Gestão Documental

Este livro, Documentos audiovisuais: reflexões no contexto arquivístico brasileiro é resultado de uma jornada de estudos arquivísticos, iniciados em 2008, na graduação em arquivologia, perpassando por questões teóricas e práticas, vivenciadas no campo de atuação profissional e acadêmico, durante a pós-graduação em Ciência da Informação (mestrado e doutorado) entre 2013 a 2019. Assim, este livro é originário da tese de doutorado que ganhou expressão nesse formato, após esses anos de maturação e pesquisa em documentos audiovisuais e suas relações e não-relações no campo do conhecimento arquivístico. Como destaca a professora Luciana Duranti, no prefácio desse livro, o conhecimento arquivístico compreende um corpo universal de teoria e métodos, bem como práticas direcionadas ao desenvolvimento e implementação de padrões internacionais. Ao mesmo tempo, os profissionais de arquivo estão imediatamente preocupados com os aspectos específicos, locais e únicos da documentação que lidam, incluindo seu contexto administrativo-jurídico, tecnológico e cultural. Este livro foi projetado para harmonizar o universal e o específico, fornecendo, por um lado, informações filológicas, terminológicas, legais e históricas sobre um gênero específico de registros entendidos, discutidos e gerenciados no Brasil e, por outro lado, abordando tais informações sob a perspectiva da Arquivística e dos conceitos e princípios com os quais a profissão internacional concorda. Geralmente, a literatura sobre documentos audiovisuais adotou uma abordagem de gênero e uma perspectiva internacional, discutindo as características, a qualidade e as questões apresentadas por tal material, independentemente do criador e seu contexto, mesmo quando as instituições arquivísticas nacionais o publicaram. A maioria dos escritos se concentrou nas funções arquivísticas de avaliação, descrição e preservação, e especificamente em fotografias, visando à manutenção da memória. Ultimamente, a atenção mudou para o meio digital e a confiabilidade do material audiovisual publicado nas mídias sociais. Em contraste, este livro discute os elementos diplomáticos dos registros audiovisuais como um tipo documental de registros administrativos, bem como seu contexto de criação, movendo o foco do estágio inativo de seu ciclo de vida para o ativo. Os registros audiovisuais são examinados aqui como instrumento e subproduto da ação administrativa, e como prova disso. Esta é uma abordagem bastante nova e necessária. Este é um livro importante para os arquivistas brasileiros porque compara e faz sentido das abordagens tomadas ao longo do tempo no Brasil para a gestão de registros audiovisuais, comparando-os com as perspectivas contemporâneas em outros países, como França e Portugal. No entanto, também é um livro importante para arquivistas de outros países (desde que possam ler português) como um exemplo da maneira como eles podem refletir sobre a abordagem de seu próprio país à criação e gestão de seu próprio material audiovisual.

Este  trabalho  tem  como  tema  a  verificação  do  cadastramento  da  produção acadêmica  relativa  ao  desenvolvimento  de  projetos  na  área  de  Artes  e  Letras  na Universidade  Federal  de  Santa  Maria  –  UFSM,  que  envolvam  assuntos  relativos  à Região Platina e/ou Mercado Comum do Sul – MERCOSUL. O objetivo é  levantar no
banco de dados – SIE  (Sistema de Registro de Projetos na UFSM,  implantado a partir de  1992  na  referida  instituição)  o  que  se  produz  em  termos  de  projetos  de  ensino, pesquisa  e  extensão  no  âmbito  do  CAL  da  UFSM,  no  período  de  1992  a  2012, enfocando os assuntos  já mencionados e que  se constituem como parte do patrimônio documental  da  instituição. Visa-se  também  averiguar  a  consistência  das  informações arquivísticas dispostas no sistema. 
Os  procedimentos  para  a  elaboração  do  presente  trabalho  constituem-se  da coleta  e  análise  de  dados  de  relatórios  referentes  aos  projetos  desenvolvidos  e  dos grupos e  linhas de pesquisa no CAL. No que  tange à questão métrica das  informações trabalhadas neste artigo, a tipologia é Informétrica e tem como objeto de estudo o banco de dados da UFSM/SIE, cuja variável é a medição da recuperação da  informação, que quanto ao método, é por meio de modelos booleanos de recuperação da informação. Pelo  fato  das  etapas  desenvolvidas  para  realização  deste  trabalho  terem envolvido  tanto  aspectos  quantitativos  como  qualitativos,  define-se  sua  abordagem como quali-quantitativa, conforme Vieira (2004:15).

