署名記入能力のない人の代筆について

とても困っているのでどなたか法律に詳しい方教えてください。

私はとある福祉事務所でＣＷ（ケースワーカー）をしています。
毎月、生活保護費が出るのですが、現金支給の場合や返還金（過払い金を返金してもらう）がある場合、領収書が発行され受領した証拠に住所・氏名・捺印をしなければなりません。
しかし、受給者の方の中には、精神障害で字をかけない方や病気で字がかけない方も多く、代筆をして支給することも現状としてあります。
現金支給の人の場合はもちろん担当員の他に立会い人をつけて不正のないように署名・捺印を代理しています。返還金は現金としては出ず、そのまま出納係の方にまわってしまうので、私たちケースワーカーのもとには領収書のみがまわってきて、内容を確認し、署名・捺印を代理で行います。
親族ではない私たちケースワーカーが公的な領収書に代筆することは民法や刑法にどのようにふれてくるのでしょうか？
公文書偽造・改ざんにあてはまるのでしょうか？
実際のところ、親族もなく本人に記入能力のない場合はどうしてもケースワーカーが代筆しなければならない状況もあると思います。
こういう場合、委任状をとるほかにどのような対処をすれば法に触れず正当なものとして考えられるでしょうか？

また、生活保護費を不正受給したり、障害認定の遅れなどで返還金が発生した場合、多くの人は保護費支給日に現金で支払いにきて受領し、領収書を発行するのですが中にはその返還義務のあるお金さえ払わない人もいるため、委任状をとってから毎月の保護費から天引きして残りを支払っている場合もあります。
これは、なにか法にふれるのでしょうか？
福祉事務所までこられる人は返還金として収納した額の領収書に署名・捺印をすれば本人了承のもと、返還金を天引きすることは正当なことではないのでしょうか？

返還義務がある人からも天引きして保護費を支払ってはいけないと、通達があり戸惑っています。
せっかく受給者と話し合いをして天引きという形でなんとか返還してもらっていたにに苦労が水の泡です。
本人同意のもと行っているのに、（同意書もとってあります）このことがなにか法に触れたりするのであれば、仕方ないと思いますが知識がないため、何が駄目なのかわかりません。
どうかお知恵をかしてください。
お願いします。