WORLDSKILLS COLOMBIA

HABILIDAD: 78 GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPTIVO TÉCNICO

CICLO 2022 - 2024

Versión 1.1
Actualización
Mayo 10 de 2023 ©

Estrategia WorldSkills Colombia

SENA – Dirección General

DO-F-012 V07
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 4
1.1. NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LA HABILIDAD EN COMPETENCIA ..................................... 4
1.1.1. Nombre de la habilidad: .............................................................................................. 4
1.1.2. Descripción de la Habilidad ......................................................................................... 4
1.2. RELEVANCIA E IMPORTANCIA DE ESTE DOCUMENTO .................................................... 4
1.3. DOCUMENTOS ASOCIADOS............................................................................................. 4
2. ESTÁNDARES OCUPACIONALES DE WORLDSKILLS – WORLDSKILLS OCUPATIONAL
STANDARDS WSOS ..................................................................................................................... 5
2.1. NOTAS GENERALES DE LOS WSOS................................................................................... 5
2.2. ESTÁNDARES OCUPACIONALES WORLDSKILLS COLOMBIA ............................................ 6
3. ESTRATEGIA DE EVALUACIÓN .......................................................................................... 11
3.1. GUIA GENERAL .............................................................................................................. 11
4. ESQUEMA DE MARCACIÓN .............................................................................................. 12
4.1. GUÍA GENERAL .............................................................................................................. 12
4.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN .......................................................................................... 12
4.3. SUB-CRITERIOS .............................................................................................................. 12
4.4. ASPECTOS ...................................................................................................................... 12
4.5. EVALUACIÓN Y PUNTAJE POR JUZGAMIENTO .............................................................. 13
4.6 EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN MEDIANTE MEDICIÓN .................................................. 14
4.7 EL USO DE LA MEDICIÓN Y EL JUZGAMIENTO ............................................................... 14
4.8 COMPLEMENTO DE LA ESPECIFICACIÓN DE EVALUACIÓN DE HABILIDADES ............... 14
4.9 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA HABILIDAD .................................................. 14
5 PROYECTO PRUEBA .......................................................................................................... 15
5.1 NOTAS GENERALES ........................................................................................................ 15
5.2 FORMATO/ESTRUCTURA DEL PROYECTO PRUEBA ....................................................... 15
5.3 REQUISITOS DEL DISEÑO DEL PROYECTO PRUEBA ....................................................... 16
5.4 DESARROLLO DEL PROYECTO PRUEBA .......................................................................... 16

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5.5 CIRCULACIÓN DEL PROYECTO PRUEBA ......................................................................... 17
5.6 CAMBIO DEL PROYECTO PRUEBA EN LA COMPETENCIA .............................................. 17
5.7 ESPECIFICACIONES DE MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DEL FABRICANTE ... 17
6 COMUNICACIÓN Y GESTIÓN DE LA HABILIDAD ............................................................... 17
6.1 FORO DE DISCUSIÓN ..................................................................................................... 17
6.2 INFORMACIÓN DEL COMPETIDOR ................................................................................ 18
6.3 GESTIÓN DEL DÍA A DÍA ................................................................................................. 18
7 REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DE LA HABILIDAD ...................................................... 18
7.1 GENERALIDADES............................................................................................................ 18
7.2 MANEJO DE EQUIPOS, MÁQUINAS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES PELIGROSOS ...... 19
7.3 DISPOSICIONES SOBRE MANEJO DE RESIDUOS O DESHECHOS .................................... 19
8 MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ...................................................................... 19
8.1 LISTA DE INFRAESTRUCTURA ........................................................................................ 19
8.2 CAJA DE HERRAMIENTAS DEL COMPETIDOR ................................................................ 20
8.3 MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE LOS COMPETIDORES DEBEN TENER EN
SU CAJA DE HERRAMIENTAS ..................................................................................................... 20
8.4 MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTA PROHIBIDOS EN LA ZONA DE TRABAJO ....... 21
8.5 PROPUESTA DE ESTACIONES DE TRABAJO .................................................................... 21
9 REGLAMENTO ESPECÍFICO DE LA HABILIDAD .................................................................. 22
10 VISITANTES Y AYUDAS AUDIOVISUALES ...................................................................... 23
11 SOSTENIBILIDAD ........................................................................................................... 23

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LA HABILIDAD EN COMPETENCIA

1.1.1.Nombre de la habilidad:

78 Gestión Documental

1.1.2.Descripción de la Habilidad

La habilidad de Gestión documental permite desarrollar actividades que posibilitan la

Organización de los Archivos de Gestión, el Archivo Central y Fondos Acumulados, tareas que
son inherentes al Programa de Formación y evidencian la transparencia y acceso a la
información como insumo fundamental de la administración. En este sentido, la organización
de los archivos fundamentada en la aplicación de tecnologías y la normativa técnica y legal
vigente, constituyen el eje articulador de la Gestión Documental y la Administración de
Archivos, en el marco de la formación por competencias.