artigo analisa o processo de criação do  tipo documental, portaria de afastamento eventual
gerado pelo Sistema de Informações para o Ensino da Universidade Federal de Santa Maria – SIE/UFSM,
sob  o  enfoque  arquivístico  contemporâneo,  pós-custodial,  do  Recordkeeping  Informatic’s  (RKI).  A
metodologia utilizada se caracteriza por uma abordagem qualitativa de natureza aplicada e descritiva. Foi
utilizada  a  técnica  de  pesquisa  bibliográfica  e  documental. Não  se  trata  de  um  estudo  conclusivo  e  os
resultados  parciais  são  apresentados  em  relação  às  quatro  dimensões  direcionadas  à  Recordkeeping
Informatic’s (RKI).

RESUMO O artigo apresenta as ações do Programa de Gestão Documental realizadas no Instituto Butantã, tendo como foco as etapas metodológicas adotadas para a coleta de dados diagnósticos dos arquivos institucionais, a aplicação da Tabela de Temporalidade-Meio e a construção da Tabela de Temporalidade-Fim. Mostramos de que forma os conceitos da arquivologia e da ciência da informação são indissociáveis para o planejamento de ações integradas de gestão, bem como os benefícios alcançados e as principais dificuldades para fazer do Programa uma ação continuada. PALAVRAS-CHAVE: Gestão Documental, Instituto Butantã, metodologia arquivística. ABSTRACT The article presents the Records Management Program in Butantan Institute, mainly presenting theme methodological steps taken to collect diagnoses of archives, and the application of records schedule. We present how the concepts of archival science and information science are linked to the planning of integrated management actions, as well as benefits achieved and the main difficulties to make the program a continued action.

Este trabalho enfoca o estágio dos projetos de pesquisa da área de Arquivologia na Universidade Federal de Santa Maria – UFSM. Seu objetivo é mapear o que os pesquisadores da área de Arquivologia da UFSM estão trabalhando em seus respectivos projetos. Os procedimentos para a elaboração do presente trabalho constituíram-se da coleta, análise e classificação dos metadados obtidos através de relatórios referentes: aos projetos de ensino, extensão e pesquisa, no período de 1991 a 2012; aos projetos de pesquisa na situação de cancelado, concluído e em andamento, no período 2007 a 2012 e; aos projetos de pesquisa em andamento período, de 2007 a 2012. Os relatórios sobre os projetos foram extraídos do banco de dados da UFSM, Sistema de Informações para o Ensino – SIE. Quanto à questão métrica utilizada neste trabalho, a tipologia foi infometria; quanto ao método, deu-se através de filtros e da classificação das informações. As etapas desenvolvidas para realização deste trabalho envolveram tanto aspectos qualitativos como quantitativos, definindo-se sua abordagem como quali-quantitativa. A partir da análise dos dados quantitativos e das considerações pensadas sobre os projetos, em especial os de pesquisa em arquivologia na UFSM, constatou-se uma inconsistência nas informações, mas mesmo assim pode-se vislumbrar o estágio da pesquisa da arquivologia na UFSM. Concluiu-se que é relevante a participação e a contribuição do profissional arquivista na construção e validação do banco de dados, para que o sistema seja dotado de informações consistentes e que facilitem a busca de informações por parte de seus usuários e possíveis interessados.

