier établit un ordre
    de décaissement et le fait viser au bénéficiaire.

     L’autorisation de dépense doit être accompagnée des pièces


    justificatives et comprendre les éléments suivants : l’identité du
    demandeur, le montant total de la dépense prévue, l`objet de la
    dépense, le nom de la dépense, les signatures (celle du demandeur et
    celle de la personne habilitée à autoriser la dépense).
     Les pièces justificatives doivent être numérotées et classées
    méthodiquement dès leur enregistrement dans le suivi de caisse (cf.
    fiche CP11). Le journal de caisse et les pièces justificatives sont
    conservés par le chef comptable.
     Les avances de fonctionnement doivent être gérées de façon
    rigoureuse (cf. fiche CP 14)
    L’éligibilité des dépenses (ces règles s’appliquent à toute
    dépense quel que soit le mode de paiement) Une dépense est
    qualifiée d’éligible, c’est-à-dire valable, lorsque :
     Elle est prévue au budget,
     Elle est conforme au budget, c’est-à-dire dans les normes
    budgétaires,
     Elle est faite en conformité avec les règles édictées dans le manuel
    des procédures (ex : les procédures d’achat et de mise en
    concurrence des fournisseurs potentiels),
     Elle est appuyée par une pièce justificative probante (ex : la facture
    établie en bonne et due forme – cf. fiche CP5),
     Elle est faite dans le cadre et l’intérêt de la structure.
    Toute dépense qui ne respecte pas ces critères n’est pas éligible, donc à
    rejeter.
    Toute dépense sans contrepartie réelle de biens et services est
    considérée comme un cas de malversation financière.
    Bons d’entrées de caisse
    Lors d’encaissements, le caissier établit un bon de caisse pré-numéroté
    auquel est joint :
     Soit le bordereau de retrait bancaire ou la photocopie du chèque
    dans le cas de retrait de fonds provenant de la banque,
     Soit le reçu d’entrée de caisse provenant De recouvrement ou une
    vente classique.
    Tout fonds retiré à la banque doit d’abord être versé dans la caisse pour
    l’établissement du bon d’entrée de caisse avant d’être utilisé.
    Les entrées en caisse doivent être notifiées dans le journal de caisse.
    •••
    Recommandations
    La caisse
     Il est fortement recommandé de disposer d’une caisse unique (par
    site ou établissement) afin de faciliter les règles de son
    fonctionnement et ainsi mieux garantir les opérations de contrôle.
    En l’occurrence, la multiplication des caisses par bailleur est à
    éviter.
     Dans la mesure du possible, en fonction de la taille de la société et
    du volume des opérations traitées, l’utilisation de la caisse doit être
    limitée car elle comporte davantage de risques et d’incertitudes que
    l’utilisation d’un compte.
     Le caissier doit effectuer des versements à la banque lorsque sa
    caisse atteint un montant maximum fixé à l`avance.
     Faire des contrôles inopinés et des inventaires périodiques de caisse.

    Implications

    •••

    Les procédures liées à la gestion de la caisse et aux autorisations


    d’encaissements et de décaissements doivent être prédéfinies et
    validées en interne.

    •••
    Exemple
    2 bons de sorties de caisse :
    1 pour les sorties

    Date : Demandeur
    (nom + signature)
    Bénéficiaire :
    Détail
    Intitulés Montant Bailleur Ligne
    budgétaire*

    TOTAL :
    Total en lettres :
    Autorisation de décaissement Res
    Date + signature

    Cash : Virement :

    Comptable

    (Pour chèques)
    Chèque : n° de chèque :

    Reçu
    Receveur(s) Nom(s)+ identité Montant Signature(s)
    Pour
    acquit
    Date :
    Caissier
    Date + signature
    Annexes
    FICHE DE DEMANDES DE FONDS

    Projet /service demandeur :


    Nature de l’activité : -----------------------------------------------------------------------

    Nom du demandeur : -----------------------------------------------------------------------

    Nature du budget : -------------------------------------------------------------------------

    Ligne budgétaire : -------------------------------------------------------------------------

    N° Désignation Quantité Coût unitaire Coût total


    1

    TOTAL

    Demandeur Comptable Avis de l’ordonnateur

    Nom : ................................... Nom : ................................... Nom :................................

    FICHE DE DECAISSEMENT DES FONDS

    Je soussigné :
    Fonction :

    Déclare avoir remis la somme de (en chiffre et en lettre) :


    ----------------------------------------------------------

    A (demandeur) :

    Motif(s) de la sortie :

    En foi de quoi, la présente fiche est établie pour servir et valoir ce que de droit.

    ASSOCIATION
    RESERVE
    Règlement par: DEMANDE D'ENGAGEMENT DE DEPENSE
    COMPTABILIT
    E Date d'émission Date de réception
    Virement:

    Montant total: N°
    Pièce: Désignation Produit/service Quantité Code comptable Code budgétaire Code analytique

    Chèque: Le :
    Date
    de saisie:
    Espèces:

    OK BUDGET Commentaire contrôlée:


    HORS BUDGET

    Demandeur Chef comptable Sous directeur


    Nom: Nom: Nom:
    Structure:
    Signature: Date: Signature: Date: Signature: Date:

    BON D’ENTREE EN CAISSE

    DATE :

    MONTANT (en chiffres)


    :------------------------------------------------------------------------------------------------

    OBJET :

    REMETTANT (cas échéant)

    IMPUTATION

    POUR ETABLISSEMENT POUR VISA


    LE CAISSIER LE Chef
    comptable
    FICHE DE RETOUR EN CAISSE
    Je soussigné(e):

    Fonction :

    Reconnaît avoir restitué à la caisse la somme de (en chiffre et en lettre) :

    Motif(s) de retour en caisse :

    En foi de quoi, la présente fiche est établie pour servir et valoir ce que de droit.

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