Inteligencia de Negocios

“Convertir la información en
conocimiento y en ganancia"
Administración de los Datos
 Silos de información

En una empresa de tamaño medio o grande

es factible encontrar heterogeneidad de
sistemas de información:

 Sistemas heredados de mainframe

 Bases de Datos transaccionales
 Aplicaciones Back-Office (facturación, cartera,
inventarios, contabilidad, nómina)
 Aplicaciones Front-Office (mercadeo,
presupuesto, soporte)
 Comercio electrónico (portales, administración
de contenido)
 Aplicaciones de escritorio (procesadores de
palabra, hojas electrónicas, presenataciones)
 Proliferación de silos
La aceptación y la proliferación del software de
uso empaquetado en la década pasada ha sido
el principal contribuyente a los silos de
información por dos razones:
 Los vendedores de ERPs y otras clases
de software diseñaron sus sistemas con
solamente los análisis de sus propios
datos en mente por lo tanto, cada
aplicación instalada viene con su propio
sistema de datos y su propio sistema de
informes de negocio.

 Muchas compañías no han tenido el

tiempo, dinero y el personal necesario
para construir un sistema analítico
paralelo- un almacén de datos que se
diseña explícitamente para la inteligencia
del negocio y reúne datos del back-
officce y front-officce.
Problema: Silos de datos
 La ordenes de los clientes y los registros de los pagos son
almacenados en el sistema de cuentas.
 La instalación y la información de soporte es almacenada en
las bases de datos de servicio al cliente.
 El historial del contacto con el cliente es almacenado por
mercadeo

Acctg Contact
System Manager

USER

Marketing CustServ
DB DB
Problema: Silos de datos
 No hay camino sencillo para que los usuarios obtengan la
información integrada
 Es difícil contestar nuevas preguntas
 Cada usuario necesita información diferente

Acctg Contact
System Manager
Multiple
Users

Marketing CustServ
DB DB
 Retos de los silos de información

 Múltiples versiones de
la verdad.
 La información que la
gente necesita no es
fácil de acceder o de
integrar.
 Es difícil analizar los
datos encontrados.
 Qué hacer frente a esta cantidad de
información inconexa?

 Comenzar con el negocio

 Definir la arquitectura de los
datos en un esfuerzo común
entre el usuario del negocio y
el área de sistemas
 Desarrollar una estrategia de
inteligencia de negocios con el
usuario en mente
 Construirlo para crecer
 Pensar más allá de las
fronteras de la empresa
 Comenzar con el Negocio

 Definir los requerimientos del

negocio: identificación de las
necesidades, fuentes de datos y
los beneficios de la iniciativa
 Gerentes impulsando la
inteligencia del negocio:
constituyen un factor de éxito en
la implementación
 Nunca dejar al área de sistemas
asumir la definición de los
objetivos de la iniciativa de
inteligencia de negocios
 Asegurar el patrocinio de alto
nivel, permite sortear los
inconvenientes organizacionales
de la implementación
 Definir la arquitectura de los datos en un esfuerzo
común entre los usuarios del negocio
y el área de sistemas

Los gerentes necesitan comprender el alcance de sus

iniciativas de inteligencia de negocios:

 Dónde están los datos que vamos a analizar?

 Cómo garantizamos consistencia y calidad de los datos?
 Cómo hacemos accesible la información para ser
analizada?
 Qué clases de análisis vamos a realizar?
 Esos análisis qué valor agregan a la organización?
 Cómo podríamos agregar aún más valor a través de
esos análisis?
 Desarrollar una estrategia de inteligencia de
negocios con el usuario en mente

 Tener claros las requerimientos del usuario:

Qué información, en qué formato, qué
análisis.
 Escoger una solución de usuario final:
interfaz fácil de usar, permitir autonomía en
consultas y análisis, aislarlo de la
complejidad técnica inherente.
 Usar Internet como base tecnológica:
Movilidad para hacer consultas y análisis,
disponibilidad en cualquier parte, menos
administración local
 Dar el contexto del negocio al usuario:
proporcionar todos las dimensiones de
análisis que el usuario de negocio necesita
para su proceso a apoyo a la toma de
decisiones.
Construir para crecer
 Hacer la inversión en los sistemas que entregarán alto
rendimiento y escalabilidad requeridos para apoyar la mayor
cantidad de usuarios.
 Una vez un grupo de usuarios empieza a utilizar exitosamente
el sistema, los demás querrán hacerlo también rápidamente.

Pensar más allá de las fronteras de la

empresa

 Brindar los usuarios externos acceso fácil y analítico a

sus datos: clientes y proveedores
Inteligencia de negocio en el
trabajo
Preguntas que se hace la gente

Normalmente las preguntas del

negocio son simples, sencillas y
fáciles de entender.

