Dados

Objetivo. Este estudo realiza uma breve reflexão sobre a preservação de documentos arquivísticos digitais, destacando a relação entre as políticas institucionais, as estratégias de preservação digital, e os sistemas informatizados de gestão e preservação.

Método. Consiste no levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados das áreas de Arquivologia e Ciência da informação, resultando em um artigo de revisão assistemática. As fontes consultadas consistem em livros, teses, textos em sites da internet e artigos científicos de periódicos indexados no Google Scholar, com um recorte temporal referente aos últimos vinte anos.

Resultados. A literatura pesquisada conduz a necessidade de se definir, previamente, as políticas de preservação digital, e após, implementaros sistemas informatizados para gestão e preservação, mantendo altos níveis de interoperabilidade. Além disto, salienta-se a questão de manter uma cadeia de custódia ininterrupta que contemple as três idades do ciclo de vida dos documentos.

Conclusões. Este estudo sintetiza aspectos de um sistema de preservação digital gerido basicamente em duas etapas distintas, porém interoperáveis. Desta forma, reforça as discussões sobre a cadeia de custódia documental e interoperabilidade entre as normas, os sistemas informatizados e os demais softwares utilizados no acervo.


Abstract
Objective. This study makes a brief reflection on the preservation of digital records, highlighting the relationship between institutional policies, digital preservation strategies, and computerized systems of management and preservation.

Method. It consists of the lifting of  bibliographic material previously published in the areas of Archival Science and Information Science, resulting in an unsystematic review article. Consulted sources consist of books, theses, texts on websites and scientific journal articles indexed in Google Scholar, with a time frame for the last twenty years.

Results. The literature leads to the need to define in advance the policies of digital preservation, and after, implementing computerized systems for management and preservation, maintaining high levels of interoperability. In addition, it is noted the issue of keeping an unbroken chain of custody covering the three ages of the document life cycle.

Conclusions. This study synthesizes aspects of a digital preservation system basically managed in two distinct stages, but interoperable. This reinforces the discussions on the chain of documentary custody and interoperability between standards, computerized systems and other software used in the collection.

Resumen

Este artículo tiene como objetivo llevar a cabo una reflexión sobre el uso de estándares abiertos dentro de las colecciones, específicamente con respecto al software, formatos de archivo y sistemas de gestión y conservación. Así, se busca explorar los requisitos que deben ser considerados en la producción y conservación de los documentos para colocarlos en una política de preservación. Desde un punto de vista metodológico, este estudio es una investigación aplicada que lleva a cabo una revisión bibliográfica de los materiales publicados anteriormente en la que los datos se analizaron cualitativamente. Se inicia con un análisis que va de lo general a lo específico a partir del ámbito de la preservación digital, a través de las estrategias y políticas
para llegar a la importancia del uso de estándares abiertos.

Abstract
This paper provides a reflection on the use of open standards within collections, specifically with regard to software, file formats and management and preservation systems, exploring requirements of a preservation policy for the production and preservation of documents. The applied methodology deployed in this research entails a literature review from which data is gathered and subjected to qualitative analysis, which moves from the general to the specific, i.e., from examining the scope of digital preservation to the strategies and policies in order to argue the importance of using open standards.