El Programa de formación desarrolla las competencias necesarias para llevar a cabo los
procedimientos establecidos en la habilidad, incluye la elaboración de instrumentos y
herramientas archivísticas necesarios para la Organización Documental (Cuadros de
Clasificación Documental, Cronogramas, Índices, Inventarios Documentales, Hojas de Control,
Formatos de descripción de Unidades de conservación, Organigramas codificados) así como
la aplicación de procesos y procedimientos regulados por la normativa vigente, empleando la
tecnología pertinente.

El perfil del competidor que se encuentra asociado al programa de formación se debe

destacar por la fortaleza en sus conocimientos técnicos, la capacidad de trabajo bajo presión,
orden en su puesto de trabajo, alto nivel de comprensión lectora y la aplicación de los
lineamientos establecidos en el código de ética del archivista.

1.2. RELEVANCIA E IMPORTANCIA DE ESTE DOCUMENTO

Este Documento contiene la información acerca de los estándares requeridos para competir,
así como el contenido general de la habilidad, los métodos y procedimientos que rigen la
competencia a nivel nacional.

Es importante que cada experto y su competidor conozcan y entiendan este y todos los
documentos de gestión de Worldskills.

1.3. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Este descriptivo técnico contiene la información específica de las habilidades que se requieren
en competencia y los otros documentos asociados que deben conocer todos los roles al

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interior de la habilidad.

Documentos Asociados:
WSC – Lineamientos y Reglamento de Competencia 2022 - 2024
WSC – Reglamento Específico de la Habilidad
WSC – Manual de Salud, Seguridad y Ambiente de la Habilidad

2. ESTÁNDARES OCUPACIONALES DE WORLDSKILLS – WORLDSKILLS OCUPATIONAL

STANDARDS WSOS

2.1. NOTAS GENERALES DE LOS WSOS

Los WSOS especifican el conocimiento, la comprensión y las habilidades específicas que

sustentan las mejores prácticas internacionales en el desempeño técnico y vocacional. Debe
reflejar una comprensión global compartida de lo que representan los roles de trabajo u
ocupación asociados para la industria y los negocios (www.worldskills.org/WSOS).

La competencia de habilidades pretende reflejar las mejores prácticas internacionales

descritas por los WSOS, y en la medida de lo posible. Por lo tanto, el Estándar es una guía para
el entrenamiento y la preparación necesarios para la competencia de habilidades.

En la competencia de habilidad, la evaluación del conocimiento y la comprensión se llevará a

cabo a través de la evaluación del desempeño. Solo habrá pruebas separadas de
conocimiento y comprensión cuando exista una razón abrumadora para ello.

El Estándar está dividido en distintas secciones con encabezados y números de referencia

agregados. A cada sección se le asigna un porcentaje de la puntuación total para indicar su
importancia relativa dentro de los Estándares. Esto a menudo se denomina "ponderación".
La suma de todos los puntos porcentuales es 100. Las ponderaciones determinan la
distribución de puntos dentro del Esquema de puntuación.

A través del Proyecto de prueba, el Esquema de calificación evaluará solo aquellas habilidades
que se establecen en la Especificación de estándares. Reflejarán los Estándares de la manera
más completa posible dentro de las limitaciones de la competencia de habilidades.

El Esquema de calificación seguirá la asignación de marcas dentro de los Estándares en la

medida de lo posible. Se permite una variación de hasta el cinco por ciento, siempre que no
distorsione las ponderaciones asignadas por las Normas.

En general los WSOS

• Cubren las habilidades especializadas, técnicas y genéricas que comprenden roles

intermedios de trabajo en todo el mundo.
• Exponen lo que un profesional capacitado debe saber, comprender y hacer.

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• Deben ser alineados con las normas laborales, sector productivo del país, la industria
y otros aliados en el mundo.

Finalmente, es importante tener en cuenta que los WSOS establecen tres valores principales
que son puntos de referencia para la Competencia WorldSkills:

• Establecen la línea de base para mejorar y elevar la calidad de la formación y se

pueden implementar como herramientas pedagógicas para la Formación Profesional Integral.
• Para los centros de formación que hacen parte de WorldSkills Colombia proporcionan
un punto de referencia para los medir los estándares de los programas de formación a nivel
nacional y regional.
• A medida que las economías y los mercados se vuelven cada vez más globalizados, las
especificaciones ayudan actualizar diseños y desarrollos curriculares, normas de competencia
laboral y capacitar instructores, así como brindarle al sector productivo del país un profesional
competente con excelentes habilidades blandas.

2.2. ESTÁNDARES OCUPACIONALES WORLDSKILLS COLOMBIA

SECCIÓN CONTENIDO % RELEVANCIA

1 Organización y gestión del trabajo 10
El competidor debe conocer y comprender:
• Organización en el puesto de trabajo
• Productividad laboral
• Ergonomía
• Normas y buenas prácticas de salud y
seguridad.

El competidor estará en capacidad de:

• Optimizar los recursos requeridos en el
desarrollo de las actividades de la habilidad.
• Conservar los documentos asignados en buen
estado aplicando la normativa y tecnología
disponible.
• Contribuir en el cuidado y uso de los
elementos que integran la estación de trabajo
donde se desarrollan las actividades de la
habilidad.
• Mantener en orden y a su alcance los
implementos de trabajo necesarios para el
desarrollo de sus funciones.
• Mantener limpia y ordenada la estación de
trabajo donde desarrolla las actividades de la
habilidad.