Sin embargo la infraestructura

técnica requerida para la solución
de estas preguntas no lo es. A
continuación observaremos casos
de negocios que utilizan
Inteligencia de Negocios
Gerente Nacional de Ventas
Como vamos en el trimestre?
Reporte semanal de ventas
Year: 2000
Quarter: Q1
Sales Report – Quarter to date
Country: USA

Week Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Week 11
Sales Quote $ 250 $ 250 $ 250 $ 250 $ 250 $ 250 $ 250 $ 250 $ 250 $ 250 $ 250
Forecast Revenue $ 130 $ 135 $ 140 $ 145 $ 152 $ 160 $ 170 $ 185 $ 202
Booked Revenue $5 $ 15 $ 30 $ 50 $ 80 $ 120 $ 130 $ 150 $ 175
Forecast vs. Cuota 52% 54% 56% 58% 61% 64% 68% 74% 81%
Booking vs Forecast 4% 11% 21% 34% 53% 75% 76% 81% 87%
Reporte semanal de ventas por
Regiones
Year: 2000
Quarter: Q1
Sales Report – Quarter to date
Country: USA
Region: East
Inteligencia de negocios
¿Por qué?
Ventaja Competitiva

Inteligencia de Negocios
Toma de Decisiones

Conocimiento

Información

Datos
Inteligencia de Negocios
Definición

“Es el proceso de integración y

tratamiento de los datos para
convertirlos en información que
permita apoyar a los
tomadores de decisiones en la
organización”
 Inteligencia de Negocios
Definición

 Es una alternativa tecnológica que

permite generar conocimiento a la
empresa

 Es el uso de tecnologías para

descubrir conocimiento a partir de
los datos que posee la empresa

 Aplica el proceso KDD (Knowledge

Discovery Databases) (Descubrir
conocimiento en bases de datos)
Inteligencia de Negocios
Características

La solución es un sistema:

 Para soporte de toma de

decisiones (nivel gerencial)

 Con capacidades de análisis de

alcance empresarial global
 Integración y análisis de la
información desde fuentes de datos
heterogéneas
Inteligencia de Negocios
Características

 Plataforma integrada
 Herramientas ETL de gestión,
administración y carga, el
almacenamiento de datos y las
funciones relacionadas con informes,
servicios

 Procedimientos analíticos integrados

(OLAP)

 Minería de datos (Uso de métodos

inteligentes para extraer conocimiento )
Inteligencia de Negocios
Características

 Servicios de Análisis
 Entorno en tiempo real

 Indicadores de rendimientos
principales

 Servicios de Reporte
 Creación, administración y visualización
de informes
 Motor para alojar y procesar informes
 Inteligencia de Negocios
Características

 Inteligencia de negocios provee

soluciones a nivel empresarial que
permiten a los tomadores de
decisiones transformar
información clave de su negocio en
acciones concretas traduciéndose en
beneficios tangibles:
 Reducción de costos
 Mayor rentabilidad
 Mejores relaciones comerciales
La Inteligencia de Negocios
Características Deseables
Entrega de Información
 Reportes y Consultas
 Tablero instrumentos (dashboard)
Análisis
 Distribución información (autom.)
Reportes  Manejo de eventos
Consultas  Integración con herramientas de
cálculo(excel)
Facilidades de Análisis
 Análisis multidimensional (OLAP)
Dashboards
 Cálculos y Modelamiento (What-if)
Man. Eventos
 Análisis avanzado y Minería
Minería de Datos  Visualización avanzada
Plataforma para Desarrollo e Integración
 ETL – DQ – Seguridad - Metadata
Fases de una solución de
Inteligencia de Negocios
Términos utilizados en Análisis
multidimensional

 Drill Down

 Drilling Up

 Taking a Slice

 Slice and dice

Cubo de Región, Canales y
Trimestres

Q1

Q2

Q3

Q4
Ventas por
Regiones Indirect
Ventas por canales
Direct
Proyecta datos para un específico
trimestre

Q1

Q2

Q3

Q4
Ventas por
Regiones Indirect
Ventas por canales
Direct
Abarca datos para una región
individual

Q1

Q2

Q3

Q4
Ventas por
Regiones Indirect
Ventas por canales
Direct
Clientes Frecuentes vs.
Clientes Rentables
Year: 2000
Quarter: Q1
Country USA

76.082 5.124 72.051

Fuentes de información
Bases de Datos
Un sistema de administración
de base datos es el mecanismo
sofisticado que administra la
actualización, almacenamiento y
restauración de la información.

