Ensayo Aplicación de Mejora Continua (Ciclo PHVA)

Ensayo
Aplicación de mejora continua (Ciclo PHVA)
Alumno:
Nombre Cuenta
Asignatura:
Sistemas de Gestión de Calidad I
Docente:
San Pedro Sula

Aplicación de mejora continua (Ciclo PHVA)
Basado en una oportunidad de mejora
Con la influencia de la globalización se ve claramente la necesidad de que las organizaciones utilicen

metodologías que le permitan su crecimiento y ser más competitivas, para ello es de mayor
importancia que se tenga satisfecho a su principal fuente de ingresos, el cliente. La realización de
este ensayo tiene como propósito plantear el problema y ofrecer una posible solución para mejorar la
productividad de la empresa para la que laboro.
Esto podría permitir el incremento de la rentabilidad y eficiencia de la empresa. De esta manera se

podría aprovechar mejor los recursos disponibles, logrando mejorar la eficiencia de los procesos y
asegurar un servicio de mayor calidad, brindado al cliente y sin duda alguna mejoraría la
competitividad de la empresa. Por tanto, estas mejoras buscarán que sean más eficientes los
procesos para reducir los tiempos de entrega de los proyectos. Aplicare el ciclo PHVA (Planear-
Hacer-Verificar-Actuar) que es de gran utilidad para estructurar y ejecutar proyectos de mejora de la
calidad y la productividad en cualquier nivel jerárquico en una organización.
La empresa para la que laboro tiene alrededor de cinco (5) años de haber iniciado sus operaciones;
es una empresa de desarrollo de software customizado de ciclo completo, ubicada en San Pedro
Sula, Honduras, fundada en 2016, que ha evolucionado con un equipo sólido y ágil de asociados de
TI (tecnologías de la información), confiables y listos para emprender todas las tareas relacionadas
con el desarrollo web que dan soluciones de negocios. Tiene como misión ser un líder regional
brindando servicios de calidad y su visión es ser apoyo a empresas para que sean más competitivas
e impulsar a la innovación.
Estructura organizacional:
Ensayo| Sistemas de Gestión de Calidad I

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Propuesta de mejora
Planear
Cuando un cliente se encuentra conforme con los servicios o soluciones, se genera una satisfacción
que hace que permanezca fiel a la organización y la mayoría de las veces existe una voz a voz que
propicia el interés de nuevas empresas, en adquirir los servicios. Pero, por el contrario, si no
encuentra un servicio que satisfaga sus expectativas y recibe mala atención, esté probablemente
generará comentarios negativos que afectarán el buen nombre y prestigio de la compañía.
La empresa para la que laboro se enfoca en asegurar que los requisitos del cliente se determinen, se
cumplan, se garantice y que exista una respuesta oportuna a sus solicitudes, pero encuentro una
debilidad en el servicio y es cuando el equipo de trabajo que es conformado para manejar “X”
proyecto, muchas veces es desintegrado y asignado a otras actividades, lo que hace que se pierda el
enfoque, los objetivos que se desea alcanzar y por ende habrá un incumplimiento con las fechas
acordadas de entrega al inicio del proyecto creando atrasos y que a su vez genera un problema aun
mayor que es la baja productividad.
Teniendo en cuenta lo antes mencionado y con el fin de analizar la situación actual del proceso de
producción de los proyectos e identificar las causas que conlleva a la problemática existente, elabore
el siguiente diagrama:
Causas de primer nivel del Causas de Segundo nivel Efectos del problema:
problema: del problema:
 Aumento en los costos
 No se cuenta con una  Falta de gestión para administrativos y de
planificación adecuada mejorar los procesos gestión operacional
 Reacción reactiva a los internos  Poca competitividad
problemas presentados  Falta de solución a los  Clientes no satisfechos en
 Desconocimiento del problemas que surgen los tiempos de entrega
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proceso para producción  Poca visión con respecto
del proyecto a la calidad en atención al
cliente
Causas:
La empresa asume en su misión el compromiso de proveer un servicio de calidad, esto supone que
debe trabajar constantemente en la búsqueda de la excelencia, revisando permanentemente sus
procesos y corrigiendo aquellos puntos en los que se encuentren equivocaciones, así como también
analizando posibles factores de riesgo que impidan el adecuado funcionamiento de las actividades.
Uno de los elementos que tiene actualmente la empresa, para proporcionar una respuesta formal y
dar seguimiento a las inquietudes del cliente, es por medio del SAC (servicio al cliente), conformado
hace un año con el propósito firme de dar seguimiento a las solicitudes, pero aun así con este soporte
la empresa no ha solucionado su problema.
Por lo antes mencionado, planteo los siguientes objetivos estratégicos para que la empresa logre un
adecuado seguimiento a los problemas indicados:
 Reducir los tiempos de entrega de los proyectos

 Estructurar los equipos de trabajo y definir sus procesos
 Desarrollar programas que mejoren el clima laboral
 Realizar capacitaciones al personal
 Difundir el proceso de producción del proyecto con los equipos de trabajo
 Definir un proceso para la solución de problemas por medio del SAC
 Dirigir los esfuerzos hacia los clientes que generen una mayor rentabilidad
 Implementar una cultura de mejora continua
 Satisfacer las necesidades y superar las expectativas del cliente
Diseño del plan
Por último, propongo que el diseño del plan para un mejoramiento en la productividad, este
compuesto por los siguientes puntos:
 Socializar el plan con todos los colaboradores del área.