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 • Conservar una postura corporal
correspondiente al trabajo en oficina.
• Desarrollar la prueba cumpliendo los
parámetros establecidos en términos de
calidad, precisión y organización.

2 Comunicación y habilidades interpersonales 5

El competidor debe conocer y comprender:
• Comunicación: Concepto, proceso, tipos y
características.
• Comprensión de textos
• Convivencia
• Empatía
• Confidencialidad de la información
• Código de ética del archivista.
• Vocabulario y terminología técnica en inglés.

El competidor estará en capacidad de:

• Seguir las instrucciones dadas en los
lineamientos de la competencia.
• Usar sus habilidades comunicativas para
transmitir inquietudes en competencia.
• Comprender los documentos e instrumentos
archivísticos asignados para el desarrollo de su
habilidad.
• Mantener relaciones respetuosas con cada uno
de los roles que interactúa durante la
competencia.
• Ser una persona con altos niveles de: espíritu
crítico, organización, responsabilidad,
persistencia, autodisciplina y concentración.
• Mantener la confidencialidad y discreción
relacionada con la información de la
documentación a la cual tiene acceso.
• Comunicarse de manera escrita en inglés con
terminología técnica.
• Entender instrucciones básicas en inglés.
3 Resolución de problemas, innovación y creatividad 5
El competidor debe conocer y comprender:
• Resolución de Conflictos
• Creatividad y su pertinencia e importancia en la
Gestión Documental

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 El competidor estará en capacidad de:
• Resolver de manera asertiva los conflictos que
puedan llegar a presentarse en el desarrollo de
la habilidad.
• Emplear estrategias que le permitan utilizar los
recursos de manera óptima.
• Afrontar de manera positiva las situaciones
imprevistas que alteren el normal desarrollo de
la programación de la prueba.

4 Organización de Archivos de gestión 40

El competidor debe conocer y comprender:
• Principios Archivísticos
• Clasificación Documental: Concepto, proceso y
documentos relacionados.
• Estructura orgánico funcional de la
Organización: Concepto, codificación e
interpretación.
• Manuales de Funciones: Concepto,
interpretación y aplicación.
• Manuales de Procedimientos: Concepto,
interpretación y aplicación.
• Series y Subseries documentales: Definición e
identificación.
• Inventario Documental: Concepto, elaboración
y diligenciamiento.
• Cuadro de Clasificación Documental: Concepto,
elaboración y aplicación.
• Tablas de Retención Documental: Concepto,
interpretación y aplicación.
• Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y
aplicación.
• Agrupaciones documentales
• Descripción Documental: Concepto, Áreas,
Niveles e Instrumentos.
• Conservación Preventiva y preservación Digital:
Concepto, normativa, SIC, factores de
deterioro, depósitos de archivo.
• Documento electrónico de archivo: Definición,
clasificación, firmas y migración de información.
• Normativa técnica y legal vigente aplicada a los
procesos de gestión Documental.

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 El competidor estará en capacidad de:
• Interpretar la estructura Orgánico funcional, el
Manual de Funciones y de procedimientos de la
Organización con el fin de elaborar cuadros de
Clasificación Documental.
• Aplicar los principios archivísticos en el proceso
de Organización Documental.
• Aplicar las Tablas de Retención Documental
para la ordenación de Unidades Documentales.
• Describir las Unidades Documentales de
acuerdo con la normativa vigente.
• Aplicar la descripción a todos los niveles de
acuerdo con la norma ISAD (G), aplicando la
tecnología disponible.
• Preparar físicamente la documentación objeto
de transferencia de conformidad al cronograma
establecido.
• Rotular las Unidades de Conservación de
conformidad con la normativa.
• Elaborar el Inventario documental utilizado en
el proceso de transferencia.
• Ordenar los documentos de archivo empleando
el sistema requerido.
• Describir las Unidades documentales de
acuerdo con la normativa vigente.
• Identificar los factores de deterioro que afectan
la documentación.
• Aplicar los procesos de Gestión Documental a
los documentos electrónicos de archivo.
• Reconocer, interpretar y aplicar la normatividad
vigente relacionada con la Habilidad.

5 Recepción Transferencias Documentales 20

El competidor debe conocer y comprender:
• Ciclo Vital de Documento: Concepto, fases e
interpretación.
• Transferencias Documentales: Concepto, tipos,
procedimiento y requisitos.
• Tablas de Retención Documental:
Interpretación y aplicación.
• Depósitos de archivo: Definición, principios y
condiciones.

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 • Unidades de conservación: Especificaciones
técnicas y rotulado.
• Normativa técnica y legal vigente aplicada a las
Tablas de Retención Documental y
Transferencias Documentales.