Este trabalho tem como objetivo, a análise na perspectiva arquivística do banco de dados enquanto memória e patrimônio documental da produção institucional relativa a projetos desenvolvidos e armazenados no respectivo banco de dados da Universidade Federal de Santa Maria-UFSM, RS, no período de 1992 a 2012, da área de Artes e Letras. Recorre-se a autores, a legislação e a documentos que tratam do enfoque arquivístico, da memória, da cultura e do patrimônio documental. Aborda-se também a questão da memória e do patrimônio documental no viés de uma instituição pública de ensino superior que produz ciência e tecnologia. No tocante à memória e ao patrimônio documental, discorre-se sobre a fragilidade da memória em suporte digital e ao mesmo tempo à importância dessa memória como patrimônio documental. O presente trabalho foi desenvolvido através de operações de seus aplicativos diretamente no sistema. Constatou-se que o banco de dados tem uma importância para os segmentos administrativos e acadêmicos da instituição e que, portanto, cabe também estabelecer uma prática de divulgação e socialização da produção institucional, extramuros, tendo como foco a sociedade.

Este artigo apresenta uma nova performance da gestão
documental, voltada para o desenvolvimento das coleções
no âmbito da informação jurídica, estabelecendo critérios
de qualidade para os processos de seleção, aquisição e
avaliação das informações. Para esse propósito, é feita
uma avaliação das várias dimensões que permeiam a
gestão documental da informação jurídica como um todo.
A rapidez com que a informação jurídica se inova torna a
literatura (ainda que recente) ultrapassada e obsoleta,
ocasionando, assim, uma maior dificuldade das bibliotecas
permanecerem com suas publicações sempre atualizadas.
Por isso, é preciso que sejam elaborados mecanismos de
controle e que seja efetuado um bom desenvolvimento
dos serviços prestados pelas mesmas. Esses mecanismos
são criados por meio da política de desenvolvimento de
coleções, pois, quando bem fundamentada, assegura o
bibliotecário na tomada de decisões, tanto em relação ao
processo de seleção, aquisição e descarte do acervo,
como na sustentação da qualidade na atualização da
coleção. O processo de desenvolvimento da coleção é
visto sob o viés da abordagem sistêmica das
organizações.

PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA - Secretaria Municipal de Gestão

APRESENTAÇÃO -  Demonstrando compromisso e seriedade em relação à importância da gestão documental nas organizações públicas e privadas à Administração do Município de Cariacica, avança na conquista de uma gestão responsável, eficiente e transparente.

Norteada pela Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 que regula o acesso às informações a Administração elaborou o Plano de Classificação Documental e a Tabela de Temporalidade de Documentos, marco referencial para à implantação da gestão de documentos na municipalidade. Ferramentas arquivísticas indispensáveis para uma gestão documental nas atividades meio e fim, criados com o objetivo de orientar e otimizar a produção, controle, racionalização, tramitação e destinação dos documentos, auxiliando ainda a recuperação da informação produzida por cada órgão.

O trabalho de campo realizado exigiu que as pesquisas fossem feitas de forma multidisciplinar contando com a contribuição dos profissionais das diversas áreas do Poder Público Municipal. Apesar das dificuldades surgidas no decorrer dos trabalhos, obedeceu-se rigoroso planejamento. O objetivo em contemplar a realidade da produção documental do município foi alcançado.

A equipe que realizou os trabalhos, comprometida com a missão, não mediu esforços para alcançar esse objetivo, e coloca-se inteiramente a disposição para avançar em seus trabalhos de Gestão Documental no Município de Cariacica.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL DO MUNICÍPIO DE CARIACICA

NOTA EXPLICATIVA
A gestão documental é realizada através de instrumentos arquivísticos tais como Plano de Classificação Documental e Tabela de Temporalidade Documental. Para a construção dessas ferramentas foi feito um levantamento da produção documental no Município, através de entrevistas realizadas nos setores de toda a Prefeitura.