 Elaborar un cronograma de las actividades por proyecto con revisión constante para el
cumplimiento de los objetivos, recomendaría hacer uso del app de Trello.

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 Crear procedimientos operativos estandarizados para los proyectos.
 Establecer como norma la reunión del encargado del área con el equipo de trabajo para
generar una lluvia de ideas por cada proyecto.
 Definir como política de mejora para los equipos, un líder que será el que estará a cargo de la
revisión diaria del cumplimiento de los objetivos.
 El líder de equipo entregara a cada miembro un plan de acción previamente revisado con el
encargado del área, con la asignación de la actividad que le corresponde desarrollar a cada
uno.
 El líder del equipo mantendrá comunicación directa con cliente (reuniones de
retroalimentación)
 Elaborar una encuesta de satisfacción al cliente que será enviada al cliente después de cada
reunión de retroalimentación.
 Elaborar un formato de sugerencias, quejas y felicitaciones para el equipo que elaboro el
proyecto y que será calificado por el cliente a la entrega del proyecto.
 Premiaciones y bonificaciones al equipo que más proyectos termine (ponga en producción) y
sea bien calificado por el cliente.
 Fortalecer el área del SAC estableciendo un proceso de atención, ya que estará a cargo de la
retroalimentación y de dar solución de problemas a los clientes después de la entrega del
proyecto.
 Se debe establecer como norma que el encargado del área de desarrollo y producción de los
proyectos deberá estar retroalimentando al SAC de que equipo esta a cargo de cada proyecto,
para que, al momento de presentarse un problema, SAC se dirigirá al líder del equipo que
desarrolló el proyecto.
 Crear para SAC una encuesta de satisfacción al cliente que será enviada al cliente una vez le
hayan solucionado su problema.
Hacer
En esta segunda etapa, básicamente se ejecutará el plan de trabajo antes planeado, estableciendo
controles de seguimiento para asegurar el cumplimiento del programa, además se deberá divulgar
todos los cambios y los procesos que se pondrán en acción a todos los colaboradores de la empresa.
Propongo que la empresa comience con la implementación del uso de los cronogramas de
actividades en el App de Trello. Siendo esta una herramienta en línea, los miembros de cada equipo
podrán estar actualizando los avances que realizan constantemente lo que permitirá un control al
desarrollo de la producción del proyecto y a su vez podría estar siendo monitoreado tanto por el líder
de equipo como por el encargado del área.
Ejemplo de plantilla de cronograma de actividades en el App de Trello:

pág. 4
Verificar
Por medio de esta tercera etapa se realizará un seguimiento para medir los procesos y los proyectos
producidos en relación con los objetivos planteados, reportando “los resultados alcanzados”. En esta
etapa, la empresa podrá verificar los avances y cambios, tanto en el ambiente laborar como en la
satisfacción del cliente y confirmar la eficacia de las acciones para determinar “si los resultados
concuerdan con lo planeado”
Actuar
En esta última etapa se realizarán las acciones necesarias para el control adecuado y continuar con
la mejora continúa garantizando que se mantenga a lo largo del tiempo. Se conformarán equipos de
trabajos estructurados, con actividades bien definidas y con objetivos claros para cada proyecto que
se les asignen y se elegirá un líder de equipo para mantener la propuesta de mejora continua y lograr
resultados favorables para la empresa. Se requiere de la participación y compromiso de todos los
trabajadores.
En este punto, de ser necesario se harán correcciones y se tomarán las acciones para mejorar
continuamente la productividad de la empresa.
Conclusiones
 Concluyo el presente ensayo diciendo que, la empresa para la que laboro, siendo una
empresa de desarrollo de software debe tener en cuenta la aplicación de la mejora continua
en sus procesos para la producción de los proyectos así como en la calidad de los servicios
pág. 5
que brinda a sus clientes; el utilizar el diagrama de Ishikawa me ayudo a identificar tanto el
contexto interno y externo de la empresa, identificando así las ventajas competitivas que
posee, tales como talento humano comprometido, como la prestación de un servicio creativo e
innovador que conlleva a la fidelización de clientes actuales.
 El ciclo PHVA y sus herramientas debe seguir aplicándose ante cualquier problema que surja
y que afecte al rendimiento de la empresa con el fin de contribuir al crecimiento y calidad en
los servicios ofrecidos, logrando así sacar el máximo potencial de la empresa y reduciendo los
costos a nivel administrativo para lograr un mayor desarrollo organizacional; por otro lado, se
concluye que los inconvenientes presentados, tales como: la falta de planeación y control
afecta a la productividad de la empresa.
 Además, concluyo que para la empresa es más recomendable identificar que procesos hacen
parte de ella y, por ende, establecer el uso de indicadores para determinar la gestión de estos
y el rendimiento de los empleados, así como una organización de la empresa que permita
verificar y controlar los planes y programas establecidos, que conllevaran a realizar un mejor
uso de tiempo y evitar así los atrasos en las entregas de los proyectos.
 Por último, esta aplicación del principio de mejora continua haciendo uso del PHVA para la
empresa que trabajo, es una idea nueva y que no está siendo aplicada. Puse las debilidades
que a mi criterio he podido observar durante el tiempo que tengo de laborar para ella.

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Con la influencia de la globalización se ve claramente la necesidad de que las organizaciones utilicen

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