El competidor estará en capacidad de:

• Aplicar las Tablas de Retención Documental en
los procesos de Transferencias primarias y
secundarias.
• Comparar el inventario documental con la
documentación recibida en transferencia.
• Recibir la transferencia documental cumpliendo
con los requisitos y procedimientos
establecidos.
• Reconocer las características óptimas de los
depósitos de archivo.
• Verificar que las Unidades de Conservación
cumplan los requisitos técnicos y el rotulado
establecido.
• Reconocer, interpretar y aplicar la normativa al
procedimiento de Transferencia Documental.

6 Organización Fondos Documentales Acumulados 20

El competidor debe conocer y comprender:
• Fondos acumulados: Concepto y características.
• Diagnóstico integral de archivos: Definición,
utilidad y estructura.
• Reconstrucción de la Historia Institucional:
Proceso y documentos recolectados.
• Evolución y cambios en la Estructura orgánico-
funcional de la organización.
• Cuadros de Clasificación Documental: Concepto,
proceso de elaboración y aplicación.
• Tablas de Valoración Documental: Concepto,
interpretación y aplicación.
• Plan de Trabajo archivístico: Definición,
estructura y ejecución.
El competidor estará en capacidad de:
• Reconocer un fondo documental acumulado
mediante la identificación de sus características.
• Recopilar y analizar la información relacionada
en el diagnóstico integral de archivos.

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 • Reconstruir la historia institucional,
evidenciando a través de las diferentes
estructuras orgánico-funcionales los cambios
presentados.
• Elaborar el cronograma correspondiente a la
intervención del fondo acumulado.
• Elaborar las estructuras orgánico-funcionales
detectadas en cada uno de los periodos
identificados en el Fondo acumulado.
• Definir los Cuadros de Clasificación Documental,
para cada una de las estructuras orgánico-
funcionales detectadas.
• Interpretar las Tablas de Valoración Documental
definidas para cada periodo.
• Definir el plan de trabajo archivístico a aplicar en
la organización del Fondo documental
acumulado.
TOTAL 100

3. ESTRATEGIA DE EVALUACIÓN

3.1. GUIA GENERAL

La evaluación de las especificaciones de los estándares de la habilidad se rige por el

Competition Information System (CIS) – Sistema de Información de la Competencia, para lo
cual la estrategia Worldskills Colombia se acoge a los estándares internacionales,
metodología de evaluación, CIS y demás documentos de gestión. En cuanto al proyecto
prueba, éste debe ajustarse al contexto del sector productivo y la industria nacional-

Por otro lado, el corazón de la competencia Worldskills se encuentra en la práctica de la

evaluación y la experiencia adquirida como experto, es por ello, que es de vital importancia
conocer los tipos de medición, criterios, sub-criterios y aspectos que componen los esquemas
de marcación.

Conforme a lo anterior la evaluación se divide en dos tipos: Medición y Juzgamiento, ambos

utilizan puntos de referencia que se encuentran explícitos, y contra los cuales se evalúa cada
aspecto, de allí viene la garantía de la calidad de la habilidad. En este sentido, en la medida
que los expertos se familiaricen con el esquema de marcado CIS, este servirá como ruta de
diseño para el proyecto prueba.

El proyecto prueba y los criterios de evaluación serán acordados a través de los foros con los
expertos y serán presentados en conjunto para su aprobación.

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4. ESQUEMA DE MARCACIÓN

4.1. GUÍA GENERAL

El esquema de marcación es un instrumento fundamental en la competencia Worldskills ya

que le indica al experto cómo evaluar el trabajo y el desempeño de los competidores. Además,
el esquema está diseñado para asignar marcas a cada aspecto evaluado, permite realizar una
ponderación de la habilidad y generar otros reportes.

Partiendo de las especificaciones de evaluación, el esquema de marcado y el Proyecto de

prueba se deben desarrollar conjuntamente ya que permiten detallar los aspectos de los
módulos del proyecto prueba.

Como se había mencionado anteriormente, los foros con una herramienta de validación de
información que permiten a los expertos construir y retroalimentar los esquemas con
antelación a la aprobación final.

En todos los casos, el esquema de marcación deberá estar completo y aprobado antes de la
competencia utilizando la hoja de cálculo estándar del CIS.

4.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Son los encabezados principales del esquema de marcación, los títulos de los criterios de
evaluación pueden derivarse del proyecto prueba, pueden ser similares al nombre de las
secciones de las especificaciones estándar (numeral 2.2) o pueden ser completamente
diferentes a los anteriores.

Normalmente hay entre cinco y nueve criterios de evaluación (definidos por letras A-I) los
cuales deben estar asociados al porcentaje de relevancia de las especificaciones estándar.

La sumatoria de la marcación generada por el CIS comprenderá el listado de criterios de

evaluación y debe comprender el 100%.

4.3. SUB-CRITERIOS

• Cada criterio de evaluación se divide en uno o más subcriterios

• Cada subcriterio en el formulario tiene un día específico asignado para la marcación.
• Contiene aspectos que pueden evaluarse por medición o juzgamiento

4.4. ASPECTOS

Los aspectos definen de manera detallada un solo elemento para ser evaluado por medición
o juzgamiento. Cada aspecto debe contener la información clara y precisa o las instrucciones
como se otorgarán los puntos.