 El mecanismo de
almacenamiento determina la
accesibilidad de la información y
la escogencia de la tecnología es
un componente crítico de la
estrategia de Inteligencia de
Negocios
Preguntas a un Sistema OLPT
 Cual es el balance de mi cuenta en este momento?
 Cuantas unidades de un SKU hay en stock en el Almacén?
 Cual es el estado del embarque que estoy esperando?
Preguntas que no responde un
sistema OLPT
 Cuanto gasté en compras con
tarjeta de crédito en tiquetes
aéreos este año en
comparación con el mismo
periodo del año pasado?
 Cual es el promedio a nivel de
inventario para este SKU cada
mes el año pasado?
 Quienes son mis clientes
frecuentes?
 Mi inventario actual alcanza
para satisfacer la demanda
pronosticada para este
artículo?
Bases de Datos separadas para
Inteligencia de Negocios

 Datawarehouse

 Datamarts
Analogía entre sistemas de datos y
distribución de agua

Reserva con agua lluvia Planta Tratamiento Tanques de Almacenamiento Consumidores

OLPT DATABASE ETL DW / DATAMART Analysis & Reports

Inteligencia de negocios
empresarial
 Retos de la Inteligencia de
Negocios Empresarial

Ayudar a tomar mejores y

más rápidas decisiones

Optimizar el tiempo entre

reunir información y tomar
decisiones

Soportar el control del

curso de la compañía

Obtener beneficios para el

negocio
Importancia de las decisiones
Qué decisiones existen en las compañías?

 Grandes decisiones
estratégicas

 Cientos de pequeñas

 El desempeño de la
compañía es determinado
por las pequeñas
decisiones

 Usualmente la gente no
tiene la información
necesaria, no tienen
tiempo y no tienen
recursos
 Mejores decisiones
Cómo se puede definir una buena decisión?
Es algo que ayuda
a la organización a:

 …Moverse más cerca de sus

metas
 …Reducir los costos
 …Reducir los tiempos de
distribución
 …Aumentar el valor de las
acciones
 …Crear un porcentaje
significativo de los clientes
que responden positivamente
a una campaña
Ricos en datos, pobres en
conocimientos
Problema: Muchos datos; pocas respuestas

Business Intelligence
 Gran crecimiento en la “Brecha Datos”
cantidad de datos
Información
 Crecimiento en el Disponible

número de decisiones
que se necesitan tomar Número de

Volumen
Decisiones
Critcas
 Lento crecimiento en la
capacidad de cerrar la
Capacidad Business-
brecha Intelligence

Tiempo
Cómo pueden los gerentes mejorar la
calidad de la toma de decisiones?
 Hacer la tarea crítica ellos mismos
 Creando cuellos de botella y perdiendo
costos de oportunidad

 Contratando personal especializado

 Resulta irrealista y con grandes costos

 Definiendo una política única para tomar

decisiones
 Poco práctico y con muchas excepciones

 Dando al personal existente los medios

para tomar buenas decisiones
 Crearía una iniciativa empresarial ágil y
sería la solución más beneficiosa.
Solución:
Mejorar la toma de decisiones
Qué ayuda a tomar mejores
decisiones?

* Dar a los empleados el

contexto y el conocimiento de las
estrategias empresariales

* Dar a los usuarios la

información que necesitan

* Fomentar la búsqueda de las

causas del problema

Información estratégica
 Solución: Visión de las estrategias

 La información de las estrategias podría ayudar

 Entender las estrategias

 Conocer el mapa estratégico
 Comprender la relación causa-efecto
 Lograr el compromiso en las metas
 Explicar las iniciativas estratégicas
 Monitorear el desempeño
Solución: Business Intelligence (BI)
 Abrir la información
 Fácil acceso a múltiples fuentes

 Análisis
 Herramientas y aplicaciones para
explotar datos

 Compartir
 El significado es “empujar” y
“halar” información

 Adentro ó afuera de la empresa

 Extranets para clientes,
partners, y proveedores
 Solución: Promover la búsqueda de las
causas de los problemas
PREGUNTA RESPUESTA

Por qué están bajas las ventas? Porque se vendió menos en la

Costa?
Por qué se vendió menos en la
Costa?? Porque se cayeron las ventas del
producto X
Por qué se cayeron las ventas de
X? Porque las quejas de los clientes
aumentaron

Y por qué? Porque el 60% de las entregas

llegaron tarde

Qué pasó? Porque habían 2 camiones varados

 Retos de la Inteligencia de
Negocios Empresarial

Ayudar a tomar mejores y

más rápidas decisiones

Optimizar el tiempo entre

reunir información y tomar
decisiones

Soportar el control del

curso de la compañía

Obtener beneficios para el

negocio
Tiempo de reunir información y tomar
una decisión
 El tiempo requerido para tomar las decisiones se da en 2
fases distintas:
 Fase de recolección de información 80%