A partir dessas tipologias documentais listadas nas Secretarias, foi construído o Plano de Classificação Documental. Esse instrumento reflete a estrutura organizacional da administração municipal, de acordo com o disposto na Lei n.º 4.697 de 31 de março de 2009, alterada pela a Lei n.º 5131 de 09 de janeiro de 2014. Dessa forma, a partir das funções desempenhadas nessa estrutura, foi criada uma codificação que permite identificar o documento gerado. Este Plano de Classificação contempla as atividades-fim e atividades-meio exercidas pela administração municipal.

Tais ferramentas arquivísticas construídas para o Município de Cariacica, refletem sua realidade em relação à produção documental. Para isso, foi tomada como base a obra “Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos para as Administrações Públicas Municipais”, elaborada por Daíse Apparecida Oliveira.

O Plano de Classificação foi estruturado a partir da Estrutura da Administração Municipal estipulada pela Lei nº 5131 de 09 de janeiro de 2014 e pela Lei 5283 de 17 de novembro de 2014, alterado pelo Decreto nº 20 de 31 de Janeiro de 2019, que apresenta as divisões em três grupos relacionados como as macro funções sendo eles: Órgãos de Assessoramento, Órgãos da Administração Instrumental, Órgãos da Administração Finalística (grupo funcional).

Esses grupos tem em sua constituição: as grandes funções (subgrupos funcionais), funções, subfunções e séries documentais.

Este trabalho objetiva-se em dissertar sobre a criação e patrimonialização do arquivo permanente da Assembleia Legislativa de Santa Catarina, utilizando-se da metodologia de entrecruzamento da narrativa oficial administrativa, juntamente com a aplicação efetiva pelos trabalhadores ali presentes. Instituída pela resolução 1612/1987, e organizada pela Resolução 01/2006, e alterada pela Lei Complementar 698/2017, redigi atribuições básicas a Coordenadoria de Documentação e Centro de Memória. Dessa forma compete a guarda de toda documentação que passar sob ciência da Mesa Diretora da Casa. A organização do arquivo, distinguido ontologicamente entre intermediário e permanente, sendo esta distinção não sóadministrativamente, mas tendo a Coordenadoria responsabilidade  pelo arquivo corrente e/ou intermediário e Centro de Memória pelo permanente. As fontes aqui a serem utilizadas trata-se bibliografias bases que versem sobre a organização de acervos, tal como Farget (2009), Meneguello (2018) e outras mais, bem como o uso do recurso de entrevistas e Regimento Interno da Alesc e o documento proposto pelo Conarq, em 2001, contendo Tabela de Temporalidade e um manual de Destinação de Documentos, para que possa ser cumprida a proposição de cruzarem-se narrativas diversas.
Palavras-chave: Arquivo; Patrimônio; Alesc; Centro de Memória; Documentação.

Estudo realizado com três diretores de Arquivos Públicos municipais no Estado do Espírito Santo, que tomam a memória e o esquecimento como protagonistas do processo dinâmico da cultura popular. Busca-se regatar a percepção sobre o direito ao esquecimento, e de como a essa temática repercute em termos de sentidos sociais amplos. A figuração do esquecimento o torna um direito questionável. Assim, pretende-se entender a representação desse contexto na infoera. O diagnóstico é interpretado à luz da etnometodologia corrente: indivíduos constroem a realidade social em que estão inseridos. Os resultados mostram as introjeções de saberes dos dirigentes de arquivos com relação ao direito ao esquecimento nas vias do método de história oral de vida, trazendo relatos de alguns personagens marcantes na correlação desse tema. Conclui que o direito ao esquecimento, perante o período da pandemia da Covid-19, pauta provocações vastas e envolve a democracia e a liberdade de impressa, a comunicação sócio-digital, a privacidade e as questões éticas e o situar da responsabilidade social.