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El formulario de marcación enumera en detalle cada aspecto que debe evaluarse junto con
su respectivo puntaje y están asociados a una sección como lo establece la especificación de
estándares.

La sumatoria de los puntajes debe estar dentro del rango y acorde al porcentaje de relevancia
de la sección de la especificación de estándares. La siguiente tabla muestra el ejemplo de la
asignación de marcas en el CIS de acuerdo con los criterios, esta tabla podrá ser revisada 6
semanas antes de la competencia como lo indica el numeral 4.1 de esta sección.

4.5. EVALUACIÓN Y PUNTAJE POR JUZGAMIENTO

El juzgamiento utiliza una escala de 0 a 3; para aplicar la escala con rigor y consistencia los
cuales tienen que estar acorde con los puntos de referencia (criterios) y tener en cuenta la
guía detallada de cada aspecto a evaluar.

La escala de 0 a 3 indica que el desempeño en el aspecto a evaluar se encuentra:

0: Por debajo de los estándares de la industria.
1: Cumple con los estándares de la industria
2: Cumple con aspectos específicos y excede algunos estándares de la industria.
3: Cumple por completo y por encima de los estándares de la industria y se juzga como
excelente.

Para evaluar por juzgamiento es necesario contar con 3 instructores que juzgaran los mismos
aspectos, del mismo modo es necesario contar con un cuarto instructor que actué como
veedor cuando sea necesario. Es importante tener en cuenta que en el juzgamiento el experto
regional no podrá evaluar a su competidor.

Este tipo de evaluación no aplica para la habilidad de “Gestión Documental” en este ciclo de
competencia.

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 4.6 EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN MEDIANTE MEDICIÓN

La evaluación por medición que permite calificar los aspectos medibles cuya evaluación
puede ser SI CUMPLE o NO CUMPLE. Para ella normalmente se utilizan equipos de tres
Expertos para evaluar cada aspecto, con un cuarto Experto supervisando, aunque en algunas
circunstancias específicas, el equipo podría organizarse en dos parejas, para doble marcación.
La puntuación otorgada será la nota máxima o el cero, salvo cuando se indique lo contrario
explícitamente, caso en el cual los puntos de referencia para otorgar calificaciones parciales
estarán claramente definidos dentro del Aspecto.

Para evitar errores de cálculo o transmisión, el CIS facilita la automatización de este cálculo,
por lo que su uso es obligatorio.

Este será el tipo de evaluación utilizado en la habilidad de “Gestión Documental”.

4.7 EL USO DE LA MEDICIÓN Y EL JUZGAMIENTO

Las decisiones sobre la selección de criterios y métodos de evaluación se tomarán durante el

diseño de la competencia a través del esquema de marcación y Proyecto prueba que tendrán
lugar en la discusión de foros.

4.8 COMPLEMENTO DE LA ESPECIFICACIÓN DE EVALUACIÓN DE HABILIDADES

Los criterios de evaluación de la habilidad son claras especificaciones y los aspectos se

explican exactamente cómo y por qué se otorga el puntaje a una marca particular.

Deducciones: Se puede definir una deducción de puntos a una porción de marcas por
infracciones a los aspectos que decidan los expertos. La cantidad de puntos deducidos varía
dependiendo del aspecto y debe quedar detallado en el formulario de marcación CIS.

4.9 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA HABILIDAD

A continuación, se menciona el procedimiento general de evaluación Worldskills durante la

competencia.

• El Jefe de Expertos en acuerdo con todos, divide a los expertos regionales en equipos
para la evaluación.
• Todos los expertos deberán estar en capacidad de verificar medidas, hacer pruebas,
comparar y realizar otras tareas generales para la evaluación al interior de la
habilidad.
• Para indicar la justificación en la asignación/deducción de puntos, los expertos
deberán tomar notas y presentarlas mientras realizan la evaluación.
• El orden de la asignación de módulos será acordada y respetada por todos.

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A continuación, se presenta el procedimiento de evaluación de esta habilidad:

5 El tipo de evaluación de todos los módulos del proyecto prueba es de MEDICIÓN.

• La ejecución de los módulos del proyecto prueba, se realizarán en el orden definido por los
expertos regionales previo a la competencia.
• Las secciones 1 “Organización y gestión del trabajo”, 2 “Comunicación y habilidades
interpersonales” y 3 “Resolución de problemas, innovación y creatividad”, se evaluarán de
forma transversal en los módulos del proyecto prueba.

Cada criterio de evaluación incluye lo siguiente:

A. Conocimientos. Evaluar la apropiación de la normatividad vigente y los conceptos

relacionados con la “Gestión Documental”.

B. Proceso. Aplicación de los conceptos en el desarrollo de los procesos archivísticos.

C. Seguridad y protección. Todas las tareas deben ser realizadas de conformidad con las
normas pertinentes de Salud y Seguridad.