 Fase de toma de decisiones 20%

Tiempo de
Tiempo de recolección de
toma de
la información decisiones

 Al análisis de alternativas, a la evaluación de pros y

contras se le dedica muy poco tiempo
 Si la información está reunida previamente, se gana
tiempo para el análisis
Inteligencia Proactiva
 Las decisiones o la Web Celular

acciones no siempre son

planeadas Faxes

 Las acciones podrían ser Broadcast

tomadas cuando un
evento extraordinario
beepers
ocurra
 Se requiere de la
generación de alertas o
Impresoras
reglas de excepción
 Notificación distribuida

PDAs
 Retos de la Inteligencia de
Negocios Empresarial

Ayudar a tomar mejores y

más rápidas decisiones

Optimizar el tiempo entre

reunir información y tomar
decisiones

Soportar el control del

curso de la compañía

Obtener beneficios para el

negocio
Controlando el curso de la compañía

 Muchas compañías usan Perspectiva Financiera

Objetivos Indicadores

el Balanced Scorecard
Maximizar el valor Ratio de coste a
con el menor coste gastar
Maximizar los Ahorros que influyen

para controlar el curso

ahorros de coste en las compras
Pago a tiempo en Penalizaciones por
los casos de pronto morosidad en los

de su estrategia
pago pagos
Aumentar al Ratios
máximo la
productividad

 Seleccionada por Perspectiva del Cliente

Objetivos Indicadores

Harvard Business Review

Puntualidad La entrega puntual Perspectiva Interna
tal como la define
Objetivos Indicadores
cliente

como una de las mejores

Adquisición de la Evaluación de los
Calidad La calidad del
producto/servicio tal Visión excelencia sistemas internos de
como la define el Y Estrategia calidad

prácticas empresariales
cliente Recogida de datos, Evaluación de los
Servicio/ El grado de reacción fiable, oportuna y sistemas de gestión
Asociación tal como lo define el eficaz de la información.
cliente

 Utilización de tableros de
control y de reportes
Perspectiva de formación y
crecimiento
Objetivos Indicadores

explicativos
Satisfacer los Auto-evaluación para
objetivos actuales una mejora continua
de la misión
Satisfacer los Auto-evaluación para
objetivo futuros de una planificación
la misión estratégica y táctica
Tableros de control Corporativos

Forza a las compañías a

establecer métricas y a tomar
decisiones basadas en hechos

BI provee una sólida base para la

creación y mantenimiento de
Dashboards

BI provee generador de reportes,

capacidades de análisis y un libre
flujo de la información a todos los
niveles
 Retos de la Inteligencia de
Negocios Empresarial

Ayudar a tomar mejores y

más rápidas decisiones

Optimizar el tiempo entre

reunir información y tomar
decisiones

Soportar el control del

curso de la compañía

Obtener beneficios para el

negocio
 El valor de BI en los negocios
BI permite acceder, analizar y compartir información

 BI maximiza el
valor a los accionistas
 Ahorrando costos
 Incrementando los ingresos

 Apalancando la inversión que se

hizo en (ERP)
 Mejorando la comunicación
interna Aplicación
 Ahorrando en los costos con BI

 Provee eficiencia operacional a

través del auto-servicio de la
información
 Eliminando los atrasos y
demoras de los reportes
 Mejorando la negociación de
los contratos con los
proveedores y partners
 Encontrando los problemas y
tomando acciones
 Incrementando los ingresos con BI

 Mejorando la eficiencia
operacional
 Proveyendo una ventaja
competitiva a los servicios
a través de extranets
 Mejorar estrategias de
mercadeo con técnicas de
minería de datos: clientes
más rentables,
segmentación, tendencias
 Explotando la inversión en los ERPs

 Acceso a los datos

operacionales
 Calendarización de
reportes
 Diseño y despliegue
de una bodega de
datos
 Mejorando la comunicación interna

 Un lenguaje común, alineado

a la consecución de los
objetivos estratégicos
 Promoviendo la
responsabilidad y la eficiencia
 Estimulando las consultas ad-
hoc y la búsqueda de
información de otras áreas
funcionales
Conclusiones:
 Es hora de empezar a planear la estrategia de
inteligencia de negocios. Esta traerá ventajas
competitivas y permitirá que avancemos al mismo paso
del mundo.

 Ya no es grande y fuerte el que posee información, sino

el que la analiza y saca mejor partido de ella.