5 PROYECTO PRUEBA

5.1 NOTAS GENERALES

Las secciones 3 y 4 de este documento rigen el desarrollo del Proyecto Prueba, estas son
consideraciones adicionales
.
• Si el Proyecto Prueba contiene un módulo consolidado o módulos dependientes o
independientes, todos y/o cada uno deberán permitir evaluar las habilidades de cada
sección de la especificación de estándares - WSOS.
• El propósito del proyecto prueba es proporcionar módulos que permitan tener la
oportunidad de evaluar los puntos completos y equilibradamente.
• El Proyecto Prueba no podrá tener módulos que estén por fuera de la especificación
de estándares WSOS o afectará el equilibro de las marcas de cada sección o a menos
que hayan sido especificadas e indicadas en la sección 2.
• El Proyecto Prueba deberá permitir poner a prueba la comprensión y el conocimiento
práctico dentro del desarrollo de los módulos.

5.2 FORMATO/ESTRUCTURA DEL PROYECTO PRUEBA

La elaboración de los módulos se distribuirá por equipos de expertos, definidos en los foros,
los cuáles serán revisados y ajustados en los mismos foros; basados en ello, el jefe de expertos
realizará los módulos definitivos con los cuales se competirá y serán conocidos por los
expertos regionales el día que corresponda desarrollar cada módulo.

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El proyecto prueba está compuesto por tres (3) módulos, que se desarrollarán de forma
independiente en 2.5 días, en el orden cronológico definido por el equipo de expertos
regionales durante los días de montaje. Las secciones correspondientes a “Organización y
Gestión del Trabajo”, “Comunicación y Habilidades Interpersonales” y “Resolución de
problemas, innovación y creatividad”, se evaluarán de forma transversal en los módulos del
proyecto prueba.

Para cada módulo se les entregará en forma física o digital información requerida para la
solución: Organigramas, Manual de funciones, Manual de procedimientos, Cuadros de
Clasificación Documental y demás formatos requeridos. No se tendrá acceso a internet ni
recursos bibliográficos.

5.3 REQUISITOS DEL DISEÑO DEL PROYECTO PRUEBA

A continuación, se presentan las líneas base de la habilidad:

.
Modulo uno: Organización Archivos de Gestión

Modulo dos: Recepción Transferencias Documentales

Modulo tres: Organización de Fondos Acumulados

En el tiempo de comunicación abierta se le entregará al experto regional un resumen del

proyecto prueba con aspectos generales de lo que comprende la prueba, posterior a este
tiempo se le entregará al competidor el proyecto prueba a desarrollar sin su experto regional
y se le darán 15 minutos para que lo analice, antes de iniciar el cronometro del tiempo para
su desarrollo.

El proyecto prueba se desarrollará entre todos los expertos regionales con el liderazgo del
experto Nacional, a través de los foros de discusión. Una vez sea aprobado por la mayoría de
los expertos se consolidará en un solo documento.

Solamente se podrá votar y hacer observaciones a la construcción de cada uno de los módulos
del proyecto prueba durante el tiempo establecido para esa labor. Cada actividad se cierra
una vez trascurrido el tiempo definido.

5.4 DESARROLLO DEL PROYECTO PRUEBA

El Proyecto de Prueba debe presentarse con las plantillas proporcionadas por Worldskills
Colombia dispuesto en la unidad drive dispuesto por la estrategia. Utilice la plantilla de Word
para documentos de texto plantilla DWG para dibujos.

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 5.5 CIRCULACIÓN DEL PROYECTO PRUEBA

El proyecto prueba se distribuye a través de los foros y la unidad drive dispuesta por el equipo
central de la estrategia WSC.

5.6 CAMBIO DEL PROYECTO PRUEBA EN LA COMPETENCIA

El proyecto prueba puede cambiar un mínimo de 30% previo al inicio de la competencia

acorde a las especificaciones técnicas de la habilidad, es decir que los cambios deben ser
votados y anunciados a todos los expertos en C-2.

5.7 ESPECIFICACIONES DE MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DEL FABRICANTE

Se debe adjuntar al proyecto prueba los manuales e instructivos del uso de equipos y
herramientas, así como las demás especificaciones del uso de materiales. Esta información
deberá estar en las carpetas de la unidad drive dispuestas por el equipo central de la
estrategia WSC.

Es importante aclarar que cada centro cuenta con los elementos, herramientas y equipos
mínimos necesarios para poder participar en los procesos de participación de competencias
WSC, donde esta información se verificara en las listas de chequeo que se publicaran con
antelación en los foros.

6 COMUNICACIÓN Y GESTIÓN DE LA HABILIDAD

6.1 FORO DE DISCUSIÓN

Antes de la competencia, toda discusión, colaboración, comunicación y toma de decisiones

con respecto a la competencia de esta habilidad deberá tener lugar en el foro de discusión.

La información de la habilidad solo tendrá validez si es expuesta en el foro. El Jefe de expertos

(o un experto designado por el Jefe de Expertos), será el moderador del foro. La sesión de los
foros dará inicio con los expertos que se hayan inscrito, los demás expertos que hayan
ingresado después de la fecha acogerán las decisiones tomadas hasta el momento.

IMPORTANTE: Si un experto no cumple con un mínimo del 90% de participación en los foros,
y además no aprueba las pruebas que se publicarán en el foro en línea con una efectividad
del 100%, no tendrá derecho a participar en el ajuste del 30% durante los días previos a la
competencia, ni podrá ser evaluador durante la misma. Además, deberá haber aprobado el
curso de Gestión de la Competición en la Formación Profesional Integral para tener voz y voto
durante los días C-3 a C1.

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 6.2 INFORMACIÓN DEL COMPETIDOR

La información deberá entregarse a todos los competidores y el Jefe de Expertos será el

administrador de la información.

La información debe contener:

• Reglamento interno de la habilidad
• Descriptivo Técnico
• Esquemas de marcación
• Proyecto Prueba
• Listado de Infraestructura
• Manual de salud, seguridad y ambiente
• Información adicional como manuales e instructivos
• Fichas técnicas de cada elemento que se va a usar.
• Manual del debido proceso y manera correcta de ejecución del desarrollo de la
prueba.
• Manual de proceso de evaluación de juzgamiento para quedar claro cómo se
identifica cada valor de evaluación.

6.3 GESTIÓN DEL DÍA A DÍA

Para llevar a cabo el desarrollo de la habilidad con éxito y calidad, es necesario que el Jefe de
Expertos diseñe y comunique a los expertos regionales la planeación de la gestión de la
habilidad la cual se desarrollara progresivamente hasta llegar al día de competencia.

7 REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DE LA HABILIDAD

7.1 GENERALIDADES

A continuación, se describen las medidas de salud, seguridad y ambiente adicionales que se

deben tener en cuenta al interior de la habilidad durante el desarrollo de competencia:

En la habilidad de Gestión Documental se tendrán en cuenta las condiciones de seguridad que

se implementan en los Archivos y las áreas definidas para la Gestión Documental dentro de
la Organización:

• Orden y limpieza del sitio de competencia

• No consumir alimentos ni bebidas en el área de trabajo.
• Mesas de trabajo con altura y dimensiones adecuadas.
• Sillas ergonómicas con asiento regulable en altura.
• Ambiente luminoso.

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Cada competidor deberá portar en todo momento durante la competencia:

• Bata manga larga desechable

• Guantes de látex o vinilo
• Cofia
• Tapabocas

7.2 MANEJO DE EQUIPOS, MÁQUINAS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES PELIGROSOS

No aplica para la habilidad.

7.3 DISPOSICIONES SOBRE MANEJO DE RESIDUOS O DESHECHOS

Los tapabocas desechables y guantes utilizados por los competidores durante el desarrollo de
la prueba deberán depositarse preferiblemente en una bolsa de color negro en canecas con
tapa marcada con el mensaje de residuos no aprovechables.

8 MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

8.1 LISTA DE INFRAESTRUCTURA

La lista de infraestructura detalla todos los equipos, materiales, herramientas e instalaciones

proporcionados por la competencia WSC. La lista de infraestructura deberá estar dispuesta
en la unidad drive dispuesta por el equipo central de la estrategia WSC.

El listado de infraestructura será definido por todos los expertos en el foro y acorde al
proyecto prueba, deberá contener las cantidades específicas (tener en cuenta las unidades
de medida) y deberá ser actualizado para cada competencia.

La lista de infraestructura no incluye los elementos que los competidores y/o expertos deben
llevar, así como otros artículos que los competidores no deberían tener durante la
competencia.

Los equipos, mobiliario y materiales con los que deberán contar los competidores son:

• Computador Procesador Intel core i7 11 generación. Ram 16 o 32 GB.

• Disco sólido de 500 GB o 1tb
• Escáner de alta producción, preferiblemente:
o alaris s2080w o Kodak i5650 Epson o Canon
• TV LED Mínimo 40 pulgadas (con su respectivo soporte)

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 • Mesas grandes para competidores y evaluadores
• Rollos de cinta reflectiva para demarcar espacio de competencia
• Caja de Archivo x 200- 1 por competidor
• Carpetas 4 aletas-6 por competidor

8.2 CAJA DE HERRAMIENTAS DEL COMPETIDOR

Como objetivo de sostenibilidad durante la competencia, cada competidor deberá llevar su

caja de herramientas de acuerdo con las siguientes pautas y especificaciones en peso y
medidas.

Si el competidor lleva elementos extra, estos deben ajustarse al contenido de la caja de

herramientas.
Los competidores no deberán llevar ningún equipo o herramientas que se enumeran en la
lista de infraestructura, con la excepción de los equipos y herramientas enunciados, que se
dan a conocer en el foro a los expertos regionales.

La lista de equipos a ser proporcionados para los competidores se confirmará junto con la
propuesta del proyecto prueba, tiempo antes de la competencia.

8.3 MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE LOS COMPETIDORES DEBEN TENER

EN SU CAJA DE HERRAMIENTAS

A continuación, se lista los elementos de la caja de herramientas del competidor para esta
habilidad:

• Rótulos autoadhesivos para carpetas 10 rótulos

• Cosedora 1
• Ganchos para cosedora 1 Caja
• Borrador de nata 1
• Lápiz de mina negra No. 2 2
• Tajalápiz 1
• USB 1
• Sacaganchos 1
• Perforadora 1
• Tapas para legajar 4
• Bata manga larga desechable 2
• Guantes de látex o vinilo 10 pares
• Cofia 5
• Tapabocas 10
• Libreta de apuntes 1

El equipo de expertos responsable de verificar las cajas de herramientas de los competidores

aprobará o deshabilitará cualquier artículo que se encuentre o no dentro del listado de

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infraestructura (LI) o se podrá colocar en una mesa común para uso de los demás
competidores.

Cada estación de trabajo tendrá espacio para una sola caja de herramientas. Los equipos y
herramientas aprobados para su uso deberán permanecer en la caja de herramientas desde
el inicio hasta el final es decir que no pueden ser removidas durante de la competencia.

Las cajas de herramientas no podrán ser utilizadas como banco de trabajo.

8.4 MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTA PROHIBIDOS EN LA ZONA DE TRABAJO

• Celulares, tabletas, cuaderno de anotaciones, USB diferente a la entregada por la

competencia, documentos con información técnica y/o normativa.
• Herramientas y/o equipos no permitidos o no aprobados en los foros.

8.5 PROPUESTA DE ESTACIONES DE TRABAJO

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9 REGLAMENTO ESPECÍFICO DE LA HABILIDAD

Las reglas específicas de la habilidad no pueden contradecir ni estar por encima de las reglas
generales de competencia, éstas deben proporcionar información específica del desarrollo y
gestión al interior de la habilidad.

A continuación, se mencionan los temas o ítems junto con las reglas específicas de la
habilidad.

ITEM REGLAMENTO ESPECÍFICO DE LA HABILIDAD

Uso de tecnología: • La USB al inicio de la competencia será revisada por parte
USD, discos duros, del experto Nacional y debe estar vacía, al finalizar la
CDs, Media Player prueba solo podrá contener las evidencias resultantes del
proceso de organización documental.
• Al momento de entrega final de la USB, debe tener adjunto
un documento físico en el que se especifique el nombre de
cada documento, tamaño, fecha y hora de modificación.
Uso de Tecnología: • Los competidores podrán utilizar el computador dispuesto
Computadores solo para la temática relacionada con la prueba.
portátiles, tabletas y • El computador deberá ser formateado al inicio de la
dispositivos móviles competencia.
(celulares ,mp3.) • El computador no deberá tener acceso a internet.
• No podrán ingresar celulares al sitio de la prueba.
• No se puede hacer uso de audífonos ni cualquier dispositivo
electrónico.
• No se permite el uso de correos electrónicos o navegación a
internet hasta que el jefe de expertos lo autorice.
• Los expertos que vienen sin competidor, no pueden usar en
ningún momento ningún tipo de tecnología y no tendrán ni
voz no voto en los días previos, durante o después de la
competencia.
Uso de Tecnología: • Los competidores no pueden traer computadoras personales,
Cámaras de foto o tabletas o teléfonos móviles en el área de competencia.
video • Los competidores no pueden usar dispositivos personales
para tomar fotografías y videos en ningún momento.
Plantillas, apuntes, • Los competidores no están autorizados a consultar durante
Ayudas la competencia plantillas, apuntes ni ayudas.
Herramienta e • Las únicas herramientas que debe traer el competidor son
Infraestructura aquellas enumerados en las listas aprobadas por los expertos.
Salud, Seguridad y • Cada competidor deberá portar en todo momento durante la
Entorno competencia: Bata manga larga desechable, Guantes de látex
o vinilo, Cofia y Tapabocas.
Curso WSC • Todos los expertos regionales, incluyendo al jefe de expertos,
debieron haber tomado y aprobado el curso complementario

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 ITEM REGLAMENTO ESPECÍFICO DE LA HABILIDAD
denominado “Gestión de la estrategia de competiciones en la
formación profesional integral”.

10 VISITANTES Y AYUDAS AUDIOVISUALES

Se pueden considerar las siguientes ideas para enganchar los visitantes a la habilidad, es
importante maximizar la participación utilizando ayudas audiovisuales.

• Habladores con el perfil y foto del competidor

• Divulgación de los programas de formación asociados a la habilidad.
• Mostrar un video con actividades de entrenamiento de los competidores, cómo
funcionan las máquinas, o del perfil de egreso de los competidores de acuerdo con
su programa de formación.
• Prueba un intercambio;
• Pantallas de visualización;
• Probar las descripciones del proyecto;
• Perfiles de ocupación;
• Oportunidades de carrera;
• Informe diario del estado de la competencia.
• Fuera de consideración para otras

11 SOSTENIBILIDAD

Esta habilidad se centrará implementando las siguientes prácticas sostenibles.

• Reciclaje
• Uso de materiales verdes
• Optimización de materiales
• Uso de materiales 'verdes';
• Uso de proyectos de prueba completados después de la competencia;
• Tamaño de la caja de envío;
• Con miras a minimizar las emisiones de carbono debido al transporte de equipos y
materiales Para la competencia, los participantes deben usar contenedores de envío
que no superen los 0.4 metros cúbicos.

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